eManagement Intégré
de Projets de Recherche Partenariale :
Démarche Qualité orientée processus de l’Institut Carnot STAR
Memya CHERIF, Patrick PUJO
IC STAR – Université Paul Cézanne d’Aix-Marseille
Avenue Escadrille Normandie Niémen
13397 Marseille cedex 20 - France
memya.cherif@icstar.fr ; patrick.pujo@icstar.fr
Résumé— Cet article présente le déploiement de la démarche
Qualité visant au management intégré de l’Institut Carnot STAR.
Un Institut Carnot doit promouvoir et professionnaliser les
relations partenariales entre le monde de la recherche et le monde
socio économique. Après une étude approfondie de la démarche de
professionnalisation et des textes normatifs en vigueur, le
référentiel choisi et le système logiciel retenu pour mettre en œuvre
la démarche dans l’Institut Carnot STAR sont présentés et
justifiés. Il en résulte une organisation qui est détaillée, et les outils
qualité qui sont déployés conduisent à l’opérationnalisation et à la
mise en place du processus de management des projets de
recherche partenariale de l’Institut Carnot STAR, via un intranet
fondé sur l’outil eGroupWare. L’identification de projets de
recherche partenariale illustrera cette démarche.
Mots clefs - Management intégré, Gestion de projet de
recherche, Qualité, Recherche partenariale, Institut Carnot, FD X
50-551, eGroupWare
I. INTRODUCTION
Face à la mondialisation et à une concurrence accrue, le
dynamisme et la compétitivité des entreprises passent de plus
en plus par leur capacité à innover. De ce fait, la recherche
publique constitue un potentiel décisif de soutien au tissu
économique. Le dispositif Carnot de soutien à la recherche
partenariale, issu d’une initiative du Ministère de
l’Enseignement supérieur et de la Recherche, répond à cet
enjeu : l’Association des Instituts Carnot (AIC) regroupe 33
Instituts autour d'un engagement commun : « développer,
promouvoir et professionnaliser des relations partenariales de
qualité entre le monde socio-économique et celui de la
recherche … répondre aux besoins d’innovation des
entreprises afin de contribuer à dynamiser leur activité et
soutenir leur compétitivité » [1], en apportant aux laboratoires
et aux équipes de recherche un soutien ad hoc.
Un Institut Carnot est une structure de recherche
identifiable et visible, qui définit clairement sa stratégie de
recherche et son positionnement, avec une gouvernance propre
et une bonne organisation interne, respectant des critères de
professionnalisme et de qualité [2], [3]. Les grands axes de ce
dispositif consistent à renforcer la compétitivité industrielle,
dynamiser le développement économique, créer ou maintenir
Rachid BOUCHAKOUR
IC STAR – Université de Provence
Technopole de Château Gombert
13397 Marseille cedex 20 - France
rachid.bouchakour@im2np.fr
les emplois industriels, assurer l’ancrage de l’activité
industrielle, attirer les investissements et les compétences.
Pour cela les Instituts Carnot ont élaboré et adopté La Charte
des Bonnes Pratiques de Propriété Intellectuelle et de
Transfert des Connaissances et de Technologies [4] en vue de
mettre en place une organisation de soutien à la recherche
partenariale, améliorer des procédures de gestion et de suivi
des projets, le tout supporté par un système de gestion intégré.
La finalité de ce dispositif est de donner des assurances aux
partenaires industriels en termes de coûts, de respect des délais
et de maintien de la Qualité.
L’Institut Carnot STAR (pour Sciences et Technologies
pour les Applications de la Recherche) repose sur la
collaboration de 8 laboratoires (UMR et UPR CNRS) localisés
sur Marseille nord (campus de Saint Jérôme et technopôle de
Château Gombert). Leur objectif est de mettre en commun leur
potentiel d’innovation et de partenariat industriel. L’ensemble
de ces laboratoires représente un potentiel humain de 600
chercheurs permanents et 400 chercheurs temporaires
(doctorants, post doctorants et chercheurs invités). Ils offrent
un large spectre d’activités allant de la recherche fondamentale
aux innovations technologiques et couvrent globalement 4
thématiques scientifiques : ‘Matériaux’, ‘Microélectronique et
Nanoélectronique’, ‘Mécanique et Énergétique’, et
‘Traitement de l’Information et Systèmes’. L’Institut Carnot
STAR s’appuie sur un tissu industriel local extrêmement dense
et est impliqué dans 4 Pôles de Compétitivité : ‘Solutions
Communicantes Sécurisées’, ‘Cap énergies’, ‘Gestion des
risques et vulnérabilité des territoires’, ‘Mer, sécurité et sûreté
et développement durable’.
