REPUBLIC OF CAMEROON

Peace - Work - Fatherland

PORT AUTHORITY OF DOUALA

(P.A.D)

HEAD OFFICE

INSTRUCTION GÉNÉRALE w O O 1 9 /. 2 1
DG/PAD DU 2 7 JAN ?!171
Fixant le cadre général de l'exécution du budget du Port Autonome de Douala pour
l'exercice 2021.-

1. RAPPEL DU CONTEXTE
1. Le Budget du Port Autonome de Douala (PAD) pour l'exercice 2021 a été adopté par Résolution
n' 0766-20/CA/PAD du 23 décembre 2020 du Conseil d'Administration, réuni en sa 93•m•
session. Il se présente ainsi qu'il suit :

Budget de recettes HT FCFA 109,066 milliards.

Budget de dépenses HT FCFA 108,066 milliards.
Dépôts à terme (DA T) HT FCFA 1 milliard.
2. Ce budget sera exécuté dans un environnement marqué par :
la résurgence, au niveau mondial, de la pandémie de la Covid-19. Cependant, la mise sur
pied d'un vaccin permet d'envisager une maîtrise graduelle de cette crise sanitaire avec
en perspective la reprise progressive de l'activité économique caractérisée en 2021 par

• des taux de croissance de 5,2% au plan mondial et de 5, 1 % au niveau de la sous-

région CEMAC ;
• une croissance envisagée du PIB de 3,2% au plan national.
la continuité de la gestion du terminal à conteneurs en régie ;
la montée en puissance des activités de la Régie Déléguée de Dragage (RDD) et de la Régie
de Police et de Sécurité, Douala Port Security (DPS) ;
La reprise en interne de l'activité de remorquage dans le cadre d'une régie déléguée ;
La conduite à bonne fin des projets structurants visant à donner corps à la vision du Chef
de l'État de faire du combinat portuaire de Douala-Bonabéri «un pôle de référence au
cœur du golfe de Guinée» ;
la poursuite de la normalisation des activités portuaires et des réformes structurelles
afin d'arrimer le Port de Douala-Bonabéri aux standards internationaux ;
l'amélioration continue de la gouvernance et du système de pilotage avec un accent
particulier sur le suivi évaluation des Programmes dont les responsables seront
désignés;
la mise en place de la plateforme du Dialogue de Gestion ;
l'opérationnalisation des secteurs d'activités portuaires en vue de rapprocher
l'administration portuaire de ses clients ;
l'assujettissement à la TVA, dès le 1" janvier 2021, des prestations rendues aux navires
en application de la Loi n'2021/018 portant Loi de Finances de la République du carneroun,
pour l'exercice 2021.
3. Au-delà des éléments de contexte ci-dessus évoqués, la présente Instruction fixe le cadre
général de l'exécution du budget du PAD pour l'exercice 2021, ainsi que les modalités de son
évaluation qui devront en principe, consolider les avancées réalisées.

Il- DU CADRE GÉNÉRAL

4. L'exercice budgétaire au PAD court du 1" janvier au 31 décembre 2021. Son exécution obéira
aux orientations contenues dans la présente Instruction.

Pôle de Rêférence au Cœur du Golfe de Guinêe I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Guinea
Sociét:I! Anonyme« S,A,. à Capital public I Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuabll!! : M069900009499){ 1 ACCM : 030.153 1 NACAM : 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes l Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fu: +237 233 42 67 97 ! www.pad.cm
 s. En 2021, une bonne exécution du budget demande plus de proactivité et de discipline de la part
des différents acteurs du processus budgétaire. Cela devra se traduire par :
la planification et l'anticipation de la dépense afin de garantir la cohérence des rythmes de
dépenses et de recettes budgétaires ;
le respect des budgets alloués, en limitant autant que faire se peut, les situations
exceptionnelles, notamment le financement des dépenses imprévues et le recours aux
procédures dérogatoires ;
la corrélation entre les dépenses engagées et les plans d'action ayant conduit à
l'élaboration du budget.

11.1. EN MATIÈRE DE RECETTES

6. Le principal objectif visé en 2021 demeure la mobilisation optimale des ressources, la
sécurisation des recettes internes, le recouvrement des créances envers l'État et le recours
aux financements alternatifs, le cas échéant.
7. Plusieurs mesures devront être mises en œuvre à l'effet d'accroître de manière significative
les recettes.

11.1.1. DES RECETTES INTERNES

8. Les actions ci-après doivent être entreprises afin d'augmenter les recettes internes :
- le renforcement de l'exhaustivité et de l'exactitude de la facturation (diminution des Avoirs);
- l'intensification et le renforcement des actions de recouvrement des créances clients ;
- la sécurisation des recettes budgétaires.

11.1.1.1. Mesures relatives à l'exhaustivité et l'exactitude de la facturation

9. Les actions engagées au cours de l'exercice précédent vont se poursuivre. Il s'agit de :
l'appropriation et la vulgarisation des dispositions du régime tarifaire applicable aux
prestations rendues au PAO ;
la mise en œuvre rigoureuse des dispositions de la Résolution n" 0667-19/CA/PAD du 16
septembre 2019 instituant la facturation de la redevance embarquement/débarquement des
marchandises par grands comptes au port de Douala-Bonabéri ;
- la transmission systématique à la structure en charge de la codification, des rapports
d'ECOR provenant des terminaux portuaires pour agrégation et saisie des données dans le
système d'information du PAO ;
l'exigence du manifeste électronique (sous format PDF et XML) aux consignataires lors de
leurs demandes d'escale 48 heures avant l'accostage des navires pour l'import et 48 heures
après l'appareillage des navires pour l'export ;
l'exclusivité de la saisie et de la modification des données dans le système d'information
resteront réservées à la structure en charge de la codification des données relatives à la
marchandise ;
la poursuite de la mise à jour de tous les contrats d'amodiation (Autorisation d'Occupation
Temporaire et Autorisation d'Exploitation Temporaire) et l'implémentation des actions visant
à rendre efficient leur monitoring ;
l'informatisation, l'interconnexion et la stabilisation du réseau informatique des terminaux ;
la transmission des fiches de pilotage au service en charge de la facturation dédiée au plus
tard 48 heures après le départ du navire, tant au Port de Douala-Bonabéri qu'à la
circonscription portuaire de Limbé relativement aux activités menées à Massonge ;
la saisie des informations relatives aux mouvements des navires dans l'application CARGO
en temps réel, y compris les caboteurs, les chalutiers et les supply boats ;
la mise en place du comité de sécurité PAO/Service de l'immigration/Douane afin de trouver
des solutions aux problèmes relatifs à la transmission des manifestes à Limbé.

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Pôle de Réference au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gwnea
Société Anonyme "' S.A• à Capital public t Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N• de Contribuable : M0&9900009499X I RCCM : Ol0.153 1 NACAM : 034006
B.P./P.O. Box 4020 DouaUI, Bonanjo - Centre des Affatres Maritimes I Têt. : .. 237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 11.1.1.2. Mesures relatives à l'amélioration du taux de recouvrement des
créances clients
1 o. Le taux de recouvrement des créances clients devra maintenir sa courbe ascendante observée
depuis quelques années. Pour ce faire, les actions suivantes vont se poursuivre :
le suivi du reversement des pénalités de stationnement par les acconiers et les
gestionnaires des terminaux ;
- la systématisation du paiement de la pénalité due en cas d'annulation d'une escale
programmée ;
- la dynamisation de la Task Force mise en place pour le recouvrement des créances
anciennes (suspensions, blocages, scellés, etc ... ) ;
la création systématique dans le système CARGO des fiches de pilotage pour une
facturation à temps des escales navires ;
- le suivi scrupuleux des cautions émises par les clients (domaines, navires, etc ... ) afin de
pouvoir compenser les créances-clients ;
le respect des délais de règlement des factures (15 jours au plus tard pour la
marchandise et 8 jours au plus tard pour les autres prestations, après dépôt de facture
au client) ;
le dépôt de facture au client deux jours au plus tard après émission ;
l'implémentation de l'interdiction de l'accès dans l'enceinte portuaire aux véhicules
appartenant aux sociétés débitrices du PAD et à leurs personnels;
- le maintien de l'interdiction d'accès à la salle de conférence maritime à tout client en
compte qui ne se sera pas au préalable acquitté de ses obligations financières afférentes
aux escales, grâce à la nouvelle formule de CARGO ;
- l'assurance du paiement de l'acompte avant la programmation de l'entrée de tout navire
piloté ;
l'assainissement du fichier client;
- la détermination du montant des créances recouvrables par client ;
l'harmonisation permanente des comptes clients entre la base de données du
recouvrement et celle de la comptabilité ;
- le pointage contradictoire des comptes des gros clients débiteurs en particulier et la
signature des accords de solde qui en résultent ;
l'amélioration des relations avec les partenaires-clients ;
la collecte, la saisie des titres de paiement en temps réel et leur transmission au
Département en charge des Finances et au Département en charge de la Comptabilité
et de la Fiscalité ;
le respect des délais de transmission des éléments de facturation (fiches de pilotage,
index d'eau et d'électricité) ;
la finalisation de la procédure engagée auprès du Ministère des Finances pour
l'implémentation du privilège du Trésor au PAD.

