CONTRACT MANAGEMENT :

Moyens et prérequis
16 questions à se poser

© AFCM, 2021 - Tous droits réservés. Rév. 01/02/2021

 L’AFCM, notre Mission et nos objectifs
L’Association Française du
Contract Management (AFCM)
a pour mission de rassembler les
contract managers, de participer
activement au développement, à
la professionnalisation, à la
promotion du Contract
Management et à l’amélioration
de son positionnement dans
l’entreprise.
© AFCM, 2021 - Tous droits réservés.
Pour ce faire l'AFCM entend, en particulier :
Etablir et diffuser auprès des
entreprises une politique de
communication sur la fonction de
Contract Manager
Constituer des commissions
permettant l’examen, la réflexion
et le débat sur des sujets d’intérêt
commun
Organiser et proposer des
opportunités de développement
de carrières pour ses membres
2
Elaborer et proposer des
formations spécialisées dans
les domaines propres au
Contract Management
Créer et promouvoir un réseau
parmi les Contract Managers
Développer des liens – utiles
pour l’Association et ses
membres – avec des
organismes partenaires tant
en France qu’à l’étranger
Rév. 01/02/2021
 Avertissement

Le présent guide est fourni par l’AFCM

dans l’objectif de promouvoir le
Contract Management et aider à sa
mise en œuvre. Il n’engage pas la
responsabilité de l’AFCM.
Toute modification et/ou diffusion de ce
support doit faire l’objet d’un accord
écrit de l’association, ou de son auteur.

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 Conseils d’utilisation 4

Le présent guide a été conçu par

l’AFCM dans le but de mieux expliquer
le Contract Management et aider les
responsables opérationnels (dans le L’AFCM ne prétend pas
cadre du présent guide les décideurs, recenser l’ensemble des
responsables, auditeurs, …) à le questions qui peuvent
déployer. se poser mais lister celles
qui paraissent les plus
pertinentes.
Pour être sûr de pouvoir mettre en place
un Contract Management efficace, un
certain nombre de moyens et prérequis
semblent nécessaires.

Ce guide et l’outil qui lui est associé (checklist

Les 16 points listés dans ce guide sont agrémentée d’un système de notation de type
issus d’une analyse menée par la Score Card) vous permettront de mieux
commission « Process & Outils » de appréhender la nature et l’importance des
l’AFCM. moyens et prérequis identifiés.

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 Les moyens et prérequis propices à un Contract Management performant 5

Quelles sont les ressources Y-a-t-il une ou des stratégie(s)/politique(s)

faisant fonction de CM ? contractuelle(s) définie(s) dans mon
Y-a-t-il un
organisation ?
accompagnement du
CM en terme de … Comment sont définis les Rôles et
Responsabilités des activités de Comment la fonction CM est-elle Comment est gérée la
Contract Management? mise en place en pratique ? documentation
contractuelle ?
Contrôle de Gestion /
Finance ? Y-a-t-il un Référentiel (méthodes et bonnes
pratiques) de Contract Management ?
Comment est gérée la
Achats ?
correspondance contractuelle
Risks ?
Management ?
Quels sont les S.I. disponibles ou
Project Management ? outils dédiés au Contract
Organisation et Méthodes Management ?

Juridiques et Offres ?
Y-a-t-il un dispositif
Qualité ? d’enregistrement des incidents
Ressources et Outils / déviations / écarts / alertes /
Interfaces évènements ?
Planning ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 6

Fonction non identifiée en tant que telle à ce jour

Un interlocuteur, désigné comme point de contact unique, a pris en charge

cette fonction au sein d’un département existant (par exemple Dept Juridique,
Commercial ou Achats), il dispose de quelques collaborateurs ou points de contact

Des collaborateurs sont identifiés au sein de l’organisation pour

jouer ce rôle mais agissent de manière relativement peu organisée,
isolée

Un département ou
service spécifiquement en charge
du Contract Management, disposant de ressources et
Place de la d’un budget spécifique et dont
les rôles et responsabilités ont été définis existe
fonction CM


Comment la fonction de
« Contract Management » est
mise en place en pratique au
sein de votre organisation ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 7

Pas de ressource ou compétence réellement « spécialisée » / dédiée

Des ressources possèdent le titre de Contract Manager mais sont recrutées sans
plan/critères de recrutement communs et se forment « sur le tas »

Des ressources sont recrutées sur la base d’un plan et de critères

de recrutement définis mais se forment « sur le tas » (le métier est
jugé très empirique ou facilement accessible)