Après une présentation de la politique Qualité de l’Institut
Carnot STAR, nous détaillons la modélisation du processus de
pilotage déployé pour la gestion opérationnelle de projets de
recherche partenariale, au travers des phases et sous phases qui
constituent notre démarche. Ceci s’appuie sur l’analyse et le
choix de référentiels des normes en vigueur qui se rapportent à
la Qualité dans le domaine de la recherche. Suite à cela, nous
présentons l’outil de management sur lequel se base cette
démarche, sa présentation, ses fonctionnalités, sa mise en
œuvre et son développement. Enfin, nous terminons en
présentant le processus d’identification de projet.
 II. POLITIQUE QUALITÉ DE L’IC STAR
Pour valoriser le potentiel d’innovation de ses laboratoires,
l’Institut Carnot STAR vise à favoriser les collaborations entre
industriels et chercheurs, sur des projets à problématiques
industrielles. Sa politique sera donc d’inciter les équipes à
proposer de tels projets ou de soutenir et financer des
propositions obtenues par l’activité de recherche partenariale.
Dans ce cadre, l’Institut Carnot STAR a mis en place une
démarche Qualité pour le management intégré de ses projets
de recherche, dans le but d’assurer la satisfaction des
partenaires industriels, de déployer et de maintenir un système
de management de la qualité et de valoriser et de protéger les
résultats des recherches effectuées.
Cette démarche se base sur un portail web, un outil de
management en intranet et surtout sur des référentiels Qualité
permettant de gérer des projets multi-sites, multi-systèmes,
multi-contraintes, au niveau de leur mise en place, de leur
montage, de leur réalisation et de leur suivi. De plus, cela
permet de mieux formaliser le rôle de chaque intervenant et de
satisfaire au mieux les industriels en termes de coût, de délai et
de qualité. Quatre points clés sont à relever. Tout d’abord, il
faut répondre aux principaux défis scientifiques et
technologiques posés dans chacune des 4 thématiques
couvertes par l’Institut Carnot STAR. Ensuite, il est nécessaire
de renforcer le potentiel d’innovation en soutenant des projets
fondamentaux susceptibles de résoudre des problèmes
industriels. Par ailleurs, devenir un interlocuteur privilégié
concerne à la fois les grands groupes, mais aussi les petites et
moyennes entreprises. Enfin, il est fondamental de proposer un
ensemble de recherches ayant une visibilité et une réelle
crédibilité sur les plans scientifique et technologique.
Connaître les meilleures pratiques en application dans les
laboratoires permet d’organiser de la meilleure manière le
déroulement de chaque projet de recherche partenariale. Dans
cette optique, une cellule Qualité a été mise en place dès la
création de l’Institut Carnot STAR pour répondre au mieux
aux attentes des partenaires. Néanmoins, établir une démarche
Qualité est une pratique innovante dans le monde de la
recherche scientifique universitaire : y adhérer ou même
accepter de l’adopter n’est pas si évident.
Pour amorcer cette démarche, un audit concernant le
fonctionnement des projets de recherche a été réalisé dans les
laboratoires de l’Institut Carnot STAR. Cet audit a permis
d’identifier un ensemble de missions opérationnelles à mener :
établir les guides méthodologiques relatifs aux processus de
traitement des projets de recherche, gérer les outils de suivi et
d’évaluation de performances, établir des bilans qualité
périodiques et préparer les audits externes, assurer le
développement et le maintien du système d’information
(portail pour la communication externe et la gestion interne par
accès sécurisé à un intranet), assurer la veille qualité sur les
référentiels, et enfin manager le déploiement progressif vers
une certification Qualité. La problématique est donc la
suivante : d’un point de vue technique, une telle mise en œuvre
peut-elle être facilement adaptée et être amenée à faire évoluer
progressivement les habitudes de travail des chercheurs des
différents laboratoires ? La difficulté est de mettre en place
une démarche de management qui soit conforme aux
référentiels Qualité en vigueur dans le domaine de la
recherche, de déployer cette démarche et de mettre en place un
processus de pilotage de projets de recherche. Le tout doit être
regroupé autour d’un système d’information conçu pour
satisfaire aux attentes des utilisateurs et qui comprend, entre
autres, un espace collaboratif, un espace de gestion des projets,
un intranet et un espace administratif et financier.
