CHAPITRE 2 : Caractéristiques du Système d’Information de Gestion (SIG)

Devant la masse de données et la répétition des traitements à opérer,

l’informatique s’est introduite dans l’entreprise et s’est érigée en système, décidant de
l’information qu’il fallait produire, à quel rythme et sous quelle forme. Pour exploiter
rationnellement cette matière première qu’est l’information, est apparue la nécessité
de disposer d’un véritable système qui permet de fournir en temps opportun
l’information nécessaire et pertinente. D’où l’émergence des systèmes d’information.
Toute entreprise qu’elle soit petite ou grande, à but social ou lucratif se conçoit mal
sans système d’information. Ce dernier est considéré comme un outil efficace d’aide à
la prise de décision, à la compétitivité et donc à la baisse des coûts. Les systèmes
d’information en tant que composante essentielle de toute entreprise ou organisation
prospère sont devenus un champ d’étude indispensable dans l’administration des
affaires et la gestion.

I- Les systèmes d’informations et les gestionnaires utilisateurs

1- Les SI comme une perspective de l’entreprise et du gestionnaire utilisateur

Les systèmes d'information peuvent jouer un rôle capital dans le succès d'une
entreprise. Ils fournissent l'information dont l'entreprise a besoin pour une exploitation
efficiente et une gestion efficace; et pour maintenir ou obtenir son avantage sur les
concurrents. Néanmoins, les S.I. peuvent échouer s’ils n'appuient pas correctement les
objectifs stratégiques, les opérations commerciales ou encore s'ils ne comblent pas les
besoins des dirigeants. Ils peuvent mettre en jeu le succès et même la suivie de
l'entreprise. Par conséquent, une gestion saine des systèmes d'information constitue un
défi pour les dirigeants.

Les cadres d'aujourd'hui ont besoin de différents types de systèmes

d'information, lesquels comprennent les systèmes d'information informatisés, les
systèmes manuels (papier, crayon) et les systèmes parallèles (bouches à oreille). Toute
personne qui utilise un système d'information, ou l'information qu'il fournit, est un
utilisateur final ou un utilisateur. Un gestionnaire-utilisateur est un dirigeant, un

1
entrepreneur ou un cadre qui a personnellement recours aux systèmes d'information.
La plus part des gestionnaires sont donc des gestionnaires utilisateurs.

Pour les gestionnaires utilisateurs, les S.I. représentent donc:

 Un service fonctionnel essentiel dont dépend la réussite de l'entreprise au même

titre que la Comptabilité, la finance, la gestion de l'exploitation, le marketing et
la GRH.
 Une part importante des ressources de l'entreprise et de ses frais d'exploitation;
 Un élément capital qui influe sur le rendement opérationnel, la productivité et la
motivation des employés ainsi que le service à la clientèle;
 Une source importante d'information et l'appui nécessaire à la prise de décision
efficace des gestionnaires ;
 Un ingrédient nécessaire à la mise au point des produits et de services
concurrentiels qui donnent à l'entreprise un avantage stratégique sur les marchés
internationaux.

2- Notion de système

Avant les années 1970, l’entreprise était considérée comme une addition de
services aux fonctions délimitées et les employés percevaient cela comme ayant
parfois des visées contradictoires, voire antagonistes.

C’est dans les années 1970 que l’entreprise est analysée comme un système.
C'est-à-dire : un ensemble d’éléments matériels et immatériels inter-reliés transformant
par un processus les éléments d’entrée (inputs) en élément de sortie (output).

L’entreprise est alors considérée comme un ensemble d’éléments (des moyens

humains, matériels, financiers et techniques) en interrelations.

Comme tout système, l’entreprise est un système :

 Ouvert sur l’environnement

 Il est finalisé (but = profit…)
 Il est en constante évolution

2
 Pour parvenir à son but, le système tient compte de son environnement et régule
son fonctionnement en s’adaptant aux changements.

Les éléments du système sont eux-mêmes des systèmes (ou sous-systèmes.

L’entreprise peut se décomposer en 3 sous-systèmes :

 Le système de décision
 Le système d’information
 Le système opérant

Le système opérant transforme les flux physiques en flux de sortie. Il peut être
contrôlé par un autre système situé en amont appelé système de décision ou système de
gestion ou système de pilotage. Ce dernier assure la régularisation et le contrôle du
système opérant notamment en décidant de son comportement compte tenu des
objectifs de l’entreprise.

