Société Algérienne de Surveillance et de

Prestation de Services
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Code : GRH-02
Procédure Paie
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1. Objet de la procédure..........................................................................3

2. Domaine d'application..........................................................................3

3. Outils de référence.............................................................................. 3

4. Responsabilités et destinataires..........................................................3

5. Dispositions générales.........................................................................4

6. Supports et documents utilisés............................................................6

7. Déroulement de la procédure..............................................................6

8. Logigramme.........................................................................................9

9. Annexes : Documents associés.........................................................10

Rédaction Vérification Validation

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1. Objet de la procédure

Cette procédure est élaborée pour fournir les instructions et explications nécessaires à
l’établissement de la paie du personnel de la SASPS.

2. Domaine d'application

D’une manière générale, l’élaboration de cette procédure a été centrée sur les modalités
d’établissement de la paie, depuis le renseignement des feuilles de pointage ou d’émargement
jusqu’au versement des salaires et la distribution des fiches de paie.

La présente procédure est fortement corrélée avec la Procédure de Recrutement : GRH-01

3. Outils de référence

L’application de la présente procédure nécessite l’utilisation des outils de référence suivants :

 La nomenclature des postes ;
 La Grille des Salaires
 La Convention Collective
 Le manuel des fiches de fonction et des fiches de postes ;
 Le manuel des normes d’effectifs (organigramme) ;
 Les textes législatifs en vigueur relatifs à l’emploi, notamment la loi n° 90/11 du
21 avril 1990 ;
 Le Code des Impôt, pour la détermination de retenues imposables et de l’IRG.
 Le règlement intérieur.

4. Responsabilités et destinataires

Cette procédure s’adresse à principalement à la DRHM (Direction Administration et Ressources

Humaines) et les structures compétentes qui lui sont rattachées, notamment le Chargé de la
Gestion du Personnel et les substructures (Paie, Social) pour ce qui est de l’établissement de la
paie ; ainsi qu’à la DFC, pour ce qui est des virements de la paie et de l’enregistrement comptable
correspondant.
 Les responsables suivants sont destinataires de la présente procédure pour application,
chacun un ce qui le concerne :
DIFFUSION
Nombre
Destinataires
d’exemplaires
 Directeur Ressources Humaines et Moyens 01
 Cadre Chargé de l’Emploi et la Formation 01
 Le Directeur Comptabilité et Finances 01
 Le Directeur des Opérations 01
 Le Directeur des Activités Connexes 01
 Le Directeur Commercial 01
 Les Chefs d’Antennes 01

 Le Directeur Ressources Humaines et Moyens est garant de l’application de la

présente procédure.
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 Révisions :
Les révisions peuvent être introduites :
 sur proposition fondée sur un besoin réel des structures concernées;
 après examen et mise à jour par le Directeur Ressources Humaines et
Moyens et approbation de la Direction Générale.

Après revue et approbation, les pages révisées sont diffusées par la Direction Ressources
Humaines et Moyens à tous les détenteurs de la procédure corrigée.

5. Dispositions générales

 La rétribution ou le versement des salaires est un acte par lequel la SASPS s’acquitte de ses
obligations vis-à-vis de ses travailleurs et employés en contrepartie des prestations et que ces
derniers lui fournissent.

 Aussi, l’établissement de la paie doit-il répondre aux règles de déontologie et d’équité pour
assurer que les efforts fournis par les travailleurs soient rémunérés à leur juste valeur,
conformément aux règles préétablies convenues entre les deux (02) partenaires (la SASPS –
Employés), et formalisées dans la Convention Collective.

 Pour éviter toute interprétation erronée des éléments constitutifs de la paie, il convient
d’expliquer à tout élément nouvellement recruté ou ayant bénéficié d’une promotion ou encore
ayant été appelé à d’autres fonctions par voie de mutation, les attentes de la SASPS et le
niveau de rémunération offert par l’entreprise ainsi que le mode de calcul de la paie (Cf.
Procédure de Recrutement RH 01).

 Les éléments constitutifs d’un salaire sont définis dans la Convention Collective qui
constitue l’outil de référence de base pour le calcul de la paie. On rappellera ici les
principales composantes d’un salaire:

1. Le salaire de poste, lui-même constitué de :

– Salaire de base ;
– Primes de nuisances ;
– Indemnité de travaux postés ;
– Indemnité d’expérience professionnelle ;
– Primes de responsabilité.
2. Les éléments de stimulation liés à la qualité, à la quantité, à la productivité et aux
résultats de travail qui sont des stimulants collectifs ou individuels ;
3. Indemnités compensatrices des frais engagés par le travailleur (prime de panier,
frais de déplacement, frais de mission, frais de véhicule) ;
4. Retenues :
– Retenues au titre des impôts,
– Retenue au titre des cotisations sociales,
– Retenues au titre des absences.
5. Heures supplémentaires (majorées conformément aux dispositions de la
règlementation et de la convention collective).

