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rambeloSandrA GES M1 13 PDF
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DEPARTEMENT GESTION
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OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
Présenté par :
RAMBELO Sandr’Ambitana
Sous l’encadrement de :
Le présent mémoire n’aurait pu se faire sans l’inestimable concours d’un certain nombre de
personnes.
Nous remercions tout d’abord le SEIGNEUR qui nous a accompagné tout au long de notre
vie, et de nous avoir octroyé santé, courage et volonté tout au long de ces années
académiques, ainsi que de nous avoir guidé pour mener à bien ce mémoire.
Après, nous adressons nos reconnaissances au personnel de l’AUXIMAD qui nous ont
accueilli lors de notre stage.
Enfin, nous adressons nos vifs et chaleureux remerciements à toutes nos familles, à nos amis
pour leur soutien moral et financier durant ces années académiques et pour leur contribution à
l’accomplissement de ce mémoire.
Vous avez tous contribué à la réalisation de ce mémoire, que DIEU TOUT PUISSANT vous
renvoie la gratitude dont vous avez fait part.
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
INTRODUCTION
PARTIE II : RESULTATS
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
BC : Bon de Commande
BE : Bon à Enlever
BL : Bon de Livraison
BV : Bordereau de Versement
CB : Cartable de Bord
CG : Compte Général
CLT : Client
CP : Compte Particulier
CT : Contrat de Transport
DA : Demande d’Achat
DD : Document de Dédouanement
DE : Demande d’Entrée
Doc : Document
DP : Demande de Paiement
Fac: Facture
FR : Fiche de Règlement
FRNS : Fournisseurs
Rglt: Règlement
LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES
TABLEAUX
1 Identification de la société 7
FIGURES
INTRODUCTION GENERALE
De nos jours, le commerce occupe une place très importante dans la vie quotidienne et
le développement économique à Madagascar. Les échanges commerciaux ne cessent de se
multiplier dans le temps et dans l’espace notamment dans le cadre de l’actuelle mondialisation
économique. Cette dernière permet, à plusieurs pays, de faire circuler les marchandises en
toute liberté et de favoriser l’importation et l’exportation des marchandises par voies
aériennes et maritimes qui s’avèrent nécessaires et inévitables. Les sociétés de transit et de
consignation interviennent dans ces opérations pour les formalités douanières et le passage
des frontières. C’est le cas de la société AUXIMAD.
Cette société est une entreprise prestataire de services en matière de transit et de consignation
dont l’opération s’étend à l’échelle internationale. Ses services représentent les besoins les
plus courants des secteurs publics et privés et exigent qu’ils soient de meilleure qualité. Le
transit et la consignation sont donc l’un des piliers de la production qui permet la transaction
de cette société mais il y a aussi d’autres activités annexes telles que : le groupage et le
dégroupage, la manutention et l’assurance. Cette situation d’échange dépend surtout de la
bonne marche de l’entreprise en gérant avec efficacité la clientèle et les prestations.
Pour être plus performante et compétitive, toute entreprise doit changer de technique de
production et de méthode de direction pour aboutir à une bonne gestion de toutes les
ressources fondamentales dans l'entreprise. La bonne gestion repose sur la bonne prise de
décisions. Pour arriver à cette fin, les informations de synthèse doivent être fiables et
exactes, d'où la nécessité impérieuse de l'utilisation d'un système comptable permettant à
l'entreprise d'atteindre cet objectif. L'importance de cette fonction au sein de l'Entreprise nous
a conduit à choisir le thème du présent mémoire à savoir : "Analyse du système
comptable de la société AUXIMAD". Signalons au passage que le système comptable est un
système d’organisation comptable composé d’outils de gestion nécessaires et indispensables
au traitement de l’information financière permettant une prise de décision rapide et efficace.
Le dirigeant de la société a besoin de prendre des décisions fiables pour garantir le bon
fonctionnement de la société. Pour ce faire, il doit disposer d’informations exactes et réelles
qu’il va par la suite analyser. Le système comptable joue un rôle d’outil d’aide à la décision.
Il permet d’assister le système de pilotage dans les prises de décision grâces aux différents
2
outils établis, surtout sur la base de la comptabilité, tels que l’analyse financière,
l’analyse de gestion, le tableau de bord, etc. Par ailleurs, le système comptable joue un rôle
d’outil d’enregistrement et de mesure des faits socio-économiques. Il contrôle la qualité et la
cohérence des agrégats à usage interne et externe, les marges, les coûts et autres indicateurs
de gestion, les états financiers et sociaux et les informations traitées par ce système sont
particulièrement indispensables à la prise de décision. Ainsi est née la problématique
suivante : « En quoi le système comptable contribue-t-il à la prise de décision ? ».
En ce qui concerne le choix de l’entreprise, la société AUXIMAD a été choisie pour réaliser
ce mémoire car elle est à la fois une société en pleine expansion surtout au niveau de la
qualité de service.
Quant à la méthode adoptée, nous avons choisi une approche méthodologique qui a mis en
adéquation la recherche universitaire et la pratique professionnelle. A l’intérieur du centre, la
démarche s’est concrétisée par des contacts permanents avec divers responsables. A
l’extérieur, nous avons fréquenté plusieurs centres de documentation de la capitale pour les
études documentaires. Ces informations recueillies auprès des différentes personnes et les
recherches provenant des documentations ainsi que les observations constituent la base des
études pour la réalisation de ce mémoire.
La première partie sera consacrée aux matériels et méthodes. Les matériels concernent
tous les supports que nous avons utilisé, ainsi que les différentes données présentant
l’entreprise qui nous ont permis d’effectuer certaines analyses. Ensuite, la méthodologie est
une partie qui illustre, dans toutes ses dispositions, les éléments nécessaires pour énumérer
l’étude. En effet, le mémoire est un travail scientifique, il faut choisir une démarche
appropriée pour sa réalisation. La méthodologie adoptée détermine la fiabilité de l’étude, sa
portée, sa limite et la pertinence des solutions proposées. Ainsi, nous avons eu recours à
plusieurs méthodes telles que : les outils de collecte de données, les démarches adoptées,
l’évaluation des acquis et les outils d’analyse.
La seconde partie est axée sur l’analyse du traitement comptable à savoir les résultats qui
4
Et pour finir, la troisième partie est surtout focalisée sur le diagnostic de l’interne et de
l’externe de ladite société ainsi que les recommandations. L’identification des problèmes
constatés nécessite des propositions d’amélioration dont leur application aura sûrement des
impacts sur le système comptable actuel de la société.
5
CHAPITRE I : MATERIELS
Les matériels concernent tous les supports que nous avons utilisé, ainsi que les
différentes données présentant l’Entreprise, qui nous ont permis d’effectuer certaines
analyses.
Nous allons consacrer cette première section à la description de l’Entreprise pour pouvoir la
connaître et l’analyser après. Dans cette section est donc réservée une place non négligeable à
l’étude de son interne et externe, des facteurs internes et externes influençant la vie de
l’Entreprise, et également ses réussites.
Pour mieux connaître l’entreprise, nous allons présenter succinctement son historique, ses
activités, ainsi que son organigramme.
1-1-1: Historique
La Société Anonyme AUXIMAD est fondée en 1905. Elle est une société à des
activités multiples dont la principale était au départ la consignation de navires. Elle s’appelait
alors la « WHARF DE TAMATAVE ». En tant que consignataire, elle travaillait uniquement
avec et pour le transporteur maritime.
Après avoir pris connaissance de son historique qui présente généralement la société
proprement dite, il est sus-mentionné aussi que ladite société exerce de multiples activités.
1-1-2 : Activités
Les activités de l’Auximad sont classées en deux catégories dont les activités principales et
les activités secondaires. Les activités principales concernent le transit et la consignation ainsi
8
Les activités principales concernent en premier lieu la consignation des navires qui n’est que
l’action de représenter l’armateur et en second lieu le transit qui n’est que l’action de faire
traverser des marchandises.
La consignation maritime
1
Guide des stagiaires au sein de la société AUXIMAD.
9
Le transit
L’ensemble de toutes les dépenses engagées pour ces opérations constituent le débours transit
qui sera récupéré par la refacturation aux clients.
Après avoir vu les activités principales de la société, passons maintenant à la revue des
activités secondaires.
Les activités secondaires sont les activités annexes de la société telle que l’assurance ; le
groupage et le dégroupage ; le transport terrestre ainsi que l’entreposage des marchandises.
Assurance :
Comme ARO détient la majorité des actions de l’AUXIMAD, une collaboration étroite
entre ARO et AUXIMAD a été instaurée.
2
Guide des stagiaires au sein de la société AUXIMAD.
10
matière d’assurance. Ainsi l’AUXIMAD recherche des nouveaux clients pour ARO et reçoit
des commissions chaque fois qu’un client souscrit une assurance pour le compte d’ARO.
Groupage et Dégroupage:
Le transport terrestre :
La société AUXIMAD possède des matériels de transport comme des camions pouvant
transporter jusqu’à 25 tonnes de marchandises pour assurer le transport des marchandises
depuis le magasin de l’expéditeur jusqu’à la livraison au destinataire dont le but de satisfaire
les clients.
L’AUXIMAD possède des Entrepôts de 4500 mètre carré et des terres pleines de 1600
mètre carré, destinés à stocker des marchandises jusqu’à leur expédition. Ces Entrepôts et ses
terres pleines sont loués par les propriétaires des marchandises.
La réalisation de ses activités nécessite l’existence de différents services qui doivent être
organisés d’une façon rationnelle selon un organigramme bien établi.
hiérarchiques qui existent entre eux .L’organigramme de structure que l’on appelle aussi autre
fois organigramme administratif se présente sous la forme d’un graphique sur lesquels tout
organe de l’entreprise est représenté par une figure symbolique : un rectangle qui porte le nom
de l’organe, la disposition relative de ces organes montre schématiquement la structure et les
traits conventionnels qui les relient, les liaisons existant entre les organes. L’organe de niveau
supérieur est placée haut et les autres organes sont placées vers le bas au fur et à mesure que
l’on descend dans la hiérarchie »3.
