CHAPITRE N°: LA MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITE

I) Introduction
La mise en place d’une comptabilité est une tâche très complexe car elle implique des
capacités de prévisions des flux à court ou long terme. Elle est donc l’œuvre d’un cabinet
spécialisé. Ce chapitre n’a pas une prétention de mise en place générale et définitive d’une
comptabilité, l’objectif est d’aider un nouveau comptable qui se trouve dans une société sans
comptabilité, de réaliser une première organisation pour pouvoir enregistrer les opérations
avant l’arrivée du cabinet spécialisé.ùb
II) L’activité de l’entreprise
Le comptable doit rapidement identifier le secteur d’activité de l’entreprise et son activité
spécifique. Cette première analyse permet d’élaborer un plan comptable adapté.
III) Le plan comptable de l’entreprise
A partir du plan comptable général SYSCOHADA, le comptable doit procéder à une
adaptation selon les besoins de son entreprise pour obtenir un plan comptable d’entreprise.
Les adaptations concernent en général la division des comptes (de gestions ou de
situation) ou l’annulation de certains comptes qui ne seront jamais nécessaires quelque
soit l’évolution de l’entreprise. Compte tenu des difficultés de départ, il est conseillé de
prendre le plan comptable général SYSCOHADA comme plan comptable de l’entreprise,
au fur et à mesure des applications se plan sera ajusté en fonction des besoins.

IV) L’organisation comptable

Il s’agit du processus d’exécution des tâches comptables. Il existe essentiellement 2
organisations comptables:
- le système classique: Qui est indiqué pour une comptabilité non informatisée et ne
comprenant pas un grand nombre d’agents.
- le système centralisateur: Cette organisation est la plus utilisée aujourd’hui. Elle
permet à plusieurs comptables de travailler directement ensemble dans la même
comptabilité par le principe des journaux auxiliaires.
V) L’organisation du service comptable.
Le chef de service comptable doit, avant l’élaboration d’un manuel de procédure de
l’entreprise, mettre en place une organisation ou un circuit de circulation de l’information
comptable depuis son arrivé au service comptable jusqu’à sa comptabilisation effective. Il
sera donc nécessaire de mettre en place un certain nombre de matériel.

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1) Matériels nécessaires
- Un registre de «courriers arrivés» à la comptabilité. Ce registre doit enregistrer tous
les documents qui sont réceptionnés par la comptabilité. Il indiquera la date de
réception, la nature du document reçu, le numéro d’ordre attribué par la comptabilité a
ce document, le nom du partenaire, le montant du document si nécessaire,…..
- Un registre de courriers départ: Il sert à noter toutes les sorties de pièces de la
comptabilité. Il doit être signé par le service ayant reçu la pièce
- Mise en place d’un certain nombre de chronos importants tel que :
 Chrono des ventes: Ce chrono sert à classer les différentes factures de vente adressées
aux clients
 Chrono des achats: Il sert à classer les différentes factures d’achats reçues des
fournisseurs
 Chrono des immobilisations: Il s’agit d’y classer des copie des factures de fournisseurs
d’investissement qui se trouvent déjà dans le chrono des achats cela permet de pouvoir
suivre rigoureusement les immobilisations.
 Chrono de caisse centrale ou principale: Ce chrono classe les documents de recettes
quotidiennes de la caisse principale. Il doit permettre de déterminer automatiquement
les recettes journalières sans être obligé de faire recours aux factures individuelles de
ventes. d’autres entreprises gardent seulement le chrono des ventes.
 Chrono de caisse de menues dépenses: Ce chrono reçoit les pièces de caisse menues
dépenses. Il comporte en général les pièces de petites dépenses par la caisse et la copie
des chèques des différents approvisionnements.
 Chrono de banque: Ce chrono permet de classer les avis bancaires, les relevés
bancaires. Il est conseillé d’ouvrir un chrono par compte bancaire.
 Chrono des opérations diverses: Ce chrono reçoit les pièces qui ne peuvent être
classées dans les chronos ci-dessus.
Avant l’intégration des informations à la comptabilité, il est nécessaire de tenir des
brouillards. Les principaux sont:
- Le brouillard de la caisse centrale: Il indique la colonne des dates, les libellés, la
colonne des recettes et la colonne des dépenses.
- Le brouillard de la caisse de menues dépenses: il permet un suivi de la caisse de
menues dépenses sans comptabilisation à proprement parlé.
Les instruments de comptabilisation doivent aussi être misent en place tel que:

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- Le journal: c’est un registre qui peut être acheté dans le commerce, il doit ensuite être
coté et paraphé par le tribunal de commerce ou un auxiliaire de justice.
- Le grand livre: C'est-à-dire l’ensemble des comptes de l’entreprise. Il peut aussi être
obtenu dans le commerce.
- La balance qui peut être établi sans difficulté à partir des comptes.
- la confection d’un cachet d’imputation ou la confection en imprimerie des fiches
d’imputation.
2) Pratique quotidienne
a) document entrant à la comptabilité:
- tout document reçu doit être enregistré dans le registre courrier arrivé et numéroté.
- le document, s’il doit être comptabilisé doit être imputé par le chef comptable, avant
être transmis aux agents pour les autres enregistrements.
- après comptabilisation, le document est classé dans le chrono concerné.
b) Document sortant de la comptabilité:
- Tout document qui sort doit être enregistré dans le registre de courrier départ.
- Une copie du document doit être conservée dans l’entreprise. Cette copie doit être
imputé, enregistré et classé dans le chrono concerné.
c) les brouillards de caisse: Ils doivent être systématiquement renseignés pour chaque
opération. Bien tenu, le brouillard peut même servir de support pour les imputations.
3) Pratique périodique:
Il s’agit des opérations qui sont pratiquées à des périodes précises. On peut signaler :
- La comptabilisation de la paie: cette étape est réalisée en collaboration avec les
ressources humaines. En effet dans la nouvelle organisation de la quasi-totalité des
entreprises, c’est la direction ou le service des ressources humaines qui traite les
salaires et transmet les différents états à la comptabilité pour exécution. Lorsque ces
états arrivent à la comptabilité, l’enregistrement se fait dans le journal ou dans le
journal des OD (dans le système centralisateur). Compte tenu de la situation de la
trésorerie, à la date de la paie, les différents paiements sont effectués soit par virement
bancaire, soit par billetage.
- Les reversements aux impôts (TPA sur salaires, TVA, , prélèvements sur vente) et à la
CNSS (part employer et part patronale)
- Les états de rapprochement bancaire (un rapprochement pour chaque compte bancaire)
- Les différents inventaires périodiques selon l’organisation de l’entreprise.

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 - Les travaux de fin d’exercice: La base de ces travaux est surtout la balance avant
inventaire. Après cette balance, on tient compte des résultats de l’inventaire extra
comptable pour corriger tous les comptes (de gestion et de bilan), à la fin de toutes les
régularisations, il est nécessaire d’élaborer une balance après inventaire. La balance
d’inventaire est finalement utilisée pour l’élaboration des états financiers (compte de
résultat, bilan, …)
VI) Conclusion
En général pour les anciennes entreprises, le comptable trouve une organisation
comptable avec tous les supports et matériels, il ne fait qu’appliquer ses connaissances
comptables. Mais lorsqu’on arrive dans une entreprise qui vient de démarrer ses activités et
qui n’a pas de comptabilité, le comptable doit avant tout s’organiser pour collecter les
informations qui seront traitées pour l’élaboration des états financiers. Il doit donc trouver une
organisation simple mais efficace permettant de conserver toutes les données comptables.
La mise en place d’une comptabilité est une tâche très délicate. Elle est en général
réalisée par une structure compétente telle que les cabinets comptables. Mais avant
l’intervention d’un cabinet, le responsable comptable doit mettre en place une organisation et
un système de travail qui pourra être complété et améliorer par le cabinet.
L’organisation ci-dessus donne des pistes à exploiter dans une situation similaire, mais n’a
pas la prétention de résoudre intégralement les questions d’installation de comptabilité.