Procédure Budgétaire

MODE D’UTILISATION DU GUIDE DE PROCÉDURE
1. - QUELS SONT LES THÈMES TRAITES ?
Afin d’élaborer les procédures détaillées dans ce guide des groupes

de travail ont été constitués.
Les procédures ont été classées de façon à suivre les étapes de la

dépense et de la recette publique : de la préparation du budget au
suivi de trésorerie.
– La préparation budgétaire
– Le recensement des besoins
– L’engagement comptable
– La liquidation et le mandatement des achats
– Le suivi des dépenses
– Le suivi des recettes
– Le suivi des ressources affectées
– La gestion des immobilisations
– Le plan de trésorerie
2. - QUELS SONT LES UTILISATEURS ?
Sont concernés par ce guide l’ensemble des personnes ayant à

intervenir à un moment ou un autre dans le processus budgétaire ou
dans le cycle de la recette et de la dépense ainsi que dans leur suivi.
3. - QUELLE EST L’ORGANISATION DU GUIDE ?
Chaque thème est traité selon l’enchaînement suivant :
Objectifs et champs d’application

Objectifs
Ils rappellent les finalités d’application de la procédure. Ils
peuvent être d’ordres réglementaires mais aussi opérationnels.
Champ d’application
Le champ d’application définit le cadre dans lequel s’inscrit la
procédure et les évènements ou éléments auxquels il convient de la
rattacher.
Règles générales
Les règles générales précisent le cadre spécifique dans lequel

s’inscrivent les procédures à l’Université d’Auvergne.
La procédure
Évènement déclenchant
Il s’agit de l’élément matériel ou immatériel (livraison de bien,
réalisation d’une prestation, décision, échéance) à l’origine du
déclenchement de la procédure traitée.
Les acteurs
Cette rubrique rappelle l’ensemble des responsables et
services intervenant dans la procédure.
Les étapes
Cette partie du guide de procédure décrit précisément par
ordre chronologique les différentes tâches qui doivent être
effectuées afin de respecter la procédure retenue pour
l’Université.
Le circuit
De manière schématique, le circuit présente comment
s’enchaînent les étapes dans la procédure, quels en sont les
intervenants et quels sont les documents et logiciels utilisés.
Les fiches techniques générales et les fiches techniques

spécifiques à l'établissement
Pour chaque procédure, des fiches techniques viennent préciser
les définitions, expliciter certains éléments de méthodologie,
rappeler le cadre réglementaire applicable pour l’application de la
procédure.
Les outils généralistes et les outils adaptés à l'établissement
Dans le cadre de la procédure étudiée les outils doivent
permettre de normaliser les documents supports utilisés par les
intervenants de la procédure.
Université d’Auvergne Guide de procédure
PREMIERE PARTIE
LA PRÉPARATION BUDGÉTAIRE
1
1. - OBJECTIFS ET CHAMPS D’APPLICATION
Objectifs
Les objectifs de type réglementaire
– Appliquer la procédure de préparation budgétaire prévue au

décret n° 94-39 du 14 janvier 94) ;
– Respecter le calendrier de préparation budgétaire des EPSCP1 ;
– Mettre en œuvre les méthodes de préparation budgétaire

permettant de respecter les principes budgétaires
fondamentaux.
Les objectifs de type institutionnel
– Définir des objectifs indexés dans le temps ;
– Traduire budgétairement les activités et les moyens ;
– Se focaliser sur les postes sensibles ;
– Disposer de données fiables au stade du suivi budgétaire ;
– Assurer une saine gestion de la trésorerie.
Champs d’application
Mise en place des budgets des composantes ;
Élaboration du budget de l’Université.
1
Établissement Public Scientifique Culturel et Professionnel (Université)
2
O RÈGLES GÉNÉRALES
Chaque composante doit prévoir son budget en dépenses et en recettes

en fonctionnement comme en investissement ;
Les services de la Présidence consolident le budget à partir des

informations qu’ils détiennent ou qui leur sont fournies par les services
financiers des composantes ;
Le budget de l’université et ceux des composantes respectent les

principes généraux applicables aux budgets publics (cf. : fiche
technique 1).
O LA PROCÉDURE D’ÉLABORATION DU BUDGET
Préparation de l’exercice budgétaire suivant (à partir de juin N –

1)
Les acteurs
– Responsables administratifs ;
– Responsables financiers des composantes et des services
communs et généraux ;
– Commissions des finances ;
– Conseils de gestion des composantes ;
– Doyens, Directeurs ;
– Président de l’Université ;
– Conseil d’administration ;
– Secrétaire général ;
– Responsable du service financier ;
– Recteur ;
– Agent comptable.
3
Les étapes
N° Étapes Description de la procédure Document

support
1 Réfléchir sur la L’ensemble des acteurs :

politique générale à Composantes et services communs :
adopter - Responsables administratifs
- Responsables financiers
- Commissions des finances
- Conseils de gestion
- Doyens, Directeurs
- Agent comptable
Responsable du service financier
Secrétaire général
Président de l’Université
Commission des finances de l’université
se communiquent l’ensemble des
informations nécessaires à la définition
d’une politique générale, qui est ensuite
arrêtée au niveau du CA.
2 Définir une politique Le CA définit une politique générale et

générale des objectifs quantitatifs et qualitatifs
formalisés dans une lettre de cadrage. Lettre de
Cette lettre de cadrage est transmise aux cadrage
composantes par les services de la
Présidence en juin N-1
3 Recenser les Les composantes, le service commun et

informations les services établissent leurs prévisions
préalables d’activité, les moyens nécessaires et
leurs prévisions de recettes, sur la base
de la lettre de cadrage.
Le service de la Présidence réalise des
simulations de la DGF courant juillet et
août N-1
4 Préparer les travaux Au cours du mois de septembre N-1, les

de la commission services financiers de la Présidence de
des finances l’Université préparent en collaboration
avec les services financiers des
composantes les travaux de la
commission des finances qui se déroule
durant le mois d’octobre N-1.
5 Faire délibérer le CA Le CA délibère sur les prévisions

sur les grandes d’activité, arrête l’équilibre financier et
orientations les grandes catégories de recettes et de
dépenses du projet de budget de
l’établissement.
Le CA soumet les prévisions de recherche
au Conseil Scientifique pour avis.
4

support
6 Élaborer les projets En fonction des éléments d’information

de budget et les fournis par les services des composantes Projets de
budgets de gestion et de la lettre de cadrage, les budget et de
des composantes. commissions des finances des budgets de
composantes donnent les priorités gestion des
budgétaires, qui serviront de base à composantes
l’élaboration des projets de budget par
chaque composante.
Les commissions des finances des

composantes valident les pré-budgets,
qui seront adoptés par les conseils de
gestion.
7 Transmettre les Les projets de budget sont transmis aux

projets de budget services de la présidence (responsable
des composantes financier, secrétaire général et Président)
pour validation par avant le 1er novembre N-1, pour analyse,
le Président et consolidation par les services de la
consolidation du Présidence puis validation par le
budget de Président de l’Université.
l’établissement
8 Transmettre le 15 jours avant la présentation au CA, le
projet de budget au projet de budget, complété par le projet
recteur d’Académie de budget de gestion est communiqué au
recteur d’Académie. La date limite
d’envoi est fixée au 1er décembre de
l’année N-1.
9 Voter chaque budget Les conseils de gestion des composantes Budget et

par les conseils de votent leur budget. budget de
gestion gestion des
composantes
10 Faire voter les Le CA valide les budgets présentés par
budgets des les composantes. En cas d’avis Budget de
composantes et le défavorable, le conseil de gestion a 15 l’université
budget de jours maximum pour modifier son budget
l’université par le CA et le représenter au CA. En cas de
désaccord total, le CA arrête le budget de
la composante.
Il vote ensuite le budget de
l’établissement.
Si le projet de budget ne lui a pas été
communiqué dans le délai de 15 jours, le
recteur chancelier peut décider lors de la
séance du CA que le budget sera soumis
à son approbation.
5

support
11 Transmettre le Tant que le budget n’a pas été

budget au Recteur communiqué au Recteur, le budget n’a
d’Académie pas de caractère exécutoire.
L’approbation est réputée acquise
tacitement en cas de non réponse dans
les 15 jours après l’envoi. En cas de
refus, le CA a un mois pour délibérer à
nouveau sur le budget. En cas de non
délibération, ou de non prise en compte
des avis du Recteur d’Académie ayant
motivé le refus, ce dernier, après avis du
TPG2 territorialement compétent arrête le
budget.
12 Publier le budget La publication du budget intervient au

plus tard un mois après son adoption.
2
Trésorier Payeur Général
6
Le calendrier
Travaux des Transmission du

services Projet budgétaire des projet du budget de
composantes, Vote du
Actualisation concernés et l’Université aux
Simulations services communs, budget de
Préparation du de des membres du Conseil
DGF année centraux ; l’Université
premier cadrage « l’existant » Commissions d’Administration ;
N+1 Année
(activités Finances pour Préparation du Transmission du N+1 par le
inflation, l’élaboration « bilan » de Budget de CA
recherche d’un avant- l’année N ; l’Université au
d’économie…) projet Recteur d’Académie.
Note de présentation.
budgétaire.
JUIN JUILLET ET
SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE 1er DÉCEMBRE 15 DÉCEMBRE
(Année N) AOÛT
Situation des dépenses engagées

Situation des recettes constat
ées
Situation d’exécution des projets en éférence
r à la
lettre de cadrage du budget en cours
Recensement Mise en cohérence des besoins Organisation

des besoins (incidences croisées, des
programmation,…) commissions
budgétaires
L’existant
Mesures de
correction
Evaluation de Communication
projets nouveaux des budgets
alloués
Hiérarchisation
Arbitrage
des priorités
7
Le circuit
LA PROCEDURE D’ELABORATION BUDGETAIRE
Responsables Commissions
financiers des finances des
Conseils de Conseil Service de la
des services composantes et CA Rectorat
gestion scientifique présidence
communs et des services
composantes généraux
Lettre de Eléments
cadrage financiers
Eléments d’analyse
Prévision d’activité
Moyens
nécessaires
Prévision de
recettes Délibération
- Prévision
d’activité
- Equilibre
financier
- Grandes
catégories de
recettes et de
Avis sur les prévisions
dépenses
de recherche
Eléments d’analyse
Priorités budgétaires
Pré budget Consolidation et

Validation
analyse
Projet de budget
Pour info
de l’université
Vote du budget
NON
Validation
OUI
OUI
Correction
NON Arrêt du budget Approbation
Budget définitif Approbation
Publication
8
LES FICHES TECHNIQUES
9
LES PRINCIPES DU
DROIT BUDGETAIRE
ETABLISSEMENTS PUBLICS
PRINCIPES BUDGETAIRES ET INFLECHISSEMENTS
Journée d’inventaire
Reports de crédits
ANNUALITÉ
Efficacité de l’autorisation accordée
Amélioration de l’exactitude des
prévisions
Virements de crédits
Transferts de crédits
1
UNITÉ
Acte budgétaire unique
Budgets annexes
2
SPECIALITÉ
Traduction budgétaire des
décisions
Ressources ayant une
destination pré- déterminée
3
UNIVERSALITÉ
Integralité des recettes et des
dépenses
SINCÉRITÉ
Amélioration de la
4
transparence
5
ÉQUILIBRE BUDGETAIRE
10
11
L’annualité
– Finalité
Permettre une autorisation et un contrôle régulier des

dépenses et recettes de l’Université.
– Modalités
L’Annualité s’applique à l’année civile soit du 1er Janvier

au 31 décembre.
– Assouplissement de la règle
La technique du rattachement des charges et produits à

l’exercice.
L’unité
– Finalité
Le principe d’unité se traduit par l’élaboration d’un acte

budgétaire unique. Toutes les recettes et toutes les
dépenses doivent être portées sur un seul document
budgétaire.
– Modalités
Le budget est voté au cours d’une seule session. Il

comprend le budget principal et un ou plusieurs budgets
de services à comptabilité distincte ;
Il ne peut y avoir de recettes et de dépenses qui ne
figurent au budget.
12
L’universalité
– Finalité
L’ensemble des recettes sert à financer l’ensemble des

dépenses.
– Modalités
Il est interdit de contracter les dépenses et les recettes ;
Il est interdit d’affecter des recettes à des dépenses ;
Ce principe et cette modalité de non-affectation

comportent des exceptions réglementées (ressources
affectées,…).
La spécialité
– Finalité
Elle permet d’identifier par chapitre et par destination

l’autorisation de l’Assemblée Délibérante.
– Modalités
Les crédits ouverts à chaque chapitre ne peuvent être

affectés à un autre chapitre, c’est à dire qu’ils ne peuvent
être affectés à un autre chapitre qu’après virement
autorisé par l’ordonnateur principal.
Tout changement de la répartition entre masse budgétaire

doit faire l’objet d’une décision modificative (art. 5 du
décret du 14 janvier 1994).
13
La sincérité
– Finalité
Améliorer la transparence et la lisibilité du budget ;

Moderniser la préparation budgétaire.
– Modalités
Il s’agit de présenter obligatoirement l’ensemble des

recettes et des dépenses de façon sincère. (Il s’agit d’un
principe introduit par la Loi organique du 1er Août 2001,
modifiant l’Ordonnance du 2.01.1959, transcrivant en
droit positif la jurisprudence du Conseil Constitutionnel).
L’équilibre budgétaire
– Finalité
Assurer la solvabilité de l’établissement.
– Modalités
Obligation de présenter et de voter un budget équilibré en

recettes et en dépenses.
14
LA PROCEDURE
REGLEMENTAIRE
D’ELABORATION
BUDGETAIRE (Extraits
du décret 94-39 du 14 janvier
1994 relatif à l’élaboration du
budget d’un EPSCP)
Article 17
Le budget est élaboré sous l’autorité de l’Ordonnateur

Principal (le Président) conformément aux grandes
priorités et aux principales données déterminées par le
Conseil d’Administration de l’Établissement.
Chaque composante et service commun visé à l’article 3
du décret précité élabore :
- Une prévision d’activité ;
- Détermine les moyens nécessaires à sa réalisation ;
- Établit ses prévisions de recettes.
Article 18
Le Conseil d’Administration de l’Établissement :

- Délibère sur les prévisions d’activité des composantes
et services visés à l’article 3 du décret précité ;
- Arrête l’équilibre financier et les grandes catégories de
recettes et de dépenses du projet de budget de
l’établissement.
Les prévisions, lorsqu’elles concernent la recherche, sont
soumises, pour avis, au Conseil Scientifique.
Article 20
Le projet de Budget, complété par le Budget de Gestion,

est communiqué :
- Au Recteur d’Académie, Chancelier ;
15
- Ou, pour les Établissements qui lui sont directement

rattachés, au Ministre chargé de l’Enseignement
Supérieur, quinze jours au moins, avant sa
présentation au Conseil d’Administration de
l’Établissement.
Lorsque le Budget n’est pas communiqué dans ce délai,
le Recteur d’Académie, Chancelier, ou pour les
Établissements qui lui sont directement rattachés, le
Ministre chargé de l’Enseignement Supérieur, peut
décider, lors de la séance du Conseil d’Administration,
que le budget sera soumis à son approbation.
Article 21
Chaque conseil de composante ou du service commun,

visé à l’article 3 du Décret précité, adopte son budget.
Lorsque le conseil de la composante ou du service
commun n’a pas adopté son Budget ou ne l’a pas voté en
équilibre, le Conseil d’Administration peut demander une
nouvelle délibération au conseil concerné ou l’arrêter.
Le conseil de la composante ou du service commun doit
délibérer à nouveau sur son Budget au plus tard quinze
jours après le renvoi par le Conseil d’Administration.
S’il ne respecte pas ce délai, le Conseil d’Administration
de l’Établissement arrête le budget de la composante ou
du service commun.
Article 22
Le Conseil d’Administration vote le budget de

l’établissement complété par le budget de gestion. Le
budget est voté en équilibre réel.
Le Conseil d’Administration arrête les budgets des
services communs non dotés d’un conseil propre.
Article 26
Dans le cas où le budget est soumis à approbation, celle-

ci est réputée acquise si elle n’est pas refusée dans les
quinze jours suivants la transmission de la délibération
budgétaire.
En cas de refus d’approbation, le conseil d’administration
délibère à nouveau sur le budget dans le délai d’un mois
16
suivant la notification du refus. La nouvelle délibération

est soumise à approbation.
À défaut de nouvelle délibération dans le délai d’un mois,
ou s’il n’a pas été remédié par la nouvelle délibération aux
irrégularités ayant motivé le refus d’approbation, le
budget est arrêté par le recteur d’académie, chancelier,
après avis du receveur général des finances ou du
trésorier-payeur général territorialement compétent ou,
pour les établissements qui lui sont directement
rattachés, le ministre chargé de l’enseignement supérieur,
après avis du ministre chargé du budget.
17
LA LETTRE DE
CADRAGE DU
CONSEIL
D’ADMINISTRATIO
La lettre de cadrage comprend les parties suivantes :
Le contexte d’ensemble
La présentation de(s) circulaire(s) budgétaire(s) ministérielle(s) ;

La présentation de la politique générale de l’institution et de ses
priorités générales d’action.
Les résultats de la gestion passée
Les éléments externes :

– les régulations budgétaires ;
– les modalités de délégations de crédits ;
– les évolutions d’axes politiques en cours d’année.
Les éléments internes :

– les dépassements de crédits ;
– les crédits « non consommés » ;
– les virements et ajustements de crédits ;
les reports,
les impayés,
– quelques indicateurs de « qualité » de l’exécution budgétaire.
18
La fixation d’objectifs quantifiés généraux et spécifiques aux

unités de responsabilité
19
Les modalités pratiques de recueil de l’information
Diffusion de cadre de recueil homogène ;

Les modalités de remplissage des cadres de demandes
budgétaires ;
Dates « butoirs » de remontée des projets de budget des
composantes ;
Interlocuteurs à contacter au bureau du budget.
Les fiches de recueil de l’information
Les fiches de projets nouveaux ;

L’état des dépenses reconductibles ;
Les propositions d’économies et de redéploiements budgétaires ;
Les augmentations budgétaires souhaitées ;
Un tableau de synthèse des demandes budgétaires.
20
LES DOCUMENTS
UTILES A LA
PREPARATION
BUDGETAIRE
CATÉGORIES DOCUMENTS
Les fiches de préparation - Budgets primitifs

budgétaire - Décisions budgétaires modificatives
- Suivi des dépenses et des recettes
- Réalisé (valeur nominale et %)
Les documents comptables - Comptes de résultats et affectation des résultats

et financiers - Bilans, documents de synthèse
- Provisions pour risques et charges
- État de la dette, situation de la trésorerie
- Programmes pluriannuels d’investissement
- Plans d’entretien et de maintenance
- Inventaire des équipements et matériels
- État des immobilisations en cours
- État des matériels en crédit-bail
- État des propriétés foncières et immobilières
Les documents d’activités - Suivi des « étudiants » pris en charge

- Rapports annuels d’activité
- Délibération(s) budgétaire(s) du conseil
d’administration et des conseils de gestion
Les documents sociaux - Tableaux des emplois

- Tableaux des heures complémentaires
- Tableaux de synthèse des rémunérations versées
Les documents de gestion - Suivi des contrats, conventions et marchés en

cours
- Analyse de coûts concernant l’activité de
formation continue, l’activité recherche valorisée et
toutes prestations …
- Études ponctuelles
- Baux
Les sources réglementaires - Contrat quadriennal

et les documents officiels - Statuts
- Circulaires administratives, décrets, etc.
21
- Rapports de la Cour des Comptes
22
LES DONNÉES À
RECUEILLIR
Les données d’activité
LES INFORMATIONS À LES DOCUMENTS ET SUPPORTS

COLLECTER
- Nombre de journées
d’utilisation des locaux
- Nombre de colloques,
séminaires
- Nombre d’heures de cours
. En formation initiale
. En formation continue
Les données comptables et budgétaires

COLLECTER
- Évolution des demandes - Notes de présentations et

budgétaires des services depuis d’analyse
3 ans
- Évolution des dotations
budgétaires allouées aux
services depuis 3 ans - Tableau de suivi budgétaire
- Dépenses engagées de l’année
en cours
- Montant des intérêts
moratoires
Les données d’analyse financière
23

COLLECTER
- Batterie de ratios comparatifs

/ moyenne nationale
Les données de la fonction personnel

COLLECTER
- Effectifs budgétés et réels - Projet d’établissement

- Ancienneté des agents - Organigramme
- Absentéisme (compressible,
incompressible)
- Nombre d’heures
complémentaires
- Nombre de décharge du
personnel
- Effectifs de vacataires
- Évolution des crédits - État des crédits vacataires
vacataires
- État des rémunérations
- Nombre de déplacements
annuels par agent
- Nombre moyen de
déplacements par catégorie
d’agent
- Nombre de créations de
postes
- Nombre de postes vacants - Projet d’établissement
- Coût des remplacements à - Plan de formation et rapports
prévoir d’évaluation passés
- Demandes de formations
- Nombre d’agents formés
- Nombre de types de formation - Logiciel « HARPÈGE »
24
- Nombre d’heures de formation - Logiciel « APOGEE »

- Coût éventuel des
« promotions » à prévoir suite
à des actions de formation
- Taux de réalisation de
formation
- Nombre d’heures
complémentaires
25
Les données du patrimoine mobilier et immobilier

COLLECTER
PARC DES INSTALLATIONS Logiciel « NEPTUNE »

ET ÉQUIPEMENTS
- Durée de vie des équipements - Inventaire

- Valeur résiduelle des - Par type de matériel
immobilisations
- Degré de vétusté Relevé des consommations
- Consommations Contrats de maintenance
énergétiques/équipement - rapport d’incidents
- Nombre d’heures d’utilisation - registre d’essai
- Nombre moyen de réparations - planning d’entretien préventif
- Nombre de dégradations systématique et conditionnel
volontaires - Historique des interventions
- Coût des équipements à - Projets d’établissement
renouveler
PARC AUTOMOBILE
- Carnets de bord
- Age moyen des véhicules - Inventaire du parc
- Degré de vétusté - Suivi des locations de véhicules
- Kilométrage annuel
- Nombre d’heures d’utilisation
- Nombre de réparations
- Moyenne des Kms annuels
pondérée par l’âge des
véhicules (de carburant, de
lubrifiants)
PARC IMMOBILIER
- Plan masse des locaux
-
Superficie en m2, en m3 - « Carnet de santé » du
- Degré de vétusté des patrimoine
immobilisations - Rapports d’incidents
- Coût des travaux à prévoir
26
Les données d’environnement

COLLECTER
ÉCONOMIQUES
. Téléphone - Marchés
. Carburants - Contrats
. Eau, électricité, gaz, autres
fluides
Les données réglementaires

COLLECTER
NORMES CONTENUES DANS

LES DIRECTIVES
BUDGÉTAIRES ET
COMPTABLES - loi de finances
- Circulaires
- Ministère - Décrets
- Ajustements budgétaires - Notes …
- Modifications nomenclature
comptable et budgétaire
27
LA DÉFINITION DES
BESOINS
Une étape essentielle
La précision et la rigueur de cette étape préalable indispensable

conditionnent la réussite de l’ensemble du processus.
Tout besoin a un coût donc une incidence budgétaire.
Tout besoin a une incidence dans la relation contractuelle établie avec les
prestataires et fournisseurs.
La vérification du besoin
La prestation sur laquelle sont engagés les deniers publics doit

correspondre aux besoins effectifs d’un projet répondant à un ou plusieurs
objectifs traduisant la mission de l’organisation.
ATTENTION : le besoin doit être réel et non subjectif
Les questions essentielles :
POURQUOI ? Quel événement, quel objectif à naître faisant

apparaître le besoin ?
SUR QUOI ? Quelles sont les « carences » à combler ?
OU et QUAND ? Quelle est la réalité du besoin dans l’espace et
dans le temps ?
Analyse de l’opportunité à satisfaire le besoin exprimé
– Dans quelle mesure le besoin revêt-il une décision de caractère

« politique » ?
– La prestation et / ou l’équipement sont-ils indispensables ?
28
– Le besoin ne peut-il être satisfait par une prestation et/ou un

équipement déjà existant dans l’Administration ? Un contrat avec
un prestataire n’est-il pas déjà en cours ?
29
L’analyse des besoins en référence aux nomenclatures du Code

des marchés publics
On distingue :
Les besoins planifiés/programmés
– Les travaux, l’entretien mobilier, immobilier ;

– Les études, les audits ;
– Les projets de développement (informatique, par exemple) ;
– Les projets « institutionnels » (communication, par exemple) ;
– Les besoins de formation.
Les besoins récurrents/réguliers
– Les consommables divers (pièces détachées,…) ;

– Les fournitures administratives ;
– L’ensemble des articles référencés en stock.
Les besoins imprévisibles/urgents
Il convient de chercher à apprécier la part des besoins qualifiés

d’imprévisibles et d’urgents dans le total des commandes en vue de
les réduire au maximum.
Ils se traduisent systématiquement, faute de définition exacte des

spécifications et modalités de réalisation, par des « sur-coûts
budgétaires » (avenants,…).
Les différentes causes de l’urgence qui peuvent être recensées –

hormis la décision d’achat ou le contrat à « caractère politique »-
sont liées à :
– De mauvaises définitions des besoins ;

– Des erreurs de programmation ;
– Des ruptures de stocks ;
– Des changements de nomenclature ;
– Des entreprises défaillantes.
30
LA NOTION DE
POSTE BUDGETAIRE
SENSIBLE
Finalité
Identifier les postes sur lesquels il sera nécessaire de porter

une attention particulière lors de l’examen des demandes
budgétaires.
Les critères de sensibilité
Au regard du Budget
Il s’agit de postes :
– Dont le poids budgétaire est significatif (par exemple les

dépenses d’heures complémentaires) ;
– Qui subissent des variations erratiques d’une année sur
l’autre ;
– Qui présentent des différences « atypiques » par rapport à des
moyennes nationales ou d’autres établissements ;
– Pour lesquels l’écart constaté entre les prévisions et les
réalisations semble inexpliqué.
Au regard de la gestion de l’Établissement
Ce sont les postes sur lesquels il est possible d’avoir une marge
de manœuvre dans la mesure où ils sont rattachés aux modes de
gestion de l’Établissement.
Au regard des « choix politiques » de l’Établissement
Au-delà des missions de l’établissement, les dirigeants fixent un

certain nombre d’orientations politiques qui peuvent se traduire
par une croissance ou une diminution des charges de
fonctionnement voire d’investissement.
31
Modalités d’identification financière par chapitre
Nombre d’articles du chapitre déclarés

sensibles
Nombre total des articles du chapitre
Valeur des articles déclarés sensibles
Valeur totale du chapitre
32
LA CONSTRUCTION
DU PROJET
BUDGÉTAIRE
La note de synthèse de préparation budgétaire recense pour le

projet de budget de l’université
- Les objectifs d’activité, ... ;

•
- Les éléments de reconduction de l’existant ;
- Le « disponible pour les nouveaux objectifs » ;
- L’évaluation de la mise en oeuvre de nouveaux objectifs,

éventuellement conventionnés ;
- La politique tarifaire (inscriptions, prestations, cotisations, …) ;
- Le recensement des projets : planification, financement et

conventionnement ; les effets induits sur le budget de
fonctionnement ;
- Les modalités de l’équilibre budgétaire.
33
La logique de construction du budget
Introduction : les données budgétaires de l’existant
Situation financière de l ‘année N (résultats et affectation) et bilan

d’activités (ciblage d’informations pertinentes synthétiques, ratios et
comparatifs..), ratios de coûts, de taux de couverture des services
rendus, de partenariat financier, de participation des usagers… 3
Les activités reconduites

.
- En dépenses
• Les dépenses non-engagées, engagées et non-

mandatées ;
• Dépenses de l’année N+1 actualisées en valeur et en
volume.
- En recettes
• La DGF (simulation à partir des éléments d’information)

si non-notifiée ;
• Les droits universitaires actualisés en fonction des
évolutions tarifaires et des effectifs ;
• Les prestations de services.
Les nouvelles propositions
– En dépenses
La recherche d’optimisation de l’existant

