Presentation - 3 - Savoir Faire Rev01

CONTRACT MANAGEMENT :
Les 16 pratiques et savoir-faire

« Know How »
© AFCM, 2021 - Tous droits réservés. Rév. 01/02/2021

L’AFCM, notre Mission et nos objectifs 2
Pour ce faire l'AFCM entend, en particulier :
Etablir et diffuser auprès des Elaborer et proposer des

entreprises une politique de formations spécialisées dans
communication sur la fonction de les domaines propres au
L’Association Française du Contract Manager Contract Management
Contract Management (AFCM)

a pour mission de rassembler les Créer et promouvoir un réseau
contract managers, de participer Constituer des commissions parmi les Contract Managers
permettant l’examen, la réflexion
activement au développement, à et le débat sur des sujets d’intérêt
la professionnalisation, à la commun
promotion du Contract
Développer des liens – utiles
Management et à l’amélioration pour l’Association et ses
de son positionnement dans Organiser et proposer des membres – avec des
l’entreprise. opportunités de développement organismes partenaires tant
de carrières pour ses membres en France qu’à l’étranger

Avertissement
Le présent guide est fourni par l’AFCM

dans l’objectif de promouvoir le
Contract Management et aider à sa
mise en œuvre. Il n’engage pas la
responsabilité de l’AFCM.
Toute modification et/ou diffusion de ce
support doit faire l’objet d’un accord
écrit de l’association, ou de son auteur.

Conseils d’utilisation 4
Le présent guide a été conçu par l’AFCM dans le but de mieux expliquer le Contract Management et
aider les responsables opérationnels (dans le cadre du présent guide les décideurs, responsables,
auditeurs, …) à le déployer.
Les savoir-faire mis en avant dans ce guide sont issus

d’une analyse menée par la commission « Process & La perfection n’existant pas, le
Outils » de l’AFCM afin de déterminer les processus, Contract Management ne couvre
pratiques et savoir-faire (« Process, Best Practices & pas nécessairement, pour une
Know-how ») composant le Contract Management. organisation donnée, l’ensemble de
ces 16 pratiques. De plus, une telle
Les sous-processus ainsi représentés suivent le cycle de liste ne peut être exhaustive et doit
vie contractuel constitué de 3 grandes phases (Offre, être adaptée à chaque besoin.
Exécution, Clôture) et 7 étapes (Bid/No bid,
Elaboration de l’offre, Contractualisation, Démarrage,
Réalisation*, Acceptation, Clôture).
Un audit peut-être nécessaire pour mieux évaluer le * Note : on distingue parfois, pour l’étape de réalisation, 2 périodes : celle relevant d’une
positionnement et les besoins d’une organisation au gestion/ administration « nominale » du contrat, et celle relevant du traitement des déviations
regard de ces principes. L’AFCM peut vous aider si et écarts constatés (et à l’occasion de laquelle les rapports contractuels et commerciaux se
tendent généralement).
vous souhaitez vous faire accompagner.

Le Contract Management dans la vie du projet, en 16 sous-processus 5

1. Stratégie d’offre / Schéma contractuel 6
Position
Définition
attendue Exemples de livrables
Il s’agit de l’élaboration de la stratégie
commerciale et contractuelle (type de du CM*
• Plan d’Action Contractuel de
marché, identification des parties, phase d’offre / consultation
montage, type de prix, hypothèses, Il participe à l’élaboration du
exclusion de certaines prestations …). • Gate de cadrage / Compte
dossier de consultation ou
rendu de décisions
d’offre, aide à déterminer le
schéma contractuel, initie la • Stratégie d’offre (ou de
stratégie contractuelle. consultation / plan d’achats)
Il peut intervenir également

