FRANÇAIS DES AFFAIRES

Organiser Un Déplacement

Chargé de Cours : Dr. RabiahAdawi, M. Hum

Compilé par le 6ème groupe

Juniati Angelina Simamora (2183131019)

Margaret Martina Pasaribu (2183131023)

Université d'État de Medan

Faculté des langues et des arts

Département du Français

2020
 Pré-Mot

Louons notre gratitude pour la présence de Dieu tout-puissant pour l'abondance de sa

miséricorde et de son amour et pour les dons de vie et de santé que nous avons reçus afin de
nous fournir la capacité et la commodité pour la préparation de ce document. Dans cet article,
nous, en tant que compilateurs, sommes limités aux connaissances que nous pouvons
présenter sur le thème « Organiser un Déplacement ». Là où se trouve le sujet, il y a
plusieurs choses que nous pouvons apprendre, en particulier des connaissances sur la manière
et l'éthique d'accueillir des clients dans une entreprise.

Nous n'oublions pas de remercier Madame Rabiah Adawi, M. Hum. comme maître de
conférences au Français des Affaires, pour leurs conseils et leur soutien, ainsi que pour leur
coopération.

Medan, Octobre 2020

Les écrivains

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 LA TABLE DES MATIÈRES
L’AVIS AU LECTEUR………………………………………………………………… i

LA TABLE DES MATIÈRES…………………………………………………………. ii

CHAPITRE I PRÉLIMINAIRE
a. Fond de Recherche…………………………………………………………………… 1

b. La Formulation du Problém………………………………………………………….. 1

c. Le Purpose…………………………………………………………...……………..... 1

CHAPITRE II LA BASE THÉORIQUE

a. La Plannification…….……………………………………………………………....... 2

b. Léfinition de l’annexe en général……………………………………………………... 2

CHAPITRE III Méthodologie de la Recherche

a. Méthodologie de Recherche………………………………………………………….... 3

b. Les Sources de Données……………………………………………………………….. 3

CHAPITRE IV LA DISSCUTION
a. Avant Le Déplacement ................................................................................................ 4

b. Préparer Les Tâches ........................................................................................... ....... 5

c. Effectuer Les Tâches ........................................................................................... ....... 6

d. Apres Le Deplacement ................................................................................................. 7

CHAPITRE V LA FERMETURE

a. Une Conclusion………………………………………………………………………. 8

b. Suggestion……………………………………………………………………………. 8

LA BIBLIOGRAPHIE………………………………………………………………....

ii
 CHAPITRE I

PRÉLIMINAIRE
1.1 Fond de recherche

Le cours "Francaise des Affaires" est un programme d'études de langue française qui
étudie les affaires. Ce cours est destiné aux étudiants français avancés pour les préparer à
affronter le monde des affaires internationales, en particulier les affaires en France.

Parler d'affaires, définitivement lié à l'entreprise les entreprises françaises sont nettement
différentes des entreprises indonésiennes. L'Indonésie est un pays agricole, tandis que la
France est un pays industriel. Certes, les secteurs de l'entreprise en développement sont
différents. Pour cette raison, il est nécessaire de mener une étude sur les secteurs d'activité
des entreprises en France et quelles sont les grandes entreprises de chaque secteur.

Parler d'affaires, bien sûr, ne peut pas être séparé de l'horaire d'une entreprise. Les
horaires sont très importants en raison de l'échec des performances de l'entreprise. l'un des
moyens efficaces de créer rapidement un horaire de travail efficace, mais il doit s'agir d'un
travail plus opportun et plus efficace

Une bonne gestion du temps peut vous aider à améliorer vos performances et votre
carrière. Organiser chaque jour permet de travailler à temps, reste impliqué lors des réunions
importantes et vous donne le temps d'être créatif et proactif dans vos missions. Avoir de
solides compétences en gestion du temps peut finalement vous conduire à vos principaux
objectifs et vous faire avancer.

1.2 La formulation du problem

 Qu’est-ce que cela veut dire par Organiser un déplacement professionnel ?

 Quels sont les exigences nécessaires lors d’un voyage d’affaires ?
 Qu’est-ce qu’une liste de tâches ?
 Quelles préparations faut-il faire ?

1.3 Le Purpose

Le propose de cet article est de Organiser un déplacement.