Tous les problèmes cités demandent divers changements
des mentalités. La mise en place d’une démarche Qualité se
fait au détriment des souhaits individuels, mais confère une
méthode de travail bien adaptée aux objectifs de l’Institut
Carnot Star : renforcement de la compétitivité industrielle,
dynamisme du développement économique, création ou
maintien des emplois industriels, ancrage de l’activité
industrielle, et attrait des investissements et des compétences.
Pour répondre à ces objectifs, la cellule Qualité met en place
un système de management intégré et une démarche qualité
orientée processus pour la gestion des projets de recherche. Ce
système de management intégré permet de répondre aux
besoins d’homogénéiser les pratiques dans un environnement
multiple. Cet environnement regroupe de multiples projets,
concernant différents partenaires industriels, les 8 laboratoires
qui dépendent de 3 organismes de tutelle (l’Université Paul
Cézanne, l’Université de Provence et le CNRS). Cette gestion
concerne différents sites de recherche, situés dans différentes
localisations et employant des personnels ayant des statuts
différents. Le système de management intégré doit donc
permettre une interaction et une collaboration totale entre les
différentes unités, au travers de ses personnels. Le suivi des
processus de mise en place, ceux de la réalisation et de la mise
en œuvre de projets de recherche partenariale font partie des
fonctions de base d’un tel système de management. Ces
fonctions sont complétées par différents services de soutien
(comptabilité, valorisation, livrables…). Ainsi, la spécification
d’un outil de management doit donc intégrer des outils de
gestion de projet, de gestion des compétences, d’assurance
Qualité, de gestion des livrables…
Pour cela, l’Institut Carnot STAR a mis en place un site
Web et un intranet via un espace collaboratif qui permet la
bonne coopération et la circulation des différentes
informations entre les différents membres de l'Institut. Ces
besoins ont été analysés en vue du déploiement d’une solution
ad hoc de management, et cela a débouché sur la mise en
œuvre d’un e_Progiciel facilitant simultanément la gestion des
projets de recherche et le management de la qualité de
l’Institut Carnot STAR. Par ailleurs, cet outil a été couplé à un
site internet permettant de faire connaître aux industriels les
services et compétences offerts par l’Institut Carnot STAR.
Pour réaliser ces objectifs, certains moyens ont commencé à
être examinés en termes de normes Qualité, de portail web, de
logiciel de gestion et de workflow.
III. MODÉLISATION DES PROCESSUS DE PILOTAGE DÉPLOYÉS
PAR L’IC STAR
D’après [5], « un processus est un système organisé
d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement,
matériels et machines, matière première et informations) pour
transformer des éléments entrants en éléments de sortie dont le
résultat final attendu est un produit ». [6] complète cette
définition par la notion de chaîne de processus. L’organisation
en processus de l’Institut Carnot STAR a été envisagée dès sa
création [8]. La démarche processus qualité de l’Institut Carnot
STAR se décline autour de trois processus : processus de
direction, processus opérationnel de gestion et processus
support. La figure 1 présente l’organisation des processus mis
en place, et plus particulièrement celle du processus
opérationnel de gestion d’un projet de recherche. Le processus
de direction de l’Institut Carnot STAR assure la gouvernance
de l’Institut, définit les objectifs et la politique qualité,
communique avec les clients, planifie et améliore le
fonctionnement. Le processus support regroupe le service
gestion administration, les cellules qualité et labellisation et les
interfaces avec les laboratoires, les tutelles et les
institutionnels. Ces deux processus impactent l’ensemble des
projets et sont en interaction continue avec le processus
opérationnel de gestion d’un projet de recherche partenariale.
