INTRODUCTION

Selon Fabrice Martin (Martin, 2007), « la clôture des comptes constitue un moment privilégié
dans l'année pour mettre en évidence les forces et les axes de progrès de la fonction
comptable, et donc pour entreprendre une démarche d'amélioration ». On peut y comprendre
qu’un bon niveau de performance se traduit par une information comptable et financière de
qualité, produite dans des délais raisonnables et avec des coûts maîtrisés. Cependant ; des
faiblesses préexistantes de l'organisation du processus de clôture des comptes peuvent être
caractérisées par des délais anormalement longs, des difficultés dans la collecte et le
traitement des données et une qualité dégradée de l'information produite. Ce qui ne peut être
sans conséquence sur les résultats et l’image de l’entreprise. Prenons par exemple des cas de :
- devoir intégrer un produit significatif ou une nouvelle évaluation d'un passif, alors que
les états financiers sont considérés comme finalisés ou en voie de l'être ;
- augmenter les temps de réception de l'information en provenance de l'amont en
pensant fiabiliser et rendre plus exhaustive la base comptable.
Cette modalité de travail traduit un défaut de maîtrise des processus.
Une bonne organisation des travaux de clôture a-t-elle un impact positif sur le résultat
dégagé ?
Selon les opinions des auteurs sur la question, la réponse c’est : oui !
En effet, la qualité de la production des états financiers se juge principalement sur deux
critères : la fiabilité et la rapidité. Pour réussir des clôtures en se conformant à ces deux
exigences, il importe de mettre en œuvre une organisation et des procédures optimisées.
Cependant avoir une production comptable fiable tout en réduisant les délais n’est toujours
chose facile à réaliser pour des holdings bancaires comme ETI1.
Partant de l’idée selon que la clôture des comptes constitue un moment privilégié dans l'année
pour mettre en évidence les forces et les axes de progrès de la fonction comptable, il est
indispensable pour une holding comme ETI de rester dans une démarche d'amélioration
constante. La fiabilité du résultat en dépend.

Nous avons choisi ce thème afin d’analyser le processus de la clôture compte chez ETI afin
d’émettre des réflexions sur une meilleure organisation et sur les meilleures pratiques pour

1
Ecobank Transnational Incorporated
réduire les délais de production comptable tout en garantissant une production comptable
fiable.
Nous partons sur des hypothèses selon qu’ETI, malgré une bonne organisation comptable
souffre des difficultés en termes d’alimentation de la comptabilité par les processus amont
dans les domaines à savoir :
- la tenue quotidienne de la comptabilité fournisseur
- la constitution des provisions
Afin de produire une analyse éclairée sur des points de difficultés rencontrés dans notre
travail, nous structurons ce travail de diagnostic en deux parties comportant deux chapitres
chacun.
Partie 1 : présentation du cadre d’étude
Chapitre 1 : Approche théorique et revue de la littérature
Chapitre 2 Présentation du cadre de travail

Partie 2 : analyse du processus de clôture des comptes annuels a ETI et approche de

solutions aux manquements dans le processus d’organisation.
Chapitre1 : description de la démarche processus et diagnostic de la situation de clôture des
comptes annuels à ETI
Chapitre 2 : propositions de démarche structurante et d’actions ciblées d'amélioration.

- .

2
Partie 1 : PRESENTATION DU CADRE D’ETUDE

3
CHAPITRE I : APPROCHE THEORIQUE

Section 1 : Le processus de clôture de compte

Paragraphe 1 : Définition et fonctionnalité

A- Définition
Selon le groupe : l’Observatoire de la qualité comptable et l’institut-
benchmarking (Observatoire de la qualité comptable, 2003); le processus de clôture des
résultats comprend l'ensemble des étapes qui s'enchaînent depuis l'introduction de toute
information relative à un acte de gestion dans les systèmes opérationnels et administratifs
situés en amont de la comptabilité jusqu'à l'élaboration des comptes consolidés (que ceux-ci
soient produits mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement).
Le produit fini de ce processus a été défini comme étant : une information comptable
consolidée, dont la forme et les principes d'élaboration sont d'un niveau "auditable",
répondant à des impératifs de gestion et satisfaisant à des contraintes légales.

B- Fonctionnalités du processus
a- Les tâches
Le nombre des tâches à réaliser pour clôturer les comptes d'une entreprise est tel qu'il ne peut
être raisonné ici qu'en terme de fonctionnalités majeures. Il s'agit de :
- s'assurer que les comptes contiennent toutes les informations afférentes à la période à
clôturer,
- traiter ces informations de manière à produire des comptes de synthèse fiables et utiles
dans des délais jugés raisonnables,
- mettre ces informations de synthèse à la disposition du management et des
opérationnels sous une forme facilitant leur utilisation.

b- Propriétaire

4
La Direction financière est naturellement le propriétaire du processus et, plus particulièrement
en son sein, les services comptables.
« Il est recommandé de désigner un pilote des travaux de fin d’exercice, chargé de coordonner
les différents travaux à mener, non seulement en fin d’exercice, mais également tout au long
de l’exercice » (Ministere des finances et des comptes publiques, 2012).

c- Clients
La Direction Générale, les directions opérationnelles et contrôle de gestion sont les clients
principaux du processus de clôture des résultats. Mais, s'agissant de la production de
l'information qui permet la mesure de la performance financière de l'entreprise pour une
période déterminée de ses activités, il existe également d'autres clients à l'extérieur comme à
l'intérieur de l'entreprise (actionnaires, communauté financière, partenaires sociaux,
salariés, …). Cela justifie l'attention portée à la performance du processus.

d- Limites du processus
Il débute par la collecte des informations relatives aux actes de gestion « basiques » et se
termine par la production des comptes consolidés, hors publication financière et publication
des comptes sociaux.

Paragraphe 2 : Concepts de clôture des comptes

Lorsque les comptes sont définis conformément au plan comptable en vigueur adapté aux
besoins de l’entreprise, il convient de bien les utiliser, de bien les suivre, de bien les gérer.
Se référant au plan comptable SYSCOA, On distingue entre autres les comptes patrimoniaux
et les comptes de gestion. Ils sont utilisés en cours d’exercice pour enregistrer les différentes
opérations réalisées par l’entreprise puis clôturés en fin d’exercice pour servir soit à la
description de la situation du patrimoine, soit à la traduction de la rentabilité de l’exploitation
à travers le compte de résultat.
Les comptes, utilisés en comptabilité, véhiculent, s’ils sont utilisés dans le strict respect des
principes comptables les informations utiles sur la vie de l’entreprise, des informations
indispensables dans les prises de décisions. Ils sont utilisés pour établir périodiquement les
documents de synthèse.
A- Les travaux d’inventaire

5
Le document de synthèse (états financiers de synthèse) est établi, au moins annuellement, à la
clôture de chaque exercice. Les états financiers de synthèse sont des « états périodiques
établis pour rendre compte du patrimoine, de la situation financière et du résultat de
l’entreprise ; formant un tout indissociable, ils comprennent le bilan, le compte de résultat, le
tableau financier des ressources et des emplois de l’exercice et l’état annexé. »
L’établissement des états financiers de synthèse est préparé par des travaux de fin d’exercice
dits travaux d’inventaire.
Selon le dictionnaire (Larousse) , le mot inventaire est le recensement exhaustif des éléments
patrimoniaux de l’entreprise à la date d’arrêté des comptes, avec, l’estimation de leur valeur
d’actif et de passif. C’est le document qui reprend ou récapitule cet état descriptif et estimatif.
Le plan comptable général des entreprises, SYSCOA (SYSCOA, 2000) définit l’inventaire
comme « opération effectuée au moins une fois tous les douze mois, généralement à la clôture
de l’exercice, afin de relever, en quantité et en valeur, l’ensemble des éléments actifs et
passifs de l’entreprise. »
On distingue deux catégories de travaux d’inventaire : les travaux extracomptables et les
écritures comptables d’inventaire.