Des ressources sont recrutées sur la base de critères

élevés ou d’une expérience démontrée, elles sont
formées ou mises à niveau pour évoluer
vers un niveau de connaissance élevé et/ou un rôle
Ressources d’expert

faisant fonction
de CM

De quelles ressources et
compétences disposez-vous ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 8

Le Contract Management n’est pas identifié clairement parmi les activités et

processus de l’organisation

Une fiche de poste a été créée et des rôles et responsabilités définis de manière
générique et globale

Une instruction existe définissant les activités mais aussi les objectifs,
les missions, les données d’entrée/sortie, les moyens et outils, et
l’intégration au(x) processus de l’entreprise

Au-delà de ce qui précède, les

Rôles et
Responsabilités sont définis et partagés à
travers une ou plusieurs instructions et matrice(s) de

Rôles et responsabilité de type RACI

Responsabilités

Comment sont définis les Rôles

et Responsabilités des activités
liées à la fonction ? 
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 9

Non pas vraiment, il n’existe rien de formalisé sur le sujet

Des modèles ou exemples de contrats existent, inspirés des bonnes

pratiques ou usages

Une politique contractuelle générale, des modèles de contrats

ainsi qu’un clausier existent

Une politique contractuelle détaillée

(indiquant la structure des contrats, la marche à tenir
clause standard par clause standard, les dangers et
fallbacks, limites de responsabilités acceptables, …)
Stratégie/Politique existe
contractuelle

La stratégie/politique
contractuelle de votre
organisation est-elle définie ? 
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 10

Aucun référentiel dédié au Contract Management n’existe

Une politique et/ou des instructions/guides de principes sont émis

Des procédures et/ou modes opératoires couvrant le

cycle de vie d’un contrat (initiation, contractualisation, suivi de
contrat, clôture) existent et sont partagés

Le référentiel est régulièrement mis à jour

et enrichi par les bonnes pratiques
collectées au sein des acteurs en charge
Référentiel du Contract Management (via un RETEX)

documentaire


Quels sont les documents de
référence disponibles pour les acteurs
en termes de Contract Management
(méthodes et bonnes pratiques) ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 11

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il y

a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier »

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe.

Les acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que
de leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La coopération
avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

performance est mesurée et pilotée sur la
Accompagnement base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
en terme de Qualité coopération avec le CM est instituée et régulière


Disposez-vous d’un bon support quant
au suivi des processus d’approbation/
acceptation/ réception/ certification,
suivi des exigences, traitement des non-
conformités ?
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 12

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il y

a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe.

Les acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que
de leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

Accompagnement
performance est mesurée et pilotée sur la
en terme de Contrôle base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
de gestion / Finance sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
coopération avec le CM est instituée et régulière

Disposez-vous d’un bon support de la finance


et/ou du contrôle de gestion quant à
l’identification des termes et processus de
paiement, provisions, cautions et garanties
bancaires, refus et retards de paiement,
surcoûts, comptabilité analytique, … ?
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 13

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il

y a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe. Les

acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que de
leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Accompagnement en Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

terme de Planning performance est mesurée et pilotée sur la
base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
Disposez-vous d’un bon support quant à coopération avec le CM est instituée et régulière

l’élaboration et au suivi des plannings (d’offre,


d’engagement, de référence, de pilotage, clients),
en terme de suivi d’avancement, de mise à jour ou
révision de planning (support relatif aux
prolongations de délais mais aussi aux accélérations,
perturbations, changements d’hypothèses, …) ?
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 14

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il

y a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe. Les

acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que de
leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

Accompagnement en performance est mesurée et pilotée sur la
termes de base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
Management de Projet coopération avec le CM est instituée et régulière

Disposez-vous d’un bon support du « Project

Management » pour ce qui concerne la tenue des
exigences contractuelles et des objectifs Coûts,
Qualité, Délais, Performance (CQDP) ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 15

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il y

a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe. Les

acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que de
leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

performance est mesurée et pilotée sur la
Accompagnement en base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
terme de Risks sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
coopération avec le CM est instituée et régulière
Management

Etes-vous intégré au dispositif d’identification,

d’évaluation, de gestion et de traitement des
risques et opportunités ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 16

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il y

a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe. Les

acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que de
leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

performance est mesurée et pilotée sur la
Accompagnement en base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
terme d’Achats sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
coopération avec le CM est instituée et régulière


Etes-vous intégré au dispositif de
contractualisation et de pilotage
pour la part achetée ou fournie ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 17

Aucun principe ou standard n’est établi ou bien il est documenté mais n’est pas utilisé

Chaque projet/programme prend l’initiative de sa propre gestion. Il

y a peu ou pas de contrôle/surveillance. La coopération avec le CM (ou la personne en
faisant office) est occasionnelle et les réactions aux aléas se fait en mode « pompier ».