11.1.1.3. Mesures de sécurisation des recettes budgétaires

11. Le renforcement des mesures de sécurisation des recettes budgétaires va se poursuivre et
sera ponctué par :
le paiement par virement bancaire de toutes les factures clients du PAD ;
- la systématisation des pointages contradictoires mensuels des mouvements des
navires entre les services en charge de la réception des navires et ceux en charge de
leur facturation ;

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Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gwnea
Societé Anonyme « S.A• â Capital public: 1 Capital social : FCFA 18 !K>2 000 000 1 N• de Contribuable : M069900009499X I RCCM : 030.153 1 NACAM 034006
B.P./P.0 Bo• 4020 Douala, Bonartjo - Centre des Affaires Maritimes I Tél. : t-237 233 "42 01 33 1 Fax : +237 233 42 67 97 1 www.pad.c:m
 - la systématisation du pointage contradictoire des cargaisons homogènes (riz, clinker,
etc .. ) entre les équipes du PAO (OEX) et celles du transitaire ;
- la lutte contre toute forme de fraude et/ou de corruption ;
- la dématérialisation des procédures ;
- le contrôle en temps réel par le Département en charge du Contrôle de Recouvrement
des saisies des titres de règlement effectués par les Brigadiers du Recouvrement ;
- la réalisation des arrêtés journaliers et mensuels des encaissements effectifs par le
Service de la Trésorerie et le Département du Contrôle de Recouvrement.
- le contrôle quotidien par les services de la Comptabilité des intégrations des
facturations et des règlements du logiciel CARGO dans le logiciel Sage X3 ;
- les contrôles quotidiens des caisses par les responsables de la Direction des Finances
et de la Comptabilité. De manière spécifique, la validation des recettes des caisses
secondaires s'effectuera par tous les responsables à divers niveaux hiérarchiques de
la Direction des Finances et de la Comptabilité (Caissier Central, Chef Service de la
Trésorerie, Chef de Département des Opérations Financières et de Trésorerie,
Directeur des Finances et de la Comptabilité).
12. La Division en charge de !'Audit Interne vérifiera trimestriellement la concordance entre les
encaissements et les reversements des recettes enregistrées au niveau des caisses
secondaires. Toutefois, les contrôles inopinés pourraient également être diligentés en cas de
nécessité.

11.1.2. DES RECETTES ATTENDUES DE L'ÉTAT

13. Le PAD continuera à suivre toutes les recommandations formulées au cours des travaux du
Cadre de Concertation Permanent ÉTAT/PAD (CCP-ÉTAT/PAO) mis en place depuis 2018 par
le Ministère en charge des Finances.
14. Les actions engagées par le PAD auprès de la tutelle financière en vue de mobiliser ses
créances vis-à-vis de l'État vont se poursuivre.

11.1.3. DES FINANCEMENTS ALTERNATIFS

15. La coopération avec la communauté des bailleurs de fonds ainsi que les négociations avec les
établissements bancaires et autres institutions agréées, relativement aux modalités de mise
en œuvre du plan d'investissements prioritaires du PAD, vont être renforcées. Le respect de
la règlementation en vigueur et la capacité de remboursement des emprunts contractés
seront systématiquement pris en compte.

11.2. EN MATIÈRE DE DÉPENSES

16. L'objectif d'efficience poursuivi ces derniers exercices est maintenu. En cette matière, les
efforts seront déployés pour réduire le coût des prestations offertes au PAD, limiter le
gaspillage des ressources financières et matérielles, assurer la maintenance et la
préservation de l'intégrité de l'outil de production.
17. Au plan général, le personnel est invité à utiliser en toute responsabilité, les biens mis à sa
disposition.
18. Au plan spécifique :
les acquisitions et les demandes des biens et services courants feront l'objet d'un suivi plus
strict par le Service en charge de la comptabilité matières. Les plans d'action y relatifs et
un état permanent de besoins seront soumis à l'approbation du Directeur en charge des
Affaires Générales.
La Direction en charge des Affaires Générales devra transmettre les plans d'action
susvisés à la Direction en charge du Contrôle de Gestion en vue de l'élaboration d'une
procédure simplifiée du suivi de la gestion des stocks et d'inventaire permanent des biens
4
V
Pôle de Rêfêrence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Sodêté Anonyme « S.A• à Capital pubüc t Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable : M089900009499X I RCCM : 090. t 53 1 NA.CAM 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes I Tét. : +237 233 "42 01 33 l Fu : +237 233 42 87 97 1 www.pad.c:m
 et services courants du PAD, en liaison avec la Direction en charge des Finances et de la
Comptabilité. Sont notamment concernés par cette mesure, les fournitures de bureau en
stock, les produits d'entretien, le carburant et les équipements de protection individuelle,
le matériel d'entretien domestique et les mobiliers de bureau.
- les mesures seront prises pour diminuer le taux de sinistralité des véhicules, à travers
notamment:
• l'organisation de façon régulière, et en synergie avec la Direction en charge des
Ressources Humaines, des séminaires sur la formation en conduite défensive ;
• l'interdiction formelle de la conduite en état d'ébriété ou de fatigue ;
• l'interdiction des déplacements à des heures indues ou en temps pluvieux pour des
besoins de service ;
• la sélection préalable, par la Direction en charge des Affaires Générales, des chauffeurs
qui ont fait montre d'une aptitude avérée à conduire les véhicules lors des
déplacements ;
• l'obligation de déclaration des accidents et/ou dommages occasionnés ou subis sur les
véhicules et engins nautiques du PAD ;
• l'instauration d'un systéme d'émulation visant à encourager les conducteurs qui ont fait
montre d'un comportement irréprochable. La Direction en charge des Ressources
Humaines et la Direction en charge des Affaires Générales soumettront des propositions
y afférentes au Directeur Général avant la fin du premier semestre 2021.
19. Tout engagement est subordonné à l'accord préalable du Directeur Général.
20. De manière spécifique, tout projet de décision de décaissement à initier par les structures du
PAD, devra être précédé par une note de présentation adressée au Directeur Général, ayant
formellement obtenu son accord. La Direction en charge du budget veillera à la stricte
application de cette mesure, avant de délivrer le visa de régularité et de conformité budgétaire
sur ledit projet de décision.
21. Les engagements par Bons de Commande, Lettres Commandes et les Marchés se feront
conformément aux dispositions de la Résolution n' 0618-18 du 07 décembre 2018 portant
régime général interne des marchés du PAD.

11.2.1. Les ordonnateurs délégués

22. La déconcentration de la gestion engagée au cours de l'exercice 2017 est maintenue. Les actes
de gestion posés seront suivis des contrôles systématiques à posteriori par la structure en
charge de ['Audit Interne.
23. Le système d'accréditation des responsables sur les différentes lignes budgétaires sera
amélioré et pris en compte dans le processus de dématérialisation. Les actes de gestion signés
par les responsables non-accrédités sont nuls et de nul effet.

11.2.2. Le planning des activités

24. Afin de mettre en cohérence les engagements des dépenses, les priorités de dépenses et la
trésorerie, les actions suivantes seront entreprises :
la programmation des dépenses par Bons de Commande devra être élaborée par la
Direction en charge de la commande avant le 15 du mois de février 2021. La mise à jour
de ce planning tient compte du journal de programmation par Bons de Commande du Port
Autonome de Douala ;
les plans de trésorerie mensuels devront être élaborés par la Direction en charge des
Finances et de la Comptabilité et soumis au Comité Finance pour validation. Ils feront l'objet
d'évaluation trimestrielle par la structure en charge del' Audit. L'élaboration desdits plans
sera adossée au budget du PAD de l'exercice 2021.

11.2.3. L'engagement des dépenses

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Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Sociêté Anonyme .c S.A» li Capital public I Capttal social : FCFA 18 902 000 000 l N• de Contl"'tbu&ble : M069900009499X I RCCM : 030.153 1 NACAM : 034006
B.P./P.O. Bo• 4020 Douala, Bonanjo - Centre des AffairH Maritimes J Tél. : +237 233 42 01 33 l Fax: +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 25. L'engagement des dépenses relatives à la commande se fera conformément aux seuils
règlementaires suivants :
les Bons de Commande pour les engagements d'un montant inférieur à FCFA vingt millions
(20 000 000) Toutes Taxes Comprises ;
les Lettres-commandes pour les engagements d'un montant compris entre FCFA vingt et
cent millions (20 000 000 et 100 000 000) Toutes Taxes Comprises;
les Marchés pour les engagements d'un montant supérieur à FCFA cent millions
(100 000 000) Toutes Taxes Comprises.
26. Les dépenses par Bons de Commande, qui restent soumises à la certification préalable de la
disponibilité des crédits et de l'accréditation de l'ordonnateur délégué, seront facturées sur
la base des prix homologués par la mercuriale de l'État ou, à défaut, sur la base de
l'homologation des prix effectués par les services compétents de l'État pour les prestations
non couvertes par ladite mercuriale.
27. La demande d'homologation des prix est faite à la diligence de l'ordonnateur délégué initiateur
de la commande.
28. Toutefois, pour certaines prestations spécifiques relatives aux métiers portuaires non encore
répertoriés dans ladite mercuriale, l'on continuera exceptionnellement à se référer aux prix
enregistrés dans le système ERP, progiciel d'exploitation du PAD.
29. La procédure d'engagement préalable avant le début des prestations est obligatoire pour les
dépenses courantes.
30. L'engagement préalable est un impératif. Il est matérialisé, d'abord par un « Avis Capri» émis
par la Direction en charge des contrôles de la dépense et, ensuite, par un titre de confirmation
de créance établi par la Direction en charge de la commande. Aussi, la régularisation des
prestations effectuées sans l'obtention préalable d'un Bon de Commande est proscrite, sauf
dérogation du Directeur Général.
31. Les Bons de Commandes émis et les décomptes relatifs aux différents marchés contractés
par le Port Autonome de Douala doivent faire ressortir, pour tous les fournisseurs, quel que
soit leur régime d'imposition, les montants intégrant les différentes taxes.
32. Les dépenses par Bons de Commande relatives à la production de tous les imprimés et
formulaires utilisés au PAD seront exclusivement engagées par la Direction en charge de la
commande. Pour ce faire, la Direction en charge des Systèmes d'information et celle en
charge de ['Exploitation mettront les modéles servant d' « imprimés » à la disposition de la
Direction en charge de la commande.
33. S'agissant spécifiquement des engagements relatifs à la santé, à l'hébergement des hôtes, à
la location des voitures, à la restauration, à l'acquisition des billets d'avion, ils doivent être
exécutés sur la base de la délivrance de Bon de Prise en Charge par le PAD.
34. La Direction en charge de la commande devra prendre toutes les mesures nécessaires pour
que lesdits bons de prise en charge soient disponibles au plus tard le 15 février 2021.

