Guide Des Procédures RH

RÉPUBLIQUE GABONAISE
DIRECTION GÉNÉRALE DE LA
COMPTABILITÉ PUBLIQUE MINISTÈRE DU BUDGET ET
DES COMPTES PUBLICS
ET DU TRÉSOR
GUIDE
DES PROCEDURES RH
DE LA DGCPT
PROBITÉ SINCÉRITÉ DISPONIBILITÉ
www.tresorpublic.ga
POURQUOI UN GUIDE DES PROCÉDURES RH ?
Le Guide des Procédures s’inscrit dans le cadre de la politique de Qualité conduite par la Direction Générale de la Comptabilité
Publique et du Trésor.
Il donne un descriptif détaillé des principales procédures conduites au sein des différents services de la Direction des Ressources
Humaines.
Ce document sert 4 objectifs :
• Permettre à tout nouvel agent affecté à un service de la DRH d’être plus rapidement opérationnel, en disposant d’une
vision complète de chaque procédure.
• Permettre aux agents plus expérimentés de développer leur polyvalence, pour pouvoir assurer des prises de relais dans le
cas d’absence des gestionnaires habituels.
• Disposer d’un cadre référentiel permettant de stabiliser les gestes professionnels pertinents et d’évaluer leur respect par
les agents.
• Et plus largement, contribuer à la diffusion des principes et des bonnes pratiques relatives à la Qualité au sein de la
DGCPT.
Pour sa première édition, le Guide des Procédures RH ne vise pas à l’exhaustivité. Il pourra être complété par la suite pour certaines
procédures non-encore formalisées.

TABLE DES MATIERES
RECRUTEMENT DES AGENTS PERMANENTS DE L’ETAT

MISE EN ŒUVRE DES ENTRETIENS DE RECRUTEMENT POUR LES CADRES AVANT
AFFECTATION A DES POSTES SPECIFIQUES
LES PROCÉDURES DU
SERVICE RECRUTEMENT DEROULEMENT D’UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT AVANT AFFECTATION A DES
ET GESTION DES POSTES SPECIFIQUES
CARRIÈRES TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS
GESTION DE LA MOBILITE
MISE A LA RETRAITE DE L’AGENT
EXPRESSION DES BESOINS EN FORMATION
CENTRALISATION DES BESOINS EN FORMATION

ELABORATION DU PLAN DE DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES
LES PROCÉDURES DU
SERVICE FORMATION ET ELABORATION D’UN CAHIER DES CHARGES
PERFECTIONNEMENT
TRAITEMENT DES STAGES ACADEMIQUES
DEROULEMENT DES STAGES DECOUVERTE
SUIVI DES CONCOURS DES GRANDES ECOLES
INCORPORATION D’UN AGENT DANS ASCOMA
REGLEMENT DES DEPENSES ASCOMA
RESILIATION DE CONTRAT D’ASSURANCE
TRAITEMENT DES DOSSIERS DE PRESTATION DE SERMENT

LES PROCÉDURES DU
SERVICE CONTENTIEUX GESTION DES SITUATIONS DE MALADIE LONGUE DUREE
ET AFFAIRES SOCIALES
TRAITEMENT DES DOSSIERS DES AGENTS EN CONTENTIEUX
LIQUIDATION DES INDEMNITES DES AGENTS RETRAITES
TRAITEMENT DES ACTES LIES AU DECES DE L’AGENT

TRAITEMENT DES ACTES LIES AU DECES D’UN AYANT-DROIT
LES PROCÉDURES DU GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS ET CIVILS
SERVICE ARCHIVES ET
DOCUMENTATION CREATION DU DOSSIER D’UN NOUVEL AGENT
TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE

LES PROCÉDURES DU
SECRÉTARIAT DE LA DRH ETABLISSEMENT DES ORDRES DE MISSION
TRAITEMENT DU COURRIER DEPART
Rapport annuel des valeurs du Trésor - Exercice 2020

LES PROCÉDURES DU SERVICE
RECRUTEMENT
ET GESTION DES CARRIÈRES
PROCEDURE DE RECRUTEMENT DES AGENTS PERMANENTS DE L’ETAT
ABRÉVIATIONS
DG : Directeur Général
DRH : Directeur des Ressources Humaines
CSRGC : Chef de Service Recrutement et Gestion des Carrières
SRGC : Service Recrutement et Gestion des Carrières
FP : Formation et Perfectionnement
DPM : Direction du Patrimoine et des Moyens
CSFOR : Chef de Service Formation
PV : Procès Verbal
DESCRIPTION
N° ACTION QUI COMMENT ENREGISTREMENT

RECEPTION DES Reçoit du DG les profils répondant
1 DRH
PROFILS aux besoins exprimés à la FP.
PREPARATION Reçoit les dossiers des candidats
2 DES ELEMENTS CSRGC pour examen et préparation des
D’ENTRETIEN entretiens.
Met en place une commission
MISE EN
composée de la DRH, CSRGC,
3 PLACE D’UNE DRH - La liste des profils sollicités;
CSFOR et le responsable du service
COMMISSION - Les différentes notes;
demandeur.
- Attestations de prises de service.
VALIDATION DES Apprécie les éléments issues de la
4 DG
DOSSIERS phase d’entretien et instruit DRH.
PREPARATION
DES NOTES
Prépare les notes d’affectation et les
5 D’AFFECTATION DRH
prises de service et soumet au DG
ET DE PRISES DE
SERVICE
PRESENTATION
DES NOTES
Apprécie et signe les notes et les
6 D’AFFECTATION DG
attestations
ET DE PRISES DE
SERVICE
Rédaction
Validation Approbation
Le Chef de Service Recrutement et
Le Directeur des Ressources Humaines Le Directeur Général
Gestion des Carrières
Axelle Sophie KIKI LENGARA Franck Yann KOUBDJE
Leatitia Nadia MINDJOUNDI
Guide des procédures RH de la DGCPT 5 DGCPT