 Le salaire de base sert d’assiette de calcul pour la détermination des cotisations de sécurité
sociale, pour la fixation des indemnités journalières liées aux assurances sociales, pour la
pension retraite et pour l’indemnité de congé annuel.
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 L’établissement de la paie doit donc obéir aux règles énoncées dans la présente procédure et
suivre les étapes obligatoires et respecter des conditions préalablement définies. Il doit être
effectué avec toute la clarté et la transparence nécessaires pour éviter les réclamations, source
de démotivation.

 La feuille d’émargement ou de pointage est le document de base pour l’établissement d’un

salaire. De ce fait, elle doit être renseignée avec sincérité, objectivité et réalisme pour que
soient préservés les intérêts des 2 parties (la SASPS – Employés). Elle contient tous les
éléments qui doivent être saisis sur le logiciel pour le calcul de la paie :
– Les heures de présence ;
– Les heures supplémentaires ;
– Les heures d’absence autorisées;
– Les heures d’absence non autorisées.

 Les feuilles d’émargement doivent être renseignées de la manière la plus honnête et la plus
loyale qui soit. Tout manquement à cette règle de déontologie ou tout abus ou tentative d’abus
est considéré comme faute de deuxième degré et traité comme telle.

 Les absences autorisées ne peuvent être accordées que par les Directeurs de structures.

 Les feuilles d’émargement serviront de bordereau de saisie pour alimenter le logiciel de calcul
de la paie.

 Le DRHM et les structures concernée (Gestion du Personnel) sont tenus de veiller à ce que la
saisie des éléments de la paie soit effectuée avec toute la sincérité et la fidélité requises. Ils
sont responsables au premier degré des anomalies constatées dans le traitement de la paie. Ils
ne peuvent se soustraire à cette responsabilité sous couvert de leur hiérarchie.

 Pour les congés spéciaux (maternité, maladie, accidents de travail et autres), la structure
chargées des la GRH applique la réglementation en vigueur pour calculer les salaires des
agents bénéficiant de tels congés.

Les congés spéciaux ne donnent pas lieu à rémunération. Les indemnités y afférentes sont
payées par la CNAS, sur la base des justificatifs et en application des procédures
règlementaires.

 Les éléments variables (absences, retenues pour avances perçues, primes…) du mois (n)
seront pris en considération lors du traitement de la paie du mois (n + 1) de façon à permettre
une plus grande célérité de traitement de la paie du mois en cours (n).

 En principe, les éléments du salaire sont convenus individuellement entre la SASPS et chaque
employé, sachant que le salaire est individuel et non pas collectif. De ce fait la divulgation de
ces éléments de salaire à des tiers non concernés est passible de sanction.

 Toute réclamation basée sur une comparaison des salaires est irrecevable.

 Le personnel de la DRHM et de la DFC, impliqué dans le traitement et le calcul de la paie est

tenu de respecter le secret professionnel et la confidentialité.
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6. Supports et documents utilisés

Annexe DA 01 GRH-04 : Feuille d’émargement

Autres Documents Associés : Demande de Paiement (Cf. Procédure de Trésorerie)

7. Déroulement de la procédure

Etape 1 : Emargement (pointage)

Les agents émargent sur les feuilles d’émargement ou pointent les cartes disponibles au niveau
du poste de garde. Les responsables hiérarchiques directs sont tenus de vérifier les feuilles de
pointage ou d’émargement pour les agents sur lesquels ils exercent une hiérarchie fonctionnelle
ou directe.

Pour le personnel cadre, le pointage est effectué par les agents de sécurité (au poste de garde).

Les feuilles d’émargement et de pointage renseignées sont transmises à la DRHM (Calculateur

Paie) pour vérification et traitement.

Etape 2 : Exploitation des feuilles d’émargement

Le Calculateur Paie exploite les feuilles d’émargement, établit un état des absences (de pointage),
détermine les éléments variables qui sont saisis sur le logiciel.

Les modalités de calcul des différentes rubriques de la paie sont détaillées dans la Convention
Collective et les éléments fixes sont automatisés sur le logiciel de calcul de la paie.