B- Les travaux extra comptables :

Ils consistent à recenser les éléments existants et à les évaluer. Ils comprennent
essentiellement l’inventaire physique des stocks, mais aussi l’inventaire des créances et des
dettes, des titres, des immobilisations et de la trésorerie. Ces travaux conduisent à la
détermination du résultat net : différence entre la valeur réelle des biens figurant à l’actif du
bilan et des dettes inscrites au passif du bilan
Les travaux de l’inventaire extra comptable qui se déroulent hors comptabilité consistent à
dénombrer et à valoriser les éléments constitutifs, de la situation réelle qui permettront de
déterminer le résultat réel.
L’article 42 (règlement de droit comptable) énonce) « à la clôture de chaque exercice,
l’entreprise doit procéder au recensement et à l’évaluation de ses biens, créances et dettes à
leur valeur effective du moment, dite valeur actuelle… ».
On recensera notamment les immobilisations, les stocks, les créances, les dettes, les titres de
placement et les disponibilités.

6
 C- Calendrier des travaux d’inventaire
Les écritures d’inventaire sont enregistrées dans le journal et dans les comptes de l’entreprise
sous une date de principe qui est celle de la fin d’exercice. En fait, les travaux d’inventaire ne
peuvent commencer au plus tôt que le lendemain. Ils se prolongent en pratique pendant
plusieurs semaines après la fin de l’exercice.
« Les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date
de clôture de l’exercice. La date d’arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des
états financiers. »2
Les informations fournies par la comptabilité de l’entreprise doivent être utilisables et doivent
en outre réunir un certain nombre de qualités :
- L’image fidèle. Les utilisateurs doivent obtenir une information intelligible (view) dont le
contenu est exact (true) et qui ne soit pas biaisée (fair), notamment par des omissions.
- La régularité et sincérité. La régularité c’est-à-dire la conformité aux règles et procédures
en vigueur et la sincérité qui est l’application de bonne foi de ces règles et procédures afin
de traduire la connaissance que les dirigeants ont de la réalité et de l’importance des
événements enregistrés
- La comparabilité. La présentation des comptes et les méthodes d’évaluation ne doivent
pas être modifiées d’un exercice à l’autre. Il faut pour cela une bonne application du
principe de la permanence des méthodes.
C’est pour tous ces mobiles que les comptes doivent être bien gérés, bien clôturer. Quelles
sont les différentes étapes de clôture des comptes ?

Section 2 : de la définition d’un planning à la

présentation des états financiers
Paragraphe 1 : les étapes d’organisation
La clôture des comptes vise certains objectifs et nécessite une certaine organisation de la part
de l’entreprise. Pour que ce processus aboutisse aux résultats escomptés et ne pas mettre en
péril les relations de l’entreprise avec les tiers, certaines étapes sont nécessaires.

A- Le compte

2
SYSCOA, plan comptable général des entreprises- article 23

7
Il est utilisé en comptabilité pour enregistrer les différentes opérations de même nature
effectuées par l’entreprise. Ces différentes opérations que nous nommons les flux, ne sont que
des mouvements de biens de service et de monnaie. Il se présente, de façon matérielle sous la
forme d’un tableau à deux parties :
- La partie droite est nommée débit ; elle sert à enregistrer les emplois c’est-à-dire la
destination du flux
- La partie gauche est nommée crédit ; elle sert à enregistrer les ressources c’est-à-dire
l’origine du flux. Le compte doit donner les renseignements indispensables relatifs au
flux enregistré (date de l’opération ; la référence des pièces comptables ; la valeur
monétaire du flux.)
L’enregistrement d’une opération sur un compte prend le nom d’imputation. Débiter un
compte consiste à faire une imputation au débit du compte et créditer un compte consiste à
faire une imputation au crédit du compte.
Au cours de l’exercice, l’entreprise, au vue des pièces comptables de base, doit
nécessairement faire des imputations sur les comptes. Périodiquement on doit pour chaque
compte calculer son solde.
Le solde d’un compte en un moment donné, est la différence entre son total débit et son total
crédit. Selon que le total débit est supérieur au total crédit on parle de solde débiteur ; dans le
cas contraire, c’est-à-dire, le total crédit supérieur au total débit, on parle de solde créditeur.
Autrement dit, le solde d’un compte est la somme qu’il faut ajouter au plus petit de ces deux
totaux pour obtenir le plus grand. C’est ainsi que lorsqu’on arrête un compte, le solde débiteur
est ajouté au crédit et le solde créditeur est ajouté au débit. Le compte arrêté, soldé, est donc
en équilibre avec le total débit égal au total crédit.

B- Le grand-livre
Une entreprise effectue de multiples opérations de nature diverses. Elle ouvre et utilise donc
pour l’enregistrement de toutes ces opérations plusieurs comptes. L’ensemble des comptes
utilisés par l’entreprise sont portés dans un document nommé grand-livre

C- La balance
Elle reprend périodiquement tous les comptes du grand-livre sans omettre un seul. Elle se
présente sous la forme d’un tableau généralement à six (6) colonnes de sommes :
 les soldes des comptes à l’ouverture de la période (deux premières colonnes)

8
 les mouvements de la période pour chaque compte (deux colonnes)
 les soldes des comptes à la clôture de la période (deux dernières colonnes)
La balance des comptes est un instrument de contrôle des enregistrements effectués sur les
comptes. Elle permet de vérifier si pour chaque opération enregistrée, le principe de la partie
double est vérifié.
Dans la pratique plusieurs balances sont établies avant celle qui est présentée à l’entame des
travaux de fin d’exercice dite " balance avant inventaire". Elle permet de connaître avant les
opérations d’inventaire la situation de chaque compte par l’interprétation de son solde.
Lorsque suite à l’inventaire extracomptable, les écritures d’inventaire sont enregistrées dans
les comptes, la balance après inventaire est établie. Elle est utilisée pour l’élaboration du
compte de résultat et le bilan entre autres.

Paragraphe 2 : présentation des états financiers

A- Compte de résultat
De la balance d’inventaire, seuls les comptes de gestion sont utilisés pour la présentation du
compte de résultat. D’une manière générale, le compte de résultat prend à son débit les
comptes de charges et à son crédit les comptes de produits. Le compte de résultat est un
tableau en deux parties, sa présentation simplifiée est la suivante :

Tableau 1 : compte résultat

Charges (6 et 8 suivi de chiffre impair) Produits (7 et 8 suivi chiffre pair)
Charges d’exploitation Produits d’exploitation
Charges financières Produits financiers
Charges HAO Produits HAO
Résultat de l’exercice (bénéfice) Résultat de l’exercice
(perte)
Total Total

B- Présentation simplifiée du bilan

Le bilan se présente sous la forme d’un tableau à deux parties : Le côté droit : Passif est
réservé aux ressources Le côté gauche : Actif est réservé aux emplois
A l’intérieur de chaque partie les éléments sont articulés en rubriques et postes.

9
Tableau 2 : bilan

Actif Passif
Actif immobilisé Capitaux propres et ressources assimilées
Charges immobilisées Capital
Immobilisations incorporelles Résultat net
Immobilisations corporelles Subventions
Immobilisations financières Dettes financières et ressources assimilées
Actif circulant Emprunts
Stocks Dettes de crédit bail
Créances Passif circulant
Trésorerie – actif Fournisseurs
Titres de placement Dettes fiscales
Valeurs à encaisser Dettes sociales
Avoirs en banque, Trésorerie – passif
Avoirs aux chèques postaux ; Crédit et découvert bancaires
Avoirs en caisse…

10
 CHAPITRE II : APPROCHE
METHODOLOGIQUE ET REVUE DE LA
LITTERATURE

Section1 : approche méthodologique

Paragraphe 1 : recherche documentation et difficultés rencontrées
Nous avons eu quelques difficultés dans la recherche des informations qui répondent au
besoin de la problématique mise à part les données de la holding. Dans les écoles de la place
nous n’avons pas pu trouver des ouvrages ou mémoires qui traitent du cas. Néanmoins, mise à
part l’information de la holding étudiée (ETI, 2014) nous avons consulté un certain nombre
d’articles et ouvrages sur des sites et précisé ces sources dans le paragraphe 2 de cette
section.

