Procès Verbal de la Réunion de Projet Conférence Régionale Zone

Centre 2020
Jeudi 27/02/2020 à 18 :30– Planete Terrasse Ambohijatovo
Présents: Michael, Stéphane, Dylan, Koloina : 18 :30
Time Keeper : Koloina
Excusés : Hasina, Saranto, Gaëlle, Sandra, Baotiana
Secrétaire de séance: Stéphane

ORDRE DU JOUR :

1. Citation du Crédo et valeurs (1 mn)

2. Nomination du time keeper et du secrétaire de séance (1 mn)
3. Proposition de thème de la CR 2020 (5 mn)
4. Annonce du concours de logo de la CR (1 mn)
5. Répartition des tâches par commission (45 mn)

o Communication & Partenariat

o Finance
o Logistique
o Protocole

6. Fixer la date de prochaine réunion

Ordre du jour approuvé.

3. Proposition de thème de la CR 2020 (5 mn)

Le thème proposé s’articule autour du football et les barea.

L’idéal aurait été de reprendre l’expression « Alefa Barea ! » mais c’est déjà une marque
déposée.

D’où le changement du thème par Alefa Barrés !. Raison : le terme Barrés est à prendre
au sens de la frénésie. En effet, la JCI Ilon’Iarivo arrive à déployer des ressources
extraordinaires sans regarder les difficultés et les challenges dans chaque projet qu’elle
entreprend. C’est ce qu’elle souhaite ainsi partager durant cette Conférence Régionale
Zone 2020 avec les OL centres.

4. Annonce du concours de logo de la CR (1 mn)

Un concours de logo (ouvert aux membres et observateurs inspirés) pour un deadline ce

lundi 02/03/20 à 20 :00 et un vote le mardi 03/03/20 clos à 20 :00

Règle de soumission :

• En format JPEG à envoyer en MP et en mail à PL Stéphane

• Aucune Restriction de couleur ni de forme
• Si dessin fait à la main :
o Les traits doivent être mis en évidence avec indication des couleurs
voulues

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II A 21 ter Antaninandro – 101 Antananarivo
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 5. Répartition des tâches par commission :

4 commissions :

o Communication & Partenariat

o Finance
o Logistique
o Protocole

Communication Finance @ Partenariat Logistique Protocole et animation

En interne: Recherche lieu hébergement + Elaboration programme complet de la

Etablissement du plan de communication Etablissement budget et fixation des frais d'assises Restauration CR
En externe: Recherche partenaires +Restauration journée du samedi Disposition des salles

Production teaser
Montage dossier de partenariat avec la commission
Finance
Contact presse pour point de presse jour J
Videaste et photographe
conception invitation pour partenaires
Conception billet pointage sakafo
Tâches
confection kit participant
confection badge organisateur
contact avec les intervenants
Stéphane pour contacter Nicolas Dupuis pour
intervenant conférence
Stéphane pour discussion avec Mme Brigitte pour
déplacement et constitution de l'équipe de foot
Elaboration dossier de partenariat
Recouvrement
Etablissement du formulaire d'inscription
Suivi des inscriptions
Trésorerie jour J
Paiement des prestataires
Contrat avec les prestataires
Etablissement des reçus de paiement
Recherche lieu de soirée de clotûre Communication avec le Bureau National
Décoration lieu de soirée de clotûre Recherche Maître de Cérémonie
Lecture et corrections des discours PL et
Recherche prestataire: DirCoc
Son et lumière Relecture de tous les documents
DJ Programme activité Morning Show
Achat kit CR: bloc note, stylo, porte
badge
Recherche prestataire confection maillot
de foot au nom de l'OL
Recherche prestataire trophées et lots
1 Art oratoire
3 Débats
1 First Timer
1 Meilleure délégation
1 Vainqueur tournoi de foot inter OL
1 vainqueur olympiade du vendredi soir

Production certficat pour formateurs et

intervenants

Les leads et membres des commissions

Communication Finance et Logistique Protocole et

partenariat animation

Lead Stéphane

Membres Koloina

Prochaine réunion : mardi 03 mars 2020 à 18 :30 au Restaurant Planète Terrasse

– Ambohijatovo

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Divers :