11.2.4. L'encadrement des dépenses par Bon de Commande

35. L'exécution des dépenses par Bon de Commande est encadrée par la Résolution n' 0618-18
du 07 décembre 2018 portant régime interne des marchés du PAD, et s'inscrit dans la
démarche d'amélioration continue de la performance du processus achat du PAD. Elle vise les
principaux objectifs suivants :
l'optimisation de l'exécution du budget ;
la réalisation des économies d'échelle;
la rationalisation des dépenses ;
la célérité dans le processus d'achat et la réalisation des prestations projetées ;
l'assouplissement du processus des achats.

11.2.5. Le cadre d'exécution

6 y
Pôle de Rêférence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of cuiree
Société Anonylnl! « S.A» i Capital public I Capital social: FCfA 18 902 000 000 1 N" de Contribuabfe : M089900009499X I RCCM: 030.153 1 NACAM : 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala. 8onanjo - Centre des AffaN"es Maritimes I Tél. : •237 233 42 01 33 1 Fil.li : -t-237 233 42 67 97 1 www.p.d.cm
 36. L'engagement d'une dépense par Bon de Commande au PAO est subordonné à la satisfaction
des contraintes suivantes :
Pour les dépenses d'un montant inférieur à FCFA 5 000 000 (cinq millions) :
• la programmation dans le journal des engagements par Bons de Commande pour le
compte de l'exercice en cours dûment validé par le Directeur Général et transmis à tous
les chefs de structures au sein du PAO ;
• l'obtention d'une autorisation expresse accordée exclusivement par le Directeur Général
pour la prestation non programmée dans le journal susmentionné.
Pour les dépenses d'un montant égal ou supérieur à FCFA 5 000 000 (cinq millions) :
• l'obtention systématique d'une autorisation expresse du Directeur Général, même en
cas d'opération préalablement programmée ;
• la preuve d'une véritable mise en concurrence à la diligence de la Direction en charge
de la commande.
37. Les dépenses par Bons de Commande de montant supérieur ou égal à FCFA ne 5 000 000
(cinq millions) TTC se rapporteront exclusivement aux commandes relatives à des activités
dont le coût total, en un trimestre, est inférieur à 20 000 000 (vingt millions) francs CFA TTC
et portant sur les commandes :
nécessitant l'emploi d'un brevet d'invention, d'un procédé, d'un savoir-faire, d'une licence
ou de droits exclusifs détenus par un seul prestataire. Cette catégorie intègre également
les cas d'essais réalisés dans le cadre d'une expérimentation et de la nécessité d'intégrer
un label;
induisant les gains de coût ;
dont la réalisation ne saurait s'accommoder des délais d'une procédure de passation de
marché;
récurrentes non complexes ;
complétant celles ayant fait l'objet d'une exécution d'un budget antérieur par le même
titulaire, à la condition que les prestations objet de la commande complémentaire ne
figurent pas dans la commande initiale, mais dont la réalisation est rendue nécessaire à la
suite de circonstances imprévues et non imputables aux parties et que ces prestations ne
peuvent être techniquement ou économiquement séparées de la commande principale.
38. L'exécution des prestations avant la délivrance des Bons de Commande est formellement
proscrite. Toutefois, lorsque les circonstances l'obligent, l'ordonnateur délégué qui engage le
PAO est tenu de servir un Ordre formel des prestations avec copie au Directeur Général.
39. Les Bons de Commande non exécutés au terme des délais de réalisation prescrits seront
annulés.
40. La régularisation des prestations exécutées au cours des exercices antérieurs à 2021 sera
subordonnée à l'obtention d'un accord exprès du Directeur Général, après avis de la
Commission en charge de la Validation des Prestations.
41. L'avis susmentionné de la Commission en charge de la Validation des prestations sera
accompagné d'un rapport précisant, pour chaque dossier, les éléments probants ayant conduit
à la demande de régularisation soumise au Directeur Général.

11.2.6. LES MODALITÉS D'EXÉCUTION

42. Les délégations de signature relatives à l'engagement des dépenses par Bons de Commande,
déjà accordées par le Directeur Général, demeurent valables jusqu'à nouvel avis.
43. Des délégations de signature et des transferts de responsabilités spécifiques se rapportant
au champ d'exécution des dépenses par Bon de Commande peuvent, en tant que de besoin,
être accordées expressément par le Directeur Général.
44. Les dossiers relatifs aux engagements d'un montant ne inférieur à FCFA 5 000 000 (cinq
millions) visés au point 36 seront adressés directement à la Direction en charge du Contrôle
Budgétaire pour pré-engagement.

7 v
Pôle de Rêfêrence au Cœur du Go{fe de Gutnée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gwnea
Soc:iété Anonyme"' S.A"' A Capital public t Capital social: FCFA 18 902 000 000 ! N• de Contribuable : M069900009499X I RCCM : 0!0.1S3 1 NA.CAM 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes I Tët. : •237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 45. Les dossiers mentionnés ci-dessus sont constitués des pièces ci-après :
une demande d'achat dûment renseignée ;
- les offres des entreprises mises en concurrence ;
- les fiches d'évaluation des entreprises consultées ;
- un dossier administratif complet du prestataire proposé ;
- la preuve de l'inscription de l'activité dans le journal des Bons de Commande.
46. Le dossier de demande d'autorisation d'exécution d'une dépense d'un montant supérieur ou
égal à FCFA ne 5 000 000 (cinq millions) ne devra, entre autres, contenir:
- une demande d'autorisation ;
- un exposé des motifs ;
- une description exhaustive des besoins ;
- un cahier des charges, le cas échéant ;
une proposition de la liste des critères d'analyse des propositions qui seront reçues.
47. Le processus de sélection du prestataire attributaire d'une commande d'un montant supérieur
ou égal à FCFA ne 5 000 000 (cinq millions) sera mené, sur la base d'une sollicitation formelle
d'au moins trois (03) entreprises, sauf dérogation expresse du Directeur Général, par une
équipe constituée composée ainsi qu'il suit :
un coordonnateur représentant l'ordonnateur principal ;
- un représentant de la structure initiatrice de la commande ;
- un représentant de la structure en charge des approvisionnements.
48. L'équipe mentionnée au point 47 ci-dessus, constituée par le Directeur Général, rendra son
rapport dans un délai de 72h après sa constitution.
49. Le processus de sélection énoncé ci-dessus démarre après obtention de l'autorisation
expresse du Directeur Général d'engager ladite dépense.
50. Au terme du processus de sélection, cette équipe devra produire un rapport soumettant à la
validation du Directeur Général du PAO l'attributaire du Bon de Commande avant son émission.
51. Le rapport devra faire ressortir explicitement les éléments justificatifs ayant motivés le choix
de l'attributaire du Bon de Commande et qui reposent sur les critères objectifs ci-après :
le coût et la qualité du produit ou du service ;
- le délai de livraison.
52. La responsabilité de la lutte contre les fractionnements de la commande est dévolue à la
structure en charge du contrôle budgétaire.
53. Le fractionnement ci-dessus évoqué se rapporte à toutes les demandes d'engagement portant
sur des prestations de même nature, imputables sur les mêmes tâches et lignes budgétaires
dont le montant total des commandes à passer au cours d'un trimestre est susceptible
d'excéder FCFA 20 000 000 (vingt millions).

11.2.6.1. Suppression de l'obligation d'enregistrement des engagements

54. En application des dispositions des articles 343 et 543 du Code Général des Impôts, il est
supprimé le droit d'enregistrement sur les commandes des entreprises publiques et
parapubliques.

11.2.6.2. Création. Organisation et Fonctionnement des Comités et Groupes de

Travail
55. Les Comités et Groupes de Travail sont des instances de réflexion instituées afin d'adresser
de manière structurée, une problématique spécifique et complexe ayant un caractère
transversal. Ils peuvent être, selon les cas, permanents ou ad hoc, Internes au PAO ou Inter
Administrations.
56. Les modalités de création, d'organisation et de fonctionnement des Comités et Groupes de
Travail internes du PAO et inter administrations devront être conformes aux dispositions de
la Résolution n" 0706/20/CA/PAD du 03 janvier 2020 fixant les modalités de création,

a V
Pôle de Rêférence au Cœur du Golfe de üumèe I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Guenea
Soc:iêté Anonyme"' S.A• à Capital pubüc 1 Capital social: FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribua�e : M089900009499X 1 RCCM : 030.153 1 NACAM : 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre du Affaires Maritimes I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 87 97 1 www.pad.cm
 d'organisation et de fonctionnement des Comités et des Groupes de travail au Port
Autonome de Douala.
57. Chaque Président du Comité ou Groupe de travail (nouveau ou en cours) devra par ailleurs
transmettre pour validation au Directeur Général, au plus tard le 31 janvier 2021, un plan
d'actions déclinant :
les activités à couvrir jusqu'à la fin des travaux et les sessions correspondantes, afin
de maitriser les dépenses relatives aux indemnités de session ;
les responsables et structures par activités.

11.2.6.3. LiQuidatjon des dépenses

58. La documentation matérialisant la réception technique des prestations exécutées au PAD
devra être établie par les services initiateurs de la commande, signée par un représentant du
prestataire dûment mandaté et au moins trois (03) agents du PAD dont un ayant au moins rang
et prérogatives de Chef de Département.
59. La certification du service fait relève de la responsabilité du Chef de la structure initiatrice de
la commande.