Paragraphe 2 : Les sources utilisées

A- Source 1 : le rapport annuel d’ETI 2004 (ETI, 2014)

Le rapport annuel d’ETI 2004 nous a permi d’extraire des états financiers 2013-2014
(annexe2). L’intérêt de leur présence dans le mémoire est de montrer l’aboutissement du
processus de clôture de compte à ETI.
B- Source 2: http://www.cegos.fr/formation-cloture-controle-comptes
(cegos, 2016)

Ce site propose un stage de formation sur la manière d’organiser et fiabiliser la clôture des
comptes. En le consultant, nous avons apprécié des idée d’autres auteurs sur le planning de
clôture que nous présentons en paragraphe 1 de la section 2. Il renseigne également sur les
critères de qualité de la production des états financiers à savoir : la fiabilité et la rapidité.

11
C- Source 3 : http://rfcomptable.grouperf.com/article/0335

Sur ce site nous avons pu consulter un article de Fabrice Martin ; Responsable de l'activité
« Performance de la fonction comptable » (Martin, 2007)
 Réf comptable n° 335 – janvier
 Date de parution: 01/2007
 Titre : Engagez un processus de clôture de qualité

Selon Fabrice Martin, une grande partie des difficultés rencontrées en période d'arrêté se
situe au niveau des fonctions internes, en amont de la comptabilité, les informations reçues
pouvant se révéler de qualité médiocre, soit par non-respect des délais fixés, soit encore par
défaut d'exhaustivité, de contrôle ou encore de présentation.
Ces défauts d'alimentation, s'ils ne sont pas traités, se traduisent inévitablement par des
anomalies dans l'information comptable et financière : manque de fiabilité, retards de
production, non-conformité aux référentiels...dit-il ; c'est le principe bien connu du « garbage
in, garbage out » (« déchet à l'entrée, déchet à la sortie ») !
Dans tel cas précise-t-il ; « la clôture se transforme alors en un aller-retour continuel entre des
étapes qui devraient normalement s'enchaîner chronologiquement » :
- fourniture d'informations par les processus opérationnels en amont de la comptabilité,
- alimentation de la base comptable par ces informations,
- analyse des comptes,
- arrêté définitif de la base comptable,
- production des états financiers,
- validation des états financiers.
 Il nous oriente sur la démarche à engager avec les « fournisseurs d'informations ».
Il convient de procéder de la manière suivante :
- identifier clairement, par processus, ses fournisseurs d'informations,
- recenser avec eux la nature des informations nécessaires à la comptabilité, le format
(informatisé ou non), le mode de transmission et la date limite d'obtention,
- inventorier les éventuelles difficultés (goulets d'étranglement, zones d'ombre, retards
prévisibles...).

12
  Et enfin il nous avertit qu’il ne s'agit pas d'imposer des contraintes comptables, mais
de définir ensemble un véritable « contrat de fourniture de données ». Ce type de
démarche a fait ses preuves précise-t-il
La mise en place de « rencontres » avec les « fournisseurs d'information » permettra par
ailleurs d'améliorer leur connaissance des besoins et des impératifs de la comptabilité et
d'éviter, en période de clôture, bien des relances, des travaux inutiles ou redondants.
Il faut comprendre que, ce sont souvent même les opérationnels qui détectent des solutions
pratiques non forcément imaginées par le département comptable : modification des circuits
d'informations, anticipation de certaines opérations, exploitation d'autres sources...

D- Source 4 : les Revues du groupe Observatoire de la qualité comptable et

institut-benchmarking

- GT017 Rev octobre 2003 ; les meilleures pratiques d’optimisation du processus de

clôture des résultats comptables (Observatoire de la qualité comptable, 2003)
- optimisation du processus de clôture (Observatoire de la qualié comptable, 2002)
 Auteur : observatoire de la qualité comptable3
 Auteur associé : institut-benchmarking4
Nous avons consulté les meilleures pratiques observées par le groupe et connaitre les types
d’organisation et responsabilités dans les domaines généraux de clôture de compte. Les
notions sur les meilleurs pratiques sont consignées dans le paragraphe 2 de la section 2.

3
53 rue de Courcelles – 75817 Paris Cedex 17
Tel. : 01 44 15 62 51 – Fax : 01 44 15 90 05
E-mail : oqc@cs.experts-comptables.org
Site Internet : www.qualite-comptable.com
4
12 rue de Penthièvre – 75008 PARIS
Tel. : 01 53 77 35 60 – Fax : 01 53 77 35 61
E-mail : institut-benchmarking@compuserve.com
Site Internet : http://www.ibenchmark.org

13
Section 2 Revue de la littérature
Paragraphe 1 : du planning de clôture au dossier de contrôle des
comptes
(cegos, 2016)
A- Découpage de la clôture des comptes (cegos, 2016)

a. alimentation comptable en amont ;

b. validation des comptes (balance définitive) ;
c. production des états financiers ;
d. validation des états financiers.

B- Planification les tâches

a- Étape 1 : sécuriser et organiser les processus comptables
 Construire une cartographie des processus comptables.
 Analyser périodiquement les processus comptables suivant l’évolution de
l’environnement et des normes :
 risques, zones d'incertitudes, points d'amélioration à mettre en œuvre. Identifier
les meilleures pratiques organisationnelles.
 Mettre en place des indicateurs pertinents par processus.

b- Étape 2 : valider les comptes issus des processus amont

 Structurer la démarche de contrôle comptable.
 Définir les critères de qualité comptable : les assertions.
 Construire un programme de contrôle par processus :
 processus achats fournisseurs ;
 processus investissement.
 Établir un dossier de travail probant.
c- Étape 3 : produire les comptes
 Sécuriser la centralisation comptable.
 Organiser la remontée d'information pour l'annexe et le rapport de gestion.
d- Étape 4 : faire valider les comptes
 Intégrer l'audit dès la phase préparatoire.

14
  Préparer des dossiers de clôture.
 Optimiser l'efficacité des audits.

C- pilotage du processus de clôture

 Définir et exploiter le planning de clôture.
 Organiser une réunion de préparation à la clôture.
 Intégrer le principe d'importance relative.

Paragraphe 2 : les meilleures pratiques observées

(Observatoire de la qualité comptable, 2003)

A- Remarques liminaires

Des remarques du groupe, il ressort que de nombreuses entreprises ont constaté que, pour
entrer dans le cercle "vertueux" qui consiste à améliorer la qualité de l'information comptable,
tout en baissant les coûts de la fonction et en réduisant les délais de production de cette
information, le moyen le plus efficace était de s'attaquer en priorité à la réduction des délais.
Pour y réussir il est indispensable de mettre en œuvre un ensemble de moyens, de procédures
et de méthodes visant à éliminer toute cause d'anomalie et donc de non-qualité. Il faut y
comprendre que l'élimination de ces dysfonctionnements réduit les coûts engendrés par leur
traitement.
D'une manière générale, il apparaît que les services comptables s'inscrivent dans une
démarche d'évolution de leur rôle vers celui de prestataires de services vis-à-vis des autres
services de l'entreprise, ses clients. Le projet de réduction des délais de clôture ne fait que
renforcer cette tendance.
Pour le groupe, les bonnes pratiques énoncées ci-après reflètent la situation des grandes
entreprises, pour autant et sous réserve d'éventuelles adaptations à des contextes particuliers,
elles peuvent être retenues par l'ensemble des entreprises.

B- Domaines généraux : Organisation et responsabilités

a- Date limite (transmission aux clients)

Le choix de la date limite d’envoi au client principal incombe à la Direction Générale.