Le chiffrage complet par nouvelle activité (ex : 3 devis
comparés, contrats…)
– En recettes
« Recettes dues » sur les activités existantes (prêt de locaux,

mise à disposition de personnel, de matériel,…) ;
Recettes nouvelles liées à toute nouvelle activité.
La définition d’une politique tarifaire : simulations
correspondant à un taux de couverture du coût des services
rendus.
3
Présentation de graphiques
34
LES OUTILS : LES FICHES DE RECUEIL DE L’INFORMATION
35
I.
FICHE RÉCAPITULATIVE DE
PROGRAMMATION DES
OBJECTIFS OPÉRATIONNELS
À 3 ANS
Année ……………
Solde R/D
Programme Intitulé Service Année Année Année Commentaires
n° N N+1 N+2
TOTAL
36
II.
PROGRAMMATION DES
À 3 ANS RECETTES ET
DÉPENSES
Intitulé ………………………………………………..
NATURE RECETTES ANNÉES Commentaires

Investissement Fonction Total N N+ N+
1 2
TOTAL
Intitulé ………………………………………………..
NATURE DÉPENSES ANNÉES

Investissement Fonction Total N N+1 N+ Commentaires
2
37
TOTAL
38
III.
FICHE DÉTAILLÉE DES
Intitulé ………………………………………………..
NATURE DÉPENSES PRIORITÉ

Investissement Fonctio Tota Année Année Année Commentaires
n l N N+1 N+2
TOTAL
39
IV.
FICHE PROJET NOUVEAU -
ANNÉE
INTITULÉ ....................................................................
DURÉE PRÉVISIONNELLE ....................................................................
ÉVALUATION
- DÉPENSES ....................................................................
- RECETTES ....................................................................
INCIDENCES DU PROJET SUR LE CHAPITRE …….....................
Année N Année N+1 Année N+2 Année N+3 Année N+4 M. Total
Total
COMMENTAIRES
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
INCIDENCES DU PROJET SUR LE BUDGET DE …………………………
Dénomination Année N Année N+1 Année N+2 Année N+3 Année N+4 M. Total
Total
COMMENTAIRES
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
INCIDENCES DU PROJET SUR ………………………………………………...
Année N ANNEE N+1 Année N+2 Année N+3 Année N+4 M. Total
Total
COMMENTAIRES
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
40
LE RECENSEMENT DES BESOINS
1. - OBJECTIFS ET CHAMP D’APPLICATION
En complément se reporter au vademecum de l’établissement.
Il s’agit de procéder à l’inventaire détaillé des besoins de

l’ensemble de l’Université, conformément aux dispositions de
l’article 27 du code des marchés publics.
Selon les dispositions de cet article, les seuils doivent être déterminés à
l’échelon de la Personne Responsable des Marchés, c’est-à-dire
l’ordonnateur (Le Président de l’Université). Cette évaluation
préalable conditionne le choix de la procédure de passation des
marchés.
Objectif
Évaluer l’ensemble des besoins de l’Université de manière homogène

en matière de fournitures et de prestations de services.
Cette procédure concerne l’intégralité des services et composantes de

l’Université. Il s’agit plus particulièrement de quantifier en volume et en
valeur les besoins en fournitures et en services, aussi bien tranversaux
(moyens généraux) que spécifiques à chaque acheteur, d’une part dans
le cadre de la nomenclature générale des produits et services telle que
définie par l’arrêté du 13 décembre 2001, et d’autre part de la
nomenclature « recherche » telle que définie par l’arrêté du 24
décembre 2001. Les besoins de l’Université correspondent au cumul
des besoins de chaque service et composante.
Les marchés doivent être passés conformément au code des marchés

publics.
Les procédures de passation des marchés sont déterminées en fonction

de seuils. S’agissant des fournitures et des services, il existe deux
seuils : 90 000 Euros HT et 130 000 Euros HT.
O LA PROCÉDURE DE RECENSEMENT DES
BESOINS POUR LES SERVICES CENTRAUX
Procédure de préparation du budget.
Les acteurs
– Cellule marché ;
– Service financier des services centraux ;
– Agent du service financier ;
– Responsables de CR et/ou de service ;
– Responsable du suivi budgétaire et financier de l’Université.
Les étapes
N° ÉTAPES COMMENTAIRES DOCUMENTS

SUPPORTS
1 Établir une demande Demande formulée par la cellule marché. Tableau Excel
d’information
concernant les besoins
2 Rechercher des Opération effectuée par le service financier par Nabuco

informations interrogation de Nabuco. Tableau Excel
Les informations disponibles dans nabuco sont
saisies dans le tableau Excel.
SUPPORTS
3 Rechercher des Opération menée :

informations - par un agent du service « Tournée »
financier si les informations ne informelle des
sont pas disponibles dans services,
Nabuco. Cet agent va collecter (document non
l’information en interrogeant formalisé).
toutes les unités budgétaires.
- par les responsables de CR
Calendrier des
et/ou de service en ce qui
demandes
concerne les besoins mensuelles.
réguliers.
Les informations récoltées sont saisies par le
service financier.
4 Faire une synthèse des Opération effectuée par la cellule marché. Tableau Excel
besoins
5 Étudier des seuils Opération effectuée par la cellule marché en

concertation avec le responsable du suivi
budgétaire et financier.
6 Adopter la procédure Choix effectué par la cellule marché

Le circuit
LE RECENSEMENT DES BESOINS DANS LES SERVICES CENTRAUX
Responsable du
Service financier Responsables
Agent du service suivi budgétaire
Cellule marché des services de CR et/ou de
financier et financier de
centraux service
l’établissement
Etablissement
d’une demande
d’information
concernant les
besoins
Tableau
Excel Interrogation de
Nabuco
concernant les
besoins engagés
Informations
disponibles dans non
Nabuco?
Collecte des Saisie des besoins

oui besoins auprès réguliers
des services
Extraction des
informations
Calendrier de
demandes
mensuelles
Saisie des
informations
récoltées sur Excel
Tableau
Excel
Synthèse des
besoins
Tableau
Excel
Etude de seuil en Réunion informelle

concertation avec pour l’étude des
le service financier seuils
Adoption de la
procédure de
passation des
marchés
O LA PROCÉDURE DE RECENSEMENT DES
BESOINS POUR LES COMPOSANTES
Procédure de préparation du budget.
Les acteurs
– Cellule marché ;
– Responsable administratif ;
– Service financier;
– Service technique et ou Directeur de laboratoire :
– Responsable du suivi budgétaire et financier de l’Université.
Les étapes

SUPPORTS
1 Établir d’une demande Demande formulée par la cellule marché. Tableau Excel
d’information concernant
les besoins
2 Rechercher des Opération effectuée par le service financier par Nabuco

informations interrogation de Nabuco. Tableau Excel
Les informations disponibles dans Nabuco sont
saisies dans le tableau Excel.
3 Rechercher des Opération menée par les services

informations techniques ou les laboratoires si les
informations ne sont pas disponibles dans Tableau Excel
Nabuco.
Les informations récoltées sont saisies par les

services techniques ou les laboratoires.
N° ÉTAPE COMMENTAIRES DOCUMENTS
SUPPORTS
4 Faire une synthèse des Opération effectuée par la cellule marché. Tableau Excel
besoins
5 Étudier des seuils Opération effectuée par la cellule marché en

concertation avec le responsable du suivi budgétaire
et financier.
6 Adopter la procédure Choix effectué par la cellule marché

Le circuit
LE RECENSEMENT DES BESOINS POUR LES COMPOSANTES

Service Responsable du
Responsable technique et/ou suivi budgétaire
Cellule marché Service financier
administratif Directeur de et financier de
laboratoire l’établissement
Etablissement
d’une demande
d’information
concernant les
besoins
Tableau
Excel Interrogation de
Nabuco
concernant les
besoins engagés
Informations Saisie des besoins

disponibles dans non
Nabuco? sur Excel
oui
Extraction des Tableau

informations Excel
Saisie des
informations
récoltées sur Excel
Tableau
Excel
Synthèse des
beoins
Tableau
Excel
Etude de seuil en Réunion informelle

concertation avec pour l’étude des
le service financier seuils
Adoption de la
procédure de
passation des
marchés
FICHE TECHNIQUE N°1
LES MODALITÉS DE CALCUL DES SEUILS EN MATIÈRE DE
FOURNITURES ET PRESTATIONS DE SERVICES.
Le code des marchés publics articule les procédures de passation des marchés publics autour
de deux seuils exprimés en valeur : 90 000 Euros hors taxe et 130 000 Euros hors taxe :
– Jusqu’à 90 000 € HT, les marchés peuvent être passés sans

formalités préalables ;
– Au-delà de 90 000 € HT et jusqu’à 130 000 HT, les marchés
peuvent être passés selon la procédure de mise en concurrence
simplifiée.
– Au-delà de 130 000 € HT, les marchés sont passés par appel
d’offres.
Ces seuils s’apprécient conformément aux modalités de calcul prévues à l’article 27 du code
des marchés publics.
Au-delà de leur spécificité, les diverses modalités de calcul des seuils présentent aussi deux
points communs.
Les points communs à l’ensemble des modalités de calcul des
seuils :
Les seuils s’apprécient au niveau de la Personne Responsable des

Marchés (Président de l’Université). Les délégataires de signature de
la P.R.M. ne sont pas P.R.M. Il conviendra donc d’agréger, en vue
du choix d’une procédure de passation, l’ensemble des besoins
similaires exprimés par chaque service et composante.
Le nombre de fournisseurs ou prestataires de services est indifférent

à la détermination des seuils. Contrairement à la pratique des
achats sur factures de l’ancien code des marchés publics, la P.R.M.
ne dispose pas, en matière de marchés sans formalités préalables,
d’un volume d’achat de 90 000 € HT par fournisseur ou prestataire
de services.
Les modalités d’application de la nomenclature « recherche » ne

diffèrent pas de celles de la nomenclature « générale ».
L’utilisation de la nomenclature recherche dans les domaines visés

exclut l’utilisation de la nomenclature générale, même lorsque des
fournitures ou prestations équivalentes ou dénommées de façon
identique peuvent y exister.
Les modalités de calcul des seuils relatives aux marchés de

fournitures.
Elles sont définies par l’article 27-II- a et b du code des marchés publics. Elles
reposent sur l’identification des fournitures par rapport aux deux nomenclatures des
produits et services ainsi que sur le caractère du besoin, qui est soit ponctuel, soit
récurrent.
Les deux nomenclatures des produits et services classent par famille

des produits et des prestations de services. Chaque famille,
identifiée par un numéro à quatre chiffres, est composée de
produits et services homogènes.
La première mission de chaque service et composante de

l’Université est donc d’identifier ses besoins par référence à ces
numéros de nomenclatures à quatre chiffres.
Après avoir ventilé les produits et les services dans ces différents
numéros, il faut ensuite classer les besoins, pour chacun des
numéros concernés, selon leur caractère ponctuel ou récurrent.
Un besoin ponctuel correspond à un besoin isolé, qui n’a pas
vocation à se renouveler immédiatement. Ce besoin constitue un
ensemble unique de fournitures. Le seuil à prendre en considération
pour le choix d’une procédure de passation d’un marché est la
valeur de cet ensemble. Il peut y avoir plusieurs ensembles uniques
au sein d’une même famille de produits (même numéro de
nomenclature) dès lors qu’ils correspondent bien à des besoins
isolés.
Un besoin récurrent est un besoin qui a vocation à se répéter

fréquemment. Il peut se définir comme un besoin inhérent et
nécessaire au fonctionnement quotidien de l’établissement. A titre
d’exemple, les moyens généraux et transversaux (papier,
fournitures de bureau, mobilier de bureau…) sont, en principe, des
besoins récurrents.
Le seuil à prendre en considération pour l’achat de ces fournitures

est l’ensemble des besoins définis dans une même famille sur la
durée d’une année. Si sur cette durée d’un an, le seuil des achats
est inférieur à 90 000 € HT, les achats peuvent être effectués dans
le cadre de marchés sans formalités préalables. Mais il n’est pas
interdit pour autant d’évaluer les besoins sur une durée supérieure à
un an. En tout état de cause, l’estimation ne peut jamais se faire sur
une durée inférieure à un an lorsque le besoin est récurrent.
Les modalités de calcul des seuils relatives aux marchés de

services.
Comme pour les fournitures, les prestations de services sont

identifiées par un numéro de nomenclature. Il conviendra donc de
procéder au même inventaire en identifiant les besoins dans les
numéros pertinents.
Pour chacun des numéros identifiés il faut ensuite analyser le

caractère ponctuel ou récurrent des besoins de prestations de
services, selon les définitions évoquées ci-dessus.
Il existe trois modalités de calculs des seuils en matière de

prestations de services, définies à l’article 27-III- a, b et c du code
des marchés publics.
Les deux premières modalités de calcul des seuils sont

identiques aux fournitures, mais font toutefois appel à la notion
d’opération qui est absente pour les fournitures. Cette notion
d’opération de services se définit comme un ensemble d’achats de
services appartenant à la même famille (même numéro de
nomenclature) et qui participe à la réalisation d’un même objectif.
Il faudra donc apprécier, par numéro de nomenclature, les achats
ponctuels ou récurrents concourant à une même opération.
Il convient de noter, en premier lieu, que les achats ponctuels ne

s’additionnent jamais aux achats récurrents, et en second lieu, qu’il
ne faut additionner que les achats de prestations homogènes qui
concourent à la même opération. Les achats ponctuels ou
récurrents de prestations de services qui ne concourent pas
à la même opération ne s’additionnent pas.
La troisième modalité de calcul des seuils concerne les

prestations de services dont l’exécution est ininterrompue entre la
notification du marché et son échéance contractuelle pour répondre
à des besoins continus. Il s’agit de prestations de services dont
l’exécution ne nécessite pas, en principe, d’acte positif de la part de
l’établissement. À titre d’exemple, ces prestations pourront être des
services d’assurance, d’abonnement, de nettoyage quotidien des
locaux, etc.
Dans ce troisième cas, les seuils s’apprécient en tenant compte de la valeur de

l’ensemble des prestations homogènes (même numéro de nomenclature) sur la
durée totale de leur réalisation.
LA PROCÉDURE D’ENGAGEMENT
1
1. - OBJECTIFS ET CHAMPS D’APPLICATION
Objectifs
– Décrire les étapes réglementaires d’engagement des dépenses

au sein de l’université ;
– Respecter les textes relatifs à la comptabilité publique (le

décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la
comptabilité publique, le décret du 14 janvier 1994 relatif au
nouveau cadre comptable des EPSCP, l’instruction codificatrice
M93 du 21 septembre 2000) ;
– Identifier le rôle des acteurs dans la procédure d’engagement

des dépenses.
Champs d’application
L’ensemble des composantes et des services de l’Université chargés

d’utiliser des crédits ;
Toutes les natures de dépenses (fonctionnement et investissement),

que ses dépenses fassent l’objet d’un bon de commande ou non.
2
Chaque dépense doit faire l’objet d’un engagement comptable (réserver

les crédits) préalablement à l’engagement juridique (bon de commande
ou ce qui en tient lieu, ex. : ordre de mission…) ;
L’engagement permet de réserver des crédits sur un compte par nature

à 3 ou 4 chiffres (intitulé « rubrique » dans NABUCO) ;
L’engagement est réalisé par l’ordonnateur ou son délégué.
O LA PROCÉDURE D’ENGAGEMENT DES

DÉPENSES
Identification d’un besoin d’achat
Les acteurs
– Les services financiers de la composante ;

– Les gestionnaires dans les centres de responsabilité ;
– Président de l’Université, ordonnateur principal ;
– Les délégués de l’ordonnateur principal ;
– L’ordonnateur secondaire de droit ou ses délégués (médecine,
IUT, IUP, IPAG, odontologie) ;
– L’ordonnateur secondaire délégué ou ses délégués.
3
Les étapes

support
1 Établir la « demande Chaque responsable de laboratoire

de commande » souhaitant réaliser un achat établit une
demande de commande.
Ce document est interne à l’Université, il

contient toutes les informations utiles à la
rédaction du bon de commande définitif.
Cette demande de commande est

La demande
normalisée pour l’ensemble de
de
l’Université.
Commande
Elle ne constitue pas un engagement
juridique.
Elle ne doit pas être transmise au

fournisseur mais au service financier de
la composante.
2 Saisir l’engagement La tenue de la comptabilité

comptable et d’engagement conformément aux
juridique sur obligations de l’ordonnateur nécessite
NABUCO que les crédits soient réservés par les
services financiers dans NABUCO lors de
l’engagement comptable.
Seuls les services financiers ou services Bon de

habilités des composantes saisissent commande
l’engagement sur NABUCO. Les bons de « NABUCO »
commande sont signés par l’ordonnateur
ou son délégué.
Préalablement les services financiers

s’assureront que la demande de
commande s’intègre ou non dans un
marché existant
4

support
3 Signer l’engagement Conformément au décret de 1962, seul
juridique l’ordonnateur principal ou secondaire
avec la personne responsable des
marchés est habilité à signer les
engagements juridiques.
L’ordonnateur peut déléguer par écrit sa

signature.
Le Président est l’ordonnateur principal.
Les responsables des composantes

médecine, IUT, IUP, IPAG et odontologie
sont ordonnateurs secondaires de droit.
Les autres responsables de composantes

peuvent être ordonnateurs délégués.
4 Envoyer le bon de Seul le service financier est habilité à

commande au envoyer un bon de commande au
fournisseur fournisseur.
Il en conserve un exemplaire.
5 Transmettre un Un exemplaire du bon de commande est
exemplaire en transmis par le service financier au
interne responsable de laboratoire pour
information.
Cet exemplaire précise la date d’envoi au

fournisseur
5
Le circuit d’engagement de dépenses
LA PROCEDURE D’ENGAGEMENT
Responsable Service Ordonnateur ou
Fournisseur
labo financier délégué
Demande de
commande
Saisie NABUCO
de l’EC à l’EJ
Bon de Signature
commande
Envoi fournisseur
Transmission Bon de
interne commande
6
7
LES DÉFINITIONS DE L’ENGAGEMENT
L’engagement est l’acte par lequel un organisme public crée à son

encontre une obligation de laquelle résultera une charge (article 29 du
décret de 1962).
Il se décompose en l’engagement comptable et juridique
L’engagement comptable
Il existe deux formes d’engagement comptable :
L’engagement comptable provisionnel
Il permet de réserver des crédits dés le début de l’année

pour les dépenses ayant un caractère soit répétitif et
régulier, soit obligatoire, soit prévisible.
Il peut correspondre aux dépenses de tout ou partie de

l’année.
Les dépenses sans bon de commande (gaz, électricité,

téléphone…) font l’objet d’un engagement provisionnel.
Exemples de dépenses faisant l’objet d’engagements

comptables provisionnels :
- Les dépenses faisant l’objet d’un contrat en début

d’année (maintenance, abonnements, eau, gaz,
électricité, téléphone),
- Les dépenses de personnel permanent,
- Les heures complémentaires.
8
L’engagement comptable spécifique
Il permet de réserver des crédits sur un compte par

nature ou par rubrique pour une dépense déterminée et
donnant lieu à un acte juridique individualisé engageant
l’université (marché notifié, bon de commande signé…).
Il est effectué dès que besoin au fur et à mesure de

l’année.

spécifiques :
- Toute commande
- marchés conclus en cours d’année
- frais de déplacement
L’engagement juridique
Il correspond à la contractualisation ou à la constatation d’une

obligation vis-à-vis d’un tiers de laquelle résulte une charge.
Il est concomitant ou fait suite à l’engagement comptable.

juridiques :
- Marchés
- Conventions
- Délibérations
- Bon de commande ou devis signé
9
CIRCUIT GESTION
DES MISSIONS
G E S T IO N D E S M IS S IO N S
D oyen +
C hef de S e rv ic e Agent
Agent s e rv ic e P ré s id e n t
s e rv ic e fin a n c ie r c o m p ta b le
p e rs o n n e l
O rd re d e
m is s io n
O U /E T O U /E T
O rd re
S ig n a tu re S ig n a tu re S ig n a tu re
DEPART MISSION
E v a lu a tio n e t
engagem ent
(1 )
NABUCO
(2 )
C om m ande des C om m ande des

b ille ts b ille ts
(1 ) B ille ts (2 )
B ille ts
T ra n s m is s io n b ille ts
E ta t fra is d é fin itifs

+ p iè c e s jo in te s
P iè c e s
jo in te s
S ig n a tu re C o n trô le e t
liq u id a tio n
RETOUR MISSION
M a n d a te m e n t
OU
M andat
S ig n a tu re S ig n a tu re
C o n trô le
C o n trô le , v is a e t
p a ie m e n t
10
Table chronologique
Guide de procédure/ Fiches Etablissement
Date d'envoi Référence Thème Numération / Contenu

classement Date
23/05/2003 Troisième Le procédure 1/mai 2003 Organisation
partie d'engagement de
et le circuit l'engagement
d'engagement et de la
des missions
prévision des
frais de
missions,
pièces
justificatives
à produire.
11
Clermont-Ferrand, le 12 décembre 2002
La Présidente
à
Madame et Messieurs les Doyens des
Facultés
Messieurs les Directeurs des Instituts
Mesdames et Messieurs
les Responsables Administratifs
Mesdames et Messieurs
les Chefs de Services des Services Centraux
Agence Comptable
Service Financier
AT/CC/VR- 687/02
Modalités de remboursement des frais de déplacement sur le territoire métropolitain

français.
Réf. Décret 2000-928 du 22/09/200 modifiant le décret 90-437 du 28/05/1990
Circulaire du 22 septembre 2000 publiés au J.O. du 23/09/2000
La présente note a pour objet d’améliorer et d’accélérer le remboursement des frais de

déplacement et de mission.
Les services de l’Agence Comptable sont amenés à rejeter de nombreux mandats relatifs
aux frais de déplacements pour des motifs divers : dossiers incomplets, ordres de
missions non valides, absence de renseignements essentiels, erreurs matérielles dans la
liquidation…
La base réglementaire citée en référence demeure inchangée.
Vous trouverez ci-joint :
Une fiche technique extraite du guide de procédure élaborée par Axe Management
clarifiant le circuit de gestion des missions.
2 – Un modèle d’ordre de mission à utiliser désormais. Le cadre en haut de page réservé

au service financier permet d’apprécier le montant à engager. Ce document est
également à joindre avec les invitations en précisant les horaires de départ et d’arrivée.
3 – Une liste exhaustive des pièces à produire à l’appui des mandats ainsi que leur
ventilation ordonnateur/agence comptable.
4 – Un état de frais de déplacement et ses modalités de renseignements dont une page

annexe réalisée sur Excel qui doit permettre d’éviter les erreurs matérielles de
liquidation.
5 – Un modèle d’attestation de repas (inchangé)
6 – Un modèle d’autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel
7 – Un barème récapitulatif des indemnités (Km, repas, nuitées)
8 – Adresses utiles Internet : pour le kilométrage : iti.fr ou ViaMichelin.com
L'Agent Comptable La Présidente
12
Christine CHARREYRON Professeur Annie

VEYRE
Les différents modèles seront également transmis aux responsables administratifs par
Email.
13
CIRCUIT GESTION DES MISSIONS
G E S T IO N D E S M IS S IO N S
D oyen +
C hef de S e rv ic e Agent
Agent s e rv ic e P ré s id e n t
s e rv ic e fin a n c ie r c o m p ta b le
p e rs o n n e l
O rd re d e
m is s io n
O U /E T O U /E T
O rd re
S ig n a tu re S ig n a tu re S ig n a tu re
DEPART MISSION
E v a lu a tio n e t
engagem ent
(1 )
NABUCO
(2 )
C om m ande des C om m ande des

b ille ts b ille ts
(1 ) B ille ts (2 )
B ille ts
T ra n s m is s io n b ille ts
E ta t fra is d é fin itifs

+ p iè c e s jo in te s
P iè c e s
jo in te s
S ig n a tu re C o n trô le e t
liq u id a tio n
RETOUR MISSION
M a n d a te m e n t
OU
M andat
S ig n a tu re S ig n a tu re
C o n trô le
C o n trô le , v is a e t
p a ie m e n t
14
EVALUATION DE LA DEPENSE
Exercice : UB : CR :
nuitées : repas : Transports :
suppléments divers (1):
(1) ki t t ét t i t
Pièces à remettre au Service Financier pour engagement
UNIVERSITE ORDRE DE MISSION
D’AUVERGNE (valant autorisation d’absence en métropole)
CLERMONT 1 U.F.R …………………
49, bd François Mitterrand - B.P.32
63001 Clermont-Ferrand Cedex 1
Tél. 04 73 17 79 79
Fax 04 73 17 72 01
INVITATION
DEMANDE D’AUTORISATION
D’ABSENCE A L’ETRANGER
Mme Mlle M. . Grade :
Fonctionnaire Contractuel Autre
Résidence administrative Résidence familiale………………………………………
Sollicite l’autorisation de se rendre à Pays
Durée prévue : le.. ............................. au ................ .........................
Départ le : ............ Heure :................ Retour le :........ Heure : ..........
(Horaires réels si utilisation du véhicule personnel, sinon horaires réels des transports en communs)
Objet du déplacement :........................................................................................................
Frais pris en charge par :

Composante : ....................................................... CR : ...................................................
Nature : Mission Stage Concours Examen Professionnel
Avancé par
Moyen de transport A rembourser
A renseigner obligatoirement : Composante : …………………CR : à l'Agent
……………
Avion
Train 1ère classe 2ème classe
Réservations
Véhicule de location
Séjour
Ou autre (s) moyen(s) de transport utilisé(s) :
Véhicule Véhicule Péages

personnel administratif
Métro Navette Autocar
Autres
…………………………
Si utilisation du taxi
MOTIF :
Si utilisation du véhicule personnel joindre l’autorisation.
Déplacement sans frais pour l’Université d’Auvergne

Fait à Clermont-ferrand, le
Signature de l’intéressé(e),
15
Avis et signature du supérieur hiérarchique, Avis et signature de l’Ordonnateur,
DECISION DU PRESIDENT DE L’UNIVERSITE POUR LES DEPLACEMENTS A L’ETRANGER

- Autorisation accordée Clermont-
Ferrand, le
- Autorisation refusée La Présidente,
16
Université d’Auvergne – Clermont I
Agence
Pièces à fournir pour le remboursement des frais de déplacement Comptab
le
ordonnate
ur
Ordre de mission et/ou invitation (personnel extérieur à

l'Etablissement) et/ou convocation valant ordre de mission - le cadre
origina
supérieur est réservée au Service Financier et destiné à ux
copie
l’engagement – transmis selon le schéma du guide de procédure

élaboré par Axe Management
Etat de frais de déplacement (modèle joint) complété par
l’intéressé :
- page 1 – entièrement remplie par l’intéressé(e)
- page 2 et 3 - dont zone horaire et zone RIB renseignée
obligatoirement
- daté, signé origina
copie
ux
- pour un premier paiement joindre un RIB
- la zone récapitulative est réservée à l’administration
– le décompte peut être fait sur un fichier excel,
signé par l’ordonnateur joint à l’état de frais. Seul le
total en chiffre et en lettre est reporté sur la dernière
page de l’état signé.
Attestation de repas (modèle joint) original copie
original copie
En cas d’utilisation d’un véhicule personnel ou de location,
autorisation d’utiliser un véhicule personnel ou de location délivrée
avant le départ par l’Université ou l’Etablissement prenant en
copie
charge le déplacement.
Dans ce cas copie de la carte grise du véhicule et du certificat
d’assurance.
- Si autorisation permanente : rappel du numéro sur la page
1 de l’état de frais.
- Les composantes doivent tenir un registre des
autorisations accordées à titre temporaires ou
permanentes.
origina
Factures d’hôtel, s’il y a lieu (à conserver par l’ordonnateur). ux
17
Tickets de bus, de métro, tickets de péage d’autoroute, de parking

(gare ou aérogare pour un déplacement n’excédant pas 72 h), etc. origina
copie
ux
Si ces justificatifs ne sont pas joints, ils ne pourront pas être
remboursés.
Billets de train, d’avion : reçu passager et coupons de vol. Si un
billet est égaré le déplacement sera remboursé sur la base SNCF origina
copie
2ème classe pour la SNCF, en classe économique pour l’avion. ux
Attestation de non-paiement établie et signée par l’Université ou origina

ux
l’Etablissement d’affectation.
18
ETAT DES FRAIS DE DEPLACEMENT TEMPORAIRE
Sur le territoire métropolitain : Décret n° 90-437 du 28/05/90 modifié et Circulaire du 22/09/2000 (J.O. du 23/09/2000)
IDENTITE de l'AGENT ou de l'INVITE

NOM : ………………………………………….. Prénom : ……..………...………………………………………………………….
Emploi : ………………………………………... Grade : ………….……………….………………………………………………..
Fonctionnaire Contractuel Autre……………………………(à préciser)
Résidence Administrative : ……………….……...……………………………….…………………………………………………………….
Résidence Familiale : ……………………………...………………………………..………………………………………………………….
AUTORISATION de DEPLACEMENT
Pour le bénéficiaire
Ordre de mission ou lettre d'invitation (1)
Ordre de mission permanent (2) Référence : …………………………...……
Pour le véhicule personnel
Automobile ou autre véhicule (à préciser) ………………………………………………...(produire autorisation d'utiliser le véhicule personnel)
Date de la décision d'autorisation (3) : …………………………n° ………/UB……….… Circonscription territoriale : .………………………
Immatriculation : …….…... ….…. .….…………………………………………………….. Puissance fiscale : ……………………………..CV
Nombre de kilomètres déjà parcourus depuis le 1er janvier (automobile seulement) …………………………………………………………
TRANSPORTS en COMMUN
Je déclare bénéficier de …………. % sur les tarifs de ……………………………. Abonnement :………………………………………
Je déclare ne bénéficier d'aucun avantage personnel sur les moyens de transports en commun
ELEMENTS de DECOMPTE des INDEMNITES

Nature du déplacement (4) :…………………………………………………………………………………………………………………………..
Itinéraire ou circuit parcouru (5):……………………………………………………………………………………………………………………..
Lieu de la mission (6):…………………………………………………………………………………………………………………………………
Date de départ:…………………………… Heure (7)……………………… …………… lieu(8)………….
Date de retour :…………………………… Heure(7)……………………… ……………. lieu(8)………….
Frais réels de transport : SNCF (9):…………………………………………€ Avion :…………..……………………………… € (si prévu sur l'ordre de mission)
Voiture location (10):………..………………€ TAXI :…………..……………………………… € Autres frais (11):…………………….. €
Véhicule personnel, Km parcourus: VOITURE ………………… KM AUTRE (12) :………………………… KM PEAGE :……………………€
Indemnités journalières (13) : Nombre de nuitées : Jusqu'à 10 jours………………………….. A partir du 11ème jour :…… …..
A partir du 31ème jour:…………………….. A partir du 61ème jour…………
Nombre de repas : pris dans un restaurant : ………………………………………………………..

pris dans un restaurant administratif ou assimilé :………………………….
Pièces à produire qui conditionnent le paiement :

ordre de mission ou invitation (personne extérieure), billets de train/avion, taxi, bus…, parking, péages, facture d'hôtel,
Je soussigné(e), auteur du présent état, en certifie l'exactitude à tous égards, et notamment les conditions de restauration, et demande le
règlement à mon profit du produit de la liquidation qui sera effectuée à mon compte n° : ………………………………………………………..
ère
Compte Chèques Postaux de………………….. ……………………………………… (joindre R.I.P. à la 1 demande)
ère
Banque…………………………………………………………………………………… (joindre R.I.B. à la 1 demande)
Certifié exact, le………………… Certificat obligatoire de l'autorité hiérarchique directe le…………………….

