CIRCULAR No.

0003 de 2023

Medellín, 27 de septiembre de 2023

PARA ORDENADORES DE GASTO Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

ASUNTO: Cronograma de fin de año División de Talento Humano

La División de Talento Humano comparte la siguiente información con el propósito de

realizar oportunamente los trámites para el cierre del año 2023 y anticipar gestiones para el
2024. El compromiso de las unidades académicas y administrativas es indispensable para que
la Universidad pueda cumplir con sus responsabilidades salariales, prestacionales y de
aseguramiento con las personas, por lo cual resulta de vital importancia el acatamiento
estricto de las fechas y actividades que recoge esta circular.

1. Fecha límite de vinculaciones para el año 2023

La fecha límite de posesiones para servidores en modalidad temporal y de contratación de
profesores ocasionales para la vigencia 2023 será el jueves 2 de noviembre de 2023. Las
fechas de las posesiones para la vigencia 2024 de los servidores en modalidad temporal se
informarán en diciembre de 2023.

2. Fechas límite para solicitudes de contratación de cátedra y cancelación de contratos:

Para efectuar este proceso, se debe diligenciar el formulario disponible en la sede electrónica.

Solicitudes de
Mes de inicio del Solicitudes de
cancelación de Observaciones
contrato contratación
contratos
Hasta el viernes 17
Hasta el martes 14 de Las prestaciones sociales se
Noviembre de 2023 de noviembre de
noviembre de 2023 pagarán en diciembre de 2023
2023
Las cancelaciones que lleguen
con posterioridad al 1° de
Hasta el lunes 4 de Hasta el viernes 1° diciembre quedarán pendientes
Diciembre de 2023
diciembre de 2023 de diciembre de 2023 de liquidación de las
prestaciones sociales hasta
febrero del 2024.
Las prestaciones sociales se
Hasta el jueves 18 de Hasta el lunes 29 de
Enero de 2024 pagarán el jueves 15 de febrero
enero de 2024 enero de 2024
de 2024

Nota: La División de Talento Humano mantendrá abierto el trámite de contratación de

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División de Talento Humano
Recepción de correspondencia: calle 70 No. 52 - 21 | Apartado Aéreo 1226 | Dirección: calle 67 No. 53 - 108
Conmutador: [57+4] 219 8332 | Correo electrónico: atencionciudadano@udea.edu.co | NIT 890980040-8 |
http://www.udea.edu.co ▪ Medellín - Colombia
 docentes de cátedra para el año 2024, sin embargo, advierte que la firma de contratos por
parte de ordenadores de gasto que se encuentren haciendo uso del periodo de vacaciones
colectivas, carece de validez.

Información adicional sobre el trámite: oficina 16-111 /vinculaciones@udea.edu.co/ 2198297

3. Fechas límite para solicitudes de contratación de prestación de servicios hora cátedra

Los contratos se recibirán a través del formulario disponible en la sede electrónica en las
siguientes fechas:

Mes de inicio del

Fecha Observaciones
contrato
Hasta el lunes 20 de
Noviembre 2023
noviembre de 2023
Hasta el lunes 11 de
Diciembre 2023 Los contratos que inicien en diciembre
diciembre
tendrán trámite de pago en enero de 2024.
de 2023

Hasta el 22 de enero de Los contratos que inicien a partir del primero

Enero 2023 de enero de 2024 y que se deban registrar en
2024
2023 deben ir con CDP de vigencia futura.

4. Fechas límite para solicitudes de contratación y novedades de prestación de servicios

personales

Los contratos y novedades (prórrogas, adiciones, liquidaciones, cancelaciones, entre otros)

se recibirán en las siguientes fechas a través del aplicativo para la Gestión de Contratación
Transitoria.
Recuerde que, si el contrato ingresó a través del formulario dispuesto antes del 29 de
septiembre de 2023 para este trámite y requiere realizar prórrogas, adiciones, terminación,
entre otros, deberá gestionarlas a través de ese mismo medio.