15
Cette date s'impose alors à tous dans l'entreprise. Elle peut être choisie en fonction de
contraintes externes (le marché) ou internes (le pilotage). Le délai d'arrêté des comptes
souhaité peut également être déterminé par référence aux meilleures pratiques observées
actuellement : J+3/J+5 pour les comptes des unités opérationnelles et J+8/J+10 pour les
comptes consolidés, lors des arrêtés mensuels (calcul en nombre de jours ouvrés).
Lors des clôtures trimestrielles et annuelles, même si certains groupes arrêtent leurs comptes
dans les mêmes délais, on observe souvent des délais plus longs pour intégrer l'élaboration de
documents d'analyse complémentaires qui ne sont pas produits mensuellement.
Le délai de validation doit être négocié dans le cadre des objectifs de délais fixés par la
Direction Générale. Il n'existe pas à proprement parler de "date objective" pour finaliser
l'arrêté des résultats. Dans les délais fixés, il est impératif que soit intégré le temps nécessaire
pour que la Direction Générale valide les données qui lui sont communiquées en projet et que
d'éventuelles corrections soient apportées.
 Justification de la pratique
En l'absence d'une date limite formellement établie par la Direction, le processus de clôture ne
sera pas considéré comme un objectif prioritaire.

b- Implication de la Direction Générale

 Il est indispensable que la Direction Générale apporte son support au projet de réduction
des délais de clôture, par exemple en signant les notes accompagnant la diffusion des
plannings et en démontrant son attachement au principe d’unicité de l’information à
l’intérieur de l’entreprise.
 Justification de la pratique
S'agissant d'un projet qui a des impacts dans toute l'entreprise et qui nécessite une
coordination importante entre de nombreux services, l'objectif doit être perçu comme émanant
de la Direction Générale et non comme un simple projet de la Direction
Financière.
c- Recours à l'arrêté mensuel
Le recours à un arrêté mensuel est jugé comme facteur déterminant d'accélération des clôtures
comptables.
 Justification de la pratique
Cette pratique permet, en effet, de "banaliser" les opérations de clôture et de mettre en œuvre
régulièrement des méthodes de travail de mieux en mieux rodées.

16
 d- Centralisation des services comptables
 Le groupe n'a pu se prononcer de manière définitive sur le fait que la tendance
actuellement observée de centralisation des services comptables constituait un facteur
d'accélération de la production des comptes. Il apparaît toutefois que la mise en œuvre de
Centres de Services Partagés (Shared Services Centers) à l'intérieur des groupes,
notamment dans le domaine comptable, s'accompagne d'amélioration des performances de
ces services.
 Justification de la pratique
Quelle que soit l'organisation de l'entreprise, les services comptables doivent être en mesure
de proposer des solutions organisationnelles de manière à respecter les contraintes de délais
qui leur sont imposées.
e- Niveau de consolidation
L'existence de multiples niveaux de consolidation au sein d'un groupe apparaît comme
constitutif d'un frein à une clôture rapide des comptes.

 Justification de la pratique
Afin de limiter le nombre des étapes qui conduisent à la production des résultats globaux
consolidés, il est indispensable de s'interroger sur l'utilité véritable de l'existence de plusieurs
paliers successifs de consolidation. La production de l'information consolidée sectorielle peut
fort bien être réalisée à partir d'une base unique structurée de manière adaptée.

f- Des correspondants des services comptables dans les activités opérationnelles

 Une bonne pratique consiste à constituer au sein des différentes activités de l'entreprise un
réseau de correspondants privilégiés des services comptables. Ceux-ci ont pour double
mission d'une part de véhiculer les messages en provenance de la fonction comptable
(règles de gestion, procédures, …) et d'en favoriser la compréhension par les opérationnels
et, d'autre part, de s'assurer que les services comptables seront en possession en temps et
en heures de toutes les informations dont ils ont besoin pour arrêter les comptes.
Pour garantir la qualité du dispositif, la Direction comptable se doit d'organiser la formation
des correspondants, de piloter l'ensemble du réseau et de superviser les travaux réalisés.
 Justification de la pratique
L'adoption par les entreprises de systèmes d'information de plus en plus intégrés a pour
conséquence de reporter une partie des tâches qui constituaient traditionnellement l'essentiel

17
de la fonction comptable (imputation, saisie, …) sur d'autres acteurs. Par ailleurs, toute
clôture de comptes nécessite d'intégrer des informations qui ne sont connues que par les
opérationnels (évaluation d'avancement, estimation de risque, …)

g- La fonction comptable : coordinateur du processus

 Une bonne pratique consiste à désigner au sein des services comptables un "pilote" du
processus (cellule planning) dont la tâche sera notamment de faire évoluer le planning
d'arrêté en fonction des contraintes qui s'imposent et qui varient régulièrement (ce "pilote"
peut tout naturellement être le chef comptable).
 Justification de la pratique
Le rôle de la fonction comptable ne peut se limiter à la réalisation de tâches purement
matérielles aboutissant à la production des comptes. Elle doit avant tout se comporter en
véritable "chef d'orchestre" d'un processus complexe qui comprend de nombreux intervenants
(services opérationnels, service informatique, services comptables), chacun ayant une tâche
spécifique à réaliser dans le cadre d'un calendrier extrêmement précis.

h- Un planning de clôture détaillé et évolutif

 Un planning de clôture doit être élaboré et diffusé.
Souvent réalisé de manière globale au niveau de l'entité tête de consolidation, il doit être
conçu de manière détaillée (par heure) au niveau des entités opérationnelles. La précision de
sa construction influe de manière significative sur la performance des services comptables
placés au bout de la chaîne de production des comptes.
La mise à jour mensuelle du planning permet d'intégrer les particularités du mois à venir en
terme de calendrier (jours fériés, ponts, …).
 Justification de la pratique
Le planning d'arrêté est l'élément de pilotage indispensable à l'opération de clôture des
comptes. Il constitue également un formidable outil de communication à l'intérieur de
l'entreprise et il sert de support à l'engagement formel que prend chacun des intervenants dans
le processus quant à la date/heure à laquelle il sera en mesure de fournir telle ou telle
information.
i- Phase de préparation de la clôture

18
  Le plus souvent trimestriellement, sous la forme d'une ou plusieurs réunions de travail
auxquelles sont conviés les interlocuteurs concernés (représentants des services
opérationnels, contrôleurs de gestion, juristes, fiscalistes, commissaires aux comptes,
…), les événements significatifs et exceptionnels intervenus au cours de la dernière période
sont examinés de manière à ce que puisse être anticipé leur traitement comptable lors de la
clôture.
 Justification de la pratique
Le respect du planning de clôture ne permet généralement pas de consacrer du temps à
s'interroger sur les décisions à prendre quant à la traduction comptable de tel ou tel événement
non récurrent. Les réflexions et discussions conduisant aux options d'arrêté doivent avoir lieu
au moment de la phase de préparation.

j- Intégration des commissaires aux comptes dans le processus de clôture

 Il est de bonne pratique d'intégrer l'intervention des commissaires aux comptes au
nombre des étapes qui conduisent à la clôture définitive des comptes. Les temps qui
devront être consacrés à permettre leur mission doivent donc être évalués et pris en
compte dans le planning de clôture.
 Justification de la pratique
La réduction des délais de clôture conduit les commissaires aux comptes à intervenir alors que
les opérations d'arrêté ne sont pas encore totalement finalisées.

k- Organisation d'une phase de validation

 Une étape de validation des résultats préalablement à leur diffusion est nécessaire.
Cette étape intervient dès que des informations de synthèse sont disponibles. Elle suppose la
réalisation de revues d'information avec les contrôleurs de gestion et/ou les opérationnels. Les
contrôles opérés portent essentiellement sur la vraisemblance et la cohérence des informations
produites par comparaison avec les prévisions de l’année, le réel du mois précédent, le réel de
l’année précédente.
Cette étape d’analyse, intégrée dans le planning, s’effectue dans un laps de temps prédéfini
(quelques heures).
Une bonne pratique consiste à confier ces opérations à une cellule de synthèse située à
l'intérieur des services comptables.

19
  Justification de la pratique
La production de comptes de qualité dans des délais brefs suppose que ceux-ci aient reçu une
validation avant leur diffusion.

l- Cellule de support aux applications informatiques et méthodes au sein de la fonction

comptable
 Une cellule de support aux applications informatiques et méthodes doit être créée au
sein de la fonction comptable.
Cette équipe de support a notamment en charge la gestion des référentiels et le suivi de toutes
les modifications apportées au système de gestion pouvant avoir des conséquences sur la
clôture des comptes. Elle est l’interlocuteur privilégié du service informatique.
 Justification de la pratique
La création de cette cellule est nécessaire afin de permettre à la fonction comptable de
maîtriser à la fois les aspects organisationnels et la dimension système d'information du
processus de clôture des comptes.
m- Gestion des incidents et anticipation des risques
 Il est de bonne pratique de prévoir une méthodologie de gestion des incidents couvrant
notamment :
- un processus d’information et de décision concernant le déroulement de la clôture,
- un seuil de matérialité,
- une différenciation entre les arrêtés mensuels et annuels,
- un plan de secours.
En ce qui concerne le plan de secours en particulier, il est bon que celui-ci soit formalisé et
qu'il intègre non seulement les aspects informatiques mais également la dimension
organisationnelle (remplacement de collaborateurs, attitude face à des dégâts matériels ou des
événements exceptionnels, …).
 Justification de la pratique
Cette pratique se justifie par la nécessité, pour assurer tant le respect des délais que la qualité
des résultats, d'organiser une prise en compte des incidents de façon contrôlée, efficace et
rapide plutôt qu’en mode « panique ».