Signature de l'intéressé(e) Signature et cachet
(1) A joindre au présent état de frais.

(2) Validité limitée à 12 mois. Il peut être renouvelé.
(3) Date de la décision d'autorisation annuelle de circuler, s'il s'agit d'une autorisation ponctuelle, le mentionner et la joindre.
(4) Mission, déplacement à l'intérieur de la commune, stage, intérim, concours, examen professionnel. Pour les stages faire référence aux articles 14 (complété par article 6 décret 2000-928) & 15
déterminant le régime de remboursement.
(5) Indiquer la ville du lieu de départ et celle du lieu de retour.
(6) Commune où se déroule la mission.
(7) Y compris le délai forfaitaire d'une demi-heure pour le trajet résidence-gare (1 h en cas d'avion ou de bateau).
(8) Indiquer "R.A." pour résidence administrative et "R.F." pour résidence familiale (titre II, article 10).
(9) Titre de transport (préciser la classe). Pour réservation, supplément, couchette, produire pièces justificatives.
(10) Pour les voitures de location, seulement si autorisation préalable.
(11) Préciser autobus, autocar, navette, bateau et frais de parking près des gares et aéroports (articles 41 & 44 complété par article 12 et 13 decrêt 2000-928).
(12) Préciser motocyclette, vélomoteur, bicyclette à moteur auxiliaire, voiturette.
(13) Uniquement sur le territoire métropolitain, taux modulé faisant l'objet d'abattements selon la durée ou nature du déplacement (voit titre III, articles 11 à 16), Indemnité de repas : période de 11 à 14h &
de 18 à 21 h – Indemnités de nuitées : période de 0 à 5 h. Pour les stagiaires mentionnés à l'article 14 du décret.
19
ETAT DES FRAIS DE DEPLACEMENT TEMPORAIRE
A l'étranger : Décret 86-416 du 12/03/86 modifié et Circulaire du 01/03/91
IDENTITE de l'AGENT ou de l'INVITE

NOM : ………………………………………….. Prénom : ……..………...………………………………………………………….
Emploi : ………………………………………... Grade : ………….……………….………………………………………………..
Fonctionnaire Contractuel Autre……………………………(à préciser)
Résidence Administrative : ……………….……...……………………………….…………………………………………………………….
Résidence Familiale : ……………………………...………………………………..………………………………………………………….
AUTORISATION de DEPLACEMENT
Pour le bénéficiaire
Ordre de mission ou lettre d'invitation (1)
Ordre de mission permanent (2) Référence : …………………………...……
Pour le véhicule personnel
Automobile ou autre véhicule (à préciser) ………………………………………………...(produire autorisation d'utiliser le véhicule personnel)
Date de la décision d'autorisation (3) : ………………………n° …………/UB :……….. Circonscription territoriale : .………………………
Immatriculation : …….…... ….…. .….…………………………………………………….. Puissance fiscale : ……………………………..CV
Nombre de kilomètres déjà parcourus depuis le 1er janvier (automobile seulement) …………………………………………………………
TRANSPORTS en COMMUN
Je déclare bénéficier de …………. % sur les tarifs de ……………………………. Abonnement :………………………………………
Je déclare ne bénéficier d'aucun avantage personnel sur les moyens de transports en commun
ELEMENTS de DECOMPTE des INDEMNITES

Nature du déplacement (4) :………………………………………………………………………………………………………………………….
Itinéraire ou circuit parcouru (5):……………………………………………………………………………………………………………………
Trajet Aller Date de départ:……………… Heure (6)………………. lieu(7)……….
Date d'arrivée :………………. Heure locale :…………
Trajet Retour Date de retour :……………… Heure(6)………………. lieu(7)………
Date d'arrivée :………………. Heure locale :…………
Frais réels de transport : SNCF (8):…………………………………………€ Avion :…………..…………………………………………………………………(voir ordre de mission) €
Voiture location (9):………..………………€ TAXI :…………..………………………………….€ Autres frais (10):………………………………..€
Véhicule personnel Km parcourus: VOITURE …………………………KM AUTRE (11) :…………………………………KM PEAGE :……………………………………€
Indemnités journalières : Nombre de nuitées passées sur le lieu de mission :

Taux de l'indemnité journalière :
Taux de change :
Pièces à produire qui conditionnent le paiement :

ordre de mission ou invitation (personne extérieure), billets de train/avion, taxi, bus…, parking, péages, facture d'hôtel.
Je soussigné(e), auteur du présent état, en certifie l'exactitude à tous égards, et notamment les conditions de restauration, et demande le
règlement à mon profit du produit de la liquidation qui sera effectuée à mon compte n° : ………………………………………………………..
ère
Compte Chèques Postaux de………………….. ……………………………………… (joindre R.I.P. à la 1 demande)
ère
Banque…………………………………………………………………………………… (joindre R.I.B. à la 1 demande)
Certifié exact, le………………… Certificat obligatoire de l'autorité hiérarchique directe le…………………….

Signature de l'intéressé(e) Signature et cachet
(1) A joindre au présent état de frais.

(2) Validité limitée à 12 mois. Il peut être renouvelé.
(3) Date de la décision d'autorisation annuelle de circuler, s'il s'agit d'une autorisation ponctuelle, le mentionner et la joindre.
(4) Mission, déplacement à l'intérieur de la commune, stage, intérim, concours, examen professionnel. Pour les stages faire référence aux articles 14 (complété par article 6 decrêt 2000-928) & 15
déterminant le régime de remboursement.
(5) Indiquer la ville du lieu de départ et celle du lieu de retour.
(6) Y compris le délai forfaitaire d'une demi-heure pour le trajet résidence-gare (1 h en cas d'avion ou de bateau).
(7) Indiquer "R.A." pour résidence administrative et "R.F." pour résidence familiale (titre II, article 10).
(8) Titre de transport (préciser la classe). Pour réservation, supplément, couchette, produire pièces justificatives.
(9) Pour les voitures de location, seulement si autorisation préalable.
(10) Préciser autobus, autocar, navette, bateau et frais de parking près des gares et aéroports (articles 41 & 44 complété par article 12 et 13 décret 2000-928).
(11) Préciser motocyclette, vélomoteur, bicyclette à moteur auxiliaire, voiturette.
20
ATTESTATION
- Repas pris dans un restaurant administratif ou

assimilé :
nombre de repas :
dates :
- Repas pris dans un restaurant :

nombre de repas :
dates :
Je soussigné :
atteste l’effectivité de la dépense ci-dessus

détaillée.
Date
Signature
( à joindre aux états de frais de déplacements pour

bénéficier d’un remboursement )
21
UNIVERSITE D’AUVERGNE
CLERMONT I
49 Boulevard François Mitterrand - B.P. 32
63001 CLERMONT-FERRAND CEDEX
DEMANDE D’AUTORISATION D’UTILISATION D’UN VEHICULE PERSONNEL

(Conformément à l’article 29 du décret 90-437 du 28 mai 1990, modifié par le décret 2000-928 du 22 septembre 2000)
AUTORISATION PROVISOIRE
AUTORISATION PERMANENTE
VEHICULE DE LOCATION
Je soussigné(e) Nom - Prénom .........................................................................
Fonctions ...............………………………………………………………..
sollicite de Madame la Présidente de l’Université d’Auvergne Clermont I, l’autorisation d’utiliser

mon véhicule personnel
Marque ..........................................................................…………
N° d’immatriculation ……………………………......................................
Puissance...................................................................................
pour le motif suivant absence de transport en commun (ou utilisation impossible),

économie ou gain de temps appréciable,
transport de matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant,
autre :………………………………….
Lieu des destinations ………………………………...............................................................…
Date: du ............................................. au ..........................................
Je certifie être assuré (e) à la M.A.I.F., Police d’assurance n°.......................…..…..
N’étant pas assuré à la M.A.I.F., je vous prie de trouver ci-joint, l’attestation de ma

police d’assurance comportant la souscription d’une assurance contentieuse et
garantissant les responsabilités prévues à l’article 34 du Décret 2000/928 du 22
septembre 2000 : « pour être autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les
besoins du service, l’agent doit avoir souscrit un contrat d’assurance garantissant,
de manière illimitée, non seulement sa responsabilité personnelle mais également
celle de l’Etat ».
JOINDRE COPIE DE LA CARTE GRISE ET COPIE DU CERTIFICAT D’ASSURANCE
Décision du Directeur de l’UFR Fait à Clermont-Ferrand le

signature de l’intéressé(e)
Si mission supérieure à 8 jours

DECISION DU PRESIDENT: La Présidente,
- accordée
- refusée
N° autorisation:
22
UNIVERSITE Barèmes des Indemnités

D’AUVERGNE d’après le Journal Officiel du 23 septembre 2000
Décret n°2000-928 du 22/09/00
C L E R M O N T 1
49, bd François Mitterrand - B.P.32
63001 Clermont-Ferrand Cedex 1
Tél. 04 73 17 79 79
Fax 04 73 17 72 01
Indemnités kilométriques en euros depuis le 1er février 2001
Catégories jusqu’à 2000 Km De 2001 à 10 000 Km Au-delà de 10 000 Km
(puissance fiscal du véhicule)
de 5 ch. et moins 0.21 0.25 0.14
de 6 ch. et 7 ch. 0.26 0.31 0.19
de 8 ch. et plus 0.29 0.35 0.21
Indemnités de mission en euros depuis le 1er juin 2002

Indemnités Paris Province
Repas *
- absence de 11 h à 14 h 15.25 15.25
- absence de 18 h à 21 h
Nuitée **
- absence de 0 h à 5 h 53.36 38.11
* L’indemnité de repas est réduite de 50% lorsque l’agent en mission a utilisé la possibilité de se
rendre dans un restaurant administratif ou assimilé (attestation).
** L’indemnité de nuitée est subordonnée à la présentation d’une facture.
Indemnités de mission en euros avant le 1er juin 2002

Indemnités Paris Province
Repas 13.72 13.72
nuitée 53.36 38.11

23
LES OUTILS
24
FICHE OUTIL N°1
LES ELEMENTS DE LA DEMANDE DE COMMANDE
Renseignements d’identification du service demandeur
- Désignation du demandeur
- Coordonnées (adresse, tel)
- Affaire suivie « par » (nom, tel, e-mail)
- Adresse de livraison
- Centre de Responsabilité
Description de la commande
- Objet
- Désignation
- Références
- n° de nomenclature marché
- Quantité
- PU.HT
- PT.HT
- Rabais, Remise ou Ristourne
- Taux de TVA
- Montant de TVA
Renseignements fournisseurs
- Raison sociale exacte

- Adresse
- Personne à contacter (nom, tel, e-mail, fax)
Avertissement
- Demande de commande à vocation interne (document qui

ne constitue pas un bon de commande)
- À transmettre au service financier de la composante
25
Précision sur le mode de financement
- DGF
- Contrat quadriennal
• Équipement
• Fonctionnement
- Contrat de recherche
- Taxe d’Apprentissage
- Prestations de service
- Subvention Collectivité locale
- Formation continue
26
Table chronologique
Guide de procédure/ Fiches Outils

classement Date
04/06/2003 Troisième Le procédure 1/juin 2003 Fiche aide
partie d'engagemen mémoire
t
Fiche outil n°
1
les éléments
de la
demande de
commande
27
Fiche aide-mémoire
(complément à la fiche outil n° 1)
CR :
DEST : RUBRIQUE :
FACTURE RECUE LE :
CODE FOURNISSEUR :
CLE CSA :
MARCHE FORMALISE :
(référence Nabuco)
PIECE JOINTE AU MANDAT N°: UB:
VENTILATION :
Pré-Engagement : Engagement :
Pré-Commande : Commande :
28
I.
LES TABLEAUX DE SUIVI DES
DÉPENSES
Ces tableaux de suivi des dépenses sont ceux qui sont à fournir à la
Présidence
Taux d’exécution global des dépenses de la composante
Taux d’exécution = (somme des mandats émis à l’instant

t / prévisions des mandats à t)
Tableau synthétique du taux d’exécution
Réalisé Prévu
Avril 2002 30% 35%
Tableau de suivi des dépenses engagées de la composante
Prévisions des Exécution des

Ecart Ecart en
engagements engagements
3=1-2 %
1 2
Personnel (A) Méthode des
12 ième linéaire
Autres dépenses
de Matrice des
fonctionnement 12ième
(B)
Investissements Méthode
(C) Physico-
financière
Total A+B+C
29
Méthode de prévision des dépenses liées au fonctionnement autre

que le personnel (matrice des 12ième)
J F M A ...... D
n-3 10 15 8
n-2 12 17 10
n-1 14 8 7
∑ 36 40 25
Cumul 36 76 101
% 100
3.6% 4% 2.5%
mois
cumul 3.6% 7.6% 10.1% 100
Une fois la matrice définie, il s’agit de répartir la dotation de

l’année N en fonction des pourcentages définis.
Taux d’exécution des postes sensibles
Nature Budget annuel Exécution en Exécution en Écart

(a) n-1 à t nàt
1 2 3 4=3-2
Déplacements
Vacataires
Logistique
(a) Budget annuel=[BP+DBM]
La méthode physico-financière
La méthode physique-financière s’appuie sur la connaissance

technique et budgétaire du déroulement d’un investissement (achat de
matériel, travaux…) en s’appuyant sur les différentes phases du
programme :
- date de l’engagement juridique (marché)

- date de livraison ou réception des prestations
30
- date de réception de la facture

- date du mandatement
Un programme d’investissement peut réunir plusieurs engagements

juridiques.
Cette méthode est utilisée à compter du moment où l’engagement

juridique est notifié au fournisseur.
Cette méthode nécessite une réelle collaboration entre les services

techniques et les services budgétaires.
Un principe : le lien entre services techniques et services budgétaires
La méthode physique-financière suppose que certaines informations

circulent régulièrement entre les services techniques chargés de la mise
en oeuvre opérationnelle et les services administratifs chargés de la
gestion des crédits.
Ces relations doivent être formalisées à l’aide des procédures écrites et

respectées, afin d’obtenir pour chaque engagement juridique :
1 - mois et année de la notification des engagements juridiques

2 - les montants des engagements juridiques TTC
3 - mois et année de livraison ou de réception des prestations
4 - mois et année de réception de la facture
5 - mois et année du mandatement
6 - la ligne budgétaire d’imputation
7 - la fiche opération de référence (si nécessaire)
8 - la nature d’investissement
9 - la nature de prestation (optionnel)
L’ensemble de ces informations doivent être obtenues au moment de la

« notification » de l’engagement juridique.
Le montant minimum d’un engagement juridique pour utiliser la

méthode
Chaque service au regard de son activité et de ses objectifs peut se fixer

un seuil de commande à partir duquel la méthode peut être appliquée.
Ex :
Ce seuil est de 10 K€ par engagement juridique. En dessous de ce seuil, il est
appliqué un délai de 5 mois à compter de la date de notification de
l’engagement juridique au fournisseur.
Ex :
31
• Un service commande pour 1000 € de pièces.

1. Le bon de commande (engagement juridique) est notifié en avril au
fournisseur
2. A compter de la notification, il est appliqué un délai de 5 mois pour prévoir le
moment du mandatement
3. Le mandat sera effectué en septembre pour 1000 €
La prévision pour un engagement juridique simple
Seuls ici sont concernés les bons de commande simples s’adressant à un

seul fournisseur et comportant un seul paiement final.
Dans ce cas, l’engagement juridique n’est pas découpé en phases.
1. Les services techniques décident de

l’engagement juridique
2. Les informations utiles à la programmation

sont récoltées par les services
1 - mois et année de la notification de l’engagement juridique

2 - montant de l’engagement juridique TTC
3 - mois et année de livraison ou de réception des prestations
(prévision)
4 - mois et année de réception de la facture (prévision)
5 - mois et année du mandatement (prévision)
6 - la ligne budgétaire d’imputation
7 - la fiche opération de référence ou la référence au marché
8 - la nature d’investissement
9 - la nature de prestation (optionnel)
Le mode de recueil de ces informations est effectué selon le choix de

chacun des services, un mode de recueil est proposé en page suivante.
32
1 - Date de notofication : 2 - Date de réception
au service budgétaire :
3 - Intitulé de l’engagement juridique : 6 - nature d’investissement :
4 - Objet de l’engagement juridique : Responsable technique :

Université d’Auvergne
5 - Montant de l’engagement juridique (TTC) : 7 - Nom :

8 - Signature :
ANNEE ANNEE ANNEE
J F M A M J J A S O N D J F M A MJ J A S O N D J F M A M J J A S O N D
9-
10 -
prestations
Année
33
Exemple de recueil d’informations :
11 - Mois de réception de
la facture
Année
12 - Mois du mandatement
Année
13 - N° de fiche opération
14 - Ligne budgétaire
- Les rubriques 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 sont remplis pas les services techniques

- La rubrique 11 est renseignée par le service technique au regard des habitudes de facturation du fournisseur, soit par le service administratif au
regard d’un délai moyen de facturation
- Les rubriques 2, 12, 13 et 14 sont renseignées par le service budgétaire.
Guide de procédure
3. Les services budgétaires consolident

l’ensemble des informations par nature
d’investissement et ligne budgétaire (selon la
typologie)
4. À la fin de chaque mois (ou de chaque trimestre) le

gestionnaire examine les « engagements juridiques » devant
être mandatés dans le mois (ou le trimestre) et ceux sur chacun
des mois (ou trimestre) pour les 24 mois à venir, en
collaboration avec les services techniques d’investissement et
ligne budgétaire (selon la typologie)
5. Les opérations mandatées dans le mois ou le trimestre

sortent du circuit
6. La prévision est ajustée en fonction des décalages

techniques, des retards de délégations de crédits
7. Chaque mois (trimestre) le tableau synthétique de

prévision est renseigné
34
1 - Date de notofication : 2 - Date de réception
au service budgétaire :
3 - Intitulé de l’engagement juridique : 6 - nature d’investissement :

Responsable technique :
4 - Objet de l’engagement juridique :
Université d’Auvergne
7 - Nom :
5 - Montant de l’engagement juridique (TTC) :
8 - Signature :
ANNEE ANNEE ANNEE
J F M A M J J A S O N D J F M A MJ J A S O N D J F M A M J J A S O N D
9-
1
10 - 1
prestations
Année 2
35
11 - Mois de réception de
la facture 1 2
Année
12 - Mois du mandatement 1
Année
Exemple d’ajustement d’engagement juridique :
13 - N° de fiche opération
14 - Ligne budgétaire
Légende :- le nombre 1 : Exprime la prévision initiale

- le nombre 2 : Exprime le premier décalage
- le nombre 3 : Exprime le second décalage etc…
- Les décalages par étape peuvent être indépendant les uns des autres
- Si la prévision ne change pas sur une étape le chiffre XX XX inscrit subsiste.
Guide de procédure
LIQUIDATION ET MANDATEMENT
1. - OBJECTIF ET CHAMP D’APPLICATION
Il s’agit de décrire ici, en les quantifiant dans le temps, l’ensemble des étapes qui vont
de la livraison des marchandises par l’entreprise au service acheteur au traitement de la
facture et à sa mise en paiement. La procédure se conclut par la transmission du mandat
de paiement et des pièces justificatives de la dépense à l’agent comptable.
Objectif de la procédure :
Harmoniser les modalités de réception des marchandises dans les

différentes composantes et procéder à la mise en paiement dans le
respect de la réglementation relative au délai de paiement.
Champ d’application :
Exécution des marchés sans formalités préalables passés directement

par les composantes ou les services centraux et exécution des marchés
formalisés transversaux.
Il s’agit de procéder à la liquidation des dépenses de marchés,

conformément aux dispositions du décret du 29 décembre 1962 portant
règlement général sur la comptabilité publique.
La liquidation se définit comme l’ensemble des opérations

postérieures à l’engagement de la dépense, ayant pour objet de
vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la
dépense.
Cette opération consiste en :

– l’exécution par le créancier (titulaire du marché) de ses
obligations ;
– la constatation du service fait par l’ordonnateur, la personne
responsable du marché ou tout autre personne désignée dans le
marché à cet effet ;
– Le calcul des éléments comptables de la facture.
La justification du service fait est nécessaire pour ouvrir droit à

paiement, sauf dérogations apportées par les lois et décrets.
L’ordonnateur doit procéder en bonne et due forme à la certification du
service fait, notamment dans le cadre des marchés formalisés, par des
procès verbaux de vérifications qualitatives et quantitatives, des
décisions d’admission ou des décisions de validation.
La procédure décrite repose sur deux points clés dont la maîtrise doit
être assurée :
– la constatation du service fait ;
– le délai global de paiement.
O LA PROCEDURE DE LIQUIDATION ET DE
MANDATEMENT
La réception de produits dans un service ou une composante.
Les acteurs
– L’accueil ;
– Le chef de service ;
– Le service financier ;
– L’ordonnateur ;
– L’agent comptable.
Les étapes
N°
ÉTAPE COMMENTAIRES DOCUMENTS
1 Réception des La livraison se fait à l’accueil de la Bon de

marchandises composante ou du service qui a passé livraison
Signature du bon de commande.
livraison La personne responsable de l’accueil
signe le bon de livraison.
2 Vérification de la Opération effectuée par le chef de Facture par

conformité des service. écrit
marchandises Si les marchandises ne sont pas
conformes, le chef de service résoud le
problème avec le fournisseur.
Si les marchandises sont conformes, le
chef de services le constate en l’indiquant
sur la facture et en la signant. La facture
est ensuite transmise au service
financier.
3 Vérification de la Opération effectuée par le service Facture

facture. financier de la composante ou des
services centraux.
Il s’agit de vérifier la constatation
matérielle du service fait en vue de
préparer sa certification.
N°
ÉTAPE COMMENTAIRES DOCUMENTS
4 Certification de Certification effectuée par l’ordonnateur, Facture ou

service fait sur la facture ou tout autre document ad document
hoc. spécifique
5 Mandatement Opération effectuée par le service Facture,

financier après certification de service mandat,
fait. Vérification du détail de la facture bordereau de
conformément aux dispositions du mandat
marché. Émission du mandat et des
bordereaux.
6 Signature du Opération effectuée par l’ordonnateur Mandat,

mandat facture et
bordereau de
mandat.
7 Transmission des Le service financier fait une copie de Facture

pièces à l’agence l’ensemble des documents et procède à (original +
comptable la transmission des documents à l’agence copie),
comptable en vue du paiement bordereau,
mandat.
Le circuit
LIQUIDATION ET MANDATEMENT DES DEPENSES
Agence
Accueil Chef de service Service financier Ordonnateur
comptable
Réception de la
marchandise
Signature du
bon de livraison
Vérification:
marchandise
conforme?
non
oui
Résolution du
problème avec
le fournisseur
Constatation
matérielle de
service fait
Signature de
la facture
Contrôle de la
Facture
facture
Certification de
service fait
Mandatement
Emission du
mandat et des
bordereaux
Facture Bordereau
Mandat
Signature des
documents
Copie des
documents
Envoie des pièces à
l’agence comptable
- Facture (original+copie)
- Bordereau (en double)
- Mandat
Pieces
Traitement
Paiement
Copie de
chaque
pièce
LA CONSTATATION DU SERVICE FAIT.
Les quatre cahiers des clauses administratives générales (CCAG) prévoient des
modalités pratiques d’admission des travaux, des fournitures, des services ou
des prestations intellectuelles. Ces modalités se caractérisent par une série
d’étapes devant intervenir dans un délai fixé et qui aboutissent à une prise de
décision, par l’ordonnateur, quant à l’exécution des prestations.
Ainsi, le CCAG Fournitures Courantes et Services (CCAG-FCS) fixe, en son

article 20, les modalités de vérifications qualitatives et quantitatives des
fournitures et services autres que d’informatique et de bureautique.
L’article 20-2 dispose que la personne Responsable du Marché effectue

les vérifications quantitatives et qualitatives au moment même de la
livraison pour les fournitures et services, lorsque ces opérations ne
nécessitent qu’un examen sommaire et rapide.
Pour les autres fournitures et services courants, l’article 20-3 du CCAG

met un délai de quinze jours à la disposition de la personne responsable
des marchés, à compter de la livraison des marchandises, pour procéder aux
vérifications.
A l’issue de ce délai, la personne responsable des marchés peut prendre

quatre types de décisions :
- Décision d’admission : Elle peut être tacite et résulte du silence

gardé par la personne responsable des marchés au-delà du délai de
quinze jours. L’admission entraîne le transfert de propriété.
- Décision d’ajournement : Lorsque la P.R.M estime que des

fournitures ou des services pourraient être admis moyennant certaines
mises au point, elle en prononce l’ajournement en invitant le titulaire à
les présenter de nouveau dans un délai déterminé. Le titulaire du
marché dispose d’un délai de dix jours pour présenter ces
observations. En cas de refus du titulaire ou de silence gardé pendant
ce délai de dix jours, la P.R.M peut prendre une décision de réfaction
ou de rejet. Cette décision doit alors intervenir dans un délai de quinze
jours. Le silence gardé par la P.R.M. au-delà de ce délai de quinze
jours vaut décision implicite de rejet.
- Décision de réfaction : Lorsque la P.R.M estime que des fournitures

ou des services ne satisfont pas entièrement aux conditions du marché,
mais qu’ils présentent des possibilités d’admission en l’état, elle peut
prononcer une réfaction qui consiste en une réduction du prix selon
l’étendue des imperfections constatées. Une telle décision ne peut être
prise qu’après que le titulaire du marché ou son représentant ait été
convoqué pour être entendu. Cette décision doit être motivée.
- Décision de rejet : Lorsque la P.R.M. estime que les fournitures ou les