Ce dernier constitue le cœur de métier de l’Institut Carnot
STAR. Il s’applique à chaque relation partenariale avec le
Figure 1 : Organisation générale en processus de l’Institut Carnot STAR
La première phase débute par l’existence d’un besoin de
recherche : il s’agit d’identifier un projet. Ce besoin s’exprime
soit à travers un appel d’offre public auquel l’Institut Carnot
STAR ou l’une de ses unités répond, soit par contact direct
avec un partenaire industriel. Par la suite vient l’analyse du
besoin en s’appuyant sur des critères d’analyse et de sélection
définis à l’avance et une pré-recherche de solutions pour se
faire une idée sur la faisabilité du projet au niveau des délais et
des résultats auxquels le projet peut conduire. Ceci permet
d’analyser l’intérêt de l’offre et de décider d’y apporter une
réponse ou non. Cette phase d’avant projet débouche sur une
décision d’approfondir ou non la réalisation et la validation des
contraintes coût-qualité-délai. Elle est essentiellement conduite
par le responsable scientifique de l’axe thématique ad hoc, en
relation avec le Comité de Direction de l’Institut Carnot STAR
et avec le client partenaire industriel. Au terme de ces analyses,
une réponse positive permet de passer au sous processus
suivant avec un pré cahier des charges validé. Une réponse
négative clôt l’étude de l’offre, ou peut la réorienter vers un
autre Institut Carnot de l’AIC, plus à même de traiter le sujet
monde socio-économique. Il faut donc considérer ce processus
comme dupliqué en autant de fois qu’il y a de projets de
recherche partenariale managés au travers de l’Institut Carnot
STAR. Vu l’orientation ISO 9001:2008 [7] de la démarche
Qualité suivie, l’élément primordial et incontournable est le
client : le client, c’est-à-dire le partenaire industriel, est la clé
d’un projet de recherche partenariale et tout doit se décliner
pour la satisfaction du partenaire.
L’Institut Carnot STAR s’est donc focalisé pour un
premier temps sur le développement et la mise en œuvre du
processus opérationnel de gestion d’un projet de recherche. Ce
processus comprend 4 grands sous processus, ou phases, qui
sont l’identification du projet, le montage du projet, la
réalisation du projet et sa finalisation. Ceci correspond
globalement aux recommandations du document de référence
FD X 50-551 [9], tel qu’il peut être projeté sur le
fonctionnement de l’Institut Carnot STAR [8]. De nombreux
autres organismes de recherche ont adopté des démarches
similaires [10], [11]…
proposé. Ceci permet rapidement d’éviter de travailler sur des
sujets où le potentiel de conclusion positive serait peu élevé.
La phase II du processus opérationnel concerne le montage
du projet de recherche : ceci doit permettre de déboucher sur la
contractualisation avec les partenaires industriels. C’est un
travail élaboré par un chef de projet potentiel, nommé
précédemment par le responsable scientifique de l’axe
thématique concerné. Cela consiste à définir en accord avec le
partenaire industriel les objectifs du projet, à construire un plan
d’action de recherche et à identifier les moyens à déployer.
Ceci permet de définir un cadre juridique de coopération qui
peut déboucher sur une contractualisation, si accord entre les
parties. Cette phase comprend donc trois sous phases. En
premier lieu, la définition du cadre partenarial permet de
renseigner complètement l’identification du partenaire, voire de
lui adjoindre d’autres intervenants, et définir précisément les
objectifs du projet. Ensuite vient l’organisation scientifique et
temporelle du projet : réaliser une planification prévisionnelle
des activités et des tâches nécessaires au bon déroulement du
projet, identifier par rapport aux tâches et au projet les
 ressources matérielles et humaines… l’ensemble permettant de
définir, en utilisant la méthode des coûts complets, un budget
prévisionnel. Enfin vient la contractualisation, où intervient une
négociation financière qui se traduit par la rédaction d’un
contrat ad hoc, puis la décision de validation du client. Ceci est
externalisé auprès des organismes de tutelle.