La société AUXIMAD nous a donné son organigramme qui nous a permis de voir le rôle de
chaque poste, le fonctionnement interne, le système de direction de la société4.
3
Cours d’organisation de l’Entreprise, 1ère année, 2009.
4
CF Annexe I.
12
L’Analyse du système comptable est basée sur les études théoriques de la comptabilité en
générale. De ce fait, cette section va être consacrée sur la généralité de la comptabilité.
Dans cette rubrique, nous allons définir la comptabilité générale puis passer en revue les
principes comptables de base ainsi que les conventions comptables.
2-1-1 : Définition :
« La comptabilité générale est une science de compte ou l’art de tenir les comptes.
C’est un système d’information recensant et communiquant des informations sur l’activité
économique de l’Entreprise. Ces informations sont généralement exprimées en unité
monétaire. Elles sont également constatées, mesurées et analysées dans les documents de
synthèse appelés : Etats financiers. Ces documents donnent une image fidèle de la situation
financière et la performance de l’Entreprise, aident les propriétaires du capital social et les
autres personnes intéressées à prendre des décisions sur l’affectation des ressources et ses
résultats »5.
Elle a pour fonction de : décrire, d’analyser et de mesurer la situation; à une date déterminée,
puis de faire ressortir , selon leur nature économique, les causes des résultats globaux
d’exploitation de l’exercice et le résultat net en tenant compte des pertes et profits
exceptionnels et des pertes et profits sur exercices antérieures.
Elle utilise à ces fins : les comptes de bilan : classe 1 à 5, les comptes de gestion : classe 6 à 7
et les comptes de résultat : classe 8.
Le PCG 2005 a retenu huit principes comptables fondamentaux dont l’application normale
par l’entreprise amène celle-ci à obtenir des états de synthèse qui donne une image de son
patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats. Cette application passe par le respect
du dispositif de fond c’est à dire des méthodes d’évaluation très précises et une forme d’états
5
« Guide annoté du plan comptable générale 2005 », Madagascar, 170.p.
13
de synthèse à contenu normalisé et par un dispositif de forme qui contient une nomenclature
rigoureuse des comptes.
Cette section traitera les différents « principes comptables »6 retenus par le PCG 2005 et leur
influence sur la recherche de l’image fidèle :
Principe de prudence : La prudence est l’appréciation raisonnable des faits, dans des
conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes
présentes, susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité.
Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et les passifs et les charges ne
doivent pas être sous-évalués. Toutefois, l’application du principe de prudence ne doit pas
conduire à la création de réserves occultes ou de provisions excessives.
Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d’une meilleure
information ou par un changement de la réglementation.
6
« Guide annoté du plan comptable générale 2005 », Madagascar, 170.p.
14
leur constatation, sans tenir compte de effets de variations de prix ou d’évolution du pouvoir
d’achat de la monnaie.
Toutefois, les corrections d’erreurs ainsi que l’impact des changements de méthode comptable
sont comptabilisés en capitaux propres d’ouverture. Cependant, les données comparatives
doivent être retraitées pour assurer la comparabilité entre l’exercice précédent et l’exercice
concerné.
Ce qui revient à dire qu’on prime la comptabilisation d’une transaction suivant son aspect
économique et financier plutôt que son aspect juridique.
A part les principes comptables fondamentaux, toute Entreprise est tenue de respecter
les quatre conventions comptables de base prévues par le Plan Comptable Général 2005.
Ces quatre conventions comptables de base sont : les conventions de l’entité, de l’unité
monétaire, la comptabilité d’exercice et la continuité d’exploitation que nous allons voir une
par une.
15
Convention de l’unité monétaire : La nécessité d’une unité de mesure unique pour enregistrer
les transactions d’une Entreprise a été à l’origine du choix de la monnaie comme unité de
mesure de l’information véhiculée par les états financiers. Seules les transactions et
évènements susceptibles d’être quantifiés monétairement sont comptabilisés. Cependant, les
informations non quantifiables mais pouvant avoir une incidence financière doivent
également être mentionnées dans les états financiers.
Continuité d’exploitation : Les états financiers sont établis sur une base de continuité
d’exploitation, c'est-à-dire en présumant que l’entité poursuivra ses activités dans un avenir
prévisible, à moins que des évènements ou des décisions survenues avant la date de
publication des comptes rendent probables dans un avenir proche de liquidation ou la
cessation totale ou partielle d’activité. Lorsque les états financiers ne sont pas établis sur cette
base, les incertitudes quant à la continuité d’exploitation doivent être indiquée et justifiées, et
la base sur laquelle ils ont été arrêtés doit être précisée.
La comptabilité générale ayant fait l’objet d’un rappel très succinct, faisons de même avec la
notion du système comptable.
7
« Guide annoté du plan comptable général 2005», Madagascar, 170.p.
16
Cette rubrique va surtout se focaliser sur la notion du système comptable en général d’où on
va présenter en premier lieu sa définition, ensuite son utilité ainsi que les aspects de la
comptabilité.
2-2-1 : Définition8
Le système comptable peut être défini comme un ensemble de méthodes et procédés, qui
permettent à l’Entreprise d’organiser ses enregistrements comptables. Il trace donc le chemin
que doit respecter le comptable pour l’enregistrement d’un fait comptable.
Afin de fournir des informations utiles pour l’exploitation, il faut trouver le moyen de
tenir compte des activités quotidiennes de l’Entreprise, et de résumer celles-ci dans des
rapports comptables. Les méthodes utilisées pour atteindre ces objectifs donnent lieu à
l’établissement d’un système comptable.
Les fonctions principales du système comptable se font en premier lieu par la saisie des
données financières, ensuite leur classification et leur codification suivi de leur inscription
dans des livres comptables d’une façon chronologique, le résumé et la synthèse de ces
données et enfin la communication et l’interprétation.
S’agissant des résumés des informations financières, ceux-ci se font dans des rapports
appelés états financiers. Le PCG 2005 prévoit cinq états financiers obligatoires : « le bilan, le
compte de résultat, le tableau de variation des capitaux propres, le tableau des flux de
trésorerie et l’annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisés et fournissant des
compléments d’information sur le bilan et le compte de résultat ».
La comptabilité générale possède trois différents aspects, mais qui ont un caractère
complémentaire, à savoir : Premièrement, l’aspect synthétique, ensuite l’aspect analytique et
enfin l’aspect budgétaire.
8
Charlotte DISLE. , (2012), « Introduction à la comptabilité », DUNOD, Paris, 75.p.
17
La CAE est un mode de traitement de données dont les objectifs essentiels sont de connaître
les coûts des différentes charges assumées par l’Entreprise, ensuite de déterminer les bases
d’évaluation de certains éléments du bilan de l’Entreprise et d’analyser les ressources de
l’exercice en calculant les coûts de chaque produit (bien et service), puis d’établir des
prévisions des charges et des produits courants (coûts préétablis ; budget), de constater la
réalisation, et enfin d’expliquer les écarts (contrôle des coûts ; des budgets).
La CAE doit être adaptée à la structure et à l’activité de l’Entreprise et elle peut se présenter
sous deux formes :
En tableaux : les calculs sont présentés uniquement en tableaux successifs. La succession des
tableaux suit la hiérarchie des coûts déterminée à l’aide de l’organigramme de l’Entreprise.
En tableaux et écriture : les calculs sont présentés dans des tableaux et font l’objet d’un
enregistrement comptable en partie double.
Dans la mise en œuvre d’une comptabilité, il faut créer le plan des comptes qui sera
utilisé (PCG et caractéristiques de l’Entreprisse), analyser les transactions économiques à
partir des pièces justificatives qui seront contrôlées et classées par dossier et en ordre
18
chronologique puis les traduire en écritures comptables au jour le jour et ces écritures doivent
être enregistrées dans le journal.
Ci-après les systèmes de traitement des données comptables que nous allons énoncer un à un.
Ce type de traitement qui est appelé aussi « le système italien de Pacioli 9» n’est
cependant possible que lorsqu’une seule personne tient la comptabilité de l’Entreprise. Il n’y a
qu’un seul journal et un seul grand livre, afin d’établir une balance de vérification des
comptes qu’il est difficile de partager. Quant à la balance, elle s’établit périodiquement
(mensuellement, trimestriellement).
Documents de
Journal Grand livre Balance
base
9
LUCA PACIOLI., (1994), « Organisation comptable », Moine franciscain, 125.p.
10
Edmond DEGRANGE., (fin du 19ème siècle), « Organisation comptable », France, 125.p.
19
Document pièces
justificatives
Grand livre
Auxiliaire
Centralisation
Journal Général
Grand livre
Général
Balance
Journal des ventes : Ce journal porte pour certains la dénomination de « journal des
clients » ou « journal des débits des clients » puisqu’on y comptabilise les seules ventes à
crédit. Les ventes au comptant s’enregistrent directement au journal de trésorerie.
Journal des achats : On enregistre dans ce journal les achats à crédit, les achats au
comptant étant directement comptabilisés dans le journal de trésorerie comme le journal des
ventes. Ce journal est parfois judicieusement appelé « journal des fournisseurs » ou « journal
des crédits des fournisseurs »
Journal des opérations diverses : En principe, le journal des opérations diverses est
tenu comme un journal ordinaire. Lors de la centralisation, on porte au débit et/ou au crédit le
montant total des opérations s’y rapportant.
Autrement dit, différentes structures analytiques sont possibles, le système de CAE pourra
donc être, soit indépendant du système de comptabilité générale et fonctionner en totale
autonomie, soit couplé, voire intégré au système de comptabilité générale.
11
« Cadre d’évaluation de la microfinance », (juillet 1999).
12
« Plan Comptable Général 1999 », Version française.
22
Le système comptable est doté d’une structure par nature informatisée. En effet, le caractère
répétitif des opérations et le volume d’informations sont particulièrement favorables à
l’automatisation des différentes chaînes de traitement.
Tous ces matériels examinés dans le chapitre premier sont très importants mais nous avons
également utilisé diverses méthodes pour pouvoir réaliser ce mémoire, ainsi nous allons
entamer la méthodologie qui fait l’objet d’un second chapitre.
