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GESTION DU PERSONNEL

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Canevas du Manuel des procdures des cabinets membres de lOECCA

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SOMMAIRE
1

RGLES DE BASE.......................................................................................................................................2

RECRUTEMENT..........................................................................................................................................2
2.1
2.2

GESTION DES CARRIRES ET DES EMPLOIS...................................................................................3

3.1
3.2

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................4
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................4
PROCDURES DE GESTION DES ABSENCES..............................................................................................4

GESTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL.............................................................................................5

6.1
6.2

OBJECTIF POURSUIVI..............................................................................................................................3
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................3
PROCDURES DE GESTION DES CONGS.................................................................................................4

GESTION DES ABSENCES........................................................................................................................4

5.1
5.2
5.3

OBJECTIFS...............................................................................................................................................3
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................3

GESTION DES CONGS............................................................................................................................3

4.1
4.2
4.3

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................2
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................2

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................5
PROCDURES DE GESTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL.........................................................................5

RECLASSEMENT DU PERSONNEL........................................................................................................5
7.1
7.2

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................5
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................5

PROCDURES DE RECLASSEMENT DU PERSONNEL.....................................................................6

EVALUATION DU PERSONNEL...............................................................................................................6
9.1
9.2
9.3

10

OBJECTIF................................................................................................................................................6
RGLE DE GESTION.................................................................................................................................6
PROCDURES DVALUATION DU PERSONNEL........................................................................................6

MISSIONS ET DPLACEMENTS.............................................................................................................7
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5

OBJECTIF POURSUIVIS............................................................................................................................7
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................7
PROCDURES DE GESTION DES MISSIONS...............................................................................................7
ORDRES DE MISSIONS.............................................................................................................................8
INDEMNITS DE MISSION........................................................................................................................9

11

AVANCES SUR FRAIS DE MISSION........................................................................................................9

12

COMPTE RENDU DE MISSION...............................................................................................................9

13

GESTION DES STAGIAIRES.....................................................................................................................9

13.1
13.2
13.3

14

OBJECTIFS POURSUIVIS.........................................................................................................................10
RGLES DE GESTION.............................................................................................................................10
PROCDURES DE GESTION DES STAGIAIRES..........................................................................................10

ANNEXES....................................................................................................................................................11

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1 Rgles de base
Il appartient lOrdre des Experts-Comptables et Comptables Agrs du Bnin
(OECCA Bnin) de rdiger la convention collective le concernant, rgulirement mise jour.
Tout Cabinet de plus de 20 salaris doit mettre en place un rglement intrieur.

2 Recrutement
2.1 Objectifs poursuivis

Adquation existant entre les agents recruts et les besoins du service ;

Sassurer que le personnel du Cabinet est bien qualifi pour les postes pourvus ;
Le recrutement doit correspondre aux besoins rels du Cabinet tant en qualit quen
volume ;
Le recrutement dagent doit tre exclusivement justifi par un besoin n suite, soit une
vacance de poste, soit du fait de laugmentation du volume dactivits ou de modification
des structures.

2.2 Rgles de gestion

Tout service ou dpartement du cabinet peut exprimer une demande de personnel qui doit
tre soumis lavis du Directeur ou du Grant ;

Chaque personnel du Cabinet doit disposer dune copie du rglement intrieur (si le
nombre de personnel est de plus de vingt salaris) ;

Lembauche du personnel est, sur le plan technique, coordonne et supervise par le

Directeur ou le Grant.

Les diffrentes tapes du processus dembauche sont :

- Expression du besoin ;
- Slection des candidats ;
- Embauche ;
Chaque tape du processus doit tre sanctionne par un procs verbal. Le Directeur ou le
Grant doit lui-mme prsider lentretien direct ou dlguer une autre personne
comptente en cas dempchement ;

Les documents du personnel doivent tre conservs pendant au moins 30 ans.

Le recrutement peut seffectuer au plan interne pour assurer la promotion des agents dj
en poste.

Le recrutement peut tre confi un cabinet spcialis, dans ce cas la Direction du

Cabinet met la disposition dudit cabinet le cahier de charge et indique de faon prcise
ses besoins.
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3 Gestion des carrires et des emplois

3.1 Objectifs

Assurer un compromis permanent entre les besoins du Cabinet, les potentiels

disponibles et les dsirs exprims par les salaris ;
Mettre en place un systme dapprciation permettant de dtecter les potentiels et
dorienter la gestion personnalise de lemploi ;
Grer les dparts des agents du Cabinet.

