Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
TP MSP Top
TP MSP Top
1
TABLES DES MATIERES
2
5.3 Affectation des coûts ...................................................................................................... 69
5.4 Informations sur les coûts .............................................................................................. 74
CHAPITRE 6 : OPTIMISATION DU PLANNING ........................................................................ 78
6.1 Ajustement des prévisions selon le type de durée .......................................................... 79
6.2 Résolution des conflits d’affectation .............................................................................. 82
6.3. Disponibilité des fonds .................................................................................................. 90
6.4. Rationalisation des affectations ..................................................................................... 90
6.5. Validation de l’échéancier et du budget de référence ................................................... 91
6.7. Confirmation des ressources ......................................................................................... 91
6.8. Sauvegarde de la planification initiale .......................................................................... 91
CHAPITRE 7 : PILOTAGE DU PROJET ....................................................................................... 92
7.1. Le cycle de suivi contrôle.............................................................................................. 93
7.2 Définition du suivi et du contrôle ................................................................................... 93
7.3 Le suivi du projet ............................................................................................................ 94
7.4 Sélection de l’affichage suivi ......................................................................................... 95
7.5 Mises à jour périodique des réalisations ........................................................................ 96
7.6 Contrôle du projet......................................................................................................... 100
CHAPITRE 8 : CREATION DES RAPPORTS ............................................................................. 105
8.1 Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour personnaliser la mise en forme .......... 106
8.2 Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt ....................................................... 106
8.3 Mettre en forme le style du texte .................................................................................. 107
8.4 Mettre en forme une impression................................................................................... 107
8.5 Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran ................................................................... 108
8.6 Imprimer un rapport ..................................................................................................... 108
ANNEXES : EXERCICES D’APPLICATION .............................................................................. 110
4 Tâches et 3 Personnes ..................................................................................................... 111
Arche de NOE .................................................................................................................... 111
Projet d’enquête sur les besoins en logements à Abidjan .................................................. 112
Exposition du matériel technique de HAKILISSO ............................................................ 112
Banquet de remise de prix .................................................................................................. 113
Phase Décoration-Finition d’un projet ............................................................................... 114
Plan d'étude ........................................................................................................................ 115
Temps minimum ................................................................................................................ 116
Etude de cas n°1 : Construction d’une pyramide ............................................................... 117
Etude de cas n°2 : Construction d’un atelier ...................................................................... 120
Etude de cas n°3 : Construction d’une station-service ....................................................... 121
Etude de cas n°4 : Construction d'un bâtiment ................................................................... 123
3
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE
MICROSOFT PROJECT
4
1.1 MS Project
Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est un logiciel de gestion de projets édité par
Microsoft. Il permet de gérer, de suivre l'évolution de votre projet, tâche par tâche, de
maîtriser les coûts, gérer vos ressources et permettre une planification de toutes les étapes.
La planification est un acte important du chef du projet. Elle lui permet d’ordonner les tâches
identifiées pour réaliser le projet. C’est un travail préparatoire qui se fait en amont de
l’utilisation de MS Project (cf figure 1).
Figure 1
Projet
WBS* Jalons (étapes)
Définition des activités Phases
Tâches
MS Développement du Durée
Project planning totale
Pilotage du planning
5
Encadré : Historique
1984 - naissance de Microsoft Project sous DOS : La première version commerciale de Microsoft Project
(sous DOS) est sortie en 1984. Microsoft acheta ensuite tous les droits sur le logiciel en 1985 et sortit trois (3)
autres versions V2, V3 et V4.
Depuis 1990 - Microsoft Project sous Windows : La première version pour Windows parut en 1990 et fut
nommée la version 1 pour Windows 95 et fut la première version à utiliser les menus communs Microsoft
Office. Les années de sortie de Microsoft Project sont : 1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a), 1998 (98 ou 8.0),
2000 (2000 ou 9.0), 2002 (2002 ou 10.0), 2003 (2003 ou 11.0), 2007 (2007 ou 12.0) et enfin 2010 (2010 ou
14.0).
De 1991 à 1994 - expérience de Microsoft Project pour Macintosh non aboutie : En 1991, une version pour
Apple Macintosh sortit et développa des versions successives jusqu’à la version 4.0 pour Mac en 1993. En 1994,
Microsoft arrêta le développement de la plupart de ses applications pour Mac et à ce jour.
Depuis 2000 - des versions serveurs pour les entreprises : Microsoft développe, au travers de versions «
serveurs », des fonctionnalités étendues et collaboratives destinées aux entreprises : gestion centralisée des
ressources, portefeuille des projets de l’entreprise, rapports d’analyse… Celles-ci sont accessibles au travers d’un
client Web. Appelé tout d’abord Microsoft Project Central (version 2000), le logiciel serveur s’est ensuite
nommé Microsoft Project Server (versions 2002, 2003, 2007 et 2010).
Le nom Microsoft EPM (pour 'Enterprise Project Management) est le nom donné à la solution Microsoft,
regroupant Microsoft Project et Microsoft Project Server.
· Microsoft Project Standard : Planning et gestion mono et multi projets. Gestion des ressources et
suivi non automatisés et sans workflow (validation), gestion de risques et des résultats.
· Microsoft Project Pro : Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se connecter à MS
Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard
· Microsoft Project Server : Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources (RBS, suivi du
travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow
(validations), d'une gestion documentaire centralisée (risques et résultats). Peut être intégré avec
SharePoint Portal Server (entre autres)
6
Outil de pilotage du projet. À partir de la planification initiale du projet, le logiciel
nous permettra de suivre l’avancement du projet et de mesurer les écarts au niveau des
durées, des délais et des coûts ainsi que de simuler des solutions atténuant ou corrigeant
ces écarts.
Les différents affichages et rapports seront disponibles en fonction de ces quatre possibilités
ou sous-ensembles.
Microsoft Project permet la planification des projets, c’est-à-dire la création d’un plan. Il
permet la création de tâches et de jalons, leur hiérarchisation, et de définir des liens entre les
tâches. Une estimation de la durée et de la charge (ou travail) nécessaire à la réalisation de
chaque tâche peut ensuite être réalisée.
Des modèles peuvent être créés afin de proposer des plans types aux utilisateurs (par exemple,
si les projets nécessitent de suivre une méthodologie ou un processus précis).
7
Les possibilités de pilotage des projets sont nombreuses : définition de la planification initiale
(c’est-à-dire l’enregistrement d’une photographie de référence du plan de projet), saisie de
l’avancement des tâches, replanification.
Microsoft Project permet la gestion des ressources de chaque projet, c’est-à-dire la création de
l’équipe projet puis l’affectation des ressources définies.
· Ressources « travail », à qui l’on peut attribuer des charges de travail : individus,
mais aussi des machines-outils par exemple ;
Les ressources, en particulier celles de type travail, peuvent être typées comme génériques :
elles correspondent alors à des profils de compétences.
Chaque ressource peut être ensuite affectée aux tâches du projet. Lorsque les ressources ont
été affectées, Microsoft Project rend possible l’analyse des plans de charge des ressources
affectées, via par exemple l’affichage d’un graphe des ressources. Une fonctionnalité, l’audit
des ressources, peut être utilisée pour résoudre les problèmes de sur utilisation des ressources
détectés, en réorganisation les tâches du projet.
Depuis la version 2007, des ressources budgétaires permettent par ailleurs de définir le budget
initial du projet, qui peut être comparé au coût du projet calculé.
Microsoft Project offre une palette de possibilités d’analyse des données du projet et propose
de nombreux rapports.
8
Il est même possible d’exporter les informations du projet dans Microsoft Excel ou Microsoft
Visio pour analyser le travail et les coûts du projet en fonction de différents axes d’analyse
(tâches, ressources, affectation, temps), via des tableaux, graphiques et diagrammes croisés
dynamiques.
Microsoft Project permet de communiquer les informations des projets : copie du diagramme
de Gantt, impression et surtout, depuis la version 2010, possibilité de créer une frise
chronologique exportable vers Microsoft PowerPoint ou dans un message électronique.
Fenêtre de travail
Barre de menus
Barre de saisie
Cadre de la fenêtre
(Bande de défilement)
Barre d’affichage
[Affichage/Plus
d’affichages…]
Barre d’état (Zone de
message + zone d’état)
1
Légende utilisée : Le texte entre parenthèse de la forme suivante [Aaaa/Bbbb/Cccc] représente les commandes à effectuer
à l’aide du menu pour effectuer l’opération présentée.
9
1.5.1 Barres d’outils Standard et Mise en forme
Les deux barres d’outils Standard et Mise en forme sont celles, par défaut, de Ms Project.
Elles seront largement utilisées au cours de la planification du projet sur le logiciel. Voyons
les icônes qui concernent plus spécifiquement Ms Project.
1
1 11
2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
18 19 20
6. Affiche la boîte de dialogue Affecter les 18. Applique le filtre que vous avez spécifié. Les
ressources aux tâches sélectionnées. filtres affichent ou mettent en évidence des
informations spécifiques sur les tâches ou les
7. Regroupe les données du projet en fonction de ressources.
critères spécifiques.
19. Active ou désactive le filtre automatique.
8. Zoom avant permettant d’augmenter d'un Utilisez le filtre automatique pour sélectionner
niveau le grossissement de l'affichage actif. rapidement les lignes à faire apparaître sur un
affichage.
9. Zoom arrière permettant de diminuer d'un
niveau le grossissement de l'affichage actif. 20. Assistant Diagramme de Gantt. Démarre
l'Assistant Diagramme de Gantt, qui peut vous
10. Affiche la barre du diagramme de Gantt de la aider à mettre en forme rapidement un
tâche sélectionnée. diagramme de Gantt.
10
1.5.2 Autres barres d’outils
Il est possible d’ajouter ou de personnaliser les différentes barres d’outils disponibles dans Ms
Project. [Outils/Personnaliser/Barres d’outils]
Normalement, toutes les commandes sont disponibles à partir de la barre de menu, ce qui
n’est pas le cas avec la seule barre d’outils Standard. Cependant, il existe certaines
commandes qui se trouvent seulement dans une barre d’outils telle que « Analyse des données
chronologiques dans Microsoft Excel » disponible dans la barre d’outils Analyse.
11
1.5.3 Boîtes de dialogue
Il existe plusieurs boîtes de dialogue permettant de saisir des informations sur le projet.
Certaines sont accessibles dans [Outils/Personnaliser/Boîtes de dialogue…].
De plus, certains affichages ont la forme d’une boîte de dialogue tels que la Fiche tâche, Fiche
ressource ou Fiche nom de ressource. Ceux-ci sont accessibles dans [Affichage/Plus
d’affichages…].
Selon l’affichage dans lequel nous nous trouvons nous pouvons accéder aux boîtes de
dialogue Informations sur la tâche, Informations sur la ressource ou Informations sur
l'affectation de trois façons :
1. En double cliquant sur l’élément sélectionné (tâche, ressource, affectation)
2. Dans le menu Projet
3. À partir de l’icône dans la barre d’outils Standard
12
b. Affecter les ressources
La boîte de dialogue Affecter les ressources est accessible à partir de l’icône
13
Afficher ou masquer la barre d’affichage dans [Affichage/Barre affichages]
Gantt suivi
Plus d’affichages
Utilisation des tâches
Nous pouvons saisir les informations sur le projet directement dans les cellules des tables
(zone de travail) ou utiliser la barre de saisie qui correspond à la barre de formule dans
Microsoft Excel. Celle-ci permet la saisie des nombres décimaux ou de changer l’unité de la
durée (heure, jour, semaine, mois) d’une tâche, ce qui n’est pas possible en intervenant
directement dans les cellules.
Dans l’affichage Diagramme de Gantt cliquez dans Fenêtre/Fractionner puis, cliquez dans
fenêtre du bas pour activer l’écran puis, sélectionner le Graphe ressources.
14
Diagramme de Gantt
Sélectionnez
la tâche
Utilisez la
barre de défilement
pour visualiser
les différentes
ressources
de la tâche
Graphe ressources
L’écran du bas affiche toujours des informations relatives à la tâche sélectionnée dans l’écran
du haut.
Table : Entrée
La table Entrée contient une colonne Indicateurs fournissant de l’information sur les
contraintes des tâches, le type de tâche, la répartition de la charge de travail, etc. Les
différentes icônes pouvant apparaître sont illustrés en annexe ou dans [Aide intuitive/À
propos des Indicateurs].
15
Table : Coûts
Table : Suivi
16
Choisir l’affichage des durées et du travail en heure, en jour, en semaine ou en mois
Préciser les options de calcul du logiciel
Choisir le format de date
5.
1. 3. Affecter 7. Créer
2. Planifier 4. Gérer Optimiser 6. Piloter
Initialiser les des
les tâches les coûts le le projet
le projet ressources rapports
planning
17
CHAPITRE 2 : INITIALISATION DU
PROJET
18
L’initialisation du projet ou le processus de création de projet sous MS Project consiste à :
- choisir entre créer un projet vierge et utiliser un modèle
- déterminer la date de début du projet
- définir le calendrier du projet
- choisir les options du projet
- sauvegarder le plan projet
Il s’agit de « paramétrer le logiciel » de sorte que les informations calculées par le logiciel
correspondent aux données du projet. A cet effet, il existe un certain nombre de paramètres de
base du logiciel que nous vous suggérons de définir avant la saisie des tâches.
Pour obtenir la boîte de dialogue contenant les informations de base à la création du projet
sélectionnez [Fichier/Nouveau] ou [Projet/Informations sur le projet…] si vous êtes
déjà dans le document.
La première information à indiquer est la méthode à utiliser pour prévoir votre projet :
[Prévisions à partir de/Date de début du projet ou Date de fin du projet]. Vous devez
choisir une des deux possibilités. La seconde date s’affiche en gris, ce qui signifie que nous ne
pouvons pas intervenir sur ce champ car c’est le logiciel qui en calcule la valeur.
Si vous avez décidé d’effectuer vos [prévisions à partir d’une date de fin], il est conseillé
de revenir aux [prévisions à partir de la date de début] dès que vous aurez établi cette date
et que vous commencerez la réalisation du projet.
Vous pouvez modifier à tout moment les informations initiales du projet en cliquant sur
[Projet/ Informations sur le projet…]
19
2.2 Paramétrage des calendriers
Le paramétrage des calendriers dans Ms Project est une opération importante car les
différentes estimations sur le projet reposent sur les unités de mesures spécifiées au départ.
Les différents calendriers influenceront bien entendu les dates de début et de fin des tâches. Il
existe quatre types de calendrier : calendrier de base, calendrier du projet, calendrier de la
ressource et calendrier de la tâche. Au départ, nous allons configurer les deux premiers.