60. Conformément aux exigences du Système de Management de Qualité (SMQ), le procès-verbal

de réception administrative et les fiches de réévaluation, délivrés aux prestataires par le
service en charge de la Comptabilité-matières, devront formellement préciser le niveau de
réalisation et les délais des prestations.
61. Les factures des Bons de Commandes émis et les décomptes relatifs aux différents marchés
publics contractés par le Port Autonome de Douala doivent faire ressortir, pour tous les
fournisseurs, les impôts et taxes suivant la présentation ci-après :
a) Facture d'un contribuable relevant du régime du réel pour une commande supérieure
ou égale à FCFA 5 millions :
• TVA: 19,25 % du montant de la facture HT;
• Acompte d'IR ou d'IS au taux de 2,2 % du montant de la facture HT;
• Net à Percevoir : 97 ,8 % du montant de la facture HT ;
• Montant TTC à engager= Montant HT + TVA.
b) Facture d'un contribuable relevant du régime du réel pour une commande inférieure
à FCFA 5 millions :
• TVA: 19,25 % du montant de la facture HT;
• Acompte d'IR ou d'IS au taux de 5,5% du montant de la facture HT;
• Net à Percevoir : 94,5 % du montant de la facture HT;
• Montant TTC à engager= Montant HT + TVA.
c) Facture d'un contribuable relevant du régime simplifié ou de l'impôt libératoire :
• TVA: 19,25 % du montant de la facture HT;
• Acompte d'IR ou d'IS : 5,5 % du montant de la facture HT;
• Net à Percevoir : 94,5 % du montant de la facture HT ;
• Montant TTC à engager = Montant HT + TV A.
d) Facture d'un praticien des professions libérales relevant du régime du Réel/Simplifié :
• TVA : 19,25 % du montant de la facture HT ;
• Acompte d'IR ou d'IS : 5,5 % du montant de la facture HT;
• Net à Percevoir : 94,5 % du montant de la facture HT ;
• Montant TTC à engager= Montant HT + TVA.
e) Décompte d'avance de démarrage.
62. Conformément aux dispositions de l'article 134 du Code Général des Impôts, les avances de
démarrage des marchés du PAD font systématiquement l'objet de retenue à la source de la
taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
63. En matière de gestion des stocks, les quantités à consigner dans les demandes de sortie
magasin devront être dèterminées en tenant compte des disponibilités du magasin général

9 I
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Société Anonyme" S.A» i Capital public I Capital social: FCFA 18 902 000 000 1 N° de Contribuable: M089900009499X I RCCM: 030.153 1 NACAM: 03-4006
B.P./P.O. Bol! ,&()20 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes I Tél. : +.237 233 42 01 33 l Fa• : +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 avant l'obtention du visa budgétaire. Les visas du Chef de Bureau Gestion des Stocks et du
Chef de Service Comptabilité-matières attesteront de cette disponibilité.

ll.2.6.4. Retenue à la source de la Taxe Spéciale sur le Revenu CTSRI

64. Le taux de la TSR sur la commande au PAO est de 5 % à l'exception des prestations relatives
aux médicaments et consommables médicaux qui en sont dispensés.
65. La TSR est retenue à la source selon les modalités ci-après :
revenus des prestations courantes : (sous réserve des conventions fiscales)

Rémunérations dans le
Revenus perçus sur études, cadre des commandes
Pays
étranger de
assistance technique, financière Autres publiques à l'étranger
et comptable par les non- revenus relatives aux livraisons
résidence
résidents d'équipements et aux
prestations de service
France 7,5 % 15 % 5%
Autres pays 15 % 15 % 5%

revenus des prestations matérielles ponctuelles :

Entreprise non domiciliée en République du Cameroun 10 %

et a ant renoncé à l'im osition d'a rés la déclaration
les rémunérations versées par les sociétés de transport maritime de droit camerounais
pour la location et l'affrètement des navires ou la location d'espace sur les navires
étrangers ou au titre des commissions versées aux agents portuaires à l'étranger sont
assujetties à la TSR au taux «super réduit» de 2 %.
66. Afin d'éviter au PAO des réclamations au titre de la TSR retenue à la source, les ordonnateurs
délégués devront informer les prestataires domiciliés à l'étranger des dispositions ci-dessus
indiquées avant tout engagement, notamment en ce qui concerne les évacuations sanitaires,
les formations et les séminaires.

ll.2.6.5. Prélèvement de l'impôt sur les Revenus non Commerciaux

67. Les rémunérations suivantes feront systématiquement l'objet du prélèvement susmentionné
conformément aux dispositions de la Circulaire n" 00008349/C/MINFI du 30 décembre 2019
portant Instructions Relatives à l'Exécution des Lois de Finances, au Suivi et au Contrôle de
l'Exécution du Budget de l'État et des Autres Entités Publiques pour !'Exercice 2020 :
les indemnités, frais de session, gratifications et primes servies aux membres des
commissions, des comités, des groupes de travail, des secrétariats techniques et des
équipes de projets, les pécules servis aux personnels lors de l'exécution des travaux
spéciaux et aux stagiaires ;
les indemnités allouées aux membres du Conseil d' Administration et aux experts invités à
quelque titre que ce soit.
68. Toutefois, sont exclus du champ de ce prélèvement :
les primes à caractère statutaire ;
les paiements effectués en remboursement des frais (frais de mission ... ) ;
la prime d'alimentation servie aux forces de défense et de sécurité.

ll.2.7. ATTESTATION DE VIREMENT IRRÉVOCABLE

69. La Note de Service n• 0116-16/0AG/OG/PAO du 16 décembre 2016 décrivant la procédure
d'établissement et de délivrance des Attestations de Virement Irrévocable reste en vigueur.

11.2.8. MODALITÉS DE RÈGLEMENT DES FOURNISSEURS ET AUTRES DÉPENSES

10 v
Pôle de Rêfêrence au Cœur du Golfe de Gumée r Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Sociëté Anonyme S.A» IÎI Capital pubüc t Capital social: FCFA 18 go2 000 000 f N" de Contribuable: M0899000<MM99X J RCCM: 010.153 1 NACAM: 034006
te

B.P./P.0. Box 4020 �la. Bonanjo - Centre des Affaires Marit:Nnff I Tél. : +237 233 42 01 33 t Fu: +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 70. Le règlement des fournisseurs et autres dépenses importantes se feront systématiquement
par virement bancaire, tel que prescrit par la Note n°0116-16/DAG/DG/PAD du 16 Décembre
2016 susvisée.
71. La liasse documentaire exigée aux bénéficiaires des paiements comprendra, outre Les pièces
habituelles, l'original de l'attestation de domiciliation bancaire datant de moins de trois (03)
mois.
72. La liasse de dépenses, en procédure normale, admise en paiement comprend :
11.2.8.1. Pour les Bons de Commande
- l'original de la facture définitive timbrée et deux (02) copies ;
- L'original du Bon de Commande, signé par L'ordonnateur ou L'ordonnateur délégué ;
- l'attestation de non redevance timbrée en cours de validité ;
- une photocopie de la carte de contribuable timbrée en cours de validité ;
- une attestation de domiciliation bancaire datant de moins de six (06) mois ;
- une photocopie du certificat de non exclusion de la commande datant de moins de trois
(03) mois;
- L'original du bordereau de livraison des fournitures ou La certification du service fait
par L'ordonnateur pour Les services et prestations intellectuelles ;
- l'original du procès-verbal de réception technique pour les travaux et la fourniture des
consommables informatiques ;
- L'original du procès-verbal de réception administrative pour toutes les prestations ;
- une copie du certificat de garantie d'au moins six (06) mois pour Le matériel dont La
maintenance est requise ;
- la demande d'achat ;
- l' Avis Capri ;
la facture pro-forma ou devis.

11.2.8.2. Pour les Lettres-Commandes et Marchés

les attachements et le décompte correspondant dûment signés et visés par les
responsables habilités, puis timbré ;
- un exemplaire de L'original du Marché enregistré (pour Le premier décompte) ;
- l' Avis Capri ;
- Les cautions appropriées (cautionnement définitif, caution d'avance de démarrage
lorsque le cocontractant en fait la demande, caution de garantie de bonne exécution
du marché lorsque Le cocontractant la préfère à la retenue de garantie) ;
- un bordereau de livraison signé par L'ordonnateur délégué et le prestataire (pour le
dernier décompte) ;
- une copie du certificat de garantie d'au moins 6 mois pour le matériel dont la
maintenance est requise ;
- un procès-verbal de réception (ou de recette pour Les prestations) signé par tous Les
membres désignés (pour le Décompte Final et le Décompte Général et Définitif des
travaux ou des fournitures) ;
- une attestation de non redevance fiscale timbrée en cours de validité pour L'exercice ;
- une photocopie de La carte de contribuable en cours de validité ;
- les photocopies des Ordres de Services pouvant permettre d'évaluer les délais ;
- la photocopie des polices d'assurance.
73. La procédure relative aux Lettres-commandes et aux Marchés du Port Autonome de Douala
continuera de se faire conformément à la Loi n°2017 /011 du 12 juillet 2017 portant Statut
Général des Entreprises Publiques.