PROCEDURE DE MISE EN ŒUVRE DES ENTRETIENS DE RECRUTEMENT POUR
LES CADRES AVANT AFFECTATION A DES POSTES SPECIFIQUES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
RÉCEPTION DE LA
- La Fonction Publique répond à
FONCTION PUBLIQUE
1 DG la sollicitation de la DGCPT sur le
DU DOSSIER DE L’AGENT
profil demandé.
ET ANNOTATION À DRH
RÉCEPTION DU
DOSSIER DE L’AGENT
2 ET INSTRUCTION AU DRH - Transmission du dossier.
CSRGC POUR EXAMINER Le dossier de l’agent :
LE DOSSIER - La demande manuscrite
EXAMEN DU DOSSIER - La copie d’acte de
ET PRISE DE CONTACT - Vérification des éléments naissance
3 CSRGC
AVEC L’AGENT POUR constitutifs du dossier. - Les copies de diplômes
ENTRETIEN - Le certificat médical
TRANSMISSION AU - Le casier judiciaire
DRH DES MODALITÉS - Elaboration du déroulement de - La photo d’identité
4 CSRGC - Le curriculum vitae (CV)
DU DÉROULEMENT DE l’entretien.
L’ENTRETIEN
TRANSMISSION DES
MODALITÉS DU - Elabore un projet de note de
5 DÉROULEMENT DE DRH transmission à l’attention de la
L’ENTRETIEN À LA commission.
COMMISSION
PRÉPARATION DE - Définit le profil du poste;
6 La Commission
L’ENTRETIEN - Analyse le CV du candidat.
L’ensemble des membres - Apprécie la ponctualité;

7 ACCUEIL DU CANDIDAT de la Commission/ Le - Présente et indique le déroulement
Président de la Commission de l’entretien.
PRÉSENTATION DE
L’ENVIRONNEMENT
- Etablit le premier contact;
8 INSTITUTIONNEL DE LA Le Président de la
- Met à l’aise le candidat.
DGCPT ET LE POSTE À Commission
POURVOIR
- Evalue l’adéquation du profil du
candidat au poste à pourvoir;
Le Président de la
9 ENTRETIEN - Evalue l’intérêt du candidat pour
Commission
le poste.
10 SYNTHÈSE La Commission Clôture l’entretien.
6 DGCPT
Rédaction
Le Chef de Service Recrutement et Validation Approbation
Gestion des Carrières Le Directeur des Ressources Humaines Le Directeur Général
Leatitia Nadia MINDJOUNDI Axelle Sophie KIKI LENGARA Franck Yann KOUBDJE

PROCEDURE DE DEROULEMENT D’UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT AVANT
AFFECTATION À DES POSTES SPECIFIQUES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
RÉCEPTION DES
PROPOSITIONS
1 DG
D’AFFECTATIONS DE LA
DRH
Présente la proposition d’affectation. Projet d’affectation.
RÉCEPTION DE LA
VALIDATION DE
2 DRH
LA PROPOSITION
D’AFFECTION
TRANSMISSION À LA
COMMISSION DE LA
Présente la liste des cadres
3 LISTE DES CADRES CSRGC
sélectionnés pour un entretien
SÉLECTIONNÉS POUR
L’ENTRETIEN
- Définit le profil du poste;
PRÉPARATION À
4 CSRGC - Analyse le CV.
L’ENTRETIEN
- Apprécie la ponctualité;
5 ACCUEIL DU CANDIDAT DRH - Présente et indique le déroulement
de l’entretien.
PRÉSENTATION DE
- Etablit le premier contact;
L’ENVIRONNEMENT
- Met à l’aise le candidat
6 INSTITUTIONNEL DE LA La Commission Définit le profil du poste
- Rappelle les objectifs et le
DGCPT ET DU POSTE À
déroulement de l’entretien
POURVOIR
- Evalue l’adéquation du profil du
L’ensemble des membres
candidat au poste à pourvoir
de la Commission/
7 ENTRETIEN - Evalue l’intérêt du candidat pour Analyse le CV
Le Président de la
le poste.
Commission
Le Président de la - Clôture l’entretien.

8 SYNTHÈSE
Commission
Rédaction
8 DGCPT
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS
ABRÉVIATIONS
SRGC : Service Recrutement et Gestion des Carrières
DONA : Dossier Numérique de l’Agent
DESCRIPTION

RECEPTION DES - Reçoit du DG les demandes d’attestation des
1 DEMANDES D’ACTES DRH chefs de postes;
ADMINISTRATIFS - Annote et transmet au CSRGC.
RECEPTION DES
- L’ attestation de (Re) prise
2 COURRIERS RELATIFS CSRG - Réceptionne le courrier, génère les attestations.
de service;
AUX ACTES A GENERER
- L’ attestation d’emploi ;
CONTROLE DES - L’ attestation de cessation
- Contrôle, vise, et soumet les attestations au
3 ATTESTATIONS DRH de service ;
DG.
GENEREES - L’ attestation de présence
SIGNATURE DES au poste ;
4 DG - Signe les attestations et les retourne à la DRH.
ATTESTATIONS - L’ attestation de congé ;
RECEPTION ET - L’ attestation d’autorisation
5 TRANSMISSION DES DRH - Reçoit les attestations et les transmet au SRGC. d’absence;
ATTESTATIONS - Le certificat de travail.
RECEPTION ET - Rédige les soit-transmis et transmet les actes

