Manuel de Procedures Comptables Et Financieres Tenor Distrib 2 PDF

2008
MANUEL DE PROCEDURES
COMPTABLES ET
FINANCIERES
CABINET SEDDIK
AOUT 2008
Manuel de Procédures
Compt abl es et Fi nanci ères
PRESENTATION DU MANUEL
Member
2 AOUT 2008
Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures comptables et financières de la Direction

Administrative et financière. La mise en place des procédures décrites ci-dessous répond aux objectifs
suivants :
) Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier pour
qu’elles soient conformes aux obligations réglementaires relatives à l’organisation comptable.
) Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans

l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des
attributions afférentes à chacun.
) Améliorer la qualité comptable et les délais de restitution en assurant l’optimisation des circuits
d’information
) Mettre en œuvre un outil de contrôle interne efficace.
Il y’a lieu de préciser qu’il ne s’agit pas d’une description des procédures d’une Direction isolée, mais
d’une schématisation de procédures imbriquées dont les flux opérationnels convergent vers la Direction
Administrative et Financière.
L’application, l’évaluation et la mise à jour du manuel de procédures seront d’autant plus pertinentes que
les procédures des différentes Directions se rattachent.
L’application des procédures mentionnées dans le dit manuel ne doivent pas se limiter aux flux
opérationnels décrits, elle doit porter sur les flux logiques qu’engendrent les activités de la société de
sorte que la mise à jour et la modification d’une procédure serve en même temps à améliorer le
processus général dont elle fait partie.
Member
3 AOUT 2008
DESCRIPTION DU MANUEL
Member
4 AOUT 2008
Objectifs du manuel de procédures
Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, comptable et

financière. Il a pour objectifs de :
¾ Décrire l’organisation administrative, financière et comptable
¾ Décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel comptable dans les
conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer
ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents.
¾ Décrire les tâches qui incombent à tout un chacun
Mise à jour des procédures
Une liste des détenteurs du manuel de procédures sera maintenue par le « Coordinateur » pour
permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois que celle-ci sera opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
¾ Des modifications des systèmes et procédures de travail dans le but d’améliorer l’existant.
¾ Des changements rendus nécessaires par l’application de dispositions réglementaires.
¾ Des modifications concernant l’affectation du personnel ou les tâches qui lui incombent.
¾ Des aménagements dans l’organisation de la société.
o Responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel :
La responsabilité de la tenue et la mise du manuel de procédures incombe au coordinateur. La direction

« Audit et inspection » pourrait être désignée comme coordinateur de projet. Elle doit décider du
nombre de copie à remettre au personnel ainsi que de l’accès au manuel sur le réseau de la société. La
décision de modification des procédures existantes doit être prise sur son initiative.
Member
5 AOUT 2008
o Procédure de mise à jour du manuel de procédures :
Les décisions de modification doivent faire l’objet de réunion entre le collaborateur de projet et le
département concerné par la dite modification.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A
l’issue de cette réunion un procès- verbal est établi indiquant les éléments suivants :
¾ Les procédures devant êtres modifiées.
¾ Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées
¾ La personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures doit les soumettre au coordinateur de
projet afin qu’il y apporte les éventuelles modifications et pour arrêter le texte définitif.
Après adoption du texte définitif, le coordinateur de projet se charge de distribuer les nouvelles
procédures aux personnes intéressées. La date de transmission des nouvelles procédures aux
personnes intéressées doit être mentionnée sur un registre de « Mise à jour du manuel de
procédures ».
Il y’a lieu de désigner une personne qui sera chargée de suivre les mises à jour de chaque copie du
manuel ainsi que les copies existantes sur les réseaux partagés.
Member
6 AOUT 2008
ORGANISATION ET DESCRIPTION DE LA DIRECTION

ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Member
7 AOUT 2008
ORGANISATION COMPTABLE :
Organigramme général :
Directeur
Administratif et
Financier
Responsable Chef comptable Responsable des

juridique Ressources
Humaines
Responsable Responsable Responsable Agent Comptables

Comptabilité Comptabilité Trésorerie administratif
Client Fournisseurs
Coursier Aide comptable
Lieu de tenue de la comptabilité :
La comptabilité est tenue au niveau du siège social de la société.
Classification des documents comptables :
• La codification de base de tous les documents du service comptabilité se présente comme suit:
ANNEE D.A.F/ CODE CHRONO/ CODE DOCUMENT
• Le classement des documents du service comptabilité de l’exercice en cours est assuré suivant
un ordre chronologique par mois : cf. Classement et archivage des documents.
Member
8 AOUT 2008
Récapitulatif des modes de classement des documents de l’exercice en cours du service

comptable :
Type de document Lieu d’archivage Mode de classement

Direction des Ressources
Contrat du personnel Chronologique
humaines
Achats Service Comptabilité Fournisseurs/Chronologique
Ventes Service Comptabilité Chronologique/mois
Trésorerie Service Comptabilité Chronologique/mois
Dossier Fiscal Service Comptabilité Chronologique/mois
Gestion des archives comptables:
• Après l’arrêté comptable au 31/12/N, la Société procède à l’archivage des documents de

l’exercice clos.
• Les documents comptables des exercices antérieurs sont archivés au siège social de la société
sous la responsabilité du Directeur Financier.
Member
9 AOUT 2008
DESCRIPTION DES TACHES :
La présente section constitue un descriptif de l’ensemble des postes de la Direction administrative et

financière qui se présentent comme suit :
Directeur Administratif et Financier

Responsable juridique
Responsable Ressources Humaines
Chef comptable
Responsable comptabilité Client
Responsable comptabilité Fournisseurs
Responsable Trésorerie
Comptables
Aide comptable
Agent administratif
Coursier
Chacune des fiches de fonction présentent une description détaillée des éléments suivants :
Titre du poste
Supérieur hiérarchique direct
Remplaçants
Nombre d’agents subordonnés
Rôle
Activités et tâches du poste
Documents
Rapports produits au poste
Relations à l’intérieur
Relations à l’extérieur
Member
10 AOUT 2008
Titre du poste : DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Supérieur hiérarchique direct : DIRECTEUR GENERAL
Remplaçants :
Nombre d’agents sous sa responsabilité : 3
Folio 1/3
Date de mise à jour Août 2008
1. Rôle :
• Animer et coordonner l’activité du service

• Superviser les travaux réalisés par les différents intervenants au sein du service
• Assurer la fonction comptable et financière sous l’autorité de la direction générale
• Assurer la fonction administrative principalement envers le personnel et les administrations
2. Activités et tâches du poste
Gestion administrative :
• Veiller à l’application des procédures administratives, comptables et financières

• Participer à la préparation des budgets
• Effectuer le suivi et l’exécution des budgets
• Contrôler le suivi des immobilisations
• Préparer les rapports de suivi financier périodiques
Gestion de personnel :
• Contrôler les journaux de paie mensuels

• Valider le paiement des salaires
Gestion financière :
• Définir la politique financière à suivre et s’assurer de sa mis en œuvre

• Interpréter les écarts quant aux prévisions financières
• Veiller à la gestion rigoureuse de la trésorerie et des placements financiers.
• Veiller à l’approvisionnement régulier des comptes bancaires
• Contrôler les états de rapprochement bancaires
• Valider les chèques et autres moyens de règlement
Member
11 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 2/3
Gestion de la comptabilité :
• Veiller à la tenue à jour de la comptabilité

• Superviser les travaux d’inventaire physique
• Préparer les états financiers
3. Documents :
3.1 Documents reçus au poste de travail
Nature du document Expéditeur
• Détail des frais généraux • Direction Marketing et commercial

• Déclaratif des ventes • Responsable du suivi des encaissements
• Facture de vente • Chef comptable
• Etat des livraisons aux franchisés • Responsable Logistique
• Dossier de règlement • Chef comptable
• Echéancier • Chef comptable
• Ordre de virement • Chef comptable
• Facture « proforma » • Responsable des moyens généraux
• Contrat de bail commercial • Direction Développement Réseaux
• Bon de caisse • Responsable de la caisse
3.2 Documents produits au poste de travail
Nature du document Destinataire
• Demande de financement • Société de crédit-bail (leasing)

• Budget contractuel • Direction Commerciale et Marketing
• Note de frais • Direction Générale
• Détail des charges par agence • Direction Contrôle de gestion
Member
12 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 3/3
4. Rapports produits au poste
• Rapport de suivi financier périodique

• Etats de synthèse
• Tableaux de bord financiers
5. Relations à l’intérieur :
• Avec le comptable pour la supervision de la tenue comptable

