Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Sage 100c Scan Connect PDF
Sage 100c Scan Connect PDF
Version 3.2.3
©Sage 2017 1
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 2
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 3
Documentation Sage 100c Scan Connect
Introduction
La solution Sage 100c Scan Connect repose sur une architecture client / serveur. Sage 100c
Scan Connect est donc constitué de 2 modules :
Ce module est installé sur les postes des utilisateurs afin de vidéocoder les factures
fournisseurs interprétées au préalable par le module Sage 100c Scan Connect Server.
©Sage 2017 4
Documentation Sage 100c Scan Connect
Guide installateur
• Pré-requis matériels et logiciels
La rapidité d'exécution de Sage 100c Scan Connect dépend de la puissance du poste de travail sur
lequel est installé le logiciel, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du signal réseau et de
l'occupation du serveur.
La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque utilisation ; il
s'agit de la configuration système minimale nécessaire au fonctionnement de Sage 100c Scan
Connect.
• Le port 8090 est nécessaire pour Sage 100c Scan Connect et de ce fait, ne doit pas être
préalablement utilisé par une autre application
©Sage 2017 5
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Un scanner et son propre driver ou multifonction pouvant numériser au format PDF Image
(Version 1.7 ou précédente)
• MongoDB 3.4.x
Attention : Lors de l'installation de Sage 100c Scan Connect, celui-ci configure MongoDB en tant
que service propre à Sage 100c Scan Connect et créé une nouvelle base de données sécurisée.
Cette instance de MongoDB ne pourra pas être utilisée par d'autres applications.
• Java 8 64 bits
Une machine dédiée au fonctionnement Sage 100c Scan Connect est nécessaire.
Nous supportons uniquement les systèmes d'exploitation 64 bits.
Dans le cadre d'une mise à jour de Sage 100c Scan Connect il n'est pas nécessaire de réinstaller
MongoDB et Java 8
Sage 100c Scan Connect fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques
Sage Document Manager en version 6 ou supérieure.
• 2Go de RAM
• Un accès à internet
©Sage 2017 6
Documentation Sage 100c Scan Connect
Sage 100c Scan Connect fonctionne avec les serveurs de gestion de documents
électroniques Sage Document Manager en version 6 ou supérieure.
Description Illustration
• Double-cliquez sur "Sage 100c Scan
Connect Server-X_x.x.x.x" pour exécuter
l'installeur.
©Sage 2017 7
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 8
Documentation Sage 100c Scan Connect
Description Illustration
1. Double-cliquez sur "Sage 100c Scan
Connect Console_x.x.x.x" pour exécuter
l'installeur.
©Sage 2017 9
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 10
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 11
Documentation Sage 100c Scan Connect
3. Cliquez sur Oui pour accepter ensuite les Conditions Générales d’Utilisation pour poursuivre
l’installation.
©Sage 2017 12
Documentation Sage 100c Scan Connect
Sauvegarde
Une sauvegarde de Sage 100c Scan Connect peut être configurée simplement en sauvegardant la
base de données MongoDB depuis le serveur, à l'aide de la commande Windows suivante :
"C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongodump.exe" --port
27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" -d doc-bean -o <dossier de
sauvegarde>
Exemple :
"C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongodump.exe" --port
27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" -d doc-bean -o c:\backup.
Une tâche planifiée Windows peut être paramétrée afin de mettre en place une sauvegarde
journalière.
Restauration
Une sauvegarde de Sage 100c Scan Connect peut être restaurée simplement, à l'aide des 2
commandes Windows suivantes :
• ATTENTION : Cette commande est disponible seulement avec les droits administrateur sur la
Base de données: "C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c
Server\mongoDB\bin\mongo.exe" doc-bean --port 27833 -u LoginAdmin -p MdpAdmin --
authenticationDatabase admin --eval "db.dropDatabase()"
Exemple :
"C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongo.exe" doc-bean --
port 27833 -u LoginAdmin -p MdpAdmin --authenticationDatabase admin --eval
"db.dropDatabase()"
"C:\Program Files (x86)\Sage\Scan Connect 100c Server\mongoDB\bin\mongorestore.exe" --port
27833 -u "capture" -p "capture" --authenticationDatabase "admin" C:\backup
©Sage 2017 13
Documentation Sage 100c Scan Connect
Guide administrateur
L'administration de Sage 100c Scan Connect se fait exclusivement depuis Sage 100c Scan
Connect Console.
• Activation de licence
• Comptabilité
• Configuration
2. Activation de licence
Activation de licence
Présentation
Vous pouvez activer vos licences directement sur Sage 100c Scan Connect, pour cela rendez-vous
sur la page "A propos" puis "Activation de licence"
©Sage 2017 14
Documentation Sage 100c Scan Connect
Activation
Licence de démo
Pour activer une licence de démo :
• Copier/Coller la licence affichée sur la popup ouverte lors de votre clic sur "Activation
manuelle"
• Activer la licence
©Sage 2017 15
Documentation Sage 100c Scan Connect
Licence réelle
Pour activer une licence sans connexion internet :
• Contacter une personne autorisée à créer une licence manuellement en lui communiquant l'ID
Machine généré par Sage 100c Scan Connect
• Renseigner la licence que la personne vous donnera en retour dans le champ prévu à cet effet.
Résultats
Comptabilité
• Gestion des lots
• Liaison comptable
• Paramétrage comptable
©Sage 2017 16
Documentation Sage 100c Scan Connect
Général
Bienvenue dans la partie gestion des lots du logiciel Sage 100c Scan Connect.
Vous allez y retrouver toutes les écritures validées durant la phase de vidéocodage de vos
documents.
Depuis cette page vous pouvez exporter vos écritures vers votre ERP comptable, veuillez vérifier
avant tout d'avoir bien configuré celui-ci comme expliqué dans la partie export comptable de cette
documentation.
Filtres
La partie haute de cette page est dédiée aux différents filtres permettant le tri des informations.
• Dossier: Permet de sélectionner le dossier qui contient le ou les lots comptables que vous
recherchez. La sélection de ce filtre est obligatoire pour l'affichage des lots
©Sage 2017 17
Documentation Sage 100c Scan Connect
A gauche de chaque nom de dossier est indiqué le nombre d'écritures en attente d'export pour
celui-ci
o En cours: Ne vous affiche que les lots en cours (qui ne sont pas exportés)
o Exportés: Ne vous affiche que les lots qui ont été exportés
o Export échoué: Ne vous affiche que les lots dont l'export a échoué et qui sont donc en
attente d'un nouvel export
• Exercice: Vous permet de sélectionner les lots d'un exercice comptable précis
• Journal: Vous permet de sélectionner les lots d'un journal comptable précis
Celui-ci se constitue d'une liste dont chacune des lignes correspond à un lot. Une ligne de lot est
construite de cette façon:
©Sage 2017 18
Documentation Sage 100c Scan Connect
4. Date de création du lot (suivant les versions <= 3.0.0, celle-ci représente la date d'export du lot
et n'est donc pas présente tant qu'un lot n'est pas exporté)
: Ce bouton vous permet d'afficher une fenêtre retraçant toutes les actions de ce document
depuis son arrivée dans le logiciel Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 19
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Ecriture déjà exportée sortie Fichier: Sage 100c Scan Connect a donc effacé les images
relatives à votre document.
• Ecriture déjà exportée sortie DMS: Sage 100c Scan Connect a donc effacé les images relatives
à votre document, mais est en train de télécharger les images de votre document depuis votre
DMS si celui-ci le permet. Les images devraient réapparaître sous peu de temps.
La modification d'une écriture d'un lot déjà exporté, créera automatiquement un nouveau lot de
modification. En effet, un lot exporté ne peut être modifié, votre écriture sera donc dupliquée et vos
changements seront appliqués sur le lot de modification spécialement créé pour l'occasion.
©Sage 2017 20
Documentation Sage 100c Scan Connect
Puis de cliquer sur le bouton exporter présent en bas de la partie concernant le détail d'un lot
General
La gestion des comptes présente dans Sage 100c Scan Connect va vous permettre de
supprimer/ajouter/modifier les comptes présents dans le logiciel. Si aucun compte n'est encore
répertorié, nous vous invitons à importer ceux-ci depuis votre ERP comptable en suivant les
indications de cette page.
Pour la compréhension, un compte tiers désigne soit un compte fournisseur, soit un compte client.
Toutes les actions de suppression, modification, ajout de compte effectuées au sein de Sage 100c
Scan Connect n'impacteront pas votre comptabilité au sein de votre ERP comptable. Seul l'ajout de
compte pourra être répercuté sur votre ERP Comptable via un export, si celui-ci le permet.
Les filtres
Sur cette partie du logiciel, en haut de page, des filtres sont disponibles pour vous aider à
rechercher plus facilement le ou les comptes désirés.
• Dossier: Ce filtre est obligatoire pour voir s'afficher la liste de vos différents comptes. En effet,
sans valeur sur ce filtre, Sage 100c Scan Connect ne sera pas en mesure de vous afficher les
comptes qui vous intéressent.
©Sage 2017 21
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Type: Ce filtre vous permet de n'afficher qu'une partie de vos comptes parmi celles-ci:
o Compte fournisseur
o Compte client
o Compte de charge
o Compte de TVA
o son numéro de compte (pour les comptes tiers, nous ne chercherons que dans le
compte tiers et non dans le compte centralisateur)
o son libellé: il vous est tout à fait possible d'entrer un mot situé au milieu du libellé pour la
recherche
L'affichage
Colonne de sélection
Les comptes filtrés s'affichent sur la gauche de votre écran, ordonnés par compte (les comptes
tiers seront donc placés par rapport à leur compte centralisateur)
Pour afficher le détail d'un compte il vous suffit de sélectionner celui-ci dans la liste.
©Sage 2017 22
Documentation Sage 100c Scan Connect
Le détail
Une fois que le compte a été sélectionné, l'affiche de son détail apparaît sur la partie droite de
votre écran.
Le détail dépendra du type du compte sélectionné:
©Sage 2017 23
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 24
Documentation Sage 100c Scan Connect
Numéro de compte général: Correspond au compte général, sauf dans le cas d'un compte tiers où
celui-ci correspond à leur centralisateur.