6 TRAITEMENT DES SRGC administratifs aux services concernés (Archives et
ATTESTATIONS Affaires sociales).
Rédaction

PROCEDURE DE GESTION DE LA MOBILITÉ (HORIZONTALE ET VERTICALE)
ABRÉVIATIONS
DGA : Directeur Général Adjoint
ACC : Agent Comptable Central
DER : Directeur des Etudes et de la Réglementation
IS : Inspecteur des Services
ISA PMP : Inspecteur des Services Adjoint, en charge du Pôle Management et Pilotage
CRR : Compte Rendu de Réunion
MAJ : Mise À Jour
DESCRIPTION
LETTRE DE
Donne les orientations générales sur les règles qui La lettre de cadrage
1 CADRAGE DE LA DG
doivent guider la démarche de mobilité. mobilité.
MOBILITÉ
- La note de service du
OUVERTURE DE
Reçoit du DG, la note portant ouverture de la DG;
2 LA CAMPAGNE DRH
campagne de mobilité et le calendrier y relatif. - Le calendrier mobilité.
DE MOBILITÉ
PUBLICATION
Publie par voie d’affichage (et autre média, portail - Le tableau des postes
DES OFFRES ET
3 DRH DGCPT, etc.), les offres des postes vacants après vacants (Bourse des
VACANCES DE
collecte des informations. Emplois).
POSTES
RÉCEPTION - L’accusé de réception;
Reçoit des personnels les vœux et candidatures pour la
4 DES VŒUX ET DRH - La liste des candidatures;
mobilité.
CANDIDATURES - Le synopsis mobilité.
- Effectue une analyse préalable et un pré-tri des
candidatures et procède à leur affectation brute aux
TRAITEMENT DES
postes ;
INFORMATIONS
- Formule des observations sur les demandes, - La note d’analyse;
5 ET PRÉPARATION DRH
notamment en cas de multitude de candidatures à un - Les dossiers anonymés.
DE LA
poste;
COMMISSION
- Prépare tous les dossiers anonymés.
- Organisent la session de mobilité selon la procédure :

DGA, ACC
anonymat, collégialité et respect des critères de gestion - La propositions des
COMMISSION DE DRH
6 et du mérite, conformément aux principes édictés dans mutations;
MOBILITÉ DER
la Charte de la Mobilité. - Le CRR de travaux.
ISA PMP
- Elaborent les propositions de mutation.
- Prend connaissance des propositions de mutation;

. VALIDATION DU - Reçoit la commission pour des éclairages et
DG Le CRR arbitrage.
7 DG compléments d’information;
- Arbitre et Valide les propositions.
10 DGCPT
TRANSMISSION
- La note de
AUX AUTORITÉS
Transmet par fichier numérique et physique les transmission;
8 POUR LES DG
propositions de mutation au Ministre. - Le projet de décret de
PROJETS DE
nomination.
NOMMINATION
DIFFUSION
MOBILITÉ DES
PERSONNELS Diffuse la note signée du DG, portant affectation des
9 DRH La note d’affectation 1
NON SOUMIS personnels non soumis à la procédure du décret.
AU CONSEIL DES
MINISTRES
PRISE EN - La liste omissions et
- Enregistrent les omissions et examinent les recours;
CHARGE DES DGA/ recours
10 - Soumettent à l’appréciation et à la signature du DG, les
OMISSIONS ET COMMISSION - La note d’affectation
propositions d’affectation.
RECOURS 2.
PRODUCTION - Les actes
Soumet à la signature du DG les actes administratifs et
11 DES ACTES DRH administratifs;
procède à leur distribution et MAJ du fichier DONA
ADMINISTRATIFS - La situation des MAJ.
- Le rapport
EVALUATION DE L’IS instruit une mission d’évaluation en collaboration avec d’évaluation;
12 IS/DRH
LA MOBILITÉ la DRH et une enquête de satisfaction de la mobilité qui - L’ enquête de
est soumise à l’appréciation du DG satisfaction.
Rédaction Validation Approbation

Le Chef de Service Recrutement et Le Directeur des Ressources Humaines Le Directeur Général

PROCEDURE DE MISE À LA RETRAITE DE L’AGENT
ABRÉVIATIONS
DPM : Directeur du Patrimoine et des Moyens
DGBFIP : Directeur Général du Budget et des Finances Publiques
SGMBCP : Secrétaire Général du Ministère du Budget et des Comptes Publics
CSAD : Chef de Service Archives et Documentation
DONA : Dossier Numérique de l’Agent
DESCRIPTION

RECEPTION DES Reçoit du DGFP via le SGMBCP les arrêtés de
1 DG
ARRETES mise à la retraite et les transmet au DRH.
TRANSMISSION
Reçoit et transmet les arrêtés au CSRGC pour
2 DES ARRETES AU DRH
mise à jour DONA.
CSRGC
- Reçoit les arrêtés, met à jour le fichier du
personnel dans l’application,
RECEPTION DES - Transmet au CSAD pour archivage numérique et
3 CSRGC
ARRETES physique;
- Etablit les attestations de cessation de service
(selon la date d’anniversaire).
- Les arrêtés de mise à la
SOUMISSION DES retraite;
4 ATTESTATIONS DRH Soumet au DG les attestations pour signature. - Les différentes notes;
AU DG - Les attestations de céssation
TRANSMISSION de service.
DES
5 DG Renvoie les attestations signées à la DRH.
ATTESTATIONS
AU DRH
TRANSMISSION
6 DRH Transmet pour traitement au CSRGC et à la DPM.
AU DPM
Reçoit les attestations et rédige les soit-transmis

RECEPTION DES à l’endroit du Service Archives et Documentation,
7 CSRGC
ATTESTATIONS du Service Contentieux et Affaires Sociale, de la
Mutuelle de la DPM via DRH.
Rédaction
Le Chef de Service Recrutement et
12 DGCPT
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT
Rapport annuel des valeurs du Trésor - Exercice 2020

PROCEDURE D’EXPRESSION DES BESOINS EN FORMATION
ABRÉVIATIONS
CSFP : Chef de Service Formation et Perfectionnement
SC : Service Courrier
PDC : Plan de Développement des Compétences
SFP : Service Formation et Perfectionnement
DESCRIPTION