23
1-1 : L’observation
L’observation est indispensable pour recueillir des données sur le travail réel. Souvent
plus d’authenticité par rapport aux verbalisations provoquées (entretiens ou questionnaires).
Elle permet notamment de mieux connaître les facteurs qui influencent l’activité des
opérateurs et aussi de dépasser les inévitables conflits liés aux points de vue divergents des
différents acteurs concernés.
Observation directe (ou indirecte) : l’observateur est présent ou non sur le terrain, on peut
enregistrer les comportements des opérateurs (caméra). On peut aussi recourir à des auto-
observations par l’opérateur (les agendas des opérations de poste, les budgets-temps).
Observation participante (ou non) : qui est un apprentissage de la tâche par l’analyste afin de
découvrir les difficultés du travail.
Durant notre stage au sein de la société, nous avons pu observer directement avec des
participations les méthodes de travail notamment : les relations existants entre le personnel ;
13
CHANDLER., « Management 2 », 95.p.
24
Mais l’observation, même si elle est importante ne suffit pas, d’autre méthode telle que
l’entretien doit être aussi utilisée.
1-2 : L’entretien
L’entretien est une technique de recueil de l’information qui se déroule dans une
relation de face-à-face entre l’évaluateur et la personne enquêtée. C’est un outil simple
et rapide d’utilisation, dont les ressources nécessaires à sa réalisation restent abordables.
Ceci en fait un outil incontournable en évaluation.
L'entretien permet de collecter des informations quantitatives mais surtout qualitatives. Il est
nécessaire de distinguer clairement les informations, qui sont des faits vérifiables, des points
de vue, analyses et opinions.
L’entretien non directif : La personne interrogée s’exprime librement sur des questions dont
le champ est assez large. Elle peut aborder des sujets que l’évaluateur n’a pas prévus. Celui-ci
n’intervient que pour faciliter l’expression de la personne interrogée ou pour l’amener à
approfondir certaines questions.
L’entretien semi-directif : Ce type d’entretien est centré sur le recueil de l’expression des
acteurs par rapport à une trame générale souple, construite à partir du questionnement de
l’évaluation – le guide d’entretien. Le guide peut être complété par des questions visant à
éclairer ou préciser les réponses faites par la personne interrogée.
C’est la forme la plus employée en évaluation, dès que l’évaluateur dispose d’une information
suffisante sur les enjeux et les questions prioritaires à traiter au cours de l’évaluation.
L’entretien directif : Le guide d’entretien est appliqué, ici, de façon stricte. L’évaluateur
décline les questions les unes après les autres, sans laisser la possibilité à la personne
interrogée de développer d’autres points. Lui-même s’abstient d’effectuer des relances ou de
développer des questions non prévues dans la grille d’entretien. Les réponses à chaque
question sont en général assez brèves.
Ce type d’entretien est utile lorsque l’on veut réaliser un grand nombre d’entretiens, et
minimiser les risques de subjectivité de la part de l’enquêteur.
Le type d’entretien que nous avons utilisé pour mener à bien cette mémoire est l’entretien
semi-directif et nous avons utilisé un« procès-verbal d’entretien15 ». Pour la réalisation de
l’entretien, la société AUXIMAD représentée en l’occurrence par le chef comptable nous a
accueilli avec tant de volonté et de plaisir pour répondre aux questionnaires que nous avons
préparé. Le chef comptable de la société n’est pas la seule personne à qui nous avons passé
l’entretien mais aussi les autres employés du service comptabilité. L’entretien s’est déroulé
durant notre stage au sein de la société environ deux heures par jour jusqu’à ce que nous
ayons obtenu les réponses nécessaires et les informations fiables et pertinentes concernant
notre questionnaire pour que nous puissions vraiment faire l’analyse du présent mémoire.
Ainsi, notre méthode ne s’achève pas sur l’observation et l’entretien, d’autre méthode telle
que la recherche et la documentation ont été aussi utilisées.
Dans cette section, nous allons mettre en exergue la recherche et documentation ainsi que les
démarches adoptées.
15
CF Annexe XIV.
26
Nous ne sommes pas seulement contentés des observations et des entretiens avec le personnel,
nous avons effectué des recherches documentaires et webographiques, visité divers centres de
documentation pour la lecture des différents ouvrages concernant la comptabilité
Mais à part ces recherches et cette documentation, des démarches ont encore été adoptées
tendant à la réalisation du mémoire.
Pour mener à bien ce mémoire, nous avons adopté les démarches suivantes :
premièrement, il y a le choix et l’adoption. Ainsi que l’adaptation et la familiarisation avec le
milieu professionnel. Ensuite, nous avons procédé à la conception du thème ; objet de ce
mémoire et à sa validation. Après, nous avons collecté des informations (à l’aide des études
bibliographiques, webographiques, de l’interview, des sources de données internes à
l’Entreprise et des sources de données externes), et procédé au triage ; analyse et organisation
des informations collectées, ordonnancement des données et rédaction provisoire du présent
mémoire et enfin la rédaction définitive du mémoire.
Ainsi, nous avons pu examiner les deux méthodes qui sont les outils de collecte de données et
les outils de recherche de données. Il nous reste à analyser les techniques d’analyses.
Cette section va être consacrée à l’étude des évaluations des acquis dont les acquis humains et
les acquis techniques ainsi que les outils d’analyse FFOM qui sont les analyses des forces et
les faiblesses ainsi que les opportunités et les menaces de la firme.
27
L’évaluation des acquis se décomposent en deux parties : les acquis humains et les
acquis techniques.
Les acquis humains : Après le stage en Entreprise, nous avons acquis beaucoup de choses
dans le monde professionnel. Le stage nous a apporté quelques bagages dans le milieu
professionnel comme la maturité dans l’exécution des tâches, le sens de la discipline, il nous a
permis de développer le sens des relations humaines, l’esprit d’initiative, la capacité à
travailler en groupe et de temps à autre à être autonome et responsable.
Les acquis techniques : Le stage nous a permis de mettre en pratique les acquis théoriques
durant la formation. Il nous a permis également d’affronter la réalité, afin que nous puissions
déceler les difficultés du milieu professionnel et d’en suggérer des solutions. En d’autres
termes, d’apporter nos soutiens pour le développement de la société.
Après avoir mis en exergue ces acquis dont l’évaluation est positive, il est également
nécessaire de présenter un des outils d’analyse auquel nous avons eu recours.
Cette analyse nous a été vraiment nécessaire par le fait que cela nous a permis de comprendre
la situation de l’entreprise, d’identifier leurs atouts qui sont leur forces, ainsi que les
difficultés qui sont leurs faiblesses.
Elle nous a surtout aussi permis d’apporter notre touche de discussion sur les résultats qu’on a
obtenus et les recommandations que nous supposons utile à l’entreprise.
28
Ainsi prend fin la première partie de notre mémoire. En réalité, dans cette partie, nous
n’avons pas encore entré dans les détails du système comptable de la société AUXIMAD,
nous n’avons fait qu’effleurer le thème par la présentation des matériels et des méthodes.
Dans le premier chapitre, nous avons parlé des matériels mis en œuvre telle que le panorama
de l’Entreprise dont on y trouve la présentation de l’Entreprise, ses activités ainsi que son
organigramme et aussi le cadrage théorique portant sur le thème pour qu’on puisse connaître
d’avantage la comptabilité.
Ensuite, la deuxième chapitre nous a servi vraiment essentiel pour la présentation des
différents méthodes de travail pour l’élaboration de ce présent mémoire telles que les
observations ; l’entretien, les recherches et documentation, les démarches adoptées ainsi que
les outils d’analyse.
Par contre, dans la deuxième partie intitulée « les résultats », nous allons pénétrer dans le
système comptable de ladite société. A ce titre, nous allons examiner l’organisation comptable
et procéder ensuite à l’analyse du traitement comptable.
29
L’AUXIMAD est une Entreprise prestataire de service, en tant que telle, le cycle achat ne
comprend que des approvisionnements pour ses besoins matériaux. Il n’a pas besoin de
transformation ni d’achat pour revente.
Nous allons décrire les procédures adoptées par AUXIMAD pour ce cycle. Pour cela, nous
allons procéder à deux méthodes qui ne sont que la description narrative et la description par
le diagramme de circulation des documents.
Pour l’AUXIMAD, la commande est établie par le magasinier selon le besoin qu’il croit
nécessaire. Le fait générateur d’un achat peut être la demande d'un service utilisateur, ou le
besoin de réapprovisionner des marchandises régulièrement tenues en stocks. Ceci selon le
stock dans le magasin, le responsable du magasin avise le DAGP ou le département des
affaires générales et du personnel et lui transmet le bon de commande sur la base des
demandes d’achat et des besoins spécifiques.
Ensuite, ce service envoie cette demande et les documents fournisseurs choisis au service
financier pour la vérification des fournisseurs proposés ainsi que du contrôle des documents.
Ce dernier les renvoie à la Direction Générale pour contrôle et approbation. Si acceptation de
16
Service comptabilité au sein de la société AUXIMAD.
31
Une fois les informations communiquées au DAGP, si le BC est conforme au BL, la livraison
sera acceptée ; sinon, la facture sera retournée au fournisseur.
Dès l’acceptation des livraisons, le fournisseur va présenter ses factures. Celles-ci sont
vérifiées par le Directeur Général pour information des achats effectués et si approbation, il
met son paraphe .Ensuite, ces facture vont être envoyées au Service Financier pour être
soumises au Directeur Financier. Les factures font l’objet d’un premier enregistrement dans le
registre des fournisseurs par le Service Comptabilité pour être retournées au service
demandeur afin qu’il puisse vérifier la conformité des marchandises livrées aux commandes
effectués.
Si tel est le cas, il retourne les factures avec la mention « Bon à Payer » au service
comptabilité pour imputation .Les factures attendent leur paiement au Service Financier. Une
fois les paiements effectués, le Service Comptabilité procède alors à l’enregistrement
comptable du paiement et au classement des factures.
