Man Uel de Procedures PRSF Module 6

MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES
MODULE 6 COMPTABILITE
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Plan du module
Octobre 2006
PLAN DU MODULE 6
6.A ORGANISATION COMPTABLE
6.A.1 Objectifs
6.A.2 Référentiel
6.A.3 Principes
6.B FONCTIONNEMENT
6.B.1 Moyens de traitement de la comptabilité

6.B.2 Réception des pièces justificatives
6.B.3 Imputation des pièces
6.B.4 Saisie des pièces
6.B.5 Sauvegarde
6.B.6 Editions des états financiers
6.B.6 Travaux mensuels
6.B.8 Travaux semestriels
6.B.9 Travaux de fin d’exercice
6.C SUPPORTS COMPTABLES
6.C.1 Registres ou éditions comptables

6.C.2 Classement
6.D LE CADRE COMPTABLE
6.E SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS
6.E.1 La comptabilisation des achats

6.E.2 La comptabilisation des rémunérations
6.E.3 La comptabilisation des opérations de projets exécutées
6.E.4 Contribution du Gouvernement sous forme d’exonération
6.E.5 Mouvements de fonds
Organisation comptable
Octobre 2006
6.A ORGANISATION COMPTABLE
6.A.1 Objectifs
Le rôle de la comptabilité est d’être témoin de la vie des flux financiers de PRSF.
Le droit comptable fait obligations aux associations de :
- Procéder à l’enregistrement chronologique des opérations ;
- Contrôler au moins une fois par an, au moyen de l’inventaire, l’existence
et la valeur des éléments actifs et passifs
- Etablir des états financiers.
6.A.2 Référentiel Comptable
La comptabilité de PRSF est tenue selon les règles du plan comptable général du
SYSCOA Système Comptable Ouest Africain adapté au secteur d’activité de
PRSF.
Ce référentiel respecte la réglementation comptable internationale de IASC ;
6.A.3 Principes comptables
PRSF n’ayant pas un caractère industriel ou commercial, la tenue de la

comptabilité déroge à certains principes généralement admis. En effet :
- Il n’y a pas de détermination de résultat d’exploitation en fin d’exercice
(compte de résultat) ;
- Les produits et les charges se cumulent d’un exercice à l’autre ;
- En lieu et place du Bilan, il est produit un tableau des Emplois et des
Ressources ;
- L’application du principe de prudence est fortement atténuée.
Le plan comptable mis en place est conforme à celui du SYSCOA adapté aux
spécificités de l’Association. Cependant, certains bailleurs de fonds de projets ou
programmes (exécutés par l’Association) peuvent exiger la présentation des
états financiers selon des canevas et des plans comptables spécifiques, pour leur
permettre une analyse aisée des justificatifs de dépenses sur les budgets
alloués.
En tout état de cause, les principes comptables retenus pour le traitement des
opérations sont les principes usuellement retenus pour satisfaire aux exigences
de régularité et de sécurité, gage de l’authenticité des écritures, à savoir :
 Le principe de spécialisation des exercices comptables
 Le principe de continuité de l’exploitation
 Le principe du coût historique
 Le principe de prudence
Organisation comptable
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 Le principe de permanence des méthodes

 Le principe de transparence
 Le principe d'importance significative
 Le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clôture
 Le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence
Spécialisation des exercices comptables

Selon ce principe, la vie de PRSF étant découpée en exercices à l'issue desquels
des états financiers annuels sont élaborés ; il faut rattacher à chaque exercice
tous les produits et toutes les charges qui le concernent, et seulement ceux-là.
Continuité de l’exploitation
Ce principe repose sur la compréhension selon laquelle l'entreprise est
considérée comme étant continuellement en activité, et devant continuer à
fonctionner dans un avenir raisonnablement prévisible.
Coût historique
La comptabilité est tenue suivant le principe du coût historique selon lequel les
biens sont comptabilisés à leur date d'entrée dans le patrimoine, à leur coût
d'acquisition exprimé en unités monétaires courantes.
Prudence
La prudence est l'appréciation raisonnable des événements et des opérations.
Ce principe vise à éviter de transférer sur les exercices ultérieurs des risques
nés dans l'exercice et susceptibles d'entraîner des pertes futures.
Permanence des méthodes