TRANSMISSION
DES Reçoit les orientations stratégiques de formation L'orientation stratégique du
1 DRH (mars)
ORIENTATIONS du DG et les transmet au CSFP DG
AU CSFP
FORMALISATION Formalise les éléments de politique de formation
2 DE LA POLITIQUE CSFP (mars) via un projet de lettre de cadrage et le soumet à
DE FORMATION DRH
PRESENTATION
- Analyse et soumet le projet de lettre de cadrage
DE LA LETTRE
au Comité Scientifique pour validation;
3 DE CADRAGE DRH (avril) La lettre de cadrage
- Reçoit du Comité Scientifique la lettre de
AU COMITE
cadrage validée.
SCIENTIFIQUE
RECEPTION DE Reçoit de la DRH la lettre de cadrage et formalise
4 LA LETTRE DE CSFP (avril) la note d’expression des besoins à la signature du
CADRAGE DG.
RECEPTION
Reçoit la note d’expression des besoins signée du
DE LA NOTE La note d'expression des
5 DRH (mai) DG et transmet au SC pour ventilation dans le
D’EXPRESSION besoins
réseau.
DES BESOINS
Rédaction
Le Chef de Service Formation et Validation Approbation
Perfectionnement Le Directeur des Ressources Humaines Le Directeur Général
Guy Moril BOUSSOUGOU Axelle Sophie KIKI LENGARA Franck Yann KOUBDJE
MAPANGOU
14 DGCPT
PROCEDURE DE LA CENTRALISATION DES BESOINS EN FORMATION
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
RECEPTION DES - Reçoit du DG les expressions des besoins en
1 EXPRESSIONS DES DRH (août) formation du réseau;
BESOINS - Transmet au CSFP.
- Centralise et Analyse les expressions des besoins
CENTRALISATION CSFP (Sept- en formation;
2
ET TRAITEMENT Oct.) - Compile dans un tableau après analyse, les Le recueil des besoins.
expressions des besoins en formation retenues.
Instruit le CSFP de procéder à l’élaboration du

ÉLABORATION
3 DRH (Oct.) projet du PDC tenant compte des orientations
DU PDC
stratégiques du DG.
Rédaction
MAPANGOU

PROCEDURE D’ELABORATION DU PLAN DE DEVELOPPEMENT DES
CO M P E T E N C E S
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION

Instruit le CSFP de procéder à l'élaboration du
1 INSTRUCTION AU CSFP DRH (août) projet du PDC tenant compte des orientations
stratégiques du DG.
IDENTIFICATION DE
Identifie, analyse et classifie les besoins de
2 MODE DE BESOIN
formation issus des recueils des besoins exprimés
EXPRIMES
IDENTIFICATION DE LA Identifie et classifie le mode et la durée des

3
DUREE DES FORMATION formations.
CSFP (Sept-
Oct.)
Consigne dans un tableau les propositions de
CONSIGNATION DANS DRH (Oct.)
4 formation classées par thèmes, type de population,
UN TABLEAU
mode et période de formation.
SOUMISSION A Soumet à l'appréciation du DRH, le projet du Plan

5 L’APPRECIATION DE LA de Développement des Compétences pour pré
DRH validation.
Plan de
DRH Examine et pré valide la proposition du Plan de Développement des
6 EXAMEN DU PDC
(la période Développement des Compétences. Compétences.
d’action va du
15/11 au Transmet au Centre de formation, la proposition
TRANSMISSION AU 20/11) du Plan de Développement des Compétences
7
CFDT DU PDC pour indication des intervenants et évaluation
financière du plan.
RECEPTION ET
Reçoit du Centre de Formation la proposition du
8 PROPOSITION DU
plan de formation budgétisé (projet de budget).
BUDGET
TRANSMISSION DRH Transmet au comité de validation (Secrétariat

9 AU COMITE DE (La période permanent du Comité Scientifique), pour
VALIDATION d’action va du validation.
15/12au 31/12).
Réceptionne du comité de validation (Comité
Scientifique) le plan de Développement des
RECEPTION PAR LE
10 Compétences validé, en vue de l'élaboration des
COMITE SCIENTIFIQUE
cahiers de charge et leur transmission au Centre de
Formation pour mise en œuvre.
16 DGCPT
Rédaction
MAPANGOU

PROCEDURE D’ELABORATION DU CAHIER DES CHARGES
ABRÉVIATIONS
DG . Directeur Général
SFP : Service Formation et Perfectionnement
CFDT : Centre de Formation et de Documentation du Trésor
DESCRIPTION

Réceptionne du comité de validation (Comité
RÉCEPTION DU DRH
1 Scientifique) le Plan de Développement des
PDC (La période Compétences.
d’action du
Transmet au Service Formation le Plan de
TRANSMISSION AU 31/12/).
2 développement des Compétences en vue
SFP
l'élaboration des cahiers de charge.
Identifie les périodes de formation en vue de la Le cahier de charges.

IDENTIFICATION
3 programmation de la conception des cahiers de
DES PÉRIODES
charge.
SFP
PRÉCISION DES (Les cahiers
4 de charges Précise les objectifs des formations retenues.
OBJECTIFS
seront rédigés
et transmis Reporte les populations cibles, identifiées au
au CFDT, 3 préalable dans le Plan de développement des
IDENTIFICATION semaines avant la Compétences, tout en précisant leur statut.
5 DES POPULATIONS période indiquée
CIBLES de chaque Reporte les durées des formations fixées dans le
formation). plan de formation.
PROPOSITION Propose des méthodes d'évaluation des

6 DES MÉTHODES compétences acquises par les participants aux
D’ÉVALUATION formations.
Rédaction
MAPANGOU
18 DGCPT
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES STAGES ACADEMIQUES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION

RÉCEPTION DES Reçoit du DG les demandes des Ecoles et les
1 DRH
DEMANDES transmet au CSFP.
RÉCEPTION ET
2 VÉRIFICATION DES CSFP Vérifie les dossiers des stagiaires.
DOSSIERS
TRANSMISSION AUX Transmet au Chef de Poste concerné, la note

3
CHEFS DE POSTE informant la tenue d’un entretien.
- Initie, en cas de réussite à la suite de l’entretien,
DRH
une note de présentation au DG notifiant
INITIATION DES NOTES - Le courrier du
4 l’évaluation du stagiaire;
AU DG stagiaire;
- En cas de non réussite, l’Etablissement est notifié
et le dossier du stagiaire est archivé. - La copie du dernier
diplôme obtenu;
NOTIFICATION À Notifie à l’Etablissement et au chef de poste la - La convention de
5 DG
L’ETABLISSEMENT mise en stage du candidat. stage (obligatoire);
- Suit le déroulement du stage. (3 mois ou 6 mois - La Photo d’identité
SUIVI DU DÉROULEMENT maximum); (1);
6 CSFP - La note d’entretien;
DE STAGE - Prépare la note de fin de stage adressée au chef
de poste au terme de la période de stage. - La note adressée au
DG;
SOUMISSION DE LA - La note adressée à
Soumet à la signature du DG l’attestation de fin de
7 NOTE À LA SIGNATURE DRH l’établissement;
stage de l’intéressé et la convention de stage.
DU DG - La cessation de
SUIVI DU DÉROULEMENT Suit le déroulement du stage. (3 mois ou 6 mois stage.
8 CSFP
DU STAGE maximum).
NOTIFICATION DE LA DRH adresse une note de fin de stage au chef de