• Avec le département contrôle de gestion pour la préparation des situations financières
périodiques
• Avec le département Ressources humaines
• Avec le responsable juridique pour fixer les clauses et négocier les termes des contrats et
accords
• Avec la Direction Générale pour le choix des modes de financement et l’arrêté des budgets par
Direction
6. Relations à l’extérieur :
• Avec les banques, assurances, fournisseurs, prestataires de services…

• Avec les auditeurs, commissaires aux comptes, inspecteur des impôts…
Member
13 AOUT 2008
Titre du poste : CHEF COMPTABLE

Supérieur hiérarchique direct : DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Remplaçants :
Folio 1/3
1. Rôle :
• Veiller à l’élaboration des états financiers et des informations comptables et financières dans
les meilleurs délais et dans le respect de la réglementation et des normes en vigueur.
Supervision et coordination :
• Contrôler le brouillard de saisi comptable

• Superviser le département comptable
• Coordonner les tâches au sein du département comptable
• Veiller au respect des procédures comptables au sein du département
• Veiller au respect des règles fiscales et des obligations légales
• Coordonner les relations avec les autres services
• Planifier les activités du département comptable et suivre leur réalisation
• Vérifier les déclarations sociales et fiscales.
Elaboration des états financiers et reporting
• Elaborer les états financiers conformément à la réglementation comptable

• Procéder à la consolidation des informations comptables et financières et élaboration des états
de reporting financier
• Elaborer les situations périodiques de la trésorerie
Suivi des immobilisations :
• Calculer les amortissements

• Rapprocher avec la comptabilité générale
• Comptabiliser les dotations aux amortissements et aux provisions et cessions des
immobilisations
Member
14 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 2/3
3. Documents :
• Déclaratif des ventes • Administratif

• Facture « proforma » • Moyens généraux
• Facture d’achat • Moyens généraux
• Bon de commande • Moyens généraux
• Bon de livraison • Moyens généraux
• Bon de réception • Moyens généraux
• Facture de vente • WANA
• Brouillard de saisi • Comptables
• Moyens de règlement (Chèque, ordre de • Responsable suivi des règlements
virement…)
• Bulletins de paie • Responsable des ressources humaines
• Etats de rapprochement bancaires • Directeur financier

• Tableau de suivi de la trésorerie • Directeur financier
• Etats de synthèse périodiques et annuels • Directeur financier
• Note de frais • Directeur financier
• Rapport financier sur la trésorerie (Banques et caisse)

• Rapport de supervision comptable périodique
• Avec le Directeur Financier pour les arrêtés de situation périodiques

• Avec les comptables pour le suivi de la tenue de la comptabilité
Member
15 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 3/3
• Avec les clients, fournisseurs, banques et autres organismes de financement, assurances,

avocats….
Member
16 AOUT 2008
Titre du poste : COURSIER

Supérieur hiérarchique direct : CHEF COMPTABLE
Remplaçants :
Nombre d’agents sous sa responsabilité :
Folio 1/1
1. Rôle :
• L’agent de liaison entre la société et les différentes entités externes. Il s’occupe de la circulation
des documents entre la société est l’extérieur.
• Transmission du courrier
• Reproduction de documents
• Dépôt des déclarations fiscales et sociales
• L’accomplissement de toutes les tâches que le chef comptable juge utile de lui confier
3. Documents :
• Tout document à lui confier dans le cadre • Personnel de la Direction comptable et

de ses fonctions financière
• Néant (Registre de courses) • Néant
• Néant
• Avec l’ensemble du personnel pour les courses et autres tâches compatibles avec ses fonction
• Transmission des documents
Member
17 AOUT 2008
Titre du poste : AGENT ADMINISTRATIF

Remplaçants :
Folio 1/2
1. Rôle :
• S’occuper de l’ensemble des tâches administratives d’exécution
• Saisir et présenter des documents
• Effectuer le classement informatique des documents
• Reproduire, classer et archiver les documents
• Traiter les documents administratifs selon les consignes
• Rédiger les procès verbaux des réunions au sein de la Direction administrative et financière
• Réceptionner et expédier le courrier de la Direction administrative et financière
3. Documents :
• Tout document à lui confier dans le cadre • Personnel de la Direction administrative et

de ses fonctions financière
• Tout document reproduit ou traité selon les • Personnel de la Direction administrative et

consignes financière
• Etablir l’ensemble des rapports nécessaires que le chef comptable juge utile de lui confier
Member
18 AOUT 2008
Titre du poste : AGENT ADMINISTRATIF

Remplaçants :
Folio 2/2
• Avec le personnel de la Direction administrative et financière
• Toute entité avec qui il sera appelé à traiter dans le cadre de ses fonctions
Member
19 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE JURIDIQUE

Remplaçants :
Folio 1/2
1. Rôle :
• Rechercher l'adéquation des objectifs poursuivis par la société avec l'ensemble des règles
juridiques qui s'imposent à elle
• Appréhender les impératifs législatifs d'une décision et prévoir ses conséquences
• Prévention des contentieux
• Assister la direction dans l’élaboration et la rédaction des contrats ou projets
• Assurer la relance des débiteurs
• Suivre les réclamations des clients et des fournisseurs de la société
• Evaluer les risques des opérations menées avec les clients, fournisseurs et partenaires
• Négocier les termes des contrats et accords
• Représenter la société devant les juridictions compétentes (Tribunal, inspection des impôts,
CNSS…)
• S’occuper des tâches de documentation, d’administration et d’organisation dans le cadre de ses

fonctions (Rédaction des PV, Lettres…)
• Validation des factures de leasing, d’assurances…
3. Documents :
• Contrats de bail commercial • Direction Développement Réseau

• Dossier de réclamation • Clients / Fournisseur
• Dossier de contentieux • Direction général
• Factures de leasing • Chef comptable
• Factures d’assurance • Chef comptable
Member
20 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE JURIDIQUE

Remplaçants :
Folio 2/2
• Projet d’accords ou contrats • Direction générale / Direction financière

• Ordre du jour des réunions • Direction générale / Direction concernée
• Convocation aux assemblées générales • Administrateurs de la société
• Rapport sur la situation juridique de la société
• Rapport sur le suivi des contentieux de la société
• Avec la direction générale
• Avec la direction financière
• Avec les directions concernées par un contentieux
• Assurer les relations extérieures de la société avec les organismes professionnelles
Member
21 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE COMPTABILITE

FOURNISSEUR
Remplaçants : COMPTABLE
Folio 1/2
1. Rôle :
• Veiller à la tenue à jour des comptes fournisseurs
• Valider toute création ou modification de la base fournisseurs
• Réceptionner les factures d’achat et les bons de livraison
• Rapprocher entre les éléments du dossier achat
• Assurer le suivi des dettes fournisseurs
• Valider les règlements fournisseurs
• Assurer le suivi des impayés.
• Préparer les moyens de règlements
• Gérer les relances fournisseurs.
• Editer le journal achat, grand livre et balance des tiers « fournisseurs »
• Analyser les comptes fournisseurs
• Suivre et mettre à jour des tableaux de bord réguliers sur les fournisseurs
3. Documents :
• Bon de commande • Direction des moyens généraux

• Bon de livraison • Direction des moyens généraux
• Bon de réception • Direction des moyens généraux
• Facture d’achat • Direction des moyens généraux
Member
22 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE COMPTABILITE

FOURNISSEUR
Remplaçants : COMPTABLE
Folio 2/2
• Echéancier des dettes fournisseurs • Chef comptable

• Suivi des règlements fournisseurs • Responsable règlement fournisseurs
• Brouillard de saisi • Chef comptable
• Journaux d’achat • Chef comptable
• Grand-livre et balance tiers (fournisseurs) • Chef comptable
• Situation des comptes fournisseurs
• Rapport sur la situation de trésorerie par rapport au règlement fournisseurs
• Avec le chef comptable pour la validation des écritures comptables et le contrôles des
documents comptables
• Avec le responsable suivi des règlements pour le rapprochement avec l’échéancier des dettes
fournisseurs
• Avec le responsable juridique pour le suivi des litiges avec les fournisseurs
• Avec les fournisseurs pour la remise des chèques de règlement, réclamation…
Member
23 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES

Remplaçants :
Folio 1/3
1. Rôle :
• Définir la stratégie de la société en matière de gestion de personnel
• Veiller à l’organisation du travail et au respect de la législation sociale
• Définir et mettre en place la politique de recrutement, de formation et de promotion de la

gestion des carrières
• Gérer les ressources humaines, matérielles et financières au niveau de la direction
• Déterminer les besoins en personnel, en collaboration avec les différentes Directions de la

société.
• Rédiger et mettre à jour les documents administratives (descriptions de poste, formulaires de

demande d’emploi, mécanismes d’évaluation, etc.)
• Etablir et appliquer les politiques et procédures de gestion des ressources humaines en

concertation avec les différentes Directions (embauche, promotion, évaluation de rendement,
etc…)
• Etablir et Mettre à jour tableaux de bord sociaux
• Rédaction des conventions collectives
• Rédaction du règlement intérieur
• Rédaction des projets de contrats de travail
• Planifier et animer les réunions des négociations collectives
• Gérer les conflits sociaux
• Suivi des réclamations des salariés
• Tenir à jour les dossiers du personnel
• Traiter la paie
Member
24 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 2/3
• Etablissement des déclarations sociales mensuelles et trimestrielles (CNSS, CIMR, Mutuelle)
• Etablissement des déclarations fiscales mensuelles et annuelles (IR, Etat 9421, Etat des
traitements et des salaires).
3. Documents :
• Demandes d’emploi • Candidats

• Offre de recrutement (Besoin en personnel) • Toute Direction concernée
• Contrats de travail • Responsable juridique
• Rapports des contentieux sociaux • Responsable juridique
• Courrier • Organismes sociaux
• Lettre de réclamation • Salariés
• Budget prévisionnel de la direction • Directeur générale / Directeur administratif

et financier
• Bon de commande interne • Direction des moyens généraux
• Formulaire de candidature • Direction concernée
• Fiche d’évaluation du personnel • Direction concernée
• Projet de contrat de travail • Responsable juridique
• Projet de règlement intérieur / Convention • Responsable juridique
collective
• Livre de paie • Chef comptable
• Journaux de paie • Chef comptable
• Bulletin de paie • Chef comptable
• Tableaux de bord sociaux • Directeur général / Directeur administratif
et financier / Responsable contrôle de
gestion
Member
25 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 3/3
• Rapport social
• Rapport d’évaluation du rendement du personnel
• Avec l’ensemble des Directions pour la définition des besoins en personnel (profil, conditions,
etc…)
• Avec le responsable juridique pour la gestion des contentieux sociaux (avocats, inspection de
travail, organismes sociaux) et pour le respect de la législation sociale en matière de gestion
du personnel.
• Avec le département contrôle de gestion pour la communication et l’analyse des tableaux de

bord sociaux
• Avec les organismes de sécurité sociale
• Avec l’inspection du travail
• Avec les avocats
Member
26 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT

Remplaçants :
Folio 1/3
1. Rôle :
• Veiller à la tenue à jour de l’ensemble des opérations comptables liées aux postes clients
• Valider toute modification de la base clients
• Rapprocher les éléments du dossier « Vente »
• Contrôler la comptabilisation des opérations de ventes et de paiement
• Etablir et suivre la facturation du client
• Gérer les encaissements et les impayés
• Suivre les litiges avec les clients
• Assurer le suivi des avoirs
• Gérer les encours clients
• Mettre en place un échéancier des créances clients
• Assurer le recouvrement des créances
• Editer le journal vente, le Grand-livre et la Balance des tiers « Clients »
• Suivre et mettre à jour des tableaux de bord réguliers sur les clients
Member
27 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 2/3
3. Documents :
• Bon de commande • Direction commercial et marketing

• Bon de livraison • Direction commercial et marketing
• Déclaratif des ventes • Administratif
• Etat des encaissements clients • Responsable Trésorerie
• Journaux de ventes • Comptable
• Grand livre client • Comptable
• Balance tiers « Client » • Comptable
• Facture de vente • Chef comptable

• Etat des relances client • Chef comptable / Responsable Trésorerie
• Echéancier des créances clients • Chef comptable / Responsable Trésorerie
• Tableaux de bord • Directeur administratif et financier
• Etat suivi des encaissements et des • Chef comptable / Responsable Trésorerie
impayés • Chef comptable
• Etat des clients douteux ou litigieux • Chef comptable
• Analyse des comptes client
• Rapport sur les litiges avec les clients à communiquer au responsable juridique
Member
28 AOUT 2008

Remplaçants :
Folio 3/3
• Avec la Direction commercial et marketing afin d’améliorer les relations avec les clients dans le
but d’anticiper les litiges.
• Avec le responsable juridique pour la gestion des litiges et contentieux avec les clients
• Avec le responsable Trésorerie pour le suivi des encaissements et des impayés
• Avec les clients pour la négociation des délais de paiement
Member
29 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE

Remplaçants :
Folio 1/2
1. Rôle :
• Veiller à la tenue à jour de l’ensemble des opérations affectant les comptes de trésorerie
(Banque et Caisse)
• Etablir les états de rapprochements bancaires
• Etablir un état de suivi des disponibilités par banque
• Etablir un arrêté mensuel de caisse
• Organiser le déroulement de l’inventaire de caisse
• Etablir les déclarations mensuelles de TVA et les déclarations d’acomptes de l’I.S
• Etablir un arrêté périodique de la situation des encaissements et des règlements
3. Documents :
• Relevés bancaires • Banques

• Bon de caisse • Bénéficiaire
• Note de frais • Bénéficiaire
• Demande d’avance sur salaire • Bénéficiaire
• Factures d’achats • Responsable comptabilité fournisseurs
• Facture de vente • Responsable comptabilité clients
Member
30 AOUT 2008
Titre du poste : RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE

Remplaçants :
Folio 2/2
• Etats de rapprochement bancaires • Chef comptable

• Etat de trésorerie par banque • Chef comptable / Directeur administratif et
financier
• Arrêté mensuel de la caisse • Chef comptable
• Déclaration TVA • Chef comptable
• Déclaration des acomptes IS • Chef comptable
• Etat suivi des encaissements • Responsable comptabilité clients
• Etat suivi des règlements • Responsable comptabilité fournisseur
• Moyens de règlement • Chef comptable
• Situation périodique de trésorerie
• Avec le responsable comptabilité client pour le suivi des encaissements
• Avec le responsable comptabilité fournisseur pour le suivi des règlements
• Avec le Directeur financier pour l’analyse de la situation de la trésorerie
• Avec le responsable juridique pour tout litige avec la banque
• Avec les clients pour effectuer le recouvrement des créances
• Avec les fournisseurs pour la remise des chèques et autres moyens de règlements
• Avec la banque et autres organismes financiers.
Member
31 AOUT 2008
Titre du poste : COMPTABLE

Remplaçants : AIDE COMPTABLE
Folio 1/2
1. Rôle :
• Veiller à l’enregistrement et à la tenue à jour sur le système informatique de l’ensemble des

opérations affectant le patrimoine de la société.
• Gestion des fichiers tiers
• Imputation des factures
• Rapprochement entre inventaire comptable et inventaire physique
• Réalisation des travaux liés aux arrêtés comptables
• Enregistrement et saisi de l’ensemble des opérations comptables (Clients, fournisseurs,

Trésorerie, OD)
• Enregistrement des écritures liées aux salaires et charges sociales, note de frais…
• Enregistrement des opérations liées aux arrêtés comptables
3. Documents :
• Facture de vente • Responsable comptabilité Client

• Facture d’achat • Responsable comptabilité Fournisseurs
• Note de frais • Responsable Trésorerie
• Etat d’inventaire physique • Chef comptable
• Bulletin de paie • Responsable Ressources humaines
Member
32 AOUT 2008
Titre du poste : COMPTABLE

Remplaçants : AIDE COMPTABLE
Folio 2/2
• Brouillant de saisi comptable • Chef comptable

• Journal de vente • Responsable comptabilité Client
• Journal d’achat • Responsable comptabilité Fournisseurs
• Journal des OD • Chef comptable
• Etat des écarts sur inventaire • Chef comptable
• Rapport sur l’arrêté comptable périodique
• Avec les responsable comptabilité client pour la saisie et le suivi des opérations de vente
• Avec le responsable de la comptabilité Fournisseur pour la saisie et le suivi des opérations

d’achat
• Avec le responsable Trésorerie pour la saisie et le suivi des opérations de banques et de caisse
• Avec le chef comptable pour la validation des écritures de paie
• Avec les clients, fournisseurs, banques…
Member
33 AOUT 2008
Titre du poste : AIDE COMPTABLE

Remplaçants :
Folio 1/2
1. Rôle :
• S’assurer de l’ensemble des tâches qui lui sont confiés dans le cadre de la gestion comptable
• Contrôle de régularité et de conformité des factures
• Contrôle arithmétique sur les factures d’achat (TVA, remises, escompte, etc…)
• Contrôle de régularité des dossiers achats et dossier vente
• Participer aux missions d’inventaire physique
• Procéder à la saisie informatique des opérations qui lui sont confiées
• Veiller au respect des procédures de classement et d’archivage des tirages comptables
3. Documents :
• Dossier de vente • Responsable comptabilité Client