11.2.9. RÉGIE DES DÉPENSES

74. Neuf (09) caisses d'avances destinées au paiement des menues dépenses (moins de cinq cent
mille francs CFA) par unité de dépense, sont ouvertes auprès des structures et services
suivants:

11 r
Pôle de Rèfêrenc:e au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Sociëtê Anonyme"' S.A• i Capital public t Capit•I sectet : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable: M089900009499X I RCCM: 030.153 t NACAM 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo- Centre des Affatl"n Mariti�s I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 67 97 r www.pad.cm
 - Direction des Affaires Générales : Deux (02) caisses d'avance dédiées aux petites dépenses
d'entretien des bâtiments et des engins terrestres.
- Direction des Aménagements Portuaires : Une (01) caisse d'avance dédiée aux petites
dépenses d'entretien des bâtiments.
- Direction du Dragage et de La Logistique Maritime : Une (01) caisse d'avance dédiée aux
petites dépenses d'entretien des engins nautiques et du matériel de dragage, ainsi que des
travaux de balisage.
- Direction de La Capitainerie : Une (01) caisse d'avance destinée aux pause-café (des
conférences portuaires et diverses réunions) et des petits dépannages.
- Division de La Communication et des Relations Publiques : Une (01) caisse d'avance dédiée
à La couverture médiatique des événements.
- Service d'Accueil, du Protocole et de La Facilitation: Une (01) caisse d'avance dédiée aux
dépenses relatives aux frais de visas et assurances-voyages.
- Service des Activités Récréatives et des Loisirs : Une (01) caisse d'avance dédiée aux
petites dépenses d'entretien des installations et des bâtiments.
- Direction des Systèmes d'information : Une (01) caisse d'avance dédiée aux achats de
consommables informatiques et de télécommunication.
75. Les dépenses payées directement dans Les caisses d'avance aux fournisseurs doivent tenir
compte de La retenue à La source de La TVA et de L'acompte d'IR.
76. Les dépenses payées par les caisses d'avance doivent être autorisées, justifiées et faire l'objet
d'un enregistrement dans le brouillard de caisse. Le réapprovisionnement est subordonné à la
présentation des pièces justificatives des dépenses (reçus de caisses, factures, etc .. ) et ne
s'appliqueront qu'aux dépenses visées dans les décisions instituant lesdites caisses d'avance.
Les commandes Liées aux régies d'avances s'effectuent autant que faire se peut, dans les
magasins de référence. Les plafonds sont fixés par les décisions d'ouverture des caisses
d'avance.
77. Le Chef de la structure ou du service concerné est l'unique régisseur de la caisse d'avance
ouverte auprès de la structure dont il a la charge.
78. Le plafond des caisses de réapprovisionnement des Représentations du PAD à Bangui et à
N'Djamena sera fixé à moins de FCFA 5 000 000 (cinq millions).

11.2 .1 O. PRIORlSATION DES DÉPENSES

79. Les dépenses salariales vont continuer à être exécutées sans ordonnancement préalable.
80. Dans le but de satisfaire les partenaires divers, notamment les prestataires offrant des
facilités de travail au PAD, la procédure simplifiée relative au règlement de leurs factures,
déjà mise en place, continuera d'être appliquée. Il s'agit des dépenses suivantes, énumérées
par ordre de priorité :
les billets d'avion ;
les dépenses de santé : factures des hôpitaux et des laboratoires d'analyses médicales, le
remboursement des frais engagés par le personnel ;
le logement et la restauration des hôtes du PAD ;
les consommations d'eau, d'électricité, du téléphone et d'internet ;
les contributions et participations aux organisations nationales et internationales ;
la maintenance et la réparation des engins auprès des concessionnaires et des
constructeurs ;
les honoraires des avocats et les frais de justice.
81. Les facilités indiquées ci-dessus ne devraient pas constituer un facteur d'accélération de la
consommation de cette catégorie de dépenses, qui doit rester en adéquation avec les
contraintes budgétaires.

12
Pôl.e de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of üumea
Sodeté Anonyme S.A• à Capital publk: 1 Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable : M089900009499X I RCCM : 030.153 t NACAM : 034006
(1(

B.P./P.O. Box 4020 Douala. Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +2:37 233 42 67 97 t www.pad.cm
 82. La Direction du Contrôle de Gestion est chargée de produire trimestriellement un état de
consommation des crédits y relatifs, assorti de projection et des propositions de
redressements éventuels.

11.2.11. ENGAGEMENTS SPÉCIFIQUES

83. Les intérêts des emprunts contractés pour réaliser les projets d'investissement devront
systématiquement être imputés au coût du marché et traduits sur le plan comptable dans le
compte d'immobilisation de rattachement.
84. Les échéances de remboursement des tirages sur les lignes de financements mobilisés et
autres emprunts, doivent être respectées.
85. Les engagements pour l'approvisionnement du magasin général porteront uniquement sur les
articles relatifs à l'acquisition :
du carburant de fonctionnement des services ;
des produits d'entretien et autres produits nécessaires au fonctionnement des services ;
des fournitures, des équipements et matériel de bureau ;
des équipements de protection individuelle ;
des matériels et équipements de bureau et des habitations.

11.2.12. LES MISSIONS

86. La mise en œuvre des dispositions de la Résolution n" 0654-19/CA/PAD du 16 septembre 2019
fixant les taux des frais de déplacement des Administrateurs, du Directeur Général et du
Directeur Général Adjoint du Port Autonome de Douala et celle n" 708-20/CA/PAD du 03
janvier 2020 fixant les taux des frais de mission des personnels du Port Autonome de Douala
devra être systématiquement respectée.
87. Les dispositions de la Note d'instruction n" 0294/18/DG/PAD du 07 septembre 2018 relative
à l'organisation des missions et des déplacements au Port Autonome de Douala continueront
d'être appliquées.
88. Les paiements des reliquats des frais de mission restent conformes à la règlementation en
vigueur au PAD.
89. Le nombre de jours de mission d'un agent ne peut excéder cent (1 OO) au cours d'un même
exercice.

11.2.12.1. Les missions à L'intérieur du territoire national

90. Les déplacements effectués dans le cadre des missions sur le territoire national et dans les
villes disposant d'une représentation, se feront prioritairement par avion, sauf dérogation
expresse du Directeur Général.
91. Les services représentant le Port Autonome de Douala dans ces localités devront prendre les
dispositions nécessaires pour assurer l'accueil et le transport des personnels mis en mission
pendant la durée de leur séjour.

11.2.12.2. Les missions effectuées à L'étranger

92. La procédure d'agrément des agences de voyage susceptibles d'émettre des titres de
transport pour les déplacements du personnel du Port Autonome de Douala à l'étranger devra
être finalisée par la Direction des Affaires Générales au plus tard le 28 février 2021. La liste
ainsi établie sera actualisée tous les semestres.

11.2.12.3. Les missions dans les Représentations du PAD à L'étranger

93. Les services représentant le PAD au Tchad et en République Centrafricaine devront prendre
les dispositions nécessaires pour assurer l'accueil et le transport des personnels mis en
mission pendant la durée de leur séjour.

11.2.13. Justification des dépenses exceptionnelles payées par décision et des avances
à justifier

13
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of cumea
Société Anonyme • S.A• à Capital public I Capital social ; FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribua�e : M08HOOOl)9.(99X ! RCC:M : 030.153 1 NA.CAM : 034006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affairu Maritimes I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fu : +237 233 42 87 97 1 www.pad.cm
 94. Les dépenses exceptionnelles de moins de FCFA 500 000 sur décision de paiement en
espèces devront être mandatées au nom des bénéficiaires et non des agents du PAD. Les
fonds doivent être déchargés à la Caisse Centrale par les responsables des structures
concernées, après leur identification et la production des pièces administratives et fiscales
prévues par la règlementation en vigueur.
95. Les dépenses engagées par les gestionnaires de la dotation spéciale allouée lors des
déplacements des dirigeants à l'étranger devront être justifiées une fois la mission terminée.
96. Les avances des frais pour les missions non effectuées devront systématiquement et
intégralement être reversées sans délai à la Caisse Centrale ou dans un compte bancaire
du PAD contre pièce justificative.

11.2.14. L'utilisation des véhicules du Port Autonome de Douala

97. Tous les véhicules mis en utilisation au sein des structures du Port Autonome de Douala sont
des véhicules de service.
98. L'affectation d'un véhicule de service à un responsable se fait exclusivement par note
d'affectation signée du Directeur Général.
99. Les fiches de détenteurs des biens par des responsables du Port Autonome de Douala
bénéficiant d'une affectation de véhicule devront être mises à jour en conséquence.
1 OO. L'utilisation des véhicules de service se limite uniquement à la circonscription des activités
du Port de Douala-Bonabéri, y compris ses représentations à Yaoundé, à Bangui et à
N'djamena. Au-delà de ces limites, un ordre de mission signé du Directeur Général, du
Directeur Général Adjoint ou de tout responsable habileté est requis.
101. L'utilisation des véhicules de service à des fins privées est formellement interdite.
102. La prise en charge financière des pannes et incidents survenus en dehors des activités
relevant du service est imputée au responsable mis en cause. Le montant des réparations
est prélevé sur la rémunération du concerné, après établissement d'un ordre de recette
constatant le préjudice.
103. La Direction des Affaires Générales veillera à instaurer, avant la fin du premier trimestre
de l'exercice 2021, un carnet de bord de suivi des mouvements desdits véhicules et réactiver
leur système de télésurveillance.

11.2.15. DU RÈGLEMENT FOURNISSEURS

11.2.15.1. Du Principe du Service Fait

104. Les ordonnateurs. les responsables des services techniques et les membres des
commissions de réception s'assurent. avant toute certification, liquidation. signature ou visa.
que les prestations et les livraisons constituent l'équivalent réel des sommes à décaisser et
sont conformes à la commande.
105. Le règlement des prestations avant service effectivement rendu (ou réalisé) est interdit sauf
dérogation du Directeur Général.
106. La responsabilité personnelle et pécuniaire des personnels susvisés est engagée, en cas de
non livraison, de livraison partielle, de livraison non conforme, de non-exécution ou
d'abandon des travaux, sans préjudice des poursuites pénales et des sanctions
administratives.

