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1 Nouveautés
d’Excel 2007
L’interface utilisateur de Microsoft Office Excel 2007 a changé de manière consi-
dérable : c’est la première chose que vous allez remarquer. Ses versions antérieu-
res contenaient plus d’un millier de commandes placées dans une série de menus,
de barres d’outils, de volets de tâches et de boîtes de dialogue. Or il s’avérait que
certaines fonctions n’étaient pas apparentes par défaut dans l’un des menus ou
des barres d’outils mis à votre disposition. Avec Excel 2007, tous les outils sont
centralisés en un lieu unique : le Ruban de l’interface utilisateur, situé dans la par-
tie supérieure de la fenêtre de programme. L’équipe de développement de
Microsoft Excel 2007 a pris les dizaines de menus et de barres d’outils et en a réor-
ganisé le contenu dans les onglets et les galeries du Ruban. Si vous avez déjà uti-
lisé Excel auparavant, il vous faudra compter un temps d’adaptation à cette
nouvelle interface avant de retrouver votre efficacité habituelle. Si vous débutez
avec Excel, vous prendrez bien plus de plaisir à cet apprentissage que cela n’aurait
été le cas avec l’ancienne interface.

Ce chapitre vous présente un grand nombre de nouveautés d’Excel 2007 : la nou-

velle interface utilisateur, les améliorations apportées aux possibilités de mise en
forme que vous offrent les galeries et les mini barres d’outils, les nouvelles carac-
téristiques des tableaux de données, le nouveau système de gestion des couleurs
et le nouveau générateur de graphiques. Vous découvrirez également de nouvel-
les manières de gérer les données dans vos classeurs.

Par exemple, il est possible de créer des règles plus souples de mise en forme des
données en fonction de leur valeur, de regrouper les données au moyen de nou-
velles fonctions et d’enregistrer vos classeurs sous forme de documents ou
d’autres formats. Toutes ces améliorations concourent à faire d’Excel 2007 un pro-
gramme accessible et puissant dont vous vous servirez pour gérer, analyser et
présenter vos données de manière efficiente.

La nouvelle interface utilisateur

Une fois les données saisies dans une feuille de calcul, vous pouvez en modifier
l’apparence, créer des regroupements ou les trier grâce aux commandes du

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2 Chapitre 1 Nouveautés d’Excel 2007

Ruban de l’interface utilisateur. À la différence des versions précédentes d’Excel,

qui vous obligeaient à partir « à la chasse » au sein d’une barre d’outils et d’un sys-
tème de menus complexes, pour retrouver les commandes voulues, vous trouve-
rez désormais tout ce dont vous avez besoin en haut de la fenêtre de programme.

L’interface utilisateur d’Excel 2007 regroupe ses commandes au sein de sept

onglets : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision et Affi-
chage.

Voir aussi Si vous travaillez avec des macros ou des compléments de programme, ajou-
tez l’onglet Développeur à l’interface utilisateur. Pour en savoir plus sur la manière d’ajouter
cet onglet, voir chapitre 13.
L’onglet Accueil contient plusieurs groupes : Presse-papiers, Police, Alignement,
Nombres, Style, Cellules et Edition. À son tour, chaque groupe héberge un ensem-
ble de commandes permettant d’effectuer des tâches en lien avec le groupe (mise
en forme de polices, alignement des cellules, création de formats de nombres, etc.).
Lorsque vous cliquez sur la flèche déroulante d’un contrôle, vous affichez un menu
contenant d’autres options ; toute option se terminant par trois points de suspen-
sion (…) est cliquable et déclenche l’affichage d’une boîte de dialogue. Lorsqu’une
boîte de dialogue est associée à un groupe, comme c’est le cas du groupe Nombres
de la figure précédente, vous pouvez l’afficher en cliquant sur le Lanceur correspon-
dant, dans l’angle inférieur droit du groupe. Le Lanceur ressemble à une petite boîte
contenant une flèche pointant vers le bas et vers la droite.