services ne peuvent pas être admis en l’état, même avec réfaction, elle
en prononce le rejet total ou partiel. Cette décision n’est prise qu’après
que le titulaire du marché ou son représentant ait été convoqué pour
être entendu. Cette décision doit être motivée. L’enlèvement des
fournitures se fait aux frais du titulaire. Sauf décision contraire de la
P.R.M., le titulaire est tenu d’exécuter à nouveau la fourniture ou le
service commandé.
C’est la constatation du service fait qui autorise l’entreprise à procéder à la

facturation. Dès lors, la facture doit, en principe, parvenir à la P.R.M. après
certification du service fait. La réception de la facture par la P.R.M. déclenche
alors le délai de paiement.
Si la facture parvient à la P.R.M. soit en même temps, soit avant les

marchandises ou la prestation de service, le délai ne paiement ne
commencera à courir qu’à la date de certification de service fait. Il est donc
fondamental, dans ces deux derniers cas de figure, de dater la certification
de service fait, de manière à établir la preuve que la facture est parvenue
aux services à une date antérieure.
Champ d’application : Les dispositions ci-dessus s’appliquent à tout

marché, formalisé ou non, faisant référence au CCAG – FCS.
Il est recommandé d’indiquer dans les marchés ne faisant pas référence

au CCAG-FCS des clauses relatives à l’admission des fournitures ou des
services, afin d’éviter tout contentieux avec le titulaire sur ce sujet, et
notamment sur le point de départ du délai global de paiement.
LE DÉLAI GLOBAL DE PAIEMENT
En matière de paiement des sommes dues au titre d’un marché,

l’ancien code des marchés publics imposait l’obligation du
respect par l’ordonnateur d’un délai de mandatement de
trente-cinq jours à compter de la réception de la facture. Le
dépassement de ce délai rendait l’ordonnateur débiteur d’intérêts
moratoires. Le comptable n’avait pas d’obligation particulière liée au
respect d’un délai pour procéder au paiement des sommes
mandatées.
Ces règles s’appliquent encore aujourd’hui pour tous les

marchés formalisés et non formalisés notifiés aux entreprises
avant le 9 septembre 2001. Elles s’appliquent également aux
marchés formalisés notifiés postérieurement à cette date dès lors
que le marché le prévoit, par référence à une clause
contractuelle. En revanche, les marchés sans formalités
préalables notifiés postérieurement au 9 septembre 2001 ne
sont pas soumis à cette règle, dans la mesure d’une part, où
l’ancien code des marchés publics a été abrogé à cette date, et
d’autre part en l’absence de clause contractuelle relative à un délai
de paiement ou de mandatement. En l’absence de dispositions
réglementaires transitoires, ces marchés ne sont donc soumis à
aucune règle particulière concernant le délai de paiement.
Une nouvelle réglementation relative au délai de paiement

des marchés publics fait l’objet de deux décrets du 21 février
2002.
Le décret 2002-231 du 21 février 2002 impose pour toute

personne publique le paiement des marchés, y compris des marchés
sans formalités préalables, dans un délai global maximum
indiqué dans le marché et qui ne peut excéder 45 jours pour
les administrations de l’État et les établissements publics nationaux.
Cette nouvelle réglementation sur le délai de paiement des marchés

publics concerne les marchés formalisés dont la publicité a été
envoyée à la publication après le 1er mars 2002 et les marchés
sans publicité dont la consultation a été engagée après cette date.
Elle concerne enfin les marchés sans formalités préalables
passés après cette date.
Le délai de paiement doit figurer dans le contrat. À défaut
d’une telle indication dans le contrat, la directive européenne 2000-
35 du 29 juin 2000 prévoit que les transactions commerciales, dont
les marchés publics, sont payables dans un délai de trente jours à
compter de la réception de la facture. Si celle-ci est antérieure à
l’admission des marchandises ou des services, le délai court à
compter de la date d’admission portée sur le document certifiant le
service fait.
Le délai global de paiement court à compter de la réception

de la facture par la personne publique jusqu’à une date
correspondant au délai indiqué dans le marché. Il expire à la date
du règlement par l’agent comptable. Le délai global de paiement
doit donc être ventilé entre l’ordonnateur et l’agent comptable,
d’une manière telle que chacun dispose d’un temps suffisant pour
effectuer les opérations relevant de sa compétence.
Le décret 2002-231 du 21 février 2002 envisage deux modalités

de répartition du délai. La première est la possibilité d’un délai
de règlement conventionnel (DRC). Il s’agit pour l’ordonnateur
et son comptable de se répartir par la voie conventionnelle le délai
maximum de 45 jours. Les deux parties sont entièrement libres du
choix de la répartition. La seconde modalité est supplétive de la
première et vient palier l’absence de convention entre l’ordonnateur
et le comptable. Elle est définie à l’article 7 du même décret et
impose un délai maximum de quinze jours laissé au
comptable pour l’exercice de ses contrôles. Ce délai court à
compter de la réception du mandat par l’agent comptable.
L’ordonnateur dispose donc d’un délai de trente jours pour procéder
à la liquidation des dépenses et mandater les sommes dues.
Le délai global de paiement peut être suspendu :
– Une seule fois par l’ordonnateur, avant le mandatement,

pour des raisons imputables au titulaire du marché
(absence de pièces nécessaires à la liquidation de la dépense).
Le titulaire est informé par courrier avec accusé de réception de
la suspension du délai global de paiement. A compter de la
réception des justifications demandées, un nouveau délai global
de paiement de trente jours est ouvert.
– Par l’agent comptable, lorsque le mandat n’est pas

accompagné de l’ensemble des pièces justificatives de la
dépense ou encore en l’absence de fonds disponibles. Le
solde de ce délai reprend à dater de la réception de la
régularisation par l’agent comptable. Ce solde ne peut être
inférieur à sept jours. Cette suspension n’affecte pas le délai
global de paiement qui continue à courir. Elle ne concerne que
le délai de l’agent comptable. Dès lors, tout dépassement du
délai maximum de paiement du fait d’une telle suspension
est imputable à l’ordonnateur et le rend débiteur
d’intérêts moratoires.
Les modalités de détermination du taux des intérêts

moratoires doivent être indiquées dans les marchés
formalisés. Il s’agit du taux de l’intérêt légal en vigueur au
moment où commencent à courir les intérêts moratoires, augmenté
de deux points. Cette indication est facultative en ce qui concerne
les marchés sans formalités préalables.
MISSIONS DE LA CELLULE MARCHÉ
Après le recensement des besoins (voir page 39 et suivantes) et décision de recouvrir à l’appel
d’offre, la cellule marché tient un rôle de production (rédaction de documents), de gestion
(mise en place et suivi de tableau de bord) et d’information (service ressource en matière
d’information et de formation juridique sur les marchés publics).
PRODUCTION
Rédaction des marchés formalisés

– Acte d’engagement
– Cahier des Clauses Administratives Particulières
– Règlement de la Consultation
– Gestion du tirage des dossiers de consultation
– Envoi des dossiers de consultations aux candidats
Publicité
– Rédaction des avis
– Envoi des avis (JOCE, BOAMP,Journaux d’annonces légales)
Secrétariat de la Commission d’Appel d’Offres (CAO)

– Courrier des convocations
– Préparation de l’ordre du jour
– Transmissions des plis
– Participation à la CAO
– Préparation du tableau récapitulatif des pièces de l’article 45
– Copie du DCE et des avis de publicité aux membres de la CAO
– PV de la CAO et mise en signature
Notification du marché
– Mise à la signature de la Personne Responsable des Marchés
(PRM)
– Copie de l’acte d’engagement en vue de la notification du
marché
– Copie des documents contractuels et transmission à l’agence
comptable.
– Rédaction des lettres de rejet et transmission à la signature de la
PRM
– Rédaction du rapport de présentation et transmission au contrôle
de légalité, le cas échéant
Exécution du marché
– Rédaction des avenants
– Mise au point du marché
– Gestion des droits de tirage pour les marchés à bons de
commande
GESTION
Définition des besoins

– Mise en place du tableau Excel pour la définition des besoins
– Analyse et synthèse des données
– Tenue des tableaux de bord des procédures
INFORMATION-FORMATION
Doctrine juridique des marchés publics

– Veille juridique
– Transmission des informations
– Collaboration à la gestion du contentieux avec le secrétariat
général
Coordination des référents

– Tableau de bord en matière d’exécution des marchés,
notamment suivi des volumes de commande dans le cas des
marchés à bons de commande
– Formation sur les marchés publics
RÉFÉRENTS DANS LES COMPOSANTES
Définition des besoins (tableau Excel)

Vérifier l’existence de marchés préalablement à toute commande,
notamment dans les besoins transversaux
Visa des bons de commande dans Nabuco pour les marchés sans
formalités préalables
Relais information-formation de la cellule marché
Table chronologique

classement Date
11/06/2003 Quatrième Liquidation et 1/juin 2003 Dépenses :
partie mandatement Précisions sur
l'usage de la
nomenclature –
Pièces
justificatives –
Conditions de
recevabilité par
l'Agent
Comptable.
Dépenses
Précisions sur l'usage de la nomenclature
Pièces justificatives à joindre aux mandats
REMARQUES GENERALES :
1- - tout achat public constitue un marché public (MP)

- la nomenclature ci-après ne concerne pas les marchés publics AVEC formalités préalables.
- cette nomenclature concerne UNIQUEMENT les MP SANS formalités préalables.
PIECES JUSTIFICATIVES : - mémoire ou facture (défini selon annexe)
- le cas échéant, contrat, et annexes ayant des incidences financières
Nota : tout contrat écrit mentionné dans une pièce justificative (facture …) doit être produit à l'appui du mandat.
Si paiement fractionné prévu par contrat, le joindre au 1er mandat, puis porter sur les suivants la mention : contrat joint au mandat n°_
2- compte n°_.
Et si contrat pluriannuel, joindre le contrat au premier mandat de chaque année
Les mémoires ou factures sans décompte détaillé des prestations ou fournitures vendues (quantités, désignation), doivent
3- être accompagnés d'un devis détaillé.
Imputation des dépenses Observations Pièces justificatives
Classe 6
60- Achats
6061- Achats non stockés de matières et fournitures
60611 Electricité compte explicite

Factures
60612 Carburants lubrifiants compte explicite
60613 Gaz gaz énergie (GDF,…)
60614 Chauffage sur réseau compte explicite
60617 Eau compte explicite
60618 Autres fournitures non stockables gaz industriels et médicaux
6062- Acquisition de papier papier reprographie, matière première

fournitures utiles aux m issions de l'UDA,
fonctionnem ent général des services, équipem ent
SUITE 60- 6063- Fournitures d'entretien et de petit équipem ent
< ou égal à 800 € H.T. hors enseignem ent et
recherche
fournitures de bureau, consom m ables, papier à en
6064- Fournitures adm inistratives
tête
6065- Linge, vêtem ents de travail compte explicite
6067- Fournitures et m atériels d'enseignem ent et exclusivem ent enseignem ent et recherche
de recherche non im m obilisés ex: rats, cochons, souris, gerbilles, …, produits
chim iques réactifs (sauf consom m ables du laboratoire Factures
d'Hydrologie - 6068) - réparation d'une cage de
l'anim alerie -secteur recherche- (achat d'une poignée
pour l'accès au local recherche à im puter au 6063)
produits d'entretien, autres fournitures hors

enseignem ent et recherche, ex: produits chim iques
6068- Autres m atières et fournitures non stockées d'Hydrologie, litière et nourriture pour anim aux de
laboratoire, produits pharm aceutiques pour les
infirm eries.
ces com ptes décrivent les achats de sous traitance et

les charges externes autres que les achats
61- Services Extérieurs
d'approvisionnem ent et de sous-traitance en relation
avec l'investissem ent
611- Sous-traitance générale
Facture et contrat à joindre au prem ier paiem ent de l'année et

m oyens de financem ent des im m obilisations indiquer sur les m andats suivants que le contrat est joint au
612- Redevances crédit bail
(l'établissem ent est propriétaire en fin de crédit) m andat n°_ com pte n°_. SI contrat pluriannuel, joindre le
contrat au prem ier m andat de chaque année
location m obilière de courte durée, ex: véhicule, local,

compresseur, vaisselles, fontaine à eau…- hors
location vente, la location vente est réservée aux
613- Locations Facture + contrat ou bail le cas échéant
m atériels de photocopie, pour l'inform atique,
téléphone (voir instruction n° 93-81-B1-M9 du
15/07/1993)
Appel de provision sur charges ou relevé de compte + contrat ou
SUITE 61- 614- Charges locatives et de copropriété compte explicite
bail
615- Travaux d'entretien et de réparation
entretien de l'immobilier en maintenance courante,

maintien des lieux en état, ex: réfection d'un bureau.
Les travaux ayant pour effet d'augmenter la valeur de
6152 Sur biens immobiliers Facture + contrat le cas échéant
l'immobilisation ou sa durée probable d'utilisation
seront mandatés en classe 2, ex: réfection d'un étage,
d'un secteur.
6155 Sur biens mobiliers entretien de matériel, véhicules, machines, appareils… Facture + contrat le cas échéant
entretien sur contrat ex: contrat de maintenance des Facture et contrat à joindre au premier paiement de l'année et
ascenceurs, chaufferie, extincteurs - à l'exception des indiquer sur les mandats suivants que le contrat est joint au
6156 Maintenance
contrats de nettoyage (6286) et des nettoyages sur mandat n°_ compte n°_. SI contrat pluriannuel, joindre le
factures (6288) contrat au premier mandat de chaque année
Avis d'échéance + contrat. Si plusieurs paiements dans l'année,

616- Primes d'assurance compte explicite
indiquer que le contrat a été joint au mandat n° _ compte n°_
les frais d'études peuvent être payés en classe 2, ex:

617- Etudes et Recherches Facture + contrat le cas échéant
étude préalable à des travaux
618- Divers
6181 Dépenses générales et administratives abonnement JO, BO, revues… Facture + contrat le cas échéant
6183 Documentation technique et bibliothèque CD rom (61833) Facture + contrat le cas échéant
6184 Reprographie (travaux confiés à un prestataire de service) Facture + contrat le cas échéant
voir notes comptabilité publique 96-003-M9 du

6185 Frais de colloques, séminaires, conférences 05/01/1996 et 95-078-M9 du 21/07/1995 en pièces Facture + contrat le cas échéant
jointes
charges autres que les achats d'approvisionem ent et
62- Autres Services Extérieurs
de sous-traitance
frais de personnel extérieur à l'établissem ent ex:

facture UBP pour personnel m is à disposition de l'UDA
621- Personnels extérieurs à l'établissem ent Facture + convention le cas échéant
- ne concerne pas les échanges de personnels entre
UFR d'un m êm e établissem ent.
622- Rém unérations d'interm édiaires et honoraires
à utiliser dans le cas de prestations intellectuelles,

production de contrats lorsqu'il s'agit de prestations
6226 honoraires forfaitaires ex : contrôles périodiques obligatoires, Facture + contrat le cas échéant
APAVE, SOCOTEC - tout contrat ayant pour objet la
m aintenance est à im puter au 6156
6227 contentieux ex: factures d'huissier Facture + contrat le cas échéant
624- Transports de biens et de personnes ex: frais d'expédition d'un appareil ; location de bus Facture + contrat le cas échéant
625- Déplacem ents, m issions et réceptions
attention de bien différencier les frais d'inscription à

Facture + contrat le cas échéant.
un colloque et les cotisations qui se m andatent au
6254 frais d'inscription aux colloques Voir note com ptabilité publique n° 95-078-M 9 du 21/07/1995
6281 - ne pas im puter sur ce com pte les frais de
jointe + facture
form ation qui relèvent du 6283
Voir dossier frais de m ission - guide de procédure. Dans le cas de

6256 m issions
factures de voyagistes, joindre l'original de l'ordre de m ission
préciser code TVA (idem pour les régies) - voir note Facture + contrat le cas échéant
6257 réceptions
de l'Agent Com ptable du 7/11/2001 jointe en annexe Produire attestation de l'organisateur visée par l'ordonnateur
626- Frais postaux et télécom m unications
6264 téléphone A TTEN TIO N : m arché A VEC form alités préalables Sur le m andat préciser pièces jointes (PJ) au m andat n°_ UB _
6265 affranchissem ent com pte explicite Facture + contrat le cas échéant
6266 internet Facture + contrat le cas échéant
SUITE 62- 6267 liaisons spécialisées Facture + contrat le cas échéant
627- Services bancaires ex: frais d'encaissement de cartes bancaires Pièces justificatives fournies par l'Agence Comptable
appel à des prestataires de services extérieurs (sur

628- Divers devis, contrat,) ex: analyses confiées à un labo
extérieur, annuités pour dépôt de brevet
compte pour les cotisations (participation) et concours

de l'Université, ex: cotisations de l'UDA à divers
Appel de cotisation - Vérifier le montant qui doit être soumis au
6281 concours divers, cotisations institutions, associations, organismes, les cotisations
Conseil
individuelles ne sont admises que si elles sont
justifiées par l'intérêt de l'établissement
6282 blanchissage Facture + contrat le cas échéant
Facture et convention - Si la facture est signée de deux parties il

6283 formation continue des personnels
est inutile de fournir une convention
Liste des participants - Facture - Contrat de prestations de

6284 frais de recrutement des personnels ex: appel aux services d'un cabinet de recrutement
service le cas échéant
exclusivement sur contrat de service hors

6286 contrats de nettoyage Facture - Contrat de prestations de service le cas échéant
maintenance
prestations diverses fournies par des entreprises en

vertu d'un contrat, d'un devis, d'un bon de commande
6288 autres prestations extérieures diverses Facture - Contrat de prestations de service le cas échéant
spécifique, ex: nettoyage ponctuel sur bon de
commande, prestation de service informatique
Comptes 631 et 633 à imputer sur la masse personnel - Comptes
635 et 637 à imputer sur la masse fonctionnement - Avis
63- Impôts taxes et versements assimilés sans observation
d'imposition - Si le document n'est pas suffisament explicite,
indiquer le motif du paiement
64- Charges de personnels
641- rémunération du personnel
6411 salaires, appointements rémunération principale Contrat d'engagement
6421- cours complémentaires complément de rémunération Joindre les tableaux 1 et 2 fournis par le Service du Personnel
65- Autres charges de gestion courante
651- redevance pour brevet, concession, licences Facture + contrat le cas échéant
657- charges spécifiques
bourses sur critères exclusivement - ne peuvent pas

être imputées sur ce compte les aides individuelles
attribuées aux étudiants par la composante. Pour être Décision d'attribution qui précise le nom du bénéficiaire - son
6571 bourses mandatées sur ce compte les aides doivent être adresse - son lieu d'inscription pédagogique +un Rib -
conformes à une procédure réglementaire le montant de la bourse
(commission institutionnelle, critères d'attribution),
(Code de l'Education article L 821-1)
délibérations des conseils : conseils de gestion, Décision d'attribution selon modèle joint accompagnée d'un Rib
6576 subventions diverses
d'administration… pour chacun des bénéficiaires
6578 compte non-utilisé car soumis à l'autorisation préalable du Ministère du Budget - DGCP
L'Agence Comptable fournit les pièces à joindre aux mandats.
charges de gestion courantes provenant de
En prestations internes ce compte est utilisé uniquement pour les
SUITE 65- 658- 6583 l'annulation de titres de recettes des compte explicite
dépenses globales indifférenciées (ex : Pôle Tertiaire, ou intra
exercices antérieurs
UB)
66- Charges financières
compte peu utilisé excepté le 666 pour régularisation

666- pertes de change L'Agence Comptable fournit les pièces à joindre aux mandats
de factures en devises étrangères
67- Charges exceptionnelles
671- charges exceptionnelles sur opérations de gestion
les intérêts moratoires seront mandatés sur ce

6711- pénalités sur contrats ou conventions Décompte issu de Nabuco à joindre au mandat
compte- paramétrage effectué
6712 pénalités et amendes fiscales et pénales compte explicite
le caractère "exceptionnel" de la subvention est exigé

6715 subventions accordées
pour l'utilisation de ce compte
Valeurs comptables d'éléments d'actif Se reporter au guide de procédure, 7ème partie paragraphe 4 :
675- compte utilisé pour les sorties d'inventaire
cédés Procédure de cession et de réforme d'une immobilisation
68- Dotations aux amortissements et aux provisions
ce compte est utilisé pour la dotation aux

Voir compte 77 - note du 01/02/2003 (guide de procédure 5ème
681- dotations aux amortissements et provisions amortissements et pour la provision pour allocation
partie)
perte d'emploi
Classe 2
20- Immobilisations incorporelles
concessions et droits similaires, brevets,

205 licences marques, procédés, logiciels, achat de logiciels et droit d'utilisation des brevets Facture + fiche Neptune
droits et valeurs similaires
21- Immobilisations corporelles
l'utilisation d'un compte à cinq chiffres est obligatoire - Vérifier sur Neptune le compte d'imputation du bâtiment et rester
212 agencements et aménagements de terrains Il est nécessaire de connaître l'origine de propriété sur la même racine de compte.
pour pouvoir imputer la dépense Facture + fiche Neptune
213 constructions
et 214 constructions sur sol d'autrui
2131 bâtiments
ce compte est subordonné à la production d'un arreté

21316 bâtiments affectés ou remis en dotation d'affectation ou d'attribution - Il s'agit d'une écriture Arrêté d'attribution + facture + fiche Neptune
pour ordre réalisée par l'Agence Comptable
installations générales, agencements,
2135 Facture ou marché + fiche Neptune
aménagements de constructions
215- installations techniques matériels, outillages
2151 installations techniques complexes dont cablage informatique - réseau - téléphone Facture ou marché + fiche Neptune
différence entre ces deux comptes : soit l'origine de Facture + fiche Neptune, si nécessaire préciser sur la facture qu'il
21537 matériel scientifique acquis
financement : recherche 21537 / autre 21547 s'agit d'un ensemble scientifique
soit l'utilisation principale du matériel acquis :

recherche 21537 / enseignement 21547 Facture + fiche Neptune, si nécessaire préciser sur la facture qu'il
s'agit d'un ensemble scientifique.
21547 matériel d'enseignement acquis
Les équipements acquis avec la taxe d'apprentissage sont
toujours imputés au 21547
ex: encyclopédie - collection de documentation , pas
SUITE 21- 216- collection Facture + fiche Neptune
d'amortissement
218- Autres im m obilisations corporelles
2182 m atériel de transport compte explicite
2183 m atériel de bureau compte explicite Facture ou m arché + fiche Neptune
2184 m obilier compte explicite

compte réservé en priorité aux acquisitions de
m atériel informatique - attention de bien différencier
le m atériel inform atique et le matériel informatique
2187 m atériel inform atique Facture ou m arché + fiche Neptune
élément d'un ensemble scientifique - ce compte peut
être financé par la taxe d'apprentissage si le matériel
acquis est à des fins pédagogiques
pas d'am ortissem ent sur les travaux en cours -
l'amortissem ent s'effectue à terme - ce com pte est
23- Im m obilisations en cours utilisé lorsque les travaux sont programmés sur Contrat - convention ou m arché - + facture + fiche Neptune
plusieurs exercices ou font l'objet de plusieurs
m andats
27- Autres im m obilisations financières
271 titres im m obilisés (droit de propriété)
Délibération des conseils de gestion, d'adm inistration - pièces

272 titres im m obilisés (droit de créance) ex : dons et legs
notariales
ce compte est budgétaire ex : m andats de location Air

275 dépôts et cautionnem ents Contrat - convention qui dem ande le dépôt de garantie
Liquide- cautionnement EDF/GDF
28- Am ortissem ent des im m obilisations
am ortissem ent des im m obilisations

281 compte non budgétaire, réservé au comptable
corporelles
Instruction
N° 95-078-M9 du 21 juillet 1995
NOR : BUD R 95 00078 J
Texte publié au BOCP
LES COLLOQUES DANS LES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS NATIONAUX
ANALYSE
Mise en place de nouvelles modalités de prise en charge des frais pour :
- la participation d’un agent d’un EPN à un colloque organisé par un autre organisme
- l’organisation d’un colloque par un EPN.
Date d’application : 21/07/1995
MOTS-CLéS
ÉTABLISSEMENT PUBLIC NATIONAL ; CONGRÈS ; ORGANISATION ; FRAIS ; FRAIS DE MISSION ;
PRISE EN CHARGE
DOCUMENTS à ANNOTER
Néant
DOCUMENTS à ABROGER
Néant
DESTINATAIRES POUR APPLICATION

EPN
DIFFUSION
CS 30
DIRECTION DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE
Sous-direction D - Bureau D4
Les agents comptables des établissements publics nationaux voudront bien trouver ci-après la
circulaire commune Direction du Budget / Direction de la Comptabilité Publique n° 2E-95-
293 du 3 juillet 1995 relative aux colloques dans les établissements publics nationaux.
Cette circulaire traite de deux situations bien distinctes, bien que se rapportant toutes deux
aux colloques :
- la participation des agents d’un établissement public national à un

colloque organisé par une autre personne juridique, privée ou
publique ;
- l’organisation d’un colloque par un établissement public national.
Elle apporte une souplesse extrêmement appréciable dans la gestion des colloques qui devrait
résoudre les difficultés soulevées par les établissements depuis plusieurs années. Sachant que
les mesures à mettre en oeuvre relèvent pour l’essentiel de la compétence des ordonnateurs,
les agents comptables sont tout particulièrement invités à porter cette circulaire à la
connaissance de leurs directeurs et présidents.
Toute difficulté d’application doit être signalée à la Direction de la Comptabilité Publique,
bureau D4, qui transmettra si nécessaire à la Direction du Budget.
Le chef de service
Didier Maupas
ANNEXE : Circulaire n° 2E-95-293 du 3 juillet 1995 relative aux colloques dans
les établissements publics nationaux
Sommaire
1. ETABLISSEMENTS CONCERNÉS
2. DÉFINITION DU COLLOQUE
3. PARTICIPATION D’UN AGENT D’UN EPN À UN COLLOQUE ORGANISÉ PAR UN

AUTRE ORGANISME
3.1. Personnels concernés
3.2. Autorisation de déplacement
3.3. Inscription de l’agent
3.4. Prise en charge des frais de participation au colloque
3.5. Prise en charge des frais de transport
3.6. Comptabilisation
4. ORGANISATION D'UN COLLOQUE PAR UN EPN
4.1. Personnes concernées
4.2. Colloque organisé directement par l'EPN
4.2.1. Précisions en matière de dépenses

4.2.2. Précisions en matière de recettes
4.3. Recours à un prestataire de service
4.4. Prise en charge des frais de transport