9
NOTE DE FIN STAGE poste au terme de la période de stage.
DRH
INITIATION DE LA NOTE Signale au DG l’arrêt du stage de l’intéressé et
10
DE FIN STAGE présente à sa signature l’attestation de fin stage.
Rédaction
MAPANGOU

PROCEDURE DU DEROULEMENT DES STAGES DECOUVERTES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
RÉCEPTION DES
DEMANDES DE Reçoit du DG les demandes de stages initiées par les Ecoles et les
1 DRH
STAGES DES transmet au CSFP
ECOLES
VÉRIFICATION DE
Vérifie les dossiers des stagiaires (Note adressée au DG,- Photo
LA CONFORMITÉ
2 CSFP d’identité (1), - Copie du dernier diplôme obtenu, Convention de
DES DEMANDES DE
stage (obligatoire).
STAGES REÇUES
- Propose un lieu de stage (le lieu de stage doit être en adéquation
avec la formation académique du stagiaire); - La convention de
- En cas d’agrément, prépare la note à l’endroit de l’Etablissement stage;
PROPOSITION DE
et du Chef de Poste soumise à la signature du DG; - Le courrier du
LIEUX DE STAGES
- Rédige la note d’entretien de stage signée de DRH adressée au stagiaire;
3 ET RÉDACTION CSFP
Chef de Poste concerné; - La note d’entretien;
DES NOTES
- En cas de refus, prépare la note aux Etablissements soumise à la - La cessation de stage.
D’ENTRETIEN
signature du DG;
- Classe la demande dans le vivier de demandes de stage non
retenues.
4 Transmet au Chef de Poste concerné, la note informant la tenue
TRANSMISSION
d’un entretien.
DE LA NOTE
- Initie, en cas de réussite à la suite de l’entretien, une note de
INFORMANT DRH
présentation au DG notifiant l’évaluation du stagiaire;
LA TENUE DES
- En cas de non réussite, l’Etablissement est notifié et le dossier du
ENTRETIENS
stagiaire est archivé.
5
NOTIFICATIONS
AUX
Notifie à l’Etablissement et au chef de poste la mise en stage du
ETABLISSEMENTS DG
candidat.
ET AUX CHEFS DE
POSTES
SUIVI DU - Suit le déroulement du stage. (3 mois ou 6 mois maximum);
6 DÉROULEMENT CSFP - Prépare la note de fin de stage adressée au chef de poste au
DES STAGES terme de la période de stage.
TRANSMISSION DES
Soumet à la signature du DG l’attestation de fin stage de l’intéressé
7 ATTESTATIONS DE DRH
et la convention de stage.
FIN DE STAGE
Rédaction
MAPANGOU
20 DGCPT
PROCEDURE DE SUIVI DES CONCOURS DES GRANDES ECOLES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION

Reçoit du DG la note d’information relative à
RÉCEPTION DE LA
l'ouverture des concours administratifs ou des
1 NOTE D’OUVERTURE DU DRH
grandes Ecoles (IEF, ENA, EPCA.) et la transmet
CONCOURS
au CSFP.
- Procède avec le concours du CSRGC et du
IDENTIFICATION
CSAS à l'identification des candidats éligibles et
DES CANDIDATS ET
exempts de contentieux ou inapte du fait de son
2 TRANSMISSION DE LA CSFP
état de santé;
LISTE DES AGENTS PRÉ-
- Transmet à DRH la liste des candidats éligibles
RETENUS
pour examen et pré validation.
TRANSMISSION DE LA Transmet au DG la liste des candidats retenus
3 CSFP
LISTE pour appréciation et validation.
- La note d’information;
- La demande manuscrite de
VALIDATION DE LA Valide et signe la note d’information adressée
l’agent;
4 LISTE DES CANDIDATS DG au réseau et transmet au Service Courrier pour
- Le dossier dûment
RETENUS ventilation.
constitué.
RÉCEPTION DES
Réceptionne les dossiers de candidatures via DRH
DOSSIERS DE DRH
des agents et les transmet au CSFP.
CANDIDATURES
5
CENTRALISATION - Centralise et prépare la liste définitive et les
DES DOSSIERS ET dossiers des candidats retenus au concours;
PRÉPARATION DE LA CSFP - Prépare le projet de correspondance adressée au
CORRESPONDANCE DE Secrétaire Général via la DCRH.
TRANSMISSION
Transmet au DG la liste définitive.

TRANSMISSION DE LA
6 DRH pour autorisation à concourir et la lettre de
LISTE DÉFINITIVE
transmission au Secrétariat Général via la DCRH.
Rédaction
MAPANGOU

CONTENTIEUX ET AFFAIRES SOCIALES
PROCEDURE D’INCORPORATION D’UN AGENT DANS ASCOMA
ABRÉVIATIONS
CSCAS : Chef de Service Contentieux et Affaires Sociales
DGCPT : Direction Générale de la Comptabilité Publique et du Trésor
RH : Ressources Humaines
ASCOMA : Assurance Complémentaire Maladie
DESCRIPTION

- Reçoit la demande d'adhésion/incorporation de l'agent et de
RÉCEPTION DE LA
1 DRH son ayant-droit La demande de l’agent
DEMANDE
- Annote et transmet au CSCAS pour traitement.
- Reçoit et examine la demande

