3-2 

: Procédures administratives et de gestion du

personnel

3-2-1 : Procédure de recrutement

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de recrutement du personnel permanent ou temporaire dans l’entreprise.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

2-1 : EXPRESSION DU BESOIN

Préalables
 L’expression de tout besoin en personnel permanent ou temporaire doit se
faire par écrit. Aucune expression verbale ne sera valide.
 Cette demande doit être accompagnée d’une fiche de poste détaillée.

Validation
Le besoin est validé pour le personnel temporaire par la Direction et pour le
personnel permanent par la Gérance. La réponse de la Direction ou de la Gérance
doit être faite dans un délai de 7 jours.

Procédure
Il s’agit pour la Direction ou la Gérance de porter son visa et avis en bas de
l’expression du besoin.

2-2 : PERSONNEL TEMPORAIRE

 Pré sélection sur la base de CV disponibles dans notre banque de CV ou

Appel à candidatures

 Entretiens avec Le Responsable du Service Demandeur et le Responsable du

Département Administratif & Financier
  Proposition d’une liste de 3 candidats classés par ordre de mérite à l’issue
des entretiens

 Choix du candidat final et Signature du contrat

 Le processus de recrutement ne peut excéder 14 jours.

2-3 : PERSONNEL PERMANENT

 Pré sélection sur la base de CV disponibles dans notre banque de CV ou

Appel à candidatures

 Tests et/ou Entretiens avec Le Responsable du Service Demandeur, le

Responsable du Département en charge des Ressources Humaines et la
Direction

 Proposition d’une liste de 3 candidats classés par ordre de mérite à l’issue

des entretiens

 Choix du candidat final et Signature du contrat

 Le processus de recrutement ne peut excéder 14 jours.

3-2-2 : Procédure de la paie mensuelle du personnel

permanent ou temporaire

1- OBJET

Cette procédure a pour objet la description du mode opératoire pour la paie de la

rémunération mensuelle du personnel temporaire et permanent de SCI Hibiscus.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
2.1. Vérification, codification et saisie des documents justificatifs de la
rémunération
Chaque jour, dans la période allant du 1 ier jour au 25ème jour du mois en cours, le
Département en charge de la paie vérifie, codifie et saisit les éléments fixes et
variables modifiant la rémunération mensuelle des employés.

2.2. Vérification et approbation des éléments de calcul de la rémunération

Le 25ème jour du mois, le Département en charge de la paie paraphe les états de la

rémunération et les transmet à la Direction.

La Direction valide et approuve les éléments de la paie dans un délai de 24 heures.

2.3. Lancement de la paie

Le 27ème jour du mois à payer, le Département en charge de la paie lance la paie et

édite les documents ci-après :
 liste des éléments variables par rubrique,
 liste des rubriques calculées,
 tableau récapitulatif des salaires calculés,
 liste des salaires payables par la caisse et
 les états de virement des salaires calculés.

Il transmet tous ces documents au Département en charge des finances.

2.4. Etablissement et signature de la note de virement

Le même jour, le Département en charge des finances rédige la note de virement des
salaires et d’approvisionnement de caisse (salaires payables par la caisse) et la
transmet à la Gérance pour signature.

2.5. Impression des fiches de paie et comptabilisation des salaires

Au plus tard le 28ème jour du mois, le Département en charge de la paie imprime les
fiches de paie et procède à la comptabilisation.

2.6. Distribution des fiches de paie

1 jour après la paie, les fiches de paie sont distribuées au personnel.

3-2-3 : Procédure d’accord de prêt au personnel

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de prêt au personnel.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

2-1 : EXPRESSION DU BESOIN

 L’expression de tout besoin en prêt doit se faire par écrit. Aucune

expression verbale ne sera valide.

 Cette demande doit être adressée à la Direction.

 La Direction transmet la demande dans un délai de 48 heures au

Département Administratif et Financier (DAF) pour analyse et avis.