17
CF Annexe II.
32
Dans cette deuxième section, nous allons analyser les procédures des services rendus par
AUXIMAD c'est-à-dire pour ses activités fondamentales : le transit et la consignation
Les deux principales activités de l’AUXIMAD ont chacun ses propres procédures ainsi que
les formalités nécessaires à leur accomplissement.
Une fois la déclaration accomplie, le service des douanes donne au transitaire le Bon à
Enlever et la quittance qui confirme que les droits et taxes sont payés et que les documents
nécessaires sont complets.
Ces deux opérations faites, le transitaire va passer à la procédure suivante qui est la
facturation.
2-1-2 : La facturation
18
Service comptabilité au sein de la société AUXIMAD.
33
problème.
Ce n’est qu’après qu’il peut présenter ses factures : Une fois la facture établie, le Service
Facturation l’envoie avec les pièces y afférentes au client puis il envoie aussi une copie de la
facture au Service Recouvrement qui s’occupe du règlement des clients.
Nous allons maintenant voir la procédure du cycle des prestations de l’autre activité principale
de la société AUXIMAD qui est la consignation.
Des feuilles de mouvement des navires informent les usagers des itinéraires des bateaux
consignés par AUXIMAD. Au début, l’agent consignataire crée « le connaissement »
(document déclarant les marchandises chargées sur un navire) et l’envoie à l’armateur. Ce
dernier crée le contrat de transport ; s’il y a acceptation par l’agent, la procédure continue.
19
CF Annexe III..
34
Pour que l’agent puisse savoir l’arrivée et le contenu du navire, l’armateur lui envoie un ETA
(Estimated Time Arrival).Ensuite, le consignataire établit une demande d’entrée en trois
exemplaires : un à la police d’immigration, un autre au Service des douanes et le dernier aux
autorités portuaires et un avis d’entrée.
Si ces organismes les valident, le navire peut faire son escale. A l’arrivée, le commandant de
bord donne le manifeste récapitulatif et le cartable de bord à l’agent, puis ce dernier envoie
ces documents avec un état de paiement au service de douane pour être visés.
L’agent envoie l’avis d’arrivée au réceptionniste des marchandises et ce dernier lui envoie à
son tour le connaissement original puis le consignataire crée le bon de livraison et l’envoie au
réceptionnaire.
Pour le départ du navire, l’agent établit les manifestes comptables, document qui lui permet
de décompter ses commissions et facturer l’armateur après avoir reçu un accord pour la
demande de sortie. Un contrôle du document, du contenu et de l’équipage du navire est fait
par le Service Immigration qui avise la marine marchande pour la délivrance de cette dernière
d’un bon de partance. Ces documents servent de pièces justificatives pour l’armateur en cas
de problème litigieux.
Toutes ces opérations effectuées par la société AUXIMAD donnent lieu à la facturation.
Comment se déroule celle-ci ?
2-2-2 : La facturation
Dans la réalisation de toutes ces opérations, tous les frais sont avancés par l’AUXIMAD
(débours engagés). Puis, à la fin de la procédure, ces frais-là sont refacturés à l’armateur.
Ainsi, les frais avancés pour les opérations effectuées par ladite société auprès des services
douaniers, du port, ou concernant l’hébergement des équipages ainsi que leur restauration
rentrent dans la rubrique fournisseurs. Les factures fournisseurs doivent être établies en trois
exemplaires : une pour le siège de l’AUXIMAD, une autre classée dans le classeur « factures
payés » après paiement et la dernière classée dans le classeur fournisseur.
Le Service Facturation établit une facture en cinq exemplaires dont une originale pour le
client et quatre copies destinées au dossier, au recouvrement, au siège et au Service
comptabilité . Un numéro de compte d’escale est ouvert pour chaque client.
35
Dans les factures sont mentionnés les débours engagés, les commissions d’AUXIMAD et la
taxe sur la Valeur Ajoutée.
Les deux systèmes de comptabilisation du cycle fournisseur et des créances clients que nous
venons de voir ont une relation avec le système de comptabilisation du cycle de trésorerie par
le biais de l’encaissement et du décaissement.
La trésorerie est un outil de contrôle fondamental non seulement pour l’exercice présent mais
également et surtout dans une perspective dynamique de contrôle pluriannuel des comptes.
Les opérations liées à ce cycle sont évidemment les décaissements et les encaissements, soit ces
opérations sont faites par banque ; soit faites par caisse.
Le règlement des factures par caisse ou par banque effectué par les clients constitue la
principale source de l’encaissement.
20
CF Annexe IV.
21
Service trésorerie au sein de la société AUXIMAD.
36
Lorsque les clients effectuent les règlements en espèces, ils présentent les factures au
Service Recouvrement qui établit une fiche de règlement correspondant aux factures payées
qui servira de pièce pour la société. Le responsable établit trois reçus dont l’original servira de
pièce pour le client, le deuxième restera dans ce service et le troisième est envoyé au service
comptabilité pour la justification du règlement.
Cette fiche de règlement sera transmise directement au caissier qui établira le PRC (pièce de
recette caisse) en trois exemplaires. Le Service Financier transmet les pièces au Service
Comptabilité pour être enregistrées. Arrivant là-bas, ces pièces vont être encore revérifiées
par le chef de service et le chef comptable avant d’être saisies sur la fiche standard, puis ces
fiches vont être visées par le chef comptable avant de leur saisie dans le logiciel comptabilité.
Enfin, ces pièces vont être classées par caisse. Il est à noter que les clients peuvent aussi payer
par chèque, par virement ou par traite.
Après avoir vu l’encaissement par caisse, passons maintenant à l’encaissement par banque.
Puis le chèque sera envoyé au Service Financier pour l’établissement d’un reçu et ce chèque
sera ensuite versé à la banque par le Service Financier qui recevra par la suite un bordereau de
versement qui servira de pièce pour la comptabilisation.
22
CF Annexe V.
37
Ces deux pièces seront envoyés ensuite au Service Comptabilité où elles seront visées par le
Chef de service et le Chef Comptable. L’enregistrement aura lieu ensuite sur la fiche standard
de saisie, visé par le Chef Comptable avant d’être imputé sur ordinateur, puis les pièces seront
classées.
Cette procédure est décrite sur le diagramme de circulation des documents comptables du
décaissement par caisse24.
Nous venons de voir le décaissement par caisse, passons maintenant au décaissement par
banque.
23
CF Annexe VI.
24
CF Annexe VII.
38
Financier qui établit le chèque lequel va être signé par le Direction Général et le Directeur
Financier ou le Directeur Commercial puis le chèque est remis au fournisseur. Le Service
Financier mentionne sur la demande de paiement la référence de paiement : Numéro chèque,
Banque de domiciliation, date, montant du chèque et la transmet au Service Comptabilité pour
être comptabilisé et classé.
Ces opérations sont décrites sur le diagramme de circulation des documents comptables du
décaissement par banque25.
Nous avons vu dans ce chapitre I consacré à l’organisation comptable les trois systèmes de
comptabilisation du cycle achat fournisseurs, du cycle prestation et des créances clients et du
cycle trésorerie. A travers l’étude de ces systèmes, nous avons constaté que l’organisation
comptable de la société, d’ailleurs comme dans toutes autres sociétés, obéit à des règles et à
des procédures strictes de vérification et de contrôle avant tout encaissement ou décaissement.
Dans le chapitre II réservé à l’analyse du traitement comptable, nous verrons que la tenue de
la comptabilité de la société AUXIMAD et la comptabilisation des comptes suivent encore
des normes rigoureuses qui garantissent la crédibilité et la fiabilité du système comptable
utilisé par ladite société.
25
CF Annexe VIII.
39
Pour la réalisation de ses travaux comptables, AUXIMAD utilise trois principaux outils qui
sont : la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel GES COMPTA.
Tout enregistrement comptable de la société commence par une passation d’écritures sur un
imprimé sous forme de tableau appelé « fiche standard de saisie 27».
26
Service comptabilité et Financier au sein de la société AUXIMAD.
27
CF Annexe XI.
40
débours,
C.A : Compte Analytique à deux (2) chiffres pour les comptes de la classe 6 ;
Libellé : nature de l’opération,
Débit du compte imputé : montant du compte à débiter,
Crédit du compte imputé : montant du compte à créditer,
Justement, après avoir vu la fiche standard de saisie qui est la base de tout enregistrement
comptable, passons maintenant à la revue de la PCG 2005.
L’AUXIMAD possède son propre plan des comptes adapté à sa structure, à ses activités
et à ses besoins en informations financières. Conformément au PCG 2005, celui de la société
est constitué de sept classes de comptes mais la seule différence réside dans la subdivision des
comptes.
Le numéro des comptes de l’AUXIMAD est composé de dix chiffres significatifs dont les
trois premiers chiffres sont les initiales du PCG 2005 : compte général, ensuite, les cinq
chiffres suivants ont chacun une signification variable selon le type du compte, et enfin, les
deux derniers chiffres indiquent le code agence.
Nous avons vu ce qui concerne le PCG 2005, il convient maintenant de voir le logiciel utilisé
par la société qui n’est que le logiciel GESCOMPTA.
Ce logiciel de comptabilité crée par le Service Informatique de la société traite tous les
opérations comptables. Il contient plusieurs menus notamment :
Le plan qui contient la liste des comptes du PCG de la société, la liste des comptes particuliers
de chaque client et fournisseurs, ensuite la saisie qui permet la comptabilisation des écritures,
et il y a aussi la consultation qui contient l’interrogation et lettrage, la recherche d’écritures et
41
enfin, l’état qui permet l’édition des états financiers, du journal, du grand livre et de la
balance.
Mais l’utilisation de ces outils qui sont la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel
GESCOMPTA est complétée par le système de codification.
Afin de faciliter la lecture des factures et des dossiers clients, un système de codification a été
mis en place.
2-1 : Facture
Elle est numérotée à l’aide de dix chiffres qui sont lus de gauche à droite dont le
premier chiffre indique le code trafic, ensuite, les deux chiffres suivants le code agence, et les
deux chiffres suivants est le code mois suivi des deux chiffres suivants qui est le code année,
et enfin les trois derniers chiffres qui n’est que la chronologie par mois.