Le processus opérationnel de réalisation du projet est au
cœur du management effectif de l’action de recherche. Cette
phase III consiste pour l’Institut Carnot STAR à apporter aux
laboratoires et à leurs chercheurs une forme d’assistance
technique en termes de management, de suivi et/ou de pilotage
temporel des travaux scientifiques du projet, de rédaction des
livrables et de mise en œuvre de la valorisation. Suite à une
première réunion de lancement du projet, le pilotage du projet
est initié, en suivant le cadre préétabli en phase II. Une
planification plus détaillée du déroulement du projet est
réalisée, précisant l’ensemble des intervenants, leur rôle et les
tâches de chacun, ainsi que les échéanciers de chaque tâche.
L’Organigramme Technique des Tâches (OTT) initial est
complété, affiné et chaque fiche de tâche est entièrement
décrite. Lors du suivi et du pilotage du projet, le processus se
décline en 4 sous-phases qui sont gérées en parallèle : la
réalisation des travaux, où chaque intervenant réalise les tâches
qui lui ont été attribuées en respectant les délais et surtout en
coordination avec l’ensemble des chercheurs, le suivi du
déroulement du projet, grâce aux informations renvoyées par
les chercheurs pour permettre à la cellule Qualité d’établir des
tableaux de bord, d’actualiser les indicateurs, de contrôler le
bon déroulement du projet et d’apporter les améliorations et les
corrections nécessaires, la rédaction des documents, en
respectant l’échéancier de remise des différentes parties des
livrables, rédigés en fonction d’un template initial, et enfin la
valorisation, c’est-à-dire la protection et le transfert des
résultats de recherche, le pilotage de la commercialisation des
technologies et le suivi des accords de licence ou le soutien au
transfert.
La phase IV de finalisation du projet commence par
l’écoute client vis-à-vis des résultats et livrables attendus. En
fonction des remarques émises et à la lecture des termes du
contrat initial, une action de mise à niveau pourra être
effectuée. La satisfaction du client conduit aux remises des
livraisons finales, à la clôture budgétaire du projet et au rapport
final. La clôture finale du projet prévue dés la planification
peut être anticipée suite à l’avancement du projet et à une
décision du comité de pilotage et/ou du partenaire
commanditaire. L’ensemble des enquêtes de satisfaction client
sera ensuite exploité par la cellule Qualité et associé à des
indicateurs de bilan (nombres de brevets, de diplômés, de
publications…). Cela servira de base pour la revue de direction
périodique de l’Institut Carnot STAR. Ces indicateurs ont le
mérite d’être intéressants tant du point de vue de l’Institut
Carnot STAR que de celui de ses clients.
IV. MISE EN ŒUVRE DE LA DÉMARCHE VIA EGROUPWARE
Pour mettre en œuvre un tel processus dans le contexte des
contraintes précédentes et répondre aux besoins des chercheurs
effectuant de la recherche partenariale, l’Institut Carnot STAR
a déployé dans son intranet un outil collaboratif de type
groupware (ou collecticiel). Il s’agit d’un système logiciel qui
permet à un groupe de personnes de partager des documents et
des informations à distance. C’est l’ensemble des outils et des
méthodes de travail associées qui, via la communication
électronique, permettent le partage de l’information sur un
support numérique à un groupe engagé dans un travail
collaboratif et/ou coopératif commun. Un groupware intègre en
général quatre grands types de composants : des services de
communication (messagerie, messagerie instantanée, mailing
list, chat, web-meeting, visioconférence…), des services de
coordination des tâches (gestion de formulaires, workflow…),
des services de partage de ressources et d'applications (agenda,
gestion de tâches, plate-forme de fichiers, tableaux blancs
virtuels…), et des services de partage de contenus (gestion de
contenu, recherche…). Le choix du groupware le plus adéquat
est fondamental pour le bon fonctionnement du management
intégré de l’Institut Carnot STAR. Nous avons donc répertorié
tous les logiciels répondant aux besoins, puis nous avons établi
une liste de critères tel que le pilotage des projets à distance, la
consultation en ligne de l’OTT et de la gestion prévisionnelle,
la mise en place de processus et procédures, et enfin la création
de répertoire de partage de fichiers… A partir de ces critères,
une étude comparative a été réalisée, avec l’objectif de retenir
« la » solution optimale satisfaisant aux besoins et aux critères
d’évaluation établis.