Les méthodes d’évaluation et de présentation utilisées pour l’établissement des
états financiers ne doivent pas changer d’un exercice à un autre. Cela permet de
donner un sen à la comparaison de leur contenu sur plusieurs années.
Transparence
La transparence conduit à fournir une information loyale des états financiers
présentés en appliquant plus que les règles et principes comptables énoncées.
Importance significative
La prise en compte de ce principe conduit à considérer tous les éléments
susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des états financiers
peuvent porter sur le patrimoine et la situation financière de PRSF.
Correspondance de balance de clôture et d'ouverture

Selon ce principe, les soldes d'ouverture du tableau des emplois et des
ressources de l'exercice suivant sont les mêmes que les soldes de clôture de
l'exercice précédent.
Fonctionnement du système
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Prééminence de la réalité sur l'apparence

Ce principe conduit à donner dans les états financiers la priorité à la réalité
économique sur la forme ou l'apparence juridique.
6.B. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME
Le système de la comptabilité de PRSF fait partie d’un système général

comprenant aussi bien le suivi financier que le suivi physique des activités
exécutées.
Ce système repose sur les principes suivants :

 Toute information d’ordre comptable ou physique est saisie une seule fois à
partir d’une seule et même pièce justificative ;
 Les imputations sont faites selon la philosophie traduite dans une
codification (plan comptable) multicritère ;
 L’enregistrement exhaustif et chronologique (au jour le jour), et sans
retard, des informations de base ;
 Toutes les éditions prévues dans le système sont possibles dès lors que les
opérations ont convenablement été traitées et les saisies validées.
Pour assurer la disponibilité de l’information interne et externe fiable, PRSF

tient :
 une comptabilité générale axée sur l’enregistrement et le traitement des
flux essentiellement externes permettant de produire les états financiers
exigés par le SYSCOA.
 Une comptabilité budgétaire et analytique autorisant l’inscription de

budgets par bailleurs, et permettant la production de rapports financiers
individualisés. Cette comptabilité traite des opérations de mobilisation, de
justification et de suivi des fonds reçus des bailleurs dans le cadre de
conventions de financement des projets.
Le travail comptable est exclusivement effectué par le secrétaire comptable qui

travaille sous la supervision du Coordonnateur.
6.B.1 Moyens de traitement de la comptabilité
La comptabilité de PRSF est tenue au moyen d'un progiciel de gestion

comptable : CIEL COMPTA.
Le progiciel permet les éditions suivantes :
 Les journaux comptables
 Grand Livre comptable
 Grand livre analytique par code
 Balance générale
 Bilan comptable
 Tableau Financier des ressources et emplois
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Tout enregistrement comptable comporte l'indication du :

 Code projet
 Code journal,
 Numéro de pièce
 Date
 Libellé de l'opération
 Le montant de l’opération
Les écritures sont classées dans l’ordre chronologique de la date de valeur

comptable des opérations. L'irréversibilité des traitements effectués (validation
des écritures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification
ultérieure ;
La clôture de l’exercice a pour effet :

 La remise à zéro des fichiers mouvements
 Le calcul de toutes les opérations de cumul
 Le report de soldes sur l’exercice suivants des comptes non soldés
 Le verrouillage des saisies concernant l’exercice clôturé.
Au regard de ce qui précède, il est particulièrement recommandé d’effectuer des

sauvegardes de données sur des supports externes avant toute opération de
validation de brouillard ou de clôture d’exercice.
Le manuel de l'utilisateur du progiciel fournit toutes les informations nécessaires