• Dossier d’achat • Responsable comptabilité Fournisseur
• Brouillard de saisie • Chef comptable
Néant
Member
34 AOUT 2008
Titre du poste : AIDE COMPTABLE

Remplaçants :
Folio 2/2
• Avec le responsable comptabilité Client
• Avec le responsable comptabilité Fournisseur
• Avec le chef comptable
• Avec les clients, fournisseurs, banques, etc…
Member
35 AOUT 2008
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES

ET FINANCIERES
Member
36 AOUT 2008
Cette partie du manuel de procédures présente l’ensemble des processus de gestion relatifs à la
Direction administrative et financière. Les procédures ont été élaborées selon un découpage modulaire
des flux de transactions qui se présente comme suit :
Budgétisation
Achat-Fournisseur
Vente-Client
Frais généraux
Immobilisations
Trésorerie
Stock
Opérations Diverses
L’ensemble des procédures de gestion décrites ci-dessous respectent les principes suivants :
Exhaustivité des enregistrements comptables
Spécialisation des exercices
Bonne imputation des opérations comptables
Séparation entre les tâches incompatibles
Protection des actifs de la société
Evaluation correcte des actifs
Fiabilité du degré de validation des transactions
Fluidité du système de contrôle interne
Chacune des procédures explique le déroulement des opérations entre les intervenants concernés. Le
plan adopté pour la présentation des procédures est le suivant :
Module
Liste des opérations
Objectifs des procédures
Description des procédures
Member
37 AOUT 2008
Présentation des procédures

Réf : A Module « Budgétisation » Folio : 1/2
1. Liste des opérations :
• Construction des plans d’action

• Elaboration des programmes et des budgets
• Suivi du budget
• Analyse des écarts
2. Objectifs des procédures :
• Assurer la cohérence de la construction budgétaire

• Assurer un meilleur suivi des prévisions financières
• Assurer la bonne allocation des ressources de la société
• Contrôler et analyser les performances pour une meilleure réactivité dans la prise de décision
3. Description des procédures :
3.1 Construction des plans d’action :
• Chaque direction met en place un plan d’action sur le court ou moyen terme selon les objectifs
stratégiques communiqués par la direction générale lors des réunions de concertation.
• Les plans d’action sont communiqués à la direction générale pour validation.
• La direction générale remet les plans d’action validés aux directions concernées et à la direction
financière qui sera chargée de la supervision de l’élaboration des budgets.
3.2 Elaboration des programmes et des budgets :
• Chaque direction établit un projet de budget annuel qui sera alloué au financement des
opérations prévues dans le plan d’action.
• Le projet de budget est communiqué au Directeur administratif et financier qui, après
consolidation des budgets, procède au montage des schémas de financement des programmes
d’activité.
• Les projets de budget et les prévisions financières sont communiqués à la direction générale
pour validation.
Member
38 AOUT 2008

Réf : A Module « Budgétisation » Folio : 2/2
3.3 Suivi des budgets :
• Chaque direction est tenue de préparer une situation périodique des dépenses engagées en
précisant les opérations financées.
• Cet état est transmis à la direction financière pour le rapprocher avec les budgets prévisionnels.
• Tout dépassement des budgets (dans la limite de la rallonge de financement fixé par la D.A.F)
doit être justifié par la direction concernée.
• Un état des écarts sur budgets est préparé par le directeur financier et est transmis à la
direction Contrôle de gestion.
3.4 Analyse des écarts :
• Sur la base de l’état des écarts sur budgets, le responsable contrôle de gestion procède à une
analyse de ces écarts afin de :
Justifier les dépassements des budgets alloués
Identifier les opérations imprévues
Procéder aux ajustements nécessaires
• Il prépare un rapport de suivi et analyse des budgets qui doit être communiqué à la Direction
administrative et financière et à la Direction générale.
Member
39 AOUT 2008

Réf : B Module « Achat-Fournisseurs » Folio : 1/2
• Réception du Dossier
• Contrôle de conformité
• Comptabilisation
• Classement
• S’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat et provenant des opérations
d’achats, résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans
l’exercice comptable considéré ;
• S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations d’achats sont
correctement évalués et bien imputés ;
3.1 Réception du dossier :
• Le responsable comptabilité Fournisseur reçoit la facture d’achat.

• Il rassemble les éléments du dossier d’achat (Bon de commande, Bon de livraison, Bon de
réception et facture) et transmet la liasse à l’aide comptable.
3.2 Contrôle de conformité :
• L’aide comptable rapproche entre les éléments de la liasse d’achat, il procède à un contrôle
arithmétique des opérations de la facture (TVA, remise, etc…)
• Si la livraison n’est pas conforme ou s’il y a sur la facture des erreurs de calcul, une réclamation
est établie en trois exemplaires :
le 1er exemplaire pour le fournisseur ;
le 2ème pour le Département logistique
le 3ème est agrafé à la facture et remis à l’agent administratif pour classement dans une
chemise par ordre alphabétique.
Member
40 AOUT 2008

Réf : B Module « Achat-Fournisseurs » Folio : 2/2
• Si la facture est conforme et ne porte aucune erreur de calcul, l’aide comptable transmet la
liasse d’achat au comptable.
3.3 Comptabilisation :
• Le comptable établit en double exemplaire, un ordre d’imputation (Cf. modèle B-1), sur lequel il
porte l’écriture comptable à passer ainsi que toute autre information nécessaire.
• Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse d’achat (Facture, BC, BR et
BL) ;
• Le 2ème exemplaire, de l’ordre d’imputation, est classé chronologiquement dans un
chrono « Achats », qui servira par la suite à la saisie des écritures comptables ;
La comptabilité consistera à :
• Créditer le compte fournisseur (compte de tiers) 4411 pour le montant TTC de la facture.
• Débiter le compte d’achats correspondant 6111 suffixé selon la nature du produit pour le
montant H.T.
• Débiter le compte « TVA récupérable sur charges » (compte de tiers) 3455, suffixé suivant le
taux de TVA, du montant de la TVA.
• Le comptable cachète les factures enregistrées par le cachet « Comptabilisé »
• Les comptes Fournisseurs sont analysés trimestriellement par le Responsable comptabilité
Fournisseurs sur un document prévu à cet effet et visé par le Directeur administratif et financier
et par la Direction générale.
3.4 Classement :
• La facture et les documents annexes seront classés dans un parapheur par ordre
chronologique « factures en instance de règlement ».
• Une fois la facture réglée (Cf. Procédure de règlement), la facture et les documents annexes
doivent être définitivement classés dans le Chrono « Achat » ;
Member
41 AOUT 2008

Réf : C Module « Vente-Clients » Folio : 1/5
• Facturation
• S’assurer que les produits et charges inscrits au compte de résultat et provenant des opérations
de ventes résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans
l’exercice comptable considéré ;
• S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations de ventes
correctement évalués et bien classifiés ;
3.1 Ventes – Agences :
3.1.1 Facturation
• La Direction logistique transmet au responsable Comptabilité-Clients un état de répartition des

marchandises aux agences, muni d’une copie du bon de livraison signé par le responsable de
l’agence.
• Le responsable Comptabilité-Client transmet la liasse de vente (BL et états de répartitions) à

l’aide comptable pour qu’il procède au rapprochement de ces éléments.
• Les non-conformités observées doivent être communiquées à la responsable logistique pour

régularisation.
• Le responsable Comptabilités-Client édite la facture de vente qui est transmise au comptable

après visa du Directeur administratif et financier.
3.1.2 Comptabilisation :
• Le comptable établit en double exemplaires un bon d’imputation (voir modèle C-1), sur lequel il
porte l’écriture comptable à passer ainsi que toute autre information nécessaire ;
o Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, état de
répartition et BL) ;
o Le 2ème exemplaire, de l’ordre d’imputation, est classé chronologiquement dans un
chrono « Ventes », qui servira par la suite à la saisie des écritures comptables ;
Member
42 AOUT 2008