20
PARTIE 2 : ANALYSE DU PROCESSUS DE
CLOTURE DES COMPTES ANNUELS A ETI
ET APPROCHE DE SOLUTION AUX
MANQUEMENTS DANS LE PROCESSUS
D’ORGANISATION

21
 CHAPITRE I : DESCRIPTION DE LA
DEMARCHE PROCESSUS ET DIAGNOSTIC
DE LAN SITUATION DE CLOTURE DES
COMPTES ANNUELS A ETI

Section 1 : Description du mécanisme d’entrée des biens

et leur comptabilisation a ETI
Tout département ayant besoin d’un bien ou service fait une demande formelle. La demande
doit être faite en remplissant le formulaire de demande de dépense de la banque par le staff
(personnel) qui éprouve le besoin. Ce dernier obtient d’abord l’approbation de son chef de
département, puis transmet la demande au service EBS pour le nécessaire à faire.

Paragraphe 1 : Présentation et rôle des différents services

A- Présentation
Créée à Lomé, Togo, Ecobank Transnational Incorporated (ETI) est la maison mère du
Groupe Ecobank, le principal groupe bancaire régional indépendant panafricain. Elle
est situé au 2365 boulevard du Mono- Tél : 22 21 03 03.
Le Groupe est présent dans 36 pays africains, à savoir : Afrique du Sud, Angola,
Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Cap-Vert, Congo (Brazzaville), Congo
(République démocratique), Côte d'Ivoire, Ethiopie, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée,
Guinée-Bissau, Guinée Équatoriale, Kenya, Libéria, Malawi, Mali, Mozambique,
Niger, Nigeria, Ouganda, République Centrafricaine, Rwanda, Sao Tomé et Principe,
Sénégal, Sierra Leone, Soudan du Sud, Tanzanie, Tchad, Togo, Zambie, Zimbabwe.
Le Groupe Ecobank est également représenté en France par le biais de sa filiale EBI
S.A. à Paris. ETI a des bureaux de représentation à Dubaï, aux Émirats arabes Unis, à
Londres au Royaume-Uni et à Pékin en Chine. Il emploie près de 20 000 personnes,
ressortissants de 40 pays dans plus de 1 200 agences et bureaux. Ecobank est une
banque universelle offrant des produits et services de la banque de grande clientèle,
banque de détail, banque d’investissement et des services monétiques aux

22
 gouvernements, aux institutions financières, aux sociétés multinationales, aux
organisations internationales, aux petites, moyennes et micro entreprises ainsi qu’aux
particuliers. Pour de plus amples informations,

Source : : www.ecobank.com.

B- rôle du service achat : EBS5

EBS est le service du groupe qui s’occupe de tout ce qui concerne l’acquisition de biens et
services pour le compte du groupe ETI.
Ce service, une fois reçu la demande, introduit le processus d’achat accompagné de trois
proformas (une seule proforma est obtenue lorsque est le montant est inférieur ou égal à
250 000 fcfa / cinq cent dollars) au Département Finance pour vérifier si ladite dépense est
budgétisé ou pas. Si elle budgétisée, l’accord est donné. Dans le cas contraire, une
approbation exceptionnelle doit être chez les personnes habilitées.
Après avoir obtenu les approbations nécessaires, l’agent en charge prépare le bon de
commande, lequel sera signé par les signataires autorisés d’ETI.
Après la signature du bon de commande, il est envoyé au fournisseur/ prestataire suivi de la
livraison (s’assurer de la conformité et de la totalité des articles commandés ou de l’exactitude
du service fourni) suivi ensuite de la réception de la facture définitive pour paiement. Une
décharge est faite sur le bordereau de livraison et par le livreur et par le staff d’EBS récepteur.
Après la réception, le service EBS enregistre les factures dans un fichier Excel comportant des
colonnes date de réception, le nom du fournisseur, l’objet de la dépense, le montant, et de
décharge. Les factures enregistrées sont ensuite transmises au service Opérations
(comptabilité) pour traitement.

C- traitement comptable des factures au service opération

Le service des Opérations de ETI est réservé au traitement comptable de toutes

les opérations et services financiers du holding.
La tenue de la comptabilité d’ETI est faite dollars US. Tous les paiements faits dans d’autres
devises sont convertis en dollars lors de l’imputation comptable en se référant à la grille de
taux interne reçu quotidiennement de notre filiale Ecobank Togo.
5
Ecobank Business Service
23
Raison pour laquelle à la clôture de chaque mois, il faut dans le système un taux moyen en
vue d’une réévaluation.
Une fois les pièces comptables reçues, une vérification est faite selon la conformité et la
régularité de la documentation (facture définitive, bon de commande, bordereau de livraison,
tout justificatif soutenant la prestation etc.)
Les qui font l’objet de contrat dûment signé par ETI et le prestataire font exception à cette
règle c’est-à-dire se passent de la production de bon de commande. Les factures sont validées
pour paiement sur présentation du contrat et sur confirmation du travail effectué.
L’imputation comptable des pièces est faite selon la nature de la dépense effectuée. Elle passe
directement en charge (le type de compte de charge selon l’objet de l’opération) si l’analyse
de l’opération ne fait pas référence à une immobilisation. Si telle n’est pas le cas, elle passe en
immobilisation avec les références d’étiquetage et série.
La comptabilisation peut objet d’une refacturation à une filiale du groupe (Due from affiliate)
lorsque la dépense est faite pour le compte d’un staff de cette filiale. Exemple du règlement
par ETI des frais d’hébergement d’hôtel du responsable du département Risk participant à une
réunion au siège ETI
Elle peut aussi aller au débit du compte des Business units (Commercial banking, Consumer
banking, Corporate banking) lorsque l’opération se réfère à l’un des staffs de ces corporations
ou lorsque l’activité réalisée rentre dans leur cadre.
L’imputation peut enfin aussi faire objet d’une refacturation collective à plusieurs filiales du
groupe. Prenons l’exemple d’un contrat d’assurance, ETI étant souscripteur du contrat
assurance prévoyance décès groupe de ces filiales francophones auprès de NSIA VIE TOGO,
il émet le règlement de la facture globale et leur refacture le montant suivant une clé en
fonction du nombre de staff. Cette pratique est généralement appelée Share Costs Affiliates.
Illustration des comptabilisations par quelques exemples
 Imputation d’une charge
Imputation d’une charge (Achat de fourniture de bureau chez notre fournisseur CENPATO à
650 000 fcfa)
Le règlement sera fait à partir du compte banque loca en cfa ouvert dans les livres d’Ecobank
Togo. Pour la comptabilisation, nous devons calculer l’équivalent en dollars US. Si le taux du
jour fait 581 alors (650 000/581 = 1 118.76 USD). Nous aurons l’écriture suivante :
Tableau 3 : journal

24
Dates débit Crédit Libellés débit Crédit

604762120 GE.OOE.-STATION. & SUPPL.-OTHERS: 1 118.76 USD

FOURNISSEUR, DETTES EN
COMPTE/PAYABLE TO VENDORS &
40103322500000 SUPPLIERS 650000 fcfa

1 118.76
OAB-NC-EBT-XOF : 1 118.76 USD
52121141100000 USD
FOURNISSEUR, DETTES EN
COMPTE/PAYABLE TO VENDORS &
4010 SUPPLIERS 650000 fcfa

 Imputation d’une immobilisation

Imputation d’une immobilisation (Achat d’un ordinateur portable chez notre fournisseur en
France LARILYA à 1 620 euro)
Le règlement sera fait par le biais du compte étranger en Euro ouvert chez notre filiale EBI
SA PARIS. Considérons le taux du jour à 592, l’équivalent en USD donnera
(1 620*655.957/592 = 1 795.01). Nous aurons l’écriture suivante :

Tableau 4 : journal
Dates débit Crédit Libellés débit Crédit

24424421520001 F * E COMPUTER ORIG.COST 33% : 1 795.01 USD

FOURNISSEUR, DETTES EN
COMPTE/PAYABLE TO VENDORS &
40103322500000 SUPPLIERS euros 1 620

BANK EBI S.A PARIS : 1 795.01 (euros 1 118.76

52121141100000 1 620) USD
FOURNISSEUR, DETTES EN
COMPTE/PAYABLE TO VENDORS &
4010 SUPPLIERS euros 1 620

 Comptabilisation de Share Costs Affiliates

A la fin de l’année 2015 pour le renouvellement de l’assurance prévoyance décès groupe de
certaines filiales, NSIA VIE TOGO a facturé ETI pour un montant de 420 000 000fcfa qui
sera directement décaissé par ETI et refacturé après aux filiales correspondantes.