4.5. Comptabilisation
ANNEXE (suite)
Direction du Budget Paris, le 3 Juillet 1995

Bureau 2E
Direction de la Comptabilité publique
Bureau D4
N° 2E-95-293
Les colloques
dans les établissements publics nationaux
Certains établissements publics nationaux, et notamment ceux exerçant des activités de

recherche, se trouvent conduits pour exercer correctement leurs missions, à participer à des
actions permettant l’échange d’informations touchant à leur domaine propre. A ce titre, le
colloque est l’instrument privilégié pour ce type d’activité. Or, comme le laissait entendre la
circulaire d’application du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 relatif aux déplacements
métropolitains, le cadre de la réglementation relative aux frais de déplacement n’est pas
adapté à ces rencontres.
Aussi, il a été décidé, à titre expérimental et dans les conditions précisées ci-dessous, de
distinguer ce type de manifestations de celles concernées par la réglementation relative aux
frais de déplacement, tant pour l’étranger que pour la France.
Etablissements concernés
Seuls les EPN sont concernés par l’application de la présente circulaire, c’est-à-dire :
- établissements publics à caractère administratif (EPA),
- établissements publics à caractère scientifique et technique (EPST),
- établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP),
- établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC)
et, par assimilation aux modes de fonctionnement des EPN :
- les groupements d’intérêt public (GIP).
Définition du colloque
Le colloque, qui peut aussi être appelé séminaire, congrès, symposium, table ronde, atelier de
travail, ... se définit ainsi :
- une rencontre entre de nombreux participants de toutes origines professionnelles, des
secteurs publics ou privés et de toutes nationalités,
- donnant lieu à une organisation globale des interventions, de la restauration et de
l’hébergement,
- se déroulant généralement pendant plus d’une journée,
- ayant pour objet la confrontation et la diffusion de résultats de travaux et de recherches
de spécialistes ou, plus généralement, l’échange d’informations sur des thèmes déterminés
intéressant, professionnellement, l’ensemble des participants,
- enfin et surtout, nécessitant une participation payante.
Cette définition exclut donc toutes les actions de formation intitulées parfois écoles
thématiques, écoles d’été ... et notamment les stages de formation initiale ou permanente
prévus par les décrets n° 75-205 du 26 mars 1975 modifié et n° 85-607 du 14 juin 1985
modifié.
Participation d’un agent d’un EPN à un colloque organisé par un autre
organisme
Les colloques concernés peuvent avoir lieu tant en France qu’à l’étranger.
L’organisme responsable du colloque peut être soit un autre établissement public national,
soit tout organisme relevant du secteur public ou privé, à l’exception de l’Etat.
C’est ainsi que la participation d’un agent d’un EPN à un colloque organisé par une
administration française se trouve exclue des assouplissements apportés par la présente
circulaire et demeure soumise aux barèmes fixés par les décrets relatifs aux frais de mission.
Personnels concernés
Sont concernés par les dispositions du titre 3, les personnels en fonction dans les EPN,
fonctionnaires ou non.
Autorisation de déplacement
Pour participer à un colloque, les personnels des EPN devront, dans tous les cas, être munis
d’une autorisation de déplacement écrite délivrée par l’ordonnateur.
Il ne s’agit pas, à proprement parler, d’un ordre de mission, puisque l’agent n’est pas en
mission au sens de la réglementation sur les frais de mission. La forme particulière de ce
document sera à déterminer par l’ordonnateur, avec l’accord du contrôleur financier ou du
contrôleur d’Etat de l’établissement concerné pour les établissements soumis à ces contrôles.
Pour les colloques se déroulant à l’étranger ou dans les DOM-TOM, l’autorisation de
déplacement délivrée à l’agent est obligatoirement soumise au visa du contrôleur financier ou
du contrôleur d’Etat préalablement au paiement de l’inscription au colloque.
Pour les colloques se déroulant en France, le visa du contrôleur financier ou du contrôleur
d’Etat est requis dans les mêmes conditions que pour les autres dépenses de fonctionnement,
selon les modalités fixées par l’arrêté spécifique applicable dans l’établissement concerné.
Inscription de l’agent
L’ordonnateur devra s’efforcer, lors de l’inscription d’un agent de son établissement à un
colloque, d’obtenir de la part de l’organisateur du colloque, le détail des prestations, tant
obligatoires que facultatives, et de leur coût, afin de décider, en toute connaissance de cause,
quels frais seront pris en charge sur le budget de l’établissement public.
L’établissement public est autorisé à régler à l’organisateur du colloque le montant total des
frais pris en charge par l’établissement, dès l’inscription de l’agent. L’ordonnateur est invité à
se faire communiquer simultanément, les modalités de remboursement de ces frais en cas de
désistement de l’agent participant.
Il est précisé que les inscriptions à des colloques n’entrent pas dans la catégorie des dépenses
payables avant ordonnancement. Pour les colloques dont l’inscription suppose un paiement à
l’étranger, il est rappelé que les modalités de réglement à l’étranger ont été revues par
l’instruction récente de la direction de la comptabilité publique n° 94-083-B-O-M du 30 juin
1994.
Prise en charge des frais de participation au colloque

La prise en charge des frais de participation au colloque s’effectue :
- pour le montant facturé par l’organisateur du colloque, sans que
l’établissement public soit tenu au respect des barèmes d’indemnité
de mission pour les frais d’hébergement et de repas. En effet, le
colloque étant défini comme une manifestation englobant
l’hébergement et la restauration, ces prestations sont, dans la
plupart des cas, effectivement fournies par l’organisateur du
colloque et facturées comme telles.
- par paiement direct à l’organisateur du colloque, et non par
versement à l’agent.
Il peut arriver, cependant, que l’hébergement et/ou la restauration ne soient pas compris dans
les frais de participation : dans ce cas, l’agent a droit aux indemnités de mission prévues par la
réglementation en vigueur.
En principe, la facturation fait apparaître le détail des prestations obligatoires et des
prestations facultatives, ainsi que leur coût. Il appartient alors à l’ordonnateur de décider si
certains frais facultatifs seront pris en charge sur le budget de l’établissement.
L’ordonnateur doit énumérer sur l’autorisation de déplacement décrite au 3.2. les frais qu’il
accepte de prendre en charge et leur montant.
Prise en charge des frais de transport

La prise en charge des frais de transport de l’agent depuis sa résidence administrative ou
familiale jusqu’au lieu du colloque et inversement s’effectue selon les modalités prévues par
la réglementation relative aux frais de mission, notamment le décret n° 90-437 du 28 mai
1990 pour la France métropolitaine et le décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié pour
l’étranger.
Toutefois, si la facturation établie par l’organisateur du colloque fait apparaître des frais de
transport obligatoires, l’établissement dont dépend l’agent est autorisé à les régler.
L’ordonnateur devra indiquer cette prise en charge sur l’autorisation de déplacement prévue
au 3.2 et veiller à ce qu’il n'y ait pas de double prise en charge de certains frais de transport.
Comptabilisation
Les frais d’inscription à un colloque sont comptabilisés, pour leur montant total , au compte
6254 intitulé "Frais d'inscription aux colloques" ouvert en tant que de besoin dans les
nomenclatures des établissements.
Les frais de transport jusqu'au lieu du colloque sont inscrits au compte 6251 - Voyages et
déplacements.
Dans l'hypothèse exceptionnelle où l'agent reçoit des indemnités de mission (cf 3.4.), celles-ci
sont comptabilisées à la subdivision du compte 625 retraçant les missions.
Organisation d'un colloque par un EPN
Les colloques concernés sont ceux organisés et financés par les EPN, qu'il s'agisse du cas où
l'établissement public organise lui-même le séminaire dans tous ses aspects, ou du cas où
l'établissement a recours à un organisme spécialisé dans l'organisation de ce type de
manifestation.
Dans toute la mesure du possible, ces colloques devront se tenir en France métropolitaine,
pour des raisons de coût. Toutefois, les établissements qui ont une structure permanente
implantée à l'étranger ou dans les DOM-TOM et qui seraient amenés à y organiser des
colloques, peuvent également appliquer les dispositions du titre 4.
Personnes concernées
Les personnes présentes à un colloque organisé par un établissement public national peuvent
être de toute origine professionnelle (fonctionnaires, personnes appartenant au secteur privé,
de nationalité française ou étrangère, ….) et participer au colloque à des titres divers
(conférencier, auditeur, ….).
Chaque participant se fait rembourser ses frais d'inscription selon les règles propres à sa
catégorie, notamment :
- pour les personnels des EPN, par application des dispositions décrites au titre 3,
- pour les autres agents publics, par application de la réglementation générale
sur les frais de mission, dans les conditions habituelles.
Il est bien entendu que l'EPN organisateur a la possibilité de prendre en charge les frais de
participation de ses propres agents au colloque, dans les conditions décrites au titre 3. Dans ce
cas, les intéressés doivent être munis d'une autorisation de déplacement indiquant les
conditions de prise en charge des frais.
Par ailleurs, à titre exceptionnel, l'EPN organisateur qui le souhaite, peut également prendre
en charge certains frais inhérents à la participation des conférenciers, selon les modalités
prévues au titre 3.
Colloque organisé directement par l'EPN

L'objectif recherché est l'instauration d'une véritable transparence financière des opérations
touchant à l'organisation et au déroulement des colloques afin que les ordonnateurs puissent
exercer leur pouvoir de décision en toute responsabilité et que contrôleurs financiers et agents
comptables soient à même d'effectuer les tâches qui leur incombent dans de meilleures
conditions.
En conséquence, les établissements seront désormais libres de choisir les prestations qu'ils
souhaitent proposer lors des colloques qu'ils organiseront, sous réserve d'établir préalablement
un budget prévisionnel équilibré ( au sens de "document de prévision" et non de "budget" en
termes de finances publiques) comportant l'ensemble des dépenses envisagées, couvertes par
l'ensemble des recettes escomptées.
Ce budget prévisionnel sera soumis, dans des délais permettant un examen approfondi, au
visa du contrôleur financier, ou du contrôleur d'Etat compétent, ou, si l'établissement public
n'est doté ni de l'un ni de l'autre, au visa du comptable supérieur du Trésor chargé du contrôle
sur place de l'établissement.
A titre d'exemple, le budget prévisionnel d'un colloque pourra présenter les postes suivants :
DEPENSES : RECETTES :
- hébergement - subventions versées à l'EPN spécialement
- restauration pour la réalisation du colloque
- pause-café - dons divers (mécénat)
- location de salle - droits d'inscription au colloque
- location de matériel - financement assuré sur le budget de
- téléphone, télex ..... l'établissement
- frais de transport - etc....
- imprimerie
- secrétariat
- rémunération des conférenciers
- réumunération des hôtesses
- etc...
Précisions en matière de dépenses :

Dans le respect de l'équiblibre financier du budget du colloque, toute dépense nécessaire à
l'exécution du colloque pourra être réglée par l'établissement public.
Le paiement d'arrhes pour la réservation des prestations est possible, dès lors qu'un contrat est
passé entre le prestataire de service et l'établissement public.
Il est tout à fait souhaitable qu'une mise en concurrence des différents prestataires (hôteliers,
restaurateurs, loueurs de salles, ...) soit effectuée par l'ordonnateur. Elle devient obligatoire,
bien entendu, si le montant des prestations venait à dépasser le seuil des marchés.
Précisions en matière de recettes :

Il va de soi que la procédure mise en place par la présente circulaire ne pourra en aucun cas
justifier une demande de crédits supplémentaires.
Il est précisé que l'établissement public organisateur a toute latitude pour établir le montant
des droits d'inscription ou de frais de participation au colloque, et notamment pour fixer des
tarifs différents selon les catégories de participants.
Néanmoins, les établissements devront s’efforcer de proposer des tarifs spéciaux aux
fonctionnaires ou même, aux agents d'un établissement public. Il est rappelé, en effet, que les
fonctionnaires participant à un colloque restent soumis aux barèmes de la réglementation sur
les frais de mission. (Seuls les personnels des EPN bénéficient du dispositif dérogatoire et
expérimental décrit au titre 3.)
Recours à un prestataire de service

Certains EPN choisissent d'avoir recours à un prestaire de services qui leur propose
l'organisation de colloques "tout compris". Cette procédure n’est pas à rejeter à condition de
ne pas aller à l'encontre de l'objectif de transparence demandé aux établissements.
En tout état de cause, il est recommandé aux ordonnateurs de mettre en oeuvre une
concurrence aussi large que possible entre les prestataires, et de demander des devis détaillés
faisant apparaître les différentes dépenses proposées par l'organisateur et leur montant
prévisionnel, afin de faire un choix en toute connaissance de cause.
La procédure du budget prévisionnel décrite au 4.2. s'applique selon les mêmes modalités.
Il est rappelé que les droits d'inscription au colloque doivent être reçus et encaissés par l'agent
comptable ou un régisseur de l'établissement public, et non par l'organisateur du colloque.
Une telle procédure, en effet, serait susceptible d'être qualifiée de gestion de fait par le juge
des comptes.
Prise en charge des frais de transport

Les frais de transport, qu'ils soient compris ou non dans les frais de participation au colloque,
et quelles que soient les personnes concernées, restent soumis à la réglementation générale
relative aux frais de déplacement, notamment le décret n° 90-437 du 28 mai 1990 pour la
France métropolitaine et le décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié pour l'étranger.
Comptabilisation
Les recettes relatives au colloque sont imputées aux comptes par nature intéressés.
Les dépenses, quelle que soit leur nature, dès lors qu'elles sont effectuées pour l'organisation
du colloque, sont retracées au compte 6185 - Frais de colloques, séminaires, conférences.
Le directeur du budget Le Chef de Service

Pour le Directeur du Budget Didier Maupas
le Chef de Service
Jean-Paul Marchetti
Instruction° N° 96-003-M9 du 5 janvier 1996
NOR : BUD R 96 00003 J
Texte publié au BOCP
LES COLLOQUES DANS LES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS NATIONAUX
ANALYSE
Organisation de colloques par les EPN : précisions complémentaires sur le visa
du budget prévisionnel du colloque
Date d’application : 05/01/1996
MOTS-CléS
ÉTABLISSEMENT PUBLIC NATIONAL ; CONGRÈS ; ORGANISATION ; FRAIS ; FRAIS DE MISSION ;

PRISE EN CHARGE
DOCUMENTS à ANNOTER
Instruction n° 95-078-M9 du 21 juillet 1995
DOCUMENTS à ABROGER
Néant
DESTINATAIRES POUR APPLICATION
EPN
DIFFUSION
CS 2
DIRECTION DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE
Sous-direction D - Bureau D4
Compte tenu des questions suscitées par la parution de l'instruction n° 95-078-M9 du 21
juillet 1995 portant diffusion de la circulaire n° 2E-95-293 du 3 juillet 1995 relative aux
colloques dans les établissements publics nationaux, il est apparu nécessaire d'apporter des
précisions complémentaires sur les conditions d'organisation d'un colloque par un
établissement public national.
La circulaire précitée prévoit, au paragraphe 4.2. le visa préalable du contrôleur financier, ou
du contrôleur d'Etat, ou du comptable supérieur du Trésor chargé du contrôle sur place de
l'établissement si celui-ci n'est doté ni d'un contrôleur financier, ni d'un contrôleur d'Etat, sur
le "budget prévisionnel" du colloque.
Dossiers devant être soumis au visa

Le visa a pour but de s'assurer que l'ensemble des dépenses prévues par l'établissement public
pour la réalisation de son colloque, dépenses dont la nature et le montant sont librement
décidés par l'ordonnateur de l'établissement, sont intégralement couvertes par les recettes
attendues.
Ce visa ne trouve sa justification et n'est donc obligatoire que si les dépenses envisagées sont
dérogatoires à la réglementation applicable à l'établissement en question.
Le cas le plus fréquent est celui d'un colloque organisé dans un hôtel où tout ou partie des
participants sont logés et/ou nourris pour une somme globale dépassant le montant total des
indemnités de repas et de nuitée auxquelles les intéressés peuvent prétendre en vertu de la
réglementation sur les frais de mission (notamment le décret n° 90-437 du 28 mai 1990). Dans
ce cas, l'établissement doit attester par le budget prévisionnel que les recettes du colloque, et
notamment les droits d'inscription, permettront de financer l'intégralité des dépenses.
Dans l'hypothèse où aucune des dépenses prévues ne contrevient à la réglementation en
vigueur dans l'établissement public, il n'y a pas lieu de solliciter de visa sur le "budget
prévisionnel". L'établissement d'un "budget prévisionnel" du colloque n'est d'ailleurs pas
obligatoire, bien qu'il soit fortement conseillé dans la perspective de l'amélioration de la
connaissance des coûts au sein des EPN.
Modalités de délivrance du visa

Certains colloques doivent être organisés très rapidement et la procédure de visa ne doit pas
apparaître comme un obstacle administratif à l'activité des établissements dans ce domaine.
Il appartient à chaque autorité de contrôle de définir les modalités de délivrance de son accord
sur le "budget prévisionnel". Le visa pourra notamment résulter d'une approbation tacite, dans
un délai adapté. (un délai de 15 jours est souvent considéré comme raisonnable pour les deux
parties en présence).
Le Directeur de la Comptabilité Publique

Pour le Directeur de la Comptabilité Publique
Le Sous-Directeur chargé de la Sous-Direction D
P.l. mariel
Domaine REGLEMENTATION DGCP
Nature du texte Instruction
Auteur du texte CP/C3 ; CP/D4 ; DIRECTION DU BUDGET
Numéro du texte 93-081
Date du texte 15/7/1993
Titre Dépenses informatiques : recours aux formules locatives.
Analyse Conditions du recours à ces formules et modalités de contrôle.
INSTRUCTION n° 80-054 B1 du 10-03-80
Modifie INSTRUCTION n° 82-075 B1 du 26-04-82
INSTRUCTION SPECIALE n° 87-010 B1 M9 du 12-08-87
COUT, INFORMATIQUE, LOCATION, MATERIEL, CONTROLE,
DEPENSES PUBLIQUES, TELECOMMUNICATION, PHOTOCOPIE,
Mots clés
CONTROLE FINANCIER LOCAL, FINANCEMENT, SEUIL, CREDIT-
BAIL, PASSATION-Base documentaire du CNDT-
L'attention de la direction a été appelée sur les difficultés rencontrées par les
comptables lors de l'exercice du contrôle financier local sur des dépenses
informatiques faisant appel à des formules locatives.
La présente instruction a pour objet de confirmer les dispositions précédentes et

de préciser de nouvelles modalités apportées par la circulaire B-1B nø 6 du 27
janvier 1993 relative aux dépenses d'informatique et de télécommunications des
services de l'Etat qui concernent les matériels de photocopie.
1 - Les dispositions antérieures sont maintenues.
Par application de la circulaire B-1B-120 du 7 novembre 1986, il est rappelé que

l'engagement comptable doit correspondre à une annuité (terme à échoir), et que les formules
locatives destinées à la mise à disposition de matériels de faible valeur unitaire ne sont pas
autorisées.
La valeur unitaire minimale correspondante reste fixée à 300 000 F.
Ces dispositions s'appliquent aux matériels informatiques et bureautiques hors matériels de

photocopie (mais incluent par exemple les autocommutateurs modernes).
2 - Dispositions spécifiques aux matériels de photocopie.
Pour les matériels de photocopie, le recours aux formules locatives sera autorisé quel que soit
le montant à partir de la gestion 1994.
En revanche, il est rappelé que l'avis de la Commission Interministérielle des Matériels
d'Imprimerie et de Reproduction (CIMIR) est obligatoire quel que soit leur mode de
financement pour les matériels de photocopie dont la vitesse instantanée de reproduction est
supérieure à cinquante copies/minute.
L'instruction donnée aux contrôleurs financiers de refuser de donner leur visa, ou d'émettre un
avis favorable, aux projets qui n'auraient pas été soumis préalablement à l'avis de la CIMIR
ainsi qu'à ceux qui auraient fait l'objet d'un avis défavorable, est toujours en vigueur.
Le DIRECTEUR de la COMPTABILITE PUBLIQUE

pour le DIRECTEUR de la COMPTABILITE PUBLIQUE
Le SOUS-DIRECTEUR
CHARGE de la SOUS-DIRECTION C,
J. PERREAULT
Clermont-Ferrand le 7 novembre 2001
L’Agent Comptable
Monsieur le Président
Messieurs les Doyens et Directeurs
Services financiers
AC/RV/0241 - 2001
OBJET : Frais de représentation et de réception
dans les établissements publics nationaux
La circulaire n° B–2E-94 du 24 septembre 1992 a assoupli les règles

relatives aux frais de représentation et de réception, en précisant qu’il n’était
plus nécessaire de fournir une liste détaillée des convives.
A cette liste, est substituée une attestation de l’organisateur de la réception indiquant

son objet (accueil de personnalités, déjeuners de travail, etc…). Il est précisé que depuis le 1er
septembre 2000, la taxe sur la valeur ajoutée pour les frais de restaurant et de réception
engagés dans le secteur d’activité soumis à la TVA, est déductible si ces dépenses sont
supportées au bénéfice de tiers. Vous vous reporterez à l’extrait de la note 3 D-2-00 du 17
novembre 2000 émanant de la Direction Générale des Impôts ci-joint.
Dorénavant, conformément aux dispositions de l’instruction n° 92-161-M9 du 18

décembre 1992, les paiements devront être appuyés d’une part, de la facture du prestataire, et
d’autre part, de l’attestation (voir modèle) de l’organisateur de la réception. Cette attestation
doit être obligatoirement visée par l’ordonnateur.
Christine CHARREYRON.
P.J. : 2
EXTRAIT DE LA NOTE
3 D-2-00
du 17 novembre 2000
II. Conditions d'exercice du droit à déduction de la TVA grevant les dépenses de

logement de restaurant, de réception et de spectacles engagées au profit de tiers à
compter du 1er septembre 2000
Les redevables de la TVA peuvent porter en déduction la taxe grevant les dépenses de logement,
de restaurant, de réception et de spectacles qu'ils supportent au bénéfice de tiers à compter du 1er
septembre 2000 lorsque ces dépenses sont nécessaires à l'exploitation.
1. La taxe qui a grevé de telles dépenses ne peut être déduite qu'à la condition qu'elle figure
distinctement sur une facture d'achat (CGI, art. 271-II-1).
2. La facture, ou le document en tenant lieu, doit être un original (CGI, art. 286-I-3°) et comporter
les mentions prévues par les dispositions des articles 289-II du Code général des impôts et 242 nonies de
l'annexe II à ce code.
3. Afin de justifier que la taxe dont la déduction est opérée se rapporte à des dépenses engagées au
bénéfice de tiers, les entreprises devront porter, sur les factures délivrées par les fournisseurs, l'identité
et la qualité des bénéficiaires.
Lorsqu'une facture est délivrée au titre de dépenses supportées concurremment au bénéfice de tiers
– ouvrant droit à déduction – et au bénéfice de dirigeants et/ou de salariés – qui n'ouvrent pas droit à
déduction -, il est admis que le montant de la taxe déductible soit déterminée en proportion du nombre
de tiers par rapport à l'ensemble des personnes ayant bénéficié des dépenses portées sur la facture.
4. Les dépenses doivent être nécessaires à l'exploitation (CGI, ann. II, art. 230-1).
La déduction est admise dans la mesure où les dépenses sont engagées dans l'intérêt de
l'exploitation (cf. DB 3 D 1511).
Clermont-Ferrand, le
ATTESTATION
(modèle)
Je soussigné, Monsieur NOM, PRENOM, FONCTION, atteste qu’une réception a

été organisée le DATE à l’occasion de la réunion OBJET, dans le cadre de
MOTIF.
(Au cas de TVA :

Les personnes conviées à ce repas étaient 1) des tiers à l’établissement
2) des personnels de l’établissement
3) des tiers et des personnels dans la proportion de .…..% et ……%
NB :La liste des participants doit figurer sur la facture pour les services
fiscaux.)
Signature de l’organisateur
Visa de M. le Doyen
M. le Directeur
DECISION
Après vote du Conseil d'Administration lors de sa séance du _________,
Il est décidé :
Article 1 : La (les) subvention(s) suivante(s) est (sont) attribué(es) aux associations ou

composantes ci-après indiquées.
Association ou Composante Objet Montant de la

subvention
Article 2 : la dépense s’imputera sur les moyens ouverts à l'UB_____ - centre de

responsabilité ____ - destination ____ - rubrique 6576.
(En prestation interne pour les composantes de l'Université d'Auvergne.)
Article 3 : la Secrétaire Générale et l’Agente Comptable sont chargées, chacune en ce qui la

concerne la mise en œuvre de la présente décision.
Clermont-Ferrand, le __________
La Présidente,
Professeur Annie VEYRE
P.J. : extrait de la délibération du Conseil d'Administration et proposition de la commission

compétente pour l'octroi des subventions.
Note sur la recevabilité des factures par l'Agent Comptable
Les factures doivent toujours être produites en exemplaire original, en cas de

perte produire un certificat administratif.
- Les factures doivent être produites en langue française. Les factures établies en langue
étrangère doivent être traduites et certifiées par l'ordonnateur.
- Les montants des factures à l'étranger doivent être convertis en Euros, le taux de
conversion étant celui de la date d'émission du mandat. Le cours de référence peut être
consulté sur le J.O. ou sur Internet (accès par Légifrance, xe.com.)
- Les factures manuscrites sont arrêtées en toutes lettres et signées par le fournisseur.
- Le montant H.T., le taux de T.V.A. appliqué et le total T.T.C. doivent obligatoirement

apparaître sur la facture.
- La mention du "service fait" doit être apparente par l'apposition d'un cachet, et datée, ou
la mention "service fait" datée, est portée par l'ordonnateur.
- Les factures doivent faire état des mentions obligatoires suivantes :
• Date
• Nom ou raison sociale des fournisseurs
• Adresse
• N° de Siret - Siren
• Domiciliation bancaire
• Toute mention absente doit être rajoutée. Si vous modifiez la domiciliation bancaire
sur la facture, vous devez expliquer la raison de cette modification.
- La facture doit être explicite dans son libellé, à défaut on peut pour plus de précision
adjoindre une copie du bon de commande, ou expliciter le libellé sur le mandat si le
numéro de nomenclature n'est pas suffisant.
- Les prestations forfaitaires seront complétées par une pièce les justifiant, un devis
accepté, un tarif d'intervention, un état de déplacement…
- Si la somme payée ne correspond pas au montant facturé la différence doit être

explicitée.
- Dans le cas de facture fractionnée entre plusieurs UB les mandatements doivent être
simultanés. Lorsque qu'un bordereau A comporte un ou plusieurs mandats concernant une
ou plusieurs factures fractionnées, les mandats complémentaires (pour complément de
mandatement de la ou des facture(s) incluse(s) dans le premier bordereau A) doivent être
regroupés dans un seul et même bordereau B. Les deux bordereaux doivent être transmis
ensemble à l'Agence Comptable avec la mention "complément joint au bordereau n°_, UB
n°_. Sur les mandats qui n'ont pas l'original, préciser que les originaux sont joints au
mandat n° _ UB n°_.
Table chronologique

classement Date
21/01/2004 Quatrième Liquidation et 2/janvier 2004 Simplification des
partie mandatement procédures de
certification du
service fait et
d'ordonnancement.
Clermont-Ferrand, le 29 janvier 2004
Service Financier
AT/RV – n° 24-04
SIMPLIFICATION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
En application de l’instruction n° 03-043-M9 du 25 juillet 2003, je vous

informe des dispositions retenues pour l’ensemble de l’Université à compter
de l’exercice 2004.
Les bordereaux d’émission de mandats établis en trois exemplaires seront

signés par l’ordonnateur
Les mandats afférents aux bordereaux ne seront plus signés
Les pièces de dépenses (factures, contrats, … ) continueront à être visées

par l’ordonnateur et/ou les responsables de service et laboratoire pour
valoir certification du service fait et bon à payer par les services financiers.
La date d’exécution des services ou de livraison des fournitures doit être
impérativement portée sur les pièces justificatives par les fournisseurs.
LA GESTION ET LE SUIVI DES RECETTES
Objectifs
Définir les étapes liées à la gestion des recettes au sein de

l’Université ;
Identifier les acteurs et leur rôle dans le processus de gestion des

recettes ;
Contrôler l’exécution des contrats de recettes en veillant au respect

du budget.
Les recettes perçues par l’université dans le cadre de contrat de

recherche ou de prestations de services dont formation continue.
- Contrat de recherche
- Prestations de services dont formation continue
Ne sont pas comprises dans la procédure actuelle les recettes

suivantes :
- Subventions État ;
- Redevances brevets ;
- Droits d’inscription ;
- Prestations internes ;
- Taxe Apprentissage ;
- Subvention Collectivités locales ;
- Participations financières ;
- Dons et legs ;
La gestion des ressources affectées fait l’objet d’une procédure

spécifique
Les recettes générées par les services de l’université dans le cadre de

contrat de recherche doivent correspondre à un accord contractuel
entre l’université et un partenaire public ou privé permettant de
conduire des travaux de recherche scientifique et universitaire ;
Dans le cadre de contrat de recherche, la participation financière du

partenaire pourra être totale ou partielle ;
Le dispositif de gestion des contrats de recherche doit permettre

d’identifier précisément l’ensemble des coûts liés au contrat afin de
déterminer le taux de financement ;
La convention comprendra en outre une annexe financière qui décrira

à la fois les charges supplémentaires générées par la recherche mais
également les charges fixes supportées par l’université (rémunération
des chercheurs) et les charges induites ;
Les contrats de prestations de service ou de fournitures sont réalisés

par l’université au profit d’un tiers contre le paiement d’un prix.
Exemples de contrat de prestations de services
– Études ;
– Analyses (essais,..) ;
– Consultations, examens ;
– Locations de salle ;
– Formations.
O LA PROCÉDURE DE GESTION LIÉE À UNE
CONVENTION DE RECHERCHE NON GÉRÉE EN RESSOURCES
AFFECTÉES
Premier échange relatif à la conduite d’un projet de recherche

intéressant un bailleur de fonds.
Les acteurs
– Enseignant chercheur ;
– Service financier de la composante ;
– Service recherche et valorisation ;
– Agence comptable ;
– Présidence et doyen ;
– Conseil d’administration.
Les étapes

support
1 Établir un projet de Toute convention passée par un enseignant Projet de

convention chercheur dans le cadre de son activité à l’université convention
relève du droit public et doit donc faire l’objet d’une Annexe financière
convention satisfaisant les règles induites.
2 Soumettre le projet au Le service recherche et valorisation est chargé

service recherche et d’assister les chercheurs dans la rédaction de la
valorisation convention et notamment dans les dispositions
juridiques
3 Établir l’annexe L’annexe financière à la convention est élaborée en

financière collaboration avec les services financiers de la
composante.
4 Prendre l’avis de Afin de s’assurer que la convention respecte

l’agence comptable pour l’ensemble des règles de la comptabilité publique, il
la partie financière est nécessaire de prendre l’avis de l’agence
comptable avant de la valider.
support
5 Soumettre la convention Toutes les conventions doivent impérativement être

au visa du président signées par le président de l’université après
transmission par la composante sous couvert du
doyen.
6 Faire approuver la Les conventions de recherche visées par le Président

convention par le de l’université doivent être approuvées par le
conseil d’administration Conseil d’Administration.
de l’université
7 Saisir les termes Le service recherche et valorisation saisit avant le

financiers de la début du contrat de recherche les termes de la
convention dans Nabuco convention dans Nabuco
8 Valider L’agence comptable valide informatiquement la

informatiquement la convention et conserve une copie de l’original de la
saisie convention.
9 Valider la tranche Le service recherche et valorisation valide la partie

annuelle de la de la convention qui concerne l’exercice en cours
convention
Le circuit contrat de recherche
SUIVI DES RECETTES: CONTRAT DE RECHERCHE
Service
Service Agent
Chercheurs financier de la Doyen Président
recherche comptable
composante
(1) (1)
Négociation du Négociation du Négociation du
contrat contrat contrat
(2)
Négociation du Négociation du
contrat contrat
Rédaction des (1) Rédaction des (1) Rédaction des Avis

clauses et clauses et clauses et
annexes annexes annexes
Rédaction des (2) Rédaction des Avis

clauses et clauses et
annexes annexes
Contrat
Validation Validation
Signature
Approbation
du CA après
avis du
conseil
scientifique
O LA PROCÉDURE DE GESTION DES RECETTES
LIÉES À DES PRESTATIONS DE SERVICES OU DE FOURNITURES
Souhait d’un client de l’université de commander des fournitures ou des

prestations de services.
Les acteurs
– Doyen ou enseignant chercheur ;

– Le service des bâtiments ;
– Le service central ;
– Service financier de la composante ;
– Conseil de gestion ;
– Conseil d’administration ;
– Agence comptable.
Les étapes

support
1 Formaliser Toute intervention de l’université pour le compte Projet de contrat

l’intervention de d’un tiers fait l’objet soit d’un contrat (études, ou bon de
l’Université formations, analyses importantes, locations…) soit commande
d’un bon de commande (analyses, brochures…)
2 Rédiger le contrat de Le chercheur élabore un projet qui est validé par le Analyse financière
prestations de services service financier de la composante
L’annexe financière est contrôlée par le service

financier de la composante.
3 Fixer des tarifs ou des Chaque conseil de gestion de la composante fixe les
barêmes conditions de tarifs, de prix ou de barèmes avec la
validation du Conseil d’administration
Certaines prestations font l’objet de barèmes fixés

par le Conseil d’administration
4 Signer le contrat ou le Le président signe les contrats de prestations de Contrat ou bon de
bon de commande services après envoi par le doyen. commande
Il peut déléguer sa signature
support
5 Émettre la facture et le Le gestionnaire du laboratoire émet la facture, la Facture et titre de

titre transmet au service financier de la composante afin recette
qu’il émette le titre de recette
6 Recouvrer la recette L’agent comptable de l’université est le seul habilité

à recouvrer et encaisser les recettes de l’université.
L’ensemble des règlements doit lui être adressé.