dans le cadre des achats
anticipés de l’offre ou
d’accords à nouer avec des
partenaires ou certains sous-
traitants / fournisseurs.
* on parle ici du Contract Manager
ou de la personne en faisant office
2. Elaboration, négociation des Termes et Conditions 7
Position
Définition du CM* • Fiche d’analyse
Il s’agit de la phase d’élaboration et de
négociation entre Client et • Mark-up / Suivi des
Il participe au « mark-up » modifications
Fournisseur (ou Sous-traitant) des (commentaires et
pièces, clauses, termes et conditions, propositions de modification), • Contrat
du contrat (contractualisation) : on à la discussion, à la • Gate de validation
définit le scope, les responsabilités, les préparation et la rédaction du contractuelle / CR de décisions
droits et obligations des parties, les contrat final. Il utilise son
garanties, le prix, les termes de expérience pour présenter
paiement, livrables, niveau de des arguments relatifs à la
performance, jalons pénalisables, … bonne exécution du contrat et
influencer les termes et
conditions vers un résultat
équilibré, cohérent, efficace
et opérationnel.
3. Analyse contractuelle, revues de transfert et de lancement(s) 8
Définition Position
Il s’agit de la phase
d’appropriation du contrat finalisé du CM* • Contract Analysis
ou signé, de sa synthétisation
pour restitution aux équipes • Contract Summary
opérationnelles (lors de réunions Il est en charge de l’analyse et du • Support et CR de Revue de
de transfert de l’offre vers transfert du contrat. Il mène la ou les Transfert / Lancement
l’exécution et lors de réunions de revue(s) de transfert qui permet(tent)
lancement entre client et de présenter celui-ci aux équipes. • Procédures contractuelles
fournisseur, mais aussi sous-
Il participe à la rencontre entre Client
traitant, fournisseur de rang 2
et Fournisseur (ou sous-traitant,
majeurs, partenaires, co-
contractant …). L’idée étant que partenaire, co-traitant …) afin de
toutes les parties prenantes préciser les règles d’exécution.
prennent connaissance des Il établit également de procédures
obligations qui les concernent. contractuelles complémentaires au
contrat si nécessaire.

4. Flow-Down / Note de cadrage 9
Dans cette étape délicate, il est
nécessaire de s’assurer, pour un du CM* • Liste des accords applicables
Fournisseur principal achetant ou • Liste des annexes (y.c. planning,
sous-traitant une partie de son Il se base sur l’analyse du contrat de
charte éthique et HSE, plan qualité,
activité, que les droits, obligations tête mais aussi les éventuels contrats
…)
et données d’entrée du contrat cadre, conditions générales d’achats,
principal soient correctement conditions générales de vente de son • Contrat type, modèle de contrat ou
retranscrites dans les contrats des interlocuteur, … pour déterminer les note de cadrage
sous-traitants, fournisseurs … termes et conditions spécifiques à
appliquer dans le cadre de l’exécution
Contrat principal (conditions particulières).
Droits Obligations Ceci peut se faire à travers une fiche

de synthèse ou une note de cadrage
destinée aux achats. Cela peut aussi
Contrat 1 Contrat 2
prendre la forme d’un ou plusieurs
contrat(s) type(s) ou modèle(s).
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5. Identification des Risques et Opportunités Contractuels (ROCs) 10
Position
Définition attendue
Exemples de livrables
du CM*
Durant cette phase, il est • Registre des Risques et
indispensable d’identifier et Opportunités
Les risques et opportunités
enregistrer au plus tôt les risques
contractuels (ROCs) identifiés • Plan d’actions
et opportunités liés au contrat (flou
doivent être catégorisés et valorisés
et imprécisions qui demeurent, • Fiche d’analyse des risques et
pour être pris en compte et intégrés
doutes relatifs à la bonne provisions
aux provisions.
exécution, processus de traitement
incomplet, hypothèses à vérifier, Ils doivent faire l’objet un plan de
options, … ) traitement (plan d’actions) destiné à
réduire ou éliminer les risques et
matérialiser les opportunités.
Un traitement tardif des risques et
opportunités (réactif plutôt que
proactif) n’a que peu d’efficacité.
6. Gestion des Risques et Opportunités Contractuels (ROCs) 11
Définition
Durant toute l’exécution, il est Position
nécessaire de suivre attendue Exemples de livrables
régulièrement le traitement des
du CM* • Registre des Risques et
risques et opportunité, mettre à Opportunités (mise à jour)
jour les plans d’action, enregistrer
les preuves de traitement, réviser Il anime/coordonne le suivi régulier • Plan d’action (mise à jour)
les provisions et coûts à des plans d’actions et s’assure ainsi • Fiche d’analyse des risques et
terminaison. du traitement de tous les risques et provision (mise à jour)
opportunités contractuels le plus
Attention, la clôture d’un risque ou
rapidement possible. Il réalise le
d’une opportunité peut engendrer
bilan de clôture et évalue le risque
un risque résiduel dont il faudra
résiduel.
décider le traitement ou non.
Il reste également vigilant quant à
l’apparition de nouveaux risques ou
de nouvelles opportunités.