Numéro de compte tiers: (Seulement dans le cas des comptes tiers) Désigne le compte tiers
Taux de TVA: (Seulement dans le cas des comptes de TVA) Désigne le taux lié au compte
sélectionné. Cette information est facultative, Sage 100c Scan Connect ne base pas son
application de compte sur cette indication
Les actions
Attention !! les actions de modification, suppression et ajout de compte sont soumises à des droits
spécifiques. Si vous n'avez pas les droits pour ces actions, veuillez contacter votre administrateur
©Sage 2017 25
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Appuyer sur le bouton d'ajout de compte (Si celui-ci n'est pas visible cela signifie que vous
n'avez pas le droit de création de compte)
• Modifier les détails de votre nouveau compte. Veillez à choisir le bon type pour celui-ci
• Valider
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte:
• Confirmez la suppression
©Sage 2017 26
Documentation Sage 100c Scan Connect
Liaison comptable
Général
Cette page accessible de puis l'onglet Comptabilité ->Liaison comptable, vous permet de
configurer la communication entre Sage 100c Scan Connect Console et le ou les dossiers
comptable Sage 100c Comptabilité via les objets métiers :
Utilisation
Pour chaque dossier, il suffit de sélectionner le fichier MAE correspondant et de renseigner
l’identifiant et le mot de passe si nécessaire, puis de cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour
sauvegarder cette configuration.
Ensuite, vous pouvez lancer l'importation du plan comptable général, des tiers, des sections
analytiques ainsi que des journaux et exercices comptables en cliquant sur le bouton "Importer" :
©Sage 2017 27
Documentation Sage 100c Scan Connect
Paramétrage comptable
Présentation
La page paramétrage comptable vous permet de gérer un par un les différents paramètres liés à
votre comptabilité. Pour se rendre sur cette page, il vous suffit de suivre le chemin Comptabilité ->
Paramétrage comptable.
Attention !! ces informations seront utilisées par les différents dossiers de Sage 100c Scan
Connect qui n'ont pas de configuration spécifique. Dans le cas contraire, c'est leur configuration
qui sera utilisée et celle-ci ne sera pas écrasée par vos modifications.
©Sage 2017 28
Documentation Sage 100c Scan Connect
Label simple
Les labels d'écritures comptables sont entièrement personnalisables et peuvent être modifiés
indépendamment pour chaque type de journal comptable.
Il vous suffit d'écrire le texte voulu dans le champ prévu à cet effet après avoir sélectionné le type
de journal pour lequel le format est destiné.
Pour utiliser les variables mises à disposition par Sage 100c Scan Connect entrer % ; une boite
de dialogue comportant les variables apparaîtra. Vous n'aurez plus qu'à sélectionner la variable
voulue.
Label scripté
Pour choisir un label scripté il vous suffit de cocher la case concernant cette option. Sage 100c
Scan Connect vous proposera alors de voir le script de votre label.
©Sage 2017 29
Documentation Sage 100c Scan Connect
Une fenêtre s'ouvre vous pouvez alors créer un script JavaScript pouvant s'adapter aux différentes
valeurs des index de vos factures. Pour la création de ce script vous pouvez vous aider de la page
prévue à cet effet.
Configuration
Sage 100c Scan Connect vous permet de changer les différents paramètres de configuration
comme:
• Longueur maximum du libellé: Cette option permet de choisir quelle est la longueur maximum
des libellés d'écritures comptables autorisée dans Sage 100c Scan Connect. Les libellés plus
grands seront tronqués
• Longueur des numéros de compte généraux: Ce paramètre est utilisé pour la création des
comptes depuis Sage 100c Scan Connect, les compte généraux seront automatiquement
complétés par des 0 si ceux-ci sont trop courts
• Longueur des numéros de compte tiers: Ce paramètre est utilisé pour la création des comptes
depuis Sage 100c Scan Connect , les compte tiers seront limités au nombre choisi pour ce
paramètre
• Autoriser les valeurs négatives: Cette option permet de choisir si on autorise Sage 100c Scan
Connect à avoir des valeurs négatives dans ses écritures comptables:
©Sage 2017 30
Documentation Sage 100c Scan Connect
o Si la case est cochée: Les valeurs resteront négatives dans la colonne débit ou crédit
• Fusionner les comptes identiques: Cette option permet de fusionner les différentes lignes
comptables générées sur une écriture qui possède le même numéro de compte. Cette fusion
s'effectue en additionnant tous les montants des lignes impliquées
• Liaison exercice comptable: Cette liste permet de choisir quel index de type Date va déterminer
l'exercice comptable dans lequel se situe la facture
• Écart analytique: Cette liste permet de déterminer l'action à effectuer quand une ventilation
analytique entraîne un écart Exemple: ventilation sur 2 sections à 50% de 115.33
o Équilibre sur la dernière ligne: Ajoute l'écart constaté au total de la dernière section
ventilée
Dans la colonne Index: Il vous faudra sélectionner l'index sur lequel vous voulez ajouter une valeur
spécifique.
Dans la colonne Valeur: La valeur spécifique en question
©Sage 2017 31
Documentation Sage 100c Scan Connect
Affichage
Sur le deuxième onglet de cette page, vous allez pouvoir effectuer des changements sur l'affichage
de vos écritures comptables. Ce changement pourra être fait de façon indépendante sur les deux
pages affichant les écritures comptables dans Sage 100c Scan Connect:
• La page de vidéocodage
Pour modifier une colonne, sélectionnez la colonne en question et double cliquez sur celle-ci. Vous
rentrez alors en mode édition.
©Sage 2017 32
Documentation Sage 100c Scan Connect
Sur la partie gauche de votre colonne, vous pouvez entrer le nom désiré pour celle-ci.
Sur la partie droite, vous pouvez sélectionner l'index sur lequel cette colonne est liée. Elle affichera
alors la valeur de cet index sur chaque ligne
Une case à cochée vous permet de désactiver la colonne sur l'une ou l'autre des pages afin de
personnaliser votre affichage comme bon vous semble
Configuration
• Connexion à Sage 100c Scan Connect Server
• Référentiel tiers
• Paramétrage général
©Sage 2017 33
Documentation Sage 100c Scan Connect
Par défaut, la console essaye de se connecter à Sage 100c Scan Connect Server en local à
travers le port 8090 et l'utilisateur "anonymous".
• Login : anonymous
• Mdp : anonymous
Si le serveur Sage 100c Scan Connect est situé sur une autre machine, ou configuré avec un port
différent, le logiciel vous demande l'adresse du serveur :
Après avoir saisi l'adresse IP ou le nom du serveur sur lequel est installé Sage 100c Scan Connect
Server, cliquez sur "Enregistrer".
©Sage 2017 34
Documentation Sage 100c Scan Connect
Remarque : Par défaut, le port de connexion à Sage 100c Scan Connect est toujours 8090.
Dès que Sage 100c Scan Connect Console a réussi à communiquer avec Sage 100c Scan
Connect Server, la fenêtre de login apparaît et vous invite à vous connecter.
Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de connexion, en allant dans l'onglet
"Configuration", puis "Connexion" :
©Sage 2017 35
Documentation Sage 100c Scan Connect
Général
L'onglet "Configuration" \ "Dossiers" vous permettra d'ajouter, modifier ou supprimer les
informations relatives à vos dossiers.
Ajouter un dossier
Pour ajouter un dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau dossier" situé
en haut de la page.
Informations
Sage 100c Scan Connect vous permet de renseigner certaines informations concernant chaque
dossier.
©Sage 2017 36
Documentation Sage 100c Scan Connect
Chaque information sera utilisée lors de la recherche de tiers. En effet, celles-ci seront
automatiquement retirées des informations trouvées par Sage 100c Scan Connect pour identifier
un tiers afin d'éviter de proposer des informations erronées à l'utilisateur.
Informations supplémentaires
Chaque information supplémentaire est constituée :
• D'une valeur
Une fois une information supplémentaire ajoutée sur un dossier, celle-ci sera ajoutée avec une
valeur vide sur tous les autres dossiers de votre application. En effet, ces informations sont
génériques à l'application et pourront être utilisées lors des différents exports proposés par
l'application.
©Sage 2017 37
Documentation Sage 100c Scan Connect
Le fichier d'importation des tiers doit respecter un format défini décrit dans le chapitre Référentiel
tiers. L'import s'effectuera lors de la validation du dossier.
Absorption Windows
Pour configurer un dossier Windows qui sera observé par Sage 100c Scan Connect afin
d'absorber les documents contenus dans celui-ci, il vous suffit de renseigner le chemin vers ce
dossier.
Le chemin du dossier doit être un chemin sur le serveur Sage 100c Scan Connect. En effet,
l'absorption des documents est effectuée par la partie serveur du logiciel.
Absorption DMS
Cette fonctionnalité est disponible seulement si la sortie DMS est activée et si celle-ci est correcte
(la connexion avec celui-ci a été vérifiée. Voir page de configuration DMS.
©Sage 2017 38
Documentation Sage 100c Scan Connect
Pour sélectionner un dossier DMS dans lequel Sage 100c Scan Connect va venir absorber des
documents, il vous suffit :
• De sélectionner le dossier voulu dans la fenêtre qui s'est ouverte. Pour parcourir
l'arborescence vous pouvez double-cliquer sur les dossiers ou encore revenir sur un dossier
parent via le fil d’Ariane situé en haut de la fenêtre.
Vous pouvez aussi ajouter un dossier directement depuis cette fenêtre en utilisant le clic droit de
votre souris.
• Il ne vous reste plus qu'à valider le dossier choisi puis valider votre dossier
©Sage 2017 39
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 40
Documentation Sage 100c Scan Connect
Sage 100c Scan Connect effectuera une vérification pour s'assurer qu'aucun exercice comptable
ne se chevauche.
Le symbole signifie que l'exercice comptable est l'exercice courant. Pour les journaux, ce
symbole définit le journal par défaut à utiliser si plusieurs journaux sont du même type.
Configuration comptable
Au même titre que la page de configuration comptable, cet onglet vous permet de modifier la
configuration spécifiquement pour le dossier en question.