La solution retenue, eGroupWare [12], est un logiciel
collaboratif professionnel et open source, conçu à partir d’un
serveur collaboratif associé à une interface Web, ce qui permet
d'accéder aux données à partir de n'importe quelle plateforme.
eGroupWare fonctionne avec un serveur apache, une base de
données (Oracle, sybase, MySQL, PostgreSQL, informix,
MsSQL…) et un serveur mail, puisque eGroupWare est de
type groupware en ligne ce qui le rend indépendant de toute
plateforme et navigateur d’où consultable de n’importe quel
poste relié à internet et de n’importe quel navigateur tel que
IExplorer, Firefox ou même Google Chrome. La simplicité et
la convivialité de son interface, associées à la richesse des
modules fonctionnels disponibles, font d’eGroupWare la
solution idéale pour améliorer la communication interne et la
gestion d'une organisation. Nous allons présenter ici la liste des
principales applications (ou modules) de base d’eGroupWare,
qui ne sont pas tous indispensables et peuvent être désinstallés
sans compromettre le fonctionnement d’eGroupWare. De
même, des modules complémentaires peuvent être facilement
développés. Le ‘Calendrier’ est un outil qui sert principalement
d'agenda. Il permet aux utilisateurs d'inscrire les évènements et
les rendez vous pour lesquels ils souhaitent être notifiés. Le
‘Carnet d'adresses’ est un outil permettant de regrouper et
d'organiser ses contacts et ainsi de stocker diverses
informations telles que les noms, prénoms, adresses, Emails,
numéro de téléphone... Il permet en résumé de créer et
d'organiser son propre annuaire. Il est assez simple d'utilisation,
car il est très intuitif. L’‘InfoLog’ est une sorte de CRM
(Customer-Relation-Management, gestion de la relation client)
qui utilise des données du Carnet d'adresses et combine une
liste de tâches, des notes et un journal d'appels téléphoniques. Il
permet de gérer la responsabilité d'une tâche, ou délègue un
appel téléphonique à un autre utilisateur. Toutes les entrées
peuvent être liées à des contacts du Carnet d'adresses, à des
Projets ou à des entrées du Calendrier. Il permet de regrouper
toutes les activités d'un contact / projet. Ses entrées peuvent processus opérationnel de gestion d’un projet de recherche
être visualisées, modifiées ou ajoutées dans l'InfoLog ou depuis partenariale ont ainsi été développés, en utilisant au maximum
une entrée du Carnet d'adresses, du Gestionnaire de projets ou toutes les capacités et fonctionnalités de base offertes par
du Calendrier. InfoLog est un module constituant le cœur du eGroupWare. Outre les modules déjà évoqués, eGroupWare
fonctionnement d’eGroupWare. Le ‘Gestionnaire de projets’ propose une application workflow, une application CMS
permet de gérer des projets de structures diverses. Le (gestionnaire de contenu pour les pages internet et intranet),
Gestionnaire de projets distingue à la base les projets des des applications de comptabilité… et même un ERP
composantes du projet, qui reposent sur différentes sources de (Enterprise Ressource Planning).
données telles que l'InfoLog, le Calendrier, le Traqueur ou
d'autres projets : il échange des informations avec eux. Il L’organisation du système repose donc sur des interactions
permet de travailler en collaboration sur un même projet en le entre les applications standards et des interfaces de saisie
planifiant et en assurant la possibilité de le piloter et de le spécifiques, l’ensemble étant organisé en workflow en liaison
suivre dans le but de respecter les délais et d’assurer la avec le site internet de l’Institut Carnot STAR, l’ensemble des
coordination des actions. Il peut également créer des fonctionnalités d’eGroupWare restant accessibles via l’intranet.