Par exemple, le nombre d’heures par jour ou par semaine définit le nombre d’heures que Ms
Project doit affecter à une tâche lorsque vous entrez une durée. Le logiciel suppose une durée
de 16 heures si vous entrez une durée de 2 jours à une tâche, dans la mesure où vous avez
spécifié 8 heures par jour dans les paramètres du calendrier du projet.
[Outils/Options/Calendrier]
20
Pour spécifier une valeur s’appliquant pour tous les jours du mois, cliquez sur les cases D, L,
Ma, Me, J, V ou S et indiquez le type de jour et l’horaire qui s’applique. Cette méthode
appliquera les changements sur tous les mois et années du calendrier.
Pour modifier des jours spécifiques d’un mois en particulier, utilisez la touche Ctrl et
sélectionnez les jours choisis. Cette méthode doit être répétée pour chaque mois comprenant
des changements spécifiques.
21
3. Affectez le nouveau calendrier en tant que calendrier du projet
" Sélectionnez le nouveau calendrier dans [Projet/Information sur le
projet/calendrier]. Vous obtenez la même boîte de dialogue en créant un nouveau
projet [Fichier/Nouveau].
" Affichez les périodes chômées (zone grise) du nouveau calendrier sur l’affichage
Gantt dans : [Format / Échelle de temps … / Période chômée / Calendrier]
À partir du moment où votre nouveau calendrier est enregistré dans le fichier Global.MPT, il
suffit de faire l’étape 3 pour affecter ce calendrier aux nouveaux projets.
Le calendrier de projet s'applique à toutes les tâches et ressources, sauf si un calendrier des
tâches ou des ressources spécifiques est appliqué. La méthode pour créer ces calendriers est
développée aux prochains chapitres.
22
2.3 Paramétrage des options de prévisions
Il est avantageux de configurer certains paramètres de prévisions dans
[Outils/Options/Prévisions] avant de commencer la saisie des tâches puisque, par la suite, la
modification de ces paramètres devra être faite tâche par tâche.
2. [Type de tâche par défaut :] Sélectionnez le type de tâche « Capacité fixe » dans le
cadre de la formation. Nous choisirons ultérieurement un autre type de tâche pour
certaines d’entre elles et ce, de façon individuelle. Les deux autres types de tâche,
Durée fixe et Travail fixe, seront abordés ultérieurement.
3. Désactivez la case « Les nouvelles tâches sont pilotées par l’effort » afin de pouvoir
affecter plusieurs ressources sur une tâche sans que le logiciel modifie la durée en
fonction du type de tâche. La durée restera figée peu importe le nombre de ressource
que nous affecterons. Notez que les prévisions pilotées par l'effort ne s'appliquent
qu'aux ressources ajoutées ou retirées d'une tâche. Elles ne s'appliquent pas aux règles
de calcul de Microsoft Project lors de la modification du travail, de la durée et du
23
volume de travail pour les ressources déjà affectées à des tâches. Après avoir affecté
les ressources et vérifié l’estimation de la durée, nous réactiverons l’option Pilotée par
l’effort, ajusterons le type de durée et optimiserons notre planification.
Vous pouvez sauvegarder le fichier du projet avant de poursuivre la saisie des tâches dans
[Fichier/Enregistrer].
24
Exercice d’application 1 : Phase Décoration-Finition
Heures de travail : 08 H 30 – 12 H 30 et 13 H 30 à 17 H 30
25
CHAPITRE 3 : PLANIFICATION DES
TACHES
26
Un projet est constitué d'une série de tâches :
· Une tâche représente un volume de travail et concerne un élément livrable précis
· Une tâche doit être suffisamment courte pour permettre un suivi régulier de son
avancement (en générale, la durée d’une tâche est comprise entre un jour et deux
semaines).
· Les tâches doivent être entrées dans l'ordre dans lequel elles interviennent.
· Le temps (durée) nécessaire à la réalisation des tâches doit être estimé et entré
· Les durées seront utilisées par MS Project pour calculer le volume de travail à
effectuer sur les tâches.
Résultat attendu du chapitre 3 : les phases et les tâches du projet bien identifiées.
Après avoir créé un nouveau plan de projet (fichier Project), il faut entrer et organiser la liste
des tâches du projet :
· Dresser la liste des étapes requises pour atteindre les objectifs du projet,
· Commencer par partager le travail en plusieurs grandes parties,
· Décomposer ensuite ces grandes parties en diverses tâches, chacune ayant trait à un
seul élément livrable,
· Ajouter les jalons,
· Collecter et entrer les estimations de durée.
Procédures MS Project
Entrer les tâches et leur durée
Créer une tâche répétitive
Structurer le projet en créant des tâches hiérarchisées
Modifier une liste de tâches
Pour modifier une tâche, sélectionner à l’aide de la souris et effectuer les corrections en
cliquant sur le texte qui s’affiche dans la barre de saisie.
Pour introduire une tâche entre deux autres, placer le curseur dans la cellule en bas de
l’emplacement où vous désirez insérer cette tâche et utilisez la commande (Insertion/Insérer
une tâche) ou la touche Insert du clavier.
27
Procédure :
2. Dans le champ Nom de la tâche, tapez un nom de tâche et appuyez sur TAB. MS Project
entre une durée estimée d'une journée pour la tâche, suivie d'un point d'interrogation.
3. Dans le champ Durée, tapez le temps que prendra une tâche en mois, semaines, jours,
heures ou minutes, sans compter les périodes chômées. Vous pouvez utiliser les
abréviations suivantes : mois = ms ; semaines = s ; jours = j ; heures = h ; minutes = m ;
5. Dans les lignes suivantes, entrez les tâches supplémentaires nécessaires pour réaliser le
projet. La figure ci-après illustre un affichage du Diagramme de Gantt après la saisie
d’une liste de tâches.
Remarque :
· N'entrez pas de dates dans les champs Début et Fin de chaque tâche. MS Project les
calculera en fonction de la date de début du projet, et des interdépendances et durées
des tâches.
· Pour représenter une durée estimée, tapez un point d'interrogation après la durée.
28
· Vous pouvez également ajouter une remarque sur une tâche. Dans le champ Nom de la
tâche, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur Remarques sur la tâche. Tapez vos
informations dans la zone Remarques, puis cliquez sur OK.
Le mode plan permet la hiérarchisation des tâches du projet selon la Structure de Découpage
du Travail (SDT) du projet que nous avons préalablement établi. Afin de refléter les différents
niveaux de la SDT, utiliser les commandes Hausser/Abaisser le niveau des tâches à l’aide des
icônes suivantes :
Les tâches ayant des subordonnés deviendront des tâches récapitulatives qui s’afficheront en
gras. Elles seront accompagnées du symbole + ou – à gauche qui permettront d’afficher ou de
masquer également leurs tâches subordonnées en utilisant la souris.
Les dates de début et de fin d'une tâche récapitulative sont déterminées respectivement par la
date de début de la tâche subordonnée qui commence le plus tôt, et la date de fin de celle qui
se termine le plus tard.
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Cliquez sur la première tâche dont vous souhaitez faire une tâche subordonnée.
3. Dans le menu Insertion, cliquez sur Nouvelle tâche.
4. Dans la ligne insérée, tapez le nom de la nouvelle tâche récapitulative dans le champ
Nom de la tâche.
5. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches dont vous souhaitez faire des
tâches subordonnées.
6. Cliquez sur Abaisser pour abaisser ces tâches.
Remarque :
Pour afficher toutes les tâches subordonnées, cliquez sur Afficher, puis sur Toutes les tâches
subordonnées.
Vous pouvez abaisser ou hausser rapidement une tâche à l'aide de la souris. Sélectionnez la
tâche, puis placez le pointeur sur la première lettre du nom de la tâche. Lorsque que le
pointeur prend la forme d'une flèche bidirectionnelle, faites-le glisser vers la droite pour
abaisser la tâche ou vers la gauche pour la hausser.
Pour afficher les taches suivant une hiérarchie WBS, cliquez sur le champ nom de tâche,
cliquez sur insertion/colonne, dans Nom de champ, sélectionner WBS.
Après avoir créé une liste des tâches, vous pouvez la modifier en :
· Déplaçant des tâches,
29
· Copiant des ensembles de tâches ou
· Supprimant les tâches dont vous n'avez plus besoin.
Procédure :
1. Dans le champ N°, sélectionnez la tâche que vous souhaitez copier, déplacer ou
supprimer.
2. Pour copier la tâche, cliquez sur Copier. Pour la déplacer, cliquez sur Couper. Pour la
supprimer, appuyez sur SUPPR.
3. Pour déplacer la sélection que vous avez coupée, ou dupliquer la sélection que vous
avez copiée, sélectionnez les lignes où vous souhaitez la coller.
4. Cliquez sur Coller. Si la ligne de destination contient des informations, les nouvelles
lignes seront insérées au-dessus de celle-ci.
Remarque :
· Pour ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches existantes, cliquez sur un numéro de
tâche et appuyez sur la touche INS. Après insertion de la nouvelle tâche, les tâches
sont automatiquement renumérotées.
· En planifiant, vous pouvez aussi réorganiser les phases du projet dans des prévisions
en mode plan. Lorsque vous déplacez ou supprimez une tâche récapitulative, ses
tâches subordonnées sont également déplacées ou supprimées.
Pour activer le symbole + ou – qui affiche ou masque les tâches subordonnées, vous devez
cocher la case située dans [Outils/Options/Affichage/Afficher le symbole]. Dans cette même
boîte de dialogue, vous pouvez afficher le No hiérarchique de chaque tâche en cochant la case
appropriée dans [Outils/Options/Affichage/Afficher le No hiérarchique].
Vous pouvez également afficher ou masquer les tâches récapitulatives du projet en cochant la
case appropriée dans [Outils/Options/Affichage/Afficher les tâches récapitulatives].
Finalement, vous pouvez afficher une tâche récapitulative pour l’ensemble du projet, ce qui
permet d’obtenir certaines informations du projet sur l’affichage de Gantt, notamment la
durée totale du projet et les coûts totaux. Pour y parvenir, cochez la case appropriée dans
[Outils/Options/ Affichage/Tâche récapitulative du projet].
30
Options d’affichages [Outils/Options/Affichage/...]
Configuration
des options
d’affichages
La hiérarchisation des tâches et la sélection option du mode plan produit le résultat suivant :
31
Par défaut, le logiciel nous propose le nombre d’occurrence correspondant à la durée du
projet. Cependant, si une tâche répétitive se déroule sur toute la durée du projet et qu’au cours
de la planification cette durée change, vous devrez alors redéfinir la plage de périodicité en
conséquence.
Il n’existe pas de mécanisme d’ajustement automatique dans le logiciel.
Indique une contrainte de tâche Au Plus Tôt Le puisqu’on impose une date
précise à chaque tâche (réunion).
Procédure
1. Cliquez sur le champ Nom de la tâche
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Tâche périodique.
3. Dans la zone Nom de la tâche, tapez le nom de la tâche.
4. Dans la zone Durée, tapez ou sélectionnez la durée d'une occurrence de la tâche.
5. Sous Périodicité, cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
6. À droite de Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel, spécifiez la fréquence de
la tâche.
32
7. Sous Plage de périodicité, tapez une date de début dans la zone Début, puis
sélectionnez Fin après ou Fin le. Si vous avez sélectionné Fin après, tapez le nombre
d'occurrences de la tâche. Si vous avez sélectionné Fin le, tapez la date de fin
souhaitée de la tâche.
8. Cliquez sur OK.
Dans le cas d’un contrat à dépenses contrôlées dans lequel le client est facturé au prix coûtant
(plus un pourcentage, par exemple) ou s’il existe tout simplement un climat de collaboration
favorable, il est possible que l’entrepreneur accepte de communiquer les détails de sa
planification. S’il utilise le logiciel, il sera possible d’insérer directement les informations de
son mandat dans la planification du projet principal. Cette méthode peut être utilisée dans le
cas de clients internes à l’organisation.
Vous obtiendrez une tâche récapitulative avec une barre de Gantt de couleur grise (de couleur
différente des autres tâches récapitulatives).
Dans la colonne Indicateur, Apparaîtra une icône indiquant qu’il s’agit d’un projet inséré.
33
Il sera possible d’afficher les tâches subordonnées du projet et de les modifier à partir du
projet principal. Lors de la sauvegarde de ce dernier, Ms Project nous demandera de
sauvegarder les données dans le fichier secondaire également. Cliquez sur Oui pour tout afin
d’enregistrer tous les fichiers modifiés.
Les deux fichiers sont donc liés électroniquement et la modification de l’un se répercute
automatiquement sur l’autre. Cependant, c’est le fichier principal qui contient le fichier
secondaire et qui demandera ce dernier, et non l’inverse.
34
Exemple de Liste des tâches
SDT du projet Implantation d'un Système de Gestion de Projet sous forme de liste. Deux
niveaux sont représentés dans ce diagramme de Gantt.
35
3.6. Planification par réseau
Nous savons intuitivement que toutes les tâches ne peuvent commencer en même temps.
Pourquoi ?
Certaines tâches ne peuvent débuter avant qu’une ou plusieurs autres soient terminées,
ce qui implique un ordre de réalisation à respecter.
D’autres tâches ne peuvent être réalisées maintenant, puisque la ressource compétente
pour effectuer le travail est occupée sur une autre tâche. Les tâches sont soumises à de
telles contraintes de réalisation. Il est donc nécessaire d’ordonnancer les tâches du
projet lors de la planification opérationnelle.
L’ordonnancement des tâches est une méthode qui consiste à calculer le temps minimum
nécessaire pour réaliser les tâches du projet. Il faut alors :
Estimer la durée de chaque tâche exécutable
Ordonnancer les tâches (lier les tâches entre elles)
Ajouter les contraintes additionnelles de délai (Date de début et de fin, etc.)
Établir la période de réalisation des tâches
Calculer la durée du projet
1. La nature et les exigences techniques du projet. La fondation d’une maison doit être
construite avant les murs. Il faut au moins deux hommes pour monter mettre le toit, un
qui monte les solives avec la grue et l’autre qui le fixe…
36
4. Le calendrier définissant les jours de travail et les jours chômés affecte la période de
réalisation du projet sans affecter la durée des tâches. Les vacances des employés
interrompent le travail en cours.
5. Les contraintes externes au projet, fixées par le client comme la date de début ou de
fin, par exemple, font références aux relations du projet, à d’autres projets ou
contraintes.
Les facteurs influençant le paramètre temps du projet sont nombreux. Ils devront attirer
l’attention du planificateur au niveau de l’estimation des durées et des décisions à prendre
pour améliorer le processus de réalisation du projet.