Les changements effectués sur la page configuration comptable n'affecteront plus ce dossier si
celui-ci a déjà subi une modification spécifique.
Pour plus de précisions sur la configuration comptable, rendez-vous sur la page prévue a cet effet.
Référentiel tiers
La structure du fichier doit être identique à la suivante et comporter les entêtes de colonnes :
©Sage 2017 41
Documentation Sage 100c Scan Connect
Vous pouvez importer le fichier contenant le "référentiel tiers" depuis l’onglet "Configuration" \
"Dossiers", en sélectionnant le fichier à importer depuis le champ "Fichier d'importation des
tiers", puis en cliquant sur le bouton "Valider" :
Visualiser
Depuis l'onglet "Référentiel tiers" vous pouvez visualiser et éditer le "référentiel tiers" :
©Sage 2017 42
Documentation Sage 100c Scan Connect
Supprimer un tiers
Pour supprimer un tiers, il suffit de faire un clic droit sur la ligne correspondante, puis de cliquer sur
"Supprimer" :
©Sage 2017 43
Documentation Sage 100c Scan Connect
Si une suppression ou un changement a été effectué sur cette page, alors une réinterprétation des
documents du dossier concerné sera effectuée
• ...
Il est donc normal que Sage 100c Scan Connect ne soit pas en mesure de présenter 100%
des bonnes valeurs à chaque document.
©Sage 2017 44
Documentation Sage 100c Scan Connect
Les index présents dans Sage 100c Scan Connect sont totalement libres et paramétrables. Il est
possible d'en ajouter, d'en retirer ou de les modifier suivant son besoin.
La modification d'un index qui est répercutée ne fera pas perdre les personnalisations déjà
réalisées.
• De cliquer sur le bouton "+" qui apparaît au-dessus de la liste des index lorsque "tous les
modèles" sont sélectionnés.
• Puis de donner un nom à ce nouvel index. Ce nom ne pourra plus être modifié par la suite car il
servira à identifier cet index. Enfin, de le configurer comme désiré, et de valider
Les modifications effectuées sur les modèles génériques peuvent prendre un certain temps suivant
le nombre de dossiers et de tiers présents. Il est même possible que l'application console ait
terminée son traitement, mais que la partie serveur soit encore en cours de modification.
©Sage 2017 45
Documentation Sage 100c Scan Connect
Chaque index possède une fiche générale comprenant les informations suivantes en plus du type :
• Zone de recherche : indique si les valeurs sont situées en haut ou en dessous de la limite de
recherche définie précédemment.
• Activé : Permet de ne plus utiliser un index sans le supprimer. Ce dernier ne sera plus visible
dans l’écran de vidéocodage.
• Requis : Si requis, l'index doit être complété par une valeur valide afin que le document puisse
être validé.
• Saisie manuelle : L'index ne sera pas recherché dans le document par Sage 100c Scan
Connect, ce sera à l'utilisateur de le renseigner manuellement au moment du videocodage.
L'activation de la saisie manuelle permet également l'utilisation de script.
©Sage 2017 46
Documentation Sage 100c Scan Connect
Types d'index
Afin d’améliorer la détection des valeurs dans Sage 100c Scan Connect, de faciliter la saisie
manuelle et d'appliquer des traitements particuliers à celles-ci, des types sont attribués aux index
permettant de les détecter.
Il existe deux grandes familles d'index : les index primitifs qui représentent des informations
liées aux documents, et donc une valeur. Et les index composés qui regroupent un ensemble
d'index.
©Sage 2017 47
Documentation Sage 100c Scan Connect
Les index primitifs se déclinent en plusieurs sous-types accordant pour chacun des spécificités
propres.
Chaîne de caractères
Les index de types chaines de caractères sont idéaux pour traiter des informations courtes
alphanumériques comme des références, des codes produit, des numéros d'identification ...
Une option spécifique permet de supprimer les espaces. Cette option permet de supprimer tous les
espaces présents au sein de la valeur, très pratique pour formaliser certains codes dont la police
d’écriture aurait conduit le moteur d'OCR à ajouter des espaces fictifs, ex : "457 - B 45" => "457-
B45"
Texte
Un index texte est très similaire à un index de type chaîne de caractères, mais dispose d'un espace
de saisie plus grand dans le vidéocodage et peut accepter les retours à la ligne.
Bien qu'il soit possible de rechercher des valeurs sur le document pour cet index, il est déconseillé
de le faire pour des valeurs qui ne sont pas identifiables par des règles strictes, comme des
descriptions de produits par exemple.
©Sage 2017 48
Documentation Sage 100c Scan Connect
Date
Afin de gérer correctement les dates, un type particulier leur est dédié. Il permet notamment
d'afficher un calendrier dans la fenêtre de videocodage pour saisir rapidement les dates.
Comme option particulière, il est possible d'activer les "dates US". Cela signifie que les dates
seront gérées comme étant au format : mois/jours/année dès que celle-ci sera ambiguëe.
Sauf si la majorité de vos documents contiennent des dates US, il est conseillé d'activer
cette option uniquement sur les fournisseurs concernés.
Décimal
Le type décimal est optimisé pour trouver des valeurs numériques dans le document. Exemple: les
montants d'une facture.
©Sage 2017 49
Documentation Sage 100c Scan Connect
Numérique
Le format numérique est presque identique à celui de décimal excepté que ce dernier recherche
uniquement des nombres entiers.
Paramétrage avancé
Marqueur
Pour les index "capturés" par Sage 100c Scan Connect, ceux-ci sont ciblés sur le document en
analysant la position de la valeur et de celle de son "marqueur". Un marqueur est un élément texte
présent sur le document qui caractérise la valeur recherchée. Dans l’exemple suivant, l'index est le
numéro de facture. Ces index sont donc : numéro, facture, N° etc .... il est possible de modifier
cette liste pour correspondre au mieux aux besoins du modèle.
Regex
Il est également possible de modifier les regexs qui définissent les valeurs recherchées, via l'onglet
regex. La liste des regex contient également une étoile sur la droite. Quand celle-ci est remplie, la
regex est prioritaire. Sage 100c Scan Connect va donc rechercher des valeurs à l'aide de ces
regex favorites. S'il ne trouve aucune valeur, il utilisera les autres regex pour effectuer sa
recherche. Il est donc conseillé de positionner en favori des regex précises dont les résultats
doivent être traités en priorité.
Il est possible d’accéder à la gestion des regex directement dans l’interface de vidéocodage via
l'outil de personnalisation d'une zone et en utilisant la fenêtre de paramétrage avancé.
©Sage 2017 50
Documentation Sage 100c Scan Connect
Transcodage
L'utilisation de transcodage permet de retranscrire des valeurs en constantes connues du logiciel
mais aussi de limiter les valeurs possibles et de définir une valeur par défaut.
Depuis cet onglet, vous pouvez choisir si l'index sera une liste déroulante ou non à l'aide de la case
à cocher prévue à cet effet.
Les colonnes affichées sont :
• Conditions : Cette colonne est visible uniquement lorsque l'index est capturé (non manuel). Ce
sont les différentes valeurs détectées sur le document pour lesquels la valeur du transcodage
sera appliquée. Il est possible d'en saisir plusieurs séparées par des ";", comme dans
l'exemple.
Il est possible d'utiliser les regex dans cette colonne pour cibler plusieurs valeurs à la fois.
• Valeur : La valeur qui sera affichée dans la liste déroulante et celle qui sera réellement attachée
au document.
©Sage 2017 51
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Valeur par défaut : Permet de définir quelle valeur sera attribuée par défaut au document, si
aucune valeur n'a pu être trouvée sur le document ou que l'index est manuel.
Attention !! l'utilisation du transcodage ne dispense pas la création de regex. Les regex servent à
isoler différentes valeurs depuis l'ensemble du texte présent sur le document. Alors que le
transcodage lui permet de transcoder les valeurs trouvées en constantes connues.
Règles
Il est possible de définir des règles pour un index de type date, décimal ou numérique. Ces règles
seront utilisées pour détecter la meilleure valeur pour l’index concerné, vérifier que cette valeur est
cohérente par rapport aux autres lors de la détection et/ou lors de la validation des informations par
l'utilisateur ou encore pour définir une valeur par défaut pour l'index.
• Variables constantes : pour les dates, une variable contenant la date du jour est disponible
• aleur décimale
• Opérateurs arithmétiques basiques : "/", "*", "-", "+", "%", "(", ")"
©Sage 2017 52
Documentation Sage 100c Scan Connect
Ex : Date d'échéance a pour valeur par défaut la date de facture plus 30 jours :
Règles de zones
Les règles de zone permettent de réduire les valeurs possibles pour un index en définissant une
contrainte liée à la position géographique de la valeur par rapport aux valeurs d'autres index.
Les règles de zone sont utilisées pour la déduction de valeurs. Elles ne sont pas réévaluées lors de
la phase de validation de l'utilisateur.
Règles de calcul
Les règles de calcul occupent une place importante dans Sage 100c Scan Connect car ce sont
elles qui permettent de proposer une déduction de valeurs cohérentes à l'utilisateur. Mais aussi
©Sage 2017 53
Documentation Sage 100c Scan Connect
de contrôler que les valeurs saisies par l'utilisateur sont correctes en interdisant la validation ou en
mettant en garde l’utilisateur que les valeurs renseignées sont incohérentes.
• La liste déroulante permet de choisir l'opérateur de la règle : "=", "<", "<=", ">", ">=", "!="
• Cette règle est utilisée par Sage 100c Scan Connect pour déterminer la valeur la plus
pertinente. Si aucune ne correspond, la valeur peut être calculée à partir des autres index qui
auront été détectés, car la déduction est autorisée pour celle-ci.
• Cette règle ne sera pas utilisée lors du contrôle des valeurs au moment de la validation par
l'utilisateur.
Ex : Il n'est pas possible de valider un document dont la date est supérieure à la date du jour
Dans ce cas, nous avons utilisé la contrainte de validation pour indiquer que cette règle est
obligatoire et interdire la validation du document lorsque cette règle n'est pas vérifiée.