PRÉPARATION DE
2 CSCAS - Prépare la demande d’incorporation de l’agent à ASCOMA à la
L’INCORPORATION
signature de DRH.
TRANSMISSION
- Transmission de la lettre et l’état d’incorporation de l’agent à
DE LA LETTRE - La lettre
ASCOMA;
3 ET L’ETAT DRH d’incorporation;
- Transmet au CSCAS la copie de la décharge dont la date vaut
D’INCORPORATION - L’état d’incorporation.
incorporation à ASCOMA pour prise en compte.
À ASCOMA
- Reçoit la copie de la décharge;

- Réactualise son fichier numérique et physique;
- Prépare une note d’information à l’endroit de l’agent;
RÉCEPTION DE LA La copie de la
4 CSCAS - Prépare pour signature au DRH le soit-transmis au DPM pour
DÉCHARGE décharge
prise en compte du prélèvement;
- Transmet les actes d’état civil au CSRGC et au CSAD.
Rédaction
Le Chef de Service Contentieux et
Affaires Sociales
Chimène Daria MOMBO MBINA

PROCEDURE DE REGLEMENT DES DEPENSES ASCOMA
ABRÉVIATIONS
EDSAP : Etat Des Sommes à Payer
TC : Trésorier Central
OV : Ordre de Virement
CDC : Caisse de Dépôt et de Consignation
DR : Directeur du Règlement
ACC : Agent Comptable Central
DESCRIPTION
- Reçoit du DG la facture d’assurance du courtier ASCOMA;
RÉCEPTION DE - Reçoit de la DPM l’état des précomptes;
1 DRH
LA FACTURE - Transmet au CSCAS pour le contrôle de la facture et la
vérification de la liquidation au regard du contrat.
2 ETABLISSEMENT
Etablit l’état des sommes à payer en distinguant la part des
DE L’ETAT DES L’état des sommes à
CSCAS retenues des agents et la part de l’administration. Le total doit être
SOMMES À payer
égal au montant de la facture.
PAYER
3
- Prépare le dossier qui comprend l’état des sommes à payer,la

PRÉPARATION - La note DG;
facture, la lettre du DG autorisant le paiement par l’administration
4 DU DOSSIER DE DRH - La note TC;
au TC;
PAYEMENT - La note DPM.
- Transmission à DPM.
- Effectue un contrôle contradictoire des retenues;
- Procède à l’engagement de la dépense en créant une journée - L’OV;
comptable distinguant les deux opérations de reversement des - Le swift;
ENGAGEMENT retenues et de règlement de la part DGCPT. Cette opération - La lettre de
5 DPM
DPM intervient en même temps que la liquidation des notification;
précomptes; - La position de
- Procède à la transmission de la journée à la TC et en informe compte.
DRH.
- Transmets le dossier au DR qui traite les deux virements distincts
TRANSMISSION
pour alimenter le compte assurance santé à la CDC;
6 DU DOSSIER AU TC La lettre CDC
- Notifie à DRH et DPM le virement effectué sur le compte
DR
Assurance CDC.
PRÉPARATION
Prépare le dossier de règlement en vue du paiement et le soumet L’OV;
7 DU DOSSIER AU DRH
au DGA. Le swift.
DGA
24 DGCPT
Contrôle le dossier et signe conjointement avec l’ACC
CONTRÔLE DU
8 DGA les ordres de virement pour mouvementer le compte L’OV
DOSSIER
CDC.
- Réceptionne les ordres de virement signés du DGA et

l’ACC et les transmet au CSCAS pour dépôt à la CDC
RÉCEPTION DU
9 DRH - Informe les parties prenantes du règlement : Société L’OV
DOSSIER A LA DRH
d’Assurance, DPM, Mutuelle,
- Procède au reporting DG, DGA.
- Le cahier de
TRANSMISSION DES - Dépose les ordres de virement et le swift à la CDC transmission
10 ÉLÉMENTS À LA CDC / CSCAS - Dépose le coupon de la facture et le swift à ASCOMA - Le rapport
ARCHIVAGE - Archive le dossier en support physique et numérique. - Classeur
La sauvegarde
Rédaction
Affaires Sociales

PROCEDURE DE RESILIATION DE CONTRAT D’ASSURANCE
ABRÉVIATIONS
EDSAP : Etat Des Sommes à Payer
OV : Ordre de Virement
DESCRIPTION

RECEPTION DE - Reçoit la demande de résiliation de l’agent;
1 LA DEMANDE DE DRH - Annote et transmet au CSCAS pour traitement.
RESILIATION
- Reçoit et examine la demande; - L’acte de décès;
EXAMINATION DE
2 CSCAS - Prépare la demande de résiliation et l’état de l’agent et de ses - La demande de
LA DEMANDE
ayants-droit à ASCOMA à la signature de DRH. l’agent;
TRANSMISSION - L’acte de nomination;
- Transmet la lettre et l’état de résiliation de l’agent à ASCOMA;
DE LA LETTRE DE - Le changement de
3 DRH - Transmet au CSCAS la copie de la décharge dont la date vaut
RESILIATION A situation matrimoniale;
résiliation à ASCOMA pour prise en compte.
ASCOMA - La mise à la retraite;
- L’application des
- Reçoit la copie de la décharge;
mesures conservatoires
- Réactualise son fichier numérique et physique;
de l’agent en
- Prépare une note d’information à l’endroit de l’agent;
RECEPTION DE contentieux.
4 CSCAS - Prépare pour signature au DRH le soit-transmis au DPM pour
LA DECHARGE
prise en compte;
- Transmet au DPM et à la Mutuelle les documents justifiants la
résiliation.
Rédaction
Affaires Sociales
26 DGCPT
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DE PRESTATION DE SERMENT
ABRÉVIATIONS
DCG : Directeur du Compte de Gestion
DESCRIPTION :
TRANSMISSION - L’attestation de nomination;
Annote et transmet au CSRGC les attestations de
1 DU COURRIER DRH - Le décret de nomination;
nomination.
AU CSRGC - La fiche administrative de l’agent.
- L’attestation de nomination;
- Le décret de nomination;
TRANSMISSION
- La fiche administrative de l’agent;
DES Transmet au CSCAS les attestations de nomination des
2 CSRGC - La quittance de versement de
ATTESTATIONS comptables n'ayant pas encore prêté serment.
cautionnement;
CSCAS
- L’attestation de réalisation de
cautionnement.
- Constitue les dossiers de prestations de serment des
Comptables Publics;
CONSTITUTION - Reçoit du Comptable Public la quittance de
3 CSCAS
DU DOSSIER / versement de cautionnement; - La fiche administrative de l’agent;
- Reçoit du CSRGC l’attestation de réalisation de - La quittance de versement de
cautionnement. cautionnement;
- L’attestation de réalisation de
TRANSMISSION cautionnement.
Prépare le soit-transmis des dossiers au DCG, soumis à
4 DU DOSSIER AU CSCAS
la signature de la DRH.
DCG
Rédaction
Affaires Sociales

