Préparer un déplacement à l’étranger, c’est le type même d’activité où une secrétaire peut jouer

un simple rôle d’exécution ou au contraire, faire preuve d’initiative et anticiper. Nous allons
maintenant vous donner les petites ficelles du métier pour réussir la préparation des voyages de
votre manager et des collaborateurs de votre équipe.

A. Préparer le voyage

1. Créer un fichier « déplacement »

Le fichier « déplacement » doit comporter les informations suivantes :

- l’identité du voyageur ;

- son adresse personnelle ;

- son numéro de téléphone privé et son numéro de portable (avec extension permanente à
l’international ?) ;

- le nom et le numéro d’une personne à prévenir en cas d’urgence ;

- la date de validité et le numéro du passeport ;

- les visas en cours de validité ;

- le permis de conduire international ;

- les conditions accordées au voyageur (classe d’affaires avion ou 1ère classe SNCF,
catégorie de véhicule de location, carte de fidélité auprès des compagnies aériennes et des
hôtels,…).

2. Etablir un ordre de mission

L’ordre de mission est un document interne par lequel le responsable hiérarchique autorise un
salarié à engager des dépenses liées à une mission. C’est également le document de réservation
de moyens de transport, des hôtels et des véhicules. Il permet également d’obtenir une avance de
frais ou de devises pour le voyage.

Voici un exemple d’ordre de mission.

1
2
Un autre modèle de l’ordre de mission est suggéré

LOGO

Réf. :
LB :
ORDRE DE MISSION
----------
L’Administrateur

Prescrit à:

Fonction :
De se rendre à :
Dates de déplacement :

Moyen de transport utilisé :

Objets de la mission :

L’Administrateur remercie les autorités civiles et militaires des pays visités des facilités
qu’elles voudront bien accorder au porteur du présent ordre pour le bon déroulement de sa
mission.

Fait à (lieu, date)

Nom du signataire

(Pied de page)

3
3. Se renseigner auprès du voyageur

A l’aide de sa fiche individuelle, on va interroger le voyageur pour obtenir toutes les

informations nécessaires à l’établissement de son ordre de mission :

- la date de départ et de retour ;

- la destination exacte ;

- les moyens de déplacement ;

- les conditions de transfert (aéroport, hôtel, domicile) ;

- les horaires souhaités ;

- la nature du voyage (imputation budgétaire) ;

- les conditions d’hébergement ;

- les documents de travail à préparer ;

- les rendez-vous à prévoir.

4. Faire valider l’ordre de mission

A l’aide de ces informations, on peut établir l’ordre de mission.

Dans la plupart des grandes entreprises, il existe aujourd’hui une base commune sur le réseau qui
permet de saisir directement l’ordre de mission en ligne et de le faire valider par le responsable
hiérarchique du voyageur. Reliée à un système de gestion globale, cette base permet à
l’entreprise de gérer et d’optimiser l’ensemble des dépenses de déplacement.

5. Créer un dossier spécifique pour chaque mission

Il est nécessaire d’ouvrir une chemise au nom du voyageur et de la mission en préparation

« Voyage de Monsieur X, Japon du 15 au 20 juin » que l’on peut classer dans son échéancier.

Sur la couverture du dossier, on peut agrafer une fiche récapitulative de toutes les formalités à
prévoir et les tâches à faire pour la préparation du voyage. Dès qu’une tâche est exécutée, on va

4
cocher la case correspondante sur la fiche. En un coup d’œil, on sait toujours où on en est de la
préparation du voyage. Ce document est très utile pour un-eremplaçant-e si on doit lui déléguer
la préparation du voyage au pied levé !

6. Prendre contact avec l’agence de voyage

Une fois l’ordre de mission validé, on peut passer à la phase préparatoire du voyage.

Si l’entreprise travaille avec une agence de voyage, celle-ci se chargera de faire les réservations
nécessaires et vous fournira les billets en temps utile. Il est impératif de confirmer par e-mail les
données du voyage à l’agence pour éviter les erreurs.

Informations pratiques actuelles au Vietnam : Si les chiffres d’affaires annuels des achats des
titres de transport aériens prévues au-delà de 1 milliard de VND par votre entreprise, les agences
aériennes ont de l’intérêt de vous proposer un contrat de coopération pour vous inciter à acheter
plus chez eux en échanges des primes (notamment les billets d’avion gratuits) correspondant à
chaque niveau des chiffres d’affaires réalisées par votre entreprise. De votre cote, l’achat des
billets d’avion et les services annexes seront personnalise et facilites.