25
Après imputation et vérification faite par un second collègue des Opérations, un mémo de
paiement est préparé, puis le tout est envoyé au département FINANCE pour contrôle.

D- traitement au département des finances

 Contrôle des comptes

Tous les imputations font l’objet d’un contrôle des comptes débités et crédités et ceci en
respect du plan comptable interne et de la procédure internet de ETI.
Lorsqu’une imputation est validée, l’agent du FINANCE qui procède au contrôle pose son
visa (OK) sue le document. Dès lors, le mémo de paiement peut être introduit pour l’obtention
des signatures autorisées (deux signatures obligatoires).
Au cas où l’imputation n’est pas correcte, l’agent propose le bon compte à débiter ou à
créditer et le document est retourné aux Opérations pour rectification avant de refaire le
circuit pour approbation.
Après approbation des deux signatures autorisant le paiement, les agents des opérations
effectuent le règlement et enregistrent les imputations dans le logiciel compta SAGE.

Paragraphe 2 : travaux périodiques mensuel et annuel après de

production de la balance générale
Après la clôture de chaque mois, les agents des Opérations procèdent à l’élaboration des Proof
et des états de rapprochement.

A- les PROOF et les états de rapprochement

 LES PROOF6
A ETI, les proof sont produits mensuellement, doivent être établis avant le 10 du mois suivant
et envoyés au département contrôle interne pour revue. Cette pratique permet de mettre en
évidence les suspens surtout sur les comptes transitoires dans le but de les analyser et
d’apporter des commentaires qui s’imposent.
Prenons le cas d’un compte « avance sur mission staff », lorsqu’un staff prend une avance sur
une mission officielle, il revient de mission et cela fait plus de trois mois par exemple sans

6
État récapitulatif des mouvements sur un compte (débit – crédit) à un instant T afin d’avoir une vision claire
sur fonctionnement du compte.

26
qu’il présente l’état justificatif des dépenses effectués. L’avance restera en suspens dans ce
compte et le staff est considéré comme débiteur vis-à-vis de la banque.
L’analyse du compte permettra à celui qui l’a établi de mettre en exergue que le staff en
question n’a pas encore justifié ses dépenses de mission. Une relance lui est envoyée par
courrier électronique pour régularisation.
La conséquence directe est que cette dépense qui devait normalement être imputée aux
charges du mois où la mission ait lieu sera allouée aux charges d’un autre mois.
Le même exercice est fait pour tous les autres comptes.
 les états de rapprochement
C’est l’état récapitulatif qui permet de détecter des suspens sur les comptes de trésorerie
banque, caisse etc…).

B- production des états financiers (annexes 2)

Vers la fin de chaque année, le responsable du service financier envoie un message

électronique à tous les départements leur information du déroulement des activités liées aux
travaux à mener. Ainsi, chaque département est censé fournir des informations sur les
dépenses de l’année en cours dont les paiements seront effectués l’année suivante.
Organisation interne
L’organisation interne est le dispositif par lequel le management prévoit et détermine la
structure et la forme du système de communication, d’exercice de l’autorité et la répartition
des responsabilités permettant à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. L’élaboration des états
financiers des holdings se fait suivant des référentiels7 internationalement reconnus comme :
 utilisation des normes IFRS
http://fr.wikipedia.org/wiki/les normes IFRS

A ETI, une organisation suivant Le référentiel IFRS est mise en place pour pouvoir respecter
les normes et présenter la comptabilité aux partenaires comme il est exigé. La plupart des
cas, on centralise le projet de mise en place de ces normes au siège á la holding, et gérée par
des experts intérieurs et extérieurs. Ces experts sont des spécialistes dans les domaines
financier et comptable, ou dans le diagnostic des systèmes d’information.
7
IASB: International Accounting Standard Board
IAS: International Accounting Standards
IFRS: International Financial Reporting Standards
PCG: Plan Comptable General
US GAAP: united States Generally Accepted Accounting Principles

27
Section 2 : Diagnostic de la situation de la clôture des
comptes chez ETI
Paragraphe 1 : Diagnostic de la clôture
Afin de relever et de donner un sens à un chemin évolutif du processus de clôture, il est
indispensable pour nous de mener un « diagnostic de la clôture de compte » autour des deux
axe et poser des marques d’appréciation sur les domaines clés :

Tableau 5 : Axes et marques d’appréciation

Axes et marques
Actions Domaine et appréciation
d’appréciation
Axe 1 appréciation de revenus/clients, achats/fournisseurs,
l'alimentation de la investissements/désinvestissements,
comptabilité par les trésorerie, stocks, personnel,
processus opérationnels comptes des succursales...
situés en amont (tableau 6)
Axe 2 appréciation de pilotage de la fonction et de l'arrêté,
l’organisation de la qualité du système d'informations,
fonction comptable normes et méthodes...).
tableau (7)
Marque 1 Carton vert domaine correctement maîtrisé
Marque 2 Carton jaune niveau de maîtrise limité posant de
quelques difficultés
Marque 3 Carton rouge domaine posant de réelles
difficultés

Source : nous –même

28
A- Premier axe d'analyse : alimentation de la comptabilité par les processus
amont
Tableau 6 : analyse axe 1

Alimentation de la comptabilité par les processus amont : grille de diagnostic

Domaines clés de la clôture carton Commentaires
Vert Jeune rouge
Maîtrise des différents circuits de l'information Absence
aboutissant à la base comptable : le tableau d’inventaire des
d’information adressé aux différents oui difficultés
services d’élaboration
Centralisation rapide et régulière de
l'information vers la comptabilité
Transmission à la comptabilité de documents
standardisés selon des spécifications précises et
préétablies
Niveau d'intégration et d'automatisation -
Existence de contrôles de bouclage entre bases
opérationnelles et base comptable
Maîtrise des schémas comptables pour
l'ensemble des événements opérationnels
Traçabilité entre les flux et leur traitement oui Absence de tenue
comptable quotidienne de la
comptabilité
fournisseur
Répartition claire des travaux de clôture entre oui Difficulté de
comptables et opérationnels constitution des
comptes
provision
Maîtrise des données publiées de nature non
comptable
Capacité de la direction comptable à faire
valoir la règle comptable dans l'organisation

29
Examen critique des liasses de consolidation
avant leur intégration
Appréciation générale oui

Source : nous-même

B- Second axe d'analyse : organisation de la fonction comptable

Tableau 7 : analyse axe 2

Organisation de la fonction comptable : grille de diagnostic

Domaines clés de la clôture carton Commentaires
Vert jaune Rouge
Veille réglementaire (référentiels et normes, doctrine oui
comptable) et diffusion/formation
Homogénéité des référentiels et des outils oui
Degré d'intégration, d'informatisation et d'évolutivité. oui
Sécurité informatique
Uniformité des traitements comptables oui
Disponibilité et compétence des ressources humaines oui
affectées aux activités comptables. Formation
Répartition des travaux d'analyses de comptes sur oui
l'ensemble de l'exercice
Culture et mentalité tournées vers la production rapide oui
des documents
Étape de validation de l'information comptable et oui
financière, préalable à la diffusion
Appréciation générale oui
Source : nous-même