Pour éviter tout risque d’erreur, les éléments fixes ne peuvent être modifiés sur le logiciel que sur
la base des décisions relatives aux mouvements du personnel (recrutement, promotion,
mutation….), et sous le contrôle personnel du DRHM qui se fera, au besoin, assister par la
structure informatique.

Les éventuelles primes, sont intégrées également sur la base de justificatifs (décisions,
attestations, certificats…), conformément aux modalités arrêtées par la SASPS. Il en est de même
pour les retenues.

Par ailleurs, le Calculateur Paie établit et exploite les Fiches de Rappel pour procéder :
 au redressement d’éventuel d’anomalies,
 à des retenues
 à l’attribution ou retenues d’avances ou sur prêts.

En outre, le Calculateur Paie établit les différents états relatifs aux rubriques suivantes:
– prêt social ;
– avance sur salaire ;
– frais de mission ;
– remboursement des frais médicaux et d’indemnités journalières ;
– remboursement de frais de mission ;
– indemnités de congé ;
– paiement des allocations familiales, selon listing communiqué par la CNAS.
Etape 3 : Détermination de la paie
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En fonction des conditions et modalités d’attribution de ces différentes indemnités et primes

définies dans la Convention Collective, et sur la base des décisions et documents de gestion de la
paie (Cf. Annexes), le Calculateur Paie établit la paie de chaque agent (logiciel) ainsi que le
décompte des retenues règlementaires (Impôts, CNAS).

Les indemnités soumises à sécurité sociale sont :

- le salaire de base,
- les indemnités pour heures supplémentaires,
- l’indemnité d’expérience professionnelle (IEP),
- les indemnités de nuisances,
- l’indemnité d’intérim ou de responsabilité,
- l’indemnité forfaitaire de service permanent (IFSP),
- l’indemnité de congé annuel,
- prime de rendement individuel et collectif,
- bonification anciens moudjahidines,
- indemnité de travail posté (ITP),
- indemnité de zone,
- indemnité de licenciement.

De ce montant total seront calculées et déduites les cotisations, telles que fixées et actualisées
par la règlementation en vigueur.

A ce sujet, le DRHM est tenu de se procurer et d’étudier les textes législatifs et règlementaires
concernant la fiscalité relative aux traitements et salaires et de mettre à jour les taux et bases au
fur et à mesure des changements opérés.

Etape 4 : Tirage à blanc et tirage définitif

Dans une première étape, le Calculateur Paie procède à un tirage à blanc pour vérification et
procéder éventuellement aux corrections nécessaires. Une fois les corrections effectuées, le
Calculateur Paie procède au tirage final :
 du journal de paie,
 des états de virement,
 des fiches de paies.

Par ailleurs, le DRHM (et la DFC) procèdent à des vérifications pour s’assurer que chaque
personne sur la liste des salaires à payer est effectivement employée par la SASPS et selon les
règles en vigueur.

Après vérification et approbation par le DRHM, ces documents sont transmis à la Direction
Finances et Comptabilité, accompagnés d’une demande de paiement.

En parallèle, le Calculateur Paie met à jour le livre de paie qui sera coté et paraphé par
l’inspecteur du travail territorialement compétent.
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Etape 5 : Vérification par la comptabilité

La DFC vérifie les états de paie et y appose son visa. Elle vise également la Demande de
Paiement et sollicite la signature du Président Directeur Général.

Pour la vérification de la paie, la DFC a un droit de regard sur les justificatifs de paiement. Elle
peut procéder par sondages.

Etape 6: Virement et comptabilisation

La DFC dépose les états de la paie et les ordres de virement (ou les transmet par fichier
électronique) au niveau des banques et des CCP et procède aux écritures comptables en
inscrivant l’opération dans le compte comptable correspondant puis archive les documents
(demande de paiement, ordres de virement).

Le Calculateur Paie, de son coté, établit les fiches de paie individuelles, veille à leur
confidentialité, distribue les fiches de paie aux responsables structures et archive une copie des
états de paie.

Etape 7: Les déclarations parafiscales

Périodiquement, le Calculateur Paie édite les déclarations mensuelles et annuelles. Les délais de
règlement sont fixés :
- Au 30 du mois prochain, pour la sécurité sociale
- Au 20 du mois prochain pour l’IRG.
En outre, le Calculateur Paie procède à une déclaration annuelle pour l’Administration Fiscale
(Inspection des Impôts Directs), avant le 31 mars de l’année suivante, selon le modèle en cours,
reprenant l’ensemble des salaires imposables des salariés ainsi que le montant de l’IRG et versé
au cours de l’exercice écoulé.
Pour le règlement de ces redevances et cotisations, le Calculateur Paie établit une demande de
Paiement adressée à la DFC.