à sa mise en oeuvre quotidienne et périodique.
6.B.2 Réception des pièces justificatives
Les pièces justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Ces

derniers indiquent dans les livres comptables la nature et les références des
pièces justificatives. La durée de conservation des pièces justificatives est de 10
ans.
Les pièces justificatives sont de deux origines : les pièces externes et les pièces
internes :
 Les pièces justificatives émanant de tiers (pièces externes) : décomptes
des entreprises, des maîtres d’œuvres, factures des fournisseurs, factures
des consommations d'eau, d'électricité, de télécommunication, avis et
bordereaux de banque, etc.). Seuls les originaux sont valides.
Il reste entendu que l’autorisation de décaissement est donnée par le

Coordonnateur, la mention « accord pour règlement » ou « accord pour
exécution » faisant foi.
 Les pièces justificatives internes : il s’agit de pièces telles que bulletin de

paie, chèque, budgets, contrats, bons de commande, relevés de frais, état
de paiement, état de rapprochement, ordres de virement aux banques de
crédit ;
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Les pièces internes doivent revêtir les signatures des personnes habilitées, pour
présenter le caractère probant.
6.B.3 Imputation des pièces
Le secrétaire comptable joint aux pièces des fiches d’imputation permettant les
mentions des codifications antérieurement préparées.
Les pièces sont traitées par dossier comptable ouvert par projet exécuté.
Chaque pièce est imputée selon les codes de chaque projet, traitées et classées
selon la nature de l’opération ;
6.B.4 Saisie des pièces
Les pièces sont saisies au jour le jour sur la base des fiches d’imputation ;
l’opération de saisie est matérialisée sur la fiche d’imputation afin d’éliminer les
risques de double saisie. Il est d’usage d’utiliser un tampon « SAISIE »
Les numéros des pièces de banque sont attribués chronologiquement sans tenir
compte des comptes bancaires cela pour le mois.
Il en est de même pour les numéros des pièces de caisse qui sont donnés
chronologiquement par mois.
Les libellés des opérations doivent être clairs et précis.
Les pièces sont saisies chronologiquement selon les numéros de pièces et de

classement. Après les saisies, les brouillards sont édités, vérifiés avant
validation.
6.B.5 Sauvegarde
Toutes les situations comptables sont sauvegardées sur clé USB ou gravées sur
CD à chaque fin de mois (dernier jour ouvrable du mois). Ces supports sont
conservés dans les meilleures conditions de sécurité.
6.B.6 Editions des états financiers
A l'issue des traitements tous les états prévus dans chaque module sont
imprimables (balances, grands livres, journaux, états financiers formalisés).
Ces éditions sont soumises au visa du Coordonnateur pour certifier leur
conformité aux écritures. Pour cela, l’analyse des comptes et la justification des
soldes sont effectuées par le secrétaire comptable avant la production définitive
des états.
Etats financiers des projets exécutés

Afin de permettre aux partenaires financiers d’être informés sur l’exécution de
projets qu’ils financent, PRSF produit selon les périodicités convenues dans les
protocoles et conventions de financement des états financiers dans les formes
appropriées.
Le modèle libre en annexe permet de fournir les informations à cet effet.
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6.B.6 Travaux mensuels
Après validation du brouillard le dernier jour du mois, il est édité

- les journaux récapitulatifs du mois
- le grand livre de comptabilité générale du mois
- la balance du mois
Justification des soldes
Elle se fait par pointage des comptes dans l’objectif de :

- vérifier la validité des montants et des comptes imputés
- d’établir le rapprochement bancaire en fin de mois (comptes bancaires)
- détecter les écritures en suspens relatifs aux «mouvements de fonds »
Ce travail de justification doit être achevé avant le début de la 2è semaine du
mois suivant.
6.B.8 Travaux semestriels
Une situation semestrielle est établie en vue de sa prise en compte dans le

rapport d’activité semestriel. Elle comprend : le tableau des emplois et des
ressources et le suivi budgétaire.
Ce dernier document est en fait une édition dans la mesure où il est tenu à jour
quotidiennement.
6.B.9 Travaux de fin d’exercice
Les travaux de fin d’exercice comprennent :

