ACCESS / GESTION COMMERCIALE / MUSTAPHA BELAÏSSAOUI

ACCESS
APPLICATION GESTION COMMERCIALE

Création de l’application GESTCO (Gestion Commerciale).

1. Création de la base GESTCO
• Démarrer / Programmes / Ms Office / Ms Access
• Nouvelle base de données (Fichier / Nouveau / BD vide)
• Spécifiez le nom de la base (GESTCO), puis sélectionner le répertoire de la BD,
en cliquant sur l’icône Dossier.
• Cliquez sur le bouton Créer.

2. Création des tables de la base

La base GESTCO comprendra différentes tables présentées dans l’annexe 1.
Pour chacune des tables opérez comme suit :
→Tables
→Nouveau / Mode Création
a. créez la structure dans l’écran de saisie. Tapez les nom en minuscules, les
espaces sont autorisés.
b. Créez la clé primaire en sélectionnant le champ indiqué et en cliquant sur
l’outil clé primaire.
c. Sauvegardez la structure et terminez par Fichier/Fermer. Créez ainsi les
structures de toutes les tables de l’annexe 1.
3. Mise en place des relations

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Les relations d’intégrité référentielle vont introduire des liens qui existent naturellement
entre les données des différentes tables. Elles assureront la cohérence des données. Par
exemple, il deviendra impossible d’enregistrer une commande pour un produit absent ou
pour un client inexistant.
Exécutez pour chaque groupe de tables les opérations suivantes : Outils / Relations

Après l’ajout des tables dans la fenêtre Relations, Créez la relation entre les tables
Fournisseurs et produits : Cliquez sur Numéro fr de la table Fournisseurs. Glissez la
sourie (en la gardant enfoncer) jusqu’au numéro fr de la table produits et relâchez.

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Dans la fenêtre de gestion des relations, choisissez :

A gauche (source) : Fournisseur A droite (destination) : Produit
Cochez la case Appliquer l’intégrité référentielle : permet de garantir
l’intégrité des données dans les deux tables.
Laissez actif le choix Un à plusieurs.

Recommencez les mêmes opérations pour les tables suivantes :

→ fournisseur à produit
→ client à commande
→ commande à ligne_cde
→ produit à ligne_cde

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4. Saisie des données dans les tables

Pour saisir ou modifier ou supprimer des données dans une table, il suffit de
sélectionner le nom de la table dans la liste et cliquer Ouvrir. Ordre logique de saisie
(voir annexe II).
ANNEXE I - STRUCTURES DES TABLES A CONSTITUER
Table Client
Champ Type Taille Description
Numéro client Numérique Entier long Clé primaire
Nom client Texte 20
Adresse Texte 50
Type client Texte 2 PU= secteur public, SO= société
commerciale, PA= particulier,
LI= profession libérale,
AS= association, DI= divers.
Remise sp Numérique Réel simple Taux de remise spéciale
Table fournisseur
Champ Type Taille Description

Numéro fr Numérique Entier long Clé primaire

Nom fr Texte 20
Ville fr Texte 20
Table produit
Champ Type Taille Description

Numéro produit Numérique Entier long Clé primaire

Désignation Texte 20
Pu Numérique Réel simple Prix unitaire HT
Famille Texte 2 PA= papeterie, BU= Bureautique,
FO= fourniture, LI= librairie.
Numéro fr Numérique Entier long Numéro fournisseur

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Table commande
Champ Type Taille Description

Numéro commande Numérique Entier Clé primaire

Numéro client Numérique long
Date commande Date Format : Date complète
Condition Texte 3 Condition du paiement
LIV= à la livraison, T30=
traitée à 30 jours, T60…
Table ligne-cde
Champ Type Taille Description

Numéro commande Numérique Entier long Clé primaire : Pour décrire une
clé sur plusieurs champs,
Numéro produit sélectionner les 2 champs (avec
CTRL+ sourie) puis l’outil clé.
Quantité Numérique Réel simple

ANNEXE II – DONNEES A SAISIR

Table Client
numéro client nom client adresse type client remise sp
1 Bahja 5, Av ibntachfine, Casa LI 5
2 Infomic 12, Av Hassan II, Casa LI 0
3 Masson 5, Rue la farge, Rabat AS 3,25
4 Harel 18, Av des facultés, Rabat SO 0
5 jarir 12,Av des lions, Bengrir SO 0
6 nafnaf 25, Rue belal, Casa LI 0
Table Fournisseur
numéro fr nom fr ville fr
1 Helal et ses frères Casa
2 Prat Berrachid
3 Hubler Rabat
4 Barbe Casa
5 Sanabel Taroudante
6 Hanaa Agadir