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 CHAPITRE II

LA BASE THÉORIQUE

A. La Planification

Bien organiser un voyage d'affaires n'est pas de tout repos. Un déplacement mal
organisé entraîne des pertes de temps, de la fatigue, du stress et peut détériorer l'image de
l'entreprise auprès des personnes rencontrées. Il faut donc préparer avec méthode et précision
chaque déplacement.

La première tâche à effectuer consiste à recenser les impératifs à respecter pour le

déplacement : la date,le budget,le nombre de rendez-vous à prendre, avec pour chaque
rendez-vous : son lieu, sa date, son heure, sa durée, les personnes à rencontrer, les documents
à remettre. les préférences (moyens de transport, compagnies, siège, style d'hôtel.la mise à
jour des papiers officiels (passeport, carnet de vaccinations. les exigences (micro portable,
cadeaux d'entreprise, dictaphone, appareil photo.

B. La définition de l'annexe en général

En général, la définition ou la définition d'un calendrier est la division du temps basée

sur un plan d'aménagement des bons de travail rédigé sous la forme d'une liste ou d'un
tableau d'activités avec une répartition détaillée des délais de mise en œuvre. Le processus de
fabrication s'appelle la planification, qui est un processus ou une action qui est effectué
comme un plan pour définir l'ordre de travail et allouer le temps pour sa mise en œuvre.

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 CHAPITRE III

Méthodologie de la Recherche
3.1 Méthodologie de la Recherche

Cette recherche est une recherche qualitative, c'est-à-dire que les données qui
en résultent sont présentées sous forme de description. Alors que la méthode utilisée
est l'observation avec une étude approfondie

3.2 La Source de Données

Livres, revues et sites Internet

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 CHAPITRE IV

LA DISCUSSION

Organiser un déplacement

Bien organiser un voyage d'affaires n'est pas de tout repos. Un déplacement mal organisé
entraîne des pertes de temps, de la fatigue, du stress et peut détériorer l'image de l'entreprise
auprès des personnes rencontrées. Il faut donc préparer avec méthode et précision chaque
déplacement.

A. AVANT LE DEPLACEMENT

1. Identifier les contraintes

La première tâche à effectuer consiste à recenser les impératifs à respecter pour le
déplacement :

-Établir ou contrôler l'ordre de mission:

C'est un document émit par le supérieur hiérarchique qui commandite le déplacement, il:

-Autorise le déplacement;

-Protège juridiquement le collaborateur en cas de réalisation d'un risque lors du déplacement;

-Fixe les limites de dépenses occasionnées par le déplacement;

-Ouvre les droits au remboursement des frais au retour de mission dans la limite des règles
ixées par l'ordre de mission.

- La date

- Le budget

- Le nombre de rendez-vous à prendre, avec pour chaque rendez-vous : son lieu, sa date, son
heure, sa durée, les personnes à rencontrer, les documents à remettre, etc.

- Les préférences (moyens de transport, compagnies, siège, style d'hôtel)

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- La mise à jour des papiers officiels (passeport, carnet de vaccinations)

- Les exigences (micro portable, cadeaux d'entreprise, dictaphone, appareil photo)

2. Recenser les tâches à effectuer

Etablir une liste des tâches et les classer par ordre de priorité, en fonction de l'ordre logique
de leur exécution ou de leur échéance.

3.Rechercher des Informations

Se procurer la documentation nécessaire à la réalisation de ces tâches (revues de voyages,

horaires des compagnies, tarifs, cartes géographiques...).

Par téléphone ou par Internet, ces informations vont permettre à l'assistant de disposer de
ressources nécessaires pour choisir les modalités les plus adaptées pour l'itinéraire, le
moyen de transport et l'hébergement. Cette tâche permet également de se renseigner sur
les formalités administratives, douanières ou médicales à accomplir avant le départ.

Les informations peuvent être centralisées dans une fiche de collecte de renseignement.