Gérer de gros volumes de données

Nombreux sont les utilisateurs d’Excel qui regroupent et effectuent des calculs sur
de gros volumes de données. Dans Excel 2003 et les versions antérieures, vous
étiez limité à 65 536 lignes et 256 colonnes de données dans une même feuille de
calcul. Il était possible d’aller au-delà en utilisant plusieurs feuilles de calcul, mais
il était pénible de faire ainsi un travail efficace. Avec Excel 2007, vous n’aurez plus
ce problème. L’équipe de développement de Microsoft Excel 2007 a augmenté la
taille des feuilles de calcul à 16 384 colonnes et 1 048 576 lignes de données, ce
qui devrait suffire pour gérer la plupart des projets…

De plus, l’application accueille des techniques plus puissantes et flexibles dont

vous tirerez parti pour traiter vos données au sein des feuilles de calcul. Avec Excel
2003, il était possible d’appliquer au maximum trois formats conditionnels (les

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Gérer de gros volumes de données 3

règles régissant la mise en forme des valeurs) à une cellule. Dans Excel 2007, votre
seule limite réside dans le nombre de formats conditionnels qu’il vous sera possi-
ble de créer compte tenu de la mémoire de votre ordinateur.

Le tableau ci-après compare les anciennes possibilités d’Excel et ses nouvelles

capacités étendues :

Limite Excel 2003 Excel 2007

Colonnes dans une feuille de calcul 256 16 384

Lignes dans une feuille de calcul 65 536 1 048 576
Nombre de couleurs différentes dans un 56 4,3 milliards
classeur
Nombre de formats conditionnels applicables à 3 Limité à la mémoire
une cellule disponible
Nombre de niveaux de tri d’une plage ou d’un 3 64
tableau
Nombre d’éléments affichés dans une liste de 1 024 32 768
filtrage automatique
Nombre total de caractères affichés dans une 1 024 32 768
cellule
Nombre total de caractères par cellule 1 024 32 768
imprimables par Excel
Nombre total de styles uniques de cellules dans 4 000 65 536
un classeur
Longueur maximum d’une formule, en nombre 1 024 8 192
de caractères
Nombre de niveaux d’imbrication autorisés 7 64
dans une formule
Nombre maximum d’arguments dans une 30 255
formule
Nombre de caractères qu’il est possible de 255 32 768
stocker et d’afficher dans une cellule en format
texte
Nombre de colonnes dans un tableau croisé 255 16 384
dynamique
Nombre de champs affichés dans le volet des 255 16 384
tâches de la liste des champs pour les tableaux
croisés dynamiques

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4 Chapitre 1 Nouveautés d’Excel 2007

Le nouveau format de fichiers Microsoft Office

Depuis 1997, tous les programmes Microsoft Office emploient un format de
fichier binaire exploitable par les ordinateurs. Excel 2007, Microsoft Office Word
2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007 emploient un nouveau format de
fichier amélioré qui en outre, présente une lisibilité meilleure pour l’homme et
génère des fichiers beaucoup plus petits que l’ancien format binaire.

Les nouveaux formats Microsoft Office Open XML combinent le format XML et le
format Zip de compression de fichiers afin de générer des fichiers fiables et qui
occupent moitié moins de place que des fichiers Excel 97-2003 pour un contenu
comparable. Bien entendu, il est possible d’ouvrir et d’enregistrer des fichiers Excel
97-2003 dans Excel 2007. Pour ouvrir des fichiers Excel 2007 dans Excel 2000,
Excel 2002 ou Excel 2003, il vous faut installer le Pack Compatibilité Microsoft
Office pour Office Word 2007, Excel 2007 et Office PowerPoint 2007, que vous
trouverez sur le site Web de Microsoft.