Dès la réception des billets, on doit contrôler attentivement les billets, les titres de réservation et
signaler au voyageur les particularités du voyage (horaires, limite de bagage (kg ? combien
unité ?) à passer dans la soute, changement d’aéroport, conditions de restitutions d’un billet
d’avion ou une voiture de locations, etc.). Normalement, pour les vols internationaux, un
voyageur en classe économique a droit à 20kg de bagage en 1 unité dans la soute, tandis qu’un
voyageur en classe d’affaires en a droit à 40kg en 2 unités (jamais en une unité pour les soucis de
protection des ouvriers transporteurs). Le bagage à main est fixe pour 7kg que ce soit la classe
éco ou d’affaires.

Pour le transit, il faut veiller à assurer si le voyageur doit changer l’avion ? refaire son
enregistrement ? Si ses bagages sont transités et enregistrés directement pour les vols suivants
ou c’est le voyageur doit les retirer et les réenregistrer de nouveau ? Normalement, les bagages
sont transites directement par soins des compagnies aériennes. Mais, c’est à la secrétaire de le
vérifier à l’avance.

5
Les sièges dans l’avion peuvent être réservés au moment de la réservation. Il faut demander au
voyageur de vous préciser s’il est hublot ou couloir ?

7. Réserver les moyens de transport

Si on n’a pas la chance de pouvoir faire appel à une agence de voyage, c’est à la secrétaire de
faire directement les réservations.

Réserver le billet d’avion : doit se faire le plus rapidement possible. Une réservation bien à
l’avance permet de comparer les prix sur Internet et de trouver le meilleur rapport qualité/prix. Il
est important de garder trace des numéros des billets d’avion avec lequel on pourra toujours faire
l’enregistrement à l’aéroport même en l’absence du billet d’avion.

Adopter le billet électronique : il suffit de le réserver par téléphone ou par Internet (auprès de la
compagnie aérienne). On vous demandera de donner en référence le numéro d’un identifiant
(carte bancaire ou carte de fidélité du voyageur). Le règlement est effectué en ligne et le billet
sera créé et mémorisé dans une base de données de la compagnie. Vous recevrez par fax, e-mail
ou courrier un mémo voyage reprenant les principales caractéristiques du vol. Muni de ce mémo
voyage et d’une pièce d’identité, le voyageur se rendra directement au comptoir
d’enregistrement. Sa carte d’accès à bord lui sera délivrée immédiatement.

Attention : la réservation des titres de transport en ligne nous oblige de payer dans l’immédiat ou
au moins dans 24h. C’est un réel inconvénient lorsque les dates de voyage et le programme de
travail font encore l’objet de changement ou reste à confirmer et surtout les frais de modification
sont considérables et les procédures à suivre pour obtenir le remboursement sont compliquées.
Ainsi, plusieurs bureaux optent pour la possibilité de réservation via d’une agence de voyage qui
accorde en outre, pour fidéliser les clients, les possibilités de paiement en retard.

Prévoir le transfert vers l’aéroport : soit en train, si le manager part d’une ville de province vers
les aéroports parisiens, soit par navette, soit avec une voiture individuelle. Dans ce cas, il est
important de se renseigner au préalable sur les parkings et les tarifs pratiqués selon la durée.

Au Vietnam et dans les autres pays asiatiques, pour assurer le transfert vers l’aéroport, on utilise
soit la voiture de service (missions diplomatiques), soit la voiture de location, soit le taxi. Les
navettes de la compagnie aérienne ne sont pas très pratiques en terme d’horaires et du transfert

6
supplémentaire à prévoir de domicile au point de départ de la navette, et surtout il faut prévoir du
temps d’attente pour embarquer et débarquer de la navette.

8. Faire attention aux décalages horaires

Il ne faut pas oublier de vérifier le décalage horaire du pays de destination. On peut consulter des
différents sites qui indiquent non seulement l’heure locale mais de nombreuses informations
utiles sur la ville ou le pays visité (horaire été/ hiver, code téléphone, hôtels, guides à consulter,
etc)

9. Vérifier les jours fériés dans le monde

Il est nécessaire de prendre précaution de vérifier les jours fériés de la destination prévue pour
que le manager ne risque pas de perdre un temps précieux.