©Sage 2017 54
Documentation Sage 100c Scan Connect
Scripts
Dans Sage 100c Scan Connect il peut arriver qu'une valeur ne soit pas explicitement présente sur
un document, mais qu'il soit possible de la déduire à partir de plusieurs autres informations
capturées, ou encore d'appliquer une transformation très particulière à une valeur. Tout cela est
possible par l’intermédiaire d'un script.
Pour insérer un script, il suffit de créer un index du type attendu, puis de le mettre en "saisie
manuelle". Un nouvel onglet "script" apparaît. Il suffit alors de suivre la syntaxe définie dans la
Page sur les scripts pour insérer du code javascript. Ce code sera exécuté à la fin de la
détection de Sage 100c Scan Connect, puis relancé à chaque modification dans l'interface de
vidéocodage.
• Générer une ligne d'écriture en fonction de la valeur d'un index pour attribuer un montant issu
d'un index de type décimal à un compte précis.
Il est également possible de combiner ces 2 paramétrages pour générer une ligne d'écriture et
appliquer une ventilation sur cette même ligne.
©Sage 2017 55
Documentation Sage 100c Scan Connect
Paramétrage
Pour accéder à ce paramétrage, il est nécessaire d'utiliser l'onglet "Transcodage" sur la
configuration d'un index.
Une nouvelle fenêtre apparaît avec les valeurs déjà saisies dans le tableau de transcodage. Pour
chacune des valeurs du transcodage, nous pouvons renseigner différentes informations :
• La section : (visible uniquement si le dossier dispose d'un plan analytique) qui permet de créer
une ventilation à 100%. Deux cas sont alors possibles :
o Un compte est saisi avec cette section : la ventilation sera appliquée sur la ligne
générée avec ce compte.
o Aucun compte n'est saisi avec cette section : la ventilation à 100% sera appliquée sur le
premier compte ventilable présent dans les lignes comptables. Si aucun compte
ventilable n'est encore saisi, la ventilation sera appliquée au premier compte ventilable
saisi par l'utilisateur.
©Sage 2017 56
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Compte, Montant et Sens : Ils sont nécessaires pour générer une ligne d’écriture comptable.
La valeur de l'index (choisi dans la colonne Montant) sera attribuée au compte (colonne
Compte) et sera placée au débit ou crédit suivant le sens sélectionné (colonne Sens).
%OTHER% : (Depuis 3.2.1) La génération se fera quel que soit la valeur de l'index, mais
uniquement si cette valeur n'est pas déjà présente dans la liste de liaison index/comptabilité.
Lignes générées
Lors du premier passage en écriture d'un fournisseur, même si des lignes sont configurées pour
être générées automatiquement, Sage 100c Scan Connect ne sera pas en mesure d'équilibrer lui-
même l'écriture. il générera le modèle standard des écritures, et ajoutera les lignes générées à la
fin de l'écriture:
Une fois les écritures équilibrées par l'utilisateur, Sage 100c Scan Connect retiendra que des lignes
ont été générées et dans les futurs documents s’intégreront à la bonne position pour produire une
écriture équilibrée.
©Sage 2017 57
Documentation Sage 100c Scan Connect
Liaison automatique
Dans certains cas particulier, la ventilation analytique est une information présente sur les
documents vidéocodés de manière brute ou sous la forme de valeurs qui peuvent être
transcodées aisément.
Dans ce cas, il est possible "d'activer la liaison Index/section analytique". Lorsque cette
fonctionnalité est activée, la valeur transcodée est directement associée à la section analytique qui
porte le code de la valeur transcodée.
Le code de section et la valeur transcodée doivent être identiques pour que l'association
fonctionne.
Lignes articles
Il est possible d'effectuer ce paramétrage sur des index présents dans les lignes articles. Dans ce
cas, une ligne d'écriture sera générée pour chaque ligne détectée par Sage 100c Scan Connect.
Paramétrage général
• Affichage
• Paramétrage de sortie
• Logs
• Archivage
©Sage 2017 58
Documentation Sage 100c Scan Connect
Affichage
Généralité
Cette partie de Sage 100c Scan Connect vous permet de modifier l'apparence de la console, mais
aussi de configurer les colonnes affichées sur la page d'accueil de votre logiciel.
Pour accéder à cette page, rendez-vous sur Configuration -> Paramétrage général
Description
Le tableau d'accueil peut être personnalisé différemment suivant le type de document choisi. En
effet, au sein Sage 100c Scan Connect chaque type de document contient des index qui lui sont
propres. Vous avez la possibilité pour chaque type de document d'ajouter ou de supprimer des
index via la page prévue à cet effet.
L'affichage de ces informations sur la page d'accueil explique par ailleurs pourquoi il n'est pas
possible pour Sage 100c Scan Connect d'ajouter ou supprimer des index pour des tiers
particuliers. Si cela était le cas, le logiciel ne pourrait pas afficher de résumé sur les documents
absorbés car les informations seraient toutes différentes.
Personnalisation
Pour personnaliser un type de document il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante
prévue à cet effet.
Le choix vide représente la configuration qui sera affichée sur la page d'accueil quand aucun type
ne sera filtré. Les index qui vous sont proposés sont donc totalement génériques.
Si vous avez sélectionné un type de document particulier, Sage 100c Scan Connect vous affiche
alors les index génériques ainsi que les index relatifs au type en question.
©Sage 2017 59
Documentation Sage 100c Scan Connect
Explication
Chaque ligne de la liste est construite de la façon suivante :
©Sage 2017 60
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Nom de l'index
Sur l'image située à gauche, vous apercevez l'index Sous Montants. Celui-ci est représenté ainsi
car il est de type groupe. Il possède donc plusieurs sous-index. Ces index peuvent toutefois être
visibles sur la page d'accueil, leurs itérations seront toutes regroupées dans une seule et même
colonne, séparées par ";"
Afficher/Cacher un index
Pour afficher ou cacher un index sur la page d'accueil, il vous suffit de cocher ou décocher la case
correspondante à celui-ci
Attention !! cet ordre sera aussi utilisé pour afficher les index dans la console de vidéocodage.
Validation
Quelle que soit la modification effectuée, n'oubliez pas de valider celle-ci à l'aide du bouton prévu à
cet effet en bas à droite de la page
Préférence de la console
Si cette case est cochée, tous les documents seront visibles sur la page d'accueil de l'application.
Les colonnes affichées seront celles configurées pour l'ensemble des types de documents (choix
vide dans la liste déroulante de la section ci-dessus).
©Sage 2017 61
Documentation Sage 100c Scan Connect
Attention, cette fonctionnalité n'est disponible que si vous êtes administrateur de votre poste.
• Couleur principale : Couleur utilisée pour l'ensemble des boutons, survols et soulignements de
titre de l'application
• Couleur secondaire: Couleur utilisée pour l'entête des tableaux affichés au sein de Sage 100c
Scan Connect
Paramétrage de sortie
Sorties Disponibles
Sage 100c Scan Connect permet d'envoyer les documents absorbés de plusieurs façons:
Pour accéder aux paramètres de sortie, il suffit de vous rendre sur la page
"Configuration"/"Paramétrage" puis l'onglet "Paramétrage de sortie".
Pour cela, il suffit de modifier le fichier "conf/tools.conf" avec un éditeur de texte, qui se trouve au
sein du répertoire d'installation du serveur Sage 100c Scan Connect (par défaut : "C:\Program Files
(x86)\Sage\Scan Connect 100c Server") avec les droits suffisants.
©Sage 2017 62
Documentation Sage 100c Scan Connect
tools.output=
• DMS
• Folder
Moment de l'export
Il est possible de configurer le moment de l'envoi de chaque export à l'instant désiré. Par défaut,
celle-ci se déclenche après la validation du vidéocodage d'un document. Mais dans le cas où la
compatibilité est activée, plus d’options sont disponibles :
• Après vidéocodage
• Après export comptable : une fois que le lot d'écritures dans lequel se trouve le document, et
envoyé vers la comptabilité.
Si plusieurs sorties sont disponibles, celles-ci s'afficheront les unes en-dessous des autres.
©Sage 2017 63
Documentation Sage 100c Scan Connect
/Bijou 245
| - 00001.pdf
Bijou 24500001.pdf
Pour la raison évoquée précédemment, il est possible de prendre des mesures contre ces
caractères, via l'interface suivante :
Action
L'action permet d'indiquer le comportement à adopter en cas de caractères spéciaux (aucun par
défaut) :
Aucun : Rien ne se passera, les documents serons envoyés avec informations détectées.
Remplacer : Les caractères seront remplacés au moment de l'envoi (après la saisie de l'utilisateur)
par un autre caractère.
Bloquer : Les caractères ne sont pas remplacés, mais il ne sera pas possible de valider un
document dont les index contiennent des caractères spéciaux. L'utilisateur devra les remplacer lors
du vidéocodage.
L'action peut être complétée pour n'impacter que certaines sorties. Celles-ci sont disponibles sur la
même ligne :
©Sage 2017 64
Documentation Sage 100c Scan Connect
Caractères spéciaux
La seconde partie permet de définir quels caractères doivent être considérés comme caractères
spéciaux.
Dans le cas d'une action "Remplacer", il est possible de définir le caractère de remplacement dans
la seconde case (par défaut "_").
Pour enregistrer, il est nécessaire de cliquer sur l'icône à droite de ce paramétrage.
Pour fonctionner, Sage 100c Scan Connect a besoin de connaitre les informations de connexion à
Sage Document Manager ainsi que la règle de classement à utiliser.
Dès lors que la sortie DMS est attendue vous devez configurer celle-ci. Sans ça, il ne vous sera
pas possible de vidéocoder des documents.
Connexion
Sage 100c Scan Connect a besoin des informations suivantes pour communiquer avec Sage
Document Manager :
• L'adresse du serveur
• Le port
©Sage 2017 65
Documentation Sage 100c Scan Connect
Classement
Sage 100c Scan Connect a également besoin d'une règle de classement qui sera utilisée pour
déposer les documents. Il est nécessaire d'attribuer une règle à chaque type de documents qui
sera envoyé vers la GED Sage Document Manager.