- Les travaux d’arrêté des comptes
- L’analyse et la justification des soldes des comptes
- Les écritures d’inventaire
- La production des états financiers
En fin d’exercice soit le 31/12 de chaque année les comptes doivent être
clôturés. Les écritures d’inventaire et de régularisation doivent intervenir avant
cette opération. Il est alors établi le tableau des Emplois et Ressources.
Justification des soldes : à partir des éditions des documents (journaux, grand
livre, balance générale et auxiliaire) le secrétaire comptable procède à l’analyse
des comptes. Elle se fait par pointage des comptes dans l’objectif de justifier les
montant de certains comptes dont le détail est nécessaire à la compréhension
de ceux-ci.
Pour les comptes bancaires, les soldes sont justifiés par l’établissement des
rapprochements bancaires. Cette tâche est en réalité une tâche mensuelle.
Les écritures d’inventaire sont saisies dans le journal des opérations diverses :
charges à payer, charges comptabilisées d’avance, différence de change, etc.
Les supports comptables
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Un rapport sur les comptes annuels et notamment le Tableau des Emplois et

des Ressources et le Tableau de suivi budgétaire sont rédigés par le secrétaire
comptable.
6.C SUPPORTS COMPTABLES
6.C.1 Registres ou éditions comptables
PRSF tient les livres comptables suivants :

Le livre -journal,
Le grand-livre,
La balance générale des comptes,
Le livre d'inventaire,
Le livre de paie.
Les corrections dans les livres comptables sont effectuées uniquement en

négatif des éléments erronés. Ils sont conservés pendant au moins dix (10) ans.
6.C.2 Classement
L’objectif visé à travers la méthode de classement retenu est de faciliter l’accès

des documents aux personnes habilitées et d’assurer du même coup la sécurité
de ces documents.
Les pièces comptables, auxquelles sont joints les justificatifs (photocopies de

factures, bons de commande, bons de livraison, etc.) doivent être classées dans
des chronos et selon les journaux, mois et exercice comptables.
Il est ouvert des chronos pour classement : Caisse – Banque – Opérations

Diverses – Factures en instance.
6.D LE CADRE COMPTABLE
Chaque projet comporte une description des activités à exécuter. Les projets
sont codifiés au moyen de deux (2) caractères alphabétique et numérique
auxquels peuvent être associés un code numérique à trois (3) positions
indiquant les activités.
Ainsi chaque bailleur de fonds possède un plan comptable analytique et/ou

budgétaire spécifique. Ce qui permet une édition personnalisée des états
financiers faisant la synthèse des activités financées.
Pour ce qui est du code budgétaire :

le 1er caractère indique la section budgétaire ;
le 2è caractère indique le poste budgétaire ;
le 3è caractère indique le poste budgétaire.
La liste des différentes codifications figure en annexe.

Schémas comptables
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6.E SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS
6.E.1 La comptabilisation des achats
Ces dépenses sont portées directement en charges ou en compte

d’immobilisations. Il s’agit d’une comptabilité de trésorerie relative
essentiellement aux dépenses de :
- acquisition d’équipements
- achat de matières, fournitures de bureau et consommables
- achat de fournitures non stockables.
Ces achats se font soit au comptant, soit avec un léger différé. A la réception
d’une facture, le comptable s’assure qu’elle est conforme au bon de commande
et au bon de livraison. L’imputation de la facture s’effectue selon le schéma
suivant :
Achats au comptant
Débit : compte de classe 2 ou 6
Crédit : compte banque  si paiement par chèque

ou
Crédit : caisse si  si paiement en espèce
Achats avec un différé de paiement (ou à crédit)
A la réception de la facture, classer la facture dans le chrono ouvert à cet effet,

en instance de règlement. Lors du règlement, passer l’écriture selon le schéma
ci-dessus.
6.E.2 La comptabilisation des rémunérations
Tous les salaires sont payables par chèque ou par virement bancaire.
Le secrétaire comptable doit :
- Préparer les états de salaires
- Les faire approuver par le Coordonnateur
- Préparer les règlements
- Enregistrer en comptabilité les dépenses : net à payer, retenues et charges
sociales, retenues fiscales.
La réglementation prévoit le paiement des salaires après avoir effectué les