 Le DAF évalue l’état d’endettement de l’employé, sa capacité de

remboursement, la situation financière de l’entreprise et élabore les scénarii
de remboursement. Dans cette phase d’analyse, le DAF peut échanger avec
l’employé et lui proposer des réajustements au niveau du montant et des
modalités de remboursement. Cette phase d’analyse et de traitement ne peut
durer plus de plus de 15 jours.

 Le DAF transmet le dossier à la Direction avec son avis pour décision

définitive.

 La Direction décide de l’octroi du prêt ou non au personnel. Cette décision

est prise dans un délai de 48 heures après réception du dossier.
  Si la réponse est négative, le dossier est classé et l’employé est informé dans
les 48 heures par écrit.

 Si la réponse est positive, un protocole de remboursement est préparé et

signé par l’employé et la DAF se charge dans un délai de 48 heures de mettre
à la disposition par caisse ou par virement bancaire le montant du prêt.

3-2-4 : Procédure de sanction disciplinaire

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de sanctions disciplinaires dans l’entreprise.

2- RAPPEL DE LA REGLEMENTATION

Le pouvoir disciplinaire est la faculté reconnue à l’employeur, de prendre une

sanction à l’encontre des salariés de l’entreprise.

Définition : Constitue une sanction, toutes mesures autres que les observations
verbales, prises par l’employeur suite à un agissement d’un employé considéré par
lui-même comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement,
ou non, la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière, ou sa
rémunération.
En conséquence, la présente procédure traitera, à l’exclusion des observations
verbales, les formes de sanctions indiquées ci-après :
 Sanctions mineures : Blâme et avertissement simple. Ces sanctions sont
sans effets sur la présence, la fonction, la carrière, la rémunération du
salarié et nécessite la mise en place d’une procédure simplifiée.
 Sanctions lourdes :
o L’avertissement avec inscription dans le dossier ;
o La mise à pied disciplinaire ;
o La mise à pied à titre conservatoire ;
 o Le licenciement pour motif disciplinaire ;
o La mutation disciplinaire ;
o La rétrogradation.
Ces sanctions sont susceptibles d’affecter, immédiatement ou non la
présence, la carrière, la fonction ou la rémunération du salarié et nécessite la
mise en place d’une procédure renforcée (comité ad hoc constitué de 3
personnes au moins).

Licéité de la sanction disciplinaire :

La sanction disciplinaire d’un employeur ne se conçoit qu’à la suite d’un agissement
d’un salarié considéré par lui-même comme fautif.
Exemples de fautes justifiant une sanction disciplinaire :
 Absences et retards non autorisés, inopinés ou injustifiés ;
 Concurrence déloyale ;
 Critique ou comportement irrespectueux ;
 Faute commise à l’occasion d’une grève ;
 Inconduite ;
 Infraction à la sécurité ;
 Injures et menaces ;
 Insubordination ;
 Violences ;
 Vols et indélicatesses ;
 Fautes professionnelles diverses : (refus d’effectuer son travail, mauvaise
exécution, négligences, indiscrétion, violation du secret professionnel, défaut
d’entretien du matériel, utilisation à des fins personnels du matériel ou le
personnel de l’entreprise sans autorisation, initiatives malvenues ou
dépassement d’attributions, etc.)

3- SANCTION DISCIPLINAIRE ET PROCEDURE LEGALE (salarié non protégé)

- En fonction de la gravité de la sanction envisagée (mineure ou lourde),

l’autorité devra suivre (cf. tableau ci-après) :
 Soit la procédure simplifiée ;
 Soit la procédure renforcée.
- A noter qu’un non respect de la procédure peut entraîner la caducité de la
sanction.
 Procédure à suivre Sanctions mineures Sanctions lourdes
(procédure simplifiée) (Procédure renforcée)
- Blâme - Avertissement
- Avertissement simple - MAP disciplinaire
Licenciement
- Mutation disciplinaire
- Rétrogradation
Convocation à
l’entretien préalable
- Dans les 2 mois à
compter de la date
ou l’employeur a
eu connaissance NON OUI OUI
du fait fautif
- Et au moins 3
jours francs avant
l’entretien
préalable
Entretien préalable
(indiquer au salarié le NON OUI OUI
motif de la sanction)
Notification de la
sanction OUI
OUI
- Toute sanction OUI - Min : 1 jr
Dans les 2 mois à
doit être motivée. - Min : 1 jr franc ouvré franc ouvré
compter du jour ou
- Les motifs notifiés après l’entretien après
l’employeur a eu
ne peuvent être - Max : 1 mois après l’entretien
connaissance du fait
différents de ceux l’entretien - Pas de max
fautif
évoqués lors de légal
l’entretien