Circuit recettes
SUIVI DES RECETTES: PRESTATIONS
Doyen ou Conseil de Services

Initiateur CA Président
directeur gestion financiers
Fixation de Fixation de
barèmes, tarifs barèmes, tarifs
Initiative de la
recette
Contrat
Contrôle du
contrat, du bon de
commande, des
prix/annexe
financière
Signature du Signature du
contrat contrat
Emission Emission
facture du titre
LE SUIVI DES CONTRATS
La gestion et le suivi des contrats sont réalisés soit par la composante soit par le
service recherche ;
Les éléments du suivi des dépenses
- Suivre les dépenses effectuées

- S’assurer de la conformité des dépenses à l’annexe financière
- Suivre l’état d’avancement des travaux et des étapes clés(rapports)
- Suivre l’échéancier d’émission des titres de recettes en fonction des
travaux.
Le suivi des dépenses et la conformité à l’annexe financière
– L’exécution de la dépense (voir procédure d’engagement)

– Elle nécessite d’identifier au moment de la commande le ou les
contrats financiers.
– Mise en place d’un système de codification au moment de l’engagement
Alimentation du tableau du suivi des dépenses par contrat
Nature Budget ∑ Engagements ∑ mandats Disponible après Disponible après

signé engagements mandatement
2 3 1-2 1-3
1
Personnel
Missions,
déplacements
Colloque
Total
Le suivi des travaux et de l’échéancier des recettes

Suivi de l’état d’avancement des travaux
T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4
Analyse
Rapport
Validation
Le contrôle et le suivi des travaux est effectué soit par le service recherche, soit par
le laboratoire pour les contrats qu’il gère.
Le contrôle de l’émission des titres
Ce contrôle est assuré :
- soit par le service de recherche pour les contrats qu’il gère.

- soit par le service financier de la composante pour les contrats qu’il
gère après accord du laboratoire.
L’émission du titre
Elle est effectuée :
- soit par le service financier de la présidence sur présentation d’un

justificatif d’avancement (convention, état récapitulatif, décision).
- soit par le service financier de la composante.
Tableau du suivi des titres : contrat×=100
Recettes prévues Titres émis Reste à titrer

1 1-2
2
T1 T 30 20 10
∑
T2 T 20 15 5
∑ 50 35 15
T3 T 25 30 -5
∑ 75 65 10
T4 T 25 10
∑ 100
Tableau d’équilibre du contrat
Dépenses Recettes
Crédits Mandats Dispo pour Recettes Reste à

Titres émis
ouverts réalisés mandat prévues titrer
5
1 2 3 4 6
100 80 20 100 60 40
(3)-(6)
= -20
(1) autorisation de dépense

(2) dépenses réalisées
(3) disponible pour dépenser
(4) recettes prévues
(5) recettes réalisées
(6) recettes restant à réaliser
LE TABLEAU DE RESULTAT DE LA COMPOSANTE
Mandats Disponible Prévisions Titres émis Part DGF

BP + DBM Reste à réaliser
émis recettes 5
1 7 = 4 – (5+6)
2 3=1-2 4 6
Résultat :7-3
(1) Crédits autorisés au BP et en DBM

(2) Dépenses réalisées
(3) Disponible pour dépenser
(4) Recettes prévues
(5) Recettes réalisées
(6) Recettes provenant de la DGF
(7) Recettes restant à réaliser : s’interroger sur le taux de réalisation des
prévisions. Prévoir éventuellement des correctifs, surtout si moins
valu
Table chronologique
Guide de procédure/Fiches Etablissement
Date d’envoi Référence Thème Numérotation Contenu

classement /Date
14/02/2003 Cinquième La gestion et le 1/février 2003 Périodicité
partie suivi des d’émission et pièces
recettes justificatives
à joindre aux titres
de recettes
modèles de factures
1-2-3
25/06/2003 Cinquième La gestion et le 2/juin 2003 Gestion des
partie suivi des subventions CART
recettes – Document
contractuel de
financement –
Relevé justificatif
des dépenses
subventionnables
15/09/2003 Cinquième La gestion et le 3/ sept. 2003 Gestion des
partie suivi des subventions CART
recettes – Règlement
financier et
comptable de la
Région Auvergne :
feuillets : à
remplacer pages
151 et 152 – à
insérer page 153
RECETTES
Périodicité d’émission et pièces justificatives à joindre aux titres de recettes
h a pitre
m pu ta tio n
N a tu re d e la re c e tte P é rio d ic ité d 'é m is s io n d e s titre s P iè c e s ju s tific a tiv e s à jo in d re
70 V e n te s e t p re s ta tio n s d e s e rv ic e d è s l'a c c o m p lis s e m e n t d e la p r e s ta tio n - la fa c tu r e

- la c o p ie d e la d é lib é r a tio n d u C o n s e il d 'A d m in is tr a tio n a u to r is a n t la p r e s ta tio n e t v o te d e s
ta r ifs e t/ o u a p p r o b a tio n d e la c o n v e n tio n (a u p r e m ie r titr e d e l'e x e r c ic e e t à c h a q u e
c h a n g e m e n t d e ta r if)
1 titr e a n n u e l à é ta b lir e n d é b u t d 'a n n é e c iv ile +

70 C o n c e s s io n s d e lo g e m e n t a p p e l d e fo n d s c h a q u e m o is - c o p ie s d e la c o n c e s s io n (d e u x o r ig in a u x d o n t u n s e r a c o n s e r v é à l'a g e n c e c o m p ta b le )
- 1 titr e d e r é g u la r is a tio n à é ta b lir é v e n tu e lle m e n t e n fin d 'a n n é e
le titr e e s t d e m a n d é m e n s u e lle m e n t p a r l'a g e n c e

70 D ro its u n iv e rs ita ire s c o m p ta b le - jo in d r e a u titr e la d e m a n d e d e l'a g e n c e c o m p ta b le
ou 13 C o n tra ts s u r re s s o u rc e s a ffe c té e s s itu a tio n é ta b lie à la fin d e c h a q u e tr im e s tr e (v o ir - c o p ie d u c o n tr a t o u d e la c o n v e n tio n s ig n é p a r la P r é s id e n te a v e c 1 e r titr e (e t a v e c le d e r n ie r

T .A .) titr e lo r s q u 'il y a é m is s io n s u r p lu s ie u r s e x e r c ic e s )
- é ta t d e s m a n d a ts : é d itio n N A B U C O s ig n é e p a r l'o r d o n n a te u r
R a p p e le r a v e c le s titr e s s u iv a n ts q u e le c o n tr a t o u la c o n v e n tio n a é té tr a n s m is a v e c le titr e
n °, b o r d e r e a u n °, c o m p te n °.
ou 13 R e c e tte s s u r c o n v e n tio n s im ple é m is s io n d e s titr e s e n fo n c tio n de l'é c h é a n c ie r - jo in d r e fa c tu r e o u a p p e l d e fo n d s

a r r ê té d a n s la c o n v e n tio n - jo in d r e la c o n v e n tio n s ig n é e d e la P r é s id e n te a v e c le 1 e r titr e (e t a v e c le d e r n ie r titr e p o u r le s
c o n v e n tio n s d o n t le s titr e s s o n t é m is s u r p lu s ie u r s e x e r c ic e s )
- s u r le s titr e s s u iv a n ts r a p p e le r q u e la c o n v e n tio n a é té tr a n s m is e a v e c le titr e n °, le
b o r d e r e a u n ° e t le c o m p te n °
74 D o n s e t le g s p o n c tu e lle m e n t - d é lib é r a tio n d u C o n s e il d 'A d m in is tr a tio n

- a c te n o ta r ié
- p o u r le s d o n s , le c o u r r ie r d u d o n a te u r d o it p r é c is e r q u 'il s 'a g it d 'u n d o n s a n s c o n tr e p a r tie
p o u r b é n é fic ie r d e l'e x o n é r a tio n d e T V A
74 S u b v e n tio n s du M in is tè re de la à v o ir - fa ir e d e s b o r d e r e a u x s é p a r é s e n tr e
J e u n e s s e e t d e l'E d u c a tio n N a tio n a le c o n tr a t q u a d r ie n n a l
DGF
recherche
- c o p ie d e la d é c is io n d 'a ttr ib u tio n
- ta b le a u d e s u iv i d e s titr e s é m is s e r a p p o r ta n t à u n e m ê m e s u b v e n tio n
74 C N ASEA titre à é m e ttre m e nsue lle m e nt a u re ç u d e la piè c e é m ise pa r le s - jo in d r e a u titr e l'é ta t c i-c o n tr e
se rvic e s fina nc ie rs c e ntra ux c om plé té s d e s ré fé re nc e s a ux
é c riture s fournie s pa r l'a ge nc e c om pta ble
74 A u tre s s u b v e n tio n s (r é g io n , p o n c t u e lle m e n t - c o p ie d e la n o t if ic a t io n
c o l l e c t iv i t é s , o r g a n i s m e s … ) - c o p ie d e l'e x t r a it d e d é lib é r a t io n d e l'a s s e m b lé e d é lib é r a n t e d e la c o lle c t iv it é o u d e l'a r r ê t é
a t t r ib u t if, o u c o p ie d e la c o n v e n t io n
74 T a x e d 'a p p r e n t is s a g e S it u a t io n é t a b lie à c h a q u e f in d e t r im e s t r e c iv il e t L e s t it r e s é m is a u 7 4 8 - 1 p o u r la s e c t io n fo n c t io n n e m e n t e t a u 1 3 1 - 8 p o u r la s e c t io n
13 é m is s io n s d e s t it r e s 1 5 jo u r s p lu s t a r d s o it : in v e s t is s e m e n t s o n t à h a u t e u r d e s m a n d a t s q u i d o iv e n t c o r r e s p o n d r e à la t o t a lit é d e s
1 5 / 0 4 , 1 5 / 0 7 , 1 5 / 1 0 e t 3 1 / 1 2 (d a t e im p é r a t iv e ) d é p e n s e s r é a lis é e s s u r la t a x e d 'a p p r e n t is s a g e .
- é d it io n N A B U C O s ig n é e p a r l'o r d o n n a t e u r
- c e r t ific a t a d m in is t r a t if s ig n é p a r l'o r d o n n a t e u r fa is a n t m e n t io n d e s t it r e s d e r e c e t t e s d é jà
é m is e t é v e n t u e lle m e n t d e s m a n d a t s à a d jo in d r e à c e t y p e d e d é p e n s e
75 R edevances : p r o p r ié t é in t e l l e c t u e l l e p o n c t u e lle m e n t - la c o n v e n t io n o u le c o n t r a t s ig n é d e la P r é s id e n t e
– b re v e ts
76 P r o d u i t s f in a n c i e r s : le g s R enoux – titre d e m a n d é par l'a g e n c e c o m p ta b le en fo n c tio n de

D e lo rm e – M o s n ie r l'é c h é a n c e
77 R e c e t t e s e x c e p t io n n e l l e s p o n c t u e lle m e n t - c e s s io n d 'a c t ifs : d é lib é r a t io n d u C o n s e il d 'A d m in is t r a t io n q u i a u t o r is e la v e n t e e t lis t e d e s

m a t é r ie ls m is à la r é fo r m e
- p r o c è s - v e r b a l d e r e m is e a u x d o m a in e s
- a v is d e c r é d it d u s e r v ic e d e s d o m a in e s
77 A m o r t is s e m e n t s d a n s l e c a s o ù l a d e ja n v ie r d e l'a n n é e n a u 3 1 m a r s d e l'a n n é e n : E t a t s N e p t u n e s ig n é s p a r l'o r d o n n a t e u r :

d o t a t io n aux a m o r t is s e m e n t s est - fa ir e le s t r a n s fe r t s e n t r e U B : c a s d 'u n b ie n - é t a t d e s a c q u is it io n s
c o m p e n s é e p a r l 'é m is s io n d 'u n t it r e m a n d a t é d a n s u n e U B e t a f fe c t é (u t ilis é ) d a n s u n e - é t a t d e s a m o r t is s e m e n t s p a r c o m p t e s d e d o t a t io n
d e r e c e t t e (m a n d a t s a u c o m p t e 6 8 1 ) a u tre U B - é t a t d e s a m o r t is s e m e n t s p a r o r ig in e s d e fin a n c e m e n t
( s o n t c o n c e r n é s le s m a t é r i e ls a c q u i s à c o m p t e r d u - jo u r n a l d e s é c r it u r e s
0 1 / 0 1 / 2 0 0 1 ju s q u 'a u 3 1 / 1 2 / d e l'a n n é e n - 1 )
1 5 a v r il d e l'a n n é e n :
R e p ris e de la q u o t e -p a r t de la
- é d it io n des t a b le a u x N e p tu n e , é ta ts des
s u b v e n t io n d 'in v e s t i s s e m e n t ayant
a c q u is it io n s p a r le s o r d o n n a t e u r s – t r a n s m is s io n à
serv i au fin a n c e m e n t du b ie n
l'a g e n c e c o m p t a b le pou r v é r ific a t io n avant
im m o b i l is é
l'é m is s io n d e s t it r e s e t m a n d a t s
3 0 a v r il d e l'a n n é e n :
- é d it io n s im u lt a n é e d e s t it r e s d e r e p r is e e t d e s
m a n d a t s p o u r le s m a t é r ie ls e t é q u ip e m e n t s a c q u is
70 R e c e tte s d iv e r s e s , h o rs d ro its m e n s u e lle m e n t (m ê m e en cas de versem en ts - jo in d r e le s p iè c e s ju s t ific a t iv e s s e lo n la n a t u r e d e la r e c e t t e a c c o m p a g n é e s d e s p iè c e s c i-

u n iv e r s it a i r e s , e n c a is s é e s sur une m u lt ip le s p o u r le m o is ) d e s s o u s – fa ir e d e s t it r e s s é p a r é s p o u r le s r e c e t t e s a v e c c o lle c t e d e T V A (u n t it r e p a r t a u x d e
r é g ie T V A : n o n a s s u je t t i – 5 ,5 % - 1 9 , 6 % - e t c … )
- 1 t it r e m e n s u e l lo r s q u e l'é t a t B e s t r e n v o y é p a r l'a g e n c e c o m p t a b le v a lid é + p iè c e s
ju s t ific a t iv e s (lis t e s , fa c t u r e s , e t c … )
- p o u r le s r é g ie s q u i o n t u n c o m p t e b a n c a ir e : é m e t t r e le t it r e a u v u d u r e le v é m e n s u e l –
jo in d r e é t a t B – r e le v é d e c o m p t e – p iè c e s ju s t ific a t iv e s : fa c t u r e s
UNIVERSITE D'AUVERGNE – Clermont 1
49 Boulevard François Mitterrand
BP 32
63001 Clermont-Ferrand
N° de SIRET : 196 312 623 00016 N° de TVA : FR 53 196 312 623
logo de la
N O M C L I E N T
composante
ADRESSE CLIENT
intitulé du service ou
de la composante
REF. A RAPPELER
FACTURE
OBLIGATOIREMENT modèle n° 1
(pour toutes prestations hors
prestations de formation)
N° titre U.B. Exercice
FACTURE N°:
DU :
Désignation – Objet – Date de la prestation

Date de la TVA
Désignation Quantité P.U. H.T. T.T.C.
prestation 19,6 %
Totaux
T.V.A. : régime dérogatoire applicable aux EPCSCP
Instruction commune SLF/DCP n° 1314 du 07-01-1994
MODALITES DE REGLEMENT : MERCI de rappeler les références encadrées plus haut
- par chèque : à régler à Mme l'Agent Comptable de l' Université d'Auvergne

49 Boulevard François-Mitterrand - BP 32
63001 Clermont-Ferrand cedex
- par virement RIB : TP CLERMONT-FD TRESORERIE GENERALE
n° 10071-63000-00003003970-04
Signature de l'ordonnateur
BP 32
logo de la Date et n° :
composante
de la composante
n° d'existence : 8363 P 001363

FACTURE
REF. A RAPPELER
ou APPEL DE FONDS
OBLIGATOIREMENT modèle n° 2
(pour prestation liée à des actions de
formation ou toute prestation sur
N° titre U.B. Exercice convention)
Désignation et date de la prestation fournie (titre de la formation – nom du stagiaire…)
Montant :
prestation avec
collecte T.V.A. : régime dérogatoire applicable aux EPCSCP
de T.V.A. INSTRUCTION COMMUNE SLF/DCP N° 1314 DU 07-01-1994
Formation En application de l'article 261-4-4 du code des impôts, les EPCSCP et

continue
organismes qui y sont rattachés sont exonérés de la TVA
MODALITES DE REGLEMENT : MERCI de rappeler les références encadrées plus haut
- par chèque : à régler à Mme l'Agent Comptable de l' Université d'Auvergne

49 Boulevard François-Mitterrand - BP 32
63001 Clermont-Ferrand cedex
- par virement RIB : TP CLERMONT-FD TRESORERIE GENERALE
n° 10071-63000-00003003970-04

BP 32
logo de la Date et n° :
composante
de la composante
MEMOIRE
REF. A RAPPELER
OBLIGATOIREMENT ADMINISTRATIF OU
REPARTITION DE
N° titre U.B. Exercice
CHARGES
modèle n° 3
N° CR Code fournisseur
Prestations internes
Remboursements : HC – téléphone – chauffage – location de salles – frais de gestion

pour avance – reversements à une autre composante – inter UB – intra UB – inter CR…
Montant :
PROGRAMME RECHERCHE ET INNOVATION TECHNOLOGIQUE
CONSEIL REGIONAL D’AUVERGNE
SUBVENTIONS D’EQUIPEMENT DITES « CART »

COMITE AUVERGNE POUR LA RECHERCHE ET LA TECHNOLOGIE
GESTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE DES SUBVENTIONS
En raison de la nécessité de co-financements la gestion des dossiers est

réalisée au sein de chaque composante.
Courrier CRA 28/01/2003 :

Nouvelle possibilité – les dépenses peuvent être initiées dés accusé de réception des
dossiers de demande de subvention avant décision du CRA (et donc avant réception de
l’arrêté attributif). Les équipes recevront l’accusé de réception plus le règlement financier et
comptable de la Région Auvergne.
NB : « Toutefois ces dépenses sont effectuées sous l’entière responsabilité des responsables
de programme »
Si cette possibilité est utilisée on est donc dans le cas d’un bon de commande « standard » :
l’équipe doit disposer de l’intégralité des financements. Un bon de commande ne pourra
être émis qu’en présence de crédits « certains » pour 100% de la dépense.
Exemple pour une dépense subventionnable de 100 sur laquelle est sollicitée une aide du
Conseil Régional d’Auvergne de 40 le laboratoire devra, dans ce cas, disposer de 100 en
crédits ouverts d’une autre (ou d’autres) origine(s) : CQ – excédents de contrats …..
Notification : courrier + arrêté attributif + règlement financier et

comptable seront transmis aux services administratifs qui
communiqueront aux équipes concernées et aux services financiers de la
composante.
Pour être subventionnée la dépense doit être conforme aux termes de l’arrêté : définition de
l’équipement et montant total subventionnable. (voir article 5 du règlement du CRA) . Les
services de l’ordonnateur doivent être garants de la conformité de la
réalisation de l’opération.
NB : la subvention représente au plus 40% du montant total – pour la gestion du dossier

établir un document contractuel précisant les origines et montants des co-financements
qui doivent être valides. (document joint en annexe. Cette fiche sera élaborée au Service
Recherche Valorisation et pré-renseignée à l’aide des informations figurant sur le dossier de
demande).
Le co-financement ne peut être une ressource de Taxe d’Apprentissage : ces deux aides sont
exclusives l’une de l’autre – la TA doit servir aux dépenses pour l’enseignement
technologique, la subvention dite « CART » à la recherche et à la technologie.
Gestion budgétaire :
Prévisions budgétaire :
- prévision de recette établie pour le montant de la subvention du CRA
- ouverture de crédits en parrallèle.
Exécution de la dépense :
si l’opération doit faire l’objet d’un seul bon de commande

engager les co-financements sur les crédits qui auront été fléchés pour cet objet
plus les crédits ouverts en regard de la prévision de recette « CART ».
si l’opération s’étale dans le temps

o engager en premier lieu les « co-financements »
Justification du service fait et émission des titres de recette :

Commencement d’exécution (voir article 4) : la transmission des copies des
bons de commande s’effectue directement des services financiers de la composante qui gère le
dossier aux services du CRA.
Demande de versement de l’aide régionale (totale ou partielle) : sur présentation d’un

document cosigné par l’ordonnateur qui atteste la conformité et par l’AC qui atteste le
paiement.
dans le cas d’opération partielle rappeler la situation précédente déjà fournie ou porter
la mention de « première situation ».
Un suivi périodique est assuré entre le SRV et les composantes.
Le titre de recette est émis après signatures du document ci-dessus à hauteur de

40% (ou autre taux selon arrêté attributif) de la situation attestée (demande d’acompte)
ou du solde à condition que la dépense totale soit justifiée (tolérance maxi 10% voir
article 3 du règlement du CRA).
Circuit des documents : l’agent comptable renvoie à la composante la situation dûment signée
à charge pour cette dernière de transmettre au CRA pour demande de paiement et au SRV
pour suivi des dossiers.
PROGRAMME RECHERCHE ET INNOVATION TECHNOLOGIQUE

CONSEIL REGIONAL D’AUVERGNE
SUBVENTIONS D’EQUIPEMENT DITES « CART »
COMITE AUVERGNE POUR LA RECHERCHE ET LA TECHNOLOGIE
DOCUMENT CONTRACTUEL RETRACANT LE FINANCEMENT GLOBAL DE

L’OPERATION
Dépense totale subventionnable HT :
Equipements :
Subvention CART - Montant HT :
Co-financement – Montant HT : Origine :
A Clermont-Ferrand, le
L’enseignant-chercheur responsable du dossier
Vu et Vérifié,
L’ ordonnateur secondaire de la composante.
ARRÊTE n° 03-1101
portant application du nouveau règlement financier et comptable
de la Région d'Auvergne
Le Président du Conseil Régional d'Auvergne
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu l'arrêté n° 99-2356 du Président du Conseil Régional d'Auvergne du 8 décembre 1999 portant application du nouveau
règlement financier et comptable de la Région Auvergne, modifié par l'arrêté n° 02-11 du 8 janvier 2002,
Vu la délibération du Conseil Régional d'Auvergne n° 03-1101 du 30 juin 2003 prenant acte du nouveau règlement financier
et comptable de la Région d'Auvergne modifié,
arrête
ARTICLE 1 : APPLICATION
Les dispositions du présent arrêté se substituent à celles de l'arrêté du Président du Conseil Régional d'Auvergne en date du
8 décembre 1999 modifié relatif au règlement financier et comptable de la Région d'Auvergne.
ARTICLE 2 : NATURE ET BENEFICIAIRES DES AIDES REGIONALES

Les subventions régionales sont attribuées pour participation au financement d'équipements collectifs présentant un intérêt
régional direct, ou au financement des dépenses de fonctionnement liées à des opérations d'intérêt régional direct.
L'autorité compétente peut exiger leur remboursement si leur affectation se révèle en définitive différente de celle ayant
justifié leur attribution.
ARTICLE 3 : MODALITES DE CALCUL

Les subventions régionales sont forfaitaires et définitives, même si leur montant est calculé par application d'un pourcentage
à un montant de devis estimatif accepté ou, le cas échéant, à un montant de dépense subventionnable.
Toutefois, si la dépense finale réelle se révèle inférieure de 10 % ou plus à l'estimation de la dépense subventionnable, le
montant de la subvention en est diminué d'autant.
Pour les subventions dont le montant est supérieur à 152.500 euros, il ne sera pas fait application de l'alinéa précédent et le
montant de la subvention sera strictement calculé au prorata des dépenses réalisées.
Dans le cas d'un financement exceptionnel à 100 %, la subvention versée ne pourra être supérieure à la dépense réelle.
ARTICLE 4 : COMMENCEMENT D'EXECUTION

La décision attributive de subvention doit intervenir avant tout commencement d'exécution de l'opération à subventionner.
Le commencement d'exécution est réputé constitué par l'acte juridique créant entre le maître d'ouvrage et l'entrepreneur ou
le fournisseur, une obligation contractuelle définitive (ordre de service, bon de commande…) ou dans le cas de travaux
réalisés en régie directe, par la constitution d'approvisionnement ou le début d'exécution des travaux.
Il est précisé que les acquisitions de terrains préalables à des travaux ne constituent pas un début d'exécution de ceux-ci.
Les délibérations en Assemblée Plénière fixant les modalités d'attribution des aides dans le cadre d'un programme particulier
peuvent prévoir des dispositions différentes.
Il en est de même de l'Assemblée Plénière ou de la Commission Permanente lors de l'attribution d'une aide.
Pour ce qui concerne les opérations bénéficiant d'un cofinancement européen au titre de l'Objectif 2, celles-ci pourront avoir
débuté avant la décision attributive de subvention, la date d'éligibilité étant celle de l'accusé de réception initial.
ARTICLE 5 : CONTENU DE L'ARRETE