La notion de durée en relation avec la quantité de travail se définit par le nombre de jour de
travail (8 heures selon le calendrier du projet) nécessaire pour accomplir une tâche. Par
exemple, un travail nécessitant 10 jours de travail par deux personnes, correspond à 20 jours/
personne. Cela représente l’estimation de base du travail (l’effort de travail nécessaire) qui est
indépendante de la durée de la tâche et de la période de réalisation. La durée peut être plus
courte si l’on augmente le nombre de travailleurs et inversement. La période de réalisation
peut être plus longue si le travail est interrompu, et donc différente de la durée, mais l’inverse
n’est pas vrai, à moins que…
L’estimation des durées se raffine aussi lors de l’affectation des ressources sur chacune des
tâches du projet. La quantité et la qualité des ressources choisies affectent la durée des tâches
et la performance de la réalisation du projet. Il existe donc une relation étroite entre la durée
d’une tâche et l’affectation des ressources.
Période de réalisation : Date de début et de fin entre lesquelles une tâche ou un projet
se réalise ; du 10 février au 05mars 2001.
37
Durée écoulée : Période continue du temps incluant les jours chômés ; Analyse des
processus 26 jours écoulés.
Au départ, l’estimation de la durée des tâches est générale et elle se raffine grâce au
découpage des tâches en unités de production plus petites. Ce principe est valable également
pour l’estimation des ressources et des coûts.
Ceci représente l’estimation de base dont nous avons besoin avant de saisir les informations
sur les durées et le travail dans Ms Project. Une bonne estimation est plus importante que
l’utilisation du logiciel en lui-même pour obtenir une bonne planification. C’est également ce
qui est le plus exigeant à faire.
L’approche préconisée
L’approche d’estimation préconisée consiste à faire débuter toutes les tâches à la date de
début du projet et d’ajouter les liens qui concernent la nature du travail et les exigences
techniques du projet. Il s’agit de s’en tenir d’abord aux liens logiques. Les contraintes de
ressources seront prises en compte lors de l’affectation des ressources. Nous obtiendrons
donc, dans un premier temps, la durée du projet sans contraintes de ressources ou de
financement.
Cette approche permet d’obtenir la durée minimum du projet afin d’être apte à mesurer
l’impact des contraintes de ressources, d’approvisionnement, de financement, etc. et ce, à
chaque étape où l’on ajoute de nouvelles contraintes.
38
Plusieurs changements peuvent survenir durant la recherche d’informations nécessaires à
l’estimation du travail et des durées.
Le logiciel nous permettra de calculer la durée totale du projet ainsi que les périodes de
réalisation de chacune des tâches. Ces périodes de réalisation tiendront compte des calendriers
de réalisation ainsi que des contraintes de ressources.
39
Durée en minute, heure, jour, semaine, mois (Unité de temps)
Il est pertinent de fixer l’unité de temps qui convient le mieux au projet selon sa nature propre
et en fonction de sa durée. Nous avons déjà vu comment effectuer la configuration de ce
paramètre [Outils/Options/Prévisions Affichage de la durée en :].
Par défaut, la durée dans le logiciel est en jour, ce qui est facilitant pour les estimations
précises tandis que pour les projets internationaux sur quatre ans, l’unité de mesure est petite
et crée certains inconvénients de représentation.
Il est possible d’afficher la durée en utilisant des unités différentes selon les tâches. Pour cela,
il faut changer le symbole de l’unité qui suit le nombre, dans la barre de saisie, au niveau de
chaque tâche :
Temps travaillé : min = minute, hr = heure, jour = jour, sm = semaine, mo = mois
Temps écoulé : miné = minutes écoulées, hré = heures écoulées, jourséc = jours
écoulés, smé =semaines écoulées, moé = mois écoulés
Note : vous pouvez modifier les lettres correspondant à chaque unité de temps dans [Outils/
Options/Modification/Afficher les options pour les unités de temps].
Cette commande ne change pas la valeur de l’estimation de base. Par exemple, 4 jours
deviendra 0,8 semaine, selon le rapport entre le nombre d’heures par jour et par semaine que
l’on retrouve dans les paramètres du calendrier du projet. Toutefois, la durée demeure la
même.
Valeur décimale
Si vous désirez saisir une durée contenant une valeur décimale telle que 2,5 jours, par
exemple, vous devez insérer la décimale dans la barre de saisie et valider à l’aide du crochet
vert ou à l’aide de la touche Entrée.
40
Les jalons
Le jalon se crée normalement lorsqu’on saisit une durée 0 à une tâche. Cependant, il existe
une autre méthode pour créer un jalon proposant des informations différentes.
Nous avons énuméré et ordonné chronologiquement les tâches. Nous allons maintenant
indiquer l’ordre de réalisation sous forme de liens entre les tâches.
La saisie des liens entre les tâches permet d’identifier l’ordre d’exécution des tâches, les dates
prévisionnelles de réalisation des tâches ainsi que le chemin critique. De plus, la mise à jour
d’une ou plusieurs tâches permet de mettre à jour l’ensemble du planning, ce qui est un
avantage de la planification sur le logiciel.
FIN-DÉBUT (DF)
La tâche (B) ne peut pas commencer tant que la tâche (A) n'est pas terminée. Par
exemple, si vous avez deux tâches, « Fondation » et « Monter les mûrs », la tâche
« Monter les mûrs » ne peut pas commencer aussi longtemps que la tâche
«Fondation » n'est pas terminée. Il s'agit du type d'interdépendance le plus courant.
41
DÉBUT-DÉBUT (DD)
La tâche (B) ne peut pas commencer tant que la tâche (A) n'est pas commencée. Si vous
avez deux tâches, « Couler les fondations » et « Niveler le béton », « Niveler le béton » ne
peut pas commencer tant que « Couler les fondations » n'est pas commencé.
FIN-FIN (FF)
La tâche (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche (A) n'est pas terminée. Par exemple, si
vous avez deux tâches, « Installer le câblage » et « Inspecter le système électrique » , la
tâche « Inspecter le système électrique » ne peut pas se terminer tant que la tâche « Installer le
câblage » n'est pas terminée.
DÉBUT-FIN (DF)
La tâche (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche (A) n'est pas commencée. En
pratique, ce type d'interdépendance ne fait pas réellement de sens en gestion de projet surtout
si des coûts variables sont associés à la tâche (B). Ce type de lien peut cependant être utilisé
sur une tâche fictive permettant de faire courir des frais quelconques jusqu’à l’avènement
d’une autre tâche.
Délais (retard + ou -)
Il est possible d’imposer des retards (délais) positifs ou négatifs entre les tâches. Une avance
correspond à une superposition entre des tâches présentant une interdépendance. Un retard
correspond à un intervalle de temps séparant des tâches présentant une interdépendance.
A: PRÉDÉCESSEUR
B: SUCCESSEUR
1. Une façon rapide consiste à utiliser la souris. Positionner le curseur sur la barre du
Gantt de la tâche prédécesseur, Cliquez et maintenez la touche de la souris puis,
relâchez sur la barre de Gantt de la tâche successeur. Cette méthode créée un lien Fin
début [FD] par défaut.
2. Deux icônes sont disponibles dans la barre d’outils Standard pour lier les tâches.
3. Sélectionnez les tâches à l’aide de la souris puis, cliquez sur l’icône Lier les tâches
. Les tâches seront liées par un lien FD de manière consécutive. Si vous désirez
lier les tâches dans un ordre différent, utiliser la touche [CTRL] du clavier, la
42
maintenir pendant que vous sélectionnez les tâches à l’aide de la souris. Les tâches
seront liées selon l’ordre de votre sélection, peu importe l’ordre dans la liste.
Après avoir créé un lien à l’aide d’une des méthodes discutées plus haut, vous pouvez
modifier rapidement ce lien à l’aide de la souris en double cliquant directement sur ce lien
dans la partie graphique du Gantt. Cette boîte de dialogue apparaîtra afin de permettre de
modifier ce lien.
43
Lien sur une tâche fractionnée
Si on applique un lien à une tâche fractionnée, qu’elle soit prédécesseur ou successeur, le lien
ne pourra pas se faire uniquement sur une partie de cette tâche. Le lien sera nécessairement au
début ou à la fin de cette tâche.
Nous pouvons procéder par étape en saisissant d’abord les liens logiques existant entre les
tâches récapitulatives et ensuite saisir ceux existant entre les tâches exécutables du même lot.
Finalement, nous créerons les liens entre tâches exécutables de lot différents.
44
3.10.3 Saisie des liens entre tâches exécutables de lots de travail différents
Il est possible effectivement de créer des liens entre les tâches exécutables de différentes
tâches récapitulatives. Cela peut nous permettre, lors de l’optimisation de la planification, de
réduire les délais du projet en précisant la tâche exécutable spécifique qui est en relation avec
une autre tâche.
Dans le cas SGP, il est nécessaire de le faire pour respecter la logique du projet. La première
version du manuel (1.2.6) doit être évaluée pendant la formation en GP (2.3), donc la création
d’un lien Début Début [DD] est nécessaire entre la tâche 2.3.1 et 1.2.6 comme on peut le voir
sur la figure suivante :
Notez que pour créer cette relation, il sera nécessaire de supprimer d’abord le lien qui existait
entre les tâches récapitulatives 1.2 et 2.2 car cela provoquait une relation circulaire impossible
et Ms Project annonçait le message d’erreur.
45
Ces informations peuvent être visualisées simplement en positionnant la souris sur l’icône
apparaissant dans la colonne Indicateurs. Nous verrons comment imprimer ce texte plus loin
dans ce chapitre.
Lorsque nous lions les tâches à l’aide des liens, le logiciel calcule les périodes de réalisation
des tâches. Si une tâche se prolonge ses successeurs se déplacent automatiquement. Nous
recommandons d’utiliser les contraintes lorsque cela est une contrainte fixe (exigence du
client, contraintes techniques reliées à la nature de la tâche, etc.) pour garder le maximum de
souplesse dans les prévisions.
46
La contrainte par défaut est Dès Que Possible, c’est à dire qu’aucune contrainte de date n’est
appliquée à la tâche. Par contre, si une date est saisie directement sur le champ Début ou Fin
dans le Diagramme de Gantt, par exemple, une contrainte sera appliquée automatiquement
puisque le logiciel considèrera que vous souhaitez appliquer une restriction à la date de Début
et de Fin.
Indicateurs de contrainte
À partir du moment où une contrainte est appliquée à une tâche, une icône apparaît dans la
colonne Indicateur, précisant la nature de cette contrainte. Voir les types d’indicateurs en
annexe.
Contraintes flexibles :
Dès Que Possible (DQP) La tâche se réalise dès que possible. Contrainte par défaut
pour les projets prévus à partir de la date de début.
Le Plus Tard Possible (LPTP) La tâche se réalise le plus tard possible. Contrainte
par défaut pour les projets prévus à partir de la date de fin.
Contraintes fixes :
Doit Commencer Le (DCL) Date exacte à laquelle une tâche doit commencer. Le
logiciel ne permettra pas aux prédécesseurs de cette tâche de la faire débuter à un autre
moment. Exemple d’utilisation : Date officielle d’un événement public comme un
colloque.
Doit Finir Le (DFL) Date exacte à laquelle une tâche doit être terminée. Exemple
d’utilisation : Synthèse d’un rapport devant être présenté au conseil d’administration.
D'autres paramètres de prévision, tels que les interdépendances des tâches, l'avance ou le
retard, l'audit des ressources et le retard sont secondaires par rapport à ces contraintes.
Contraintes modérées :
Si une date est saisie directement sur le champ Début ou Fin dans le Diagramme de Gantt, ces
contraintes seront appliquées selon que le projet est prévu à partir de la date de début ou de
fin.
47
Fin Au Plus Tard Le (FPTA) La tâche se termine avant ou à la date spécifiée, mais
elle ne peut pas se terminer après, puisque la date de fin du projet est fixe.
Date d’échéance
Si vous voulez effectuer le suivi de l'échéance d'une tâche déterminée sans verrouiller vos
prévisions en définissant une contrainte fixe, vous pouvez définir une date d'échéance pour
cette tâche dans [Informations sur la tâche/Confirmé/Contrainte sur la tâche/Échéance].
Le logiciel assure le suivi des dates d'échéances à l’aide d’une flèche sur le Gantt et affiche un
indicateur si la tâche se termine après son échéance.
Les calendriers
Les tâches, les durées, les liens et les contraintes particulières de réalisation étant définis, le
logiciel est maintenant en mesure de calculer la durée totale du projet ainsi que les périodes de
réalisation des tâches.
48
Choix du Diagramme de Gantt
Personnalisez de diagramme de Gantt à l’aide de l’assistant conçu à cet effet dans
[Format/Assistant diagramme de Gantt] et suivez les indications à chaque étape.
Choisissez le diagramme affichant le chemin critique, trois possibilités différentes sont
offertes dans [autres].
Échelle de temps
Personnalisez l’échelle de temps dans [Format/Échelle de temps…] ou double clic sur
l’affichage.
Quadrillage
Ajustez le quadrillage de la partie graphique dans [Format/Quadrillage…].
L’intérêt d’identifier le chemin critique est d’attirer l’attention du gestionnaire de projet sur la
séquence des tâches dont la marge est zéro par rapport aux autres disposant d’une marge plus
ou moins importante. Celui-ci connaît alors les tâches sur lesquelles il peut intervenir pour
obtenir un effet sur la durée du projet et quelles autres il peut retarder. Cela est très utile lors
de la réaffectation des ressources, au moment de l’optimisation de la planification et de la
résolution de problème en cours d’exécution.
Définitions
Temps hâtifs : Période la plus hâtive [début et fin au plus tôt] pendant laquelle une
tâche peut être réalisée dans le respect des contraintes d'ordonnancement des travaux
Temps tardifs : Période la plus tardive [début et fin au plus tard] pendant laquelle
une tâche peut être réalisée sans prolonger la durée du projet
Tâche critique : Tâche dont la marge totale = 0
Chemin critique : Séquence des tâches critiques. Séquence dont la durée est la plus
courte
Marge totale : Période de temps dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans
prolonger la durée du projet.
Marge libre : Période de temps dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans
retarder le début hâtif de ses successeurs
49
3.14.1.1 Visualisation du chemin critique
50
CHAPITRE 4 : AFFECTATION DES
RESSOURCES
51
Après avoir organisé et planifié les tâches du projet, il est recommandé de leur affecter les
ressources nécessaires à leur réalisation.
Avant l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en fonction des
durées des tâches, et de leurs interdépendances et contraintes éventuelles
Après l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en prenant en
compte aussi de la charge de travail et de la disponibilité des ressources.
Procédure :
1. Créer une liste de ressources
2. Définir (ou modifier) le temps de travail d'une ressource
3. Affecter des ressources à des tâches
4. Vérifier et modifier les affectations de ressources
5. Vérifier l’impact des modifications d’affectations sur les prévisions du projet
Résultat :
· Ressources du projet identifiées et affectées aux différentes tâches
· Prévisions de travail définies
Il est nécessaire de distinguer les différents types de ressources, ainsi que leurs
caractéristiques, car elles ne sont pas nécessairement traitées de la même manière au niveau
du support informatique.