Le système de pilotage reçoit du système opérant par l’intermédiaire du système

d’information les données brutes et les informations nécessaires à la prise de décision.
Pour accomplir cette tâche, le système d’information qui assure l’interface entre les
deux structures est ouvert sur l’environnement externe avec lequel il échange des
informations. Il reçoit du système opérant des données collectées ou produites par
elles-mêmes, les transforment en informations utiles et informe le système de pilotage
des performances du système opérant et parallèlement transfert au système opérant les
instructions du système de gestion. Ce processus est représenté par le schéma suivant :

Schéma : Les différents systèmes au sein des organisations

SYSTEME DE PILOTAGE
Flux des
Flux des
matières SYSTEME D’INFORMATION Produits
premières

SYSTEMEOPERANT

LE SYSTEME D’ORGANISATION

3
 II- Généralités sur les systèmes d’information de gestion

1-Définition du système d’information

Un système d'information est un ensemble de personnes, de procédures et de

ressources qui recueillent de l'information, la transforment et la distribuent au sein
d'une organisation. Pour Mélèse, « le système d’information est l’ensemble interactif
de toutes les situations informelles (tous les échanges d’informations signifiantes) ».
Ainsi, Un système d’information est l’ensemble des ressources (matériels, logiciels,
données, procédures, humains, …) structurés pour acquérir, traiter, mémoriser,
transmettre et rendre disponible l’information (sous forme de données, textes, sons,
images, …) dans et entre les organisations.

On appelle système d'information automatisé, l'ensemble des moyens et

méthodes se rapportant aux traitements automatisés des données de l'organisation. Il
se compose de matériels, logiciels et des réseaux de communication.
Alter (1999) propose de considérer un système d’information comme un cas
particulier de « système de travail ». Il définit d’abord un système de travail (work
system) comme « un système dans lequel des participants humains et/ou des machines
exécutent un processus d’affaires en utilisant de l’information, une technologie et
d’autres ressources pour produire des produits ou des services destinés à des clients
internes et externes ». Il définit ensuite un système d’information comme « un système
de travail dont les fonctions internes sont limitées à traiter l’information en exécutant
six types d’opérations : saisir, transmettre, stocker, retrouver, manipuler, afficher
l’information ». Le rôle d’un système d’information est de produire de l’information
et/ou d’assister ou automatiser le travail exécuté par d’autres systèmes de travail. Il est
en outre nécessaire, selon Alter, de distinguer deux aspects dans tout système
d’information :
 Le contenu qui exprime directement le rôle du système d’information dans le
système de travail : informations fournies, règles de gestion utilisées, etc. Ce
contenu est très directement déterminé par la nature du processus exécuté par
le système de travail et exprime, en priorité, la vision de l’utilisateur.
 L’appareillage qui correspond à la technologie utilisée, par exemple, les
4
 caractéristiques physiques de l’ordinateur ou du réseau, le logiciel de base, le
langage de programmation, etc.).

2- Les fonctions du système d’information

Un système d’information se compose de quatre fonctions :

- La collecte des données : elle suppose la recherche des informations relatives à la

gestion de l’entreprise. Ces informations peuvent être internes ou externes à
l’entreprise. Elles seront ensuite traitées par une utilisation immédiate ou ultérieure en
fonction du moment de la prise de décision.

- Mémorisation des données : elle fait référence à la capacité dont fait preuve un
système à conserver un objet ou un élément pendant une période donnée par
conséquent elle suppose non seulement l’aptitude à stocker les données mais aussi la
faculté de pouvoir les restituer à tout moment.

- Traitement des données : la fonction de traitement constitue la fonction active du

SI. Ce concept de traitement implique donc une transformation du stock des données
primaires collectées dans l’environnement. Traiter ne signifie pas création
supplémentaire des informations mais simplement réorganisation pour une utilisation
facilitée. Cette fonction permet donc de réduire la complexité de l’information
primaire et d’éviter la saturation des capacités de stockage.

- Communication des données traitées : c’est la fonction qui permet au système de

diffuser à l’environnement (système dit ouvert).