Au-delà de leurs tailles de fichiers réduites, les formats de fichier Microsoft Office
présentent plusieurs autres avantages :

● Une interopérabilité renforcée. Étant donné que les nouveaux formats de

fichiers reposent sur une base XML, il est bien plus aisé pour les entreprises
de partager et d’échanger leurs données entre les programmes Microsoft
Office et d’autres applications. L’ancien format binaire était difficile à lire et
ne reposait pas sur des normes clairement établies.
● Une personnalisation optimisée. La lettre X du sigle XML signifie « eXten-
sible », autrement dit, les professionnels de l’informatique et les déve-
loppeurs peuvent créer des structures de documents, appelées schémas,
correspondant exactement aux besoins de leur entreprise.
● Une automatisation plus poussée. Le format de fichier d’Excel 2007
repose sur des normes ouvertes, ce qui signifie que tout programme écrit
pour traiter des données exploitant ces normes va fonctionner avec Excel
2007. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire d’écrire des routines spéciales
ou de passer par un autre programme de la suite Microsoft Office pour
gérer les données Excel 2007 par voie de programmation.
● Des informations compartimentées. Le nouveau format Office fait la dis-
tinction entre les données, le code des macros et les informations d’en-tête
afin de les placer dans des conteneurs différents, lesquels sont alors combi-
nés par Excel afin de constituer le fichier que vous voyez lorsque vous
ouvrez un classeur. Le fait de séparer le code des macros (instructions de
programme) des données de la feuille de calcul améliore la sécurité dans la
mesure où cela permet de déterminer qu’un classeur contient une macro.

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Mettre en forme des cellules et des feuilles de calcul 5

Vous évitez ainsi qu’Excel 2007 exécute du code susceptible d’endommager

votre ordinateur ou de subir des vols de données personnelles ou profes-
sionnelles de grande valeur.

Mettre en forme des cellules

et des feuilles de calcul
Excel a toujours été un programme fort intéressant pour analyser les données
numériques, mais même sa version 2003 laissait à désirer en matière de présenta-
tion. Excel 2003 et ses versions antérieures étaient limitées à 56 couleurs différen-
tes dans un même classeur. De plus, si vous n’étiez pas graphiste chevronné, vous
n’aviez aucun moyen de vous assurer que les couleurs choisies étaient assorties et
visuellement agréables.

Excel 2007 apporte d’énormes améliorations à la gestion des couleurs et des

options de mise en forme. Vous n’êtes plus limité dans le nombre de couleurs pos-
sibles dans un même classeur et vous pouvez désormais assigner un thème à un
classeur. Les thèmes se composent de palettes de couleurs complémentaires
entre elles. Vous effectuez vos choix dans le cadre d’un ensemble cohérent et pas
au hasard dans une boîte de dialogue « muette » quant au résultat. Rien ne vous
empêche, naturellement, de sélectionner la couleur que vous voulez appliquer à
une cellule, ni de définir des styles de cellules personnalisés et de créer vos pro-
pres thèmes. Les thèmes prédéfinis sont des guides et non pas des prescriptions.

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6 Chapitre 1 Nouveautés d’Excel 2007

Gérer efficacement les tables de données

Souvent, vous découvrirez qu’il est logique d’organiser vos données Excel 2007
sous forme de tableaux, dans lesquels les colonnes accueillent, par exemple, des
numéros d’articles et des prix, tandis que les lignes contiennent des quantités et
des totaux.

Dans Excel 2007, les tableaux permettent de saisir et de regrouper les données de
manière efficace. Pour saisir les données dans une nouvelle ligne, il vous suffit de
commencer à taper. Lorsque vous appuyez sur TAB ou ENTRÉE après avoir com-
plété une ligne de données, Excel 2007 agrandit le tableau ainsi commencé afin
d’y inclure les nouvelles données. Il est également possible d’afficher une ligne de
total, qui reprendra les données du tableau en se servant des fonctions que vous
aurez déclarées.
Voir aussi Pour plus d’informations concernant la mise en forme et les opérations de
regroupement des données dans un tableau, reportez-vous au chapitre 3.