11.2.15.2. Règlement des dépenses engagées et ordonnancées au cours de

l'exercice 2021
107. Les délais de paiement des factures fournisseurs par Bon de Commande ne doivent pas
excéder 60 jours à compter de la date de dépôt de la facture au PAD. Un planning de
paiement des fournisseurs tenant compte de ces délais est élaboré tous les mois et l'état de
l'exécution des paiements doit respecter ledit plan.
108. Les paiements par virement bancaire des factures des fournisseurs du PAD bénéficiaires
d'un Bon de Commande vont se poursuivre.
,/
14 r
Pôle de eérè-ence au Cœur du Golfe de Gumée ! Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Soci� Anonyn'H! « S.A• à Capital publk: 1 Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuabt@ : M069900009499X I RCCM : 030.153 J NACAM : 034006
8.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimn I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 87 97 l www.pad.cm
 109. La Division en charge de l' Audit devra procéder semestriellement à la vérification de la mise
en œuvre effective et rigoureuse des plans de trésorerie mensuels validés par le Directeur
Général, afin de s'assurer de la cohérence entre les plannings de paiement et les reportings
des états de paiements effectués.
110. La Direction en charge des Affaires Générales et la Direction en charge des Finances et de
la Comptabilité transmettront mensuellement à cette fin, les états des ordonnancements
effectués et les états des paiements effectués à la Direction en charge de l' Audit.
111. S'agissant des lettres-commandes et des marchés du Port Autonome de Douala, les délais
de paiement doivent être conformes aux délais contractuels.
112. Un reporting de l'état de paiement des fournisseurs respectant lesdits délais est transmis à
la Direction Générale.
113. Un état de paiement des fournisseurs hors délais doit être tenu par la Direction en charge
des Finances et les motifs de ces exceptions renseignés et également transmis à la Direction
Générale.
114. Dans le cadre de la gestion des règlements des fournisseurs, un état du suivi de la dette doit
être dressé tous les mois par la Direction des Finances et de la Comptabilité et transmis à
la Direction du Contrôle de Gestion et au Directeur Général.

11.2.15.3. Règlement des dépenses non ordonnancées au cours de L'exercice 2020

115. Sont éligibles dans cette catégorie, les dépenses réalisées au cours de l'exercice 2020, mais
non ordonnancées au 31 janvier 2021.
116. Les dépenses de l'exercice 2020 clos, liquidées (réceptionnées) dans les délais arrêtés dans
le Bon de Commande et qui n'ont pas pu être ordonnancées (mis en paiement) au titre de
l'exercice 2020, vont être prioritairement réengagées dans le cadre du budget 2021 après
obtention, à la diligence de l'ordonnateur délégué, d'un « Avis Capri » émis sur l'exercice en
cours. Ces dépenses ne sont pas de nature à augmenter les dépenses d'exploitation. Elles
sont considérées comme des dettes.

11.2.15.4. Paiement par bjltetage

117. Les seules dépenses, sur décision du Directeur Général, devant faire l'objet d'un paiement
par billetage sont celles dont le montant est inférieur à 500 000 FCFA, exception faite de
celles relatives au paiement des indemnités de session des membres des Comités et
Commissions et au remboursement des frais médicaux.

11.2.16. Dépenses des services extérieurs et des Régies du PAD

118. La mise à disposition des dotations allouées aux services extérieurs et aux Régies du PAD se
feront par séquence trimestrielle en fonction des besoins exprimés.

11.2.16.1. Dépenses des services extérieurs

119. Les dépenses engagées par les services extérieurs du PAD sont régies par les dispositions
fiscales applicables dans les pays de leur implantation. Elles devront être effectuées suivant
les procédures déjà en vigueur en leur sein.

11.2.16.2. Dépenses des Régies

120. Les Régies ayant une autonomie d'exécution de leurs budgets, des procédures
administratives, budgétaires, comptables, financiéres et opérationnelles relatives aux
dépenses de ces entités devront être mises sur pied au plus tard le 28 février 2021. Celles-
ci ne devront pas aller à l'encontre de celles en vigueur au PAD.

11.2.17. Dépenses de La Subdivision Portuaire de Limbé (SPU

121. En attendant la mise en place des organes de gestion du Port Autonome de Limbé, les
orientations prescrites par le Ministre des Transports par correspondance
N'03551/L/MINT/SG/DAMVN/SDJMFL/CA du 05 Juillet 2020 seront appliquées.

15 v
Pôie de Rèfêrence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of cuoea
Société Anonyme "' S.A» ÎI Caprtal public l Capital social : FCFA 18 902 000 000 f N" de Contribuable : M069900009499X I RCCM : 030.153 1 NACAM : 03400fi
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bona.njo - Centre des Affaire Maritimn I Têl. : +237 233 42 01 33 1 Fa11 : •237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 122. Les dépenses à engager à la SPL n'auront pour unique vocation que d'assurer le
fonctionnement courant de ladite entité. Les procédures d'engagement des dépenses sont
celles applicables au PAO.

11.2.18. RATIONALISATION DES DÉPENSES DU PERSONNEL

11.2.18.1. Dépenses salariales

123. En vue de contribuer à l'assainissement du fichier du personnel et de la solde, chaque Chef
de structure est astreint à la vérification quotidienne de l'assiduité et au comptage physique,
chaque mois, des personnels placés sous son encadrement.
124. À ce titre, chaque chef de structure transmettra, au plus tard le 05 du mois suivant, ses
appréciations personnelles sur l'assiduité et le rendement de chaque agent placé sous son
autorité. Un formulaire spécifique sera conçu et mis à la disposition des chefs de structures
par la Direction en charge du personnel, en relation avec la Cellule en charge de la qualité.
125. En outre, les responsables chargés de la gestion des ressources humaines devront
transmettre à la Direction du Contrôle de Gestion les éléments suivants :
- l'état nominatif mensuel des agents du PAO en cessation d'activité (pour cause de décès,
révocation, licenciement, admission à la retraite, démission, incarcération, suspension
par mesure disciplinaire, disponibilité, détachement etc ... ) ;
la situation mensuelle des mutations du personnel (agents déchargés ou relevés de leurs
fonctions) ;
les actes de nominations pris en cours d'exercice ;
la liste des enfants mineurs éligibles aux avantages prévus par les procédures en vigueur
au PAO (prêt scolaire, arbre de Noël, etc.).
126. De plus, une réflexion devrait être entamée par la Direction des Ressources Humaines et la
Direction des Systèmes d'information pour qu'un système informatique visant à corréler
l'assiduité au salaire soit mis en place pour maîtriser davantage ce poste de charge.

11.2.18.2. Dépenses liées au renforcement des capacités

127. Les dépenses relatives au développement des compétences des personnels du PAO devront
être maitrisées et pertinentes afin de concourir à l'effort de rationalité budgétaire demandé
à tous. Elles devront en outre respecter, autant que faire se peut, le planning établi à cet
effet.
128. La Direction des Ressources Humaines devra établir, avec chaque chef de structure et à
partir des domaines de compétences identifiés, un planning de formation individuel et
collectif du personnel sur la base de l'exploitation des fiches d'évaluation des compétences
individuelles de chaque agent, au plus tard, à la fin du premier trimestre 2021.
129. L'engagement de ces dépenses devra tenir compte des budgets alloués à cette ligne de
crédit au titre de l'exercice 2021 suivant la répartition ci-après, sauf dérogation du
Directeur Général :
50% du budget alloué pour les formations internes dispensées par les tuteurs ou experts
métiers;
30% du budget alloué pour les formations internes dispensées par des cabinets externes ;
20% du budget alloué pour les formations effectuées à l'étranger.

11.2.18.3. Dépenses liées à la santé

130. La budgétisation des entrées en stock de la pharmacie devra tenir compte de l'option
d'approvisionnement en priorité auprès des grossistes.
131. Les actions entamées pour barrer la voie à la propagation de la Covid-19 devront se
poursuivre. Une tâche budgétaire y dédiée a été créée en 2021.
132. Les évacuations sanitaires devront se faire conformément à la résolution n°0707 /20/CA/PAD
du 03 janvier 2020 portant régime général de la couverture sanitaire des personnels et des
dirigeants du PAO.

1s V
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Gumêe l Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Socil!tê Anony�-= S.A» i Capital public I Capital social: FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable: M069900009499X I RCCM: 030.153 1 NACAM 034006
8.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre� Affairn Maritimes I Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 42 67 97 1 -w.pad.cm
 133. Les conventions avec les hôpitaux étrangers vont se poursuivre. L'exploration auprès des
hôpitaux africains ou asiatiques de référence en vue de l'établissement des accords de
partenariats est également à envisager.

Ill. DU CONTRÔLE ET DU SUIVI-ÉVALUATION DE L'EXÉCUTION DU BUDGET

134. Le Directeur en charge du budget devra veiller à la bonne exécution du budget.
135. Le processus du contrôle du budget sera renforcé par la mise en œuvre des outils de
pilotage et un accent sera mis sur le processus du suivi-évaluation à travers une bonne
maîtrise de la collecte des données.
136. Ce processus sera décliné en sept grandes parties :
- suivi-évaluation de l'exécution du Budget ;
- suivi-évaluation des indicateurs de performances des structures et des Programmes ;
- contrôle des structures déconcentrées et extérieures ;
suivi et évaluation des structures déconcentrées extérieures ;
suivi-évaluation des comités et groupes de travail ;
suivi-évaluation des Régies ;
suivi-évaluation des activités transférées.