• La liasse de vente sera classée dans un parapheur par ordre chronologique « Factures à
encaisser ».
• Une fois l’encaissement effectué (Voir procédure encaissement), la facture et les documents
annexes doivent être classés dans des dossiers suspendus par agence ;
• Des comptes spécifiques seront crées pour chaque agence (Code agence)
• Les numéros des ordres d’imputation tiendront lieu de numéro de pièce. Ils seront repris sur le
journal des ventes lors de la comptabilisation.
• La comptabilisation consiste à :
Débiter le compte client 3421 suffixé du code de l’agence pour le prix de vente
T.T.C
Créditer le compte « Ventes » 7111 correspondant du prix de vente H.T
Créditer le compte « TVA facturée » 4455 suffixé suivant le taux TVA
correspondant du montant de la TVA
• Tout ordre d’imputation comptabilisé doit porter la mention « comptabilisé et les références de
l’enregistrement (mois, journal et imputation).
• Les comptes clients seront analysés trimestriellement sur un document prévu à cet effet et visé
par le Directeur financier et la Direction générale.
• Les analyses de compte doivent permettre de faire le rapprochement avec les inventaires
physiques tenus au niveau des agences.
3.2 Ventes – B to B
3.2.1 Facturation :
• L’attaché commercial remet au responsable Comptabilité-Clients le chèque du client muni du

bon de livraison signé par la Direction logistique et par le client.
• Ces documents sont transmis à l’aide comptable pour procéder au contrôle de conformité du
dossier de vente.
• Toute non-conformité est immédiatement signalée à la Direction logistique pour régularisation.
• Si le dossier est conforme, le responsable Comptabilité-Client édite une facture de vente.
• Après visa du Directeur administratif et financier :
Member
43 AOUT 2008

Le 1er exemplaire de la facture est remis au client

Le 2ème exemplaire est remis au comptable pour comptabilisation
o Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, BL) ;
Débiter le compte client 3421 suffixé du nom du lient pour le prix de vente
T.T.C
• Tout ordre d’imputation comptabilisé doit porter la mention « comptabilisé » et les références de
• La liasse de vente (Facture, BL) sont classé définitivement dans le chrono « Ventes-B to B»
3.3 Ventes – Franchisés
3.3.1 Facturation :
• Le responsable Comptabilité-Client reçoit de la part de la direction logistique un état des ventes

aux franchisés, auquel sont joints les bons de livraisons signés par le responsable de l’agence.
dossier de vente.
Member
44 AOUT 2008


o Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, état de
ventes aux franchisés et BL) ;
Débiter le compte client 3421 suffixé du code de la franchise pour le prix de
vente T.T.C
• La liasse de vente (Facture, état des ventes aux franchisés BL) sont classés définitivement
dans le chrono « Ventes-Franchisés»
3.4 Ventes – Directes
3.4.1 Facturation :
• Le client remet au responsable Comptabilité-Clients le chèque de règlement et le bon de

livraison signé par la Direction logistique.
Member
45 AOUT 2008

dossier de vente.
o Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, BL) ;
Débiter le compte client 3421 suffixé du nom du lient pour le prix de vente
T.T.C
• La liasse de vente (Facture, BL) sont classé définitivement dans le chrono « Ventes-Directes»
Member
46 AOUT 2008

Réf : D Module « Frais généraux » Folio : 1/3
• Réception du dossier
• Contrôle de conformité
• Classement
• S’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat et provenant des opérations
d’achats de frais généraux, résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions
réalisées dans l’exercice comptable considéré ;
• S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations d’achats de
frais généraux sont autorisés et correctement évalués et imputés ;
3.1 Réception du dossier
• La Direction des Moyens généraux transmet la liasse d’achat (Facture, Bon de commande, Bon
de livraison et Bon de réception) au responsable Comptabilité-Fournisseurs.
• Il accuse réception de la liasse d’achat en signant et cachetant un modèle prévu à cet effet (Cf.
modèle D-1)
• Les frais de déplacement seront matérialisés par des ordres de mission (Cf. modèle D-2).
• Après visa de la Direction générale, les ordres de mission sont remis à la Direction
administrative et financière
• Après chaque déplacement des notes de frais, récapitulant les différentes dépenses engagées,
doivent être établies par l’intéressé.
• Les notes de frais doivent être rapprochées aux ordres de missions correspondants.
Member
47 AOUT 2008

3.2 Contrôle de conformité :
• L’aide comptable rapproche entre les éléments de la liasse d’achat, il procède à un contrôle
le 2ème pour la Direction des Moyens généraux
• Les imputations seront portées directement sur l’ordre d’imputation prévu à cet effet.
• Elles seront saisies sur le journal « frais généraux ». Le cachet « saisi » sera apposé sur
l’ensemble des ordres d’imputation saisis.
• La comptabilisation consistera à :
o Débiter le compte de charges 61 suffixé du code de la charge correspondante
du montant H.T. de la charge lorsque la T.V.A. est récupérable.
o Débiter le compte 3455 suffixé du taux de T.V.A. correspondant « T.V.A./frais
généraux » (compte de tiers) du montant de la T.V.A.
o Créditer le compte 4411 suffixé au code fournisseur correspondant du montant
TTC.
3.4 Classement :
• Les factures et quittances justifiant les dépenses ayant le caractère de frais généraux
(entretien, fournitures de bureau, eau, électricité) suivent le même circuit que les factures
d’achats locaux de marchandises, avec un chrono frais généraux à part et un parapheur
« factures non réglées frais généraux ».
Member
48 AOUT 2008

• il sera ouvert un dossier par fournisseur notamment pour les charges suivantes (téléphone,
loyer, assurances, Eau, Electricité …).
• Un document, prévu en annexe, sera rempli à chaque réception de quittance à chaque fois
qu’une charge paraît avoir un caractère répétitif un tableau identique sera mis en place.
• Les factures ou quittances seront classés chronologiquement à l’intérieur de chaque dossier.
Member
49 AOUT 2008

Réf : E Module « Immobilisations » Folio : 1/3
• Acquisition des immobilisations
• Réception du dossier d’acquisition
• Suivi des immobilisations
• Sortie des immobilisations
• S’assurer que les montants inscrits aux postes d’immobilisations reflètent l’intégralité :
Des biens dont l’entreprise est propriétaire et qu’elle utilise ;
Des coûts encourus pour l’acquisition ou la création de ces biens.
3.1 Procédure d’acquisition des immobilisations :
• Les demandes d’acquisition sont transmises par la Direction des moyens généraux au Directeur
administratif et financier.
• Après rapprochement des demandes d’acquisition avec le budget d’investissement prévu, il

vise le bon de commande interne et le transmet à la Direction générale pour validation.
• La consultation des fournisseurs (appel d’offres) doit concernée au moins trois (3) fournisseur
• Les devis sont transmis par la Direction des moyens généraux au Directeur administratif et
financier.
• Il procède à l’étude comparative de financement et établit un état comparatif qu’il transmet à la

Direction générale pour validation.
Member
50 AOUT 2008

3.2 Réception du dossier d’acquisition :
• Le dossier d’acquisition (Bon de commande, Bon de livraison, Procès verbal de réception,

Facture) est transmis au responsable Comptabilité fournisseur qui accuse réception du dossier
d’acquisition en signant et cachetant un modèle prévu à cet effet ;
• L’aide comptable rapproche entre les éléments du dossier d’acquisition, il procède à un contrôle
le 2ème pour la Direction des Moyens généraux
3.3 Suivi des immobilisations :
• La prise en compte des immobilisations se fait sur un registre des immobilisations tenu par le
chef comptable.
• Ce registre doit comporter les informations suivantes :
Numéro de la pièce (numéro interne),
Date de la facture,
Date de mise en service,
Numéro de la facture,
Nom du fournisseur,
Nature de l’immobilisation,
Imputation comptable (n° du compte),
Montant H.T.,
Montant T.V.A.,
Member
51 AOUT 2008

Montant T.T.C.,
Date et mode de règlement,
Mois de récupération de la T.V.A.
Taux d’amortissement,
Année et montant de la première annuité d’amortissements,
Année et montant de la dernière annuité d’amortissement,
3.4 Sortie des immobilisations :
• Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine de la société du fait d’une cession, d’un retrait
ou d’un échange.
• Chaque cession doit être validée par la Direction générale et le Directeur administratif et
financier et doit être matérialisée par l’établissement d’un procès verbal de sortie.
• Le procès verbal de sortie doit être remis au chef comptable pour la prise en compte des
mouvements intervenus dans le registre des immobilisations.
• Le procès verbal de sortie doit être joint au dossier d’acquisition de l’immobilisation concernée.
• L’enregistrement comptables se fera sur la base du dossier «immobilisations » et sur le journal

des Immobilisations.
• Il consistera à :
o Débiter le compte d’immobilisations correspondant du montant hors taxe sur
valeur ajoutée lorsque celle-ci est récupérable, T.T.C. dans le cas contraire.
o Créditer le compte « T.V.A./Immobilisations » du montant de la T.V.A.
o Créditer le compte de dettes tiers correspondant.
Member
52 AOUT 2008