dépendances ou des liens entre les projets, de telle sorte que par
exemple un projet soit défini comme une partie d'un autre V. EXEMPLE : IDENTIFICATION D’UN PROJET DE RECHERCHE
projet. Ces liens ou dépendances peuvent être supprimés à tout PARTENARIALE
moment. Il est également possible de relier un projet à
plusieurs sous-projets. Les ‘feuilles de temps’ permettent de A titre d’exemple, nous allons illustrer ce fonctionnement
consigner l'ensemble des activités effectuées dans une période en examinant la phase I du processus opérationnel de gestion
(journée, semaine…), avec la possibilité d'écrire des notes pour d’un projet de recherche opérationnelle. Les demandes de
donner plus de détails sur ce qui a été fait. Ce module renseignement ou les propositions de projet de recherche
communique avec l’Infolog et le gestionnaire de projet. Il partenariale sont reçues par l’Institut Carnot STAR par
permet donc d'effectuer le suivi des activités gérées par ces l’intermédiaire de son site web, via un workflow de gestion du
deux modules. eGroupWare dispose également d’un certain dépôt d’une demande de recherche partenariale. Tout dépôt par
nombre d’autres modules qui permettent de le paramétrer, de une entreprise déclenche un workflow (figure 2) qui dans un
gérer les droits d’accès ou même de faire du développement. premier temps transmet les informations au responsable
Ces modules ne sont pas accessibles à un utilisateur standard, thématique de l’axe scientifique concerné.
mais relèvent de l’administration système et du support
informatique.
Actuellement en phase d’opérationnalisation à l'Institut
Carnot STAR, la mise en œuvre d’eGroupWare se déroule
selon un aspect technique (informatique) et un aspect
utilisation (fonctionnel).
Au niveau de la partie technique, l’Institut Carnot STAR
met en place d’une part le logiciel, sur la base des besoins
identifiés de management intégré, et d’autre part suit de près
les évolutions des nouvelles versions, en assurant les
migrations. Ainsi, les éventuelles modifications de modules,
leur paramétrage suivant nos besoins et la création de modules
manquants sont assurés. Cette mise en œuvre passe également
par l’utilisation et la mise en production d’eGroupWare.
Suivant les projets assignés à l’Institut Carnot STAR, nous
prenons en charge leur management en particulier le processus
opérationnel de la réalisation des projets et nous expérimentons
et nous exploitons au fur et à mesure l’outil pour répondre aux
objectifs et détecter en même temps les failles qui doivent être
renforcées et les manquants qui doivent être apportés.
eGroupWare est aujourd’hui en cours d’utilisation. A
travers ce logiciel, l’Institut Carnot STAR monte les projets, les
planifie, les suit et les gère tout en faisant participer les
différents intervenants des projets et en assurant une relation
partenariale avec le monde socio économique basée sur la
qualité, le respect des délais et des couts. eGroupWare, dans sa
version standard open source, ne répond pas exactement aux
attentes de tous les utilisateurs de l’Institut Carnot STAR. Ceci
a conduit l’Institut Carnot STAR à développer des modules
spécifiques pour que cet outil soit en adéquation totale avec le Figure 2 : Workflow de dépôt et de traitement d’une demande
fonctionnement escompté. Différents modules se rapportant au de recherche partenariale
 Après analyse, le dossier peut être refusé, accepté, réorienté
vers un autre axe thématique, voire redirigé vers un autre
Institut Carnot. En cas d’acceptation, l’étape suivante consiste
pour le responsable thématique de trouver un chef de projet, ce
qui permet de passer à la phase II.
La figure 3 montre l’interface de saisie pour le dépôt d’une
demande de recherche partenariale. Cette interface est
renseignée lors de la visite du site. Le choix d’un domaine
scientifique par l’entreprise indique en fait le destinataire du
message, c’est-à-dire le responsable thématique concerné.
Figure 3 : Interface de dépôt d’une demande
de recherche partenariale
Une autre interface est à la disposition des responsables
thématiques (figure 4) : outre la visualisation des informations
provenant de l’entreprise, différents champs de saisie
permettent de noter les différents aspects ressortant de
l’analyse du responsable thématique. En fonction de la décision
qui en résulte, un mail généré automatiquement à partir de ces
avis est proposé au responsable thématique concerné, qui n’a
plus qu’à l’amender éventuellement avant l’envoi.
