MINISTÈRE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

INSTITUT SUPERIEUR DES ETUDES TECHNOLOGIQUES DE BÉJA

Atelier 3: Plan du projet - Identi cation des

taches et des jalons
Atelier conception et gestion de projet

Atelier 1 - Présentation et affectation des projets

Atelier 3 – Sprint 1

Travail à réaliser

I. Activité A: Identifier les tâches du projet : Analyser les documents du projet

I.1Aperçu de l’activité

Dans cette activité, vous identifierez les tâches du projet en examinant les documents du
projet et de l'entreprise. Ensuite, vous rédigerez le plan de projet pour le projet de tablettes de
menu de table de Sauce & Spoon.

I.2 Scénario

Peta, le nouveau chef de projet interne pour les restaurants Sauce & Spoon, a terminé la
rédaction de la charte de projet pour leur projet de tablettes de menu de table. Sa prochaine
étape consiste à identifier les tâches à inclure dans un plan de projet qui aidera son équipe à
atteindre les objectifs du projet.

Pour identifier les tâches du projet, Peta passe du temps à examiner la documentation du
projet pour le projet de tablette en cours. Elle examine également le plan de projet d'un ancien
projet de Sauce & Spoon pour obtenir des informations qui pourraient aider l'équipe à
terminer le déploiement de la tablette.

I.3 Instructions étape par étape

Suivez les instructions suivantes, étape par étape, pour créer votre premiere version du plan
du projet:

• Étape 1 : Accéder à la template du plan de projet (voir le document Template-Plan-

De-Projet.xlsx joint avec cette activité)

• Étape 2 : Accéder aux supports. Les supports suivants vous aideront à réaliser cette
activité:

- Charte de projet : passez en revue votre charte de projet terminée durant l’atelier 2

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- Historique du plan de projet (Voir le document Historique du plan de projet joint

avec cette activité)

- Échange d'e-mails : logistique des tablettes (Voir Annexe Activité A -Document 1)

• Étape 3 : Faites une liste de 10 tâches. Passez en revue la charte du projet, l’historique
du plan de projet et l'échange d'e-mails et identifiez les 10 tâches qui pourraient être
nécessaires pour le projet de déploiement des tablettes. Identifiez au moins une tâche dans
chaque pièce justificative. N'oubliez pas que les tâches du projet font référence à des
activités qui doivent être accomplies dans un laps de temps défini, ce qui conduit
finalement à l'achèvement d'un jalon. Ensuite, ajoutez les tâches à l'onglet Task Brainstorm
de votre plan de projet dans la colonne Tasks. Au fur et à mesure que vous ajoutez vos
tâches, posez-vous les conseils et questions suivants :

- Une seule phrase implique-t-elle plusieurs tâches ? Par exemple, "Lancer un système
de réservation" implique que l'équipe a sélectionné, installé, testé, puis lancé le
système de réservation.

- Demandez-vous toujours quelles décisions doivent être prises avant qu'une action ne
soit entreprise et quels tests doivent être effectués pour vérifier le succès de cette
action. Ces décisions et tests peuvent également être considérés comme des tâches
pour le plan de projet.

• Étape 4 : Enregistrez votre travail

Conseils pour le travail à remettre:

Assurez-vous d'inclure les éléments suivants dans votre plan de projet :

✓ Au moins 10 tâches du projet à partir des documents d'accompagnement (y compris au

moins une tâche de chaque document d'accompagnement)

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II. Activité B: Identifier les tâches du projet à partir des conversations clés.

II.1Aperçu de l’activité

Dans cette activité, vous passerez en revue les conversations de Peta sur les tâches du projet
de la dernière activité. Ensuite, vous identifierez les quatre tâches de ces conversations et les
ajouterez au plan de projet.

II.2 Scénario

Après avoir effectué des recherches en ligne sur les tablettes de restaurant, Peta appelle
Seydou et Gilly pour mieux comprendre les tâches du projet. Elle discute également d'une
initiative passée de Sauce & Spoon avec Nia, la directrice générale de l'emplacement
Waterfront. Cette conversation aide Peta à comprendre l'impact potentiel du projet de tablette
sur les serveurs..