En cliquant sur le bouton "Modifier" une fenêtre s'ouvre. Celle-ci vous permet de :
• d'en choisir une parmi les règles déjà existantes dans votre GED.
©Sage 2017 66
Documentation Sage 100c Scan Connect
Dans le cas d'une nouvelle règle, Sage 100c Scan Connect utilise les index contenus dans le type
de document pour créer les metadonnées de la nouvelle règle et associe automatiquement ces
deux éléments dans le tableau de correspondance. Dans le cas où, la règle choisie est déjà
présente, il est nécessaire d'associer chaque metadonnée de la GED à un index de Sage 100c
Scan Connect.
Sur chaque liaison, seul les index dont le type est compatible seront affichés. La GED ne prenant
pas en charge les index composés, les index composant des lignes articles ne sont pas
proposés. En revanche, les index à l’intérieur de groupes sont visibles sous forme de plusieurs
index dupliqués par leur nombre maximum d'itération du groupe :
Sortie Windows
La sortie Windows permet à Sage 100c Scan Connect d'exporter les documents vidéocodés vers
une arborescence de fichier. Cette sortie permet notamment de récupérer le document pdf. Mais il
est aussi possible de générer un fichier qui contiendra les informations du document.
©Sage 2017 67
Documentation Sage 100c Scan Connect
Attention !
L'utilisateur qui exécute le service Sage 100c Scan Connect serveur doit impérativement avoir les
droits d'écriture et de lecture du dossier de destination de l'arborescence.
Fichier de configuration
La configuration de cette sortie se fait à l'aide du fichier "conf/OutputFolder.conf" située dans le
répertoire d'installation de Sage 100c Scan Connect serveur.
Attention !
OutputRawXSLPath=
OutputPDFFileNameXSLPath=~/OutputFolder/PdfFileName.xsl
OutputXMLFileNameXSLPath=
DecimalSeparator=.
Les 3 premières lignes indiquent des fichiers xsl. Les lignes suivantes contiennent des paramètres
supplémentaires liés à l'export du document, comme le format des dates ou le séparateur de
décimal.
Destination de sortie
Dans le fichier précédent, l'emplacement de sortie est défini par les lignes :
OutputPDFFileNameXSLPath=~/OutputFolder/PdfFileName.xsl
OutputXMLFileNameXSLPath=
©Sage 2017 68
Documentation Sage 100c Scan Connect
La destination s'exprime sous la forme d'un fichier xsl qui permet de confectionner une
arborescence en fonction des informations détectées sur le document par Sage 100c Scan
Connect.
Le signe "~" au début du chemin permet de donner le chemin à partir du répertoire courant.
Fichier d'information
Un fichier contenant les informations du document peut être généré par Sage 100c Scan Connect.
Pour cela il est nécessaire de fournir un descripteur. Ce descripteur est lui aussi au format xsl.
OutputRawXSLPath=
Dans le cas où aucun fichier n'est renseigné, un document est quand même généré. Il contiendra
l'ensemble des informations disponibles sur le document sous forme brute.
Descripteurs XSL
Les descripteurs xsl sont des fichiers qui permettent de transformer les informations brutes du
document en n'importe quel autre format.
Notions
Texte simple
<xsl:text>Text simple</xsl:text>
<xsl:value-of
select="Invoices/Invoice/Buyer/MasterData/Data[@Name='CODE_BUDGET']/
@Value" />
Conditions
©Sage 2017 69
Documentation Sage 100c Scan Connect
<xsl:if
test="Invoices/Invoice/Buyer/MasterData/Data[@Name='CHEMIN_DE_SORTIE
']">
</xsl:if>
Boucles
<xsl:for-each select="Invoice/Fields/Field">
</xsl:for-each>
Exemple complexe
Mettre le numéro unique d'un document, sur 10 chiffres obligatoirement
<xsl:value-of select="substring(concat('0000000000',
Invoices/Invoice/@ShortId), 1 + string-
length(Invoices/Invoice/@ShortId), 10)" />
Liens utiles
Pour vous aider dans vos constructions de fichiers .xsl, vous pouvez utiliser l'éditeur en ligne pour
tester ceux-ci : https://www.w3schools.com/xml/tryxslt.asp?xmlfile=cdcatalog&xsltfile=cdcatalog_if
Il vous suffit de copier/coller un fichier RAW dans la partie XML code et de rentrer le contenu de
votre fichier xslt dans la partie XSLT Code
Lors de l'installation de Sage 100c Scan Connect, deux utilisateurs sont automatiquement créés et
ne peuvent pas être supprimés :
1. admin - admin
2. anonymous - anonymous
Par défaut l'utilisateur admin possède la quasi-totalité des droits disponibles dans Sage 100c Scan
Connect.
Chaque utilisateur peut être attaché à un ou plusieurs groupes. Ce sont les groupes qui
déterminent les droits attribués à un utilisateur.
©Sage 2017 70
Documentation Sage 100c Scan Connect
Activer/Désactiver l'authentification
L'authentification au lancement de la console Sage 100c Scan Connect peut être activée ou
désactivée.
Lorsque celle-ci est désactivée, Sage 100c Scan Connect utilise directement l'utilisateur
anonymous lors du lancement de la console et appliquera les droits associés à cet utilisateur. Il
est néanmoins possible de se déconnecter pour changer d'utilisateur.
Lorsque l'authentification est activée, une seconde option est disponible : "Autoriser la connexion
automatique". Cochez cette case permettra aux utilisateurs de conserver leurs informations de
connexion pour que la console Sage 100c Scan Connect se connecte directement avec leurs
informations lors du lancement de l'application.
Si cette option est activée, les informations de l'utilisateur seront conservées tant que celui-ci ne
ferme pas directement l'application sans utiliser le menu "Se déconnecter".
©Sage 2017 71
Documentation Sage 100c Scan Connect
Utilisateurs
Rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général", onglet "Gestion des utilisateurs". Depuis
cette interface, vous pouvez Ajouter/Supprimer/Modifier des utilisateurs.
Ajouter
Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton "Ajouter un utilisateur".
Un nouvel utilisateur apparaît. Sa fiche apparaît également sur la droite de l'écran, avec
uniquement une liste déroulante "type de compte".
Cette liste permet de choisir entre un utilisateur propre à Sage 100c Scan Connect ou à un
utilisateur déjà existant sur le DMS (disponible uniquement si ce dernier est configuré).
©Sage 2017 72
Documentation Sage 100c Scan Connect
Utilisateur DMS
Si vous faites ce choix, une fenêtre s'ouvrira pour vous proposer d'importer différents utilisateurs
comportant une adresse email depuis votre DMS.
©Sage 2017 73
Documentation Sage 100c Scan Connect
Sage 100c Scan Connect créé automatiquement ces utilisateurs en utilisant leurs adresses de
messagerie comme identifiant. Le mot de passe ne sera pas accessible pour ce type d'utilisateur.
Leurs informations d'authentification seront directement validées auprès du DMS lors de la
connexion de l'utilisateur.
Supprimer
Pour supprimer un utilisateur, il suffit d’effectuer un clic droit sur ce dernier pour ouvrir un menu
contextuel, et cliquer sur "supprimer".
Dupliquer
Il peut être intéressant de créer de nouveaux utilisateurs par duplication.
Cette méthode permet de créer un nouvel utilisateur avec les mêmes groupes (donc les mêmes
droits) qu'un utilisateur existant.
Groupes
Les groupes permettent de manipuler les droits d'accès attribués à un ensemble d'utilisateurs.
Rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général", onglet "Gestion des groupes". Depuis
cette interface, vous pouvez Ajouter/Supprimer/Modifier des groupes.
Ajouter
Pour ajouter un groupe, il suffit de cliquer sur "Ajouter un groupe". Un nouveau groupe sera créé
avec par défaut, tous les droits et aucun utilisateur.
Pour modifier un groupe, plusieurs catégories sont disponibles dans la partie droite de l'écran:
• Pages : Restreindre l'affichage des pages (exemple la page de paramétrage des index)
©Sage 2017 74
Documentation Sage 100c Scan Connect
Supprimer
Pour supprimer un groupe, il suffit d’effectuer un clic droit sur ce dernier pour ouvrir un menu
contextuel, et cliquer sur "supprimer".
Dupliquer
Il peut être intéressant de créer de nouveaux groupes par duplication.
Cette méthode permet de créer un nouveau groupe avec les mêmes droits qu'un groupe existant.
©Sage 2017 75
Documentation Sage 100c Scan Connect
Présentation
Sage 100c Scan Connect vous permet de gérer les sessions des utilisateurs connectés à la
solution. Votre licence vous autorise à avoir un nombre limité de consoles simultanées, chaque
session représente une de ses consoles.
Pour consulter celles-ci, rendez-vous sur la page "A propos" -> "Gérer les sessions"
Session
Création
Pour utiliser la solution, chaque utilisateur doit ouvrir une session :
• Sage 100c Scan Connect avec authentification: La session est créée au clic sur le bouton
connexion si celle-ci est valide.
• Sage 100c Scan Connect sans authentification: La session se créée automatiquement avec
l'utilisateur prédéfini lorsque le logiciel est lancé.
Composition
Une session est composée de plusieurs informations:
Un même identifiant peut être utilisé en même temps sur deux machines différentes mais cela
ouvrira deux sessions sur Sage 100c Scan Connect.
Suppression
Vous pouvez à tout moment supprimer une session en cliquant sur l'icône prévue à cet effet .
Cela libérera directement la session désirée, si vous aviez atteint votre nombre maximum de
consoles simultanées, un nouvel utilisateur pourra alors se connecter.
©Sage 2017 76
Documentation Sage 100c Scan Connect
Une fois sa session supprimée, l'utilisateur ne pourra plus effectuer aucune action sur Sage 100c
Scan Connect. Il lui faudra se reconnecter et donc recréer une session si la solution le lui permet.
Logs
Généralité
Dans cette partie de Sage 100c Scan Connect, il vous est possible de retracer toutes les actions
effectuées sur le logiciel par un utilisateur à un instant t.