3- Les composantes du système d’information

Un système d’information est un ensemble organisé : il n’est pas une simple

juxtaposition d’éléments ; les différents éléments sont articulés, combinés pour
répondre à des exigences précises d’acquisition, de traitement, de stockage ou de
communication d’informations. Ainsi, un système comporte différentes ressources :
- Personnes : il n’y a pas de système sans personnes ; ce sont soit des
utilisateurs, c’est-à-dire des employés, des cadres qui pour l’exécution de leurs tâches
utilisent l’information produite par le système ou contribuent à l’acquisition, au
5
stockage, au traitement ou à la communication d’informations, soit des spécialistes des
systèmes d’information (analystes, programmeurs, opérateurs, etc.) dont la fonction
exclusive consiste à concevoir, implanter, faire fonctionner un système d’information ;
- Matériel informatique: Le matériel informatique est un équipement
électronique et mécanique pour réaliser : les entrées, les sorties, les mémoires de
masse pour le stockage des données et des programmes, le processeur central pour le
traitement, le réseau de communication pour la transmission des messages. C’est
l’ensemble de tous les dispositifs physiques utilisés et les différents supports de
l’information (feuilles de papiers, disques magnétiques…) ;
- Logiciels et procédures : dans l’hypothèse où le système d’information
comporte des ordinateurs, le logiciel correspond à l’ensemble des programmes
d’application et de service nécessaire à leur fonctionnement. Ce terme désigne les
instructions qui dirigent les opérations du matériel informatique. Les logiciels peuvent
être classés en deux catégories : les logiciels de base et les logiciels d’application. Les
procédures sont décrites dans des manuels à l’usage des membres de l’entreprise. Il
existe trois types de documentation concernant les procédures liées à l’information : le
guide de l’usager, les instructions pour la préparation des données d’entrées, le manuel
d’instructions pour l’exploitation du système. Ces phases automatiques de traitement
sont généralement articulées avec des phases manuelles au sein d’une procédure
décrivant le fonctionnement d’ensemble (qui fait quoi ? comment ? où ? quand ?). En
l’absence de matériel informatique, les procédures sont manuelles et il n’y a pas lieu
de préparer des logiciels ;
- Données : Une base de données contient toutes les données utilisées par les
logiciels d’application. La mémorisation physique des données est assurée par des
équipements de stockage (bandes, disques, disquettes, etc..). Ainsi, elles se présentent
sous des formes variées (caractères alphanumériques, textes, images, sons…), ces
ressources correspondent : à la matière première du traitement c’est-à-dire des données
brutes qui sont collectées et qui seront transformées pour répondre aux besoins des
différents utilisateurs. Ces données peuvent correspondre soit à des événements
nouveaux (par exemple la commande d’un client), soit à des informations de type
résultat de traitements antérieurs conservés pour être réutilisés.

6
 4-Les niveaux de définition des systèmes d’information

Niveau Caractéristiques Exemples

Individuel Système utilisé par un seul Suivi de tableaux de bord par un
individu à son poste de travail contrôleur de gestion, équipé
d’un micro-ordinateur et d’un
tableur.
Profession libérale (médecin)
Collectif Plusieurs individus dans La plupart des applications
l’organisation utilisent le même informatiques classiques :
système. Concerne une fonction, gestion de la paie, des
un service, un groupe, etc. commandes, etc.
Système d’aide à la décision de
groupe
Organisationnel Accessible à l’ensemble des Système de messagerie
membres de l’organisation. électronique généralisée.
Concerne toute l’organisation. Système de consultation de
documentation générale, etc.
Inter- Des organisations différentes Echange de Données
organisationnel s’entendent pour échanger et Informatisées (EDI) entre client
traiter, par des voies automatiques, et fournisseur (communication
des informations d’intérêt d’ordinateur à ordinateur)
commun.

III- Les Qualités d’un SI

Les principales qualités d’un SI sont :
 Rapidité et facilité d’accès à l’information : Un SI trop lent ou
compliqué peut décourager les utilisateurs, l’utilisateur doit pouvoir réagir au
plus vite, il doit être efficace et pertinent dans la prise des décisions ;
 Fiabilité des informations : les informations doivent être sûres et
fiables, le SI doit fournir des informations à jour ;
 Intégrité des informations : Le système maintient les
informations dans un état cohérent, Le SI doit savoir réagir à des situations qui
risquent de rendre les informations incohérentes ;
 Pertinence de l’information : Filtrer l’information en fonction de
l’utilisateur ;
 Sécurité et confidentialité de l’information : Sauvegarde,
machine à tolérance de panne élevée, sécurité contre la malveillance et les
attaques extérieures ;
7
 IV- Evolution des systèmes d’information

Au-delà du recours très fréquent, voire général aux outils informatiques, deux
caractéristiques de l’évolution des systèmes d’information méritent d’être relevées :
La génération progressive du traitement en temps réel : les potentialités
technologiques actuelles de l’électronique permettent aux systèmes d’information de
traiter en temps réel les informations, notamment en connectant automatiquement les
systèmes de décision et les systèmes d’information (Exemple : dès le passage des
clients aux caisses dans un supermarché, le stock est mis à jour et le logiciel propose
éventuellement au gestionnaire un réassortiment qui tient compte de la vitesse
d’écoulement constatée).
L’importance de l’interconnexion des réseaux : les techniques de
communication proposent des connexions de système d’information de plusieurs
organisation, mettant ainsi leur structure, leur procédure de travail en réseau pour
accélérer les échanges et améliorer ainsi la qualité du service (Exemple : le système
d’information de l’hypermarché peut être connecté au SI de son fournisseur et lui
transmettre automatiquement la commande en tenant compte des contraintes de plan
de charge de ce fournisseur, échange des données informatisées).