111.1. SUIVI-ÉVALUATION DE L'EXÉCUTION DU BUDGET

137. Des séminaires de mise à niveau de tous les acteurs de la chaîne d'exécution budgétaire sur
les mesures de liquidation et de recouvrement des recettes, d'une part, et sur les
procédures de passation et contrôle des marchés telles qu'édictées par le Régime Interne
des Marchés du PAO, d'autre part, devront se poursuivre.
138. Un tableau de bord de suivi des opérations de passation de la commande et d'exécution des
projets retenus sera mis en place pour permettre un monitoring plus efficace de l'exécution
du budget.
139. Le tableau de bord susvisé comportera notamment les projets retenus, leur niveau
d'exécution, les écarts enregistrés, les responsables en charge de leur gestion, les actions
entreprises ou à entreprendre.
140. Un journal de programmation des marchés sera publié et mis à jour trimestriellement.
141. Les réunions d'évaluation périodique du niveau de consommation des crédits et du niveau
d'avancement physique des projets se tiendront tous les trois (03) mois. Au cours desdites
réunions, le tableau de trésorerie sera aussi examiné. Celui-ci mettra en évidence la
variation de trésorerie obtenue, en procédant à la différence entre les recettes encaissées
et les dépenses effectuées au cours de ladite période d'analyse. Un rapport devra être
produit à l'issue de cette évaluation.
142. Un rapprochement des consommations de crédit enregistrées à la DCG et des dépenses
exécutées à la DFC sera effectué afin de s'assurer de la cohérence entre les dépenses
engagées et celles payées.
143. Pour une bonne évaluation, un suivi mensuel d'exécution du budget doit être effectué. Ainsi,
les informations et documents ci-après doivent être transmis à la Direction en charge du
Contrôle de Gestion au plus tard le 05 du mois m+1. Il s'agit pour :
la Direction des Finances et de la Comptabilité : ( 1) des Paiements relatifs aux lignes de
crédit, (2) du Recouvrement des recettes d'exploitation et créances antérieures, (3) du
Plan de trésorerie mensuel, (4) de l'État comparatif des soldes bancaires mensuel, (5)
de la Copie des relevés bancaires, (6) de l'état des frais bancaires, (7) de la situation de
la trésorerie mensuelle, (8) des Impôts (IS et TV A) ;
la Direction des Ressources Humaines : (1) les Charges Patronales, (2) les Salaires du
mois et tous les autres éléments ayant impacté la masse salariale ;
la Direction de !'Exploitation: le Chiffre d'Affaires et les analyses par pôle de recettes;
- la Division de ['Analyse, de la Prospection et de la Coopération : les Statistiques de
l'exploitation portuaire.
17 f
Pôle de Rêférence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Societé Anonyme« S.A• à Capital public ! C:apital social: FCFA 18 902 000 000 t H" de Contribua�!!:: M089900009499X I RCCM: 030.153 1 NACAM 034006
8.P./P.O. Bo11. 4020 Douala, Bonanjo - CentN!! des Affaires Maritimes I Tél. : •237 233 42 Qt 33 1 Fu:: •237 233 42 87 97 1 -w.pad.cm
 144. De même, toutes les structures du PAO devront transmettre au plus tard le OS du mois m+1
les données suivantes : (1) les rapports mensuels d'activités, (2) l'état d'avancement des
projets.
145. La situation mensuelle en grande masse de l'exécution du budget sera produite par la
Direction en charge du budget en relation avec la DFC et la OEX au plus tard quinze jours
après la fin de chaque mois.

111.2. SUIVI-ÉVALUATION DES INDICATEURS DE PERFORMANCES DES STRUCTURES ET

DES PROGRAMMES
146. L'évaluation des structures devra se faire tous les trimestres par la Direction en charge du
Contrôle de Gestion.
147. Les plans d'actions partant des Programmes jusqu'aux tâches ont été élaborés par les
structures. Leur implémentation dans le système informatique devrait se matérialiser avant
fin février 2021.
148. Au terme de chaque trimestre et au plus tard le 5 du mois suivant, l'exécution des plans
d'action des structures devra faire l'objet d'une évaluation systématique contenue dans un
rapport d'activités produit par le responsable de chaque structure.
149. De manière spécifique, ledit rapport d'activités devra contenir les éléments suivants :
a. Le rappel du Programme, l'Action et l' Activité auxquels sont rattachés les
tâches/projets exécuté(e)s ;
b. Le taux de consommation des crédits et des projets/tâches par rapport au budget et
à la prévision périodique ;
c. Le taux de réalisation physique des projets/tâches par rapport à la prévision
périodique et la valeur cible annuelle ;
d. Les effectifs de la structure et ceux affectés à ses activités ;
e. Les explications des écarts problématiques en s'appuyant sur l'analyse causale
(environnement, matériel, méthode et effectif) et les propositions de solutions.
150. En renseignant les indicateurs du tableau de bord des Actions et Programmes, les structures
devront également inclure dans leur rapport d'activités, le niveau de réalisation des valeurs
cibles attendues de ce tableau de bord, les analyses des écarts observés et les propositions
de solutions pour y remédier.
151. Les rapports d'activités des structures sont consolidés par la Direction en charge du Contrôle
de Gestion pour produire les rapports de performance du PAO.
152. Les tableaux de bord constitués des chronogrammes d'exécution des taches/projets qui
découlent de la mise en œuvre desdits plans, seront par contre évalués chaque mois pour
permettre un monitoring plus efficace de l'exécution du budget.
153. Les structures sont tenues de transmettre à la Direction du Contrôle de Gestion ces
chronogrammes avant fin février 2021 en vue de préparer leur évaluation. Ils devront être
renseignés cinq (05) jours au plus tard à l'expiration du mois.
154. L'animation et la coordination des Programmes se fera autour des responsables desdits
Programmes. Ceux-ci seront désignés par un texte particulier.
155. Pour renforcer l'efficience du contrôle de gestion, le suivi des Programmes se fera de manière
permanente à travers des revues documentaires. Au terme de tous les deux (02) mois, un
rapport de revue documentaire sera produit par la Direction en charge du Contrôle de Gestion.
156. L'évaluation des Programmes se fera sur la base des consommations budgétaires, des
indicateurs de performance du tableau de bord des Actions et Programmes et des éléments
de la revue documentaire. À titre de rappel, cette évaluation devra contribuer de manière
substantielle à l'élaboration des rapports de performance. Les revues documentaires
porteront notamment sur la gestion des effectifs, la coordination des activités, le suivi de
l'exécution des grands projets et l'analyse des dysfonctionnements.
157. L'évaluation de la performance du PAD qui en découle, restituée par les deux rapports de
performance produits, le premier à mi-parcours de l'exécution du budget et le second au

1s V
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Gumêe I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Soc:iêti! Anonyme"' S.A• à Capital public I Capital 1ocial: FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable : M069900009499X I RCCM : 030.153 1 NA.CAM : 034006
B.P./P.O. BoK 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affairff Maritimes ! Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax: +237 233 42 67 97 r -.pad.cm
 terme des dix (10) premiers mois, seront présentés aux sessions du Conseil d' Administration
au terme du premier semestre et à la fin de l'année 2021.
1 58. Le suivi de la mise en œuvre des orientations stratégiques contenues dans le Schéma Directeur
de Développement 2020-2050 et le Plan d'Entreprise 2020-2024 se fera au sein du comité de
suivi du projet stratégique (indicateurs du Plan d'Entreprise), de suivi et évaluation des
documents de stratégie.
159. Deux rapports annuels sur le niveau d'avancement des travaux du Schéma Directeur de
Développement 2020-2050 et du Plan d'Entreprise 2020-2024 devront être produits.

111.3. CONTRÔLE DES STRUCTURES DÉCONCENTRÉES ET EXTÉRIEURES DU PAD

160. Des missions conjointes de vérification seront effectuées une fois par semestre par les
structures en charge du Contrôle de Gestion, de l'Audit, des Finances et de la Comptabilité
dans le but de promouvoir un contrôle de qualité.
161. Celles-ci seront renforcées en tant que de besoin par des contrôles trimestriels de réalisation
physique et des Audits.
162. Ces missions ont d'abord un rôle informatif et pédagogique notamment en matière de
vulgarisation de l'état de la réglementation budgétaire à l'occasion des séances de travail
marquant la fin des contrôles ainsi que la remise aux services d'une documentation
appropriée.

111.4. SUIVI ET ÉVALUATION DES STRUCTURES DÉCONCENTRÉES ET EXTÉRIEURES

DU PAD
163. Les Représentations du PAD au Tchad et en République Centrafricaine devront produire
semestriellement des rapports de gestion standardisés, présentant notamment :
la consommation budgétaire (taux de consommation du budget global et par tâche) ;
la performance physique (taux de réalisation physique et global par tâche) ;
le Chiffre d'Affaires des marchandises à l'import et à l'export des clients du Tchad ou
de la République Centrafricaine ;
le tonnage des marchandises à l'import et à l'export des clients du Tchad ou de la
République Centrafricaine ;
les statistiques des délais de passage de chaque corridor ;
les statistiques de l'évolution du niveau d'activité des missions de la Représentation, ainsi
que d'autres actions majeures réalisées au cours de la période.
164. En ce qui concerne les délais de passage de chaque corridor, le Chiffre d' Affaires
marchandises ainsi que le tonnage marchandises sus-évoqués, les structures en charge de
l'exploitation et des statistiques devront apporter leurs contributions aux Représentations.
165. S'agissant de la Subdivision Portuaire le Limbé, des évaluations trimestrielles seront
effectuées par une équipe mixte des Directions en charge du Contrôle de Gestion, des
Aménagements Portuaires et Dragage et de la Logistique Maritime, des Affaires Générales et
des Finances afin d'évaluer:
le niveau d'avancement des projets ;
le niveau d'exécution des plans d'action ;
le niveau de consommation du budget.

111.5. SUIVI-ÉVALUATION DES COMITES ET GROUPES DE TRAVAIL

166. L'évaluation des Comités et Groupes de travail se fera à mi-parcours par la Division du Suivi
et de la Relance.
167. Chaque responsable de comité ou de groupe de travail devra impérativement produire un
rapport à mi-parcours adressé au Directeur Général afin d'évaluer son plan d'action
préalablement validé par ce dernier avant le début des travaux desdits comités.