4- L’AVERTISSEMENT

Exemples de fautes justifiant l’avertissement :

 Le fait pour un salarié de modifier unilatéralement son horaire de travail en
quittant une heure avant l’heure normale.
  Le fait pour un salarié de refuser une tâche d’un niveau inférieur à sa
qualification, en remplacement d’un salarié absent, alors que ce travail lui
était demandé à titre provisoire et de façon exceptionnelle.
 Retard.

Procédure d’avertissement :

En fonction de la gravité de la faute, l’autorité ayant délégation a le choix entre :

 La procédure simplifiée ;
 La procédure renforcée.

5- MISE A PIED DISCIPLINAIRE :

1) Définition et licéité :
- Il s’agit d’une suspension temporaire de travail qui entraîne pour le salarié
l’interdiction d’exercer ses fonctions et perte corrélative de salaire.
- Pour être licite, la mise à pied disciplinaire doit être :
a) Justifiée par une faute du salarié  : Faute légère mais de nature à entraîner
une sanction plus sévère que l’avertissement.
b) D’une durée de : 1 jour à 8 jours.

2) Procédure de mise à pied :

Rappel :

 C’est la procédure renforcée qui s’applique.

 Le comité se constitue et décide
 En cas de mise à pied disciplinaire, le hiérarchique devra contrôler et
constater l’absence du salarié et communiquer au Département en charge
des RH. La retenue sur le salaire est la conséquence de la mise à pied
disciplinaire.

6- MISE A PIED CONSERVATOIRE :

Ce n’est pas une sanction, c’est ce qui la différencie principalement de la mise à

pied disciplinaire.
 1) – Principe
Afin de faire face à des situations de désordre ou de danger (en cas de rixe par
exemple) et dans l’attente d’une décision de sanction définitive, subordonnée à
l’accomplissement de la procédure disciplinaire qui demande un certain délai, une
mesure provisoire de mise à pied (mise à l’écart momentanée du salarié) peut être
décidée et exécutée immédiatement par le hiérarchique sans que l’exigence de la
constitution du comité soit observée, c’est la mise à pied conservatoire. La sanction
définitive pourra être l’une des sanctions suivantes :
 Mutation disciplinaire ou rétrogradation
 Sanction moindre (avertissement…)
 Ou bien même la confirmation de la mise à pied, qui devient alors une mise à
pied disciplinaire (la retenue sur le salaire correspondante pourra alors, et
alors seulement être affectée)

2) La procédure de mise à pied conservatoire :

 L’autorité ayant délégation peut la notifier sur le champ, sans respecter la
procédure simplifiée ou renforcée.
 La notification doit s’effectuer par la remise d’un écrit en main propre contre
décharge.

7- LICENCIEMENT POUR FAUTE : (cas des salariés non protégés)

Seul la Gérance, sur proposition de la Direction, peut décider du licenciement

d’un salarié.

Mise en garde :
 Toute erreur de licenciement peut être lourde de conséquence pour
l’entreprise.
 Pour cette raison, l’autorité ayant délégation qui envisage une telle sanction
devra toujours se rapprocher du Département en charge des RH

1) Réglementation du licenciement pour faute

 Pour ne revêtir un caractère abusif, tout licenciement doit être fondé sur une
cause réelle et sérieuse.
 La nécessité d’une cause réelle et sérieuse implique que la décision de
licencier doit s’appuyer sur des faits dont on peut apprécier la réalité et qui
 présentent un degré de gravité suffisant (faute sérieuse, faute grave ou
lourde)

Le tableau ci-après présente ces différents motifs ainsi qui leur définition.