52
Ressources productives humaines et matérielles (locaux de travail, véhicules de mission,
photocopieur) doivent être disponibles pour que les travaux soient exécutés donc source de
conflits d’affectation
Dédiées au projet
Affectées temporairement
provenant des unités fonctionnelles ou de service de l’organisation
sous la responsabilité du directeur fonctionnel ou du service
généralement partagées avec d’autres projets (structure matricielle)
sont l’objet de négociations les besoins doivent être anticipés
Externes (contrat)
sous la responsabilité d’un gestionnaire indépendant de l’organisation
contrat = sous-projet: problématique analogue à celle d’un projet
Ressources consommables
investies dans le projet (ex: béton, structure, etc.)
doivent faire l’objet de prévisions (acquisition) ne sont pas sources de problèmes
d’affectation sauf dans le cas spécial ou les stocks doivent être pris en compte pour
l’exécution des travaux.
Certaines ressources humaines, notamment les gestionnaires de projet, doivent distinguer s’ils
sont affectés à des tâches exécutables ou à des tâches de gestion afin de traiter correctement la
résolution des conflits qui peuvent apparaître.
53
L’estimation des ressources
L’estimation des ressources consiste, d’une part, à évaluer les besoins, c’est à dire estimer la
quantité et la qualité des personnes, des matériaux et des équipements nécessaires à la
réalisation de chacune des tâches et/ou activités du projet et d’autre part, d’établir le nombre
d’unité de chaque ressource que l’on est prêt à allouer au projet selon les contraintes
d’allocation existantes.
Il faut tenir compte également des ressources de gestion. L’identification des intervenants et
l’affectation des rôles et responsabilités sont consignés dans la Charte des responsabilités.
A l’aide de Ms Project,
nous pourrons estimer les
besoins en ressources
pour chacune des
périodes du projet à l’aide
de plusieurs outils tel que
le Graphe de ressources.
54
Étiquette matériel : Permet de spécifier l’unité de mesure appropriée pour les
ressources matérielles. Par exemple, tonnes ou mètre carré.
Initiales : Affiche l'abréviation d'un nom de ressource qui peut être utilisée à la place
du nom pour gagner de l’espace
Il peut être intéressant de ne pas affecter les ressources de manière nominative au début afin
de conserver plus de flexibilité dans les affectations. Cela est possible dans la mesure où les
ressources regroupées possèdent des compétences similaires et sont interchangeables.
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.
2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée.
3. Dans le champ Nom de la ressource, tapez un nom de ressource.
4. Dans le champ Type, spécifiez le type de la ressource : Travail ou Matériel ou Coût.
5. Si vous souhaitez désigner un groupe de ressources, dans le champ Groupe
correspondant au nom de la ressource, tapez le nom du groupe en question.
6. Pour chaque ressource de type travail (personne ou équipement), tapez le nombre
d'unités disponibles pour cette ressource dans le champ Capacité max, sous la forme
d'un pourcentage. Ce pourcentage peut être égal, supérieur, ou inférieur à 100%.
7. Pour chaque ressource de type matériel (matériaux ou fournitures consommés pendant
le projet), dans le champ Étiquette Matériel, tapez une unité de mesure (exemple :
tonne, mètre cube).
55
Remarque :
Il est possible d’entrer et affecter des ressources à partir du diagramme de Gantt.
Pour ce faire, taper le nom de la ressource dans le champ nom de la ressource, ou bien
cliquez sur Affecter les ressources, puis tapez le nom de la ressource dans le champ Nom de
la ressource dans la fenêtre qui s’ouvre.
Par défaut, la ressource utilise le calendrier du projet. Cependant, il est possible de définir un
calendrier personnalisé pour chaque ressource ayant un calendrier différent (congés, vacances,
affectation sur d’autres projets ou activités, formation) pour que les congés et jours de travail
de la ressource s’ajoutent à ceux du calendrier du projet.
Dès que l’on crée une ressource, il y a un calendrier spécifique qui devient disponible dans la
liste des calendriers que l’on retrouve dans [Outils/Modifier le temps de travail…/Pour],
sauf pour les ressources Matérielles puisque les calendriers s'appliquent uniquement aux
ressources Travail.
Si un calendrier des tâches est appliqué et que des ressources sont affectées à une tâche, la
tâche est prévue par défaut dans les périodes œuvrées communes au calendrier des tâches et
aux calendriers des ressources.
56
Si vous souhaitez que la tâche soit prévue uniquement en fonction du calendrier des tâches,
activez la case à cocher Les prévisions ignorent les calendriers des ressources sous l'onglet
Confirmé de la boîte de dialogue Informations sur la tâche. Cela est utile pour comparer la
durée d’une tâche avec et sans le calendrier de la ressource. Dans certain cas, l’application
simultanée des deux calendriers affecte considérablement la durée de la tâche en laissant peu
de temps de travail dans certains cas.
Peu importe l’horaire de travail spécifique d’une ressource (4 heures de travail par jours, par
exemple), la durée prévue de la tâche est toujours calculée en tenant compte de l’horaire
normal de travail du calendrier du projet que l’on a défini dans [Outils/Options/Calendrier]
(par défaut, 8 heures de travail par jour).
Par défaut, MS Project affecte le calendrier Standard à toutes les ressources. Lorsqu'une
ressource travaille selon des conditions particulières (horaires de travail, congé, temps
d'indisponibilité de certains équipements), il faut lui affecter un calendrier approprié.
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources, puis sélectionnez la
ressource pour laquelle vous souhaitez modifier le temps de travail.
2. Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur la ressource, puis sur l'onglet
Modifier le temps de travail.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez les jours que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur OK.
Remarque :
Si un groupe de ressources a des horaires de travail et des jours de congé particuliers, il est
possible de lui créer un nouveau calendrier de base. Dans le menu Outils, cliquez sur
Modifier le temps de travail. Cliquez sur Créer et tapez un nom pour le nouveau calendrier de
base. Effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK.
Après avoir saisi les ressources dans le Tableau des ressources, celles-ci deviennent
disponibles dans le menu déroulant des cellules du champ Noms ressources ainsi que dans les
autres affichages ou boîtes de dialogue permettant d’affecter les ressources.
Méthode 1
La première méthode d’affectation des ressources est de sélectionner le nom de la ressource
dans le champ Noms ressources à l’aide du menu déroulant. Il est préférable de ne pas saisir
directement le nom de la ressource dans une cellule à l’aide du clavier car une erreur
d’orthographe aura pour conséquence de créer une nouvelle ressource. Il est possible de créer
une nouvelle ressource directement dans la Table : Entrée du Gantt.
57
Cette méthode ne permet pas cependant d’affecter plusieurs ressources à l’aide du menu
déroulant et il faut s’assurer de bien respecter la syntaxe nécessaire pour la base de donnée de
Ms Project s’ils sont saisis manuellement.
Méthode 2
La deuxième méthode consiste à utiliser la boîte de dialogue Information sur la
tâche/Ressources en double cliquant sur la tâche. Elle permet d’affecter plusieurs ressources
aux tâches et d’en préciser le pourcentage d’affectation.
58
L’inconvénient de cette méthode est que nous devons valider l’affectation pour chaque tâche
et ouvrir à nouveau la boîte de dialogue pour effectuer l’opération sur la tâche suivante.
Méthode 3
Il s’agit ici d’utiliser la boîte de dialogue Affecter les ressources, spécialement conçu à cet
effet.. Elle est accessible à partir de l’icône Affectation des ressources suivant de la barre
d’outil Standard.
Cette méthode permet de procéder aux affectations sans être obligé d’ouvrir la boîte de
dialogue à chaque tâche. Le travail est alors plus rapide.
Méthode 4
La dernière méthode, la plus complète, consiste à utiliser l’affichage Fiche tâche qui est
disponible par défaut en fractionnant l‘écran dans l’affichage de Gantt à l’aide de la
commande [Fenêtre/Fractionner] ou dans [Affichage/Plus d’affichages…/Fiche
tâche/Appliquer].
Cette boîte de dialogue, utilisée avec un écran fractionné permet d’affecter plusieurs
ressources tout en intervenant sur les Unités et le Travail. Avec les boutons [Préc] et [Suiv], il
est facile de se déplacer entre les différentes tâches. Il est possible également de cliquer sur
une tâche dans l’Affichage de Gantt (écran du haut) et effectuer les changements dans la
Fiche tâche (écran du bas).
Procédure 1:
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche à laquelle vous souhaitez affecter
une ressource, puis sur Informations sur la tâche, puis sur l’onglet Ressources.
3. Dans le champ Nom de la ressource, cliquez (dans la liste déroulante) sur la ressource
à affecter à la tâche.
4. Pour affecter une ressource à temps partiel, tapez ou sélectionnez un pourcentage
inférieur à 100 dans la colonne Unités. Pour affecter plusieurs ressources avec les
mêmes fonctions (par exemple, deux ingénieurs), tapez ou sélectionnez un
pourcentage supérieur à 100 dans la colonne Unités. Pour affecter plusieurs
ressources, cliquez sur les noms des ressources concernées.
5. Cliquez sur OK.
Remarque :
Pour remplacer une ressource par une autre : Sélectionnez la tâche à laquelle est affectée la
ressource à remplacer. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, sélectionnez la
ressource affectée et cliquez sur Remplacer. Sélectionnez une ou plusieurs ressources à
affecter, puis cliquez sur OK.
59
Vous pouvez accéder à d’autres paramètres de la tâche, à l’aide du menu contextuel appliqué
sur la Fiche tâche. Il est alors possible de modifier les liens, les prévisions, le travail, les
coûts, les remarques et les objets pour chaque tâche.
60
contrat à prix fixe. Pour le client, c’est le suivi des durées et des coûts qui l’intéressera
davantage.
Bien que ce soit en grande partie l’affectation des ressources qui génère le calcul des coûts du
projet dans le logiciel, vous pourrez utiliser des coûts fixes associés aux tâches à partir des
devis.
Disponibilité de la ressource
Vous pouvez préciser la disponibilité de la ressource, c’est à dire à quel moment et dans
quelle mesure la ressource est disponible pour le travail. Contrôlez la disponibilité de la
ressource dans la boîte de dialogue Information sur la ressource à l’onglet Général.
Si vous connaissez déjà les contraintes de disponibilité de la ressource, il est souhaitable de
les préciser dans cette boîte de dialogue avant son affectation sur les tâches.
61
4.5 Ajustement de l’estimation
Nous avons vu au chapitre 6 que la durée de la tâche est en relation avec la quantité et la
qualité des ressources qui y sont affectées. En fait, la durée est liée mathématiquement au
travail et à la capacité de la ressource.
La notion d’effort
Cette notion fait référence à l’effort de travail investi par une ressource pour réaliser une
tâche. Elle se mesure en jours-personne ou en heures-personne, par exemple, et correspond à
la quantité de travail nécessaire pour réaliser cette tâche.
Exemple
Si une tâche est effectuée par deux personnes à temps plein pour une durée de 2 jours de 8
heures, la quantité de travail sera donc de 32 heures-personne ou 4 jours-personne.
Il faut se rappeler que la capacité de la ressource est définie par le calendrier du projet dans
[Outils/Options/Calendrier] et est exprimé en unité (100% = 1 personne).
Ces hypothèses sont rarement vérifiées dans toutes les conditions. Il existe, par exemple, une
dimension optimale de l’équipe de travail pour réaliser une tâche spécifique et toute
modification de la composition de cette équipe risque d’entraîner une partie d’efficacité.
Cependant, la base de calcul demeure valable en autant que la durée calculée est ajustée pour
tenir compte de l’efficacité moyenne de la nouvelle équipe.
62
Dans cet exemple, l’estimation de base pour la tâche montage est de : 15 jours x 8 heures x 3
monteurs = 360 heures de travail-personne, donc un effort de travail de 45 jours-personne.
Le résultat en terme de quantité de travail est très important pour les raisons suivantes :
La mesure de la quantité d’affectation et les conflits (d’affectation) qui peuvent
en résulter sont en lien direct avec la capacité de la ressource.
Les coûts variables de la ressource sont calculés, dans le logiciel, à partir d’un
taux multiplié par la quantité de travail.
La modification des affectations peut avoir un impact sur les durées : par exemple, le
doublement des ressources peut réduire de moitié la durée d’une tâche, si celle-ci est pilotée
par l’effort.
Une tâche pilotée par l’effort nécessite une quantité de travail déterminée pour sa réalisation.
Un ajout de ressources aura pour conséquence soit une réduction de la durée de la tâche, soit
une réduction du taux d’utilisation des ressources
Pour maîtriser l’impact des changements d’affectations sur les prévisions, il faut définir un
type adéquat pour chaque tâche
63
2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche dont vous voulez vérifier ou
modifier le type,
3. Cliquez sur Informations sur la tâche, puis sur l’onglet Avancées.
4. dans la zone Type de tâche, sélectionner un type, puis activer ou désactiver la case à
cocher Pilotée par l’effort
5. Cliquez sur OK.
L'affichage Utilisation des ressources présente les tâches du projet regroupées par ressource :
en dessous de chaque ressource, figurent les tâches qui lui sont affectées.
Cet affichage permet de déterminer le nombre d'heures de travail prévues pour chaque
ressource sur chacune de ses tâches et de détecter les ressources sur utilisées.
64
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
2. Dans la colonne Nom de la ressource, examinez les affectations de la ressource.
3. Pour réaffecter une tâche d'une ressource à une autre, sélectionnez toute la ligne,
positionnez le pointeur sur le champ N° (première colonne à gauche), puis faites
glisser la tâche sous la nouvelle ressource.
Remarque
Les réaffectations peuvent aussi être effectuées à partir de l’affichage Diagramme de Gantt,
en saisissant les modifications dans le champ Noms ressources, ou en cliquant sur
Informations sur la tâche, ou sur Affecter des ressources.
Si l'échelle de temps n’est pas adéquate, il est possible de la modifier, en la faisant passer des
jours aux mois par exemple. Dans le menu Format, cliquez sur Échelle de temps, puis sur
l'onglet Niveau inférieur. Spécifiez l'échelle de temps voulue dans les zones Unités. Vous
pouvez répéter cette opération pour les zones Niveau intermédiaire et Niveau supérieur.
Cet affichage permet de visualiser la répartition de la charge de travail, les tâches de chaque
ressource (partie du haut) ainsi que les marges disponibles, ce qui permet de redistribuer le
travail tout en s’assurant que les changements ne prolongent pas la durée du projet.
65
CHAPITRE 5 : GESTION DES COUTS
66
Problématique
Les coûts résultent en grande partie de l’achat de ressources consommables (équipements,
matériaux et fournitures), de l’utilisation des ressources productives et d’encadrement.