Actividad Fecha Observaciones

Para las solicitudes de contratación que
lleguen con posterioridad al 20 de
Recepción de novedades noviembre o que no se encuentren en estado
Hasta el lunes 20 de
y contratos con inicio en legalizado al momento de habilitar el reporte
noviembre de 2023
noviembre de nómina, se registrará y será tenida en
cuenta en la nómina del mes de diciembre
pagadera en enero de 2024.

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Recepción de correspondencia: calle 70 No. 52 - 21 | Apartado Aéreo 1226 | Dirección: calle 67 No. 53 - 108
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 Para las solicitudes de contratación que
lleguen con posterioridad al 11 de diciembre
o que no se encuentren en estado legalizado
al momento de habilitar el reporte de nómina,
se registrará y será tenida en cuenta para la
Recepción de novedades Hasta el lunes 11 de nómina del mes de enero pagadera en febrero
y contratos con inicio en diciembre de 2024.
diciembre de 2023 Los contratos con fecha de inicio y
finalización durante diciembre, sólo se
recibirán hasta la fecha límite 14 de
diciembre.
Los contratos que inicien este año y continúen
Recepción de novedades y en el próximo deben tener CDP de vigencia
Hasta el 22 de enero actual y vigencia futura.
contratos con inicio en
de 2024 Los contratos que inicien a partir del primero
enero 2023.
de enero de 2024 deben ir con CDP de
vigencia futura.
Nota: La División de Talento Humano mantendrá abierto el trámite de contratación de
prestación de servicios para el año 2024, sin embargo, advierte que la firma de contratos por
parte de ordenadores de gasto e interventores que se encuentren haciendo uso del periodo
de vacaciones colectivas, carece de validez.
El pago de honorarios de prestación de servicios correspondiente a labores realizadas en el
mes de diciembre se realizará teniendo como fecha límite las mismas establecidas para los
meses ordinarios del año; en este caso, el 10 de enero de 2024.

Información adicional sobre el trámite: oficina 16-111 / vinculaciones@udea.edu.co / 2195284-

2198063-2198849.

5. Reporte de vacaciones colectivas

Los reportes de novedades para la época de vacaciones colectivas pueden modificar aspectos
prestacionales y económicos de los servidores. Por ello, es fundamental tener en cuenta las
siguientes fechas:

Actividad Fecha
Del 20 de diciembre de 2023 al 12 de enero de 2024,
Período de vacaciones
ambas fechas inclusive.
Habilitación del Sistema SIPE para
2 y 3 de noviembre de 2023
reporte de vacaciones

Nota: De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución Rectoral 48633 de 2022, las personas
adscritas a dependencias del área de la salud que realizan actividades docente asistenciales,

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 así como a la Vicerrectoría Administrativa, a la División de Gestión Informática de la
Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional y a la Dirección de Comunicaciones
podrán programar su período vacacional entre el 28 noviembre de 2023 y el 5 de febrero
de 2024, ambas fechas inclusive.

Los casos de servidores que deban aplazar vacaciones o tomarlas parcialmente por estricta
necesidad del servicio, deberán ser reportados mediante la sede electrónica a la División de
Talento Humano, hasta el viernes 3 de noviembre de 2023, para iniciar el respectivo trámite
ante la Rectoría. La prima de vacaciones se pagará proporcionalmente en los casos en que el
servidor no disfrute de todos los días.

Sólo se reciben solicitudes de aplazamiento mediante el formulario dispuesto para este

trámite, cuando obedezcan a razones de estricta necesidad del servicio originadas en hechos
sobrevinientes, obligaciones absolutamente inaplazables y, sobre todo, a labores que no hacen
parte de las actividades ordinarias que deben planificarse dentro del calendario lectivo. Dando
cumplimiento a la normativa vigente y al artículo 3 de la Resolución Rectoral 49723 del 24
de enero 2023, no se autorizará el aplazamiento de las vacaciones a quienes tengan
acumulados dos o más periodos de vacaciones sin disfrutar, es decir, 30 días.