Motifs de
Définition
licenciement
La faute sérieuse rend impossible toute continuation de l’exécution
du contrat, sans pour autant nécessiter la rupture immédiate de ce
Faute sérieuse
dernier et priver le salarié de son droit à préavis et à indemnités de
rupture
La faute grave rend impossible même pendant la durée limitée du
Faute grave préavis le maintien du salarié dans l’entreprise et justifie le
licenciement immédiat.
- La faute lourde revêt une exceptionnelle gravité tant par ses
conséquences pour l’entreprise que par l’aspect inadmissible
du comportement de l’intéressé. Elle prive le salarié de toute
indemnité de préavis et de licenciement. Elle révèle en
principe l’intention de nuire et ne peut être excusée par les
Faute lourde
circonstances en l’espèce.
- Pour les juges, la distinction entre la faute grave et la faute
lourde, lorsqu’il s’agit d’une violation des règles
contractuelles, relève essentiellement de l’élément
intentionnel.

2) Procédure de licenciement pour cause personnelle

Si le licenciement est envisagé en raison d’une faute grave ou lourde, il est

fortement conseillé de procéder à une mise à pied conservatoire immédiate. Cette
dernière devra être notifiée simultanément à la convocation de l’entretien préalable.

3) Documents à remettre et indemnités à payer en cas de licenciement.

Dans tous les cas de licenciement, le Département en charge des RH doit remettre
les documents suivants au salarié :
 Certificat de travail ;
  Solde de tout compte
 Un avis de cessation d’emploi (formulaire CNPS)
 Un état des sommes cotisés à la CNPS.

En fonction de la gravité de la faute, certaines indemnités sont ou non à payer.

8- MUTATION DISCIPLINAIRE
 Il s’agit là d’une sanction prise, à la suite d’un comportement fautif du
salarié, et ayant pour effet de provoquer sa mutation dans un autre service,
dans une autre zone géographique, etc.
 Ici, c’est la procédure renforcée qui s’applique

9- RETROGRADATION
La rétrogradation correspond à un déclassement hiérarchique fondé sur un
comportement fautif du salarié. Le salarié continue à travailler, mais le contenu de
la prestation est modifié, entraînant une baisse de salaire correspondante.

10- RESPONSABLES MANDATES

Seuls les Managers et les Directeurs ont mandat d’engager les sanctions à
l’encontre des salariés.

3-2-5 : Procédure de gestion des absences

1- Objet
La présente procédure a pour objet de définir les modalités et les règles applicables
en matière de la gestion des absences (autorisées ou non).

2- Définition

Absence : c’est le fait pour un salarié de ne pas se trouver à l’endroit où l’on

s’attend à ce qu’il soit quel qu’en soit le motif.

3- Permissions exceptionnelles payées

  Le salarié bénéficie de permissions exceptionnelles d’absence payées à
l’occasion de la survenance de certains évènements familiaux.
 Il en fait une demande dès la survenance de l’évènement (annexe 1)
 Ces permissions exceptionnelles d’absence sont payées dans la limite des
délais prévus, mais à condition que leur cumul n’excède pas douze (12) jours
ouvrables par année calendaire.
 A la demande du travailleur, mais d’accord parties, ces permissions peuvent
être prolongées au-delà du délai spécifique à chaque évènement et au-delà
du plafond de 12 jours ouvrables. Dans ce cas, ces prolongations font l’objet
de permissions exceptionnelles NON payées (déductibles sur les jours de
congés).
 Le salarié est tenu de fournir à la Direction les pièces justificatives adéquates
ou d’état civil dans un délai de 72 (soixante douze) heures à compter de la
date de la survenance de l’évènement.

Tableau des permissions exceptionnelles d’absence payées:

N° Evénement Nombre de jours
1. Mariage du travailleur  5
2. Accouchement de l’épouse du travailleur 3
3. Baptême d’un enfant du travailleur 1
4. Mariage d’un enfant du travailleur 2
5. Décès d’un conjoint du travailleur 5
6. Décès d’un enfant du travailleur 3
7. Décès du père ou de la mère 5
8. Décès du père ou de la mère du conjoint 3
9. Décès du frère ou de la sœur 3

Ces jours s’entendent de jours de travail effectif.