Chaque arrêté attributif de subvention indique l'identification du bénéficiaire, les caractéristiques de l'opération
subventionnée, le montant de la dépense subventionnable, ainsi que le montant de la subvention et éventuellement le mode
de calcul et les réserves particulières.
En cas de plafond, il convient de préciser le montant de la dépense subventionnable plafonnée ou le montant de la subvention
plafonnée. Dans le cas d'un montant de dépense subventionnable plafonnée, la totalité de la subvention pourra être versée
dès lors que le plafond est atteint et que l'opération est terminée.
ARTICLE 6 : DELAI DE DEBUT D'EXECUTION

Le maître d'ouvrage, bénéficiaire d'une décision attributive de subvention, doit engager l'opération dans un délai de un an à
compter de la date de l'acte attributif de subvention.
A défaut de réception par les services de la Région d'Auvergne avant expiration du délai ci-dessus mentionné de tous
documents (ordres de service, bons de commande, attestations…) justifiant le début d'exécution, la décision d'octroi de
subvention sera annulée.
Toutefois, si le maître d'ouvrage en fait la demande motivée avant le terme du délai sus-indiqué, le Conseil Régional
d'Auvergne ou la Commission Permanente peut éventuellement prolonger la validité de la décision attributive de subvention
pour une période qui ne peut excéder un an, non renouvelable, à compter de l'échéance précédente.
Pour ce qui concerne les opérations bénéficiant de financements publics multiples, le délai d'un an court à compter de la date
de la dernière notification d'attribution de subvention.
Les délibérations en Assemblée Plénière fixant les modalités d'attribution des aides dans le cadre d'un programme particulier
peuvent prévoir des dispositions différentes. Pour ce qui concerne les opérations bénéficiant d'un cofinancement européen au
titre de l'Objectif 2, le délai de début d'exécution est ramené à six mois à compter de la notification de la convention
attributive de subvention. Ce délai pourra être rallongé, par avenant à la convention, sur décision du Président du Conseil
Régional d'Auvergne, sur demande justifiée du bénéficiaire avant expiration de ce délai.
ARTICLE 7 : VERSEMENT DE LA SUBVENTION

EN INVESTISSEMENT
Le versement de l'aide régionale se fait sur justification du service fait, attesté par la fourniture de l'un des documents
suivants : facture visée, acquittée et certifiée conforme par le maître d'ouvrage, décompte définitif des travaux établi par
l'entrepreneur ou l'architecte, visé, acquitté et certifié conforme par le maître d'ouvrage, mémoire de travaux effectués en
régie visé et certifié conforme par le maître d'ouvrage, attestation originale des organismes de contrôle, etc…
L'aide régionale peut faire l'objet de versements intermédiaires.
Des acomptes peuvent être versés sur justificatifs (décomptes, factures, mémoires de travaux en régie…) au fur et à
mesure de l'avancement de l'opération (avancement des travaux ou exécution des fournitures).
Ces acomptes sont des "à valoir" et non des versements acquis au maître d'ouvrage. Au cas où les travaux ou l'exécution des
fournitures ne seraient pas menés à leur termes, ou si les acomptes étaient affectés à des travaux ou à des fournitures
auxquels ils n'étaient pas destinés, le solde ne sera pas versé, et le reversement du montant des acomptes perçus pourra
être demandé sur décision de l'Assemblée Plénière ou de la Commission Permanente agissant sur délégation.
Aucun acompte ne peut être inférieur à 10 % du montant total de l'aide, exception faite du dernier versement qui constitue le
solde.
Pour les maîtres d'ouvrage publics (Collectivités Territoriales et Etablissements Publics) et pour les subventions dont le
montant est égal ou supérieur à 15.250 euros, une avance représentant 20 % du montant de la subvention pourra être mise
à leur disposition sur demande de leur part et sur production d'une copie certifiée conforme de l'ordre de service portant
référence du marché (date, numéro et montant) ou des devis ou du bon de commande au fournisseur ; si les sommes ainsi
justifiées ne portent pas sur la totalité de la dépense subventionnable, l'avance sera calculée en fonction du montant de la
dépense effectivement engagée.
Le paiement du complément de la subvention interviendra selon les modalités indiquées ci-avant.
Les modalités d'intervention spécifiques à chaque programme, si elles en fixent les conditions de versement, peuvent prévoir
des dispositions différentes.
EN FONCTIONNEMENT
Les subventions régionales attribuées pour participer au financement des dépenses de fonctionnement d'intérêt régional sont
versées sur simple demande du bénéficiaire ou dans les conditions prévues par les délibérations, les décisions ou les
conventions qui les instituent.
ARTICLE 8 : CADUCITE
Toute subvention ou part de subvention restant à verser sera annulée si les pièces justificatives exigibles pour son paiement
n'ont pas été fournies dans un délai de quatre ans à compter de la date de l'arrêté attributif de subvention, ou dans le cas
d'un financement multiple de la date de la dernière notification d'attribution de subvention sur le projet.
L'annulation d'une aide financière fait l'objet d'une notification.
Les modalités d'intervention spécifiques à chaque programme peuvent prévoir une durée de validité différente.
L'Assemblée Plénière ou la Commission Permanente peuvent modifier la durée de validité de l'aide régionale, soit lors de
l'attribution de l'aide, soit avant son terme normal, si le bénéficiaire en fait la demande et qu'elle apparaît suffisamment
motivée.
Pour ce qui concerne les opérations bénéficiant d'un cofinancement européen au titre de l'Objectif 2, le délai de caducité sera
ramené à deux ans à compter de la date de l'accusé de réception initial, ou au plus tard de la date de la notification de la
convention attributive de subvention, sauf prorogation accordée par avenant sur décision du Président du Conseil Régional
d'Auvergne, pour une période ne pouvant excéder deux ans, sur demande motivée du bénéficiaire avant expiration du délai
initial.
ARTICLE 9 : VALIDITE
Le présent règlement financier est applicable à toute subvention attribuée à compter du 1er juillet 2003.
Il sera publié au recueil des actes administratifs de la Région d'Auvergne et un extrait sera joint aux notifications adressées
aux bénéficiaires des aides régionales.
ARTICLE 10 : INFORMATION
Le bénéficiaire d'une aide régionale doit mentionner le concours financier de la Région d'Auvergne, notamment en cas de
publication de documents, d'organisation de manifestations publiques, d'acquisition d'équipements significatifs ou de
réalisation de travaux donnant lieu à publicité ou à des opérations de communication.
La charte graphique régionale doit être respectée.
Le non respect de cet article peut entraîner l'annulation de la subvention.
Contrôle de la légalité Fait à Chamalières, le 30 juin 2003

Visa du S.G.A.R. : 2 juillet 2003 Le Président du Conseil Régional d'Auvergne
V. GISCARD d'ESTAING
MEMENTO A L'ADRESSE DES BENEFICIAIRES
DE SUBVENTIONS REGIONALES
1. L'opération subventionnée ne doit pas avoir commencé avant la

décision attributive de subvention.
L'opération bénéficiant d'un cofinancement européen peut avoir
débuté avant la décision attributive de subvention, la date d'éligibilité
des dépenses étant celle de l'accusé de réception initial.
2. L'opération subventionnée doit être engagée dans un délai

d'un an à compter de la date de la décision attributive de subvention.
En cas de financements publics multiples, ce délai d'un an court à
compter de la date de la dernière décision attributive de subvention.
L'opération bénéficiant d'un cofinancement européen doit avoir
débuté dans un délai de six mois à compter de la notification de la
décision attributive de subvention.
3. Le versement de la subvention ne pourra avoir lieu que si les pièces

justificatives de la dépense sont fournies dans un délai de quatre
ans à compter de la décision attributive de subvention.
En cas de cofinancement européen, le délai est ramené à deux
ans à compter de la date de l'accusé de réception initial, ou au plus
tard de la date de la notification de la décision attributive de
subvention.
4. Le bénéficiaire de la subvention devra mettre en évidence le

concours financier de la Région d'Auvergne.
LE NON RESPECT DE L'UN DE CES POINTS ENTRAÎNERA

L'ANNULATION DE LA SUBVENTION.
UB : R e lev é ju s tific atif d e s D é p e n se s S u b v en tio n n ab les
Attrib u tio n d e su b v en tio n D ate :
C o de C on ve n tio n N A B U C O :
D é cision : N ature de la sub ve n tio n : T itre d u P rog ram m e :
B é né fic ia ire : M on tan t to tal du pro gra m m e : € HT € T T C M o n ta nt tota l d e la S ub ve n tio n : € HT € T TC
V e ntilation : V aca tio n s : € HT € T T C F on ction ne m en t : € HT € T T C E q uipe m en t : € HT € T TC
1 . D é p en se s ju stifiée s a u p rés e n t d o c u m en t : S itu a tio n n ° D a te : P é rio d e d u au

p ar typ e d e d ép en se : faire a uta nt de lig ne s qu 'il y a de m a nd at
N atu re de s M on tan t
F o urn is se ur N ° factu re N ° M a nd at N ° B ord ere au D a te
d é pe ns es im p uté (1 ) HT TTC
V a ca tio ns
F o nction n em e nt
E q uip em e nt
TO TAL
2 . R a p p e l d u m o n ta n t d es d é p e n se s ju s tifié es an térie u rem en t : 3 . M o n tan t d e s d ép en s es res tan t à ju s tifie r :

ré ca pitulatif
M o nta nt M on tan t
im p u té (1) HT TTC HT TTC
V a ca tio ns V a ca tio ns
F o nction n em e nt F o nction n em e nt
E q uip em e nt E q uip em e nt
TO TAL TOTAL
(1) M o ntan t im p uté : au s ens N A B U C O se lon le s ec teur de T V A
T T C si la dé pens e relève du s ec teu r no n taxab le (0 1)
H T s i la dépe nse relève du s ec teur taxa ble (02)
L e D o yen de la F a cu lté d e … … … … … … … … … … … … … … .. a rrête le pré sen t re levé d es d ép en se s su bven tio n na ble s, à la so m m e de … … … … … … … … … … … … … … … … ..

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
A … … … … … … … … … … … … … … … , le … … … … … … … … … … .. A … … … … … … … … … … … … … … … … .., le … … … … … … … … … … …
L e D o yen , La P ré side n te de l'U n ive rs ité d'A u ve rgn e,
P ro fess eu r A n nie V E Y R E .
L 'A ge n t C o m pta ble a tte ste d u p aie m en t d es fa cture s m en tio nn é es d an s le p ré se nt rele vé n ° … … … … … … .

A …………………………………, le … … … … … … … … … … … L'A g en t C o m pta ble ,
C hristin e C H A R R E Y R O N .
LES OUTILS
Table chronologique
Guide de procédure/Fiches Outils
Date d’envoi Référence Thème Numérotation Contenu

classement /Date
11/06/2003 Cinquième La gestion et le 1/juin 2003 Subventions du
partie suivi des Ministère de la
recettes Jeunesse, de
l'Education
Nationale et de la
Recherche –
Libellés et
références à porter
sur les titres de
recette
LIBELLES ET REFERENCES A PORTER SUR LES TITRES DE RECETTES
Compte Référence
Type de subvention Libellé Nabuco (objet)
d'imputation Nabuco
CQ - tr 03* - pôle tertiaire - 36 11 10 référence de la
CQ* tranche 2003 - ligne pôle tertiaire
lettre de notification (ex : DRA 4…)
CQ tranche 2003 - ligne relations internationales CQ - tr 03 - RI - 36 11 70
CQ tranche 2003 - ligne formation continue CQ - tr 03 - FC guichet unique - 36 11 10
CQ tranche 2003 - ligne TICE CQ - tr 03 - TICE 36 11 10
CQ tranche 2003 - ligne Recherche vacations CQ - tr 03 - Rech - Vacations - 36 11 50

références de la
CQ tranche 2003 - ligne Recherche infrastructure CQ - tr 03 - Rech -Infrast - 66 71 50 notification
ministérielle ou
CQ tranche 2003 - ligne Recherche fonctionnement des laboratoires (soutien de
741-1 CQ - tr 03 - Rech - Fonct / SP* - 66 71 50 tableau interne de
programmes)
ventilation établi
CQ tranche 2003 - ligne Recherche école doctorale fonctionnement (soutien de par les services
CQ - tr 03 - Rech - ED - fonct / SP - 66 71 50
programmes) centraux
CQ tranche 2003 - ligne Recherche 1ère année des écoles doctorales
CQ - tr 03 - Rech - ED 1A - fonct / SP - 66 71 50
fonctionnement (soutien de programmes)
CQ tranche 2003 - ligne Recherche VTT fonctionnement CQ - tr 03 - Rech - VTT - fonct - 66 71 50
CQ tranche 2003 - ligne relations avec les entreprises CQ - tr 03 - relations entreprises - 36 11 10
CQ tranche 2003 - ligne vie étudiante CQ - tr 03 - vie étudiante - 36 11 10
CQ tranche 2003 - ligne soutien à la structuration administrative CQ - tr 03 - struct administrative - 36 11 10

Compte Référence
d'imputation Nabuco
CQ tranche 2003 - ligne formation des personnels IATOSS CQ - tr 03 - formation AITOS - 36 11 60
CQ tranche 2003 - ligne SSIU CQ - tr 03 - SSIU - 36 11 10
DGF DGF - année - 36 11 10
COMPLEMENT BOURSIER CB - année - 36 11 10
AGREGATION - CNU agrégation ou CNU - année exercice - 36 11 60
CONCOURS ITRF concours ITRF - année - 36 11 60

741-1
EXAMENS ET CONCOURS PERSONNEL NON ENSEIGNANT
références de la
notification
PRIME CHARGE ADMINISTRATIVE prime charge administrative - année 36 11 10
ministérielle ou du
tableau interne de
PRIME RESPONSABILITE PEDAGOGIQUE prime resp. pédag. - année - 36 11 10 ventilation établi
par les services
POST-DOCT post-doc - exercice - libellé de notification centraux
AIRES CULTURELLES aires culturelles - exercice - libellé de la notification
BOURSES DE MOBILITE bourses mobilité - exercice - libellé de la notification
CQ tranche 2003 - ligne Recherche équipement CQ - tr 03 - Rech - équip - 66 71 50
CQ tranche 2003 - ligne maintenance du patrimoine CQ - tr 03 - maintenance - 66 72 10

131-1 CPER - (compléter le libellé suivant la notification
CPER ministérielle ou l'arrêté rectoral) - (mettre l'année
programmation) - 66 73
CPER - 1er équip. - (compléter avec le nom de
CPER 1er équipement
l'opération) (ex : 1er équip. Pôle tertiaire) - 66 73
Compte Référence
d'imputation Nabuco
PLAN de SECURITE Plan sécurité - année exercice - 66 72
131-1
CPER - rech. - compléter avec libellé de la
CPER RECHERCHE
notification + tranche mentionnée sur notification -
appel offre - (n° notification ministérielle) - exercice - références de la

APPEL D'OFFRES notification
66 71
ministérielle ou du
CONVENTION tableau interne de
ventilation établi
FNS FNS - n° notification ministérielle - exercice - 66 7- par les services
741-1 ou 131-1 centraux
FRT
ACTION SPECIFIQUE action spécifique - exercice - libellé de la notification
ACTION CONCERTEE action concertée - exercice - libellé de la notification
* CQ : contrat quadriennal
* SP : soutien de programme
LA GESTION DES CONTRATS DE RECHERCHE
Objectifs
Respecter la réglementation concernant le suivi des ressources

affectées (Instruction N° 93-59-M9 du 18 mai 1993) ;
Permettre le suivi des dépenses affectées à des recettes

particulières comme les contrats de recherche.
Ensemble des contrats répondant à la définition de ressources

affectées au sens de l’instruction N° 93-59-M9 du 18 mai
1993 ;
À titre d’exemple, seront traités en ressources affectées la

plupart des contrats conclus avec les organismes suivants :
- Union Européenne
- FNADT
- INSERM
- Conseil Régional
- ANVAR
- FEOGA
L’objet de la convention doit s’inscrire dans la politique générale de

recherche de l’université inscrite dans le projet de développement.
La convention comprendra en outre une annexe financière qui décrira à
la fois les charges supplémentaires générées par la recherche mais
également les charges fixes supportées par l’université (rémunération
des chercheurs) et les charges induites.
À titre indicatif l’ensemble des charges pouvant être affectées à

un projet peuvent se décomposer comme suit :
Frais supplémentaires
– Frais de mission ;
– Personnel supplémentaire recruté dans le cadre du contrat ;
– Achat de matériel ;
– Achats de matières et services.
Frais fixes
– Charges directement imputables (salaires des enseignants) ;
– Charges indirectes (utilisation des locaux, services
administratifs, fluides) évaluées par forfait ;
Frais induits
– Amortissement des matériels acquis dans le cadre du contrat ;
– Frais de maintenance prévisionnelle des mêmes matériels ;
La convention doit être soumise au service recherche et valorisation

pour assistance et validation.
Avant signature par le Président de l’université, le service recherche et

valorisation soumet l’annexe financière à l’agence comptable pour avis.
Les travaux objets de la convention ne doivent pas être commencés

avant signature de celle ci.
O LA PROCEDURE DE SIGNATURE D’UN

CONTRAT DE RECHERCHE
Premier échange relatif à la conduite d’un projet de

recherche intéressant un bailleur de fonds.
Les acteurs
– Présidence ;
– Conseil d’administration.
Les étapes

support
1 Établir un projet Toute convention passée par un Projet de

de convention enseignant chercheur dans le cadre de convention
son activité à l’université relève du droit Annexe
public et doit donc faire l’objet d’une financière
convention satisfaisant les règles
induites.
2 Soumettre le Le service recherche et valorisation est

projet au service chargé d’assister les professeurs
recherche et chercheurs dans la rédaction de la
valorisation convention et en particulier de l’annexe
financière
3 Prendre l’avis de Afin de s’assurer que la convention
l’agence respecte l’ensemble des règles de la
comptable pour la comptabilité publique, il est nécessaire de
partie financière prendre l’avis de l’agence comptable
avant de la valider.
4 Soumettre la Toutes les conventions doivent
convention au impérativement être signées par le
visa du président Président de l’université.
5 Faire approuver la Les conventions de recherche visées par

convention par le le Président de l’université doivent être
conseil approuvées par le Conseil
d’administration d’Administration.
de l’université
6 Saisir les termes Le service recherche et valorisation saisit
financiers de la avant le début du contrat de recherche
convention dans les termes de la convention dans Nabuco
Nabuco
7 Valider L’agence comptable valide
informatiquement informatiquement la convention et
la saisie conserve une copie de l’original de la
convention.
8 Valider la tranche Le service recherche et valorisation valide
annuelle de la la partie de la convention qui concerne
convention l’exercice en cours
Le circuit
SIGNATURE D’UNE CONVENTION

Service
Agence Conseil
Chercheur Recherche et
Comptable d’Administration
Valorisation
Projet de
convention
Assistance au
chercheur et mise en Avis
forme
Annexe
financière
Retour SRV
Soumission au visa
du Président
Approbation
convention
Inscription dans la Ressources non

Vote DBM
DBM gérées en RA
Saisie dans Nabuco

- Contrôle de la
saisie dans Nabuco
- Signature
informatique
Copie
convention
Ecriture Nabuco pour

RA
Validation de la
tranche annuelle de
la convention
O LA PROCÉDURE DE CONSOMMATION DES
CRÉDITS SUR CONVENTION DE RECHERCHE
Réalisation d’une commande relative à un contrat de

recherche.
Les acteurs
– Agence comptable.
Les étapes

support
1 Faire une L’enseignant chercheur fait une demande Demande

demande d’achat d’achat par mail au service recherche et d’achat par
valorisation mail
2 Saisir le bon de Le service recherche et valorisation saisit

commande dans le bon de commande dans Nabuco,
Nabuco et impute la dépense sur la convention et
l’imputer sur la émet le bon de commande en deux
convention exemplaires à destination du fournisseur
(1er exemplaire) et du chercheur (2nd
exemplaire) qui l’archive en attendant la
livraison.
3 Valider le service Au moment de la livraison, l’enseignant

fait chercheur compare le bon de commande
au bien livré ou à la prestation qui a été
effectué et certifie le service fait pour
mandatement par le service recherche et
valorisation.
4 Mandater la À partir de la validation de service fait Facture,

dépense transmise par le service recherche et mandat
valorisation le service recherche et
valorisation vérifie la conformité de la
facture et émet le mandat.
5 Payer la dépense Après vérification et au vu du mandat

l’agence comptable paie la facture
support
6 Émettre le titre Concomitamment à l’émission du Titre de

mandat, le service recherche et recette
valorisation émet un titre de recette du
même montant pour les conventions
suivies en ressources affectées et selon le
phasage de la convention pour les autres.
NB : lors de l’émission du premier titre
pour les conventions suivies en
ressources affectées le service recherche
et valorisation transmet la convention
originale en même temps que le titre.
7 Imputer le titre Selon les modalités de versement

sur la convention l’agence comptable impute le titre sur la
et le recouvrer convention et met en recouvrement
(éventuellement) (principalement pour les conventions non
suivies en ressources affectées).
8 Transmettre l’état L’agence comptable transmet au service État de

des recettes et recherche et valorisation un état synthèse
des dépenses retraçant les mandats et les titres émis
ainsi que les encaissements réalisés sur
la convention gérée en ressources
affectées
Le circuit
CONSOMMATION DES CREDITS
Service
Agence
Chercheur Recherche et Fournisseur
Comptable
Valorisation
- Saisie du bon de
Demande commande dans
d’achat (par Nabucco
mail) - Imputation sur la
convention
Bon de
commande
Bon de
commande
Traitement du
bon de
Archivage
commande et
livraison du bien
ou réalisation de
la prestation
- Comparaison Bon
de commande/Bon
de livraison
- Certification de
service fait
- Comparaison Bon
de commande/Bon
Facture
de livraison/Facture
- Mandatement
Mandat Paiement
Fonction du
phasage pour les
conventions simples
= mandat pour les

conventions en RA
Titre
- Imputation sur la
convention (RA)
- Recouvrement
(convention simple)
Convention
(1er titre)
- Mandats et titres
émis
- Encaissements reçus
Etat de la
Transmission Transmission convention
O LA PROCÉDURE DE CLÔTURE DE LA
CONVENTION
Fin de la recherche
Les acteurs
– Enseignant chercheur
– Service recherche et valorisation
– Agence comptable
Les étapes

support
1 Établir le compte Une fois que la recherche objet de la Compte rendu

rendu scientifique convention est terminée, l’enseignant scientifique
de la recherche chercheur en charge de la recherche
établit le compte rendu scientifique.
2 Établir le compte Une fois que le compte rendu scientifique Compte rendu
rendu financier a été établi, le service recherche et financier
valorisation établit le compte rendu
financier du contrat de recherche
3 Viser les comptes L’agence comptable vise le compte rendu

rendus financier établi par le service recherche
et valorisation.
Le président de l’université vise les deux
comptes rendus
4 Clôturer le contrat Le service recherche et valorisation Titre de recette

dans Nabuco clôture le contrat de recherche dans Demande de
Nabuco et : remboursement
- Soit émet un titre de recette
exceptionnelle pour la partie conservée
par l’établissement
- Soit demande le remboursement du
bailleur de fonds pour la partie des
recettes non utilisées par l’université.
5 Procéder au L’agence comptable enregistre le titre ou

reversement des procède au remboursement des fonds
fonds ou à leur non utilisés au bailleur.
conservation par
l’émission d’un
titre
Le circuit
CLÔTURE d’UNE CONVENTION
Service
Agence
Chercheur Recherche et
Comptable
Valorisation
Compte-
rendu
scientifique
Compte-
Visa du compte-
rendu
rendu financier
financier
Visa des 2 comptes-

rendus par le
Président
Clôture de la
convention dans
Nabucco
Au choix 1
Titre de
Remboursement
recette
Imputation en 77
LES RESSOURCES AFFECTEES
Définition des ressources affectées
Les recettes qui présentent les caractéristiques suivantes sont

considérées comme des ressources affectées :
– Une affectation précise et un usage spécifique ;

– Le montant de la recette est égal au montant de la charge ;
– La recette n’est définitivement acquise à l’université que lorsque
celle-ci a effectué la dépense correspondante.
Trois critères doivent être remplis :
– Existence d’obligations réciproques entre l’Université et le

bailleur de fonds ;
– Production d’un compte rendu financier prouvant que
l’établissement a respecté ses engagements contractuels (relevé
des dépenses certifié par l’ordonnateur et l'agent comptable) ;
– Reversement par l’université au bailleur de fonds des sommes
non employées (sauf si ce dernier laisse la libre disposition des
reliquats à l'établissement public).
N'entrent pas dans la catégorie des ressources affectées, au sens

défini dans cette présente instruction :
– Les contrats et les conventions par lesquels un établissement

public s'engage à exécuter des travaux , des études, ou à fournir
des prestations moyennant un prix,
– Les dons et legs (sauf cas particulier qui répondrait
simultanément à l'ensemble des critères pré-cités),
– La taxe d'apprentissage,
– Les bourses versées à des élèves ou étudiants,
– Les opérations assujetties à la T.V.A.
Conditions d’utilisation des ressources issues de conventions
(suivies ou non selon la technique des ressources affectées)
Exécution des prestations avant signature de la convention
Seules les conventions de recherche peuvent donner lieu

à un commencement d'exécution des travaux par
l'établissement public avant signature de la convention.
Au moment du commencement des travaux, les dépenses
sont imputées sur les chapitres budgétaires concernés.
Ces travaux ne sont toutefois réalisables que si les
chapitres budgétaires concernés sont dotés, sous réserve
que la trésorerie de l'établissement soit disponible.
Exécution des prestations après signature de la convention et avant

encaissement des fonds.
Les établissements publics nationaux sont autorisés à

engager, liquider et mandater les dépenses nécessaires à
l'exécution de tous types de contrats et conventions
passés avec un cocontractant public ou privé, après
signature mais avant réception des fonds ou en
dépassement des fonds reçus, dans la limite de 30% de la
recette totale prévue à la convention, sous réserve que la
trésorerie de l'établissement soit disponible.
Versement d'avances et d'acomptes par un cocontractant public
Afin d'éviter une trop grande avance de trésorerie, deux

possibilités sont offertes à l'établissement public face à un
cocontractant public :
- conventions passées entre un EPN et l'État : voir

instruction n°77-32-B1 du 9 mars 1977 qui permet le
versement d'avances avant service fait,
- conventions passées entre un EPN et une collectivité

publique autre que l'État : possibilité de demander au
cocontractant un paiement échelonné comportant des
acomptes correspondant aux tranches de prestations déjà
effectuées, après service fait.
La technique budgétaire et comptable des ressources affectées
Les sommes représentant des ressources affectées

doivent impérativement figurer au budget bien que
n'ayant aucune incidence sur le solde budgétaire de fin de
gestion de l'établissement public.
C'est le mandatement des dépenses qui justifie l'émission

du titre de recette, celles-ci n'étant définitivement
acquises à l'établissement qu'après réalisation des
prestations qui lui incombent.
Le report automatique des crédits correspondant aux

restes à réaliser sur convention, y compris en
fonctionnement, est autorisé.
Les dépenses doivent désormais être imputées aux

comptes de charges par nature, tant au budget, qu'en
comptabilité générale.
Chaque convention de ressources affectées doit faire

l'objet d'un suivi retraçant les différentes opérations
effectuées en exécution de cette convention.
Déroulement de la procédure
Signature de la convention
Les opérations suivies en ressources affectées doivent

être inscrites en prévision au budget de l'établissement,
pour le même montant en recettes et en dépenses :
- soit pour le montant total de la convention (durée

complète sur plusieurs années),
- soit, si la convention comporte des tranches annuelles
individualisées, le montant des opérations à réaliser au
cours de l'année considérée.
Les crédits sont inscrits au budget dès qu'ils sont connus,

c'est-à-dire, soit lors de l'élaboration du budget primitif,
soit en cours d'exercice par voie de décision budgétaire
modificative.
La signature de la convention emporte automatiquement

ouverture des crédits aux chapitres budgétaires
concernés.
L'agent comptable doit être destinataire de tous les
documents relatifs aux opérations suivies en ressources
affectées.
La réception des fonds ne donne lieu à aucune écriture dans les

comptabilités de l'ordonnateur.
Le cycle de la dépense
L'engagement de la dépense relative aux opérations liées