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Table Produit
numéro produit désignation pu famille numéro fr
1 Disquettes 20,5 FO 3
2 Informatique facile 150 LI 4
3 Agenda 40,5 PA 6
4 Machine à écrire 1700,2 LI 4
5 Manuel utile 137 LI 4
6 Coins à lettres 27 PA 1
7 Trombones 12 FO 2
8 Imprimantes 3450 PA 3
9 Micro plus 8990,57 PA 3
Table Commande
numéro commande numéro client date commande condition
1 3 lundi 12 janvier 1998 T30
2 4 jeudi 12 février 1998 T60
3 3 mercredi 6 mai 1998 LIV
4 1 jeudi 7 mai 1998 LIV
5 2 vendredi 8 mai 1998 T90
6 1 mercredi 12 août 1998 T30
7 4 lundi 9 novembre 1998 LIV
Table Ligne-cde
numéro commande numéro produit quantité
1 8 4
2 1 10
2 7 30
3 6 30
4 3 40
5 4 3
6 9 5
7 1 20

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LES REQUETES

Les requêtes forment un ensemble d’outils très puissants, pour la gestion des données
stockées dans des tables : mises en ordre, sélections, calculs, suppressions, transferts…
et leur mise à disposition pour d’autres objets (formulaires, états, macros…)
Pour la majorité des systèmes de gestion de base de données, existent deux modes de
constitution de requêtes :
- l’écriture directe de la requête en langage SQL (Structured Query Langage)
- et objet de cette série, la définition de la requête par une interface QBE
(Query By Example) nettement plus intuitive et graphique.
I. Requête Sélection sur une table
A partir d’une table, la requête permet de présenter le contenu :
- de tous les champs, dans l’ordre physique ou dans un ordre différent, ou de certains
champs seulement ;
- selon une sélection opérée selon un ou plusieurs critères ;
- critères de tri (croissant ou décroissant).
1. liste des clients (nom, adresse, type)
Requête / Nouveau /Mode Création
- Première fenêtre : sélectionner le nom de la table, Ajouter et fermer.
- Deuxième fenêtre: sélectionner le nom client, adresse et type dans la ligne champs.

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Affichage de la sortie de la requête ( par !)

2. liste des clients en ordre alphabétique.
3. liste des clients par ordre croissant des types et des noms.
4. idem, mais le nom figure en première position
Critères de sélection d’enregistrements :
5. clients qui bénéficient d’une remise de 5% (dans critères :=5)
6. clients qui ont une remise d’au moins 5% (>=)
7. clients de type Société (= «SO » )
8. clients de casa (Comme « *casa »)
9. clients de A à M (Entre « A* » Et « N* »)
II- Requête sélection sur une table avec calcul statistique
Exemple à réaliser sur la table produit
Ouvrez une nouvelle requête sur la table Produit. Ajoutez la ligne Opérations à la sortie

de la requête par l’outil .

1. nombre de références en stock, de la famille Papeterie (PA)

source : produit
sortie : champ numéro produit
opération : compte
2. nombre de références en stock par famille (opération : compte sur numéro de
produit et regroupement sur famille).
3. Moyenne des prix unitaires.
4. Prix le plus faible.
5. Prix du dernier article.
6. Moyenne des prix unitaires des articles de Librairie.
7. Moyenne des prix pour les articles dont le prix est inférieur à 100 DH
(Deux colonnes : Moyenne sur PU et Où sur PU avec le critère <100).
III- Requête sélection avec un champ calculé
Un champ calculé est décrit par une formule, précédée d’un nom (Expr1… par défaut)

et signe « : ». La formule utilise les champs de la source (entre [ ]) et les opérateurs

fonctions autorisés.
Exemples à réaliser sur la table Produit
1. pour tous les articles, affichez le prix net (PU+15 DH de port)
sortie : Numéro produit, Désignation et Prix net : [pu] +15

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2. pour tout les articles, affichez le prix net (50 DH de port pour la famille LI et 15 DH
pour les autres familles).
La fonction alternative est traduite par l’expression : Vraifaux( condition ; formule1 ;
formule2).
Prix net : Vraifaux([famille]= "LI " ;[pu]+50 ;[pu]+15).
IV- Requête sur plusieurs tables liées : l’équi-jointure
Les tables ou requêtes utilisées dans la source sont nécessairement reliées.
Dans une équi-jointure, seuls sont affichés les enregistrements qui présentent une valeur
de clé égale entre les tables.
Exemples à appliquer
1. Avec Client et Commande : liste des numéros de commande et dates avec noms des
clients (classés)
Choisir les tables Client et Commande / Fermer
Inclure les champs
Ordonner sur nom

Afficher : !
2. Idem, pour les commandes antérieures au 01/07/98
(format date dans un critère : #1/7/98#)
3. Avec Commande, Ligne_cde, Produit : composition des commandes avec les
quantités
4. Avec toutes les tables : liste des fournisseurs des produits commandés par « Bahja »
5. Liste des numéros de clients, numéros de commandes et ligne par client (calcul de
quantité x pu). Enregistrez cette requête en Ligne_facture.
6. Avec Client et Ligne_facture : somme des champs ligne par client avec affichage
du numéro et du nom de client (reliez dans la source par la sourie, la table et la
requête par le champ numéro de client). Enregistrez cette requête en Ca_brut.
V- Requête sur plusieurs tables liées : jointure externe
Dans la source d’une requête externe, la nature de relation entre tables est modifiée (par
un double clic sur le trait de relation). Le choix 1 correspond à l’équi-jointure. Les choix
2 et 3 autorisent l’affichage des enregistrements qui ne satisfont pas l’égalité des clés.
Les requêtes externes sont souvent employées pour mettre en évidence les
enregistrements d’une table qui n’ont pas de lien avec une autre.