4- Permissions exceptionnelles NON payées

 Pour des convenances personnelles, le salarié peut entreprendre une
démarche de demande d’autorisation d’absence.
 Il s’agit d’absence non inhérente à un évènement familial
 Dans ce cas, ces absences sont déduites du salaire de l’intéressé (ou des
jours de congés).
NB : 1- Quelque soit la nature de la demande, celle-ci doit parvenir à la Direction ou
au Responsable du Département, 48 heures au moins avant la date présumée de
départ.
2- Le salarié ne doit entrer en jouissance de son absence que s’il a reçu le
quitus des responsables compétents.
3- Les responsables compétents doivent marquer leur avis soit sur l’imprimé,
soit sur le mail à l’endroit indiqué à cet effet et renvoyer une copie de l’imprimé ou
du mail à l’intéressé.

5- Absences injustifiées
Toute absence injustifiée est déductible sur les jours de congés.
Toute absence consécutive et non justifiée d’une durée de six (06) jours ouvrables
peut entraîner, sauf cas de force majeure, une sanction disciplinaire pouvant aller
jusqu’au licenciement.

3-2-6 : Procédure de congés payés

1- Objet
La présente procédure a pour objet de définir les modalités et les règles applicables
en matière de la gestion des congés payés.

2- Définitions

Congés payés : Les congés payés constituent une période de repos effectif, prévue
par la loi, et pendant laquelle le salarié ne peut pas travailler pour un autre
employeur. Comme son nom l’indique, la rémunération du salarié est maintenue
pendant son absence.

Indemnité compensatrice de congés payés : C’est la somme d'argent versée par

l'employeur à un salarié quittant l'entreprise (de son fait ou du fait de l'employeur)
et n'ayant pas liquidé la totalité des congés acquis avant son départ, ce versement
visant à compenser la perte des jours concernés. 
3- La durée des congés payés
La durée des congés payés est proportionnelle au temps de travail effectif effectué
pendant la période de référence. Chaque salarié acquiert deux jours ouvrables de
congé payé par mois de travail.
La durée des congés payés est diminuée des jours d’absences non justifiées du
salarié.
Les jours ouvrables sont constitués de tous les jours de la semaine à l'exception du
jour de repos hebdomadaire (le dimanche) et des jours fériés chômés dans
l'entreprise.

4- L'organisation des congés payés

La période des congés est fixée par l'employeur en concertation avec le salarié. Elle
comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. Elle doit être portée
à la connaissance du personnel 2 mois avant son ouverture. Le congé payé annuel
peut être pris en 2 (deux) temps.
Le congé payé principal est égal au plus à 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. Il
peut être pris en une seule fois dans la période de congé ou fractionné à l'initiative
de l'employeur qui doit obtenir l'agrément du salarié ou à l'initiative du salarié qui
doit obtenir l'accord de l'employeur.
C'est l'employeur qui fixe, en dernier lieu, la date et l'ordre des départs en congés
dans son entreprise en tenant compte de la situation familiale des salariés et de
leur activité. Les ordres et dates des départs sont communiqués à chaque salarié et
affichés un mois à l'avance, sans possibilité de changement, sauf circonstances
exceptionnelles.

5- L'indemnité de congés payés

C'est la rémunération à laquelle le salarié a droit pendant son congé annuel.

L'indemnité est égale au 1/12e de la rémunération brute (primes comprises) perçue

par le salarié au cours des 12 (douze) mois précédents. Le douzième obtenu
correspond au montant de l'indemnité de congés payés.

6- Maladie et congés payés

Si le salarié tombe malade pendant les congés, il doit reprendre le travail à la date
prévue. Il ne peut exiger que le congé payé soit prolongé de la durée de la maladie,
ni qu'il soit reporté. Il percevra l'indemnité de congés payés.
Si le salarié est malade au moment du départ en congés et pendant toute la durée
de congés, l'employeur n'est pas tenu de vous accorder une nouvelle période de
congés. Le salarié ne peut pas exiger une indemnité compensatrice pour les jours
de congés non pris, si votre salaire a été maintenu pendant la durée de votre
maladie.