Réf : F Module « Trésorerie » Folio : 1/6
• Gestion de la caisse
• Gestion des opérations de banques
• S’assurer que tous les paiements effectués sont saisis et comptabilisés ;
• S’assurer que les règlements comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de

l’entreprise ;
• S’assurer que tous les paiements réalisés sont enregistrés sur la bonne période ;
• S’assurer que les dépenses réalisées sont correctement évaluées ;
• S’assurer que la situation de la banque de l’entreprise à la clôture de l’exercice est reflétée de

façon exacte par les montants inscrits au bilan.
• S’assurer que toutes les recettes de l’entreprise sont enregistrées et encaissées ;
• S’assurer que les recettes enregistrées correspondent à des recettes réelles de l’entreprise ;
• S’assurer que toutes les recettes sont enregistrées sur la bonne période ;
• S’assurer que les recettes enregistrées sont correctement évaluées ;
• S’assurer que la situation de la caisse et de la banque de l’entreprise à la clôture de l’exercice

est reflétée de façon exacte par les montants inscrits au bilan.
• S’assurer que les dépenses dont le montant est supérieur à 10.000,00 Dhs ne sont pas
effectuées par caisse.
Member
53 AOUT 2008

3.1 Gestion de la caisse
3.1.1 Petites dépenses :
• La caisse dépenses sera tenue par le responsable Trésorerie.

• Il sera remis à celui-là un montant fixe de 10.000,00 DH qui sera destiné à faire face aux
dépenses quotidiennes faites en espèces.
• Une fois par semaine, ou à chaque fois que nécessaire, la caisse sera alimentée par chèque,
d’un montant égal aux dépenses effectuées au courant de la semaine écoulée.
• Après chaque alimentation, le solde de la caisse sera 10.000,0 DH (montant de l’alimentation).
• Le chèque d’alimentation de caisse doit être remis au Directeur administratif et financier qui
s’assurera que :
o Le montant de l’alimentation correspond au total des pièces présentées ;
o Les pièces présentées sont toutes annulées par un cachet portant la mention
« Réglée en espèce » afin d’éviter tout double emploi ;
o Que les dépenses correspondent à des dépenses réelles engagées dans le
cadre de l’activité de la société.
• Les chèques d’alimentation de caisse sont remis au Directeur général pour validation.
• Tous les mouvements de la caisse (alimentations et dépenses) seront reportés sur le registre
de caisse tenu par le responsable Trésorerie, qui reprendra le solde de la caisse après chaque
opération.
• Pour chaque mouvement, il sera établi un bon de caisse (Cf. modèle F-1)
• Les bons de caisse seront numérotés (une suite par mois). Ces numéros seront repris par le
responsable Trésorerie sur le registre de caisse.
• La caisse devra être arrêtée à la fin de chaque mois et un rapprochement entre le solde
comptable, le solde ressortant sur le registre de caisse et le solde réel, devra être effectué.
Member
54 AOUT 2008

3.1.2 Règlement des factures fournisseurs :
• A la réception de la facture Fournisseur à régler, le responsable Trésorerie établi, en double

exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numéro de
la ou des factures à régler et le montant total à décaisser ;
• Il joint au premier ordre de paiement la facture à régler, le bon de dépense caisse, et remet le
dossier de règlement au Directeur administratif et financier pour visa
• Une fois le bon de dépenses visé par la direction et le fournisseur réglé, Le bon de dépense est
joint au deuxième exemplaire de l’ordre de paiement, et seront classés dans un Chrono
« Caisse », qui servira à la saisi des écritures comptable ;
• Après le règlement de la facture, cette dernière jointe aux pièces annexes, sont reclassée dans
le dossier fournisseur correspondant ;
• La comptabilisation des opérations de caisse se fera par le comptable sur le journal « Caisse »
comme suit :
• L’enregistrement des dépenses consistera à débiter un compte de charge (Classe 6), de tiers
(Classe 4) ou le compte virement de fonds lors d’une remise d’espèces en banque, et à créditer
le compte caisse.
• Pour les recettes, le compte à créditer sera le compte de virement de fonds en cas d’émission
d’un chèque destiné à alimenter la caisse.
• Lorsque celle-ci est alimentée par un apport effectué par un des associés, le compte courant
dudit associé sera crédité.
• La contre partie de tous ces crédits sera le débit du compte « Caisse ».
N.B : Toutes les opérations enregistrées sur le journal « Caisse » ont pour contre partie un
mouvement enregistré sur le compte « Caisse ».
• Le compte virement de fonds sert à enregistrer les mouvements de fonds entre la banque et la
caisse, c’est un compte intermédiaire qui doit être soldé à la fin de chaque mois.
• Les imputations comptables seront mentionnées directement sur le cahier de caisse qui servira
de document de base pour la saisie.
• Les numéros de pièce indiqués sur le cahier de caisse devront être repris lors de la saisie.
Member
55 AOUT 2008

• Toute pièce saisie devra porter le cachet « Saisie ».
• A la fin de chaque mois, les mouvements ressortant sur le cahier de caisse devront être
rapprochées des mouvements du journal caisse.
Member
56 AOUT 2008

3.2 Gestion des opérations de banque :
3.2.1 Règlement fournisseurs :
• A la date d’échéance d’une facture Fournisseur, le responsable Trésorerie établi, en double

exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numéro de
la ou des factures à régler et le montant total à décaisser ;
• Il joint au premier ordre de paiement la facture à régler, le chèque de règlement, et remet le

tous au Directeur administratif et financier pour validation ;
• Le chèque est remis au Directeur général pour signature
• La facture originale et les doubles doivent obligatoirement comporter la mention « réglé » en

indiquant le mode et la date de règlement.
• Une fois le chèque est signé et remis au fournisseur, une copie de ce dernier, accusée
réception par le fournisseur, est jointe au deuxième exemplaire de l’ordre de paiement, et
seront classés dans un Chrono « Banque », qui servira à la saisi des écritures comptables ;
• Après le règlement de la facture, cette dernière et les pièces annexes sont reclassées dans le
dossier fournisseur correspondant ;
3.2.2 Encaissements :
• A la réception d’un chèque client, le service commercial inscrit dans un registre le chèque reçu,
et le remet au service comptabilité qui établit, en double exemplaire, un ordre de recette, sur
lequel il mentionne le nom du client, le numéro de la ou les factures à encaisser et le montant
total à encaisser ;
• Le chèque doit être remis le jour même, dés sa réception, à la banque, l’avis de versement est
joint au premier exemplaire de l’ordre de recette, et sera classé dans le Chrono « Banque », qui
servira à la saisi des écritures comptables ;
• Un rapprochement doit être effectué, chaque semaine, par la direction entre les avis de
versement et le registre des chèques reçus.
• La ou les factures encaissées seront jointes au deuxième ordre de recette et seront reclassées
dans le dossier client correspondant ;
• Dès la réception d’un relevé bancaire, celui-ci doit être rapproché des pièces bancaires reçues.
Toute pièce manquante devra être réclamée à la banque par écrit, et ce au cours du mois de
réception du relevé.
Member
57 AOUT 2008

• En fin de semaine, le directeur général remet le chéquier à la secrétaire comptable qui reporte
sur un état à partir du talon chéquier.
o La date d’émission du chèque ;
o Le n° de chèque ;
o Le bénéficiaire avec n° de la facture ;
o Le montant du chèque.
• La comptabilisation des opérations de banque se fera par le comptable sur le journal

« Banque » comme suit :
• Les dépenses par chèque seront comptabilisées à partir des ordres de paiement.
• Les numéros de chèque seront mentionnés en libellé.
• Pour les autres opérations de banque, les imputations seront indiquées sur les ordres de
recettes.
• Les numéros de pièces sont repris lors de la saisie.
• Un cachet « saisi » sera apposé sur toute pièce saisie (ordre de paiement ou ordre de recettes).
• Les comptes mouvementés sont 5541 solde créditeur 5141 solde débiteur
• dans le cas où le compte change de sens, l’extourne à l’autre compte ne se fera qu’en fin de
période.
• A la fin de chaque mois un état de rapprochement devra être établi par le responsable
Trésorerie.
• Cet état a pour but de mettre en évidence les opérations enregistrées en comptabilité mais ne
figurant pas sur le relevé bancaire et les opérations figurant sur le relevé bancaire mais pas en
comptabilité.
• Cet état doit être contrôlé par le chef comptable
N.B. : Les écritures traduisant les opérations de banque ne doivent pas être enregistrées en
comptabilité à partir du relevé bancaire. Ce dernier ne constitue pas une pièce comptable justificative.
Member
58 AOUT 2008