II.3 Instructions étape par étape

Suivez les instructions suivantes, étape par étape, pour créer améliorer premiere version du
plan du projet:

• Étape 1 : Accédez à votre première version du plan de projet. Commencez par ouvrir
le document du plan de projet sur laquelle vous avez travaillé durant l'activité précédente.

• Étape 2 : Accéder aux supports. Analyser les conversations téléphonique suivantes:

- Réunion : Formation sur tablette (Voir Annexe Activité B - Document 1)

- Réunion : Emplacement WaterFront (Voir Annexe Activité B - Document 2)

- Réunion : Emplacement North (Voir Annexe Activité B - Document 3)

• Étape 3 : Ajouter des tâches au plan de projet Ensuite, ajoutez les nouvelles tâches (4
minimum) à l'onglet Task Brainstorm de votre plan de projet en fonction des transcriptions
des conversations.

Remarque : Chaque transcription comprend au moins une nouvelle tâche de projet.

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III. Activité C: Evaluation des tâches et identification des jalons

III.1Aperçu de l’activité

Dans cette activité, vous appliquerez ce que vous avez appris sur l'évaluation des tâches de
votre plan de projet, leur ordre et l'identification des jalons. À la fin de cette activité, vous
aurez un plan de projet partiellement terminé.

III.2 Scénario

Maintenant que Peta a identifié toutes les tâches associées au projet de tablette, la prochaine
étape consiste à organiser ces tâches et à déterminer les jalons. Un jalon est un point
important dans le calendrier du projet qui indique les progrès. Cela signifie généralement
l'achèvement d'un livrable ou d'une phase du projet.

III.3 Instructions étape par étape

Suivez les instructions suivantes, étape par étape, pour compléter votre plan du projet:

• Étape 1 : Accédez à votre dernière version du plan de projet. Commencez par ouvrir le
document du plan de projet sur laquelle vous avez travaillé durant l'activité précédente.
Vous devriez déjà avoir 8 à 12 tâches dans votre liste d'activités précédentes. Si vous avez
moins de huit tâches, passez en revue les supports de cet atelier et identifiez d'autres
tâches.

• Étape 2 : Regrouper les tâches liées : Sous l'onglet Task Brainstorm de votre plan de
projet, mettez à jour la colonne Task en regroupant les tâches qui sont liées les unes aux
autres. Par exemple, la recherche des fonctionnalités d'une tablette, la comparaison des
prix des tablettes et la confirmation des systèmes d'exploitation compatibles sont toutes
des tâches liées au choix d'un fournisseur de tablettes. De plus, faites attention aux
dépendances, en organisant les tâches dans l'ordre dans lequel elles doivent être terminées.
Par exemple, si l'une de vos tâches consiste à former les serveurs à l'utilisation des
tablettes, une dépendance peut être de planifier d'abord une réunion du personnel pour
présenter le concept des tablettes au personnel. Dans ce cas, vous voudriez d'abord
commander la réunion du personnel, puis la formation des serveurs. Lorsque vous
regroupez et organisez les tâches, considérez les questions directrices suivantes :

- Quelles tâches sont liées à la réalisation du même livrable ou objectif ?

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- Quelle est la séquence naturelle des tâches ?

- Y a-t-il des dépendances ou des prérequis ?

• Étape 3 : Identifier les jalons : Ensuite, identifiez les jalons du projet. N'oubliez pas
qu'un jalon est un point important dans le calendrier du projet qui indique l'avancement et
signifie généralement l'achèvement d'un livrable ou d'une phase du projet. Lorsque vous
identifiez vos jalons, considérez les questions directrices suivantes :

- Y a-t-il des points dans le plan de projet où vous et votre équipe pouvez évaluer le
travail accompli jusqu'à présent ?

- Pouvez-vous identifier les tâches importantes qui intéressent particulièrement vos

parties prenantes ?

- Pouvez-vous identifier les tâches qui comportent un risque élevé ou signaler

l'achèvement d'une phase ou d'une réalisation majeure ?