30
Paragraphe 2 : Les résultats du diagnostic
Tableau 8 : résultat
Résultat du diagnostic Actions à engager
Existence de carton démarches structurantes
rouge
Existence de carton Lancement d'« actions ciblées d'amélioration »
jaune
Situation globale Lancement de « démarches structurantes », et d’action à cibler selon les
besoins

Source : nous-même

A- Résultat de l’analyse de la démarche engagée avec les « fournisseurs

d'informations

A première vue la procédure ne souffre pas d’anomalie selon notre appréciation

Les éléments d’information contenus dans la grille adressée (annexe1) aux différents
départements par le responsable financier sont axés sur des points qui respectent l’orthodoxie
tel que décrit dans la revue de la littérature selon Fabrice Martin.
- les fournisseurs d’information sont clairement indentifiable
- la grille permet de savoir la nature des informations, leur mode de transmission et la
deadline
Par contre la grille ne permet pas :
- d’inventorier les éventuelles difficultés comme les zones d'ombre, retards prévisibles…

B- les difficultés concernant le report des provisions

Des difficultés rencontrées concernant la constatation des provisions et leur suivie en période
d'arrêté se situe au niveau des fonctions internes, en amont de la comptabilité,
L’absence d’une base de données sur ce domaine ne facilite pas le contrôle
Ces défauts d'alimentation non traités peuvent se traduisent par des anomalies dans
l'information comptable et financière : manque de fiabilité, retards de production, non-

31
conformité aux référentiels... C'est le principe bien connu du « garbage in, garbage out » («
déchet à l'entrée, déchet à la sortie ») !

C- Les difficultés concernant l’absence de tenue de comptabilité fournisseur

ETI ne pratique pas la tenue de la comptabilité fournisseur avant tout paiement. La

constatation de la dette se fait au même moment que le décaissement et ceci par le truchement
des même agents des opérations. Cette méthode utilisée ne permet pas le solde de X
fournisseur à un instant T.
La conséquence directe est que la constitution mensuelle et annuelle de provisions pose tant
de difficulté à notre service. De même, nous n’arrivons pas à accuser réception à nos
fournisseurs quand en période d’Audit leur cabinet nous demande la confirmation de solde de
leur compte dans nos livres.

32
 CHAPITRE II : PROPOSITIONS DE
DEMARCHE STRUCTURANTE ET
D’ACTIONS CIBLEES D'AMELIORATION

À partir des résultats du diagnostic, les actions suivantes sont à engager :

Section 1 : Démarches structurantes

Paragraphe 1 : Optimisation de la démarche engagée avec les «
fournisseurs d'informations
A- Rencontres périodiques avec les fournisseurs d'information

Ces rencontres permettront au département financier d’ETI de prendre en comptes les

éventuelles difficultés et de réfléchir sur les solutions qui facilitent et garantissent la rapidité
et la fiabilité de l’information. Cela permet également une mise à jour du système
d’information en fonction de son lien avec la production d’information comptable.
Selon la commission bancaire (commission bancaire UMOA, 2000), le système
d’information est l’ensemble des moyens et procédures permettant d’identifier, de traiter et
d’enregistrer toutes les opérations de l’établissement, conformément aux prescriptions en
vigueur, afin de conduire notamment, par le biais d’une architecture informatique cohérente et
contrôlable, à l’édition de documents de synthèse fiables et conformes aux exigences légales
et réglementaires. En la matière, un rapport sur le contrôle interne (UBISOFT, 2010) précise :
« Dans un souci permanent d’améliorer son système d’information et de garantir l’intégrité
des données comptables et financières, la société continue à investir dans la mise en place
d’outils et procédures standardisées, répondant tant aux besoins et contraintes des équipes
locales qu’à ceux du Groupe ».
On comprend suivant les réflexions de Fabrice Martin ; que la mise en place de « rencontres »
avec les « fournisseurs d'information » permettra par ailleurs d'améliorer leur connaissance
des besoins et des impératifs de la comptabilité et d'éviter, en période de clôture, bien des
relances, des travaux inutiles ou redondants. Ce sont souvent les opérationnels qui détectent
des solutions pratiques non forcément imaginées par la direction : modification des circuits
d'informations, anticipation de certaines opérations, exploitation d'autres sources...

33
B- Réflexion préalable
Selon des spécialistes, la présence de plusieurs dysfonctionnements lourds nécessite le
lancement de démarches à caractère structurant. Selon nous, il en est indispensable pour
quelque nature de dysfonctionnement dans le cadre d’un holding bancaire. On connait la
spécificité que requière le domaine bancaire en matière de la réglementation.
La présence du moindre dysfonctionnement aussi minime soit-il doit nécessiter une démarche
à caractère structurant. Celle-ci contraint la direction et les services à engager une réflexion
préalable et des actions plus ou moins importantes à chaque période.
Bien entendu, si celles-ci n'ont pas été amorcées bien avant la clôture, elles ne peuvent
produire leurs effets. Néanmoins, il n'est pas inutile de bien les connaître pour une éventuelle
mise en œuvre ultérieure.

Paragraphe 2 : Exemple de démarche structurante

Tableau 9 : description d’une démarche structurante

Démarches Description Impacts sur la clôture
structurantes
Unifier les Homogénéiser le modèle de gestion Éviter les pertes de temps
référentiels Unifier le langage comptable et financier liées à la comparaison
Mettre en place un manuel comptable, un d'agrégats issus de systèmes
plan de comptes groupe et des clefs différents et à des
comptables uniques divergences d'interprétation
Revoir Mieux intégrer les outils Faciliter les échanges
l'architecture du Unifier la base de données si le contexte d'informations entre les
système le permet différents outils
d'information
Refondre certains Reconcevoir les processus comptables et Avancer le maximum de
processus les processus métier considérés comme travaux avant la clôture
complexes ou à prioritaires Simplifier les échanges et
risques les tâches
Réaliser une pré Arrêter un ensemble d'opérations ou de Alléger les travaux de
clôture flux à une date antérieure, par exemple clôture annuelle
au 31 octobre ou au 30 novembre pour

34
 une clôture au 31 décembre (sous réserve
de spécificités éventuellement bloquantes
au niveau des activités)
Faire porter les travaux des commissaires
aux comptes essentiellement sur cet
arrêté
Organiser la Augmenter la fréquence de production Banaliser et mécaniser le
comptabilité autour Répartir les travaux d'analyse des processus de clôture
de la production du comptes
reporting sur l'ensemble de l'année, et ce, au niveau
de chaque responsable de processus
comptable
Sources : (Martin, 2007)

Section 2 : Actions ciblées sur conseil des spécialités

Nous recommandons des actions plus ciblées. Même si à ETI l’organisation est appréciable
(ce que démontre le diagnostic), ces action peuvent clarifiées le plan précis d’organisation de
la clôture de compte à ETI
- définir et exploiter un planning de clôture,
- organiser une réunion de préparation de la clôture,

Paragraphe 1 : Définir et exploiter un planning de clôture

Selon (Martin, 2007) ; le planning de clôture constitue un véritable engagement de respect des
délais et de qualité de l'information tant au niveau des opérationnels que des comptables, les
retards, même minimes individuellement, se répercutant sur toute la chaîne comptable.
La planification représente ainsi un outil d'organisation des travaux puis, lors du déroulement
pratique des opérations, de pilotage de la clôture (indicateurs d'alerte sur les tâches critiques
notamment) ; l'objectif étant d'en apprécier la qualité (suivi des écarts et des incidents,
engagement d'actions correctives en cas de dérive) et de préparer au mieux la clôture suivante.
Du degré de détail du planning de clôture dépendra le niveau de performance de la holding
ETI en matière de production fiable et rapide des états financiers
« En tout état de cause, mieux vaut un planning identifiant les principales sources et travaux
de la comptabilité, exprimé en semaines ou demi-semaines, qu'une absence totale de
planification ! » affirme Fabrice Martin.