6. Reporte de novedades y trámites de nómina para empleados administrativos,

docentes y trabajadores oficiales.

El reporte de novedades deberá enviarse a la División de Talento Humano a través de la sede

electrónica y realizar el correspondiente registro en la aplicación SIPE en las fechas del
reporte de nómina, según cronograma disponible en el siguiente enlace: Cronograma nómina
2023

Las nóminas de periodicidad semanal se pagarán en el mes respectivo, según correspondan

a reportes de diciembre de 2023 o enero de 2024.

7. Fecha límite para solicitudes de pago de nómina sistematizada

La recepción de listados para pagos especiales a través de la aplicación SIPE en el Portal
Universitario será hasta el 1 de diciembre de 2023.

8. Proceso de liquidación de prestaciones sociales de servidores vinculados bajo la

modalidad temporal y docentes ocasionales que terminan su contrato en el mes
de diciembre de 2023:

Para realizar el proceso de liquidación de prestaciones sociales de los servidores, estos deben
estar a paz y salvo con el proceso de Ejecución de Egresos en la legalización de viáticos y
anticipos; con el proceso de Administración de Bienes Muebles y Aseguramiento en la
devolución de los inventarios a su cargo; y con el Sistema de Bibliotecas respecto del material

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Conmutador: [57+4] 219 8332 | Correo electrónico: atencionciudadano@udea.edu.co | NIT 890980040-8 |
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 en préstamo, antes del viernes 24 de noviembre de 2023.

Los empleados temporales recibirán en sus correos electrónicos institucionales el informe de

liquidación de sus prestaciones sociales, con el fin de realizar la verificación y revisión
correspondiente.

Información adicional sobre el trámite: oficina 16-206 / nomina@udea.edu.co / 2195287-

2198295

9. Recepción de solicitudes de formación y capacitación

Las solicitudes de capacitación -Lineamientos Institucionales y Proyectos Especiales de

Formación- se recibirán hasta el 31 de octubre, de tal manera que la actividad pueda
ejecutarse durante noviembre y diciembre. En caso de que requiera más tiempo de ejecución,
se retomará en enero de 2024.

Información adicional sobre el trámite: oficina 16-237 /formacion@udea.edu.co

10. Retroalimentación de la Gestión

Este proceso tiene una vigencia de enero a diciembre de cada año. Las orientaciones para
realizarlo se encuentran disponibles en el Portal Universitario: Conoce más aquí.

El proceso de retroalimentación de los servidores en carrera administrativa es una

responsabilidad ineludible tanto del empleado como del jefe. Durante diciembre corresponde
realizar el momento 3 – Cierre y valoración, en la plataforma dispuesta por la Universidad
para tal fin y que encuentras en la sede electrónica

Información adicional sobre el trámite: oficina 16-237 - retroalimentaciondelalabor@udea.edu.co

11. Rutas para la labor

Es una estrategia que promueve la conversación entre jefes y empleados, para concertar metas y
actividades en torno a la labor, que conduzcan al desarrollo de las personas y el mejoramiento de los
procesos institucionales. Está dirigida a servidores provisionales, temporales y libre nombramiento y
remoción excepto del nivel directivo. Conozca más información aquí

Durante el último trimestre del año corresponde realizar la etapa de cierre de metas en la
plataforma dispuesta por la Universidad para tal fin y que encuentras en la sede electrónica

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12. Teletrabajo

Las postulaciones para la formalización de teletrabajo de servidores docentes y

administrativos se realizan por parte del jefe inmediato a través de un correo electrónico
dirigido a teletrabajo@udea.edu.co

Hasta el 31 de octubre de 2023 se realizarán formalizaciones en la modalidad para la

presente vigencia. En noviembre se consultará la voluntad de los teletrabajadores y las
unidades para proyectar la renovación de los acuerdos del próximo año.

Agradecemos comunicar esta información en sus dependencias y a todas las personas a

quienes les pueda interesar.

Cordialmente,

FRED DANILO PALACIO VILLA

Jefe División de Talento Humano

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