Par exemple, une seule tâche peut être « Intégrer des tablettes avec un logiciel de point de
vente ». L'achèvement de cette tâche pourrait signaler l'achèvement d'une phase si elle
nécessite des tests et comporte un risque élevé. Dans ce cas, la tâche serait également
considérée comme un jalon. Ou, vous pouvez avoir plusieurs tâches connexes, par
exemple, autour de la formation. Ceux-ci pourraient inclure : la formation des
gestionnaires, la formation des serveurs, le calendrier de formation et la disponibilité des
appareils pour la formation. Dans ce cas, vous pourriez identifier « Formation complète »
comme un jalon. De même, il peut y avoir un certain nombre de tâches liées à l'installation
des tablettes dans les restaurants, donc « Installation complète de la tablette » pourrait être
une autre étape importante.

• Étape 4 : Ajouter des jalons : Enfin, ajoutez au moins trois jalons à votre liste. Si vous
avez moins de trois jalons, passez en revue votre liste de tâches et les supports de cet
atelier et identifiez d'autres jalons. Si un jalon se rapporte à une seule tâche, mettez à jour
la tâche pour lire Jalon : [Nom de la tâche]. Si vous créez un jalon lié à un groupe de
tâches, insérez une ligne au-dessus des tâches et intitulez la ligne Jalon : [Nom du jalon].

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IV. Activité D: Version finale de votre plan de projet

IV.1Aperçu de l’activité

Dans cette activité, vous continuerez à affiner le plan de projet en utilisant les informations
d'une conversation. Vous finaliserez également votre liste de tâches.

Gardez à l'esprit qu'un plan de projet peut être utile pour tout projet, grand ou petit, car il vous
aide à documenter la portée, les tâches, les jalons et les activités globales du projet. Au centre
du plan de projet se trouve le calendrier du projet. La plupart des projets capturent les
exigences dans un artefact similaire à celui-ci, de sorte que le plan de projet que vous créez
pour Sauce & Spoon sera un élément essentiel de la présentation de votre compréhension de
la gestion de projet. Cela démontrera votre capacité à diviser un grand projet en un ensemble
de tâches réalisables et plus petites.

IV.2 Scénario

Seydou appelle Peta pour faire le suivi des estimations d'expédition et de livraison des
tablettes. Il y a une mise à jour qui pourrait avoir un impact sur les estimations de temps
prévues, donc le plan du projet doit être ajusté.

IV.3 Instructions étape par étape

Suivez les instructions suivantes, étape par étape, pour compléter votre plan du projet:

• Étape 1 : Accédez à votre dernière version du plan de projet: Commencez par ouvrir le
document du plan de projet sur laquelle vous avez travaillé durant l'activité précédente.

• Étape 2 : Accéder aux supports : Les supports suivants vous aideront à réaliser cette
activité:

- Réunion :Mises à jour sur les envois des tablettes (Voir Annexe Activité D-Document 1)

• Étape 3 : Mettre à jour les estimations de temps Passez en revue la conversation

téléphonique et notez les résultats finaux des estimations de temps mises à jour. Ensuite,
sous l'onglet Task Brainstorm dans votre plan de projet, mettez à jour vos estimations de
temps en fonction des nouvelles informations de la transcription. Ajoutez des notes sur les
tâches susceptibles d'être affectées par les nouvelles estimations de temps dans la colonne
Notes.

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• Étape 4 : Finaliser les tâches et mettre à jour le plan du projet Copiez votre liste de
tâches à partir de l'onglet Task Brainstorm et collez-la dans l'onglet Tasks and Timelines
pour créer une liste de tâches finalisée dans votre plan de projet. Vous devez avoir au
moins 20 tâches. Assurez-vous de garder les tâches ordonnées et mettez en évidence les
jalons que vous avez identifiés dans la colonne Task. Ajoutez votre estimation de temps
pour chaque tâche dans la colonne Duration et toutes les notes que vous pourriez avoir
dans la colonne Notes.

Remarque : Vous pouvez laisser les colonnes Start Date, Due date, Task Owner et Status
vides, ou vous pouvez les remplir avec vos propres estimations.