111.6. SUIVI ÉVALUATION DES RÉGIES

19 I
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Gumée t Pote Of Reference at the Heart of the Gutf of Gu,nea
Société Anonyme « S.A,. i Capital public t Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N" de Contribuable : M089900009499X I ACCM : Ol0.153 1 NA.CAM : 034006
8.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaire, Mliritimes t Tél. : ..,z37 233 42 01 33 t Fax: +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 168. Les Régies devront établir un rapport d'activités trimestriel et le transmettre au Directeur
Général. Le contenu de ce rapport doit tenir compte des objectifs spécifiques assignés aux
responsables desdites Régies. Ainsi, Les éléments suivants devront y figurer :
le plan d'action de la Régie et le taux de réalisation dudit plan d'action à la fois périodique
et annuel;
le budget de Ladite Régie et le taux de consommation budgétaire à la fois périodique et
annuel;
les objectifs spécifiques assignés à La Régie, Leur traduction en termes d'indicateurs
(résultats attendus), Les valeurs cibles de ces indicateurs et les valeurs réalisées sur
Lesdits indicateurs lors des périodes d'évaluation.
169. L'harmonisation des approches de gestion axée sur Les résultats entre Le PAO et Les
différentes Régies est plus que nécessaire. Cette harmonisation concerne Les démarches
budgétaires et Le suivi-évaluation des activités des Régies. Elle a permis d'insérer chaque
Régie comme une action spécifique dans les Programmes du PAO.
La structure en charge du Contrôle de Gestion devra accompagner ces Régies, afin qu'elles
s'approprient la matrice d'évaluation mise en place par le PAO et subséquemment, leur
ancrage dans ladite matrice. Ce travail devra être réalisé avant la fin du mois de mars 2021.

111.7. SUIVI ET ÉVALUATION DES ACTIVITÉS TRANSFÉRÉES {CONCÉDÉES ET

AUTORISÉES)
170. Le suivi-évaluation des activités concédées ou transférées aux privés va se faire
conformément à L'article 10 du Décret n" 2019/034 du 24 janvier 2019 portant réorganisation
du Port Autonome de Douala qui dispose que le PAO doit s'assurer du respect des règles de
transparence, de concurrence et de compétitivité dans l'exercice des activités concédées ou
transférées aux privés. À cet effet, la structure en charge du suivi-évaluation des activités
concédées ou transférées va publier tous les trimestres, les performances des attributaires
desdites activités, notamment :
un tableau de suivi des délais, des coûts et des performances ;
un tableau contenant le taux d'exécution de chacune des clauses du cahier de charges,
ainsi que la moyenne de l'ensemble de ces taux d'exécution pour une évaluation globale,
reprise dans le tableau de bord des Actions et Programmes.

IV. SYSTÈME D'INFORMATION

171. La nécessité d'avoir un système d'information intégré, ainsi que l'automatisation du processus
du suivi-évaluation de l'exécution du budget et des outils d'aide à La prise de décision,
constituent un enjeu majeur de l'amélioration de La performance.
172. Des travaux intensifs vont se poursuivre pour permettre le paramétrage des données
budgétaires et des valeurs cibles afférentes aux tâches budgétaires. La contribution de toutes
les structures est nécessaire. Un calendrier précis devra être établi et partagé avant fin
février 2021 .
173. Un tableau de bord automatisé de suivi des opérations de passation et d'exécution des projets
retenus tel que repris au point 152, sera mis en place avant fin février 2021.

IV.1. LE SYSTÈME D'INFORMATION DE LA CHAINE DES RECETTES

174. Le système d'information de La chaîne des recettes va s'appuyer sur Les objectifs de recettes
attendues afin de permettre Leur comparaison avec Les recettes réalisées et en déduire Les
écarts.
175. Un lien entre la facturation et Les recettes doit être établi, de manière à fournir chaque mois
l'état des créances payées et impayées.
176. Les autres recettes relatives aux produits financiers, recettes attendues de l'État, etc. doivent
également être intégrées dans La chaîne des recettes.

IV.2. LE SYSTÈME D'INFORMATION DE LA CHAINE DES DÉPENSES

20 V
Pôle de Référence au Cœur du Golfe de Guinée I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of Gumea
Sociêtê Anonyme oc S.A» à Capital public l Capital social : FCFA 18 902 000 000 1 N• de Contribuable : M069900009499X I RCCM : 030. 153 l NACAM : 034006
8.P./P.O. Box 4020 Douala, Bon•njo - centre des Affaires Maritimes I Tél. : +-237 233 42 01 33 1 Fu: +237 233 42 67 97 l www.pad.cm
 177. Le Système d'information de la chaîne des dépenses va s'appuyer sur les objectifs de
réalisation des projets ou tâches budgétisés.
178. La traçabilité de l'information allant de l'expression du besoin au paiement du fournisseur, en
passant par les « Avis Capri », est à établir. À cet effet, la dématérialisation de la gestion
budgétaire et des achats devra être effective avant fin février 2021. Elle permettra d'être
renseigné sur les dépenses engagées, exécutées et payées, ainsi que sur l'endettement de
l'exercice en temps réel. Un calendrier des travaux y relatifs devra être établi par la Direction
en charge des Systèmes d'information et partagè avant fin février 2021.

IV.3. LE SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION

179. Le Système d'information de Gestion doit relier les informations relatives à la chaîne de
recettes et de dépenses. Un lien avec la trésorerie devra également être établi.
180. La mise en œuvre du Plan de Comptabilité Analytique de Gestion, qui participe à l'édification
de ce système d'information de gestion, doit se poursuivre et donner lieu à la production des
rapports analytiques des exercices 2018 et 2019.
181. Une nouvelle instance de réflexion (Comité de pilotage) devra être mise en place, en vue de
mener les actions suivantes :
actualiser le Plan de Comptabilité de Gestion validé afin de l'arrimer à la règlementation
en vigueur (Décrets, Organisation des Services du PAO, Résolutions, Circulaires, etc.) ;
procéder au paramétrage et à l'implémentation du Plan de Comptabilité et de Gestion ;
valider les rapports analytiques des exercices 2018 et 2019.
182. Les actions susvisées doivent tendre vers les calculs de rentabilité des familles de prestations
au titre de l'exercice 2020 et leur paramétrage informatique.
183. La Direction du Contrôle de Gestion, la Direction des Systèmes d'information, la Direction de
['Exploitation, la Direction des Affaires Générales, la Direction des Finances et de la
Comptabilité et la Division de l' Audit Interne doivent veiller à ce que l'intégration du système
d'information de gestion soit effective. Un calendrier précis devra être établi et partagé avant
fin février 2021.

IV.4. LE SYSTÈME D'INFORMATION DES STRUCTURES EXTÉRIEURES

184. En vue de fluidifier la circulation de l'information en direction des Représentations du PAO à
l'extérieur, et d'accroître la célérité dans le traitement des dossiers, les services compétents
devront privilégier l'envoi de courriers numérisés via les différentes plateformes d'intranet
avant l'expédition physique desdits courriers.

V. LE SYSTÈME D'ARCHIVAGE
185. Dans le cadre du respect du principe de transparence, et afin de faciliter les contrôles à
posteriori, les données relatives aux recettes et aux dépenses devront systématiquement être
mémorisées électroniquement et physiquement conformément aux dispositions légales et
règlementaires en vigueur.
186. La structure en charge des archives devra s'assurer du traitement, du classement et de la
conservation par chaque structure opérationnelle de tous les documents afférents aux
engagements, marchés passés ou en cours. Elle devra veiller à :
la consolidation du système d'archivage physique des documents du PAO ;
la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents ;
l'exploitation appropriée des applications dédiées à l'archivage électronique et à la
gestion des documents du PAO ;
la conformité des outils de gestion :
• le manuel de procédure d'archivage du PAO ;
• le cadre de classement des documents du PAO ;
• le calendrier de conservation et d'élimination des documents du PAO ;
• les procédures de communication des documents du PAO.
la numérisation de l'ensemble des documents indispensables à la conduite pérenne des
activités du PAO ;
21 y
POie de Réfêrence au Cœur du Golfe de Gwnêe I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of üuoea
Société Anonyme« S.A» li Capital public t Capit•I 5odal: FCFA 18 902 000 000 l N• de Contrib1111bte: MD89900009499X I RCCM: 030.153 l NACAM : OJ.4006
B.P./P.O. Box 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes I Tél. : -t237 233 42 01 33 1 Fu : +237 233 42 67 97 1 www.pad.cm
 la conservation des documents archivés dans les délais légaux ;
la traçabilité et le classement des documents archivés.
187. Par conséquent, tous les ordonnateurs délégués sont tenus de transmettre sans délais
après signature, un exemplaire physique de tous les documents cités au point 186
engageant le PAO pour numérisation au Centre de la Documentation et des Archives (CDA).
conformément aux dispositions de la correspondance n°0000064/SIDOC/CDA/DG/PAD
du12 janvier 2021 relative à l'objet sus visé.

VI. DISPOSITIONS FINALES

188. Sauf dérogation exceptionnelle du Directeur Général, l'arrêt des engagements par Bon de
Commande au titre de l'exercice 2021 est fixé au 30 novembre 2021 à 15h30.
189. L'arrêt des ordonnancements est fixé au 31 décembre 2021 à 15h30, pour les dépenses par
Bon de Commande, et au 31 janvier 2021 à 15h30, pour les décomptes des marchés du Port
Autonome de Douala.
J'attache un grand prix à la mise en œuvre rigoureuse des prescriptions de la présente
Instruction Générale fixant le cadre général de l'exécution du Budget du Port Autonome de
Douala au titre de l'exercice 2021. /-
DOUALA LE, . "
2 7 JAN 2021

AMPLIATIONS :
- PCA/PAD (ATCR);
- DGA/PAD (Suivi de t'exêcution) ;
- Toutes structures (Pour exécution) ;
- CDA (Large diffusion interne et archivage).

22
Pôle de Rèfèr-ence au Cœur du Golfe de Guinêe I Pole Of Reference at the Heart of the Gulf of cumee
Sociêt:i! Anonyme« S.A» i Capital public I Capital social ; FCFA 18 902 000 000 1 N° de Contribuable : M08990000!MMX ! RCCM : 030.153 t NACAM : 034006
B.P./P.O. Boa 4020 Douala, Bonanjo - Centre des Affaires Maritimes l Tél. : +237 233 42 01 33 1 Fax : +237 233 ,2 67 97 1 www.pad.cm