7. Identification des exigences 12
Définition
L’identification des exigences
contractuelles est nécessaire pour
permettre de recenser l’ensemble Position Exemples de livrables
des obligations et attentes que attendue • Registre des obligations / exigences
peut contenir un contrat et ses du CM* • Liste des pré-requis
annexes. Elle doit être réalisée très
tôt de manière à : • Jalons et termes de paiement
Il identifie et recense les obligations clarifiés (avec preuves attendues)
i) avoir l’opportunité de clarifier et exigences qui lui paraissent
tôt une exigence qui n’est pas essentielles et s’assure que
assez claire, l’ensemble des acteurs impliqués
ii) Identifier clairement les pré- les connaisse.
requis nécessaires au
démarrage de l’exécution (afin * on parle ici du Contract Manager
que rien ne le retarde). ou de la personne en faisant office

8. Suivi des exigences et jalons contractuels (y.c. paiements) 13
Position
Définition du CM*
• Registre des obligations / exigences
Durant toute l’exécution, il est (mis à jour régulièrement)
nécessaire de suivre Il suit les obligations et exigences
• Registre des jalons à jour (y.c. dates
régulièrement le traitement des essentielles en s’assurant que leur
prévisionnelles révisées)
exigences, enregistrer les preuves avancement soit nominal et que les
de leur traitement, reconnaitre le réalisations associées soient • Registre des paiements à jour (y.c.
franchissement des jalons, enregistrées (preuves). dates prévisionnelles révisées)
déclencher les paiements associés, Il s’assure que l’ensemble des écarts
… ou déviations identifiés soient traités
par un plan d’actions de manière à
garantir la conformité contractuelle.
Il communique régulièrement sur ce
suivi (notifications, réunions,
courriers, …).
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9. Plan d’Action Contractuel (CMP) 14
Position
Il s’agit de l’élaboration du plan et du CM*
de la stratégie contractuelle qui • Analyse SWOT
permettent de définir l’organisation, Sur la base de l’analyse du contrat • Plan d’Action Contractuel
les moyens, les processus et et de l’identification des risques et
• Contract Management Plan (CP,
méthodes à suivre pour permettre opportunités contractuels, le CM
CMP, CAP, PCEP, …)
la bonne gestion contractuelle du évalue le plan d’actions à mener, la
projet/programme. Ce plan et cette stratégie à adopter, l’organisation,
stratégie s’intègre bien les moyens, processus et méthodes
évidemment dans ceux du projet / à mettre en œuvre.
programme (par exemple PMP
Tout ceci est synthétisé dans un
« Projet Management Plan »).
document appelé « Contract Plan »,
« Commercial Plan » ou « Contract
Management Plan ». Ce document
est mis à jour annuellement au
moins.
10. Traitement et suivi des échanges et communications contractuels 15
Durant toute l’exécution du projet /
programme, de nombreux du CM* • Registre des correspondances
échanges ont lieu. Certains de ces
• Plan d’actions dédié
échanges ont un caractère Il reçoit et traite les échanges
contractuel ou commercial. Ils contractuels en s’appuyant sur les
doivent être traités de manière experts et les opérationnels.
appropriée et enregistrés.
Il fait le suivi régulier des plans
d’actions liés à la correspondance
contractuelle.
Il s’assure, en tout état de cause,
du traitement systématique et
dans des délais raisonnables de
cette correspondance.