En outre, la société ont créé aussi les codes trafic28 et les codes agences29.
Mais en plus du système de codification, la société constitue aussi un dossier pour chaque
client.
2-2 : Dossier
Ce sont les clients qui possèdent un dossier, crée à chaque opération. Identique à la
facture, le numéro d’un dossier contient dix chiffres dont le premier chiffre indique le code
trafic, les deux chiffres suivants : code agence, les deux chiffres suivants : mois, le chiffre
suivant : année, et les trois derniers chiffres : chronologie. Il convient de noter que concernant
l’activité de consignation, le dossier peut également être appelé « compte d’escale ».
28
CF Annexe X.
29
CF Annexe IX.
42
Dans cette section, on va entamer en premier lieu la structure des comptes et ensuite la
centralisation de la comptabilité de la société.
3-1 : Comptes
Cette rubrique met en relief la structure des comptes de la société ainsi que les typologies dont
les comptes pivots et les comptes auxiliaires.
3-1-1 : Structure
Comme toute Entreprise, la société AUXIMAD suit les normes internationales d’où il
utilise en sa possession le PCG 2005 pour le traitement de ses informations comptables.
Les numéros de compte de l’AUXIMAD sont composés de dix chiffres significatifs : les trois
premiers sont les initiales du PCG 2005 : compte général, les cinq chiffres suivants ont
chacun une signification variable selon le type du compte, et les deux derniers chiffres
indiquent le code agence.
La description de ces comptes se présente comme suit : les trois premiers chiffres représentent
le compte général du PCG 2005, le quatrième chiffre indique le code activité dont (1 :transit ,
2 : pour l’activité consignation et 3 : pour les activités diverses), le cinquième chiffre la
nationalité dont (1 : pour les malgaches et 2 : pour ceux des étrangers), les trois chiffres
suivant désignent la catégorie des clients dont (pour les activités transit : 200 pour les marchés
spéciaux ; 300 pour les grandes sociétés ; 400 pour les clients divers et 500 pour les clients
annexes transit, ensuite pour les activités de consignation : 100 pour les lignes régulières ;
200 pour les navires occasionnels, 300 pour les thoniers et 400 pour les armateurs. Les deux
derniers chiffres suivants servent à identifier les compléments et enfin, les deux derniers
chiffres montrent les codes agences.
La connaissance de ses structures nous permet de voir en ce qui concerne la typologie des
comptes.
3-1-2 : Typologie
La société AUXIMAD regroupe ses comptes en deux types bien distincts : en premier
lieu, les comptes pivots qui réunissent les comptes fournisseurs au comptant ; les comptes
43
inter-agences et les comptes de virement interne et en deuxième lieu les comptes auxiliaires.
Il y a lieu de distinguer deux types de compte spécifique du PCG de l’AUXIMAD que nous
allons visionner dans les rubriques ci-après.
Toute écriture comptable passe par l’intermédiaire de l’un de ces comptes, les
différentes sortes en sont :
Comptes inter-agences : Ils interviennent lorsqu’une opération concernant une agence s’est
déroulée dans une autre. En fait, l’utilisation de ces comptes répond au principe
d’indépendance de comptabilité de chaque agence.
COMPTES INTER-AGENCES
18111000AA Compte de liaison inter-agences transit
18112000AA Compte de liaison inter-agences consignation
18113000AA Compte de liaison inter-agences activités diverses
18118000AA Compte de liaison inter-agences règlement client
Source : Service comptabilité de la société AUXIMAD.
30
CF Annexe X.
44
Comptes de virement interne : Lorsque des virements de fonds s’effectuent entre les agences
ou entre différentes cellules d’une agence, cela nécessite l’intervention de ce type de compte.
Tout compte général ayant des comptes particuliers sont appelés « comptes
auxiliaires ».
Les comptes particuliers (CP) sont des comptes composés de six lettres attribués à chaque
client et fournisseur à crédit de la société.
3-2 : Centralisation
Après la consolidation, les écritures importées par les agences concernées seront par la suite
exportées à ladite agence et si des erreurs seraient décelées, cette dernière devrait régulariser
ses écritures pour qu’il n’ait pas d’impact sur les états de synthèse de la société.
Balance des
Exportation
agences
La supervision des comptes consiste, à partir de la balance de chaque agence, à vérifier tous
les comptes pivots qui doivent être soldés, vérifier les comptes d’actif et de passif et des
charges qui doivent être débiteurs et créditeurs.
Lorsque des anomalies sont constatées au niveau des comptes des agences, la centralisation
signale les agences concernées pour qu’elles effectuent les régularisations nécessaires.
L’établissement des relevés incombe aussi à la centralisation comptable, un relevé est une
consolidation des transactions d’un client dans plusieurs agences.
Dans cette rubrique, nous allons étudier la comptabilisation des activités de la société
qui va se répartir en plusieurs sous rubriques dont la comptabilisation fournisseur, la
comptabilisation bancaire et par caisse, la comptabilisation facture et enfin, la
comptabilisation inter-agences.
Chaque agence de l’AUXIMAD possède une autonomie en matière de comptabilité, mais les
systèmes utilisés sont tous identiques. La finalité est l’édition des livres comptables qui sont :
le journal, le grand livre et la balance.
Comptabilisation fournisseurs :
Cette rubrique concerne les fournisseurs de la société qui sont en premier lieu les
fournisseurs d’exploitation qui approvisionnent les exploitations proprement dite de la société,
il y a aussi les fournisseurs d’immobilisation qui procurent les immobilisations et enfin, les
fournisseurs débours qui dispensent les fonds de débours.
sommes des approvisionnements au moment de la transaction sans attendre un délai parce que
le paiement des charges d’exploitations n’est valable qu’au comptant selon les contrats
conclus entre le fournisseur et la société.
Après avoir jeté un coup d’œil sur le principe de comptabilisation des fournisseurs, passons
maintenant à celle de la banque.
La comptabilisation de ces ressources par banque signifie que le paiement des clients se fait
par chèque ou par traites.
Comptabilisation facture :
pour celle de l’activité transit. Il doit être appuyés par des pièces justificatives pour pouvoir
être refacturés à l’armateur et aux clients.
Comptabilisation inter-agences :
Notons que les agences ne peuvent procéder à aucune décision mais elles doivent toujours
demander au siège avant de faire quoique ce soit et c’est à ce dernier qu’appartient la décision
finale.
Les comptes pivots ne seront soldés qu’après consolidation et une note interne d’imputation
sera envoyée à l’agence concernée.
Ainsi s’achève la deuxième partie de ce présent mémoire. Dans cette partie, nous avons
évoqué à la mise en œuvre des résultats de la firme qui concerne non seulement l’organisation
comptable mais aussi l’analyse du traitement comptable.
Pour sa part, l’analyse du traitement comptable a permis de présenter les modalités de la tenue
de comptabilité de la société telles que la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel
GESCOMPTA ainsi que la comptabilisation de ces comptes.
Pour assurer la pérennité de la performance de la société d’une telle envergure, la théorie sur
le système comptable nous a permis de comprendre que le système comptable, avec toutes ses
évolutions constitue un élément de pilotage essentiel. Cette étude du système comptable de
l’AUXIMAD nous permis d’aboutir à son diagnostic afin d’atteindre l’objectif visé à travers
le présent mémoire.
50
PARTIE III-DISCUSSIONS ET
RECOMMANDATIONS
L’étude effectuée dans cette partie va être consacrée pour le diagnostic de la société soit
la miseCHAPITRE I- DIAGNOSTIC
en lumière de l’interne DE LA SOCIETE
et l’externe et aussi les recommandations.
1-1 : Forces
Dans cette rubrique, nous allons évoquer les forces de la société au niveau de la comptabilité,
au niveau de l’organisation ainsi qu’au niveau des moyens matériels.
Les comptes pivots permettent le contrôle rapide et efficace des écritures car si un compte
pivot n’est pas soldé, cela signifie qu’une écriture a été omise.
La répartition des tâches : Les travaux comptables sont assurés distinctivement par des
superviseurs comptables, qui ont chacun leur domaine de compétence.
Chaque superviseur se charge d’une seule cellule spécialisée afin d’optimiser les
performances et pour qu’il n’y ait pas d’empiétement sur les travaux des autres. Cela permet
surtout de détecter rapidement et de traiter les problèmes par fonction, ainsi si une cellule
rencontre des anomalies, les autres cellules peuvent continuer leur travail normalement.
comptabilisée. En cas de perte de données suite à des virus ou à des problèmes de stockage de
données, les fiches standard de saisie peuvent toujours être consultées.
Enfin, la fiche standard de saisie permet de répertorier les pièces justificatives, car les pièces
justificatives ne peuvent pas être jointes avec leur comptabilisation correspondante dans le
logiciel.
Mais la société, à côté de ses aspects positifs, présente aussi des faiblesses.
1-2 : Faiblesses
De même pour les demandes de paiement par caisse, le service concerné ne les renvoie pas au
jour où elles sont établies. Ceci est prouvé par les dates de leur établissement qui sont
différentes.
Ainsi, la société sera obligée quelque fois d’effectuer un rattrapage comptable, pourtant ce cas
présente des inconvénients et des risques notamment un retard dans le règlement des
fournisseurs.
Retards des pièces justificatives émanent de la banque : D’une manière générale, le retard
est imputable aux banquiers bien que l’entreprise est en constante relation avec la banque ; par
le biais du Service Financier. A titre d’exemple, le comptable de l’AUXIMAD n’a pas pu
faire le rapprochement bancaire d’une banque, depuis le début de l’année, puisque celle-ci n’a
pas encore envoyé les relevés ou extraits de compte. C’est un cas parmi tant d’autres mais les
retards des notes de débit ou de crédit peuvent aussi se présenter.
Cela entraîne un retard de comptabilisation des opérations affectant la fiabilité et la sincérité
des comptes pour un temps déterminé.