3.2 Rgles de gestion

La gestion des carrires et des emplois consiste crer les outils de gestion et de suivi en
disposant pour chaque agent dun dossier dans lequel sont rangs tous les actes le
concernant.

Sous le contrle de la Direction du Cabinet, le Directeur ou le Grant dveloppe des outils

de promotion et de contrle de ladquation Comptences-Emplois pour garantir lquit
de la relation Contribution- Rtribution.

Le Directeur ou le Grant veille lapplication quitable de la rglementation en vigueur.

Il initie les Notes de Service relatives lvolution du code de travail, des avantages et
moluments et la carrire du personnel.

Pour le suivi du personnel, le Directeur ou le Grant constitue des dossiers individuels

incluant les pices obligatoires.

4 Gestion des congs

4.1 Objectif poursuivi
Sassurer que les congs accords sont conformes aux prescriptions du code de travail en
matire de congs administratifs.

4.2 Rgles de gestion

Les congs sont annuels et apparaissent comme un complment de repos accord au

personnel ;

La jouissance de cong nest effective quaprs un an de service effectif ;

Le travailleur a droit un cong de deux (2) jours ouvrables par mois travaill, soit 24
jours ouvrables par anne de service ;

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Outre le cong annuel, les travailleurs peuvent bnficier dans certains cas des congs
spciaux. Il sagit essentiellement des permissions pour vnements familiaux, des congs
de maladie et de maternit conformes la rglementation en vigueur.

4.3 Procdures de gestion des congs

Les procdures de gestion des congs se rsument comme suit :

Elaborer le planning des congs

Etablir les demandes de congs

Chaque agent adresse une demande de congs au Directeur ou au Grant

conformment au planning de congs.

Etablir le titre de congs :

5 Gestion des absences

5.1 Objectifs poursuivis
Rglementer les absences au sein du Cabinet afin :

dviter les abandons de postes non justifis ;

de cerner la productivit de lagent et lvaluation de ce dernier.

5.2 Rgles de gestion

Toutes les absences doivent tre autorises par le Directeur ou le Grant ;

Les jours dabsences non justifis sont dduits des congs administratifs de lagent ;

Les absences fantaisistes peuvent tre sanctionnes.

5.3 Procdures de gestion des absences

Les procdures de gestion des absences se prsentent comme suit :

Etablir la demande dautorisation

-

Lagent adresse au Directeur ou au Grant une demande manuscrite

dautorisation dabsence prcisant clairement les motifs de labsence.
Cette demande doit suivre le circuit administratif appropri.
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Autoriser labsence avec une fiche approprie.

Retour dabsence:
-

Tout retard non justifi peut tre sanctionn.

6 Gestion des accidents de travail

6.1 Objectifs poursuivis
Ces procdures visent servir de guide pour les dmarches suivre en cas daccident de
travail dun agent du Cabinet.

6.2 Procdures de gestion des accidents de travail

Les procdures de gestion des accidents de travail se prsentent comme suit :

Constater laccident par une autorit administrative ou toute autre personne crdible
(Police Nationale, service de sant par exemple)

Dclarer laccident la CNSS :

7 Reclassement du Personnel
7.1 Objectifs poursuivis
Promouvoir la paix sociale, facteur dterminant du dveloppement du Cabinet ;
Rglementer les reclassements du personnel du Cabinet.

7.2 Rgles de gestion

En fonction de lanciennet et conformment aux textes en vigueur, il doit tre

procd chaque anne au reclassement des agents ayant droit ;

Les agents omis peuvent en faire la demande. La demande est adresse au Directeur
ou au Grant ;
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Les demandes de reclassement doivent tre signes par lagent et dposes au

secrtariat du Cabinet.

8 Procdures de reclassement du personnel

Les procdures se prsentent comme suit :

Etablir les demandes de reclassement :

-

Chaque agent tablit une demande de reclassement sil en bnficie compte

tenu des textes en vigueur. La demande est dpose au secrtariat du Cabinet.