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Annexe Activité A

Document 1: Email - Logistique des tablettes

Vous trouverez ci-dessous le fil de discussion entre les personnes suivantes :

• Peta (Chef de projet

• Seydou (Conseillère en restauration)

From: Peta

To: Seydou

Objet: Quelques questions sur la logistique des tablettes

Salut Seydou,

J'espère que tu vas bien! J'ai une question pour vous de Gilly : qu'est-ce qui est impliqué dans
l'installation ? Nous savons que les tablettes enverront les commandes à la cuisine via le WiFi.
Mais comment les restaurants gèrent-ils généralement le fait de les garder chargés pendant le
service ? Ou seront-ils branchés tout le temps ? Doit-on contacter un électricien pour câbler
les tables ? Dois-je ajouter « programmer un électricien » au plan de projet ? Merci!

Peta

Salut Peta,

En fait, oui, c'est exactement ce qui se passe pour le câblage des tables. Une fois que je
connais l'étendue de l'installation à chaque emplacement, je travaillerai avec le vendeur de
tablettes pour faire venir un électricien. Faites-moi savoir s'il y a autre chose!

Seydou

Salut Seydou,

Une autre question, venant de Carter cette fois. Comment la cuisine pourra-t-elle mettre à jour
les menus ? Peuvent-ils le faire en temps réel ? Comme, par exemple, s'ils manquent d'un

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certain plat, peuvent-ils le retirer des tablettes immédiatement afin que les clients ne le
commandent pas ? Merci!

Peta

Salut Peta,

Oui, il s'agit d'une fonctionnalité standard sur tous les modèles de tablettes actuels. Si un
élément n'est plus disponible, vous pourrez mettre à jour le menu en temps réel à partir du
back-end d'administration du logiciel, auquel vous pouvez accéder sur l'ordinateur de bureau.
Nous devons juste former le personnel pour qu'il sache comment le faire. Continuez à poser
des questions !

Seydou

Salut Seydou,

Une dernière question! Participerez-vous à la mise en place de notre personnalisation et de

notre image de marque ? Deanna a demandé à nouveau comment s'assurer que l'interface du
menu de la tablette ressemble à nos menus imprimés. Nous vous fournissons une version
imprimée et vous concevez la version tablette ? Ou obtenons-nous un logiciel vierge et
programmons-nous nous-mêmes les menus de la tablette ? Merci encore!

Peta

Salut Peta,

L'image de marque, la conception et l'importation personnalisées sont des offres de

fournisseurs distinctes. Terrific Tablets propose ces services avec certains de leurs forfaits. Si
vous choisissez l'un de ces forfaits, je me connecterai à votre service marketing et mettrai à
jour l'interface du menu pour qu'elle corresponde à l'image de marque et à la mise en page de
vos menus.

Heureux d'aider!

Seydou

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Annexe Activité B

Document 1 - Formation sur tablette

Vous trouverez ci-dessous la transcription d'une conversation téléphonique avec les personnes
suivantes : Peta (Chef de projet) et Seydou (Conseillère en restauration)

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Document 2 - Emplacement Waterfront

Vous trouverez ci-dessous la transcription d'une conversation téléphonique avec les personnes
suivantes : Peta (Project Manager) et Nia (Directeur général, Waterfront)

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Document 3 - Emplacement North

Vous trouverez ci-dessous la transcription d'une conversation téléphonique avec les personnes
suivantes : Peta (Chef de projet) et Gilly (Directeur général, Nord)

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Annexe Activité D

Document 1: Réunion : Mises à jour sur les envois de tablettes

Vous trouverez ci-dessous la transcription d'une conversation téléphonique avec les personnes
suivantes :

• Peta (Chef de projet)

• Seydou (Conseillère en restauration)

Seydou : Salut Peta.

Peta : Salut Seydou ! Ce qui se passe?

Seydou : Je voulais faire suite à notre discussion de l'autre jour sur les délais de livraison et
les estimations pour les tablettes. Voici ce que j'ai : vous confirmerez le nombre d'appareils
dont vous avez besoin le premier du mois. Ensuite, nous nous attendons à ce qu'ils prennent
environ une semaine pour vous parvenir, et le lancement est prévu pour la toute fin du mois.

Peta : Oui, c'est le plan provisoire pour le moment.