Mais les faiblesses peuvent aussi être décalées au niveau de l’organisation comptable.
Dans cette rubrique, nous allons mettre en relief les faiblesses de ladite société au niveau de
l’organisation comptable.
55
Quand nous avons réalisé le rapprochement entre les pièces justificatives arrivant au service
comptabilité, nous avons constaté l’absence du bon de commande. Or, le rapprochement doit
être fait à partir des bons de commande, des bons de livraison et des factures.
Ces bons de commande et les bons de livraison, une fois vérifiés par le chef du service
comptabilité, ne font plus partie de la liasse pour le classement. Quelquefois, les fournisseurs
n’envoient pas du bon de livraison à l’AUXIMAD, seulement la facture, or le bon de livraison
fait partie intégrante de la facture.
Parfois, il arrive que les fournisseurs les combine dans une seule pièce ce qui risque une
surfacturation en cas de collusion entre le responsable de l’établissement du bon de
commande et le fournisseur puisqu’il n’existe pas systématiquement une facture pro-forma.
Cela entraîne aussi la non-conformité de la quantité et du prix de la commande, un manque
de pièce justificative conduisant à la mise en doute de la valeur probante de la comptabilité en
cas de contrôle à postériori.
Mais les faiblesses de la société ne se limitent pas non seulement au niveau de l’organisation
comptable, elles se retrouvent aussi au niveau des moyens matériels.
Vétusté des matériels, outillages et immobilisations : Nous avons pu constater que quelques-
uns des matériels et des immobilisations de l’AUXIMAD sont déjà vieux voire même
amortis. Même si cette faiblesse n’affecte pas directement la bonne marche de l’entreprise,
elle aura quand même une influence néfaste sur son prestige.
2-1 : Opportunités
Croissance rapide : Le secteur tertiaire auquel appartiennent les entreprises d’accueil est en
plein essor à Madagascar, et notamment le domaine de la communication. Le marché est
encore ouvert car les matières et matériels utilisés ainsi que les produits proposés peuvent
évoluer avec le temps et avec les besoins des clients. Ainsi, la croissance de ces entreprises est
rapide :
Les partenaires : Favoriser le partenariat entre les banques et l’AUXIMAD est une politique
importante car travailler avec de grands organismes financiers comme les banques permet
d’obtenir les crédits nécessaires pour faire évoluer l’entreprise.
57
A part les banques, elle est en collaboration avec de grandes entreprises, notamment celles qui
ont des actions à l’AUXIMAD comme l’assurance ARO.
Les concurrents : Pour ce qui est de la concurrence, sous l’angle de l’AUXIMAD, ce n’est
pas une contrainte ou une menace mais une sorte de tremplin lui incitant de doubler ses efforts
dans le but de toujours garder sa place de leader dans le domaine du transit maritime et aérien.
La mise en relief des opportunités ne suffisent pas à diagnostiquer l’entreprise pour l’externe
sans la connaissance des menaces que nous allons voir dans la rubrique suivante.
2-2 : Menaces
Nous allons décrire les différentes menaces qui pèsent sur la société sous forme de
figure que nous allons analyser une par une.
Ci-après les menaces de ladite société :
Figure n°4 : Les acteurs sur l’environnement externe de la société
Environnement
naturel
Environnement
technologie AUXIMAD Les concurrents
Climat politique
L’environnement technologie : Elle peut avoir pour effet la baisse du besoin en main
d’œuvre, donc l’AUXIMAD n’est pas obligée d’embaucher un grand nombre de personnel,
autrement dit ne procède pas souvent à un recrutement, ce qui peut être un obstacle pour
l’acquisition des nouvelles expériences venant de l’extérieur.
Ce chapitre traite des propositions de solution que nous avons jugées adéquates pour les
entités d’accueil. Cependant, il ne s’agit que de simples propositions présentées à titre
informationnel. Mais nous souhaitons du moins qu’elles puissent apporter une modeste
contribution à l’amélioration de la société AUXIMAD.
Pour assurer la fiabilité du système comptable de la société AUXIMAD, nous allons proposer
quelques améliorations qui concernent : Le modèle de revalorisation des moyens humains, le
modèle de renouvellement des matériels informatiques et le modèle d’organisation de travail
que nous allons démontrer à partir du schéma ci-après.
• Formation du
personnel
Modèle de revalorisation
• Renforcement de la
des moyens humains motivation et rotation
des postes
• Mise en oeuvre des
Modèle de moyens matériels
renouvellement des • Source de
financement par
matériels informatiques endettement: "le
crédit-bail"
• Le renouvellement
des méthodes de
Modèle d'organisation de travail
travail • Mise en place d'un
manuel de procédure
L’AUXIMAD doit former son personnel qui peut être une personne temporaire ou une
personne travaillant dans la société afin qu’il soit apte à remplacer la personne absent et
effectuer son travail.
Il faut former les gens, car l’absence de formation professionnelle maintient l’agent dans une
situation permanente d’incompétence. La formation permet à l’entreprise d’assurer la bonne
transmission de l’expérience et du savoir être, car l’enjeu prioritaire de l’entreprise c’est de
disposer aussi de personnel qualifié, efficace et capable de faire face à tous les défis
technologiques. En effet, la formation permet aux salariés d’éviter qu’ils soient dépassés par
les nouvelles exigences technologiques. Mais, Trop souvent, la formation a été considérée par
les employeurs comme une dépense sociale faite non pas dans l’intérêt de la société mais dans
l’intérêt des salariés.
Mais la formation est incontournable pour pouvoir maitriser et adopter les nouvelles
technologies ainsi que les changements dans l’organisation de travail, et pour éviter les
recours à des éléments externes qui risquent de peser lourd sur les coûts du personnel. « De ce
fait, la formation devient un facteur clé puisqu’elle est considérée partout comme un
investissement ».
Formation spécifique : qui sert à adapter les connaissances d’une catégorie de personnel dans
un domaine particulier. Mais avant la formation, l’employé concerné ou ayant bénéficié de la
formation doit signer un contrat qui l’oblige à travailler dans cette entreprise au moins trois
ans par exemple, sinon il rembourse les frais de formation.
31
Cours de Gestion des Ressources Humaines, 4ème année, 2012.
61
Formation Entreprise : qui se réalise à l’intérieur de la société pour les salariés seulement.
Elle transmet, développe et discute la culture de l’entreprise en utilisant complètement la
dynamique du groupe ; elle peut être aussi animée par des salariés de l’Entreprise elle-même.
Par ailleurs, la mise en œuvre d’une formation permanente et planifiée pour les personnels est
aussi d’une grande utilité pour qu’ils puissent travailler rapidement et efficacement, dans le
but de toujours accroître la satisfaction des clients et de faciliter l’acquisition des contrats
nouveaux, et adapter rapidement avec souplesse l’aptitude et la compétence des personnel aux
changements des conditions et de l’environnement concurrentiel.
La motivation d’un employé a un impact sur sa productivité qui se reflète sur le résultat
de la société car la volonté qu’apporte chaque employé dans son travail provoque une
augmentation du rendement de chacun entraînant ainsi une augmentation du rendement de la
société.
De ce fait, il faut réviser les surcharges de tâches assumées par certains employés, il faut donc
répartir les tâches entre les employés de manière égalitaire et même procéder à une rotation
des postes. Cette rotation est indispensable pour les employés de même service. En cas
d’absence d’un responsable (surtout pour une longue durée), son collègue peut effectuer ces
tâches sans faire appel à un agent temporaire. La promotion reste toujours une des principales
politiques efficaces afin de motiver les salariés.
Mais la revalorisation des moyens humains ne suffit pas, il faut aussi procéder au
renouvellement des matériels informatiques.
62
Dans la société AUXIMAD, nous avons constaté une insuffisance des machines, comme
conséquence, les tâches ne peuvent pas être accomplies en temps voulu.
Ainsi, pour pouvoir pallier à ces difficultés, les solutions ci-après sont proposées :
L’entretien de ces machines est aussi obligatoire, les utilisateurs des machines doivent
toujours veiller à ce qu’elles fonctionnent correctement.
Nous lui proposons la source de financement par endettement ou plus précisément « le crédit-
bail ».
63
Par définition, « le crédit-bail »32ou le contrat de leasing est un contrat de financement portant
sur le bien meuble ou immeuble assorti d’une option d’achat à un prix fixé d’avance. Le
temps qui sépare la date de conclusion du contrat de la date à laquelle peut être exercé
l’option est appelé période irrévocable. En principe, le contrat ne peut être résilié pendant la
période irrévocable, celle-ci correspond en général à la durée fiscal d’amortissement. Au
terme de la période irrévocable, l’entreprise a le choix entre : lever l’option d’achat et donc
devenir propriétaire du bien à part entière ou prolonger le contrat d’exploitation à des
conditions plus avantageux ou bien restituer le bien.
La durée du contrat : La durée de contrat de leasing est étroitement liée à la notion de vie
économique du bien mis en location. On distingue généralement deux périodes : une durée de
3 à 5 ans pendant laquelle le bail n’est pas résiliable. Les annuités couvrent les
investissements réalisés par la société de leasing ainsi qu’une quote-part de ces frais généraux
et financiers et une partie de son bénéfice. A l’expiration du contrat, le bien mis en location
peut être restitué ou acheté par le locataire. Ce dernier peut également demander le
renouvellement de la location. Dans ce cas, la location sera consentie à un taux de loyer réduit
qui ne couvre plus que les frais généraux et le bénéfice du bailleur.
Les formalités : L’entreprise choisi son matériel, arrête les conditions de l’achat avec le
fournisseur et se met en rapport avec la société de leasing. L’entreprise joint à sa demande un
dossier comprenant une description du matériel dont elle a besoin et divers renseignements
sur son activité et sa situation financière. Le dossier est ensuite soumis à l’approbation de
l’organe de décision de la société de leasing. D’une manière générale, ces formalités sont
simples et rapides.
32
Cours de gestion de financement approfondie, 4ème année, 2012.