Créer des formules plus aisément avec la saisie

semi-automatique
Excel 2003 et les versions antérieures proposaient deux méthodes pour retrouver
le nom d’une fonction : l’aide en ligne et la boîte de dialogue Insérer une fonction.
Excel 2007 ajoute un nouvel outil à cet arsenal : la saisie semi-automatique, qui

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Créer des formules plus aisément avec la saisie semi-automatique 7

fonctionne de la manière suivante : lorsque vous commencez à saisir une formule

dans une cellule, Excel 2007 identifie votre saisie, puis affiche une liste de fonc-
tions et d’arguments, telles les plages nommées ou les colonnes susceptibles
d’intervenir dans la composition de la formule.

Lorsque vous créez une formule, la saisie semi-automatique se manifeste pour les
éléments suivants :

● Fonctions Excel 2007. Lorsque vous tapez =SO dans une cellule, Excel 2007
affiche une liste contenant les fonctions SOMME, SOMME.CARRES et ainsi
de suite. Cliquez sur le nom de fonction voulu pour l’ajouter à votre formule.
Cela vous évite de le taper.
● Fonctions définies par l’utilisateur. Il s’agit là de procédures personnali-
sées créées par un programmeur qui sont intégrées au classeur sous forme
de code de macro.
● Arguments de formule. Certaines formules acceptent un jeu de valeurs
comme argument de fonction. Avec la saisie semi-automatique, Excel 2007
vous permet de faire votre choix dans une liste de valeurs plausibles.
● Noms définis. Ce sont des sortes de surnoms désignant des plages de cel-
lules (par exemple, les cellules A2:A29 de la feuille de calcul Ventes pourront
prendre le nom de Ventes Février).
● Références des structures de tableaux. Ce type de référence désigne un
tableau ou une partie de tableau. Par exemple, si vous créez un tableau
nommé Volume ventes qui contient une colonne nommée Nord Ouest, le
fait de taper la lettre V dans une formule entraîne l’affichage du nom du
tableau comme une entrée possible dans la formule.

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8 Chapitre 1 Nouveautés d’Excel 2007

Regrouper les données avec

les nouvelles fonctions
L’équipe de développement de Microsoft Excel 2007 encourage les utilisateurs à
suggérer des améliorations susceptibles d’être ajoutées aux versions à venir du
programme. Il a souvent été demandé d’établir des valeurs moyennes pour des
cellules en fonction de plusieurs critères. Par exemple, dans un tableau reprenant
les ventes quotidiennes d’un service, la formule pourrait regrouper les ventes du
service Ustensiles pour les journées où le total des ventes a dépassé 10 000 €.

L’équipe de développement d’Excel 2007 a répondu à cette demande en créant

cinq nouvelles formules qui regroupent les données d’une feuille de calcul en
fonction de critères donnés. Voici un bref aperçu de ces nouvelles fonctions, ainsi
que des fonctions qui existaient déjà avant pour ce faire :

● MOYENNE.SI trouve la valeur moyenne des cellules d’une plage pour les
cellules répondant à un critère unique.
● MOYENNE.SI.ENS permet de trouver la valeur moyenne des cellules d’une
plage pour les cellules répondant à des critères multiples.
● SOMME.SI.ENS, dérivée de SOMME.SI, permet de totaliser la valeur
moyenne des cellules d’une plage pour les cellules répondant à des critères
multiples.
● SOMME.SI.ENS, dérivée de SOMME.SI, totalise la valeur moyenne des cel-
lules d’une plage pour les cellules répondant à des critères multiples.
● NB.SI.ENS, dérivée de NB.SI, compte le nombre de cellules d’une plage
répondant à des critères multiples.
● SIERREUR, dérivée de la fonction SI, permet de dire à Excel 2007 ce qu’il
convient de faire lorsqu’une formule génère une erreur (mais aussi
lorsqu’une formule fonctionne de la manière voulue).