Pour information, TV5monde.fr/ partie « Voyageur » vous offre la possibilité de consulter les
jours fériés dans le monde entier selon l’année et autres critères
http://www.tv5monde.com/cms/chaine-francophone/voyageurs/Outils/p-8228-Jours-feries.htm).

10. Prévoir les conditions climatiques

Il peut être utile également de vérifier le temps qu’il fera pour avertir le manager de la saison des
pluies dans un pays équatorial ou d’une chute de neige tardive dans un autre. Ces conseils fort
utiles l’aideront à préparer sa valise, notamment si des réceptions sont prévues dans le
programme du voyage.

Liens utiles :

Météo internationale et régionale - http://www.tv5monde.com/cms/chaine-francophone/meteo

Météo de chaque région du Vietnam - http://www.nchmf.gov.vn/web/vi-VN/43/Default.aspx

11. Prévoir l’hébergement

Il faut prendre contact avec l’établissement choisi par téléphone ou Internet. La plupart des
grandes chaînes hôtelières proposent un service de réservation en ligne et des tarifs en général
plus intéressants qu’en s’adressant directement à l’hôtel choisi. Il est nécessaire de se faire

7
préciser les conditions de règlement des frais de séjour, les conditions d’annulation. Si on fait la
réservation par téléphone, il faut confirmer immédiatement par fax ou par e-mail et ne pas
oublier d’indiquer l’heure d’arrivée du voyageur et les risques d’arrivée tardive.

Astuce : Etablir à l’avance un référentiel hôtelier des villes/ pays concernés par votre mission
avec des précisions détaillées. Ce sera plus facile et rapide pour votre chef et pour vous de
choisir un hôtel pour la mission quand il le faut.

Il faut parfois réserver la chambre d’hotel dès la veille de son arrivée pour permettre le check-in
tôt matinal. Pareil pour le départ tard la nuit.

12. Se renseigner sur les formalités d’entrée à l’étranger

Disposer d’un passeport en cours de validité : on doit s’assurer que le passeport du voyageur a
une validité suffisante pour lui permettre de séjourner le temps voulu. Certains pays n’accordent
un visa d’entrée qu’aux personnes qui présentent un passeport valable 6 mois à la date
d’expiration du visa sollicité.

Obtenir un visa en bonne et due forme : le visa est un document payant qui s’obtient auprès du
consulat/ de l’ambassade du pays dans lequel le voyageur doit se rendre. Dans certains pays, le
visa peut être délivré à l’entrée du pays. Si on doit obtenir un visa pour un voyageur, on devra
respecter les conditions suivantes : présenter un passeport en cours de validité, remplir un
formulaire de demande, fournir des photos d’identité, produire une attestation de voyage aller-
retour, prévoir des espèces pour régler le visa, et dans certains cas, présenter une « invitation » de
la part de la société qui reçoit le voyageur et la copie de la réservation de l’hôtel.

Liens utiles
- Visa des invités des Missions diplomatiques au Vietnam :
https://visa.mofa.gov.vn/Homepage.aspx
- Visa des invités des organismes ne faisant pas partie du corps diplomatique au Vietnam :
http://www.xuatnhapcanh.com.vn/c32-thu-tuc-xin-cap-visa-viet-nam.htm
- Visa électronique – phase expérimentale :http://www.xuatnhapcanh.com.vn/c32t735-thu-
tuc-xin-cap-visa-dien-tu-viet-nam-cho-nguoi-nuoc-ngoai.htm

8
 - Exonération de visa d’entrée au Vietnam : https://vietnamvisa.gou.vn/fr/vietnam-visa-
exempstion/

Les ressortissants de certains pays peuvent visiter le Vietnam sans visa pour une période de
temps, voici la liste des pays et régions qui ont le régime d’exonération de visa avec le Vietnam.

À partir de 1er juillet 2015 à 30/06/2016, visiteurs des pays suivants ne peuvent pas besoin d’un
visa au Vietnam pendant moins de 15 jours : Allemagne, France, Royaume-Uni, Italie et en
Espagne. Après cette date, entre la phase expérimentale de la décision.