Etudier les demandes de reclassement ;

Reclasser les agents suivant les procdures existante ;

9 Evaluation du personnel
9.1 Objectif

Sassurer de la contribution de chaque agent aux objectifs du Cabinet ;

Sassurer que les attributions et les objectifs dfinis chaque agent ont t respects selon
les procdures en vigueur au sein du Cabinet ;

Aider au redploiement du personnel et la gestion efficiente des comptences.

9.2 Rgle de gestion

Lvaluation du personnel doit se faire selon la procdure down top : les agents sont
valus par les chefs divisions, les chefs divisions sont values par les chefs services et
les chefs services par les Directeurs dOrgane ;

A la fin de chaque anne, le Directeur ou le Grant distribue chaque responsable du

Cabinet, la fiche dvaluation des agents ;

Les fiches doivent tre transmises par voie confidentielle aux suprieurs hirarchiques.

9.3 Procdures dvaluation du personnel

Les procdures dvaluation se prsentent comme suit :
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Evaluation du personnel
-

Transmettre les fiches dvaluation des agents en fin danne chaque chef
dpartement ;
Apprcier les performances des agents sous contrle par rapport aux objectifs
fixs ;
Evaluer le taux dexcution des programmes dactivit ;
Evaluer le taux dabsence pour causes autres que professionnelles ;
Discuter de lvaluation avec les agents ;
Attribuer une note sur 20 ;
Transmettre les fiches dvaluation au Directeur ou au Grant ;
Archiver le dossier dvaluation ;
Classer les fiches dvaluation individuelles dans le dossier individuel de
chaque agent valu ;
Afficher les lettres de flicitations et le rsultat dvaluation sur le tableau
daffichage du Cabinet.

10 Missions et dplacements
10.1 Objectif poursuivis
Matriser les missions raliser dans le cadre des activits du Cabinet.

10.2 Rgles de gestion

Les missions ou dplacements au Bnin sont programms et autoriss par le Directeur ou

le Grant ;
Pour toute mission et dplacement, un ordre de mission doit tre tabli par le Secrtaire
Particulier du Directeur ou du Grant et sign par le ce dernier ;
Les moyens de dplacement (vhicule, chauffeur et carburant, billet davoir) sont fournis
par le Cabinet ;
Les frais engags loccasion des dplacements sont la charge du Cabinet ;
Les montants des frais de mission sont fixs suivant la catgorie des agents et suivant la
grille de la convention collective rdiger.

10.3 Procdures de gestion des missions

Les procdures gestion des missions se prsentent comme suit :

Prparer de la mission :
-

Rappeler par crit la mission effectuer et lagent envoyer. Prciser la

priode propose pour excuter la mission et les mesures prises pour assurer
lintrim de lagent en mission.
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Etudier lopportunit de la mission ainsi que la priode favorable pour

lexcution de la mission ;

Vrifier si lobjet de la mission se rapporte aux objectifs du Cabinet

Etablir lordre de mission en deux exemplaires et le soumettre la signature du

Directeur ou du Grant. Lordre de mission doit comporter les informations
suivantes :

N de lordre de mission ;
Nom, prnoms et fonction de lintress ;
Lieu de la mission ;
Dates de dpart et de retour ;
Motif de la mission ;
Les besoins de la mission ;
Etc.
Archiver une copie de lordre de mission au secrtariat.
Transmettre une copie lintress. Au cas o la mission ncessite des tickets
valeur pour le carburant ou lachat de billets davion, dclencher les
procdures dachat adquates pour lachat du billet ou mettre des tickets valeur
la disposition du chauffeur. NB : En cas de mission lextrieur du territoire
national, il revient galement au Secrtaire sur instruction du Directeur ou du
Grant de procder aux rservations ncessaires.

Autorisation de la mission
-

Etablir les frais de mission en tenant compte du lieu de la mission et de la grille

officielle correspondant au statut du bnficiaire ;
Faire viser lordre de mission par le Directeur ou le Grant au retour de la
mission (en mentionnant la date de retour effectif sur lordre de mission) ;
Justifier les dpenses de la mission et remettre les factures correspondantes ;
Faire un rapport de mission adress au Directeur ou au Grant ;
Faire une copie de lordre de mission vis et la mettre dans le dossier
individuel de lagent.