PROCEDURE DE GESTION DES SITUATIONS DE MALADIE LONGUE DUREE
ABRÉVIATIONS
DONA RH : Dossier Numérique de l’Agent Ressources Humaine
DESCRIPTION

- Reçoit du DG la note de signalement du Chef de
RECEPTION DE
1 DRH Poste ou de l’agent;
LA NOTE
- Annote et transmet au CSCAS.
La note d’information émanant de
- Reçoit la note de signalement;
l’agent ou du chef de poste.
TRAITEMENT DE - Enregistre l’agent dans DONA RH;
2 CSCAS
LA NOTE - Informe le médecin-conseil et le met en relation avec
l’agent.
EMISSION DE Médecin
3 Emet un avis médical qu’il transmet au DRH.
L’AVIS MEDICAL Conseil
Le dossier ou le certificat médical de
l’agent.
MISE A JOUR DE
4 CSCAS Reçoit du DRH l’avis médical et met à jour l’application
L’APPLICATION
Rédaction
Affaires Sociales
28 DGCPT
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DES AGENTS EN CONTENTIEUX
ABRÉVIATIONS
IS : Inspecteur des Services
PV : Procès-Verbal
CODIS : Comité de Discipline
DESCRIPTION

- Reçoit de l’IS le PV du CODIS pour l’exécution des
mesures conservatoires à l’endroit de l’agent indélicat;
1 RECEPTION DU PV DRH - Reçoit du DG les demandes d’explications des Chefs de Le PV du CODIS
Poste à l’endroit des agents indélicats;
- Transmet les documents au CSCAS pour traitement.
- La notification à l’intéressé
- Renseigne DONA RH avec les éléments reçus;
des mesures conservatoires;
- Enregistre les demandes d’explications dans le module;
- La note du DG pour DRH/
RENSEIGNEMENT - Transmet au CSRGC pour traitement et au CSAD pour
2 CSCAS DPM pour exécution des
DONA archivage physique et numérique;
mesures conservatoires;
- Prépare le soit-transmis relatif à l’exécusion des mesures
- La note de demande
conservatoires au DPM pour signature au DRH.
d’explication du Chef de Poste.
Rédaction
Affaires Sociales

PROCEDURE DE LIQUIDATION DES INDEMNITES DES AGENTS RETRAITES
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
- Reçoit du CSRGC la liste des agents retraitables

en année N; - La note d’information;
RECEPTION DE LA LISTE
1 CSCAS - Conçoit le projet de liquidation des indemnités - Le dossier dûment
DES RETRAITABLES
soumis à la signature de la DRH pour présentation constitué.
au DG au mois de décembre de l’année N-1.
TRANSMISSION DE LA Transmet l’instruction du DG au CSCAS pour

2 DRH Le soit transmis.
LISTE AU CSCAS préparer le soit-transmis au DPM
LIQUIDATION DES -Traite l’état liquidatif via la TC;

3 DPM
MANDATS - Emet les mandats et les transmet à la DRH.
RECEPTION DES - Reçoit les mandats de la DPM et les transmet au
4 DRH
MANDATS CSCAS pour distribution. Le mandat de paiement.
- Fait décharger les mandats aux intéressés;
VENTILATION DES
5 CSCAS - Transmet au Service Courrier les mendats pour
MANDATS
ventilation pour ceux qui sont à l’intérieur du pays.
Rédaction
Affaires Sociales
30 DGCPT Guide des procédures RH de la DGCPT 30 DGCPT

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES LIES AU DECES DE L’AGENT
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
Reçoit du DG l'annonce du décès de l'agent et annote
DRH
au CSCAS pour traitement. - L’acte de décès;
RECEPTION DE
- Initie le projet de communiqué pour affichage et - La note d’information de la
1 L’ANNONCE DU
diffusion à l’ensemble du personnel; délégation et dépôt de la gerbe
DECES CSCAS
- Initie la note proposant la liste de la délégation de la de fleurs.
DGCPT devant s’incliner devant la dépouille mortelle.
TRANSMISSION
Transmet l’acte de décès au CSRGC pour radiation et au
2 DES ELEMENTS AU CSCAS L’acte de décès
CSAD pour numérisation.
CSRGC
LIQUIDATION DES Initie l’état de liquidation des frais funéraires à la signature L’etat liquidatif au titre d’aide de
3 CSCAS
FRAIS FUNERAIRE du DG et soit transmis au DPM via DRH. la DGCPT
- Transmet au SC le communiqué annonçant le décès de

TRANSMISSION
l’agent et la note d’information relative à la délégation;
4 DU COMMUNIQUE CSCAS Le communiqué de l’Union
- Dépose auprès de l’Union, le communiqué pour
AU SC
diffusion.
Rédaction
Affaires Sociales

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES LIES AU DECES D’UN AYANT-DROIT
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
RECEPTION DE Reçoit du DG l'annonce du décès de l'ayant-droit
1 DRH La lettre
L’ANNONCE DU DECES et annote au CSCAS pour traitement.
- Initie le projet de communiqué pour visa à la
COMMUNICATION DRH et au DG; Le projet de note
2 DU PROGRAMME DES CSCAS - Initie la note proposant la liste de la délégation d'information de la
OBSEQUES de la DGCPT devant s’incliner devant la dépouille délégation.
mortelle .
TRANSMISSION DE LA Transmet au SC la note d’information relative à la La note d’information de la