Zones Pays Durée de résidence

Singapour moins de 30 jours
Thaïlande moins de 30 jours
Malaisie moins de 30 jours
Philippines moins de 21 jours
Asie
Laos moins de 30 jours
Indonésie moins de 30 jours
Japon moins de 15 jours
Corée du Sud moins de 15 jours
Suède moins de 15 jours
Finlande moins de 15 jours
Nordique
Danemark moins de 15 jours
Norvège moins de 15 jours
Allemagne moins de 15 jours
France moins de 15 jours
Européenne (juillet 2015 – juin 2016)
Espagne moins de 15 jours
Italie et Royaume-Uni moins de 15 jours

Pour les visas d’entrée dans les autres pays : à consulter le site web des ambassades ou ministère
des affaires étrangères du pays concernes et suivre les démarches indiquées.

Pour les visas d’entrée dans les pays qui ne sont pas représentés diplomatiquement dans votre
pays de départ, il est possible de demander votre visa à l’entrée aéroportuaire du pays d’arrivée
ou dans une représentation diplomatique de ce pays la plus proche de votre lieu de résidence.

Il est de plus en plus souvent, pour des raisons de coût et d’organisation, les ambassades confient
la tâche matérielle de la collecte des dossiers de demande de visa à un service externalisé tout en

9
gardant l’autonomie de décision de délivrance de visa. C’est le cas actuel de l’ambassade de
France au Vietnam - https://vn.ambafrance.org/Visa-pour-venir-en-France-3870.

Partir avec un carnet de vaccination à jour : certains pays exigent des vaccins particuliers à
l’entrée sur leur territoire. C’est à la secrétaire de rappeler au manager les vaccins requis. Un
conseil à donner au voyageur : avoir toujours sur lui un papier (en anglais et en français)
indiquant ses contre-indications médicales (composants chimiques de certains médicaments) et
sa carte de groupe sanguin.

Médicaments et prothèses : en cas de traitement il est préférable de voyager avec l’ordonnance

médicale ; en cas de prothèse métallique qui fera sonner les portiques de détection, se munir
d’une attestation de prothèse signée par le chirurgien.

13. Prévoir les moyens de paiement

Il est toujours utile d’avoir quelques devises pour effectuer les dépenses courantes dès que l’on
arrive dans un pays étranger. Le voyageur doit parfois régler sur place les frais de visa ou la taxe
d’aéroport. Il est également utile d’avoir un peu de monnaie pour régler le taxi ou donner des
pourboires.

B. Effectuer les dernières vérifications avant le départ

1. Prévoir l’intérim du poste

Comme le manager va s’absenter pendant quelques jours, il convient de faire le point avec lui sur
la conduite à tenir en son absence : qui assure l’intérim de son poste, qui est habilité à signer le
courrier en son absence ? Quelles sont les informations importantes et urgentes qu’il doit
impérativement recevoir ? Quels sont les dossiers en attente et les personnes habilitées à les
traiter ?

10
Exemple de la note d’intérim ci-dessous est présenté à titre indicatif.

Note d’intérim
N/Réf :
Objet : Note d’intérim

De : M. (Nom et Prénom), Directeur

A : M. (Nom et Prénom), Directeur-adjoint

Vu le Règlement financier et notamment son article …. ;

Vu la Directive n°…… relative à la délégation de pouvoirs de nature financière ;

Pendant l’absence du Directeur du ….. au ….., l’intérim de la direction du bureau est assuré
par M (Nom et prénom), directeur-adjoint.
Pendant la durée de cet intérim, l’intérimaire dispose des pouvoirs suivants :
- Signature de tous les actes soumis à la signature du Directeur agissant comme
ordonnateur délégué en ce compris les questions relatives aux ressources humaines
Pour assurer la gestion du bureau et prendre toutes les décisions nécessaires à son bon
fonctionnement.
Lors du retour du Directeur, l’intérimaire rendra compte des décisions prises et des
documents signés pendant cette période.
Fait à (Lieu et date)
Le délégant Le délégataire

Copie(s) pour information à :

2. Compléter la feuille de route du voyageur

La feuille de route est un document très utile à remettre au voyageur avant son départ. Elle
récapitule les principaux éléments du voyage. Il faut penser à donner une copie de la feuille de
route au responsable hiérarchique du voyageur et à ses collaborateurs directs.

11
Exemple de feuille de route

M…………………… Voyage du……………………… au …………………………………..