Seydou : Et nous avions parlé d'avoir de nouveaux appareils améliorés à vous expédier. Mais
il semble que l'expédition de ces appareils mis à niveau ait été retardée.

Peta : Oh non, qu'est-ce qui s'est passé ? D'après ce que j'ai compris de notre dernière
conversation, ils arriveraient bien avant notre lancement prévu.

Seydou : Ils sont expédiés d'outre-mer et une série de tempêtes ont perturbé les lignes
d'approvisionnement, donc tout est retardé.

Peta : Retardé de combien de temps ?

Seydou : Quelques semaines.

Peta : Donc, cela signifierait également repousser notre date de lancement d'au moins
quelques semaines.

Seydou : Je pense pouvoir négocier une remise sur les tablettes à cause du retard.

Peta : J'apprécie ça Seydou, mais arrêtons-nous ici. Premièrement, quelles sont nos options?

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Seydou : Eh bien, si votre date de lancement n'est pas encore finalisée, il y a la possibilité de
la repousser afin que vous puissiez lancer avec les nouveaux appareils.

Peta : Et la version actuelle des tablettes ? C'est ceux que vous avez modélisés pour nous,
n'est-ce pas ?

Seydou : Exact.

Peta : Ils semblaient faire le travail très bien. Est-ce que Terrific Tablets les a en stock ?

Seydou : Je conseillerais vraiment d'attendre les appareils mis à niveau. Ils seront plus gros et
plus rapides.

Peta : Exécutent-ils le même logiciel ?

Seydou : Ils le sont.

Peta : Donc, si nous implémentons les nouveaux appareils plus tard, nous n'aurions pas besoin
de recycler le personnel et l'expérience serait essentiellement la même pour les clients.

Seydou : Mais voulez-vous vraiment changer d'appareil plus tard ?

Peta : J'aimerais essayer de respecter notre jour de lancement prévu, si nous le pouvons. Le
reste du projet est sur la bonne voie pour cette date limite de fin de mois, alors j'aimerais
trouver un moyen de respecter le calendrier. Ont-ils les appareils que vous avez modélisés
pour nous dans l'entrepôt ?

Seydou : Ils pourraient, mais je ne suis pas sûr qu'ils en auront autant que vous espériez en
déployer au départ.

Peta : Je pense qu'il est plus facile d'ajuster le nombre de comprimés que la date de lancement.

Seydou : D'accord, je vérifierai ça pour toi après que nous ayons raccroché.

Peta : Avez-vous la possibilité de vérifier maintenant ?

Seydou : Euh, un instant, laissez-moi ouvrir l'écran... Donc, ils ont des appareils, mais ils ne
sont pas dans l'entrepôt le plus proche de chez vous. Ils sont à quelques États, ce qui ajouterait
peut-être trois ou quatre jours à l'estimation de l'expédition.

Peta : Hé, c'est mieux que quelques semaines ! Et puis une fois que les nouvelles tablettes
arrivent, nous pouvons planifier une heure dans le mois prochain pour les échanger.

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Seydou : Ça marche.

Peta : Qu'implique le remplacement des anciennes tablettes par les nouvelles ? Juste changer
les prises ? Ou est-ce plus compliqué ?

Seydou : Non, je change juste la prise, c'est tout.

Peta : Parfait. Étant donné que le retard est hors de notre portée, pouvez-vous obtenir que
Terrific Tablets accepte d'échanger les appareils sans frais supplémentaires ?

Seydou : Les mises à niveau sont fournies avec le contrat, cela ne devrait donc pas être un
problème.

Peta : Pensez-vous que vous pourriez toujours nous obtenir cette remise pour les anciens
modèles ?

Seydou : Laisse-moi savoir. Je ne peux faire aucune promesse tant que je n'ai pas parlé à un
représentant des ventes.

Peta : J'apprécie tout ce que vous pouvez faire là-bas. Donc, pour l'instant, nous prévoyons
d'utiliser le modèle actuel de tablettes qui seront expédiées depuis l'entrepôt hors de l'État, ce
qui peut prendre jusqu'à une semaine et quatre jours. Faites-moi savoir combien sont
disponibles, et je vais confirmer la commande. Merci!

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