Parallèlement, le Chargé de la Gestion du personnel assure la tenue des registres

obligatoires que sont :
- Le livre de paie,
- Le registre des congés payés,
- Le registre des personnels,
- Le registre des travailleurs étrangers,
- Le registre d’hygiène et de sécurité,
- Le registre des accidents de travail,
- Le registre des observations et mises en demeure de l’inspection du travail.

Les livres ci-dessus énumérés doivent être tenus à jour, cotés et paraphés par les institutions
habilitées (greffe du tribunal).
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Les provisions
Conformément à la norme (IAS 19) relative aux avantages au personnel, et en application du
principe des droits acquis, les primes de départ en retraite doivent être enregistrées
comptablement.
Aussi, la DRHM se doit, chaque fin d’année, d’arrêter et d’éditer les états de ces primes et ce au
même titre que l’état des provisions sur congés payés.
Ces états, à transmettre à la DFC pour comptabilisation des provisions et des impôts différés y
afférents, doivent faire ressortir les éléments affichés sur le tableau donné en annexe.

8. Logigramme

Intervenant Etape Document utilisé

1. Employés Emargent sur les feuilles de Pointage  Feuille d’émargement

(Poste de garde)

2. Le Calculateur Paie Rassemble les feuilles de pointage  Feuille de pointage

 Feuille de pointage
 Etablit un état des absences  Etat des Absences
 Saisit les éléments variables de la paie  Journal de paie
3. Le Calculateur Paie  Procède au tirage de la paie  Etats de virement
 Etablit une demande de paiement  Fiches de paies
 Demande de Paiement
 Feuille de pointage
 Etat des Absences
Vérifie la paie  Journal de paie
4. DRHM
 Etats de virement
 Fiches de paies
 Demande de Paiement

Vérifie la paie
Signe la demande de paiement
 Etats de virement
5. DFC N  Demande de Paiement
Pas d’erreurs

Donne son accord  Etats de virement

6. PDG
 Demande de Paiement

Dépose les états de paie au niveau de la banque  Etats de virement

7. DFC et des CCP
 Ordre de virement
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8. Le Calculateur Paie  Distribue les fiches de paie aux responsables

(Département structures.
 Classe (archive) une copie des états de paie.  Fiches de Paie
Gestion des
Ressources  Transmet les états de paie à la DFC pour  Etats de paie
Humaines) consolidation de la masse salariale

 Enregistre les écritures comptables  Ordres de virements

9. (DFC) Comptabilité  Consolide, archive les documents  Demande de paiement

9. Annexes : Documents associés

 Annexe DA 01 GRH-02: Feuille d’émargement

Feuille d’émargement
Journée du :………

Direction:

N° Séc. Soc. NOM ET PRENOM Emargement

 ETAT RECAPITULATIF DE PRESENCES

DU 15 DU MOIS DE……………………………………………….AU 15 DU MOIS DE………………………………..

Code Nbre
Note
N° Mle Nom et Prénom tenue AA ANA CA CE CM de Observations
PRI
D128 jrs

Le Chef de Groupe Le Chef de Site Le Coordonnateur

Le Directeur des Opérations

AA = Absence autorisée ANA = Absence non autorisée CA = Congé annuel

CE = Congé Exceptionnel CM = Congé de Maladie
 Etat des provisions
Indemnités de départ en retraite
N° Nom & Prénom Date de Age Droits acquis Taux mortalité
salariés recrutement par tranche
En mois En
d’âge
valeur
1
2
3
4
5
….
Sous total tranche d’âges de…….. à ……………. TM=

…….

Sous total tranche d’âges de…….. à ……………. TM=

Sous total tranche d’âges de…….. à ……………. TM=

Totaux
Autres documents associés

Autres Documents Internes (gestion administrative du Personnel)

Décisions (de recrutement, de mutation, de promotion, de cessation de fonction…)

Contrat de Travail (CDD ou CDI)
PV d’Installation
Décision de Sanction
Fiche de paie
Etats de paie
Décomptes des Frais de Mission
Titre de Congé
Fiche de Circuit
Demande de Paiement Interne (procédure de trésorerie)

Documents Externes

Bordereau Avis de versement IRG (Document externe)

Avis de déclaration CNAS (Document externe)