Tous d’abord il est important de savoir ce qu’est le service des archives.

Le service des
archives est chargé de la collecte, de la conservation, du tri, du classement et de la
description des archives. Les archives sont un ensemble de documents conservés pour
pouvoir prouver des droits ou témoigner certaines activités de l’entreprise, elles sont
créées pour garder une trace de ses activités.

 Collecte mensuelle des archives au sein de l’entreprise .

Le responsable des archives avertie les agences de son arrivé. S’il ne le fait pas les
documents ne seront pas prêt à temps. Il notifie son départ à l’administration, une fois
arrivé dans les agences il récupère les archives mensuelles au niveau de chaque
département. Au retour au service des archives (ici il stocke les archives pour les traitées
par la suite), il ouvre les archives, tri, conditionnent en fonction du département, du
mois et de l’année, les vérifie, et range dans un répertoire (le répertoire ici est un bloc
qui contient le nom l’agence, l’abréviation du département, le type-document, la date).

Les agences possèdent plusieurs départements

Le responsable des archives peut permettre aux usagers qui sont ici
l’administration et les fournisseurs de consulter les archives. Le consultant interne
(administration) doit remplir une fiche de prêt constitué de tous ses identifiants ainsi
que de la date d’emprunt et la date retour tandis que le consultant externe (fournisseur)
fait une demande d’une autorisation constituée de ses identifiants ainsi que de l’objet de
la visite et du document sollicité à l’administrateur qui transmettra au R.A. si elle est
acceptée, le fournisseur pourra consulter les archives S’ils ne le font pas la demande
sera refusé.

A. Analyse détaillée
 Elaborations du graphe de flux : les flux d’informations
1. Le responsable des archives avertie les différents départements de son arrivé,
2. Il récupère les archives
3. Au retour aux services des archives, il les stocke puis débutent le traitement (tri,
conditionnement, classement, rangement, rédaction du répertoire)
4. Ensuite viens la consultation. L’administrateur notifie la demande de consultation
du fournisseur au R.A
5. Le R.A approuve la demande
6. Consultation des archives par le fournisseur
7. Consultation de l’administration
 Elaboration du Modèle conceptuel de traitement
 Elaboration du Modèle Organisationnelle de traitement

Données :

Entités Propriétés
Responsable des archives Matricule, Nom, prénom, n°cni, téléphone
Administration Matricule, nom, prénom, département, n°cni, téléphone
Département Abréviation, Nom, type de documents,
Services des archives Répertoire, nom, date
Fournisseur Matricule, nom, prénom, poste, n°cni, téléphone
Administrateur Matricule, nom, prénom, département, poste, n°cni,
téléphone

B. Schéma directeur :

- De quoi ai-je besoin ? : Un logiciel

- Objectif recherché : faciliter la collecte, le classement, le stockage et la recherche
dans les différentes archives.
- Contrainte : cout d’informatisation élevé
- Objectif stratégique : Réduire le temps de traitements des archives

 De quoi ce logiciel doit ‘il être capable ?

- Lorsque le R.A voudra y accéder il devra se connecter grâce à ses
identifiants
- Lorsqu’il traite les archives il doit également conserver dans le
logiciel avec les données : l’agence, le département, nom de
l’archive, son répertoire, la date de retrait, la date de traitement.
- Si l’administrateur vient à consulter l’application présentera une
option qui montrera que la fiche de prêt a été rempli, le nom, le
prénom, son numéro de Cni, son poste et son contact.
- Si c’est le fournisseur, l’application de présenter la fiche de
consultation, le nom de l’administrateur qui a notifié sa demande,
le nom, le prénom, son numéro de Cni, son poste et son contact.