Figure 4 : Interface d’analyse d’une demande
de recherche partenariale
VI. CONCLUSION ET PERSPECTIVES
L’approche de management des projets de recherche
partenariale déployée par l’Institut Carnot STAR vise à
renforcer la position de ses laboratoires de recherche dans le
monde industriel et de satisfaire au mieux aux attentes de ce
dernier en professionnalisant les relations entre ces deux
mondes. Parmi les nombreux outils de la Qualité [13],
l’assurance Qualité et ses référentiels [7], [9], [14] offre La
démarche déployée par l’Institut Carnot STAR repose sur des
processus et des phases structurés, bien définis et détaillés, où
l’ensemble des intervenants aura la possibilité d’y trouver de
réels avantages. A ce jour, nous continuons à améliorer les
fonctionnalités de l’intranet pour qu’il soit toujours plus proche
des attentes de l’Institut Carnot STAR. Cette démarche Qualité
est parallèlement utilisée sur des projets de recherche en cours
de réalisation. Cela permet de mieux s’approprier l’outil,
l’affiner et d’initier les chercheurs à son utilisation. Cette
démarche Qualité ne sera effective que lorsqu’elle sera adoptée
par tous, c’est-à-dire lorsqu’elle deviendra un processus naturel
utilisé par tous les collègues chercheurs et enseignant-
chercheurs de l’Institut Carnot STAR. A ce moment là, la
démarche mise en œuvre au sein de l’Institut Carnot STAR
pourra apporter sa contribution en termes de déploiement de la
démarche Qualité au sein du CNRS [15].
REFERENCES
[1] AI Carnot, ‘Rapport d’activités 2007 / 2008 de l’Association des
Instituts Carnot’, Paris, 2009.
[2] J.M. Blondy, H. Massias, ‘Démarche qualité en application de la charte
CARNOT : l'exemple de l'Institut Carnot XLIM’, 2ème rencontre QeR –
Lyon - 4 juin 2010.
[3] P. Pujo, ‘Présentation du site Internet et de l’Intranet de l’Institut Carnot
STAR - Déploiement de la démarche Qualité’, Journées Qualité du
Comité de Partage des Bonnes Pratiques, AI Carnot, Paris, juin 2009.
[4] AI Carnot, ‘Charte des bonnes pratiques de Propriété Intellectuelle, et de
Transfert de Connaissances et de Technologies des Instituts Carnot’,
Paris, AI Carnot, 2008.
[5] Afnor, ‘Démarches qualité dans les organismes de recherche, Norme et
outils’, AFNOR, 2005, ISBN : 2-12-218711-5.
[6] P. Meras, ‘Système de management de la qualité au Service central
d’analyse : migration entre 2 référentiels’, dans : ‘La démarche qualité
dans la recherche publique et l’enseignement supérieur’, Chap. 19,
Editions Quae, Versailles, 2009.
[7] Afnor, ‘ISO 9001:2008 : Systèmes de management de la qualité –
Exigences’, AFNOR, 2008.
[8] P. Pujo, ‘Déploiement de la démarche Qualité de l’Institut Carnot
Marseille’, 7e Congrès international de génie industriel, Trois-Rivières,
Québec (Canada), 5-8 juin 2007.
[9] Afnor, ‘FD X 50-551 : Qualité en recherche – Recommandations pour
l’organisation et la réalisation d’une activité de recherche en mode
projet, notamment dans le cadre d’un réseau’, AFNOR, 2003.
[10] N. Maghnaoui, ‘La Qualité en gestion de projet de recherche au
CIRAD’, École d’été : « Qualité en recherche et en enseignement
supérieur », La Grande-Motte (Hérault) – 6, 7 & 8 septembre 2006.
[11] A. Ziadi and Y. Hérault, ‘Système de management de la qualité à
l’Institut de transgénose’, dans : ‘La démarche qualité dans la recherche
publique et l’enseignement supérieur’, Chap. 29, Editions Quae,
Versailles, 2009.
[12] eGroupWare, http://www.egroupware.org/
[13] P. Pujo and M. Pillet, ‘Control by quality: proposition of a typology’,
International Journal of Quality Assurance: Good Practice, Regulation,
and Law, (Taylor & Francis); Qual Assur 9(2):99-125, 2002
[14] Afnor, FD X 50-550 : Démarche Qualité en recherche – Principes
généraux et recommandations, Démarches qualité dans les organismes
de recherche, AFNOR, 2001.
[15] C. Juffroy, P. Dargent, C. Le Contel and N., Pasqualini, ‘Les démarches
qualité au CNRS’, dans : ‘La démarche qualité dans la recherche
publique et l’enseignement supérieur’, Chap. 6, Editions Quae,
Versailles, 2009.