Pour accéder à cette page, rendez-vous sur Configuration -> Paramétrage général -> onglet Logs
Présentation
• Catégorie: Grande catégorie à laquelle le log appartient (ici les dossiers comptables)
Les filtres
Pour vous aider à retrouver plus facilement le ou les logs voulus, différents filtres sont disponibles :
• Date de début: Vous permet de trier les logs supérieurs ou égaux à une date précise
• Date de fin: Vous permet de trier les logs inférieurs ou égaux à une date précise
©Sage 2017 77
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Catégorie: Vous permet de filtrer les logs qui appartiennent à une catégorie particulière
(Documents, Utilisateurs, Groupes, Modèles, Comptes, ...)
• Action: Vous permet de filtrer les logs relatifs à une action précise (Une suppression, Un ajout,
Une modification, ...)
• Utilisateur: Vous permet de filtrer les logs effectués par un utilisateur précis
• ID Cible: Vous permet de filtrer les logs concernant un objet précis de Sage 100c Scan Connect
Les logs ainsi filtrés sont affichés dans le tableau situé sous les différents filtres
Il vous est possible de contrôler le nombre de logs à afficher sur une même page en double
cliquant sur le nombre indiqué en haut à gauche
Si les logs sont trop nombreux pour être affichés, une pagination vous permet de parcourir ceux-ci
©Sage 2017 78
Documentation Sage 100c Scan Connect
Vérifier l’intégrité
Ce bouton vous permet de vérifier qu'aucun log n'a été modifié ou supprimé. En effet, chaque log
est relié aux logs qui l'entourent de cette manière si un log vient à manquer l'application est
capable de le détecter.
Attention !! plus le nombre de logs est grand, plus la vérification de l'intégrité sera longue.
Archivage
L'archivage permet de réaliser une sauvegarde de la base de donnée au moment de l'export. En
plus de cela, il peut alléger le volume de la base de donnés en éliminant les éléments antérieurs à
une date donnée.
Pour accéder à cette page, rendez-vous dans "Configuration"/"Paramétrage général" puis onglet
"Archivage".
Sauvegarde
Pour effectuer une sauvegarde de la base de données de Sage 100c Scan Connect, indiquez le
répertoire dans lequel l'export doit avoir lieu :
Pour utiliser un chemin contenant des espaces, il est nécessaire d'englober le chemin avec le
caractère ".
Quand l'export est terminé, Sage 100c Scan Connect affiche un rapport des actions réalisées. En
effet, après l'action d'export, la base de données est optimisée en enlevant les objets "orphelins"
ex: fournisseur sans dossier comptable associé.
©Sage 2017 79
Documentation Sage 100c Scan Connect
Un nouveau fichier sera créé dans le dossier d'export. Il sera nommé "mongo_archive" suivi de la
date d'export. Ce fichier contient la sauvegarde de la base de données avant son optimisation.
©Sage 2017 80
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Les documents : tous les documents déjà exportés antérieurs à la date donnée seront
supprimés.
• Les lots comptables : tous les lots déjà exportés et antérieurs à la date donnée seront
supprimés.
Le fait de supprimer des documents affecte la détection des doublons. Les documents archivés ne
seront pas confrontés aux nouveaux documents absorbés par Sage 100c Scan Connect.
©Sage 2017 81
Documentation Sage 100c Scan Connect
Guide utilisateur
• Numérisation des documents papier
• Vidéocoder un document
• Personnaliser un index
• Raccourcis claviers
• Information
Les documents mono page et multi pages devront être numérisés séparément. C'est à dire que 1
facture doit être égale à 1 fichier PDF.
Les factures fournisseurs mono page ou multi pages pourront être numérisées par lot (sous
condition que le multifonction ou scanner dispose de la fonction « séparateur de pages ») si les
factures disposent du même nombre de pages.
Les fichiers devront être numérisés au format PDF Image (Version 1.7 ou précédentes).
Les documents numérisés devront être d’une qualité suffisante pour permettre leur exploitation.
©Sage 2017 82
Documentation Sage 100c Scan Connect
Par défaut, la console essaye de se connecter à Sage 100c Scan Connect Server en local à
travers le port 8090 et l'utilisateur "anonymous".
• Login : anonymous
• Mdp : anonymous
Si le serveur Sage 100c Scan Connect est situé sur une autre machine, ou configuré avec un port
différent, le logiciel vous demande l'adresse du serveur :
©Sage 2017 83
Documentation Sage 100c Scan Connect
Après avoir saisi l'adresse IP ou le nom du serveur sur lequel est installé Sage 100c Scan Connect
Server, cliquez sur "Enregistrer".
Remarque : Par défaut, le port de connexion à Sage 100c Scan Connect est toujours 8090.
Dès que Sage 100c Scan Connect Console a réussi à communiquer avec Sage 100c Scan
Connect Server, la fenêtre de login apparaît et vous invite à vous connecter.
©Sage 2017 84
Documentation Sage 100c Scan Connect
Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de connexion, en allant dans l'onglet
"Configuration", puis "Connexion" :
©Sage 2017 85
Documentation Sage 100c Scan Connect
Vidéocoder un document
Dès l'interprétation des documents, ceux-ci sont disponibles et en attente de validation dans la
console de vidéocodage Sage 100c Scan Connect Console, dans l'onglet "Vidéocodage" :
©Sage 2017 86
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Identifiant : numéro unique de traitement du document attribué par Sage 100c Scan Connect
• Date de traitement : date à laquelle le document a été interprété par Sage 100c Scan Connect
Les informations affichées sont paramétrables : chaque champ du document peut être utilisé. Pour
ajouter ou réordonner les colonnes, rendez-vous dans "Configuration", puis "Paramétrage
général", onglet "Affichage".
(Cette page est décrite ici)
©Sage 2017 87
Documentation Sage 100c Scan Connect
Il est possible de filtrer les factures appartenant à un dossier particulier ou à un type de document,
à l'aide de la liste déroulante située en haut de la page :
Cette liste peut être rafraîchie à tout moment, en appuyant sur le bouton "Rafraîchir" :
Il existe également des raccourcis claviers qui permettent de sélectionner rapidement un ensemble
de documents (voir "Raccourcis claviers" section Raccourcis clavier sur la page principale)
©Sage 2017 88
Documentation Sage 100c Scan Connect
Réinterpréter
Il est possible de réinterpréter manuellement des documents avec le bouton suivant après avoir
sélectionné des documents.
Suppression de documents
Il est possible de supprimer des documents. Sélectionnez ceux-ci, et appuyez sur le bouton de
suppression situé en bas à droite. Une confirmation sera demandée avant la suppression définitive
dans documents.
Déverrouillage de documents
Si des documents ont été verrouillés par un autre utilisateur qui a commencé à les vidéocoder et
que vous avez besoin de les vidéocoder à sa place (Exemple : le collaborateur a quitté son poste),
il est alors possible de déverrouiller ces documents en sélectionnant ceux-ci à l'aide des cases à
cocher de la colonne de droite :
©Sage 2017 89
Documentation Sage 100c Scan Connect
Cette action est soumise à des droits particuliers : seuls les utilisateurs ayant les droits nécessaires
peuvent déverrouiller les documents utilisés par d'autres utilisateurs.
©Sage 2017 90
Documentation Sage 100c Scan Connect
Zoom
Il est possible de zoomer ou dézoomer sur la facture à l'aide du curseur situé à gauche.
Le zoom peut aussi être actionné à l'aide de la molette de la souris en appuyant simultanément sur
la touche "CRTL".
Ou alors en sélectionnant une zone à l'aide du clic droit de la souris et en appuyant simultanément
sur la touche "ALT".
©Sage 2017 91
Documentation Sage 100c Scan Connect
©Sage 2017 92
Documentation Sage 100c Scan Connect
Une miniature du document suivant et précédent est également affichée dans l'espace de
visualisation.
©Sage 2017 93
Documentation Sage 100c Scan Connect
Métadonnées
• Le Dossier et le modèle peuvent être positionnés à l'aide d'une liste déroulante.
• Le Fournisseur est une saisie libre avec une liste de propositions qui s'affiche en fonction des
premières lettres saisies. Pour créer un nouveau fournisseur il suffit de saisir son nom sans
tenir compte des propositions de l'autocomplétion. Le bouton situé à côté permet d'ouvrir la
fiche du tiers.
Informations
Les informations représentent les champs disponibles pour le document. Sage 100c Scan Connect
vous propose les valeurs qu’il a détectées sur le document en cours.
©Sage 2017 94
Documentation Sage 100c Scan Connect
• En rouge pour indiquer que la valeur n'est pas conforme au type de donné attendue ou qu'une
valeur doit obligatoirement être saisie.
• En Bleu pour indiquer que Sage 100c Scan Connect a déduit ou calculé cette information car
elle est absente ou illisible dans le document en cours
• En Jaune pour indiquer que la valeur n'a pas été trouvée, et n'a pas pu être déduite. Sage 100c
Scan Connect a proposé la valeur par défaut.
©Sage 2017 95
Documentation Sage 100c Scan Connect
A la fin de chaque saisie quand l'utilisateur quitte un champ, la valeur saisie est parfois reformatée
pour conserver une constance par rapport aux types. C'est le cas pour les champs numériques et
de date.
Les champs de type date ont une icône de calendrier sur leur gauche. Ils permettent d'ouvrir un
calendrier afin de sélectionner facilement une date.
Il est possible de modifier tous les champs manuellement en saisissant de nouvelles valeurs avec
le clavier. Il est également possible de sélectionner des valeurs directement sur le document. Pour
cela il faut sélectionner un champ, puis à l'aide de la souris, faire un "cliquer-glisser" sur l'image
du document dans la partie gauche de la fenêtre.
Cliquez sur le bord supérieur gauche de la zone puis déplacer la souris en gardant le doigt sur le
bouton :
©Sage 2017 96
Documentation Sage 100c Scan Connect
Validation du document
Une fois que cette étape de vérification est terminée, vous pouvez appuyer sur le bouton "Valider"
situé en dessous des champs préalablement vérifié. Le document suivant de la sélection sera
ensuite affiché. Si tous les documents ont étés traités, un message vous informe que "vous avez
traité tous vos documents" et vous retournez sur le tableau récapitulatif des documents après avoir
fermé la fenêtre de videocodage.