Pour diminuer les coûts, il faut trouver des façons plus efficaces pour réaliser les travaux,
s’imposer des contraintes plus sévères concernant la gestion ou modifier le projet afin de
développer une solution moins coûteuse. Il faut donc revenir à la conception du produit ou à
la planification du projet.
L’estimation des coûts d’exécution du projet passe nécessairement par la SDT et par la
définition des besoins en ressources humaines et matérielles. Même dans le cas d’une
évaluation d’ordre de grandeur des coûts d’exécution, un minimum de détails est requis.
L’évaluation des coûts est le processus qui consiste à définir le coût approximatif des
ressources et/ou tâche. Il existe plusieurs méthodes d’estimation des coûts. Elles vont du plus
général au plus spécifique selon l’évolution de la planification dans le cycle de projet. Parmi
celles-ci, nous retrouvons les types d’estimation suivants:
D’ordre de grandeur
De faisabilité
Des besoins financiers
D’appel d’offre
Définitive (budget de référence)
Évaluation descendante
Méthode paramétrique
Par la suite, les coûts peuvent être calculés en fonction des caractéristiques (paramètres) du
projet à l’aide de modèles mathématiques tels que le coût au mètre carré pour estimer le coût
total de la construction d'une maison.
Évaluation ascendante
L’estimation des totaux des coûts se raffine lors de la planification opérationnelle pour obtenir
des résultats plus fiables et précis. Nous pouvons utiliser une méthode d’évaluation
ascendante par laquelle nous estimons les coûts pour chaque tâche et ressource individuelle et
laissons Microsoft Project calculer les totaux des coûts des ressources, des tâches et de
l'ensemble du projet.
67
5.2 Types de coûts
Il existe divers types de coûts qui composent le budget du projet. Ils sont traités différemment
au niveau du logiciel.
68
Lorsque vous affectez ensuite une ressource à une tâche, Microsoft Project calcule le coût
total de la ressource en utilisant les taux horaires que vous avez saisi pour la ressource et le
temps nécessaire à la réalisation de la tâche.
2. Coûts d'utilisation
Il s'agit de frais fixes, intervenant une seule fois, pour l'utilisation d'une ressource, comme de
l'équipement. Les coûts d'utilisation peuvent être entrés en plus du coût d'une ressource en
fonction d'un taux. Par exemple, la location d'un matériel peut être assortie de frais de
livraison ou d'installation à chaque utilisation, en plus d'un tarif horaire.
Les coûts d'utilisation ne dépendent jamais de la quantité de travail à effectuer ; ce sont des
coûts qui sont affectés une seule fois à chaque utilisation de la ressource. Si le coût
d'utilisation d'une ressource travail dépend du nombre d'unités de ressources utilisées, le coût
d'utilisation d'une ressource matérielle est appliquée une seule fois.
3. Coûts fixes
Les coûts fixes sont des coûts, définis pour une tâche, qui restent constants quelle que soit la
durée de la tâche, le travail effectué par une ressource ou le nombre d'unités de ressources
affectées. Le coût d'une ressource en fonction d'un taux peut augmenter lorsqu'une tâche
demande plus de temps que prévu. Ce n'est pas le cas pour un coût fixe.
Il est possible d'affecter des coûts fixes à une tâche en plus des coûts de ressource en fonction
d'un taux. Par exemple, si une ressource affectée à une tâche est amenée à se déplacer, les
frais de déplacement peuvent venir s'ajouter en tant que coût fixe à la même tâche. Les coûts
fixes sont inclus dans les totaux des coûts des différentes phases (dans les tâches
récapitulatives) et dans ceux qui concernent l'intégralité du projet.
Le travail de la ressource est égal à la durée de la tâche multipliée par le nombre d’unités de la
ressource. 16 heures = 1 jour x 8 heures x 2 personnes. De plus, le travail multiplié par le coût
de chaque unité de temps de la ressource est égal au coût variable pour la tâche. 16
Heures/personne x
10 $/heure = 160 $. Il existe une relation directe entre le coût variable et le travail. Le travail
peut être exprimé en jours-personne, semaines-personne, etc.
Les équipements tels qu’un camion est une ressource travail puisqu’il s’agit d’une ressource
productive qui a normalement un coût variable selon la durée de la tâche.
69
Il est possible d’utiliser un coût d’utilisation ainsi qu’un coût standard variable, ce qui est
particulièrement utile pour un équipement comportant un coût de première utilisation. Le
camion peut coûter 500 $ pour l’obtenir, plus tant par jour. Cela est également possible pour
n’importe quelle ressource travail.
70
Vous disposez également de 5 onglets [A, B, C, D et E] permettant de préciser les dates
d’effets pour les coûts pour la même ressource. Par exemple, un ouvrier peut coûter plus cher
pour travailler sur la charpente que sur la fondation. Cette option est utile également pour les
cas de prime de risques ou d’éloignement ainsi que pour les perdiems lors de mission. Au
cours de la planification, vous pourrez sélectionner le taux approprié dans
[Affichez/Utilisation de tâches + double-clic sur la ressource]
Les fournitures
Les fournitures investies dans le projet utilisent normalement un coût fixe imputé directement
aux tâches. Les détails de ces coûts n’ont pas d’impact sur le déroulement des travaux. Ils
découlent essentiellement de l’envergure des livrables à produire et relèvent de la fonction
approvisionnement.
La méthode la plus rapide pour saisir les coûts fixes des tâches est d’utiliser la Table: Coût
disponible dans l’Affichage Diagramme de Gantt.
71
Il est possible également d’utiliser un coût par utilisation [Coût/Utilisation] pour tenir
compte de la première utilisation, tel que les frais de livraison du ciment.
C’est le cas notamment d’un gestionnaire réalisant plusieurs projets pour l’organisation ou
d’employés embauchés à temps plein sur le projet pour réaliser un certain nombre de tâches.
La suppression d’une tâche confiée à l’employé ou à un gestionnaire n’aura pas d’effet direct
sur leur salaire puisqu’ils vont utiliser le temps disponible pour travailler à autre chose.
Techniquement, il s’agit davantage d’un salaire fixe au niveau du projet.
En utilisant un coût variable pour cette ressource, le coût de son utilisation correspondra ni
plus, ni moins, à son salaire réel dans la mesure seulement où elle sera utilisée à 100%, selon
le calendrier du projet et ce, pour l’ensemble du projet. Cela est peu probable dans la majorité
des cas et plutôt difficile à gérer sur le logiciel. Nous pouvons contourner le problème de
plusieurs manières :
Il ne faut pas oublier cependant de mettre un taux standard de 0 à chacune de ces ressources
pour ne pas comptabiliser deux fois le coût de ces ressources. Le coût pourra être réparti en
proportion du projet. L’inconvénient de cette méthode est que nous ne pouvons affecter qu’un
seul montant global pour l’ensemble des ressources concernées par cette situation.
Ces coûts seront répartis en proportion du projet, si nous le désirons et nous pourrons obtenir
une ressource fictive par ressource réelle. Pour mesurer et contrôler la charge de travail des
ressources, il faudra conserver les affectations en n’oubliant pas de saisir un coût standard de
0 pour ces ressources. Pour effectuer cette opération, il est nécessaire de désactiver la Tâche
récapitulative du projet dans [Outils/Options/Affichage] et de créer manuellement une
72
nouvelle tâche récapitulative car il n’est pas possible d’affecter des ressources sur la tâche
récapitulative.
Cette méthode peut être utilisée pour d’autres types de coût tels que les frais de gestion. Voir
le point 7.3.5
Ces autres coûts peuvent concerner les bâtiments, les équipements et les services de
l’organisation utilisés spécifiquement pour le projet. Ces coûts seront imputés au projet et non
directement aux tâches elles-mêmes. Ils peuvent être variables, estimés ou imputés en
fonction de la durée du projet. Ces coûts de gestion ou d’encadrement peuvent être calculés en
créant une ressource fictive appelée coût de gestion, et lui attribuer un coût standard pour
affecter cette ressource à une tâche récapitulative désignant le projet.
Il s’agit, par exemple des frais généraux ou autres coûts imputés au projet pour le financement
des bâtiments, des équipements, des services ou des ressources utilisées pour le projet, mais
qui n’ont pas été spécifiquement mis en place pour le projet.
Dans la pratique, il s’agit souvent d’un pourcentage du coût de main-d’oeuvre. Il est possible
d’en tenir compte en majorant le taux standard et le taux supplémentaire en conséquence.
Il s’agit normalement de coûts fixes lorsqu’il s’agit d’un contrat à montant forfaitaire, puisque
le gestionnaire n’a pas de pouvoir de gestion et de décision sur les ressources productives et
consommables concernées. Ses seules responsabilités concernent l’avancement et la qualité
des travaux. Il faut donc imputer un coût fixe aux tâches concernées.
Dans le cas d’un contrat à dépenses contrôlées, il est possible de rattacher un sous-projet
reflétant la planification et le suivi du mandat. Ceci est efficace mais génère certaines
réticences puisque les intervenants externes ne veulent pas nécessairement révéler, de façon
directe ou indirecte, des informations concernant leur fonctionnement et leur coût.
73
5.4 Informations sur les coûts
Il existe des coûts variables liés directement aux ressources et des coûts fixes liés uniquement
aux tâches. En conséquence, il n’est pas possible d’obtenir l’ensemble des champs pertinents
sur les coûts du projet dans le même affichage (ou table) puisque Ms Project offre un
affichage tâche ou un affichage ressource.
C’est le cas également de l’affichage Utilisation des tâches. Même si celle-ci permet d’obtenir
les coûts des tâches [Coûts fixes] et les coûts des ressources. Il n’est pas possible d’insérer le
champ Coût par utilisation [champ ressource]. Nous n’avons donc pas l’ensemble des
informations. Nous devrons donc utiliser les deux types d’affichage.
Visualisez les coûts dans l’affichage Utilisation des tâches afin de voir leur répartition sur les
périodes du projet et par ressource. Sélectionnez la table Coût dans [Affichage/Table/Coût]
ainsi que dans la partie graphique à l’aide du menu contextuel.
Visualisez les coûts dans l’affichage Utilisation des ressources afin de voir leur répartition sur
les périodes du projet et par tâche. Sélectionnez la table Coût dans [Affichage/Table/Coût]
ainsi que dans la partie graphique à l’aide du menu contextuel.
74
Vous pouvez également personnaliser à volonté, les champs sur le coût des ressources dans
l’affichage Tableau des ressources.
75
Affichage combiné comprenant Utilisation des tâches (en haut) ainsi que le Graphe des
ressources (en (en bas).
76
5.4.4 Coût total du projet
Vous obtiendrez le coût total du projet dans [Fichier/Propriétés/Contenu] et pourrez le
comparer avec le budget dont vous disposez.
Changez l’échelle de l’unité de temps dans le rapport Cash Flow en sélectionnant le rapport et
en cliquant sur modifier.
77
CHAPITRE 6 : OPTIMISATION DU
PLANNING
78
La gestion de projet vise à atteindre un résultat précis de façon optimale à meilleur coût
dans les meilleurs délais. La planification opérationnelle cherche à réduire la durée du projet
ainsi que ses coûts.
Le logiciel de gestion de projet nous permet d’effectuer différents scénarios afin d’optimiser
le projet entre les coûts et la durée. Il faut voir également que cette optimisation influence la
qualité des extrants produits par l’effet des délais accordés à certaines ressources (qualité et
quantité) pour réaliser les tâches du projet.
L’ajustement des prévisions consiste d’abord à s’assurer que le rapport entre la durée, le
travail et l’affectation demeure exact, selon l’estimation initiale, et sélectionner le type de
tâche qui s’applique afin que les changements dans la planification se répercutent sur la
variable appropriée selon la nature de la tâche.
Dans les paramètres initiaux qui ont été configurés au départ, nous avons désactivé l’option
Pilotée par l’effort dans [Outils/ Options/Prévisions/Les nouvelles tâches sont pilotées par
l’effort].
Vous remarquerez, dans la boîte de dialogue [Informations sur la tâche/ Confirmé] de
chaque tâche que la case n’est pas cochée.
Vous pouvez réactiver l’option dans cette boîte de dialogue pour chaque tâche ou dans la
Fiche tâche accessible en fractionnant l’écran.
Utilisation de l’affichage « Fiche »
1. Fractionnez l’écran
2. Sélectionnez l’affichage « Fiche » qui vous convient à l’aide du menu
contextuel. Pour l’affichage « Fiche détaillée », utilisez : [Affichage / Plus
d’affichages / Fiche détaillée de tâche].
79
Un moyen plus rapide est d’insérer la colonne Pilotée par l’effort dans
[Insertion/Colonne/Piloté par l’effort/OK], cliquer sur Oui pour la première tâche et
l’appliquer pour toutes les tâches à la fois en sélectionnant le coin inférieur droit de la cellule
et descendre jusqu’à la dernière tâche de la liste.
Vous remarquerez que les tâches récapitulatives ne sont jamais pilotées par l’effort
puisqu’elles ne représentent que la somme des informations sur la durée et le travail de ses
descendants.
La manière dont le logiciel calcule les prévisions découle du type de tâche sélectionnée.
Cependant, le rapport entre la durée, le travail et l’affectation ne change pas selon le type de
tâche.
Le logiciel propose trois types de durée : Capacité fixe, Durée fixe, Travail fixe
Durée fixe : Durée pendant laquelle une ou plusieurs ressources sont affectées sur la
tâche
Travail fixe : charge de travail ou quantité de travail effectuée par la ou les ressources
80
Remarque Si on modifie l’affectation, le logiciel répartira la charge en fonction de la charge
totale. Il suffit simplement de rétablir la charge individuelle
Dans l’exemple suivant voyons l’effet de l’ajustement de la durée
Durée fixe
- Tâche dont la durée n’est pas affectée directement par le nombre de
ressources. Ex. Une réunion d’information. Qu’il y ait 10, 15 ou 20 personnes
à la rencontre, la durée risque de demeurer sensiblement la même.
- Tâche dont la période de réalisation ne dépend pas directement de la
quantité de travail puisque la tâche est fractionnée à plusieurs reprises. Ex.
Une formation du personnel de 2 jours doit être dispensée à dix groupes
d’employés au cours de la prochaine année.
- Tâche dont la durée est plus grande que le travail puisque les ressources y
sont affectées que pour un faible % de leur capacité. Ex. Le suivi du projet
peut nécessiter quelques heures par semaine sur toute la période du projet.
Capacité fixe
- Tâche dont la durée est directement proportionnelle à l’augmentation de
ressources et inversement. Cela est plus évident lorsque la tâche est facilement
décomposable et divisible entre les ressources. Ex. Peinturer un immeuble. Les
peintres peuvent se répartir les pièces à peinturer.