7- Indemnité compensatrice de congés payés

Elle peut être versée au salarié qui quitte l’entreprise sans avoir liquidé les congés
acquis avant son départ.

8. Demande de congés payés

La demande de prise de congés est établie par le salarié en deux exemplaires :
 1 qui lui reviendra
 1 qui sera conservé par le Département en charge des Ressources Humaines.
Après visa de son Responsable de Département et de la Direction, la demande est
transmise au Département en charge des Ressources Humaines.
Le Département en charge des Ressources Humaines complète la cadre réservé aux
nombres de jours acquis et appose son visa. La demande est retransmise à la
Direction pour accord, qui peut apporter des observations (visa). Ensuite, elle
retourne au Département en charge des Ressources Humaines qui conserve son
exemplaire, et retourne l'exemplaire destiné au salarié.

9. Délais à respecter
Les demandes doivent être déposées dans un délai allant de 15 (quinze) à 30
(trente) jours l’avance (sauf cas exceptionnel examiné par le Responsable de
Département et la Direction).

3-2-7 : Procédure de gestion des missions

1- Objet
Cette procédure décrit les règles à respecter et les documents à fournir afin de
justifier les frais de mission de courte durée au Cameroun et à l’étranger
Par courte durée, nous entendons les missions ne dépassant pas une période de 10
jours.
Les déplacements pour des durées supérieures à 10 (dix) jours feront l’objet d’une
étude au cas par cas.

2- Définitions

Mission : Est considéré comme étant en mission tout personnel appelé à travailler
dans une autre ville que celle de son lieu de service habituel et détenteur d’un ordre
de mission régulier
Frais de mission : C’est l’ensemble des dépenses relatives à la mission
Frais de séjour : On entend par frais de séjour les dépenses engendrées par le
temps passé sur les lieux où l’on séjourne (hébergement, petit déjeuner, déjeuner,
dîner, taxi, métro, bus, boisson, téléphone…)
Frais réels : Ensemble des frais probants originaux, dont le remboursement se fait
sur la base des justificatifs.
Frais forfaitaires : Ensemble des frais difficilement justifiables, dont le
remboursement se fait sur la base d’un forfait (repas, boisson, taxi, …etc.).
Décompte des jours : Les jours se calculent par nombre de nuitées passées hors
de son lieu de résidence habituelle. Les déplacements aller-retour donnent droit à la
moitié des frais de restauration et du forfait divers d’une journée complète.

3- Domaine d’application
Cette procédure s’applique à toute catégorie d’agent effectuant une mission de
courte durée au Cameroun ou à l’étranger.

4- Ordre de mission
Les ordres de missions sont signés par la Direction avec faculté de délégation.

Pour les missions domestiques :

L’employé remplit un imprimé de l’ordre de mission et le fait signer par son
Responsable de Département. L’ordre de mission est ensuite déposé au
Département Administratif et Financier (DAF) qui est chargé de le transmettre à la
Direction pour signature.

Pour les missions extérieures :

Un ordre de mission sur papier en tête de la société est établi par le DAF sur la base
de l’ordre de mission préétabli et signé par le Responsable du Département. Une
fois les signatures obtenues, le DAF évalue les frais de missions. Le dossier complet
lui est transmis pour les formalités d’obtention de visa d’entré du pays de
destination.
En ce qui concerne les missions pour formations, le DAF communiquera à la
Direction le coût estimatif de la formation afin de constituer une provision.

5- Déplacement
Les frais de voyage (transport, péage, carburant) sont à la charge de l’entreprise.
Le déplacement peut s’effectuer par bus, train, avion classe économique et par
véhicule personnel.

6- Durée
La durée de la mission est celle indiquée sur l’ordre de mission. Toute prolongation
devra être autorisée par l’autorité qui a ordonné la mission.
Les dates d’arrivée et de retour sont validées la personne contact du lieu de
destination le cas échéant.