Les pratiques sont standardisées. Un référentiel interne existe. Les

acteurs sont formés et conscients de leurs responsabilités ainsi que de
leurs devoirs (y.c. envers le Contract Management). La
coopération avec le CM existe et se pratique sur un mode assez régulier

Non seulement le référentiel est mis en œuvre mais la

Accompagnement en performance est mesurée et pilotée sur la

base d'objectifs précis, fermes, suivis. Des plans d’actions
terme Juridique et sont mis en œuvre et suivis en cas de défaillance. La
Offres coopération avec le CM est instituée et régulière

Disposez-vous d’un bon support du

Juridique et des Offres pour ce qui
concerne la négociation et
l’élaboration des contrats ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 18

Aucun dispositif particulier n’est en place, cela est laissé à l’initiative de chacun

Un mécanisme est prévu mais il ne garantie pas l’exhaustivité de

l’information et des enregistrements

Un dispositif de captation, d’enregistrement et d’alerte

est en place et fonctionne de manière satisfaisante

Un dispositif de captation, d’enregistrement et d’alerte

est en place. Il est régulièrement confronté
aux
contenus des plannings, PVs/reportings
(établis ou reçus), compte rendus de
Dispositif réunions d’avancement, analyse des
d’enregistrement surcoûts et retards, non-conformités, …
pour s’assurer de sa parfaite mise à jour et de son
exhaustivité.


Comment décrieriez-vous le dispositif
en place pour capter et enregistrer une
information, un incident, une alerte, un
évènement pouvant impacter la bonne
exécution du contrat (écarts, aléas) ?
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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 19

Aucun outil n’est imposé par l’organisation, le classement/archivage des contrats est
organisé selon les méthodes propres à chaque acteur

Un répertoire partagé unique et structuré est créé au démarrage de chaque

projet/programme, chacun l’alimente au gré de l’avancement. Rien
ne permet cependant de garantir l’exhaustivité et la validité des enregistrements

Une gestion électronique de la documentation contrac-

tuelle est initiée dès la phase de négociation d’un contrat afin
d’organiser le classement/archivage de manière centralisée

Un systèmed’information professionnel de
Gestion documentation type Contrathèque, suivi et géré, accessible à
contractuelle tous, garantie la bonne gestion et le partage de la
documentation contractuelle

Quels sont les moyens mis en place

pour archiver/gérer les contrats et la
documentation associée 
(annexes, documentation réglementaire,
accords, protocoles, avenants, …) ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 20

Aucun outil n’est imposé par l’organisation, le classement/archivage des contrats est
organisé selon les méthodes propres à chaque acteur

Un répertoire partagé unique et structuré est créé au démarrage de chaque

projet/programme, chacun l’alimente au gré de l’avancement. Rien
ne permet cependant de garantir l’exhaustivité et la validité des enregistrements

Une gestion électronique de la documentation contrac-

tuelle est initiée dès la phase de négociation d’un contrat afin
d’organiser le classement/archivage de manière centralisée

Un système d’information professionnel de

Gestion correspondance type GED, suivi et géré, accessible à
tous, garantie la bonne gestion et le partage de la
contractuelle documentation contractuelle

Quels sont les moyens mis en place

pour archiver/gérer les échanges
contractuels
(courriers, emails, compte-rendus,
bordereaux de livraison, PVs, …) ?

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 Organisation et Méthodes Interfaces Ressources et Outils 21

Aucun S.I. ou outil spécifique à l’exception du logiciel Excel que chaque acteur utilise
selon sa sensibilité et son besoin

Quelques informations issues des S.I. et/ou des registres « modèles »

pouvant permettre de suivre les risques contractuels, les échanges, les exigences/livrables
et jalons contractuels, les écarts et offres, ou les réclamations que chacun utilise ou non

Des accès aux S.I. et/ou des outils « maison » permettant de

suivre un ou plusieurs de ces thèmes et de partager l’information en temps
réel sous forme de rapports, tableaux de bord et indicateurs

Une solution professionnelle permettant de

suivre un ou plusieurs de ces thèmes et de
partager l’information en temps réel avec
S.I. accessibles, outils d’autres S.I. sous forme de rapports, tableaux de
dédiés au CM bord et indicateurs (on ne parle pas ici de simple GED
ou de Contrathèque mais d’un outil capable de gérer
des workflows et plan d’actions)


Quels sont les outils que vous
avez à votre disposition ?

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 Vous avez envie d’en savoir plus
ou de nous rejoindre ?

www.afcm-asso.fr

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