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Exemples à appliquer
1. Sur Client et Commande : liste des clients n’ayant pas passé de commande (client
n’ayant pas de lien avec commande).
Source : Client et commande
Double clic sur le lien : choix 2
Sortie : numéro et nom client, numéro commande
Affichez : Constatez ?
Reprendre : posez le critère Est Null pour numéro commande

Est Null

2. Sur fournisseur et produit : liste des fournisseurs n’ayant pas de produit actuellement
référencé.
VI- Requête sélection avec un paramètre
Un paramètre dans une requête est un élément, utilisé dans un critère ou une expression
de calcul, mais absent de la liste des champs. Automatiquement, le logiciel, à
l’affichage de la requête, ouvre une fenêtre d’interrogation pour que l’utilisateur puisse
saisir une valeur à affecter au paramètre.
Souvent, on emploie les paramètres pour créer des requêtes interactives, la valeur d’un
critère ou d’un facteur dans une expression de calcul étant introduite au clavier, en cours
d’affichage.
Le paramètre peut être désigné par une expression entre [ ] prenant la forme d’une
question, ce qui rend l’interrogation plus naturelle.

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Exemple à appliquer
1. Créez une requête nouvelle liste des clients par type sur la table client. La requête
affiche le numéro du client, le nom du client (ordonné) et le type du client. Dans la
colonne type client, inscrivez le premier critère : [code de type client à afficher ?] et
dans la ligne Où : [autre type client possible ?]. Essayez avec SO et AS, avec SO
seulement.
!

2. Pour tous les produits (numéro / croissant, désignation):

affichez le prix net : [pu] + [montant du port à appliquer ?]
VII- les requêtes actions
Préalable
1. Créez la table Copie Client. Au menu général de la base de données, cliquez sur la
table Client. Exécutez Ctrl+C, puis Ctrl+V (ou Edition / copier - coller). Nommez la
nouvelle table.
2. Créez la table Copie Produit sur le même principe.
3. Créez la table Cl_Fr de structure :
- numéro compteur (Access : NuméroAuto)
- nom texte 20
- adresse texte 50
- type texte 2

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Types de requêtes actions et exemple à réaliser

1. Requête suppression
Supprime de la table les enregistrements sélectionnés.
Exemple : suppression des clients (copie clients) de type profession libérale « LI ».
Requête / Nouveau
Source : Copie Client
Requête / Requête Suppression
Sortie : type client
Critère : = « LI »
2. Requête mise à jour
Affecte un nouveau contenu à un / des champs de la table source.
Exemple : majoration de tous les prix unitaires de 5% pour la papeterie.
Requête / Nouveau
Source : Copie Produit
Requête / Mise à jour
Sortie : pu, famille
Mise à jour : [pu]*1,05
Critère famille : = «PA »
3. Requête ajout
Transfère des enregistrements d’une table vers une autre, pour certains champs et
éventuellement selon certains critères.
Exemple : on veut créer une table Cl_Fr contenant les noms et adresses des clients et
des fournisseurs. La structure de la table a été définie auparavant.
a) Source : client
Requête / Ajout
Base destination : Cl_Fr
Champs sortie :
Nom client ajouter à nom
Adresse ajouter à adresse
b) Source : Cl_Fr
Requête / Mise à jour
Sortie : type
Mise à jour : = « CL »

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c) Reprenez a) avec fournisseur sur le même principe

d) Reprenez b) avec le même champ type mais :
Mise à jour := «FR »
Critère : Est Null (pour modifier que les enregistrements dont le champ
type est vide)
Visualisez la table Cl_Fr.
4. Requête création de table
La sortie affichée d’une requête initialement de type sélection, est copiée dans une
nouvelle table.
Exemple :
Source : fournisseur, produit
Sortie : numéro fournisseur, nom fournisseur et désignation
Requête / Création de table : fournisseurs actifs
5. Requête analyse croisée
Une requête analyse croisée crée un tableau à partir d’une source de plusieurs tables,
utilisant deux champs de la source, au titre des intitulés de ligne et de colonne et un
troisième champ (numérique) à caractère statistique.
Exemples :
a) le chiffre d’affaires réalisé par chaque fournisseur par familles.
Source : produit, ligne_cde, fournisseur
Requête / Analyse croisée

b) la somme des quantités par familles pour chaque commande.

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