- Tâche dont la modification de la durée affecte directement le travail puisque
les ressources y sont affectées de façon fixe. Ex. La durée de la peinture s’est
prolongée parce que cette tâche a nécessité plus de travail que prévu.
Travail fixe
- Tâche dont la durée est directement proportionnelle à l’augmentation de
ressources et inversement, comme dans le cas d’une tâche à capacité fixe.
- Tâche dont la modification de la durée n’affecte pas le travail mais
l’affectation des ressources. Ex. Assurer la surveillance du chantier. La charge
de travail peut être répartie entre deux employés, un travaillant le matin et
l’autre l’après-midi. En intervenant sur le travail et la durée, le logiciel
calculera le % d’affectation de chaque ressource.
Pour modifier le type de tâche sur plusieurs tâches à la fois, la méthode consiste à insérer la
colonne Type et de la modifier ensuite en procédant de la même manière que l’activation de
l’option Pilotée par l’effort.
Si vous désirez modifier le type sur plusieurs tâches qui ne sont pas consécutives, il suffit de
copier le type dans une cellule et de le coller dans les cellules des tâches à modifier :
1. Sélectionner une cellule en haut de la liste contenant le type de tâche que vous désirez
copier et sélectionnez les tâches que vous souhaitez modifier dans la colonne type à
81
l’aide de la souris en maintenant la touche contrôle [Ctrl] du clavier au même moment
;
2. A l’aide du menu contextuel, cliquez à droite de la souris en pointant sur la première
cellule (contenant le type à copier) et sélectionnez Recopier en bas.
Vous remarquerez que les tâches récapitulatives sont toujours en Durée fixe et ce, pour les
mêmes raisons invoquées plus haut.
Note : Les calculs pilotés par l'effort ne s'appliquent pas lorsqu’on affecte plusieurs ressources
en même temps lors de la première affectation d'une tâche. Cependant, après l'affectation
initiale de plusieurs ressources, la valeur du travail ne change pas.
1. Pour effacer les ressources sur plusieurs tâches à la fois sans supprimer les tâches,
vous pouvez utiliser la commande Effacez le contenu (menu contextuel) sur la cellule
Nom ressources des tâches sélectionnées, utiliser la commande
(Édition/Effacer/Contenu) ou à l’aide des touches Ctrl + Supp.
2. Pour affecter les ressources en même temps, il faut les sélectionner avec la touche
contrôle pour les affecter en même temps.
82
Utiliser l’affichage Utilisation des ressources dans [Affichage/Utilisation des ressources] qui
regroupe les tâches par ressource. La partie de droite de l’affichage montre la charge de la
ressource par période. On peut voir au niveau de la charge totale quelles sont les périodes en
surutilisation (en rouge) et la répartition de cette charge sur chaque tâche.
Si une tâche seule est en surutilisation c’est parce qu’on a affecté plus d’unités d’une
ressource que sa capacité maximale (indiquée dans le tableau des ressources).
Pour afficher le taux d’utilisation dans la colonne Détails il suffit d’utiliser le menu contextuel
sur la partie graphique de l’affichage (partie de droite) et sélectionner les détails désirés.
Pour obtenir plus de possibilités, double cliquez sur l’affichage graphique ou utiliser la
commande [Format/Styles du détail…/Détails d’utilisation/Taux
d’utilisation/Afficher/OK]
Fractionnez l’écran, choisir l’affichage Utilisation des ressources dans la partie du haut et
l’Histogramme des ressources dans la partie du bas dans [Fenêtre/Fractionner + clic dans
fenêtre du bas + Graphe ressources]. Pour chaque ressource ou tâche sélectionnée dans le
tableau Utilisation des ressources, apparaît l’histogramme de la ressource affectée indiquant la
charge de travail par période ainsi que les surutilisation en rouge.
Sélectionnez la ressource (écran du haut) et, à l’aide des barres de défilement, déplacez-vous
dans le temps (de gauche à droite) pour identifier les périodes de surutilisation et déplacez-
vous sur les différentes tâches (de haut en bas) pour identifier la charge de travail de la
ressource affectée sur chaque tâche de cette période.
Vous pouvez personnaliser les informations disponibles dans l’histogramme à l’aide du menu
contextuel.
Surutilisation des ressources (en rouge) dans l’histogramme et dans le tableau des
ressources.
L’histogramme des ressources affiche une seule ressource à la fois. Utilisez la barre de
défilement sous le nom pour consulter les autres ressources, si c’est le cas.
Afficher la ligne de disponibilité des ressources dans [Format/Style des barres] afin de
visualiser la capacité maximale de cette ressource. La partie inférieure (en bleu) représente la
portion de l’affectation non surutilisée et la partie supérieure (en rouge) représente la portion
surutilisée.
L’intérêt de la ligne de disponibilité est de nous permettre de voir les périodes de sous
affectation des ressources. À l’aide de la Barre d’outils Gestion des ressources, utilisez l’icône
(Atteindre la surutilisation suivante la troisième icône) pour vous déplacer directement sur
les périodes où les ressources sont en surutilisation. Ms Project se déplace chronologiquement
sur chaque ressource concernée. Le logiciel parcourt les surutilisations jour par jour donc de
haut en bas et ensuite vers la droite.
Filtrer les ressources afin d’obtenir les ressources surutilisées dans [Projet/Filtrer pour :/
Ressources surutilisées] ou à l’aide de l’icône filtre.
83
Une variante de cette méthode consiste à utiliser le Diagramme de Gantt dans l’écran du bas,
au lieu de l’Histogramme des ressources. Cela permet de visualiser plus rapidement les tâches
sur lesquelles la ressource est affectée.
Répartition des ressources est l’affichage combiné ci-dessus, disponible dans Ms Project, qui
fournit une ligne verte représentant les marges disponibles pour chaque tâche. Sélectionner le
nom de la ressource dans l’affichage Utilisation des ressources (écran du haut) et vous
obtiendrez la liste de toutes les tâches sur lesquelles elle est affectée. En parcourant la liste des
tâches (de haut en bas), vous pouvez identifier rapidement celles concernées par les sur-
affectations. L’affichage « Répartition des ressources » est disponible avec la barre d’outils «
Gestion des ressources » (1er icône).
Cliquez sur la tâche dans l’affichage Utilisation des ressources (écran du haut) et utilisez
l’icône [Atteindre la tâche sélectionnée] afin que la partie graphique (côté droit) se
positionne sur la période de début de la tâche.
Maintenant, que nous avons identifié les besoins du projet en ressources, déterminé les
ressources disponibles pour le projet, nous sommes en mesure d’optimiser la planification de
manière à éliminer les conflits d’affectation et à obtenir un plan réaliste.
La démarche consiste d’abord, à réduire les conflits d’affectation à l’aide de méthodes qui ne
prolongent pas la durée du projet et n’augmentent pas les ressources. Les conflits
d’affectation non résolus par ces méthodes sont traités ensuite à l’aide de méthodes permettant
la prolongation de la durée du projet et/ou l’augmentation des ressources, donc des coûts,
selon les contraintes du projet.
84
Vous pouvez utiliser cette méthode à partir de l’affichage Répartition des ressources et
appliquez un retard dans la colonne retard d’audit.
Si les ressources affectées au projet peuvent équilibrer leur charge de travail à l’intérieur de
chaque semaine, vous pouvez effectuer l’audit de manière à ce que le logiciel recherche les
surutilisations semaine par semaine au lieu de jour par jour. Cela évite au logiciel d’indiquer
une surutilisation parce que la ressource est sur affectée de quelques heures une journée alors
qu’elle est sous affectée les autres jours. Cliquez sur Auditer maintenant et visualisez les
résultats.
Si vous désirez revenir à la situation actuelle, faites apparaître la même boîte de dialogue et
cliquez sur Supprimer l’audit. Cette commande fonctionne même si vous avez effectué
d’autres changements à votre planification. Les changements effectués sur les tâches non
auditées seront conservées tandis que celles effectuées sur les tâches auditées reprendront les
paramètres qu’elles avaient avant l’audit.
85
6.2.2.3 Revoir l’affectation des ressources
Il peut arriver que la charge de travail soit mal répartie dans le temps, en sur-utilisant la
ressource pendant certaines périodes et en la sous-utilisant à d’autres moments. Le
rééquilibrage de la charge de travail peut conduire à réduire les conflits d’affectation.
Il est possible également que l’examen des affectations conduise à proposer une diminution
du travail d’une ressource sur une tâche. Cela est possible en réduisant le travail sur une tâche
sans modifier l’envergure du projet.
Pour effectuer ces changements, vous pouvez utiliser l’affichage Utilisation des tâches en
haut et le Graphe des ressources en bas afin de modifier les valeurs individuelles de travail
des ressources affectées. Nous avons accès à toutes les tâches sur lesquelles la ressource est
affectée.
86
6.2.2.6 Revoir les périodes de travail
Il est possible de réduire les conflits d’affectation et d’optimiser la planification en modifiant
les périodes de travail.
Nous pouvons augmenter la disponibilité du temps de travail des ressources en modifiant les
jours et les heures œuvrées dans le calendrier de ces ressources et en utilisant les heures
supplémentaires.
Notes
Les heures supplémentaires ne s’ajoutent pas aux heures travaillées, elles sont une
partie des heures totales de travail.
L’utilisation du temps supplémentaire réduira la durée des tâches, peu importe si nous
sommes en durée fixe, capacité fixe, piloté par l’effort ou non.
87
Sous-traitance
Pour y parvenir, nous pouvons faire appel à la sous-traitance. Cela est intéressant lorsque les
ressources de l’organisation ne sont utilisées que pour une faible fraction de leur disponibilité
ou si nous désirons concentrer davantage le travail de nos ressources sur des tâches
nécessitant une expertise propre à notre organisation.
D’autre part, l’embauche de ressources humaines pour de très courtes périodes de temps
entraîne des problèmes de coûts de formation, d’efficacité, d’indemnisation de départ et
d’insécurité pour le reste du personnel. Le cas de spécialistes à la pige est toutefois de plus en
plus fréquent. Dans le cas de ressources matérielles, il est possible d’utiliser la location.
Note : L’audit des ressources n’est pas en mesure de résoudre les conflits dus à l’affectation
d’une ressource pour une capacité (Ex. 100%) supérieure à sa disponibilité, ou s’il existe
certaines contraintes tel qu’un lien Fin-Fin sur deux (2) tâches utilisant la même ressource.
88
Microsoft Project offre la possibilité de réaliser automatiquement le nivellement des
ressources à l’aide de la boîte de dialogue Audit Des ressources [Outils/Audit des
ressources...]
Le nivellement des ressources se réalisera si la case [L’audit respecte la marge disponible]
est désactivée. Sinon, il s’agira d’un lissage.
Sélectionnez « Auditer le projet en entier »
Cliquez sur « Auditer Maintenant »
Priorité de la tâche
Il est possible de déterminer un niveau de priorité pour chaque tâche de 1 à 1000 dans
[Information sur la tâche/Général/Priorité). Les tâches dont la priorité est la plus faible, sont
retardées ou fractionnées en premier. Les tâches avec une priorité de 1000 ne sont jamais
auditées.
Dans le cadre d'un audit, Microsoft Project ne change pas les ressources affectées aux
tâches. Le logiciel ne sera pas en mesure de résoudre un conflit dû à l’affectation
d’une ressource pour une capacité supérieure à sa disponibilité pour le projet. Ex.
ingénieur (300%) est affecté à une tâche tandis que sa disponibilité est de 2 ingénieurs
dans le tableau des ressources.
Seules les ressources de type travail (personnes et équipements) sont auditées : les
ressources matérielles ne peuvent pas faire l'objet d'un audit.
89
6.3. Disponibilité des fonds
La disponibilité des fonds nécessaires à la réalisation des activités du projet doit correspondre
au cash-flow de celui-ci. Dans le cas où le financement du projet correspondrait à 25% du
budget total par année pendant 4 ans, par exemple, et que l’utilisation des ressources
consomme plus que cette proportion du budget annuel disponible la première année, il y a
alors un conflit d’affectation des ressources financières. Cela représente une contrainte
majeure du projet.
Afin de s’assurer que le projet ne nécessite pas plus de fond que le budget, nous consulterons
le Cash-flow du projet à l’aide du rapport prévu dans Ms Project à cet effet. Ce rapport est
disponible dans [Affichage/Rapports/Coûts…/Cash-flow]
Vous pouvez modifier le rapport avec la commande correspondante lorsque vous aurez
sélectionné le rapport afin de le personnaliser au niveau de la périodicité, notamment.
Si le projet nécessite des besoins financiers plus grands à certaines périodes que les fonds
disponibles à ce moment, il sera nécessaire de retarder quelques tâches. Les principes seront
sensiblement les mêmes que ceux discutés lors de la résolution des conflits d’affectation des
ressources (tâches non critique d’abord, par exemple). Par contre, il n’existe pas de
commande automatique comme l’Audit des ressources.
Une méthode efficace pour identifier les tâches coûteuses qui peuvent être retardées pour
équilibrer le budget du projet consiste à utiliser un écran fractionné comprenant :
Le Diagramme de Gantt (en haut) en ajoutant le coût à la barre du Gantt dans
[Format/Styles des barres/Texte/Droit/Coût]
L’Utilisation des tâches (en bas) en ajoutant [Format/Styles du détail/Champs
disponibles/Coût]
À l’aide de cet affichage, vous pouvez retarder certaines tâches et voir l’impact du
changement sur les coûts totaux par périodes en revenant sur la tâche récapitulative du projet
dans le Gantt.
90
6.5. Validation de l’échéancier et du budget de référence
Vous disposez maintenant d’une planification optimale à partir de laquelle vous pouvez
extraire l’échéancier et le budget de référence du projet. Il suffit alors de valider auprès du
client cet échéancier et ce budget qui deviennent les objectifs que le gestionnaire de projet
s’engage à atteindre.
Après avoir résolu les sur utilisations des ressources, rationalisé les affectations, optimisé et
validé votre planification auprès du client, vous êtes maintenant en mesure de confirmer la
disponibilité de vos ressources et faire les derniers ajustements à la planification, si
nécessaire.
La recherche d’information sur la disponibilité des ressources est normalement réalisée en
cours de planification mais les plans opérationnels ne sont réellement définitifs que lorsque
les ressources du projet ont confirmé formellement leur affectation.
91
CHAPITRE 7 : PILOTAGE DU PROJET
92
L’interruption des travaux, les retards dans l’exécution de certaines tâches, la prolongation de
leur durée, sont courants dans un projet réel. De plus, le client peut demander des
changements en cours de route. Le suivi et le contrôle permettent de s’assurer que les
objectifs fixés pour le plan de l’échéancier et le budget seront respectés lors de la réalisation
du projet.