7- Rapport de mission
Trois (03) jours au plus tard après son retour de mission, l’intéressé déposera une
copie du rapport général de mission et une copie du rapport financier s’il y a lieu.
Le rapport financier doit être accompagné des pièces justificatives des dépenses à
prendre en charge par l’entreprise.
Ce rapport conditionne le remboursement des frais de mission.

8- Frais de mission

A DEFINIR

3-2-8 : Procédure de gestion du courrier

1- Objet
La présente procédure a pour objet de définir les modalités et les règles applicables
en matière de traitement des courriers arrivé et départ.
2- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout courrier reçu par l’entreprise ou tout courrier (lettre,
fax, email) devant quitter l’entreprise pour un destinataire extérieur.

3- Règles de gestion

Courrier arrivée
 Tout courrier reçu doit être enregistré par l’assistante de direction (AD) dans
le registre « courrier arrivée ». Il inscrit :
o La date d’arrivée ;
o La date et le numéro de la correspondance ;
o L’expéditeur ;
o L’objet ;
o Le destinataire.

 L’AD appose le cachet « courrier arrivée » sur le courrier et inscrit :

o La date d’arrivée ;
o Le numéro interne attribué au courrier.

 Tout courrier reçu doit être transmis à la Direction qui l’affecte aux
destinataires après en avoir pris connaissance.

 L’AD distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission

dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du
courrier.

 Une copie du courrier est conservée dans le chrono « courrier arrivée ».

Courrier départ
 Tout courrier officiel de l’entreprise doit être signé par la Direction et porter le
cachet de l’entreprise. Un numéro ou une référence est également attribué au
courrier.

 Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre « courrier

départ » avant sa transmission par l’AD. Il inscrit :
 o Le numéro attribué au courrier ;
o La date de départ ;
o Le destinataire ;
o L’objet ;
o Les observations éventuelles.

 Une copie de chaque courrier doit être conservée dans un chrono « courrier
départ »

3-2-9 : Procédure de notes de services et mémos

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de notes de services et de mémos.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

2.1. Notes de service

Proposition et Elaboration de la note de service

 La proposition d’une note de service peut émaner de n’importe quel
responsable. Celui-ci élabore et rédige le projet de note de service en tenant
compte de la codification en vigueur.

 Il soumet le projet de note de service à la Direction pour validation.

Validation et signature de la note de service

 La Direction valide le projet de note ou apporte des modifications qui
s’imposent dans un délai de 24 heures.

 La Direction signe la note de service dès lors que les modifications

éventuelles ont été prises en compte.

 La Direction transmet la note a l’assistante de direction (AD) la note signée

pour diffusion aux ampliataires et/ou affichage.
Enregistrement de la note de service
 L’AD procède à l’enregistrement de la note de service dans le registre ouvert à
cet effet.

 Il appose le cachet de l’entreprise et effectue le nombre de copies nécessaires

de la note de service.

 Il classe l’original dans le chrono « Notes de Services ».

 Il diffuse à l’ensemble du personnel concerné et/ou des ampliataires, et si

besoin procède à l’affichage au babillard.

2.2. Mémos internes

 Les mémos internes concernent les relations inter-dossiers au sein du

personnel de l’entreprise. Ainsi ils sont directement rédigés par le personnel
concerné dans le modèle applicable.

 L'initiateur conserve une trace de chaque mémo dans le dossier

correspondant.

 Tout mémo est dûment daté (et signé s'il revêt une forme papier).
3-2-10 : Procédure de gestion des E-mails

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de gestion des E-mails.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

2.1. E-mails concernés

 Les e-mails reçus dans la boîte e-mail générale de l’entreprise dont la gestion
est confiée au Département Administratif et Financier (DAF).
 Les e-mails reçus dans les boîtes nominatives du personnel de l’entreprise.

2.2. Réactivité aux e-mails et principes clés

 Les e-mails reçus sur les boîtes personnelles du personnel sont traités par
ces derniers sous un délai n’excédant pas 24 h. Si le dossier exige un temps
de travail important, il est fait une réponse d’attente à l’interlocuteur.