Réf : G Module « Stock » Folio : 1/5
• Gestion des stocks
• Tenue de l’inventaire physique
• S’assure que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés ;
• S’assurer que les stocks enregistrés existent et appartiennent à l’entreprise ;
• S’assurer que les stocks sont correctement évalués ;
• S’assurer que les montants inscrits dans les comptes annuels représentent tous les produits
physiquement identifiables qui appartiennent à l’entreprise ;
• S’assurer que les différences constatées entre l’inventaire permanent d’une part et l’inventaire
physique d’autre part, ont été expliquées, portées à l’attention de la Direction, et ajustées dans
les comptes du grand-livre, dans l’inventaire permanent, et sur les fiches de stocks.
3.1 Gestion de stock :
• Une surveillance efficace du stock ne peut être assurée qu’en confiant la responsabilité du
dépôt au magasinier. Celui-ci conscient de cette responsabilité veillera aux mouvements qui
toucheront les différents articles et devra rendre compte des articles manquants ou avariés.
• L’accès au magasin ne doit être fait qu’en sa présence.
• La gestion des stocks de la société est assurée par un logiciel informatique spécifique.
• La valorisation de stocks se fera selon le coût moyen pondéré mensuel.
• Un inventaire physique devra être fait une fois par mois. Cet inventaire sera établi par le
magasinier en présence du comptable.
• Les résultats de l’inventaire physique seront consignés sur un document type, permettant de
rapprocher l’existant en stock des soldes des fiches manuelles et de faire ressortir les
différences éventuelles qu’il faudra, en outre justifier.
Member
59 AOUT 2008

• Sur les états de l’inventaire physique doivent figurer les visas du magasinier et du comptable
• Ces états d’inventaire devront être remis à la Direction.
3.2 L’inventaire physique des marchandises :
3.2.1 Eléments à inventorier :
• Le recensement des quantités en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des éléments
constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le
programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les éléments au moins une fois par
an.
• Les opérations de comptage concerneront tous les éléments constitutifs du stock du siège et
des agences, quelque soit leur nature : Marchandises, approvisionnements, emballages, etc…
• Les opérations de comptage concerneront également les stocks détenus par l’entreprise, à titre
de dépôt, par des tiers, qu’il convient d’inventorier séparément.
• Les marchandises et produits en cours de route, doivent être également inclus dans l’inventaire
du siège et des agences, il en est ainsi des livraisons de marchandises aux différentes agences
de distribution et des livraisons au siège.
3.2.2 Organisation de l’inventaire :
• L’organisation de l’inventaire constitue une étape importante de la procédure d’inventaire, elle

doit permettre de :
• Disposer d’informations précises sur les références des articles en stock et les unités de
comptage.
• Choisir une date ainsi que les horaires de commencement (Plan de comptage)
• Préparer les lieux de stockage.
• Désigner le personnel chargé de l'inventaire (équipe de comptage)
• Arrêter les mouvements pendant l'inventaire
• Préparer les documents qui serviront à enregistrer les constats (Relevés et feuilles de
comptage).
• Centraliser les résultats de l’inventaire
Member
60 AOUT 2008

3.2.3 Types d’inventaire :
• L’inventaire tournant peut être adopté au niveau des agences, rapproché avec les données de
l’inventaire permanent, soit :
o Un inventaire couvrant la totalité du réseau de distribution
Ou bien :
o Un inventaire effectué sur un échantillon statistique.
• Le site de stockage du siège fera l’objet d’un inventaire physique complet à la fin de chaque
semestre, rapproché avec les données de l’inventaire permanent.
3.2.4 Déroulement de l’inventaire :
• L’inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage
et, le cas échéant, de la tenue de l'inventaire permanent
• Faire participer à la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services :

comptabilité générale, service commercial…
• Prévoir un nombre de personnes suffisant pour réaliser l’inventaire dans les délais impartis.
• Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rangées.
• Affecter les équipes de stockage par zone de stockage selon le plan du site de stockage.
• Un Contrôle devra être effectué afin de :
o S’assurer que les stocks on été bien rangés et qu’ils sont identifiables.
o S’assurer que des unités de comptage ont été affectées à chaque élément à
inventorier.
o S’assurer que la séparation entre les stocks de l’entreprise et les stocks des tiers a été
correctement faite
• Les équipes de comptage reportent les quantités recensées pour chaque lot compté sur la ligne
de l'article correspondant et, après s'être assuré que tous les lots relevant de leur secteur ont
bien été recensés, ils procèdent à la sommation des quantités portées sur chaque ligne.
Member
61 AOUT 2008

3.2.5 Etapes et responsabilité :
Note d’inventaire :
• Qui : Service Moyens généraux et Logistique ainsi que la Direction Financière et générale.
• Quand : chaque fin de semestre
• Comment :
o Détermination des dates d’inventaire physique
o Détermination des trois équipes responsables de l’inventaire
Inventaire physique
• Qui : Service gestion de stocks, Service Moyens généraux et Service logistique
• Quand : 15/06/N et 15/12/N
• Comment :
o La première équipe fait le comptage des différents articles en stock par catégorie
(matières premières, pièces de rechange, produits finis et marchandises en l’état), sur
une liste livrée par le service appelé liste vide des articles ;
o Le résultat du comptage est délivré au service gestion des stocks ; par la suite la
seconde équipe procède au deuxième comptage et livre les résultats au S.G.S.
3.3 L’inventaire des immobilisations :
• Chaque directeur de département à la responsabilité de dénombrer les immobilisations dont il a

la charge.
• Le calendrier de dénombrement devra être fixé par la direction financière.
• Tout changement de propriété, d’un département à un autre, doit être notifié à la direction
financière.
• Chaque directeur a la responsabilité de vérifier les informations figurant dans l’inventaire des
immobilisations :
Member
62 AOUT 2008

o Description de l’immobilisation
o N° de modèle
o N° de série
o Date d’acquisition
o N° du bon de commande assigné par le Service des Moyens généraux
• La fiche d’inventaire des immobilisations doit être signée par la personne qui procède au
dénombrement ainsi que par le directeur du département ayant la charge de l’immobilisation en
question.
• Le service Financier procédera à un deuxième dénombrement des immobilisations au niveau

de chaque département.
• Les résultats de ce dénombrement seront rapprochés avec la fiche d’inventaire établie lors du
premier dénombrement.
Member
63 AOUT 2008

Réf : H Module « Opérations diverses » Folio : 1/6
• La paie
• La taxe sur la valeur ajoutée
• Centralisation et analyse
• Traitement des écritures de fin d’année
• Elaboration des états de synthèse
• S’assurer que toutes les charges sociales et fiscales sont enregistrées.
• S’assurer que les charges sociales et fiscales sont réelles.
• S’assurer que les charges sociales et fiscales sont correctement imputées, totalisées,
centralisées.
• S’assurer que toutes les sociales et fiscales enregistrées dans la bonne période.
3.1 La paie
3.1.1 Dossier de personnel
• Ces dossiers doivent contenir :
o Le CV de l’intéressé ;
o Le contrat de travail ;
o Les justificatifs affectant la situation du salarié ;
o Les correspondances ;
o Les sanctions ;
o Les décisions d’affectation ou d’augmentation de salaire ou d’octroi d’avantages ;
o Les décisions de prêt…etc.
Member
64 AOUT 2008

3.1.2 Bulletin de paie
• Des bulletins de paie doivent être établis à la fin de chaque mois par le Département
Ressources humaines
3.1.3 Déclarations
3.1.3.1 IGR : modèle n° 9404/ IGR
• Le total des retenus effectuées au titre de L’IGR tel qu’il ressort sur le livre de paie doit être
versé au trésor avant la fin du mois qui suit celui relatif aux dites retenues.
• Ce versement est fait à l’aide d’un avis de versement (modèle 9404/ IGR) établi en deux
exemplaires dont l’un cacheté par la perception doit être conservé dans la société avec le reçu
correspondant.
Informations à porter sur l’avis de versement

• Identité de la société
• Paiement effectués en DH : total des salaires bruts figurant sur le livre de paie
• Montant en principal : total des retenues IGR figurant sur le livre de paie
3.1.3.2 CNSS :
• Les demandes d’immatriculation seront déposées lors de l’embauche des salariés si ces
derniers ne sont pas déjà immatriculés à la CNSS.
• Au niveau des Bordereaux de versement des cotisations mensuelles, pour les salariés dont les
noms figurent sur la déclaration CNSS, il faudra compléter les colonnes « nombre de jours »,
salaires non plafonnés et salariés plafonnés.
• Pour les autres salariés dont les noms ne figurent pas sur la déclaration, utiliser l’imprimé
complémentaire.
• Les cotisations CNSS doivent être versées avant la date prévue sur le bordereau de versement
des cotisations (à déposer avant le …..).
• La comptabilisation de la paie doit se faire mensuellement sur un journal d’opérations diverses