Pour obtenir des renseignements :

o sur le risque pays : consulter le site du Ministère des Affaires étrangères et

européennes www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/index.html ;
o pour les formalités douanières : contacter les ambassades des pays concernés en
France ou consulter leurs sites respectifs ;
o pour l'utilisation des moyens de paiement : contacter la banque de l'entreprise ou
consulter le site www.nationalchange.com

B. PRÉPARER LES TÀCHES

1. La réservation des moyens de transport :

- Chercher les meilleurs itinéraires et les moyens de transports les plus adaptés. S'il s'agit d'un
circuit en plusieurs étapes, le travail demandera beaucoup plus de perspicacité et de
recherches car il faudra vérifier les transferts, les décalages horaires et les jours fériés

- Prendre une carte géographique, se renseigner sur les compagnies (penser à demander les
escales prévues) et envisager différentes hypothèses,

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- Dresser un tableau comparatif des différents modes de transport pour chaque étape, (jour,
heure de départ, heure d'arrivée, escales, nom de la compagnie, prix), penser aux moyens de
transports locaux (location de voiture, taxi, autocar)

- Se renseigner sur les formalités nécessaires (passeport, visas, vaccins)

2. Réservation de l'hébergement :

- Se renseigner sur la situation des hôtels (central, près de l'aéroport) en fonction des
contraintes (avion à reprendre tôt le lendemain matin, par exemple)

- Étudier le rapport qualité/prix,

- Faire un tableau comparatif des spécificités de chacun.

3. Les moyens de paiement :

- Carte de crédit la plus commode

- Traveller's chèques

- Devises

- Cours du change

C. EFFECTUER LES TÀCHES

- Réserver : avions, train, hôtel, moyens de transports locaux

- Préparer un plan de vol et d'hébergement récapitulatif avec : date, heure de départ et heure
d'arrivée (heures locales)

- Trajet, décalage horaire, nom de la compagnie aérienne, numéro de vol, coordonnées de

l'hôtel, transfert

- Faire régler les formalités administratives et de santé (passeport, visa, contrat d'assistance,
vaccins)

- Rassembler la documentation sur le pays concerné (conditions climatiques pour les

vêtements à emporter, us et coutumes, etc.)

6
- Rechercher les informations annexes qui pourraient agrémenter le voyage (expositions,
activités culturelles, manifestations) ou le compléter (contacts commerciaux, prospects,
salons

- Dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles (ambassade de France, banques,
compagnie d'assistance) préparer la mallette de voyage (dossiers, notes de synthèse sur
chaque affaire, plaquettes, cartes de visite, papier à en-tête,enveloppes).

1. Planification des activités du service

Afin de maintenir l'efficacité du service pendant l'absence du manager, il est indispensable

de:

- Modifier l'agenda du manager: libérer les plages horaires correspondant au

déplacement en annulant ou reportant les rendez-vous,
- Faire le point sur les affaires en cours durant l'absence,
- Demander les consignes en cas d'urgence,
- Transférer, si nécessaire, des dossiers à certains collaborateurs,
- Ne pas prévoir de rendez-vous dans les deux jours qui suivent le déplacement (compte
tenu de la fatigue, des affaires urgentes à régler.
2. Dernières vérifications
Pour éviter les déconvenues, l'assistant vérifie les éléments essentiels avant le départ
du manager:
- les réservations ont bien été enregistrées (véhicules, hébergements, titres de
transport),
- les papiers sont prêts,
- les contacts prévus sont avertis,
- les équipements à emporter sont disponibles.

D. APRES LE DEPLACEMENT
- Récupérer et contrôler la fiche de frais de déplacement et les justificatifs, transférer au
service comptabilité.
- Eventuellement, établir un compte-rendu du déplacement qui porte sur deux points :
a. Le voyageur doit rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques et/ou ses
collaborateurs des informations collectées et des activités menées durant le

7
 déplacement; le travail de l'assistant consistera à rassembler les informations, à les
mettre en forme et à organiser une éventuelle réunion de travail sur ce point;
b. L'assistant s'informe sur le déroulement du déplacement et évalue la qualité des
prestations de services.

CHAPITRE V

LA FERMETURE
A. Conclusion
Ainsi, à partir des résultats de nos recherches, on peut conclure que l'organisation d'un
voyage est une division du temps pour faire un voyage. Bien organiser un voyage
d'affaires n'est pas de tout repos. Un déplacement mal organisé entraîne des pertes de
temps, de la fatigue, du stress et peut détériorer l'image de l'entreprise auprès des
personnes rencontrées. Il faut donc préparer avec méthode et précision chaque
déplacement.
B. Suggestion

Un déplacement mal organisé entraîne des pertes de temps, de la fatigue, du stress et peut
détériorer l'image de l'entreprise auprès des personnes rencontrées.

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 LA BIBLIOGRAPHIE

www.journaldunet.com

http://www.perfectic.fr/Organisation/deplacement.html

www.urban-driver.com

www.etudier.com