 Toutes les boîtes e-mails doivent être consultées au moins deux (02) fois par
jour, le matin et le soir.

 Tout e-mail concernant un dossier et dont l’importance est jugée significative

par son destinataire doit être imprimé et classé dans le dossier
correspondant.

 Les destinataires des e-mails sur les boîtes personnelles (professionnelles)

répondent directement aux e-mails et informent le DAF de toute difficulté
éventuelle.

2.3. Traitement des e-mails reçus sur la boîte générale

Les e-mails reçus sur la boîte générale sont retransmis par voie électronique à la
Direction et aux personnes concernées
3-2-11 : Procédure de classement et d’archivage des
documents

1- OBJET

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles applicables en

matière de classement et archivage des documents.

2- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

2.1. Documents comptables

Chaque enregistrement comptable est appuyé par une ou plusieurs pièces
justificatives qui doivent être impérativement archivées dans les classeurs ouverts
de façon chronologique.
2.1.1. Immobilisations
Les pièces relatives aux acquisitions d’immobilisations doivent comprendre
notamment :
 Copie de la facture,
 2ème exemplaire du Bon de commande,
 Justificatifs de frais annexes (frais de douane, transit...).
La facture est classée dans le classeur d’achat approprié.
2.1.2. Achats – Fournisseurs
Les pièces (copies de factures et bons de commande) sont classées
chronologiquement par numéro de pièce. Par le dept appro et stocks.
L’original de la facture servant à son règlement, est classé dans le classeur
de trésorerie approprié avec la référence du paiement.
Un dossier appelé « Echéancier des factures en instance de paiement » est
mis en place afin d’assurer un suivi des factures non réglées.
2.1.3. Caisse
Les pièces de caisse (bons de sorties, reçus et factures) assorties des
bordereaux de transmission et/ou du brouillard de caisse, sont archivées
chronologiquement.
2.1.4. Banque
 Les pièces de banque (photocopies des chèques émis avec les factures les
ayant appelés et reçus, bordereaux de remises de chèques, Avis de débit et
de crédit des banques ...) sont archivées chronologiquement.
Un classeur différent est utilisé pour chaque banque.
Les rapprochements bancaires et les relevés de comptes sont également
archivés dans un classeur spécifique à chaque banque.
2.1.5. Paie-Personnel
Le DAF archive les dossiers individuels (contrat de travail, planning des
congés, justificatifs d’identité...) des salariés de l’entreprise dans des
classeurs prévus à cet effet. Chaque mois, le DAF archive les bulletins de
salaires du personnel permanent, le livre de paie édité mois par mois et les
récapitulatifs de la main d’œuvre occasionnelle.
2.1.6. Déclarations fiscales
Un ou plusieurs classeurs reprennent mois par mois les copies des
déclarations fiscales :
 Taxe sur la Valeur Ajoutée ;
 Impôts sur les Traitements et salaires,
 Impôt sur les Sociétés,
 Patentes,
 Autres taxes…
2.1.7. Déclarations sociales
Ce classeur doit contenir les déclarations à la CNPS. Ainsi, les versements à
la CNPS sont archivés séparément.
2.1.8. Opérations Diverses
Ce classeur reprend tous les enregistrements effectués en attente de
justificatifs, ainsi que les opérations qui ne se rapportent à aucun des
journaux principaux, les régularisations d’écritures, les amortissements et
opérations de fin d’exercice.
Toutes les Opérations Diverses doivent être assorties des pièces qui justifient
les régularisations et autres opérations passées en écriture.

2.2. Documents des projets

Ce sont les documents techniques concernant les projets de l’entreprise et les
prestations intellectuelles de l’ensemble.
 Plans
 Rapports d’études
  Rapports de chantier
 Images
Ces documents doivent être conservés en version papier et en version électronique
dans des CD.

2.3. Documents du personnel

Les employés doivent classer les documents physiques et électroniques dans leurs
bureaux et dans les ordinateurs de telle manière qu’ils puissent être retrouvés
facilement par les collègues en cas de besoin.