retenues à la source au titre de :
- L’assurance vieillesse (5,5% du salaire brut)
- L’impôt unique sur le traitement de salaires (IUTS) selon le barème
- L’employeur participe aux cotisations sociales pour 16%.
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Schémas comptables
Octobre 2006
Centralisation de la paie
Rappelons que pour le virement bancaire, le secrétaire comptable établit une

lettre d’ordre de virement adressée à la banque qui tient les comptes des
salariés, en indiquant le nom, le numéro de compte, la domiciliation, les
montants à percevoir par chaque employé.
A l’interne, l’état de salaires est agrafée une fiche d’imputation pour la

comptabilisation des :
- salaires nets
- des retenues et des charges sociales
- des retenues fiscales
Schéma d’imputation comptable
Il faut distinguer trois (3) étapes :

- la comptabilisation des rémunérations
- la comptabilisation des charges patronales
- la comptabilisation des versements aux salariés et le règlement des retenues
fiscales et sociales aux organismes concernés
1. Comptabilisation des rémunérations
Débit :
661 …. « Rémunérations du personnel »
663 …. « Indemnités forfaitaires versées au personnel »
Crédit :
42200 « Personnel, rémunérations dues »
421 … « Personnel, avances et acomptes »
44620…« IUTS »
4320… « Caisse de retraite CNSS »
2. la comptabilisation des charges patronales
Débit :
664 …. « Charges sociales sur rémunération du personnel »
Crédit :
4310…. « Prestations familiales »
4320….. « Accidents de travail »
4320….. « Caisse de retraite CNSS »

Schémas comptables
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3. Règlement des salaires
Débit : 42200 « Personnel, rémunérations dues »
Crédit :
52 11.. « Banques »
ou
56… « Caisse »
4. Règlement des retenues à la source
Retenues et charges sociales
Débit :
42200 … « Personnel, rémunérations dues »
4310.…. « Prestations familiales »
4320.….. « Accidents de travail »
4320….. « Caisse de retraite CNSS »
Crédit :
52 11.. « Banques »
Retenues fiscales
Débit : 44620.. « IUTS »
Crédit : 52 11.. « Banques »
6.E.3 La comptabilisation des opérations de projets exécutées
1. Avances de fonds des bailleurs
Réception de fonds
Imputation (journal de banque)
Débit : 52…. « Compte ordinaire PRSF »

Ou
52…. « Compte spécial du projet »
Crédit : 45…. « Avance de fonds Bailleur X »


Schémas comptables
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2. Présentation de factures par les prestataires de travaux
Imputation (Journal des achats)
Débit : Compte 2 ou 6 (montants bruts des factures) avec suivi analytique
Crédit : 401… « Fournisseur X » (montant net à payer)

4095…« Fournisseurs, Retenue de garantie »
4091… « Fournisseurs, avances versées »
3. Au paiement de la facture du prestataire de travaux
Imputation (Journal de Banque)
Débit : 401… « Fournisseur X » (montant net à payer)
Crédit : 52…. « Compte banque ordinaire PRSF »

Ou
4. Libération de la retenue de garantie
Imputation (Journal de Banque)
Débit : 4095…« Fournisseurs, Retenue de garantie »
Crédit : 52…. « Compte Banque ordinaire PRSF »

Ou
5. Paiement direct au prestataire /Fournisseur
Imputation (Journal des paiements directs)

A la réception de l’avis du bailleur :
Débit : 401… « Fournisseurs X » (montant net payé)
Crédit : 45…. « Bailleur X » (montant DRF réglé)


Schémas comptables
Octobre 2006
6.E.4 Contribution du Gouvernement sous forme d’exonération
1. Achats faits par PRSF pour elle-même
Imputation (Journal des OD)
Débit : Compte 2, 6 (comptes de dépenses)