Date Ville départ Heure départ N°vol

Ville destination Heure arrivée N°train

De
A

De
A

Hôtel Nom de l’hôtel : Référence de la réservation :

Téléphone : Informations utiles :
Prix

RV Rendez-vous :
Date : Heure :
Adresse :

RV Rendez-vous :
Date : Heure :
Adresse :

Divers Réservation de voiture, taxi…

Un autre exemple de programme de la mission est à étudier.

Programme de mission
à (lieu)…. du ……. au ……………

Mercredi 10 oct.
9h55 : Vol VN 9216 Hanoi – Phnom Penh
13h15 : Arrivée à Phnom Penh - Installation à l’hôtel ………………….. Accueil à l’aéroport par
l’hôtel
15h00 : Mme. ……………., à l’hôtel …………………..
17h00 : M. …………….., à ……………………

12
Jeudi 11 oct.
10h00 : S.E.M. …………. Ambassadeur de ……………., à l’ambassade de ……………..
11h30 : Centre culturel ………
16h30 : S.E. Mme ………………, Secrétaire d’Etat, au ministère de ………………………..
18h30 : Réception à l’occasion du départ de fin mission de ………………., à sa résidence

Vendredi 12 oct.
10h30 : Réunion …………
à Phnom Penh, Service de Coopération et d’Action culturelle

15h50 : Départ de l’hôtel …..par la voiture de l’hôtel

17h50: Vol VN 920 Phnom Penh – Hanoi.
21h05 : Arrivée à Hanoi

Coordonnées utiles
Vietnam Airlines à Hanoi (siège) :

Agence de voyage à HN:

Vietnam Airlines à Phnom Penh : ...

Hôtel ……………….. Phnom Penh :

S.E. Mme…………, Secrétaire d’Etat de …………,

Ambassade de ………….. : …………………………

M. …………….., ……….., …………………….

M. …………….., ./

Mme ………………..

Centre culturel …………….,

Voiture de location : ……………………………..

13
3. Décider des moyens de contact avec le voyageur

On aura besoin de contacter son manager pendant son absence. Il est préférable qu’il prenne
l’initiative d’appeler sa secrétaire car il connaît ses horaires de bureau. La messagerie
électronique est un excellent moyen d’échanger des informations, mais il ne faut pas profiter de
la facilité de contact pour inonder le manager d’informations non prioritaires ou inutilement
alarmantes qui risquent de le contrarier.

Si le manager souhaite utiliser son téléphone portable, il convient de vérifier avant son départ
que son système d’abonnement prévoit un accès à l’international. Dans le cas contraire, un
simple appel à son opérateur suffit pour obtenir un accès temporaire à l’international.

4. A remettre au voyageur avant son départ

La veille de son départ, il convient de faire un dernier point avec son manager et de lui remettre
les éléments suivants :

- feuille de route ;

- passeport, visas ;

- carnet de vaccination ;

- carte de crédit ; indemnités de mission ; devises ;

- confirmation réservation hôtels (copies des fax ou e-mail) ;

- titre de transport ;

- cartes de visite (français/anglais) ;

- papier à entête de la société ;

- photos d’identité ;

- dossiers de travail ;

- ordinateur portable/ clé USB ;

14
 - documentation sur le pays visité ;

- plan de la ville ou itinéraires ;

- cadeaux pour les hôtes.

C. Assurer le suivi du retour du voyageur

1. Régler les notes de frais

Il n’est toujours facile de récupérer toutes les notes de frais du voyageur, surtout si la mission a
été longue. Avant son départ, il est donc recommandé de lui donner une enveloppe format A5
« spéciale note de frais » dans laquelle il pourra glisser les justificatifs de toutes ses dépenses ou
de change au fur et à mesure de son voyage ainsi que les billets de transport.

2. Remercier les personnes rencontrées

Il convient de penser à envoyer un courrier de remerciement à tous les hôtes du voyageur, il vaut
mieux rédiger un courrier plutôt qu’un e-mail.

En cas de contacts commerciaux, le suivi doit être effectué dès la semaine de retour du voyageur.
Il ne faut pas oublier d’envoyer la documentation souhaitée ou les informations promises.

3. Créer un dossier par destination

Il faut penser à récupérer toute la documentation utile sur le pays visité et à créer un dossier au
nom du pays ou de la ville. Ces informations seront conservées pour un prochain déplacement
dans le pays concerné. On pourra y classer les plans de ville, les cartes routières les dépliants
touristiques, les cartes d’hôtel, de restaurant, les renseignements utiles sur le pays visité et les
conditions de voyage.

15