Des formats conditionnels puissants

Nombre d’entreprises font appel à Excel pour suivre les recettes et les dépenses
liées à leur activité. Naturellement, les chiffres exacts ont leur importance, mais les
décideurs doivent pouvoir analyser leurs données d’un seul coup d’œil afin d’éva-
luer si elles correspondent à leurs prévisions ou si elles doivent attirer leur atten-
tion d’une manière ou d’une autre. Dans les versions antérieures à Excel 2007, il
était possible de créer trois règles et de définir un format pour chacune. Voici
quelques exemples de ces règles :

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Des graphiques plus attractifs 9

● Si les ventes mensuelles sont supérieures de dix pour cent à celles des ventes
du même mois de l’année précédente, afficher la valeur en vert.
● Si les ventes mensuelles sont supérieures ou égales à celles des ventes du
même mois de l’année précédente, afficher la valeur en jaune.
● Si les ventes mensuelles sont inférieures à celles des ventes du même mois
de l’année précédente, afficher la valeur en rouge.

Excel 2007 ne vous limite plus dans le nombre de règles, vous pouvez en appli-
quer autant que voulu à une même donnée, décider de l’interruption de l’évalua-
tion des règles après qu’une règle donnée a été appliquée, ainsi que modifier
l’ordre d’évaluation des règles. Tout ceci sans avoir à supprimer et à recréer les
règles que vous modifiez. Il est également possible d’appliquer plusieurs types
nouveaux de formats conditionnels : les barres de données, qui génèrent un
dégradé traversant les cellules, afin d’indiquer l’importance de la valeur, les
dégradés de couleurs qui modifient la couleur de remplissage d’une cellule dans
le même objectif et les jeux d’icônes qui affichent trois icônes différentes en fonc-
tion de directives établies par vos soins.

Des graphiques plus attractifs

Excel 2007 gère efficacement de gros volumes de données numériques, mais en
général, nous humains, avons du mal à faire ressortir des schémas, répétitifs ou
autres, si nous n’avons que des chiffres en vrac à analyser. C’est là que les graphi-

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10 Chapitre 1 Nouveautés d’Excel 2007

ques nous sont d’une aide précieuse. Le moteur de génération de graphiques et

sa palette de couleurs n’ont pas changé de manière fondamentale, mais Excel
effectue néanmoins un bond en avant considérable en vous offrant plus de
méthodes de création de graphiques attractifs et informatifs.

Voir aussi Pour de plus amples informations concernant les fonctionnalités des graphi-
ques dans Excel 2007, voir chapitre 11.

Mieux maîtriser l’impression

L’équipe de développement de Microsoft Excel 2007 s’est fixé pour objectif de
permettre à l’utilisateur de créer des documents visuellement attractifs. Or pour
créer de tels documents, il vous faut savoir quelle apparence ils auront une fois
imprimés. Depuis Excel 97, il était possible d’afficher et de visualiser le découpage
des feuilles de calcul en vue de leur impression, ce qui permettait de savoir où
commençait une page et où elle se terminait. Mais cette fonction ne vous offrait
qu’un contrôle limité de l’impression et de la présentation dans le sens où vos
classeurs s’affichaient avec le découpage voulu, mais en très petite taille. Désor-
mais, l’aperçu avant impression vous permet de voir exactement l’aspect qu’aura
votre travail sur une page imprimée. Il vous permet également de modifier les
marges, à ajouter et à modifier les en-têtes et les pieds de page, ainsi que de
modifier les données.

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En résumé 11

En résumé
● Excel 2007 vous propose une interface utilisateur comportant un Ruban qui
permet de découvrir plus aisément les possibilités du programme.
● Dans cette nouvelle version, la taille des collections de données prise en
charge augmente de manière considérable et permet d’organiser les don-
nées en tableaux.
● Les nouvelles fonctionnalités de présentation, de mise en forme et de géné-
ration de graphiques permettent de créer rapidement des documents
visuellement attractifs.
● Excel 2007 offre de nouvelles fonctions très puissantes pour regrouper les
données et optimise la création de formules grâce à la saisie semi-automa-
tique.
● Cette nouvelle version élargit vos possibilités de création de formats condi-
tionnels, ce qui permet d’intervenir sur l’apparence des cellules en fonction
de leur valeur.

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