(OD).
Member
65 AOUT 2008

• Ce journal peut prendre la forme de feuilles volantes. Ces feuilles doivent être numérotées et
datées (indication du mois d’enregistrement de l’OD), le numéro de la page d’OD tiendra lieu du
numéro de pièce.
• Toute page d’OD saisie devra porter le cachet « Saisi » puis être classée dans un chrono
ouvert à cet effet.
• L’enregistrement comptable de paie consistera à :
• Débiter : le compte 61711 « salaires » du total des salaires bruts mensuels tel qu’il ressort sur
le livre de paie.
• Créditer :
o le compte 6174 « CNSS » (compte de charges) du total des retenues mensuelles (livre
de paie).
o le compte 4455 « IGR » du total des prélèvements effectués au titre de l’IGR (livre de
paie)
o le compte 3431 « avances au personnel » du total des retenues effectuées au titre des
avances, éventuellement.
o le compte 4432 « rémunérations dues » du net à payer au personnel (livre de paie).
• Les charges patronales de CNSS seront enregistrées comme suit :
o le compte 6174 « CNSS » (compte de charges) sera débité du montant de la part

patronale plus la part salariale
o le compte 4441 « CNSS » (compte de tiers) sera crédité du même montant. N° du

compte. Ce compte sera soldé par le crédit du compte banque lors du virement.
3.2 La taxe sur la valeur ajoutée
3.2.1 L’établissement des déclarations :
• Les déclarations TVA doivent être établies mensuellement et déposées avant la fin du mois qui
suit le mois au titre duquel la déclaration est faite.
• Pour les encaissements Il faudra déclarer les entrées du mois et ce à partir des relevés et des
pièces bancaires et éventuellement du cahier de caisse pour les factures encaissées en
espèces.
Member
66 AOUT 2008

• N.B : les avances sur factures doivent également être déclarées.
• Un mémo sera établi. Celui – ci mentionnera le détail des entrées déclarées :
o Numéro de la facture ( ou n° de la commande s’il s’agit d’une avance ).
o Date de la facture
o Date d’encaissement de celle-ci
o Nom du client
o Montant hors taxes
o Montant de la TVA
o Montant TTC
• concernant la « TVA » sur les achats et frais généraux, elle sera récupérée avec un décalage
d’un mois sauf pour les immobilisations.
• la récupération de la TVA se fera sur la base des avis de débit, du relevé bancaire et du cahier
de caisse.
• Une fois déposées, les déclarations TVA doivent faire l’objet d’un enregistrement qui consiste
à:
o créditer le compte de 3455 suffixé suivant le taux de TVA « TVA à récupérer » du

montant de la TVA récupérée (total du tableau des déclarations).
o débiter le compte de 4455 suffixé suivant le taux de TVA « TVA collectée » du montant
de la TVA déclarée sur les encaissements.
o Créditer le compte 4456 « TVA due » (ou débiter le compte 3456 « crédit de TVA » du
montant de la TVA due au titre du mois en question ou du montant du crédit de TVA
dégagée au titre du mois en question).
• Les comptes de TVA seront analysés trimestriellement en rapprochant les comptes du grand
livre et :
o le tableau de récupération de la TVA (pour la TVA à récupérer)
Member
67 AOUT 2008

o le mémo donnant le détail du C.A déclaré pour la TVA facturée déclarée.
3.3 Centralisation et analyse
• Le comptable édite à la fin de chaque mois :
o Les journaux comptables
o Le grand livre général et auxiliaire
• Le responsable comptabilité Client/Fournisseur effectue une analyse des écritures et des

comptes par
o Rapprochement des états avec les pièces justificatives,
o Redressement des comptes en cas d’erreur.
• Le comptable procède ainsi à la comptabilisation des stocks par :
o Annulation des stocks initiaux par le débit des comptes variation des stocks et crédit
des comptes de stocks au bilan (rubrique 31).
o Comptabilisation des stocks finaux par le crédit des comptes 6144 et le débit des
comptes de stocks au bilan.
• Si la valeur de réalisation des stocks est inférieure à leur valeur à la date d’inventaire, une
provision pour dépréciation des stocks est constatée.
3.4 Traitement des écritures de fin d’année
• A la fin de l’exercice, le chef comptable établit un état des écritures d’inventaire qu’il soumet au
Directeur administratif et financier et à la Direction générale pour approbation.
• Les écritures comptables en question sont élaborées sur la base des règles suivantes :
• Les charges à payer et les charges constatées d’avance sont comptabilisées et évaluées sur la
base :
o De la valeur des charges constatées mais non consommées durant l’exercice.
o De la fraction des charges concernant l’exercice mais non encore constatée.
• Les produits à recevoir sont évalués de façon approximative sur la base de pièce probante.
Member
68 AOUT 2008

• Les soldes de bilan correspondant à des opérations libellées en monnaies étrangères sont
évalués au cours au 31 décembre.
• Les écarts éventuels dus aux différences de change, sont constatés dans les écarts de
conversion, et les pertes latentes sont provisionnées.
• Les créances clients dépassant un an et qui, à la fin de l’exercice, représentent des risques de
non recouvrement, font l’objet de provisions pour dépréciation.
• Les provisions pour congés payés sont comptabilisées à chaque fin d’exercice.
• Les dotations aux amortissements sont comptabilisées et évaluées sur la base des taux
généralement admis
3.5 Elaboration des états de synthèse
• Le chef comptable, établit après la clôture de chaque exercice des états de synthèse selon le
format du modèle normal, ainsi que les annexes y afférent requises pour le dépôt de la
déclaration fiscale des résultats.
• Le Directeur administratif et financier valide les états de synthèse et les remet pour signature au
Directeur général. les états de synthèse déposés avant le 31 Mars à l’administration des
impôts.
• Le chef comptable établit à la clôture des comptes les livres légaux cotés et paraphés en
reportant sur :
o Le livre journal ; le cumul par journal et par mois des montants correspondants.
o Livre d’inventaire ; les états de synthèse que sont le bilan et le CPC.
Member
69 AOUT 2008

Manuel de Procedures Comptables Et Financieres Tenor Distrib 2 PDF

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2008

Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures comptables et financières de la Direction

) Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans

) Mettre en œuvre un outil de contrôle interne efficace.

Objectifs du manuel de procédures

Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, comptable et

¾ Décrire l’organisation administrative, financière et comptable

¾ Décrire les tâches qui incombent à tout un chacun

Mise à jour des procédures

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

¾ Des changements rendus nécessaires par l’application de dispositions réglementaires.

¾ Des aménagements dans l’organisation de la société.

o Responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel :

La responsabilité de la tenue et la mise du manuel de procédures incombe au coordinateur. La direction

o Procédure de mise à jour du manuel de procédures :

¾ Les procédures devant êtres modifiées.

¾ Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées

¾ La personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

ORGANISATION ET DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Responsable Chef comptable Responsable des

Responsable Responsable Responsable Agent Comptables

Coursier Aide comptable

Lieu de tenue de la comptabilité :

La comptabilité est tenue au niveau du siège social de la société.

Classification des documents comptables :

ANNEE D.A.F/ CODE CHRONO/ CODE DOCUMENT

Récapitulatif des modes de classement des documents de l’exercice en cours du service

Type de document Lieu d’archivage Mode de classement

Ventes Service Comptabilité Chronologique/mois

Trésorerie Service Comptabilité Chronologique/mois

Dossier Fiscal Service Comptabilité Chronologique/mois

Gestion des archives comptables:

• Après l’arrêté comptable au 31/12/N, la Société procède à l’archivage des documents de

DESCRIPTION DES TACHES :

La présente section constitue un descriptif de l’ensemble des postes de la Direction administrative et

Directeur Administratif et Financier

Titre du poste : DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

• Animer et coordonner l’activité du service

2. Activités et tâches du poste

• Veiller à l’application des procédures administratives, comptables et financières

• Contrôler les journaux de paie mensuels

• Définir la politique financière à suivre et s’assurer de sa mis en œuvre

Titre du poste : DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

• Veiller à la tenue à jour de la comptabilité

Nature du document Expéditeur

• Détail des frais généraux • Direction Marketing et commercial

3.2 Documents produits au poste de travail

Nature du document Destinataire

• Demande de financement • Société de crédit-bail (leasing)

Titre du poste : DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

4. Rapports produits au poste

• Rapport de suivi financier périodique

• Avec le comptable pour la supervision de la tenue comptable

• Avec les banques, assurances, fournisseurs, prestataires de services…

Titre du poste : CHEF COMPTABLE

2. Activités et tâches du poste

• Contrôler le brouillard de saisi comptable

Elaboration des états financiers et reporting

• Elaborer les états financiers conformément à la réglementation comptable

Suivi des immobilisations :

• Calculer les amortissements

Titre du poste : CHEF COMPTABLE

Nature du document Expéditeur