64
Sur le plan fiscal : la totalité de loyer versé est déductible des bénéfices imposables de
l’Entreprise locataire. Ceci est d’autant plus intéressant que l’imputation effectuée est
généralement supérieure à celle résultant de l’application d’un taux d’amortissement fiscal.
Sur le plan financier : le leasing libère les capitaux pour un usage plus directement
profitable. Son avantage sur le crédit classique réside dans le fait qu’il couvre la totalité de
l’investissement à réaliser. Cette méthode aussi permet à la société locataire d’acheter le
matériel avec un prix inférieur.
L’adoption d’une bonne organisation est une arme majeure pour pouvoir affronter la
concurrence, elle doit être adaptée à l’évolution de la rivalité, donc, l’AUXIMAD est obligée
de toujours renouveler sa façon de travailler. Pour y procéder, il est indispensable de faire
fréquemment le contrôle et le suivi des résultats pour pouvoir prendre des mesures correctives
afin d’améliorer les techniques de travail et accroître le bénéfice.
Les photocopies des chèques émis et reçus sont obligatoirement en liasse avec les autres
pièces pour justification des opérations faites. Il faut donc respecter cette règle pour prévenir
les risques pouvant survenir. Ainsi, si l’une des pièces justificatives en manque, le comptable
ne procède pas à la comptabilisation de cette opération. De même pour les pièces de banque,
si ces pièces n’arrivent pas au bon moment, le service financier intervient et réclame les
extraits de compte non envoyés.
Une organisation élaborée et à faire usage doit être ajustée aux désirs et souhaits des
travailleurs, autrement dit, il faut concilier les impératifs de l’entreprise et les aspirations des
corps sociaux dans l’établissement du plan d’action, dans le but de rendre plus intense la
motivation de ces derniers. Pour arriver au but que la société s’efforce d’atteindre, il faut
mettre en mouvement les équipes et ne jamais perdre de vue les concurrents.
Nous avons constaté que le circuit est « long et lent ». Pour le premier cas, ceci ne pose pas
trop d’inconvénient car un long circuit des documents assure mieux son contrôle. La présence
des différents services intervenants montre que les pièces sont bien contrôlées et bien visées.
Mais pour le second cas, ceci constitue une faiblesse de l’entreprise : Afin d’éviter les risques
pouvant arriver, il faut penser et songer à une modification du circuit. Tout d’abord, il faut
que chaque service ait un employé s’occupant de la réception et de la transmission des pièces.
Il sera le seul responsable des retards de l’émission des documents. Mais comme il est
difficile de détecter dans quel service provient ce retard, il faut créer un registre où seront
66
marquées la date et l’heure d’arrivée et du départ des documents et les pièces avec la
signature de ces responsables. Chacun doit contrôler le registre avant de le recevoir. Donc, le
registre est tenu par le service courrier qui le transmet au service suivant et ceci jusqu’au
service comptabilité qui le renvoie au service courrier même.
Aussi, il faut prévoir que les documents à comptabiliser devraient arriver au bon moment au
service comptabilité afin d’éviter les retards probables. Ainsi, le jour même de l’arrivée de ces
pièces-là, la comptabilisation devra être faite (surtout si ces pièces sont reçues dans la
matinée), le cas échéant, elle devra être faite le lendemain matin au plus tard (si ces pièces ne
feront pas l’objet d’un classement temporaire évidemment). Donc si la circulation des pièces
ne traîne pas, le problème de retard d’exécution des tâches sera résolu.
AUXIMAD doit envisager à la mise en place d’un manuel de procédure pour chaque service.
Pour mieux comprendre la nécessité de ce manuel, on va essayer de le définir : « Un manuel
de procédure est un document, décrivant les procédures de chaque cycle, les attributions du
personnel et l’organisation comptable nécessaire à la compréhension du système de
traitement et à la réalisation des contrôles ».
Le suivi et le contrôle au niveau des procédures mises en place ont pour objectif d’assurer
l’efficacité du système comptable. La vérification implique qu’après la réalisation d’une
opération, le résultat obtenu soit juste et que la personne responsable de l’opération elle-
même peut effectuer la vérification.
Ce manuel sera tenu sous forme de feuilles mobiles reliées dans un classeur pour faciliter les
modifications fréquentes.
33
Cours d’Audit général, 4ème année, 2012.
67
La concordance entre existant réel et les immobilisations figurant dans le bilan doit être
respectée. Des amortissements nécessaires doivent être pratiqués sur tous les éléments de la
liste d’inventaire physique, et le moment récapitulatif des amortissements ainsi pratiqué est
égal au montant porté au bilan.
Pour le cycle achat fournisseur : Toutes les opérations d’achats doivent faire l’appui
d’une pièce probante à la comptabilité pour renforcer le contrôle et le suivi. Des fichiers
fournisseurs indiquant pour chaque fournisseur son nom, adresse, téléphone, activité,
conditions de règlement seront établis.
Pour le cycle stocks : Même si AUXIMAD n’est pas une entreprise commerciale ou
industrielle où l’utilisation du bon de réception est indispensable, la tenue des fiches Bon
d’entrée sera essentielle pour l’entreprise.
Tout article qui devrait rentrer en magasin pour y être stocké doit faire l’objet de l’émission
d’un imprimé appelé : « Bon d’entrée en magasin ». Ce Bon d’entrée permet de rendre
compte au service achat des articles reçus suivant la commande et des articles acceptés par le
contrôle. Les articles reçus doivent être conformes en quantité et en qualité au bon de
commande émis auprès du fournisseur. Il permet aussi au gestionnaire de stocks et de
magasin de mettre à jour l’état des stocks et le suivi des articles en commande et enfin, il
permet le contrôle de facture et justifie l’accord de paiement.
68
Pour le cycle prestation client : Toutes les opérations de prestations doivent faire
l’objet d’une pièce probante à la comptabilité.
Les prestations à crédit accordées aux clients doivent émaner de l’accord du directeur.
Pour le cycle trésorerie : Pour une bonne gestion propre de trésorerie, il faut tenir
compte de l’utilisation d’un système de prévision (dépenses, recettes), contrôle des fonds
reçus, contrôles des fonds décaissés, protection des disponibilités contre le vol,
rapprochement de banque et contrôle de caisse.
Caisse : Toutes opérations par caisse (décaissements, encaissements) doivent être supportées
par des pièces justificatives, correctes et présentables sur lesquelles sont mentionnées toutes
les informations requises pour la comptabilisation de l’opération et l’identification des parties
en présence ; les pièces justificatives de caisse doivent être prénumérotées.
Banque : Il faut deux signatures autorisées pour que le chèque émis soit valable, un
rapprochement bancaire mensuel doit être fait par le responsable financier ou le chef
comptable, toute sortie de fond de banque doit être matérialisée par des pièces justificatives ,
les talons de chèque et les carnets de chèque doivent être conservés par le responsable
financier dans un coffre-fort ou un meuble approprié.
Chaque écriture imputée dans la fiche standard de saisie, doit être contrôlée et chaque fiche
saisie doit être visée par le chef de service ou le cas échéant, par le chef de section avant la
saisie informatisée. Ceci permet d’éviter les risques d’erreurs involontaires faites par le
comptable.
Toutes ces opérations ne sont que des suggestions et des exemples. L’entreprise a déjà ses
propres directives appliquées, ces opérations devraient être complétées par chaque
responsable même.
69
Et nous voici au terme de la troisième partie de l’étude. Pour assurer correctement son
rôle de pilotage, certains points du système comptable de l’AUXIMAD ont nécessité des
améliorations.
Cependant, par notre manque d’expériences, nous ne prétendons en aucune façon que les
propositions de solutions et recommandations édictées dans ce chapitre ne sont pas exemptes
de lacunes. Toutefois, elles peuvent servir d’exemple à l’amélioration de la gestion de
l’entreprise concernée et à l’amélioration de la situation financière de la société ou du moins
éveiller l’attention des dirigeants sur l’importance du système comptable au sein d’une
entreprise.
Nous avons pu constater que la prise de décision est vraiment essentielle en vue d’une
amélioration et la solution optimale pour notre entreprise d’accueil sera la démarche utilisée
pour concevoir et développer un système comptable et l’établissement d’un manuel
comprenant les procédures comptables adaptées à ses besoins spécifiques, selon ses objectifs
et ses attentes.
70
CONCLUSION GENERALE
Pour cela, nous avons rappelé que le système comptable est un outil de gestion qui permet de
traiter les informations brutes pour avoir des informations comptables nécessaires à la prise
de décisions et que notre objectif global défini au départ est d’améliorer le système
comptable de l’AUXIMAD dont nous avons apporté quelques suggestions qui s’avérait
nécessaire pour la bonne organisation et la fiabilité du système comptable de ladite société. A
cela s’ajoutera les objectifs spécifiques qui concernent non seulement la connaissance de son
système comptable qui se présente sur les études de l’organisation comptable et les
procédures mais aussi l’analyse de cette dernière par la mise en œuvre des modalités de tenue
de comptabilité reflétant le respect des normes et principes comptables ainsi que la
comptabilisation des comptes .
Différentes description et analyse ont été apportées pour démontrer et analyser le système
comptable au sein de la société AUXIMAD dont nous pouvons les conduire comme suit :
nous avons utilisé l’analyse FFOM qui est un des outils de diagnostic le plus fréquemment
utilisé. Elle permet de repérer, détecter les facteurs qui ont une influence stratégique sur
l’entreprise. Les facteurs peuvent être d’origine interne c'est-à-dire l’étude de
l’environnement interne de la firme qui sont les forces et les faiblesses ou d’origine externe
qui en met en relief l’étude de l’environnement externe qui sont notamment les opportunités
et les menaces. A cela, nous avons pu apporter des propositions de solutions pour remédier
aux différents problèmes de la firme.
71
D’une part, l’étude du système comptable auprès de cette société nous permet de dire qu’il
est important d’accorder beaucoup plus d’attention à l’organisation et au traitement des
données comptables brutes.