3 CSCAS
NOTE D’INFORMATION délégation pour ventilation. délégation.
TRANSMISSION DES Transmet l’Acte de décès au CSRGC pour prise

4 ELEMENTS AU CSAD ET CSCAS en compte et au CSAD pour numérisation et
CSRGC classement. L’acte de décès
TRANSMISSION DES Transmet l’acte de décès de l’ayant-droit à la
5 CSCAS
ELEMENTS A LA MAT Mutuelle en cas d’adhésion de l’agent.
DIFFUSION DU Dépose auprès de l’Union, le communiqué pour

6 CSCAS Le communiqué
COMMUNIQUE diffusion.
Rédaction
Affaires Sociales
32 DGCPT
LES PROCÉDURES DU SERVICE ARCHIVES
ET DOCUMENTATION

PROCEDURE DE GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS ET CIVILS
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION
1 RECEPTION DES ACTES DRH Reçoit du DG les Actes et annote au CSAD.
Reçoit, examine et traite le dossier par voie -Les actes d’etat civil;
d'archivage numérique et physique ; -Les actes administratifs;
2 EXAMEN DU DOSSIER CSAD - Les actes de gestion.
Transmet au Chef de Service Courrier pour
ventilation.
Rédaction
Le Chef de Service Archives et
Documentation
Salomé Alice IBINGUE
Y-MBOUMBA ép. MFOULA
MBOME
34 DGCPT
PROCEDURE DE CREATION DU DOSSIER D’UN NOUVEL AGENT
ABRÉVIATIONS
DESCRIPTION

TRANSMISSION DU Transmet le dossier de l'agent nouvellement
1 CSRGC Le dossier physique et
DOSSIER recruté.
numérique de l'agent :
- La fiche de
renseingnement;
- Les actes administratifs
(attestation de recrutement,
prise de service, arrété
d’intégration);
Reçoit, examine et traite par voie d'archivage
2 RECEPTION DU DOSSIER CSAD - La demande manuscrite;
numérique et physique.
- Le curriculum vitae (CV);
- Les actes de naissance;
- Les actes matrimoniaux;
- Les copies de diplômes;
- Le certificat médical;
- Le casier judiciaire;
- La photo d’identité.
Rédaction
Le Chef de Service Archive et
Documentation
Salomé Alice IBINGUE-Y-
MBOUMBA ép. MFOULA
MBOM
35 DGCPT Guide des procédures RH de la DGCPT 35 DGCPT

LES PROCÉDURES DU SECRÉTARIAT DE
LA DIRECTION DES
RESSOURCES HUMAINES
36 DGCPT
PROCEDURE DE TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE
ABRÉVIATIONS
DGCPT : Direction de la Comptabilité Publique et du Trésor
DESCRIPTION
RÉCEPTION DU
1 DRH Reçoit le courrier annoté du DG via le sécrétariat
COURRIER
ENREGISTREMENT Enregistre les annotations du DRH dans le cahier de Les courriers divers
2 Secrétaire
DU COURRIER registre « courrier arrivée »
VENTILATION DU
3 Secrétaire Ventile le courrier auprès des chefs de services
COURRIER
Rédaction
L’Assistante Administrative
Patricia J. MOUSSOUNDA ép.
AIDARA

PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DES ORDRES DE MISSION
ABRÉVIATIONS
DPM : Direction du Patrimoine et des Moyens
DESCRIPTION
N° ACTION Qui COMMENT ENREGISTREMENT
RECEPTION DE LA Reçoit 5 jours avant la date effective, une
1 DEMANDE DU POSTE DG note de présentation du Département
CONCERNE concerné, justifiant la mission.
TRAITEMENT DE
Apprécie, marque son accord et transmet la
2 L’ORDRE DE MISSION DG
note de présentation à DRH pour exécution.
AU DG
- Objet de la mission ;
Reçoit la note portant instruction du DG
ETABLISSEMENT DE - Liste des agents concernés par la
3 DRH pour l’établissement des ordres de mission
L’ORDRE DE MISSION mission ;
sous 24h.
- Copies des pièces d’identité pour les
Reçoit les ordres de mission et les retourne à missions à
4 VALIDATION DU DG DG
la DRH. l’étranger.
Procède à :
- La ventilation aux agents concernés des
VENTILATION DES ordres de missions originaux, 48h avant la
5 DRH
ORDRES DE MISSION date effective de la mission ;
- La transmission à la DPM des copies des
ordres de mission pour leur liquidation.
Rédaction
L’Assistante Administrative
Patricia J. MOUSSOUNDA ép.
AIDARA
38 DGCPT
Les données présentées dans ce guide sauf indication contraire, font état
des procédures RH de la DGCPT.
DGCPT : Guide des procédures RH

Edition : DGCPT
Rédaction : Direction des Ressources Humaines
Design : BiBa consulting
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COMPTABILITÉ PUBLIQUE
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ET DU TRÉSOR
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RÉPUBLIQUE GABONAISE

PROBITÉ SINCÉRITÉ DISPONIBILITÉ

Ce document sert 4 objectifs :

vision complète de chaque procédure.

cas d’absence des gestionnaires habituels.

procédures non-encore formalisées.

RECRUTEMENT DES AGENTS PERMANENTS DE L’ETAT

MISE A LA RETRAITE DE L’AGENT

EXPRESSION DES BESOINS EN FORMATION

CENTRALISATION DES BESOINS EN FORMATION

SUIVI DES CONCOURS DES GRANDES ECOLES

INCORPORATION D’UN AGENT DANS ASCOMA

REGLEMENT DES DEPENSES ASCOMA

RESILIATION DE CONTRAT D’ASSURANCE

TRAITEMENT DES DOSSIERS DE PRESTATION DE SERMENT

LIQUIDATION DES INDEMNITES DES AGENTS RETRAITES

TRAITEMENT DES ACTES LIES AU DECES DE L’AGENT

TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE

Rapport annuel des valeurs du Trésor - Exercice 2020

N° ACTION QUI COMMENT ENREGISTREMENT