Général
Où les trouver ?
Pour utiliser les modèles, vous devez tout d'abord vous rendre dans la partie vidéocodage de
l'application. Vous pourrez alors apercevoir en haut à droite de votre écran le modèle utilisé pour la
facture en cours.
©Sage 2017 97
Documentation Sage 100c Scan Connect
Définition
Il ne faut pas confondre "modèle" et "type de document". Un "type de document" par exemple :
Facture d'achat, Facture de vente, Email, Bon de livraison ... représente le "genre" auquel le
document appartient. Un "modèle" lui représente un "sous-type de document" (voir schéma ci-
dessous)
Les frais généraux et les frais d'exploitation sont deux modèles différents mais chaque document
qui correspond à un de ces modèles est de type facture d'achat.
©Sage 2017 98
Documentation Sage 100c Scan Connect
Pour ne pas perturber l'utilisateur qui ne se sert pas des modèles, la configuration par défaut
de Sage 100c Scan Connect est la suivante
En effet, les modèles de document vous permettent de définir différentes utilisations pour un même
type de document.
Reprenons notre exemple, si un utilisateur veut effectuer deux traitements différents pour ces frais
généraux et ces frais d'exploitation, il pourra le faire en créant deux modèles de type facture
d'achat avec des noms différents (Frais généraux, Frais d'exploitation). Il pourra alors choisir les
index à trouver dans chaque cas, si le modèle contient des écritures comptables, si les
personnalisations sont communes pour tous les dossiers sur ce type de documents.
Utilisation
Si l'utilisateur veut modifier un modèle déjà créé, il lui suffit de cliquer sur l'icône située à côté
du nom du modèle à modifier.
Une fenêtre s'ouvre alors, celle-ci contient les informations de votre modèle.
©Sage 2017 99
Documentation Sage 100c Scan Connect
• Nom : Nom du modèle affiché aux utilisateurs et dans les différents menus de l'application
• Type : Type de document auquel est attaché le modèle (Facture, d'achat, Facture de vente, ...)
• Mots-Clés : Ce sont ces mots clés qui vont permettre à Sage 100c Scan Connect de
différencier vos différents modèles, il faut donc être très rigoureux dans le choix de ceux-ci.
(Vous pouvez sélectionner vos mots-clés directement avec votre souris sur le document en
cours ou taper ceux-ci au clavier. Les différents mots-clés devront être séparés par des ;
Ex. Avenue des îles; compagnie Corporation -> Sage 100c Scan Connect comprendra 2 mots-
clés : Avenue des îles et compagnie Corporation
Il ne faut pas confondre les mots-clés qui permettent à Sage 100c Scan Connect de trouver votre
modèle. Avec les mots-clés du tiers cités sur cette page, qui eux vous permettent de trouver votre
tiers.
1. de changer la sélection du modèle en cours pour vous placer sur la sélection vide
2. Vous voyez alors l'icône sur la droite du nom du modèle changer. Cliquer sur celui-ci
4. Modifier les informations pour créer votre nouveau modèle. ATTENTION: N'oubliez pas de
remplir les mots-clés pour que Sage 100c Scan Connect puisse détecter votre modèle. Sans
ceux-ci, aucune détection automatique ne pourra être effectuée
5. Valider
6. Pour valider que Sage 100c Scan Connect reconnaisse bien ce nouveau modèle pour le type
de document en cours vous pouvez appuyer sur le bouton de réinterprétation. Une fois la
réinterprétation effectuée :
a. Si le nom du modèle qui apparaît correspond à votre nouveau modèle. Cela veut dire
que Sage 100c Scan Connect a correctement identifié celui-ci à l'aide de vos mot-clés
b. Sinon, il vous faudra modifier vos mots-clés. En essayant de trouver des mots
pertinents sur ce modèle de document.
1. de vous rendre dans l'espace de gestion des index. Configuration > Paramétrage des index
4. Sélectionner le modèle
o Siret du tiers
o Mots-Clés
o Mots-Clés
Mots-Clés: Ce champ est utilisable dans tous les types, il permet à l'utilisateur de renseigner des
mots ou des portions de phrase, séparés par des points virgules, qui permettront à Sage 100c
Scan Connect d'identifier le tiers en question
ATTENTION: Les champs utilisés lors de la reconnaissance des tiers ne sont pas
personnalisables.
Détection du tiers
Tiers détecté
Si une ou plusieurs de ces informations correspondent à ceux de la fiche tiers d'un tiers dans le
"référentiel tiers", alors Sage 100c Scan Connect affectera automatiquement ce tiers au document
sans ouvrir sa fiche (vous pouvez toujours accéder à la fiche du tiers avec le bouton ).
Sage 100c Scan Connect vous demandera de lui indiquer le nom du tiers à utiliser pour ce
document :
• Si le tiers existe déjà: Celui-ci sera affiché dans une liste au fur et à mesure que vous saisissez
son nom et vous pourrez le sélectionner.
Si le tiers n’était pas positionné à l’ouverture du document, cela signifie que les informations
contenues dans la fiche de ce tiers n'ont pas permis à Sage 100c Scan Connect de l'identifier.
Nous vous conseillons donc de corriger ou compléter les informations saisies dans la fiche du
fournisseur.
Cas particulier: Si cette fiche ne contient aucune information, Sage 100c Scan Connect
affichera un message vous invitant à en renseigner ou à utiliser les valeurs qu'il a détecté pour
la remplir.
• Si le tiers n'existe pas: Sage 100c Scan Connect créera ce nouveau tiers à l'aide du nom saisi
et vous proposera les informations qu'il a détectées sur le document pour enrichir directement
sa fiche tiers.
• Dans le cas d’un nouveau tiers, si une valeur a été détectée, elle est directement poussée
dans la fiche tiers
• L’information détectée est différente de la fiche tiers, l’icône permet de changer entre la
valeur détectée et celle de la fiche
Personnaliser un index
Description
Vous pouvez personnaliser la zone où Sage 100c Scan Connect récupère la valeur d'un index.
En effet, certains index peuvent être ambiguës (exemple : la date, la date d'échéance ou le numéro
de facture, ...), car d'autres valeurs du document peuvent parasiter la recherche (date de livraison,
numéro de colis …). Dans ce cas, vous pouvez spécifier la façon où Sage 100c Scan Connect
récupère la valeur de chaque index pour un tiers donné, ou un dossier donné (la personnalisation
par tiers ou par dossier est choisie via la modèle appliqué à la facture). Ce choix est disponible
dans le modèle de document.
On reconnait une zone de personnalisée à sa couleur. En effet sur Sage 100c Scan Connect les
zones ont un code couleur spécifique:
Personnalisation simple
1. Sélectionner le champ à personnaliser parmi la liste des informations situées à droite de votre
écran
2. Maintenez la touche CTRL enfoncée pour rendez-vous sur l'image de votre document pour
sélectionner la zone, vous remarquerez que votre curseur a changé et ressemble à une croix
. Il vous indique que vous êtes en mode personnalisation. Toujours en gardant la touche
CTRL enfoncée, appuyé sur le bouton gauche de votre souris et maintenez celui-ci enfoncé
en faisant glisser votre zone pour encadrer le texte que Sage 100c Scan Connect aurait dû
choisir pour votre index.
Conseil
N'hésitez pas à effectuer une zone assez grande autour de votre valeur. Celle-ci ne sert que de
restriction pour Sage 100c Scan Connect ne soyez donc pas trop précis.
Si vous personnalisez un index qui se multiplie, ex.Total HT, Total HT(1), Total HT(2). La
personnalisation sera globale pour l'index HT, elle n'est pas définie pour chaque multiplication de
cet index. Dans ce cas précis, n'hésitez pas à personnaliser une grande zone contenant toutes les
valeurs de ces index (dans cet exemple ceux-ci sont très souvent alignés verticalement donc une
grande zone verticale sur la colonne est la bonne solution).
Personnalisation avancée
Pour aller plus loin dans la personnalisation vous pouvez double cliquer sur une zone déjà
personnalisée pour afficher le mode édition de personnalisation.
• Entrer dans l'assistant de personnalisation qui vous permettra de changer les modèles
qui permettent de trouver les différentes valeurs d'un index, de rendre certains d'entre eux
prioritaires, ou encore d'ajouter des marqueurs.cf paragraphe suivant marqueur/valeur
• Changer le type de recherche pour cette zone: Par défaut le type de recherche est
Vertical/Horizontal en cliquant sur ce bouton vous pouvez faire défiler les différents types de
recherche qui sont: Zone fixe, Vertical, Horizontal.cf paragraphe suivant type de zone de
recherche
Marqueur/Valeur
Sage 100c Scan Connect propose à l'utilisateur des valeurs pour les différents index configurés.
Ces valeurs sont repérées sur le document et ensuite associées à des marqueurs. Un marqueur
est un mot-clé (exemple pour un numéro de facture: N°, numéro, Num, Facture). Celui-ci permet à
Sage 100c Scan Connect d'éliminer les valeurs trop éloignées géographiquement de lui. En
associant ainsi les différentes valeurs et les différents marqueurs, nous obtenons des couples
marqueur/valeur. Sage 100c Scan Connect sélectionne alors le couple le plus pertinent (bien
alignées, ou très proches, ..)
• Zone fixe: La valeur sera recherchée au sein de la zone mais pas ailleurs
• Zone verticale: La valeur sera recherchée dans un premier temps au sein de la zone. Mais si
elle n'est pas trouvée, la zone se déplacera dans un couloir vertical sur tout le long de la facture
pour essayer de trouver une valeur correspondante. (Représentée par une grande zone jaune
verticale en mode édition de personnalisation)
• Zone horizontale: La valeur sera recherchée dans un premier temps au sein de la zone. Mais si
elle n'est pas trouvée, la zone se déplacera dans un couloir horizontal sur tout le long de la
facture pour essayer de trouver une valeur correspondante. (Représentée par une grande zone
jaune horizontale en mode édition de personnalisation)
Personnalisation experte
• Marqueur: si un marqueur apparaît dans la zone de texte cela veut dire que Sage 100c Scan
Connect a reconnu un marqueur parmi ceux qu'il connait pour cet index dans votre zone de
personnalisation. Si la zone de texte est vide vous pouvez entrer un marqueur contenu dans la
zone, Sage 100c Scan Connect l'enregistrera alors comme marqueur potentiel pour cet index.