Le cycle de suivi contrôle, représenté dans la figure suivante, implique une démarche utilisant
plusieurs outils de gestion tels que l’échéancier de référence, l’estimation budgétaire, la fiche
d’autorisation des travaux, le rapport d’avancement des travaux, la fiche de temps de travail
du personnel, le formulaire de demande de changement au projet, l’analyse de la valeur
acquise, etc, selon les besoins du projet (risques techniques particuliers, ententes
contractuelles avec les entrepreneurs, exigences du client).
Cette démarche, qui conduira à la mise à jour de la planification, sera poursuivie au cours de
l’ensemble de l’exécution du projet. La planification ne s’arrête donc pas au moment où
débute les travaux.
L’outil informatique supporte cette démarche en nous permettant de faire les ajustements du
plan en tenant compte des écarts qui résultent du déroulement réel des travaux et des
ajustements qui s’imposent.
Suivi
Le suivi consiste à faire la mise à jour périodique des réalisations. Les données sur l’état
d’avancement des travaux et des coûts nous permettent de connaître:
Les travaux à réaliser (ce qui doit être fait)
Les travaux déjà réalisés et les coûts encourus (ce qui est réalisé)
Les travaux à réaliser et les coûts restants (ce qui reste à faire)
Contrôle
Le contrôle consiste à :
Comparer l’état d’avancement des travaux et des coûts aux prévisions de réalisation,
c’est à dire le budget
Analyser les écarts
Apporter les actions correctrices pour minimiser les coûts
Vérifier le résultat des actions correctrices
La méthode utilisée pour analyser les écarts est l’analyse de la valeur acquise.
93
7.3 Le suivi du projet
Le suivi de l’avancement permet de vous assurer que les tâches débutent et s’achèvent aux
dates prévues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les
coûts ne dépassent pas le budget.
Pour effectuer le suivi du projet à l’aide du logiciel, vous devez suivre les étapes suivantes :
Attention : Si vous refaites cette opération au cours du suivi, vous effacerez l’ancienne
planification initiale !
Il est possible également d’enregistrer la planification initiale sur des tâches sélectionnées.
Cela permet de créer, en cours de réalisation, une nouvelle planification initiale sur des tâches
spécifiques qui ont été modifiées ou ajoutées selon la demande du client. Cette méthode
permet de ne pas modifier l’ensemble des informations de référence car celles-ci constituent
l’unité de mesure des objectifs opérationnels fixés (en termes de coût et d’échéancier) à partir
desquels nous pourrons évaluer les performances du gestionnaire.
Une planification temporaire enregistre seulement deux (2) informations, à savoir la date de
début et la date de fin de la tâche en cours. La boîte de dialogue vous propose de sélectionner
les champs dans lesquels vous pouvez enregistrer ces informations [Début1/Fin1].
94
7.4 Sélection de l’affichage suivi
Prévues : valeur calculée par le logiciel en tenant compte des informations fournies.
Suite aux changements survenus dans la planification, le logiciel calcul à nouveau la
durée totale de la tâche.
Restantes : Valeurs prévues moins valeurs réelles. Le logiciel calculera cette valeur
mais il est possible de saisir une autre valeur, indiquant alors que la tâche diffère de la
valeur prévue.
Le même principe s’applique pour le travail et les coûts. Par exemple, le travail est égal au
travail réel plus le travail restant.
95
7.5 Mises à jour périodique des réalisations
Il s’agit d’évaluer l’état de chaque tâche et mettre à jour les informations appropriées dans vos
prévisions.
Dans certains cas, il ne sera pas nécessaire, souhaitable, économique ou tout simplement
possible de suivre l’ensemble de ces paramètres. Tout dépendra de la situation.
Le suivi de l’avancement, de la durée ou des délais peut se faire à l’aide de l’affichage suivi
dans le Diagramme de Gantt ou le Gantt suivi qui est tout à fait équivalent (il est simplement
configuré autrement).
La mise à jour consiste à saisir pour chaque tâche les valeurs réelles dans les champs.
Saisir la date de début réel ainsi que la date de fin réel.
Saisir le % d’achèvement de la tâche.
Saisir la durée réelle de la tâche ainsi que la durée restante
La mise à jour d’une valeur entraîne le calcul automatique par le logiciel des autres
paramètres dans la mesure où les options de calcul, que nous verrons plus loin, sont activées
Dans le cas d’une tâche ayant débutée à la date prévue, c’est en saisissant la durée restante
que le logiciel ajustera les prévisions au niveau de la nouvelle durée du projet, si cette tâche
est sur le chemin critique, les périodes de réalisation de tous les successeurs, le travail et le
coût de la tâche. C’est donc cette information qui permet d’estimer les possibilités de
dépassement sur une tâche avant que celui-ci se produise.
96
En saisissant la durée restante, le pourcentage d’avancement sera recalculé en fonction de la
durée totale estimée.
La deuxième méthode consiste à mettre les tâches à jour à l’aide de la Barre outils suivi
accessible dans [Affichage/Barres d’outils/Suivi].
L’icône : Boîte de dialogue: Mettre à jour les tâches Barre d’outils « Suivi » :
1. Permet d’obtenir les statistiques d’avancement sur le projet
2. Cette icône permet de mettre à jour toutes les tâches ou une sélection de tâches pour
refléter que les dates, le coût et le travail réels sont conformes aux prévisions. Vous
devez ensuite apporter les ajustements sur les tâches dont les valeurs réelles sont
différentes des prévisions.
3. La troisième icône permet de prévoir que la durée restante sur les tâches sélectionnées
continue, à partir de la date d'état. Pour définir la date d'état, cliquez dans le menu
Projet sur Informations sur le projet, puis cliquez dans la zone Date d'état pour
sélectionner une date dans le calendrier.
4. Insérer une courbe d’avancement à une certaine date. Vous pouvez insérer autant de
courbes que vous souhaitez.
5. À l’aide des icônes 5 à 9 vous pouvez marquer les tâches sélectionnées comme
achevées à 0%,25%, 50%, 75% et 100%.
6. Mettre à jour les tâches : [menu Outils, sous-menu Suivi] permet d’obtenir la boîte
de dialogue « Mettre à jour l'état des tâches », qui affiche les Informations de la tâche
que vous avez sélectionnée.
Pourcentage d’avancement
Le champ [% achevé] représente le pourcentage de la durée, ce qui est différent du
pourcentage de la charge [% Travail achevé]. Il s’agit d’une certaine manière de la distance
parcourue pour réaliser les travaux.
La mise à jour des tâches peut s’effectuer en fonction du travail effectivement réalisé en
saisissant la valeur dans le champ Réel de la table Travail. [Affichage/Table/Travail]
Vous devez également saisir valeur du travail restant si celle-ci est différente de la valeur
calculée par le logiciel.
97
Le champ Travail correspond au travail prévu, donc Réel + Restant.
Le Planifié est la valeur de notre planification initiale. Il ne doit pas changer, même s’il est
possible d’intervenir dans ce champ.
La variation correspond à la différence entre le travail, prévu après la mise à jour de la tâche,
et le Planifié. Cette valeur nous indique si la tâche nécessite plus ou moins de travail que
prévu, donc inévitablement une variation de coût. (Même s’il n’y a pas de coûts variables
associés aux ressources affectées à cette tâche, il y a un coût économique pour le projet).
La mise à jour des tâches par l’avancement du travail est intéressante dans la mesure où vous
disposez de données précises à ce sujet, à l’aide de feuilles de temps qui comptabilisent le
travail par activité.
L’avancement du travail
L’avancement du travail [% T. achevé] correspond ici à l’effort fourni par rapport à l’effort
qui reste à fournir. Il représente une mesure plus révélatrice de l’avancement d’une tâche ou
du projet (tâche récapitulative) que le % d’avancement de la durée. Il s’apparente à
l’avancement technique qui mesure les travaux physiques réalisés. Il diffère de l’avancement
technique puisque les premières unités produites peuvent nécessiter plus de travail que les
secondes. Il a l’avantage de pouvoir mesurer des travaux pour lesquels il est difficile de
définir un « métrique d’avancement » comme les travaux de recherche.
Une autre méthode consiste à saisir les heures de travail directement dans le tableau de
l’affichage utilisation des ressources. Ajouter le champ travail réel dans
[Format/Détail/Travail/Travail réel]
98
Or, dans le logiciel, la mise à jour de la durée réelle des tâches entraîne la mise à jour du
travail réel. Pour pallier ce problème, qui implique un pourcentage multiple d’affectation de la
ressource, vous pouvez désactiver l’option de calcul dans [Outils/Options/Calcul] qui
autorise à Ms Project à mettre à jour l’état des ressources en même temps que la mise à jour
de l’état des tâches.
Si la case est désactivée, la durée sera indépendante du travail
Si la case est désactivée, les coûts seront indépendants du travail
Cependant, il est essentiel de mettre à jour les coûts du projet au niveau du taux standard et du
taux des heures supplémentaires des ressources, les taux d’utilisation ainsi que les coûts fixes.
Cette démarche peut se faire en parallèle avec la mise à jour des ressources afin de contrôler
l’adéquation entre les différentes valeurs. Une manière efficace de le faire est d’utiliser la
fiche détaillée de la tâche que nous avons vu précédemment [Affichage/Plus
d’affichage/Fiche détaillée de la tâche/Appliquer] table [Travail de la ressource] ainsi que
la table coût du Diagramme de Gantt.
Cet affichage combiné nous permet de mettre à jour les ressources et les coûts fixes au même
moment. Ensuite, il suffit de double cliquer sur les ressources pour ajuster les taux de salaire
et les coûts d’utilisation.
Deux rapports sont particulièrement utiles pour suivre les dépassements de coûts. Il s’agit de
« Tâches dépassant le budget » et « Ressources dépassant le budget » qui sont accessibles
dans [Affichage/ Rapports…/Coûts….
99
7.6 Contrôle du projet
Le contrôle des coûts cherche à détecter les dépassements de coût le plus rapidement possible,
et ce, avant qu’il ne soit plus possible de corriger la situation en respectant les contraintes du
projet. Il se fait sur une base périodique, ce qui implique la mise à jour des données
concernant l’avancement des travaux et des coûts, l’évaluation de la situation en comparant ce
qui a été fait (Réel) par rapport à ce qui a été prévu (budget) et l’apport des mesures de
correctives pour minimiser les coûts.
En fait, il n’est pas possible de le dire sur la seule base de ces informations. Pour tirer une
conclusion, nous devons connaître la valeur acquise des travaux, c’est à dire la valeur de ce
qui a été réalisé. Si, après le cinquième jour, nous constatons que la tâche nécessitera 5 jours
supplémentaires pour terminer les travaux, la valeur acquise (réalisée) sera de 33%
d’avancement des travaux, (5jours divisés par 15 jours = 33% d’avancement), et non 50%.
Dans cet exemple, nous aurions après le cinquième jour un dépassement de 70$ (La valeur
des travaux réalisée 330$ - coût réel 400$). Le coût total de la tâche sera de 1400$ (400$ +
[10 100$ par jour]).
Le Coût Budgétaire du Travail Planifié (CBTP) : Mesure du travail qui aurait dû être fait à
la date de contrôle selon la planification initiale. Coût estimé du travail selon le calendrier des
travaux.
Le Coût Budgétaire du Travail Exécuté (CBTE) (La valeur acquise) : Mesure du travail
qui a effectivement été réalisé à la date de contrôle en se basant sur l'avancement réel de la
100
tâche selon le coût du budget. Il s’obtient lorsque l’utilisateur entre un pourcentage de travail
réalisé à la date de contrôle.
Le Coût Réel du Travail Exécuté (CRTE) : Mesure les coûts encourus pour réaliser le
travail. Il est basé sur les fiches de temps et est donné par le département comptabilité. Ces
données doivent être entrées dans le logiciel Ms Project.
La Variation des coûts : VC (Cost Variance) : Mesure l’écart sur les coûts jusqu'à la date
de contrôle du projet. L’écart budgétaire permet de mesurer le rendement de la productivité.
Elle s’obtient en faisant la différence entre le coût budgété du travail exécuté (CBTE) du coût
réel du travail exécuté (CRTE).
VAC (Variation at completion) : L’écart du coût final est la différence entre l’estimé à
l'achèvement (FAC) et le coût planifié (BAC).
101
Cette méthode, pour mesurer l’avancement sur l’échéancier est parfois plus significative que
l’avancement en termes de durée car une tâche de cinq (5) jours mobilisant 50 ouvriers n’a
pas la même valeur qu’une autre tâche de cinq (5) jours mobilisant une personne à temps
partiel. L’analyse de la valeur acquise utilise le travail et non la durée.
Cette opération est essentielle pour effectuer l’analyse de la valeur acquise puisque c’est la
date de contrôle qui détermine le moment où on mesure ce qui a été réalisé, ce qui aurait dû
être fait et ce qui reste à faire.
La mise à jour avec cette méthode actualise les valeurs de l’ensemble des champs réalisés
(durée, % d’achèvement, dates de début et de fin, travail, coût, etc.), en considérant que le
projet se déroule selon les prévisions. Le pourcentage des tâches en cours sera actualisé à la
date de contrôle.
Si l’avancement réel des travaux est différent de vos prévisions, vous devrez apporter les
corrections nécessaires au niveau des valeurs calculées par le logiciel. Il peut être plus
efficace d’effectuer le suivi et le contrôle en même temps afin d’indiquer à Ms Project la date
de contrôle avant de saisir les données réelles sur l’avancement.
Vous pouvez également utiliser la première icône de la barre suivie pour mettre les tâches
selon les prévisions. Cette méthode met à jour la tâche à la date du jour ou selon une date
précisée dans la boîte de dialogue [Projet/information sur le projet Date d’état :] et active
le calcul de l’audit des coûts.
Choisir [Définir 0% - 100% achevé] si vous désirez utiliser les % compris entre 0 et 100 et
choisir [Définir 0% - 100% achevé seulement] si vous désirez suivre uniquement les tâches
terminées ou non débutées.
Dans le cas où le projet comprend des tâches de courtes durées, il peut être économique de se
limiter au suivi des tâches complétées. Le découpage du projet en petite tâche peut être
efficace pour le suivi de lots de travail confiés à des entrepreneurs externes.
[Prévoir à nouveau le travail non achevé pour qu’il commande le] fractionne la tâche de
manière à poursuivre le travail à la date spécifiée. Cela est particulièrement utile si les travaux
doivent être interrompus pour une période de temps.
102
Table Audit des coûts
Vous trouverez la table contenant l’ensemble des valeurs de l’analyse de la valeur acquise
dans [Affichage/Table:/Plus de tables…/Audit des coûts].
L’option [Afficher dans le menu] permet de créer une icône dans la barre d’affichage. Vous
pourrez alors appliquer cet affichage à tous vos projets. Pour supprimer l’icône, il suffit de
désactiver la case en reprenant les étapes 2, 3 et 9.