à des ressources affectées requiert, de la part de
l'ordonnateur une vigilance particulière, du fait de
l'étalement de la durée d'une convention, ou encore du
fractionnement des versements des crédits afférents.
C'est pourquoi le contrôle doit porter sur :
- le montant des crédits disponibles sur la convention,

- les sommes encaissées sur la convention,
- les dépenses déjà effectuées sur cette convention.
Constatation des recettes budgétaires
L'instruction de la Comptabilité publique souligne

l'importance de procéder très régulièrement à l'émission
d'un titre de recettes correspondant aux dépenses
effectivement réalisées.
Clôture de l'exercice
Même si la convention est en cours d'exécution au 31

décembre, la comptabilisation des opérations sur
ressources affectées se clôt à cette date, sans période
complémentaire.
L'ordonnateur a la possibilité de reporter

automatiquement les crédits inscrits au budget primitif
mais non consommés dans leur totalité au 31 décembre.
Ces crédits sont utilisables dès le 1er janvier de l'année
suivante, avant leur inscription au budget par voie de
décision modificative.
Reliquats non utilisés à l'issue de la réalisation de la convention

Si tous les crédits n'ont pas été consommés à l'issue de la
convention, deux cas de figures sont possibles :
- soit l'établissement public les restitue au bailleur de

fonds ;
- soit le bailleur de fonds les laisse à l'établissement :

l'ordonnateur doit émettre un titre de recette pour le
montant du reliquat définitivement acquis à
l'établissement. Ce reliquat est considéré comme une
recette exceptionnelle, devant être entérinée par une
décision modificative, cette recette pouvant couvrir une
charge nouvelle.
LA GESTION DES IMMOBILISATIONS
Objectifs
Mettre en place une gestion des immobilisations conforme à la

réglementation (Instruction codificatrice n° 00-076-M93 du 21
septembre 2000 portant » réglementation budgétaire, financière et
comptable des établissements publics à caractère scientifique,
culturel et professionnel »).
Permettre le suivi physique des immobilisations et en particulier les

entrées et sorties d’actif.
Ensemble des biens répondant à la définition des immobilisations ;
Ensemble des composantes et des services de l’Université.
Chaque composante est responsable de l’application de la procédure

pour la gestion de ses biens ;
Procédure qui s’applique aux biens répondant à la définition d’une

immobilisation (cf. fiche technique n°1) ;
Les travaux doivent faire l’objet d’une analyse spécifique avant d’être
immobilisés (cf. fiche technique n°2) ;
Les biens immobilisés feront l’objet d’un amortissement (cf. fiche

technique n°3).
O LA PROCEDURE D’ACQUISITION D’UNE
IMMOBILISATION
Toute livraison de bien ou travaux réalisés sur des crédits

d’investissements et répondant à la définition des
immobilisations.
Les acteurs
– Accueil ;
– Service utilisateur ;
– Service financier ;
– Ordonnateur.
Les étapes

support
1 Réceptionner les Les marchandises sont réceptionnées par Bon de livraison

marchandises le service accueil qui signe le bon de
livraison
2 Vérifier la Le service utilisateur vérifie la conformité Par écrit

conformité des du bien livré avec la commande, résoud
biens livrés par les éventuels problèmes avec le
rapport à la fournisseur, et signe la facture
commande
3 Contrôler la Le service financier contrôle la facture et
facture la rapproche du bon de commande
4 Certifier le service À partir des éléments transmis par le

fait service financier, l’ordonnateur certifie le
service fait
5 Émettre le mandat Le service financier émet le mandat

6 Sortir la fiche Concomitamment à la saisie dans Nabuco fiche
immobilisation et et à l’émission du mandat le service immobilisation
l’étiquette financier enregistre l’immobilisation dans étiquette
correspondante le logiciel de gestion des immobilisations
Neptune édite la fiche immobilisation en
2 exemplaires ainsi qu ‘une étiquette à
apposer sur le bien
7 Faire viser les 2 L’ordonnateur vise les deux exemplaires

exemplaires de la de la fiche d’immobilisation.
fiche
immobilisation
8 Envoyer un Le mandat et la fiche d’immobilisation
exemplaire de la sont envoyés à l’agence comptable.
fiche
immobilisation
ainsi que le
mandat à l’agence
comptable pour
paiement
9 Apposer Le service utilisateur :
l’étiquette sur le vise la fiche immobilisation
bien et viser la fait une copie qu’il conserve et transmet
fiche immo l’original signé au service financier qui le
conserve.
Appose l’étiquette sur le bien
Le circuit
Acquisition des immobilisations
Service Agence
Accueil Service financier Ordonnateur
utilisateur Comptable
Réception de la
marchandise
Signature du
bon de livraison
Vérification:
marchandise
conforme?
non
oui Résolution du
problème avec
le fournisseur
Constatation
matérielle de
service fait
Signature de
la facture
Contrôle de la Certification de
Facture
facture service fait
Emission du mandat
Mandat
Saisie
Neptune
Fiche
Etiquette
immo
Visa de 1 exemplaire Paiement

l’ordonnateur
- Apposition de
l’étiquette 1 exemplaire
- Visa fiche immo
Copie Fiche
immo
Copie Fiche
fiche immo
Archive en attente Archivage de

de réforme l’original
O LA PROCEDURE DE CESSION ET DE RÉFORME
D’UNE IMMOBILISATION
Toute décision de cession ou de réforme d’un bien faisant

partie de l’état de l’actif de l’Université (inscrit en dépense
d’investissement, classe 2 lors de son acquisition) prise à
l’occasion d’un inventaire, d’un vol ou de tout autre
évènement justifiant sa sortie.
Les acteurs
– Service utilisateur ;
– Conseil de gestion
– Conseil d’administration
– Service des domaines
– Service financier ;
Les étapes

support
1 Proposer la Le service utilisateur constate qu’un bien Proposition de

réforme ou la n’est plus utilisé ou à disparu et propose réforme
cession ou sa sortie du patrimoine de l’Université
constater le vol
2 Valider la sortie Le conseil de gestion de la composante
du bien puis le conseil d’administration valide la
demande de réforme ou de cession
3 Contacter les Les services du domaine sont contactés
services du pour valider la réforme du bien ou pour
domaine afin de organiser sa cession
valider la réforme
ou dévaluer le
bien en vue
d’organiser sa
cession
4 En cas de Les services du domaine organisent la
cession : cession du bien puis informent
Attendre la l’Université du prix obtenu.
cession du bien
par les services du
domaine
4 En cas de Le service utilisateur fait détruire ou Procès verbal de
bis réforme : enlever le bien et se fait établir par le destruction
Faire détruire ou prestataire un procès verbal de
enlever le bien destruction.
4 En cas de vol : Lorsque le service utilisateur subit un vol, Déclaration de
ter Faire une il réalise une déclaration de vol auprès du vol
déclaration de vol commissariat de police.
5 Envoyer la fiche Afin d’enregistrer budgétairement et de Fiche Neptune,
Neptune de constater comptablement la sortie de justificatifs
l’immobilisation l’immobilisation, le service utilisateur
ainsi que le envoie au service financier la fiche
justificatif de Neptune de l’immobilisation ainsi que le
sortie de justificatif de sortie (procès verbal de
l’immobilisation destruction, déclaration de vol, cession
au service par les domaines).
financier
6 Enregistrer la Le service financier émet les mandats et Mandats et/ou
sortie du bien éventuellement les titres nécessaires à la titres
sortie du bien, et les transmet à
l’ordonnateur pour validation
7 Transmission des Le service financier fait une copie de
pièces à l’agent l’ensemble des documents en vue de
comptable l’enregistrement et de l’éventuel
recouvrement (cas de la cession)
Le circuit
Procédure de cession et de réforme des immobilisations
Service Conseil de Conseil Services du Agence

Service financier Ordonnateur
utilisateur gestion d’administration domaines comptable
Proposition de
réforme ou de
cession
Validation Revalidation Avis
NON
Cession
OUI
Réforme Organisation de la
vente
PV de
destruction
Vente par les

services
Fiche liquidation et
mandatement à partir
Fiche
des documents
Neptune
barrée
Contrôle de la Certification de
facture service fait
Mandatement
Emission du
mandat et des
bordereaux
Facture Bordereau
Mandat
Signature des
documents
Copie des
documents
Envoie des pièces à
l’agence comptable
- Facture (original+copie)
- Bordereau (en double)
- Mandat
Pieces
Traitement
Paiement
Copie de
chaque
pièce
DEFINITION D’UNE IMMOBILISATION
Selon l’instruction codificatrice M.93 :
« Le bilan des EPSCP doit comporter à son actif l’ensemble des valeurs
immobilisées, c’est-à-dire des biens et valeurs destinés à rester
durablement sous la même forme dans l’établissement et notamment
les immobilisations, biens de toute nature, corporels ou incorporels,
meubles ou immeubles affectés à l’établissement ou acquis par lui, non
en vue d’être consommés dans l’année, transformés ou cédés mais
pour être conservés d’une manière durable par l’établissement en vue
de l’accomplissement de sa mission. »
Il s’agit par conséquent d’éléments qui ne se consomment pas

par le premier usage.
Par exception, les EPSCP sont autorisés à imputer en charges de

la section de fonctionnement leurs acquisitions répondant à la
définition des immobilisations, dont la valeur unitaire hors taxes
est inférieure à 800 €HT.
Toutefois, il est demandé pour les biens présentant un

caractère attractif (magnétoscope, téléviseur, matériels
informatiques et numériques, réfrigérateurs, congélateurs… )
d’une valeur supérieure à 230 €HT de procéder dans tous les
cas à l’immobilisation de l’acquisition ce qui permettra un
suivi actif de ces biens dans Neptune.
Classement des immobilisations
Les immobilisations sont classées à partir de la nature économique des

éléments qui les composent.
On distingue :
Les immobilisations incorporelles
201 Frais d’établissement

203 Frais de recherche et développement
205 Autres concessions et droits similaires, brevets, licences,
marques et procédés, droits et valeurs similaires
206 Droit au bail
208 Autres immobilisations incorporelles
Les immobilisations corporelles
Les immobilisations sont classées lorsqu’elles sont terminées

sous les rubriques suivantes :
211 Terrains
212 Agencements et aménagements de terrains
213 Constructions
214 Constructions sur sol d’autrui
215 Installations techniques, matériels et outillages
216 Collections
218 Autres immobilisations corporelles
Lorsqu’elles ne sont pas terminées elles apparaissent sous la rubriques

«23 Immobilisations en cours ».
Les immobilisations financières

TRAVAUX : DISTINCTION ENTRE LES CHARGES ET LES
IMMOBILISATIONS
Les dépenses ont le caractère :
De charges d’exploitation si elles ont pour effet de maintenir les

immobilisations dans un état normal d’utilisation
D’immobilisation si elles ont pour effet une augmentation de la

valeur d’un élément d’actif ou une augmentation de sa durée
probable d’utilisation
Cas des dépenses d’entretien et de réparation
Définition
Entretien : caractère préventif, il a pour objet de conserver

les biens dans de bonnes conditions d’utilisation.
Réparation : destinée à remettre les biens en bon état

d’utilisation
Règle générale
Les dépenses d’entretien et de réparation constituent des dépenses

de fonctionnement.
Cas particuliers : les grosses réparations
Art 606 du code civil : « les grosses réparations sont celles des gros
murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des
couvertures entières, celui des digues et des murs de soutènement
et de clôture aussi en entier. Toutes les autres opérations sont
d’entretien. »
Lorsque les grosses réparations accroissent la valeur du bien sur

lequel elles sont exécutées ou augmentent sa durée de vie, elles
constituent des immobilisations.
Cas des dépenses d’amélioration
Toute dépense qui a pour effet soit d’augmenter la valeur ou la

durée de vie du bien immobilisé soit sans augmenter cette durée de
vie de permettre une diminution des coûts d’utilisation ou une
production supérieure.
Elles peuvent provenir soit du remplacement d’un élément

usagé par un élément neuf, soit de la réparation d’un élément
existant (exemple : remplacement d’une installation de
chauffage).
Les dépenses d’amélioration constituent des dépenses

d’investissement.
Échange standard
Le simple remplacement ou échange standard d’un élément

indispensable au fonctionnement d’un matériel ne doit pas
entraîner l’immobilisation de la dépense quel qu’en soit le
montant à partir du montant où la réparation n’a eu pour effet
que de maintenir le matériel en état de marche.
Agencement et aménagements
« Travaux destinés à mettre en état d’utilisation les immobilisations

de l’entreprise ».
En principe ils sont immobilisés.
Toutefois sont considérés comme des charges par la jurisprudence :

- Les réfections de toiture ;
- Les peintures intérieures et extérieures ;
- Les travaux de peinture, vitrerie, nettoyage et réfection
partielle de réseaux ;
- Le remplacement d’une moquette ;
- Les travaux de ravalement.
En cas de doute quand à l’affectation en charges ou en immobilisations
des dépenses de travaux, on pourra se reporter à la grille de critères
suivante :
CRITERE D’AFFECTATION DE DEPENSES DES TRAVAUX
PLUTÔT UNE OU PLUTÔT UNE

IMMOBILISATION CHARGE
Durée de vie de l’acquisition
Durable 5 ans Pas durable
Valeur de l’ensemble immobilier
Accrue Maintenue
Programmation
Opération exceptionnelle - ponctuelle Opération courante - récurrente
Responsabilité des travaux
Propriétaire Locataire
Mode de financement
Externe (subvention, emprunt)

Interne
Remplacement
Avec un plus A l’identique

AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS
Définition
L’amortissement est la constatation d’une perte de substance d’un bien.

Il permet de constater chaque année, le montant de la dépréciation
(comptabilisée chaque année parmi les charges de l’exercice).
Selon le PCG (plan comptable général), l’amortissement

comptable se définit comme :
« la constatation comptable d’un amoindrissement de la
valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, de
changement de technique et de toute autre cause dont les effets
sont irréversibles ».
Conséquences
Les dépréciations momentanées dues à des évènements

exceptionnels ne se constatent pas par voie d’amortissement mais
par voie de provision.
Certains biens ne subissent pas, habituellement de dépréciation due

à l’usage et au temps. Ils ne feront donc pas l’objet
d’amortissement. Ces biens sont essentiellement :
– Le droit au bail ;
– Les terrains ;
– Les collections et œuvres d’art ;
– Les immobilisations financières.
Objectifs de l’amortissement
2 objectifs sont assignés à l’amortissement dans le secteur

public :
– Constater la dépréciation des biens ;

– Préparer leur renouvellement.
L’amortissement concerne l’ensemble des biens inscrits à l’actif

immobilisé qui subissent une dépréciation irréversible
Toutefois l’amortissement des biens pour lesquels la charge de

renouvellement n’incombe pas à l’établissement font l’objet
d’une neutralisation.
Calcul de l’amortissement
L’amortissement consiste généralement en l’étalement sur une

durée probable de vie de la valeur des biens.
Durées d’amortissement
Pour chaque bien ou catégorie de bien, le conseil d’administration
fixe sur proposition de l’ordonnateur les durées d’amortissement par
catégorie de bien.
Date de début d’amortissement ;

L’amortissement commence au 1er janvier de l’exercice suivant
l’exercice d’acquisition.
Méthodes d’amortissement ;
La méthode retenue par l’université est l’amortissement
linéaire (ou constant) : le bien est amorti sur sa durée
probable d’utilisation par annuités d’amortissement
constantes.
Tableau d’amortissement ;
Pour chaque immobilisation, un tableau d’amortissement est
établi qui sert à déterminer de montant des dotations à
inscrire chaque année au budget. Ce tableau d’amortissement
apparaît dans la fiche immobilisation établie par le logiciel de
gestion des immobilisations Neptune.
Impact budgétaire ;
L’amortissement est une charge imputée sur la section de
fonctionnement. Lors de l’élaboration du budget, un crédit doit
donc être ouvert au compte de dotation aux amortissements.
Ces crédits ont un caractère évaluatif. Les dépassements sont
donc autorisés sur ce compte en revanche les crédits inscrits
sur les comptes de dotations ne peuvent êtres utilisés à un
autre objet.
Le montant de la dotation aux amortissements est
automatiquement repris en recettes de la seconde section par
l’intermédiaire de la capacité d’autofinancement.
Quel est le schéma comptable à respecter ?

Un compte de charge, 68 Dotation aux amortissements et aux
provisions, est débité en contrepartie du crédit du compte 28
Amortissement des immobilisations figurant à l’actif du bilan.
Tableau d’amortissement voté par le Conseil d’Administration de

l’Université
Compte Durée
NATURE DES IMMOBILISATIONS
budgétaire d’amortissement
203 Frais de recherche et développement 5 ans
2053 Logiciels acquis ou sous traités ou crées 2 ans
2058 Brevets et licences, droits, marques 5 ans
2121 Agencements et aménagements de terrains nus
2122 aménagés ou bâtis, plantations 10 ans
2125
2131
2135 Bâtiments (hors préfabriqués) et assimilés 50 ans
2141
2145
2131
2135 Constructions légères industrialisées et 20 ans
2141 assimilées
2145
21316
21317 Aménagements des constructions et travaux de
21356 gros entretien 15 ans
21357
21358
21817
2151 Installations techniques complexes 10 ans
2153 Matériel scientifique 5 ans
2154 Matériel d’enseignement ou pédagogique
2155 Outillage 5 ans
2157
216 Collections 5 ans
2182 Véhicules de tourisme, véhicules industriels, 7 ans
utilitaires et assimilés
2183 Matériel de bureau électrique ou électronique 5 ans
2184 Mobilier de bureau et assimilés 10 ans
2187 Matériel informatique 5 ans
2188 Matériels divers 5 ans
Modalités pratiques pour l’émission des titres et des mandats

« dotation aux amortissement »
– Code fournisseur : 8440 (mandats) et code client : 5120 (titres)

– Code règlement : 47 (mandats)
– Liste des éditions NEPTUNE à joindre en pièces justificatives :
– État des acquisitions de l’exercice par compte
– État des amortissements
– État du patrimoine
NB. : Un mandat par compte d’amortissement ; Un titre par origine de financement.

LA GESTION DE TRÉSORERIE
Objectifs
Mettre en place une gestion prévisionnelle de la trésorerie.
Anticiper l’impact de la politique d’investissement sur la trésorerie.
Ensemble des opérations financières de l’Université.
2. - RÈGLES GÉNÉRALES
Définition
Le plan de trésorerie consiste à prévoir et à organiser la diversité

des évènements financiers touchant à l’exploitation et à
l’investissement.
Fréquence
Le plan de trésorerie est mensuel.
Méthodologie adoptée
À partir du budget, il a été décidé pour chaque rubrique du

budget de déterminer les lois d’encaissement des recettes et de
décaissement des dépenses en fonction de la moyenne mois par
mois des encaissements et décaissements des 3 dernières
années. Ces informations sont issues de la comptabilité de
l’agence comptable.
REGLES ESSENTIELLES VERS LA TRESORERIE ZERO
1. Ne pas confondre niveau moyen de trésorerie et fonds de

roulement
2. Évaluer et minorer les écarts de trésorerie
3. Envisager un seuil minimal incompressible
4. Maîtriser et coordonner l’ensemble des délais internes et externes
5. Gérer la dette de manière à réduire les incidences sur la

trésorerie à court et plus long terme
6. Maîtriser la politique d’approvisionnement en optimisant les

relations contractuelles avec les fournisseurs
7. Associer la gestion des investissements à celle de l’exploitation
8. Arbitrer les objectifs budgétaires (équilibre) et financiers (flux)
9. Mettre au point des tableaux prévisionnels ajustables et

renseignés en permanence
10. Utiliser une ligne de trésorerie à bon escient

LES ETAPES DE LA CONSTRUCTION D’UN PLAN DE TRESORERIE
Budget annuel
On se basera essentiellement pour la réalisation du plan de

trésorerie sur les données issues de la prévision budgétaire.
Les faits générateurs des opérations et introduction des

décalages de paiement ou d’encaissement
Pour toutes les lignes budgétaires, il convient d’identifier le fait

générateur des opérations et sa fréquence dans l’année afin de
répartir mensuellement les différents éléments du budget.
Une fois que la répartition mensuelle des volumes de recettes et

de dépenses a été réalisée, il convient de déterminer et
introduire les lois d’encaissement et de décaissement pour
chacune des rubriques concernées afin de positionner les entrées
et les sorties de flux financiers.
Pré budgets mensuels
Les opérations d’exploitation
La traduction de ces opérations en flux de trésorerie consiste à

appliquer les clés de répartition mensuelle et les lois d’encaissement
et de décaissement aux prévisions de produits encaissables et de
charges décaissables de l’exercice.
Les charges de personnel
- Les salaires
La répartition mensuelle des salaires doit tenir compte des

éléments constitutifs de la paie et notamment des montants
acycliques, en particulier éléments variables, susceptibles de
faire varier les volumes mensuels. Il s’agit en particulier des
heures complémentaires.
Les salaires bruts doivent ensuite être convertis en salaires
nets à payer. Cette conversion peut se faire en leur appliquant
le taux moyen de retenues pratiqué dans l’établissement.
- Les charges sociales et fiscales
Le calcul de leur montant et leur répartition résulte de

l’application aux salaires nets de taux moyens de cotisation
sociales (charges patronales et salariales) déterminés en
fonction des périodicités de paiement aux organismes
correspondants.
Les charges externes
Les charges externes qui figurent au budget dans les comptes

60 à 62 correspondent aux consommations prévisionnelles de
l’année.
L’ensemble des fournisseurs d’exploitation concernés constitue
un groupe disparate duquel il n’est pas toujours facile
d’extraire des sous-ensembles financièrement homogènes.
Il est toutefois possible de distinguer trois grandes catégories :
- Les fournisseurs dits réguliers dont les livraisons ou

prestations sont facturées au rythme de l’activité. Ils
concernent essentiellement des consommations de biens
comme les fournitures administratives, les denrées
alimentaires.
- Les fournisseurs plus ponctuels qui facturent des
fournitures ou des prestations engagées et modulées sur
décision des responsables d’établissement ou de services.
On peut y classer, par exemple, les dépenses d’entretien
des locaux.
- Les fournisseurs dont les prestations résultent de contrats.
La prévision de dépenses va dans ce cas dépendre
directement des conditions de paiement prévues dans
lesdits contrats. Dans cette catégorie, se trouvent,
notamment, les loyers, les charges de maintenance, les
assurances.
Par contre, au sein de chacune de ces catégories ainsi définies,

vont se trouver regroupés des fournisseurs dont les conditions
de paiement seront totalement différentes.
Aussi, est-il nécessaire de traiter séparément, chaque ligne de
charge du budget.
Les autres charges décaissables
Elles concernent les comptes non traités ci-dessus, c’est-à-dire

essentiellement :
- Les impôts et taxes ;
- Les autres charges de gestion courante ;
- Les charges exceptionnelles éventuellement budgétées.
Le calcul des décaissements mensuels correspondant sera

effectué en retenant les faits générateurs et les modalités de
paiement spécifiques à ces charges.
Les opérations d’investissement et de financement
Les flux financiers relatifs à ces opérations vont résulter du

retraitement des dépenses et des recettes prévisionnelles de la
section d’investissement.
Les investissements
Le volume mensuel des investissements découle de la

programmation prévue au plan d’équipement par les différents
responsables.
Les décaissements effectifs vont ensuite être calculés en

appliquant à ces montants les conditions de paiement
accordées par les fournisseurs d’immobilisations.
Les financements
Les flux de trésorerie correspondant aux opérations de

financement seront positionnés à partir :
- Des informations qu’on pourra obtenir quand aux dates
d’encaissement des éventuels apports et des subventions
d’équipement,
Compte tenu des difficultés d’application, il a été décidé de

procéder à une analyse historique des encaissements et des
décaissements sur les 3 dernières années.
Pré plan de trésorerie mensuel consolidé
Les flux financiers calculés précédemment sont ensuite

centralisés pour alimenter un document de synthèse servant
de cadre au plan de trésorerie.
En raison du principe de rattachement des charges et produits
et des décalages liés aux encaissements et décaissements, le
bilan de clôture d’un exercice comporte des créances et des
dettes dont le dénouement n’a lieu qu’au début de l’exercice
suivant. On intègre donc dans le plan de trésorerie les
encaissements et décaissements correspondants qui doivent
intervenir dans les premiers mois de l’exercice concerné par le
plan de trésorerie.
La recherche de l’équilibre
Positionnement des flux modulables
Les flux dits modulables résultent d’opérations dont les

responsables ont l’entière maîtrise. Ce sont principalement :
- Les flux d’investissement,
- Les encaissements d’emprunts,
- Les gros travaux d’entretien.
Action sur les flux négociables
Il s’agit principalement de l’action sur les délais

d’encaissement et de décaissement.
- Recours éventuel à une ligne de trésorerie ;

- Placement des excédents de trésorerie
Plan de trésorerie mensuel
Suivi du plan et actualisation
L’organisation des relations entre l’ordonnateur et le comptable.

Il est souhaitable que la préparation du plan de trésorerie se
fasse conjointement entre les services de l’ordonnateur et
l’Agence comptable.
Il est également important d’organiser les échanges quotidiens
d’informations sur les émissions de titres de recettes et de
mandats de paiement ainsi que les encaissements et
décaissements en prévision et en réalisation

Procédure Budgétaire

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MODE D’UTILISATION DU GUIDE DE PROCÉDURE

1. - QUELS SONT LES THÈMES TRAITES ?

Afin d’élaborer les procédures détaillées dans ce guide des groupes

Les procédures ont été classées de façon à suivre les étapes de la

2. - QUELS SONT LES UTILISATEURS ?

Sont concernés par ce guide l’ensemble des personnes ayant à

3. - QUELLE EST L’ORGANISATION DU GUIDE ?

Chaque thème est traité selon l’enchaînement suivant :

Objectifs et champs d’application

Les règles générales précisent le cadre spécifique dans lequel

Les fiches techniques générales et les fiches techniques

1. - OBJECTIFS ET CHAMPS D’APPLICATION

Les objectifs de type réglementaire

– Appliquer la procédure de préparation budgétaire prévue au

– Respecter le calendrier de préparation budgétaire des EPSCP1 ;

– Mettre en œuvre les méthodes de préparation budgétaire

Les objectifs de type institutionnel

– Définir des objectifs indexés dans le temps ;

– Traduire budgétairement les activités et les moyens ;

– Se focaliser sur les postes sensibles ;

– Disposer de données fiables au stade du suivi budgétaire ;

– Assurer une saine gestion de la trésorerie.

Mise en place des budgets des composantes ;

Élaboration du budget de l’Université.

Chaque composante doit prévoir son budget en dépenses et en recettes

Les services de la Présidence consolident le budget à partir des

Le budget de l’université et ceux des composantes respectent les

O LA PROCÉDURE D’ÉLABORATION DU BUDGET

Préparation de l’exercice budgétaire suivant (à partir de juin N –

N° Étapes Description de la procédure Document

1 Réfléchir sur la L’ensemble des acteurs :

2 Définir une politique Le CA définit une politique générale et

3 Recenser les Les composantes, le service commun et

4 Préparer les travaux Au cours du mois de septembre N-1, les

5 Faire délibérer le CA Le CA délibère sur les prévisions

N° Étapes Description de la procédure Document

6 Élaborer les projets En fonction des éléments d’information

Les commissions des finances des

7 Transmettre les Les projets de budget sont transmis aux

9 Voter chaque budget Les conseils de gestion des composantes Budget et

N° Étapes Description de la procédure Document

11 Transmettre le Tant que le budget n’a pas été

12 Publier le budget La publication du budget intervient au

Travaux des Transmission du

Situation des dépenses engagées

Recensement Mise en cohérence des besoins Organisation

Pré budget Consolidation et

NON Arrêt du budget Approbation

Budget définitif Approbation

LES FICHES TECHNIQUES

Permettre une autorisation et un contrôle régulier des

L’Annualité s’applique à l’année civile soit du 1er Janvier

La technique du rattachement des charges et produits à

Le principe d’unité se traduit par l’élaboration d’un acte

Le budget est voté au cours d’une seule session. Il

L’ensemble des recettes sert à financer l’ensemble des

Il est interdit de contracter les dépenses et les recettes ;

Il est interdit d’affecter des recettes à des dépenses ;

Ce principe et cette modalité de non-affectation

Elle permet d’identifier par chapitre et par destination

Les crédits ouverts à chaque chapitre ne peuvent être

Tout changement de la répartition entre masse budgétaire

Améliorer la transparence et la lisibilité du budget ;