Il a été remarqué que la fiabilité de la prise de décision de gestion dépend de la qualité des
informations venant du système comptable d’abord, puis des analyses et des contrôles, la
finalité de tout système de traitement de données étant de produire de l’information. La
comptabilité répondra à cette exigence première en fournissant des informations à ses
utilisateurs actuels et potentiels leur permettant de porter un jugement sur l’entreprise
observée et prendre leurs décisions. La valeur de l’entreprise s’apprécie aussi par ses facteurs
matériels et humains, mais pas seulement par ses résultats. Le personnel et les matériels
jouent un rôle primordial car ils constituent l’un des éléments moteurs du développement et
de la pérennisation des activités de cette société.
D’autre part, pour répondre à la question posée sous forme de problématique à l’introduction,
le système joue un rôle prépondérant dans la prise de décision et c’est aussi un outil d’aide à
la décision car un système comptable mal organisé ne favorise guère une bonne prise de
décision.
Les dirigeants de la société ont besoin de prendre des décisions fiables pour garantir le
fonctionnement de cette dernière d’où nous avons mis exergue quelques modèles de prise de
décision, plus précisément des propositions des solutions qui pourront servir de manuel de
guide pour la société et aussi remédier à la désorganisation du système comptable.
La première est de mettre en place un modèle de revalorisation des moyens humains qui se
traduit par la formation du personnel et les rotations de poste car la mise en œuvre d’une
formation permanente et planifiée pour les personnel est une grande utilité pour qu’ils
puissent travailler rapidement et efficacement dont le but de toujours accroître la productivité
de l’Entreprise et d’atteindre ses objectifs.
L’analyse effectuée permet alors de confirmer les hypothèses de départ formulant que
l’efficacité d’un système comptable dépend du respect des normes et principes comptables;
puis, la fiabilité des informations financières dépend de l’image fidèle de l’Entreprise car en
faisant l’analyse de ce système, nous avons constaté que l’organisation comptable de la
société, d’ailleurs comme dans toutes autres sociétés, obéit à des règles et à des procédures
strictes de vérification et de contrôle avant tout encaissement et décaissement et que la tenue
de la comptabilité de ladite société suivent encore des normes rigoureuses qui garantissent la
crédibilité et la fiabilité du système comptable qu’elle utilise.
Le but de ce mémoire étant d’aider le dirigeant de la société à résoudre les problèmes, nous
avons proposé des solutions qui n’ont pas été données au hasard mais en tenant compte des
résultats que nous espérons en tirer sur le plan économique, financier et social de l’entreprise.
Nous ne prétendons pas avoir tout régler car nul n’est parfait et aucune gestion n’est parfaite
mais nous espérons avoir contribué quoique modestement dans le diagnostic et la recherche
des solutions envisageables pour le redressement de la situation au sein de l’AUXIMAD.
BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE
OUVRAGES ACADEMIQUES :
DOCUMENTS :
WEBOGRAPHIE:
DIRECTEUR GENERAL
INFO
DAGP
CONTROLE DE GESTION
DAGP : DEPARTEMENT DES AFFAIRES GENERALES ET PERSONNNEL SEM : SERVICE ETUDES ET MARKETING
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
Vérification de ces
documents par le
chef de service Refus
DA
financier. achat
3-Approbation par le
DG Compare
1
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
BC DA
4-Lancement de la BC2
commande par BC1
création de deux BC
et signature par le
chef de département.
BC
V
5-Envoi bon de
commande n°1 au FRNS
fournisseur n°2 à BC
classer.
2
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
Facture
8-Vérification de la V
FAC par le DG pour
information.
3
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Demandeur DAGP Service Direction Générale Service Comptabilité
Financier
Enr. Fac
arrivée
9-Enregistrement de Visa Bon
la facture dans le à Payer
registre par le
comptable n°1 puis
visa bon à payer par
le service concerné.
Enr.
Comptabilisation de BL Fac
la facture par le
comptable n°1 et
classement du BL
par le secrétaire.
4
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service comptabilité
Non
11-Règlement de la Paie
facture fournisseur si
approbation par DF.
Oui
Fac
Règlt
FRNS
Enr. Paie
12-Comptabilisation
du règlement dans le
journal financier par
comptable n°2 et
classements de la
facture par le
secrétaire.
Fac
ANNEXE III :
INTERVENANTS
CLT
2-Réceptions OT OT DD
et DD.
Ouverture
dossier CLT
OT
DD
3-Ouverture du
dossier client.
1
INTERVENANTS
5-Etablissement
Bon à
du BE et de la
quittance. enlever,
Quittance
6-Autorise BE
l’enlèvement des Quittance
m/ses en envoyant
le BE et la
quittance.
BE
7-Classement de la
quittance et envoi
du BE. Quitt 2
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Service Service Service Service Service
8-Etablissement Etablissement
de la facture CLT. Fac
9-Envoi FAC et
BE après contrôle. FAC
CLT
Non
10-Paiement par Paie
Relance
le CLT de la FAC.
Envoi fiche de
règlement et Oui
chèque.
Fiche de Fiche rglt
règlement Enr rglt CLT
Chèque
11-Enregistrement
règlement CLT et
classement des
pièces Fiche
justificatives. de Rglt
Fac
ANNEXE IV :
INTERVENANTS
2-Envoi chez BL BL
l’armateur.
1
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Service Service Service
Armateur
Consignataire Facturation Recouvrement Comptabilité
1
Oui
7-Si acceptation MR Escale
escale, MR et CB
envoyés au CB
consignataire puis
avec l’état de
paiement à envoyer au
service de douane. Etat de MR
paiement CB
2
INTERVENANTS
8-Le consignataire 2
envoie l’AA au Service
réceptionnaire de douane
m/ses. AA
10-De la FAC à
l’enregistrement des
pièces et du Service
emmigr BP
règlement : les
procédures sont les
mêmes, ce sont les
pièces qui les FAC Suivi CLT Comptabilisation
FAC
différencient.
Pièces
ANNEXE V :
INTERVENANTS
CLT
1-Présentation facture par
le client.
FAC
Service Financier
OPERATIONS Service Recouvrement Service Comptabilité
Caisse Trésorerie
8-Classement par le
comptable caisse du PRC
et reçu et par le secrétaire Reçu Fac
comptable de la facture.
PRC
ANNEXE VI :
INTERVENANTS
OPERATIONS
Service Recouvrement Service Financier Service Comptabilité
1-Présentation de la facture et du
chèque par le client. CLT
2-Etablissement du fiche de
règlement par le responsable n°1 Fac
et envoi au Service Financier.
Chèque
3-Versement du chèque à la
banque par un employé de ce Versement
FR
service. Vérification du bordereau
de versement et de la fiche de
règlement par le Chef de Service FR, Bordereau de
Financier. versement V
FR, Bordereau de
4-Envoi de la FR et du bordereau versement V
au Chef de Service Comptabilité
pour vérification puis
revérification par le Chef FR
Comptable. BV
Pièces
ANNEXE VII :
INTERVENANTS
2-Si acceptation, DP DP
établissement du PDC par V
la caissière puis envoie de
la demande de paiement et Oui
de la PDC au Service PDC
Comptabilité.
Non DP, PRC
DP
V
3-Vérification des pièces PDC
par le Chef de Service et le Refus achat
Chef Comptable avant la Pièces
comptabilisation par le
comptable caisse et avant Comptabilisation
le classement.
Pièces
ANNEXE VIII :
INTERVENANTS
6-Le responsable
Comptabilisation
mentionne sur le DP le
N°chèque, banque, date et
montant et puis transfert
au Service Comptabilité
pour l’enregistrement. Pièces
ANNEXE IX :
CODIFICATION AGENCES
CODIFICATION ACTIVITE
CODE ACTIVITE
01 ADMINISTRATION GENERALE
02 CONSIGNATION
03 TRANSIT
04 MANUTENTION ET CAMIONNAGE
07 ASSURANCE
08 AIR MADAGASCAR
09 DIVERSE
11 LOCATION MATERIEL
12 MAGASINAGE
15 TRANSPORT TERRESTRE
16 EMPOTAGE ET DEPOTAGE CONTAINER
17 TECHNIQUE
18 GROUPAGE ET DEGROUPAGE
ANNEXE X :
CODIFICATION TRAFIC
COMPTE INTITULE
18111000 COMPTE INTER AGENCE TRANSIT
18112000 COMPTE INTER AGENCE CONSIGNATION
18113000 COMPTE INTER AGENCE DIVERSES
40191000 ACHAT D’EXPLOITATION
40192000 ACHAT D’IMMOBILISATION
40193000 COMPTE DE DEBOURS TRANSIT
40194000 COMPTE DEBOURS CONSIGNATION
47210000 COMPTE DE PASSAGE CHARGE D’EXPLOITAION
47200000 COMPTE DE PASSAGE DEBOURS TRANSIT
47230000 COMPTE DE PASSEGE DEBOURS CONSIGNATION
47240000 COMPTE DE PASSAGE IMMOBILISATION
47250000 COMPTE DE PASSAGE CLIENT TRANSIT
58100000 VIREMENT INTERNE AGENCES
ANNEXE XI :
Société AUXIMAD
Agence :
Type Date de
Agence journal saisie N° Pièce Référence comptable
FICHE DE REGLEMENT
AUXIMAD
AGENCE : Direction
FICHE DE REGLEMENT
(A REMPLIR A CHAQUE RECEPTIONDE CHEQUE, TRAITE, ESPECES, VIREMENT)
ENCAISSEMENT FACTURE
MONTANT
SYMBOLES SIGNIFICATIONS
Registre
Approbation, autorisation
Visa
V
Comparaison
Classement définitif
Classement temporaire
Alternative ou décision
Transfert d’information
ANNEXE XIV :
SOMMAIRE
INTRODUCTION ........................................................................................................................ 1
Assurance ............................................................................................. 9
Groupage et dégroupage ...................................................................... 10
Le transport terrestre ............................................................................ 10
L’entreposage des marchandises .......................................................... 10
1-1: L’observation............................................................................................................... 23
PARTIE II : RESULTATS........................................................................................................ 29
3-1-1 : Structure......................................................................................................... 42
3-2 : Centralisation.............................................................................................................. 44
BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE
ANNEXES