Courbe d’avancement
La Courbe en S ou Courbe de tendance est construite à partir des données de base de l’analyse
de la valeur acquise et représente le tableau de bord des coûts.
Obtenez la courbe d’avancement en créant un graphique dans Excel à l’aide de l’icône
[Analyse des données chronologiques dans Microsoft Excel…] disponible dans la barre
d’outils Analyse». Suivre les étapes de l’assistant Analyse des données chronologiques :
1. Activer « Analyse des données chronologiques » dans Excel…
2. Sélectionner dans les « champs disponibles » les trois champs :
a) CBTP
b) CBTE
c) CRTE
3. Choisir l’unité en semaine de préférence ou autre unité selon la période de contrôle
(mois, trimestre)
4. Sélectionner [OUI, s’il vous plaît] pour représenter les données sous forme graphique
5. Exporter les données
6. Sélectionner un graphique à ligne
103
Vous avez maintenant en main l’information nécessaire pour prendre les décisions de pilotage
du projet et informer le client et autres parties prenantes concernant le déroulement des
travaux.
Marge de manoeuvre
Le gestionnaire de projet doit disposer de marges de manœuvre budgétaire nécessaire afin de
pouvoir apporter les actions pour réduire les dépassements de budget. Normalement, le budget
global ne change pas, à moins qu’un changement d’envergure du projet ne soit approuvé par
le client. Il s’agit plutôt d’un transfert de coût d’un poste budgétaire à un autre.
104
CHAPITRE 8 : CREATION DES
RAPPORTS
105
Les informations sur le projet peuvent être imprimées et communiquées selon leur
présentation par défaut ou personnalisée
MS Project affiche les informations sur le projet selon une présentation par défaut. Il est
possible de personnaliser la mise en forme des informations pour mettre en évidence certains
aspects du projet. Par exemple :
personnaliser le format des barres de Gantt.
modifier ou ajouter des barres de Gantt pour des informations spécifiques
mettre en forme individuellement du texte ou des barres de Gantt.
Procédures MS Project :
Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour personnaliser la mise en forme
Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt
Mettre en forme le style du texte
Mettre en forme une impression
Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran
Imprimer un rapport
Résultat :
· Affichages et informations sur le projet mis en forme
· Informations sur le projet imprimées et communiquées aux parties impliquées dans le
projet
L'Assistant Diagramme de Gantt est constitué d'une série de boîtes de dialogue contenant
des options qui permettent de personnaliser la mise en forme du diagramme de Gantt
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Cliquez sur Assistant Diagramme de Gantt.
3. Suivez les instructions de l'Assistant Diagramme de Gantt.
4. Pour annuler la mise en forme choisie dans l'Assistant Diagramme de Gantt :
o cliquez sur Assistant Diagramme de Gantt
o puis rappliquez les options par défaut en cliquant sur Suivant à chaque étape
Il est possible de modifier la mise en forme des barres du Gantt représentant une catégorie
particulière de tâches pour mieux la mettre en évidence.
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
106
2. Dans le menu Format, cliquez sur Styles des barres.
3. Pour modifier un style existant :
o Dans le champ Nom, cliquez sur le nom du style de barre.
o Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Styles des barres, cliquez sur
l'onglet Barres
4. Pour créer un nouveau style,
o Cliquez sur la colonne Représente les tâches, puis cliquez sur la flèche située à
côté de la sélection pour sélectionner une nouvelle catégorie de tâches
o Tapez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur l'onglet Barres.
5. 5. Sous Début, Milieu et Fin, sélectionnez la forme, le motif ou le type ainsi que la
couleur de la barre.
6. Cliquez sur OK.
Remarque :
Pour modifier la mise en forme d'une barre individuelle du Gantt :
· Dans le menu Format, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur Barre.
· Cliquez sur l'onglet Forme de la barre et effectuez la mise en forme de la barre du
Gantt.
Il est possible de modifier le style de texte dans tous les affichages à l'exception du
diagramme de Gantt et des affichages relatifs aux fiches. Les modifications effectuées
s'appliquent uniquement à l'affichage en cours.
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage tableau tel que le Diagramme de
Gantt.
2. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du texte.
3. Dans la zone Élément à modifier, cliquez sur le type d'informations à modifier, puis
sélectionnez les options de mise en forme à appliquer à cet autre type d'informations.
4. Cliquez sur OK.
Remarque :
Pour appliquer la mise en forme d'une tâche à une autre tâche :
· sélectionnez la tâche dont vous souhaitez copier la mise en forme,
· cliquez sur Reproduire la mise en forme, puis sélectionner la tâche à laquelle vous
souhaitez appliquer cette mise en forme.
MS Project permet d’ajouter des informations sur le projet dans l'en-tête, le pied de page ou la
légende d'un affichage.
Procédure :
1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page.
2. Cliquez sur l'onglet En-tête, Pied de page ou Légende.
3. Cliquez sur l'onglet Gauche, Centre ou Droite.
4. Dans la zone de texte, tapez les informations souhaitées.
107
5. Dans les zones déroulantes Général et Champs du projet, cliquez sur chaque type
d'information souhaité, puis cliquez sur Ajouter.
6. Microsoft Project utilise les informations entrées dans les boîtes de dialogue
Informations sur le projet et Propriétés en fonction des besoins.
Remarque :
Pour mettre en forme les informations ajoutées :
· Sélectionnez le « et » commercial (&) qui les précède ou l'intégralité de la ligne, puis
cliquez sur Format de la police du texte.
· Modifiez les options souhaitées, telles que la police, la couleur ou le soulignement,
· Cliquez sur OK.
Procédure :
Pour imprimer un affichage en utilisant les paramètres par défaut, cliquez sur Imprimer.
Remarque :
· Avant d’imprimer un affichage, il est utile d’effectuer un Aperçu avant impression
· Si vous effectuez un aperçu d'un affichage et décidez de modifier la présentation des
pages de cet affichage :
o Cliquez sur Mise en page dans la fenêtre Aperçu avant impression,
o Effectuez les modifications souhaitées.
· Pour modifier des options d’impression, cliquez sur Mise en page dans le menu
Fichier, puis cliquez sur l'onglet Affichage et sélectionnez les options souhaitées.
· Pour modifier les options d'impression par défaut :
o Cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier. Spécifier l'imprimante et ses
propriétés, ainsi que les autres options souhaitées
o Pour voir le résultat des modifications immédiatement, cliquez sur Aperçu
dans la boîte de dialogue Imprimer.
Les rapports constituent l’une des formes sous lesquelles MS Project présente les
informations sur le projet. Microsoft Project propose plus de 20 rapports prédéfinis qui
chacun d’entre eux détaille une partie spécifique des données sur le projet
Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur le type de rapport souhaité, puis sur Sélectionner.
3. Cliquez sur le rapport particulier que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur
Sélectionner.
4. Cliquez sur Imprimer.
108
Remarque :
Il est possible de personnaliser l’impression des rapports :
· Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports,
· Cliquez sur Personnalisé, puis cliquez sur Sélectionner.
· Dans la liste Rapports, cliquez sur le rapport que vous souhaitez imprimer, puis
cliquez sur Imprimer.
· Effectuez toute modification nécessaire concernant les options d'impression puis
· cliquez sur OK.
109
ANNEXES : EXERCICES D’APPLICATION
110
4 Tâches et 3 Personnes
Tâche T1 T2 T3 T4
Par R1 R2 R3 R1
(sur 100% de (sur 100% de (sur 100% de (sur 100% de
son temps) son temps) son temps) son temps)
Prédécesseurs T1 T1 T2 et T3
Arche de NOE
111
Projet d’enquête sur les besoins en logements à Abidjan
TAF :
1. Saisir le projet dans MS Project (début du projet : 26 février 2014)
2. Faire apparaitre le chemin critique du projet
3. Créer les tâches récapitulatives suivantes :
a. Préliminaires : 1 à 3
b. Desk review : 4 à 6
c. Terrain : 7 à 10
4. Faire apparaitre la tâche récapitulative principale et la durée totale du projet
112
Travail à faire :
Le projet débute le 30 septembre 2014. Les données sont synthétisées dans le tableau ci-
après :
Travail à faire :
113
Phase Décoration-Finition d’un projet
Nom des
Prédéces Ressources Ressources
Code Tâche ressources Durée Total
seurs humaines matérielles
humaines
Evaluer les
4.2 besoins en 4.1 Décor 2000 2h 400 DH/h 0 800 DH
décoration
Choisir les
4.3 esquisses et les 4.2 Décor 2000 2h 400 DH/h 0 800 DH
échantillons
Préparer le plan Décor 2000
4.4 4.3 1h 400 DH/h 0 400 DH
de décoration et Fikri
Choisir
4.6 4.5 Ahmed 3h 500 DH/h 2000 DH 3500 DH
l'ameublement
Choisir les
4.7 4.5 Fikri 4h 0 5000 DH 5000 DH
accessoires
114
Plan d'étude
Pour obtenir son diplôme, l'étudiant doit suivre les treize modules de la liste suivante. Les
cours débutent en janvier. Un module correspond à ½ journée de cours par semaine, pendant
un semestre. Plusieurs modules peuvent donc être suivis parallèlement, durant le même
semestre.
Les études sont planifiées librement par l’étudiant, en respectant toutefois les contraintes
d'enchaînement suivantes:
Module Prérequis
1. Algèbre I
2. Algèbre II 1
3. Géométrie analytique 1
4. Physique I 1
5. Analyse I 2
6. Analyse II 5
7. Théorie des erreurs 6, 11
8. Economie
9. Informatique
10. Systèmes d'information 9
11. Probabilités et statistiques 5
12. Applications informatiques 9
13. Physique II 4, 5, 11
115
Temps minimum
116
Etude de cas n°1 : Construction d’une pyramide
117
Mark out site (7 jours)
Build (6 mois)
Assignation
Ressources Nombre Taux standard
Tâches Capacité
Quarry stone 2500%
Quarrymen 25 15 $/h
Transport stone 2500%
Prepare stone 1000%
Masons 10 30 $/h
Transport stone 1000%
Builders 30 20$/h Build 3000%
Dig foundations 5000%
Labourers 50 15 $/h Fill foundations 5000%
Level ground 2500%
Mark out site 100%
Surveyor 1 3000 $/mois
Measure site 100%
Mark out site 100%
Dig foundations 100%
Fill foundations 100%
Foremen 2 25 $/h Quarry stone 100%
Prepare stone 100%
Build 100%
Measure site 200%
118
7. Suivre le projet :
Données recueillies
Données recueillies
Données recueillies
119
Etude de cas n°2 : Construction d’un atelier
Le projet de construction d’un atelier comprend treize activités et diverses autres données
identifiées dans le tableau ci-après :
Travail à faire :
120
Etude de cas n°3 : Construction d’une station-service
On désire construire une station-service pour laquelle on dispose déjà d’un terrain. Elle se
composera essentiellement de deux ilots (ilot de vente et ilot administratif). Les différentes
opérations concernant la construction de cette station ainsi que les différentes données sont
énumérées dans le tableau ci-dessous :
Antécé Durée
Tâches Désignation Ressources
dents (jours)
1 Acquérir le permis de construire Maître d’ouvrage - 5
2 Construire le soubassement de l’ilot de vente Entreprise BTP 1 9
3 Construire la caisse Entreprise BTP 2 3
Jacques, Paul et
4 Se procurer les pompes 1 24
Antoine
Entreprise
5 Installer complètement des pompes 4 3
SICOGIM
6 Approuver l’installation des pompes Maître d’ouvrage 5 1
Directeur
7 Se procurer les meubles de bureaux 1 2
logistique
8 Construire et finir les bureaux et toilettes Entreprise BTP 2 4
Installer complètement le système d’alarme par
9 Sys-Al 8 2
la compagnie d’assurance
Inspecter le système d’alarme par la compagnie
10 SIDAM 9 0,5
d’assurance
Installer le transformateur par la compagnie
11 CIE 2 1
d’électricité
12 Installer l’éclairage générale SIGELEC 11 3
13 Prendre possession de l’ensemble de l’ouvrage Maître d’ouvrage 12 1
14 Aplanir le terrain Entreprise BTP 13 1
15 Creuser et installer les branchements souterrains Entreprise BTP 14 3
16 Se procurer les canalisations et les réservoirs Entreprise BTP 1 2
17 Installer les canalisations et les réservoirs Entreprise BTP 15 3
18 Se procurer le compresseur Entreprise BTP 1 3
Installer le compresseur et faire un essai de
19 Entreprise BTP 18 2
fonctionnement
20 Remplir et couvrir les réservoirs Entreprise BTP 5 ; 17 2
Construire la dalle en béton et du mur extérieur
21 Entreprise BTB 20 5
avec prise d’air
22 Brancher le compresseur aux prises d’air Entreprise BTB 19 ; 21 1
23 Installer les panneaux de signalisation routière OSER 14 2
24 Dégager le terrain Entreprise BTP 21 1
Approuver le fonctionnement des canalisations
25 Maître d’ouvrage 17 ; 22 2
et du réservoir
Travail à faire :
1) Faire ressortir le chemin critique de ce projet (début : 11 mars 2014)
2) Faire ressortir la tâche récapitulative du projet
121
3) Insérer les tâches récapitulatives suivantes 1 : construction ; 2) pompes ; 3) bureaux ; 4)
alarme 5) électricité et éclairage ; 6) gros œuvre
4) Faire apparaître les dates de début et de fin
5) Affecter les ressources aux tâches
6) Déterminer le coût de chaque tâche
7) Déterminer la durée totale et le coût total du projet
8) Le projet démarrant le 11/3/14, saisir les taux d’avancement suivants : 10% sur
Construction ; 20% sur Bureaux ; 30% sur Pompes ; 40% Alarme ; 50% Gros œuvre ;
60% Electricité et Eclairage.
9) Faire apparaître les courbes d’avancement aux dates suivantes : 18/3/14 (vert) ; 22/3/14
(bleu) et 27/3/14 (rouge). Commentez.
122
Etude de cas n°4 : Construction d'un bâtiment
Pour la construction de cet ouvrage, différentes tâches ont été identifiées. Le tableau suivant
donne la liste des tâches, leur enchaînement et leurs durées respectives, étant donné les
ressources mises à disposition.
123
Le coût des différentes ressources est le suivant:
Un chef de chantier, quatre ouvriers et quatre manœuvres sont disponibles au tarif horaire
régulier. D'autres chefs de chantier, ouvriers ou manœuvres peuvent être engagés au tarif
d'intérimaires.
b) Quelle est la durée minimale de la construction (sans réduire la durée des tâches
élémentaires) ?
d) Quelle est la durée de la construction si l'on n'utilise que les ressources à disposition ?
124