Crédit : Compte 14… « Exonérations fiscales et douanières »
(Du montant des droits et axes non payé (fiche de décompte))
2. Achats faits par PRSF dans le cadre des projets exécutés par elle
Pour les opérations d’investissement ou de fonctionnement
Débit : 44635…. « Exonérations fiscales et douanières »
Crédit : 44631… « Contributions de l’Etat sous forme d’exonérations

fiscales et douanières »
6.E.5 Mouvements de fonds
Journal de Banque et/ ou de caisse
Imputation dans le journal recevant les fonds
Débit : 521…. « Banque X »

Ou
561…. « Caisse »
Crédit : 585…. « Mouvement de fonds »
Imputation dans le journal fournissant les fonds
Débit : 585…. « Mouvement de fonds »
Crédit : 521…. « Banque X »

Ou
561…. « Caisse »

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MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES

6.A ORGANISATION COMPTABLE

6.B.1 Moyens de traitement de la comptabilité

6.C SUPPORTS COMPTABLES

6.C.1 Registres ou éditions comptables

6.D LE CADRE COMPTABLE

6.E SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS

6.E.1 La comptabilisation des achats

6.A ORGANISATION COMPTABLE

6.A.2 Référentiel Comptable

6.A.3 Principes comptables

PRSF n’ayant pas un caractère industriel ou commercial, la tenue de la

 Le principe de permanence des méthodes

Spécialisation des exercices comptables

Permanence des méthodes

Correspondance de balance de clôture et d'ouverture

Prééminence de la réalité sur l'apparence

6.B. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME

Le système de la comptabilité de PRSF fait partie d’un système général

Ce système repose sur les principes suivants :

Pour assurer la disponibilité de l’information interne et externe fiable, PRSF

 Une comptabilité budgétaire et analytique autorisant l’inscription de

Le travail comptable est exclusivement effectué par le secrétaire comptable qui

6.B.1 Moyens de traitement de la comptabilité

La comptabilité de PRSF est tenue au moyen d'un progiciel de gestion

Tout enregistrement comptable comporte l'indication du :

Les écritures sont classées dans l’ordre chronologique de la date de valeur

La clôture de l’exercice a pour effet :

Au regard de ce qui précède, il est particulièrement recommandé d’effectuer des

Le manuel de l'utilisateur du progiciel fournit toutes les informations nécessaires

6.B.2 Réception des pièces justificatives

Les pièces justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Ces

Il reste entendu que l’autorisation de décaissement est donnée par le

 Les pièces justificatives internes : il s’agit de pièces telles que bulletin de

6.B.3 Imputation des pièces

6.B.4 Saisie des pièces

Les libellés des opérations doivent être clairs et précis.

Les pièces sont saisies chronologiquement selon les numéros de pièces et de

6.B.6 Editions des états financiers

Etats financiers des projets exécutés

6.B.6 Travaux mensuels

Après validation du brouillard le dernier jour du mois, il est édité

Justification des soldes

Elle se fait par pointage des comptes dans l’objectif de :

6.B.8 Travaux semestriels

Une situation semestrielle est établie en vue de sa prise en compte dans le

6.B.9 Travaux de fin d’exercice

Les travaux de fin d’exercice comprennent :

Un rapport sur les comptes annuels et notamment le Tableau des Emplois et

6.C SUPPORTS COMPTABLES

6.C.1 Registres ou éditions comptables

PRSF tient les livres comptables suivants :

Les corrections dans les livres comptables sont effectuées uniquement en

L’objectif visé à travers la méthode de classement retenu est de faciliter l’accès

Les pièces comptables, auxquelles sont joints les justificatifs (photocopies de

Il est ouvert des chronos pour classement : Caisse – Banque – Opérations

6.D LE CADRE COMPTABLE

Ainsi chaque bailleur de fonds possède un plan comptable analytique et/ou

Pour ce qui est du code budgétaire :

La liste des différentes codifications figure en annexe.

6.E SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS

6.E.1 La comptabilisation des achats

Ces dépenses sont portées directement en charges ou en compte