35
Paragraphe 2 : Organiser une réunion de préparation de la
clôture
La réunion de préparation de la clôture permettra à ETI de réunir principaux acteurs de ce
processus avant le lancement des opérations : direction générale, direction financière, service
juridique, fiscalistes, ressources humaines, services opérationnels
Exemple de quelques points qui doivent être traités
Tableau 10 : Description des points traités
Réunion de préparation de la clôture : les points à traiter
Ordre du jour Description des points
Instructions et planning • Planning de clôture
de clôture • Différences, le cas échéant, avec le planning de clôture mensuelle
Conditions d'arrêté • Moyens humains et techniques disponibles pour la clôture
• État d'avancement des différents processus, problèmes en
suspens, actions engagées
Risques et événements • Identification, chiffrage, le cas échéant, des risques et opérations
significatifs intervenus significatives
au cours de la période • Détermination des options comptables ou fiscales et modes de
comptabilisation. À noter que ces différentes options devront
systématiquement être revues avec :
- la direction générale pour décision définitive,
- les commissaires aux comptes pour partage des positions en
termes de principes et méthodes comptables
Tâches critiques au • Définition des tâches critiques par processus :
niveau des processus - dates d'arrêté pour le chiffre d'affaires, les achats, les
amont immobilisations...
- détermination des provisions pour risques
- exploitation du résultat des inventaires
- réciprocité des comptes intragroupe...
• Enchaînement des tâches
• Éventuelles solutions de back-up. Procédures présentant les
traitements à mener afin de pallier la défaillance d'un acteur,
l'absence d'une information en provenance de l'amont ou, plus

36
 généralement, l'impossibilité de réaliser une tâche critique prévue
au planning
Retour d'expériences • Rappel des incidents survenus lors des arrêtés précédents
• Rappel des actions préventives et correctrices à engager à
l'occasion de la clôture

Sources : (Martin, 2007)

37
 CONCLUSION

Selon le groupe (Observatoire de la qualité comptable, 2003), le processus de clôture de

compte débute par la collecte des informations relatives aux actes de gestion « basiques » et
se termine par la production des comptes consolidés, hors publication financière et publication
des comptes sociaux. En réalité cela permet de mesurer la bonne organisation du processus
de clôture de compte annuel, c’est la publication des états financiers fiables en date
raisonnable, répondant à des impératifs de gestion et satisfaisant à des contraintes légales.
Selon le degré de facilité de mise en œuvre, les idées d'évolution pourront être appliquées à
chaque clôture ou faire l'objet d'un recensement en vue d'une mise en œuvre ultérieure. Etant
donné que ces actions dépassent souvent largement le périmètre comptable, l'engagement de
la direction générale constituera un facteur clé incontournable dans l’optimisation du
processus de clôture des comptes.
On comprend au terme de cette étude qu’il est nécessaire pour la holding malgré un niveau
appréciable d’organisation, d’adopter une démarche structurante avec les fournisseurs
d’information notamment sur deux points :
- Organisation des rencontres périodiques avec les fournisseurs d'information
- Engagement des réflexions préalables en vue de se préparer à mieux affronter des
dysfonctionnements éventuels.
Globalement, pour toute entreprise ; définir et exploiter un planning de clôture et organiser
une réunion de clôture restent des impératifs d’optimisation du processus de clôture.

38
BIBLIOGRAPHIE

1- cegos. (2016). formation-cloture-controle-comptes. Consulté le 2016, sur www.cegos.fr:

http://www.cegos.fr/formation-cloture-controle-comptes
2- commission bancaire UMOA. (2000). Guide du banquier. Daccar.
3- ETI. (2014). rapport annuel d’ETI 2014. Lomé.
4- Martin, F. (2007, janvier). Consulté le 2016, sur rfcomptable.grouperf.com:
rfcomptable.grouperf.com
5- Observatoire de la qualié comptable. (2002). optimisation du processus de cloture. Paris.
6- Observatoire de la qualité comptable. (2003). meilleures pratiques d'ptimisation.
7- publics, M. d. (2012). Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice V2.0. Paris, France .
8- SYSCOA. (2000). plan comptable général des entreprises- article 23.
9- UBISOFT. (2010). rapport sur le controle interne. Rennes.
10- wikipedia.org. (s.d.). les normes IFRS. Consulté le 2016, sur wikipedia.org: IFRS,
http://fr.wikipedia.org/wiki/les normes

39
 ANNEXES

ANNEXE 1 : grille d’information adressée aux différents services

40
SOURCE : Département finance

ANNEXE 2 : les états financiers

41
42
 TABLE DE MATIERES

TITRE PAGES
Dédicace i
Remerciements ii
Sommaire iii-iv
Introduction 1-2
Partie 1 : présentation du cadre de recherche 3
Chapitre I : approche théorique 4
Section 1 : le processus de clôture de compte 4
Paragraphe 1 : définition et fonctionnalités 4
A- définition 4
B- fonctionnalités du processus 4-5
Paragraphe 2 : concepts de clôture des comptes 5
A- les travaux d’inventaire 6
B- les travaux extra comptables : 6
C- calendrier des travaux d’inventaire 6
Section 2 : de la définition d’un planning à la présentation
des états financier 6
Paragraphe 1 : les étapes d’organisation 6
A- le compte 7
B- le grand-livre 7
C- la balance 7-8
Paragraphe 2 : présentation des états financiers 8
A- présentation simplifiée du compte de résultat 8
B- présentation simplifiée du bilan 8-9
Chapitre II : approche méthodologique et revue de la littérature 10
section1 : approche méthodologique 10
Paragraphe 1 : recherche documentation et difficultés rencontrées 10
Paragraphe 2 : les sources documentaires 10
A- source 1 : le rapport annuel d’ETI 2004 (ETI, 2014) 10

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 B- source 2 : http://www.cegos.fr/formation-cloture
-controle-comptes (cegos, 2016) 10
C- source 3 : http://rfcomptable.grouperf.com/article/0335 11-12
D- source 4 : les revues du groupe : observatoire de
la qualité comptable et institut-benchmarking 12
Section 2 revue de la littérature 13
Paragraphe 1 : du planning de clôture au dossier de
contrôle des comptes 13
A- découpage de la clôture des comptes 13
B- planification les tâches. 13
C- pilotage du processus de clôture 14
Paragraphe 2 : les meilleures pratiques observées 14
A- remarques liminaires 14
B- domaines généraux : organisation et responsabilités 14-19

Partie 2 : analyse du processus de clôture des comptes

annuels à ETI et approche de solution aux manquements
dans le processus d’organisation 20
Chapitre I : description de la démarche processus et
diagnostic de la situation de clôture des comptes annuels a ETI 21
Section 1 : description du mécanisme d’entrée des biens
et leur comptabilisation a ETI 21
Paragraphe 1 : présentation et rôle des différents services 21
A- présentation 21-22
B- rôle du service achat : EBS8 22
C- traitement comptable des factures au service opération 22-25

D- traitement au département des finances 25

Paragraphe 2 : travaux périodiques mensuel et annuel après de
production de la balance générale 25

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Ecobank Business Service

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 A- les proof et les états de rapprochement 25-26
B- production des états financiers (annexes 2) 26

Section 2 : diagnostic de la situation de la clôture des comptes

chez ETI 27
Paragraphe 1 : diagnostic de la clôture 27
A- premier axe d'analyse : alimentation de la comptabilité
par les processus amont 28-29
B- second axe d'analyse : organisation de la fonction comptable 29
Paragraphe 2 : les résultats du diagnostic 30
A- résultat de l’analyse de la démarche engagée avec les
« fournisseurs d'informations » 30
B- les difficultés concernant le report des provisions 30-31
C- les difficultés concernant l’absence de tenue de comptabilité
fournisseur 31

Chapitre II : propositions de démarche structurante et d’actions

ciblées d'amélioration 32
Section 1 : démarches structurantes 32
Paragraphe 1 : optimisation de la démarche engagée avec les
« fournisseurs d'informations 32
A- rencontres périodiques avec les fournisseurs d'information 32
B- réflexion préalable 33
Paragraphe 2 : exemple de démarche structurante 33-34
Section 2 : actions ciblées sur conseil des spécialités 34
Paragraphe 1 : définir et exploiter un planning de clôture 35
Paragraphe 2 : organiser une réunion de préparation de la clôture 36-37
Conclusion 38
Bibliographie 39
Annexes 40-42

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