Ebauche de programme J et J+1

Vendredi 20 mars 2020

DEB FIN PROGRAMME REPONSABLE DRESS

UT CODE
6h30 7h30 Installations finales
7h30 7h50 Vérification des travaux
finis
7h50 8h00 Briefing Général DIRCOC
8h00 11h0 Accueil des participants Animation TENUE
0 Vérification paiement Musicale Pep's CORRECT
Remise reçu de Diffusion E + Pin's
paiement Vidéos JCI / Obligatoir
Remise Kit du JCIM e+
Participant Colliers
Dépôt des bagages pour les
dans le cagibie (+Nom sur Président
bagage) s
9h00 Ouverture officielle (15
min)
9h00 9h02 Rappel à l'ordre + Citation
des principes (2 min)
9h02 9h05 Discours directeur de Distribution explication des
projet (3 min) hostilités animés par JCI
9h05 9h10 Discours PL (5 min) Ilon'Iarivo
9h10 9h15 Discours VPN (5 min)
9h15 9h30 Emplacement journaliste FORMATION/P FORMATION/
+ Point de Presse ARTAGE 1 PARTAGE 2
Installation des Chefs de Animée par Animée par
délégations + BN Sen.Ryad XX
9h30 11h0 Discussion BN / Chefs de SUBRATTY Vestiaire n°1
0 délégations autour de Vestiaire n°1
Pause café direct sur
table en salle
Terrain n°A
11h0 Assemblée Générale Zone Centre (Pas d'activité en parallèle)
0 Lancement concours First Timer avant Clôture
11h0 11h0 Rappel à l'ordre (2 min) VPN
0 2
11h0 11h0 Présentation Secrétaires de séances + Time VPN
2 4 keeper (2mn)
Si besoin nomination Jurisconsulte
11h0 11h1 Lectures des textes et constatation du CJN
4 4 quorum (10 min)
11h1 11h2 Présentation candidatures CR 2021 Zone VPN
4 9 Centre + Q/R + vote (15 mn)
11h2 11h3 Manifestation d'intérêt pour CR 2022 Zone VPN
9 0 Centre (1mn)
11h3 Levée de séance VPN
0
11h3 11h4 Présentation Partage des amendements CJN
0 5 Constitution + Règlement Intérieur JCIM
(15mn)
11h4 12h0 Questions / Réponses (15mn) AG
5 0
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12h0 12h1 Partage N°3 - XXXX (15mn)
0 5
12h1 12h3 Partage N°4 - XXXX (15mn)
5 0
12h3 Lancement concours FIRST TIMER
0
Dépôt des bagages dans les chambres + Quartier Libre
13h0 13h4 Déjeuner + Animation JCI TENUE
0 5 DECONTR
13h4 14h0 Pause Préparation concours ACTEE +
5 0 + Animation JCI + Vérification Installation salle Polo JCI
concours (emplacements + Madagasc
Trames des jurys) ar ou OL
(Pour
14h0 14h1 Présentation du Concours Art Oratoire (Pas d'activité en l'assistan
ce)
0 5 parallèle)
+ Rappel du Sujet
+ Présentation des Jurys
TENUE
+ Rappel des règles globaux
DE
+ Tirage au sort des passages des candidats
CONCOU
RS pour
les
14h1 14h3 Candidat n°1 + concurren
5 0 Délibération ts
14h3 14h4 Candidat n°2 +
0 5 Délibération
14h4 15h0 Candidat n°3 +
5 0 Délibération
15h0 15h1 Candidat n°4 +
0 5 Délibération
15h1 15h3 Candidat n°5 +
5 0 Délibération
15h3 15h4 Candidat n°6 +
0 5 Délibération
15h4 16h0 PAUSE CAFE
5 0
16h0 16h1 Présentation du Concours Débat (Pas d'activité en parallèle)
0 5 + Présentation des Jurys
+ Rappel des règles globaux
+ Tirage au sort des passages des candidats

16h1 16h3 Tirage au sort sujet +

5 0 Préparation
16h3 16h5 Concours n°1 (1/4 de final)
0 0
16h5 17h0 Délibération + Tirage au
0 5 sort sujet + Préparation
17h0 17h2 Concours n°2 (1/4 de final)
5 5
17h2 17h4 Délibération + Tirage au
5 0 sort sujet + Préparation
17h4 18h0 Concours n°3 (1/4 de final)
0 0
18h0 18h1 Délibération + Résultat
0 5 1/2 Final
Tirage au sort sujet +
Préparation

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 18h1 18h3 Concours n°4 (1/2 de final)
5 5
18h3 18h5 Délibération + Tirage au
5 5 sort sujet + Préparation
18h5 19h1 Concours n°5 (1/2 de final)
5 5
19h1 19h3 Délibération + Résultat ou CLOTURE
5 0 Final et report final
Tirage au sort sujet + au samedi
Préparation matin
19h3 19h5 Concours n°6 (Final)
0 0
19h5 20h0 Délibération + Levée de
0 0 Session
20h0 20h3 PAUSE QUARTIER LIBRE
0 0
20h3 07h0 Suite des Hostilités animés par la JCI ILON'IARIVO SPORT /
0 0 DECONTR
ACTEE

Samedi 21 mars 2020

DEB FIN PROGRAMME REPONSABLE DRESS

UT CODE
7h0 8h0 JCI MORNING SHOW SPORT /
0 0 DECONTR
8h0 09h Petit déjeuner ACTEE
0 00
09h 12h Final Débat (Si pas fini ou Formation
00 00 la veille) + Discussion secourisme
ouverte BN / Membres
12h 12h Quartier Libre
00 30 + Check out Chambre
+ Vérification chambres

12h 13h Déjeuner + Animation

30 30 JCI
13h 14h Départ pour "ALEFA
30 10 BARRES"
14h 16h ALEFA BARRES
10 00
16h 20h Quartier Libre
00 00 + Beauté / beauté

19h Briefing général DirCoc

50
20h 20h Accueil et TENUE de
00 20 emplacement des SOIREE /
invités GALA +
+ Check / Vente billets Pin's
+ Remise Reçu Obligatoire
20h 20h Rappel à l'ordre + MC + Colliers
20 30 Citation des principes

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 + Mots de bienvenu (10 pour les
min) Présidents

20h 20h Accueil des Chefs de

30 35 délégations
20h 20h Accueil du Bureau
35 40 National
20h 20h Discours Dir Coc (5 Verres Remplis pour Toast
40 45 min)
20h 20h Discours PL (5 min)
45 50
20h 20h Discours VPN (5 min)
50 55
20h 21h Discours PN (5 min)
55
21h 21h JCI AWARDS Apéro SERVIS
30
21h 21h Séances Photos de
30 40 groupes des lauréats
21h Ouverture Gala Présidentiel Cocktail
40 dinatoire /
diner
23h Clôture
30
Nuit de folie au QG Ilon'Iarivo Vétu

Levée de séance : 20 :30

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