• Valeur: Dans la zone de texte apparaît tout le texte présent dans votre zone de texte. Procédez
donc par étape:
a. Effacez les mots qui ne correspondent pas à la valeur voulue pour l'index
b. Regardez si Sage 100c Scan Connect connait un modèle pour cette valeur:
cette icône vous avertit que Sage 100c Scan Connect connait un modèle
qui pourra être appliqué pour trouver cette valeur
cette icône vous avertit que Sage 100c Scan Connect ne peut pas
reconnaître cette valeur via les modèles connus. Il vous faut donc lui apprendre
un nouveau modèle. Vous avez pour cela deux choix:
• Vous avez suivi la formation des regex: Vous pouvez cliquer sur "Mode
avancé", ce qui vous permet d'obtenir cette interface:
c. Sage 100c Scan Connect utilise ces regex pour trouver les valeurs
acceptables pour un index et celles-ci sont appliquées une par une. Cela
implique que si Sage 100c Scan Connect trouve des valeurs avec une
des regex positionnée avant la nouvelle que vous avez ajoutée, votre
regex ne sera pas utilisée puisque des valeurs seront déjà trouvées. Pour
pallier à ce problème vous pouvez définir des regex en tant qui
"prioritaire" simplement en cliquant sur l'étoile située sur la droite de sa
ligne
Pour plus d'information sur la configuration d'un index il vous suffit de consulter la rubrique gestion
des index.
Pour ce qui est de la configuration d'un index ligne article, il vous suffit de double cliquer sur
l’entête de la colonne correspondant à l'index que vous voulez modifier.
réinterprétant votre document (clic sur le bouton en bas de l'interface) pour que
Sage 100c Scan Connect applique vos dernières personnalisations et ainsi voir instantanément si
celles-ci fonctionnent ou non et les modifier en conséquence.
Attention !! N'oubliez pas de vérifier qu'un tiers soit reconnu pour ce document si vous voulez que
Sage 100c Scan Connect puisse enregistrer vos personnalisations
2. un menu s'ouvre alors, il vous suffit de sélectionner l'option "Voir toutes les personnalisations"
pour que celles-ci apparaissent
3. Si vous voulez les faire disparaître, il vous suffit de cliquer une seconde fois sur cette option.
Général
Sage 100c Scan Connect vous permet d'effectuer des écritures comptables sur certains modèles
de document et si votre logiciel dispose du module Comptabilité.
Avant d'effectuer ces écritures comptables il vous faudra vidéocoder les informations de votre
document, où choisir un document déjà vidéocodé auparavant dans le tableau d'accueil identifié
par l'icône
• Si vous êtes en vidéocodage de document, il vous suffit de cliquer sur l'onglet Écritures
• Si votre document a déjà été vidéocodé, vous entrerez alors directement en mode édition
d'écriture
• En double cliquant sur une information, puis en entrant manuellement la nouvelle valeur de
celle-ci
Quand une information est modifiée, Sage 100c Scan Connect ouvre alors cette fenêtre :
Celle-ci vous permet simplement de régénérer vos écritures comptables si une informations
importantes a été modifiée. Ex. Si le libellé est constitué du numéro de facture et que vous venez
d'effectuer une modification sur celui-ci, il est de bonne augure de régénérer vos écritures.
Il n'est absolument pas obligatoire de régénérer vos écritures si l'information modifiée ne les affecte
pas. Votre modification sera tout de même enregistrée.
Journal comptable
Le choix du journal comptable vous permettra de classer vos écritures dans le bon lot d'export, et
d'inverser les colonnes de celles-ci si vous venez à choisir un Journal de vente. Ses journaux sont
paramétrables pour chaque dossier.
Modèles d'Ecriture
Parmi les modèles, un est désigné comme modèle par défaut, ainsi Sage 100c Scan Connect
l'appliquera automatiquement à votre entrée dans le module comptable. Il vous est bien sûr
possible de changer de modèle à tout moment. Sage 100c Scan Connect recalculera alors vos
Chaque tiers à un modèle d'écriture préconstruit par le logiciel appelé "Ecriture standard"
Ajouter un modèle
L'ajout d'un modèle d'écriture se fait via le bouton . Vous rentrez alors en mode édition, il vous
et de valider en cliquant sur ou annuler en cliquant sur . Une fois le modèle validé il vous
suffit de remplir vos lignes d'écritures correspondant à celui-ci et à valider le document.
L'enregistrement du modèle se fera automatiquement à la validation du document.
Supprimer un modèle
Pour sélectionner un modèle par défaut il vous suffit d'appuyer sur l'icône située à gauche de
son nom. Cet icône à deux positions:
Quand vous désignez un modèle par défaut tous les autres modèles sont changés pour ne plus
être par défaut
Écritures comptables
Le modèle d'écriture comptable standard de Sage 100c Scan Connect se présente comme ceci:
Vous pouvez supprimer, ajouter, changer l'ordre des lignes, équilibrer vos lignes ... en utilisant les
raccourcis disponibles sur cette page.
Ajouter un compte
Pour ajouter un compte sur une ligne comptable, il vous suffit de:
1. Commencer à taper le début du numéro de compte ou une partie du libellé de celui-ci dans la
colonne Compte
2. Sélectionner ensuite à l'aide du clavier ou de la souris, le compte voulu dans la liste. Vous
pouvez directement appuyer sur la touche entrée s'il ne reste qu'un seul compte dans celle-ci.
3. Votre compte est correctement affecté à la ligne, pour le changer il suffit de faire la même
manipulation.
Modifier le libellé
Pour modifier le libellé d'une ligne:
3. Appuyez sur entrée ou quittez la cellule pour valider le changement seulement sur cette ligne
OU Appuyer sur CTRL + Entrée pour appliquer le changement sur toutes les lignes.
Si vous voulez modifier la manière dont le libellé est construit, il faut vous rendre sur la page
Comptabilité -> configuration pour modifier la configuration globale pour tous les dossiers. Ou alors
Configuration -> Dossier -> Sélectionner un dossier -> Configuration comptable pour modifier la
construction du libellé seulement pour ce dossier.
Valider le document
Pour valider le document, les écritures doivent être complètes et équilibrées:
1. Toutes les lignes ayant un montant dans la colonne Débit ou la colonne Crédit doivent avoir un
compte comptable renseigné.
2. La somme de la colonne Débit doit être égale à la somme de la colonne Crédit. Vous pouvez
retrouver ces informations sous votre tableau d'écritures. Le code couleur est le suivant :
1. Si vous entrez un montant aléatoire: Votre document sera enregistré avec les lignes que vous
avez entrées mais Sage 100c Scan Connect n'enregistrera pas ce montant dans votre modèle
courant car il ne peut pas le relier à un index.
2. Si vous entrez un montant correspondant à un index du document, celui-ci sera relié à l'index
dans le modèle pour être replacé automatiquement la prochaine fois que vous utiliserez ce
modèle
3. Si vous entrez un pourcentage correspondant à un index ex. 20% du TTC, pour que votre
calcul soit enregistré dans le modèle, il vous faudra obligatoirement que la somme de certaines
de vos lignes correspondent à 100% du TTC. ex.
Cette écriture contient bien plusieurs lignes dont la somme correspond à 100% du TTC. Sage
100c Scan Connect conservera donc bien ces différentes lignes dans le modèle courant.
Vous pouvez effectuer un calcul directement dans une cellule de votre tableau il vous suffit de
commencer votre calcul par =. ex. si vous voulez obtenir 20% de 80.4 il vous suffit d'écrire
=0.20*80.4 et d'appuyer sur la touche entrée.
Quand il est dit que Sage 100c Scan Connect n'enregistrera pas votre montant ou le calcul
correspondant à votre montant dans son modèle, cela ne veut pas dire que ce montant ne figurera
pas dans l'écriture. Le montant sera enregistré tel quel dans l'écriture, mais ne sera simplement
pas reproduit si vous utilisez à nouveau ce modèle sur un autre document.
Raccourcis claviers
Général
Sage 100c Scan Connect intègre une fonction de recherche qui peut être utilisée de deux manières
:
• Rechercher un document à partir d'un texte connu dans celui-ci parmi la longue liste de
documents en attente dans Sage 100c Scan Connect
• Rechercher toutes les occurrences d'un texte au sein d'un document lors du vidéocodage de
celui-ci
Une fois sur cette page, Il vous suffit d'appuyer sur CTRL + F pour activer la zone de recherche.
• Il ne vous reste plus qu'à entrer le texte qui permettra de filtrer les documents en attente
• Appuyer sur la touche entrée pour lancer la recherche (pour ré-afficher l'ensemble des
documents videz le champ texte et appuyez sur entrée)
• En appuyant sur la touche entrée vous pouvez vous déplacer vers la prochaine occurrence
trouvée pour repérer l'emplacement de toutes les occurrences.
Information
Présentation
Sage 100c Scan Connect possède une page vous permettant de retrouver les informations liées à
vos licences. Pour consulter celle-ci, rendez-vous sur "A propos" -> Informations
Description
Sur cette page, vous retrouvez :
• Nombre de documents autorisés: Nombre maximum de documents que vous pouvez absorber
via la solution en une année. Votre nombre actuel de documents est aussi renseigné.
• Nombre de consoles autorisées: Nombre de sessions simultanées autorisées sur Sage 100c
Scan Connect. Pour gérer celles-ci veuillez consulter cette page.
• Licences: Vous pouvez consulter vos licences qui permettent l'utilisation de Sage 100c Scan
Connect. Chaque licence vous donne un nombre de documents par an, ainsi qu'un nombre de
consoles en simultanée. Les licences se cumulent.
Exemple: licence1 : 1000 documents / 2 sessions + licence2 : 2000 documents / 1 session ->
Sage 100c Scan Connect avec 3000 documents / 3 sessions