11. Traitement et suivi des écarts, différends, modifications et avenants 16
Tout projet / programme complexe, attendue
est amené à subir dans son
du CM* • Registre des écarts / évènements /
déroulement des demandes, aléas, différends ou incidents
évènements imprévus générant des Il assure une veille permanente • Plan d’actions
déviations ou écarts par rapport au afin d’identifier le plus tôt possible
contrat (et parfois des différends). les écarts et différends relatifs aux • Registre des modifications et des
obligations contractuelles. offres
Ces écarts et différends doivent être
traités et, lorsqu’ils ne sont pas tout Il met tout en œuvre pout obtenir • Offres
simplement résolus, donner lieu à des plans d’actions destinés à • Modifications et avenants
des accords ou évolutions du résoudre ces problèmes de
contrat, sous forme de protocoles, manière amiable.
modifications ou avenants.
Dans le cas où un protocole, une
modification ou un avenant est à
prévoir, il anime l’élaboration des
propositions et la négociation des
termes de l’accord final.
12. Maitrise et contrôle de la sous-traitance 17
Position
Il s’agit de s’assurer que la partie
du CM*
• CR de réunions d’avancement
achetée ou sous-traitée réponde
aux exigences du projet / Il est systématiquement tenu au • Tableau de suivi et pilotage
programme et soit proprement courant par les achats des risques,
• Registre des écarts liés à la part
pilotée. écarts, différends, demandes,
achetée
réclamations ou litiges issus des
Il est important de s’assurer que ce sous-traitants et fournisseurs • Plan d’actions
volet n’engendre pas de risques majeurs (ceux pouvant impacter la
additionnels non maitrisés. bonne exécution ou la performance
du contrat).
Il participe activement aux
échanges et à la recherche de
solutions, et intègre tout
écart/différend non résolu dans la
gestion des écarts contractuels.
13. Gestion et traitement des réclamations, précontentieux 18
Des dissensions, des interprétations
attendue
divergentes de ce qu’est le contrat du CM* Exemples de livrables
ou la performance, peuvent amener • Registre des réclamations
les parties prenantes à des Il identifie en amont les
réclamations potentielles pour • Plan d’action
situations de conflits.
essayer de les éviter et • Dossier de réclamation, contre-
Lorsque les positions ne peuvent
commencer à documenter les réclamation
converger la partie qui se sent la
faits, les preuves et les échanges.
plus lésée a la faculté de réclamer • Protocole d’accord ou avenant
ce qu’elle estime être son dû et/ou Si le conflit ne se résout pas, il
le remboursement de préjudices. anime l’élaboration du dossier de
réclamation ou contre-réclamation
L’autre partie devra défendre son
en gardant l’objectif, malgré tout,
point de vue de façon argumentée,
de trouver un règlement amiable.
voire élaborer un dossier de contre-
réclamation. Il participe enfin, de manière
active, à la rédaction du protocole
de règlement ou de l’avenant.
14. Suivi et traitement des contentieux 19
Position
Lorsqu’aucun accord n’a pu être du CM*
trouvé en phase précontentieuse, • Dossier de réclamation et autres
dans le cadre d’un règlement preuves, analyses, démonstrations
Il transmet les éléments relatifs au
amiable, une réclamation peut dossier de précontentieux et aide à • Dossier de contentieux
aboutir à un contentieux. l’élaboration du dossier de • REX / RETEX
Un dossier formel sera alors contentieux.
constitué et défendu devant un Il peut participer à certaines
médiateur, une cour d’arbitrage discussions pour la recherche de
et/ou un tribunal. solution ou aux expertises/ audiences
(pour témoigner ou démontrer les faits
torts et impacts).
Il prend enfin en compte la décision
finale et effectue un retour
d’expérience (REX / RETEX).
15. Garantie, clôture et REX/RETEX 20
Position
attendue
Définition du CM*
Cette étape consiste à valider que
l’ensemble des obligations aient Il suit les appels en garantie. • Registres de suivi (exigences,
été remplies, résoudre les derniers Il s’assure que l’ensemble des offres / modifications,
problèmes, effectuer les derniers exigences contractuelles soient correspondance, réclamations,
règlements. remplies, et à défaut qu’une …) clos
Elle inclue souvent une garantie « punch list » (liste de réserves) • PVs, Certificat(s) de réception
technique qui s’étend entre soit définie et adressée.
• Liste des réserves
réception provisoire et réception Il cherche à clore l’ensemble des
définitive des produits ou services • Plan d’actions de clôture
sujets contractuels (courriers,
fournis. offres, avenants, réclamations, • Garanties bancaires
garanties, paiements, …).
• Mémorandum de clôture
Il tire un retour d’expérience
• REX / RETEX
(REX/RETEX) de tous les écarts
vécus sur le contrat.
16. Archivage, documentation, enregistrement 21
Position
Pendant tout le cycle de vie du CM
contractuel, la documentation, • Bases de données organisées
l’enregistrement et l’archivage de (contrats/avenants, données
Il s’assure que les faits d’entrée, d’interface, de sortie,
toutes les preuves et échanges
contractuels, et en premier lieu la des échanges, plannings,
relatifs aux évènements
documentation et les échanges compte-rendus de réunion,
contractuels sont primordiaux.
contractuels, les preuves de preuves, PVs/certificats, …)
Toutes les autres activités de réalisation soient proprement
Contract Management reposent en documentés, enregistrés (et
effet sur une bonne documentation administrés/gérés), archivés
des faits, leur enregistrement et (c’est-à-dire sauvegardés de
leur archivage. manière pérenne).
Il faut que ces éléments soient
accessibles et consultables mais
aussi organisés pour faciliter les
recherches et extractions.
Vous avez envie d’en savoir plus
ou de nous rejoindre ?
www.afcm-asso.fr

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