10.4 Ordres de missions

Le document principal de gestion des missions, tournes et voyages dtudes est lordre de
mission. Il en existe deux types, selon quil sagit de missions lintrieur ou lextrieur du
territoire national.
Lordre de mission lintrieur comporte obligatoirement les mentions suivantes :

La destination ;
Le motif de la mission ;
La date de dpart et de retour prvue pour la mission ;
Les noms, prnoms et qualits des personnes concernes ;
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Le nom du chauffeur ;
Les rfrences du vhicule ;
Limputation budgtaire de la dpense ;
La signature du Directeur ou Grant.

Lordre de mission lextrieur du territoire national comporte les mentions suivantes :

Le nom, le prnom et la fonction de lagent concern ;

Le motif de la mission ;
La date de dpart et celle du retour prvue ;
Limputation budgtaire de la dpense ;
Le(s) moyen (s) de transport et la classe autorise ;
La signature du Directeur ou du Grant.

10.5 Indemnits de mission

Chaque agent du Cabinet effectuant une mission dans le cadre de ses activits
professionnelles et pour le compte du Cabinet a droit au versement dindemnits de mission.
Ces indemnits sont calcules suivants des normes prtablies et sont justifies ds retour de
mission.

11 Avances sur frais de mission

Tout agent devant effectuer une mission pour le compte du Cabinet a droit une indemnit de
mission dont le taux est fix par une note de service du Directeur ou du Grant conformment
la convention collective rdiger.
Au retour de mission lagent remet au Directeur ou au Grant une fiche de dbours dtaillant
les dpenses effectivement supportes par lui (ou le nombre de jours ouvrant droit per
diem). La fiche de dbours permet de rgulariser lavance, soit par perception des trop perus
ventuels (qui peuvent tre repris sur salaire), soit en versant lagent un complment
dindemnit si lavance tait infrieur aux dpenses relles pouvant donner lieu
remboursement.

12 Compte rendu de mission

Chaque agent ayant effectu une mission pour le compte du Cabinet rdige et soumet son
retour un compte rendu de mission. Celui-ci fait la synthse du droulement de la mission. Il
indique les personnes rencontres et les rsultats obtenus.

13 Gestion des stagiaires

Au niveau des Cabinets nous avons trois types de stagiaires :
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Les experts stagiaires ;

Les tudiants en stage pour rdiger un mmoire ;

Autres (titulaire dun diplme de DEA, DESS, Master, Matrise, Licence, etc.).

13.1 Objectifs poursuivis

Faire acqurir aux stagiaires des comptences pratiques ;

Dvelopper chez eux le sens de la responsabilit et de la rigueur au travail.

13.2 Rgles de gestion

Le recrutement des stagiaires doit tre planifi en tenant compte du volume dactivit
du Cabinet ;

Sassurer que les stagiaires ont les aptitudes de travailler dans un cabinet et ont lesprit
dquipe ;

Dvelopper des partenariats avec des coles qui forment les tudiants en audit,
commerce en gestion et en comptabilit.

13.3 Procdures de gestion des stagiaires

Les procdures de gestion des stagiaires se rsument comme suit :

Planifier le recrutement des stagiaires ;

Exprimer les besoins lavance du recrutement des stagiaires en tenant compte du
volume dactivit de chaque dpartement ;
Dfinir le profil des stagiaires recruter compte tenu des activits leur confier ;
Faire un test psychotechnique ;
Informer les stagiaires sils sont retenus ou non ;
Prciser la dure du stage ;
Constituer un dossier pour chaque stagiaire (demande manuscrite, CV diplme ou
attestation, acte de naissance, cassier judiciaire, certificat de visite et contre visite,
fiche de renseignement, engagement lgalis) ;
Mettre chaque stagiaire sous la responsabilit dun chef de dpartement ;
Chaque Cabinet peut donner des perdiem (forfait) tous stagiaire ayant une
anciennet de plus de six mois. Ce forfait peut tenir compte de lanciennet, du
rendement, du diplme et de la comptence de chaque stagiaire.
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Chaque cabinet doit viter de tomber sous le coup de la lgislation du travail en

matire de recrutement et de gestion des stages. Par consquent, les rgles de
renouvellement de stage doivent tre strictes et rigoureuses.

14 Documents tenir
Les cabinets doivent tenir dans leur forme rgulire les documents suivants :
-

Registre de lemployeur cot et paraph ;

Bulletin de paie ;
Fiche individuelle des salaires ;
Journal de paie ;
Livre de paie ;
Registre des entres et sorties du personnel
Reus pour solde de tout compte ;
Autres registres.

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