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Aide-mémoire Création d’un dossier d’emploi pour l’embauche d’un chargé d’enseignement (abrégé) Important : Cette procédure contient uniquement les étapes à faire et les données à modifier. Les autres informations indiquées dans les pages de PS-RH et qui ne sont pas mentionnées ici ne doivent pas être modifiées ni enlevées. Une telle modification peut provoquer une erreur dans la rémunération de l’employé. – chargé d'enseignement (001454) – chargé d'enseignement en médecine dentaire (001456) – chargé d'enseignement en médecine (001455) Groupe d'employé spécifique : Étape Créer la rangée d'embauche Navigation : Gestion effectif > Données emploi > Ajout instance emploi Ajout instance emploi Avant de faire un ajout d'emploi à un individu, assurez-vous d'avoir le bon numéro d'employé et que ses données personnelles ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour. – Employé : entrer le numéro d'employé de la personne. – Appuyer sur la touche du tabulateur de votre clavier pour passer au champ suivant. – Doss. employé : ne pas modifier. – Cliquer sur le bouton « Ajout lien ». Note : Un nouveau dossier d'emploi est créé pour l'employé et vous accédez aux pages pour saisir ses données d'embauche. Important : Seules les données de la rangée dont l'action est « Embauche » peuvent être saisies dans le composant « Ajout instance emploi ». Lieux travail – – – – Date effet : date de la première journée de travail Action : Embauche Motif : Embauche No poste : ouvrir la loupe et sélectionner le poste-banquette de chargé d’enseignement dans votre unité. Si les champs sont fermés : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Remplacer données poste ». Si le ou les champs déjà chargés par le poste, dans cette page ou dans les suivantes, doivent être modifiés et que les champs sont fermés, cliquer sur le bouton « Remplacer données poste » et faire les modifications nécessaires. Si les champs sont ouverts : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Utiliser données poste ». En tout temps, si vous faites des modifications aux valeurs chargées par le poste, vous pouvez revenir aux valeurs initiales en cliquant le bouton « Utiliser données poste ». Attention : Tous les champs chargés par le poste reviendront à leurs valeurs initiales et le champ « Échelon » redeviendra à blanc. Lorsque vous décidez d'utiliser le bouton « Utiliser données poste », vous devez vérifier toutes les pages pour vous assurer que les données sont exactes et les modifier au besoin. Données emploi màj 2014/01/22 – No poste (sous superviseur) : entrer le numéro du poste du responsable de l’unité si ce n’est pas déjà cette personne qui est indiquée – Heures normales : 35 heures de travail par semaine maximum (modifier si nécessaire pour un nombre entier ou à la ½ heure). – Temps plein/partiel : « Plein » par défaut (changer pour « Partiel » si le nombre d'heures normales est inférieur à 35). – Cliquer sur le bouton « Numéro contrat suivant ». Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 1 de 6 Aide-mémoire Dossier syndical – Convention : SCCCUL si chargé d'enseignement ou chargé d'enseignement en médecine dentaire CHENME si chargé d'enseignement en médecine – Catégorie employé : GEN – Sous-catégorie employé : CHENAC si chargé d'enseignement ou chargé d'enseignement en médecine dentaire CEM si chargé d'enseignement en médecine Paie – Type employé : S (salarié) Régime salarial – Échelon : chargé d’enseignement et chargé d’enseignement en médecine dentaire; inscrire l'échelon (6 à 20) lors de l’embauche. – Chargé d’enseignement en médecine : inscrire l’échelon (1 à 20) lors de l’embauche Important : Par la suite, les avancements d’échelon seront calculés et traités par les Ressources humaines. Rémunération – Cliquer sur le bouton « Composants paie défaut ». onglet Montants - Tx salaire : ne pas modifier onglet Conversion - Cocher « Appliquer ETP » seulement si employé à temps partiel. – Cliquer sur le bouton « Calculer salaire » lorsque toutes les données de rémunération sont entrées (c'est-à-dire la prime pour les chargés d’enseignement en médecine; voir section suivante). – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Important : Cliquer sur le bouton « Oui » du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date de début du contrat à imprimer pour signatures; vous compléterez le contrat à l'une des étapes suivantes. Rémunération (suite) Chargé d’enseignement en médecine seulement Si une prime doit être versée à l'employé à compter de sa date d'embauche, cliquer le bouton « Ajout (+) » pour ajouter une rangée et compléter les données sur la prime : onglet Montants – Prime à montant fixe Tx. : PAF Tx salaire : inscrire le taux annuel de la prime – Prime à montant épuisable Tx. : PEE Tx salaire : inscrire le taux annuel de la prime Note : Les Ressources humaines s’assureront que la prime sera réduite au fur et à mesure que le salaire de base sera augmenté, jusqu’à épuisement de la prime. – Cliquer sur le bouton « Calculer salaire ». – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Note : Pour verser une prime à l'employé à compter d'une date postérieure à sa date d'embauche, communiquer avec le BAPPER; si le versement de la prime est approuvé, cette rangée sera ajoutée par les Ressources humaines. Communiquer également avec le BAPPER si le versement de la prime doit prendre fin avant la fin du contrat établi. màj 2014/01/22 Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 2 de 6 Aide-mémoire Étape Navigation : Créer la rangée de mise à pied Gestion effectif > Données emploi > Emploi actuel Recherche – Employé : entrer le numéro d'employé de la personne. – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Lieux travail – Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » pour ajouter une nouvelle rangée. – Date effet : inscrire la date du lendemain de la dernière journée de travail. À retenir : Le contrat doit être au minimum d’une année, sauf pour le chargé d’enseignement en médecine qui remplace une personne absente. – Action : Mise à pied UL – Motif : Inscript. liste disponibilité Données emploi – Numéro contrat : retirer le numéro et laisser le champ à blanc. – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Important : Cliquer sur le bouton « OUI» du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date de fin du contrat à imprimer pour signatures. Étape Navigation : Établir et compléter le contrat pour signatures (chargé d’enseignement en médecine seulement) Gestion effectif > Données emploi > Gestion contrats > Mise à jour contrats Recherche – Employé : entrer le numéro d'employé de la personne. – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». – Si une liste s’affiche, rechercher le bon numéro de contrat ou les bonnes dates et cliquer sur l’un des éléments de la ligne désirée. Statut / contenu contrats – Début contrat : date du premier jour de travail – Fin contrat : date du dernier jour de travail  Correspond à la veille de la date de mise à pied entrée dans les données d'emploi. – Modèle contrat : CHENSEIGN – Cliquer sur le bouton « Établir contrat ». – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». – Cliquer sur le bouton « Correction historique » pour pouvoir faire la mise à jour des clauses. màj 2014/01/22 Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 3 de 6 Aide-mémoire Type / clauses contrat – Type contrat : sélectionner le type de contrat correspondant à l’emploi  201 si chargé enseignement - 202 si chargé ens. médecine - 203 si chargé ens. médecine dentaire Clauses contrat – Cliquer sur « Tout » pour voir toutes les clauses par défaut. – Cliquer sur le bouton « Suppression (-) » vis-à-vis une clause pour la supprimer. – Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » dans une clause ou au bas de la liste pour ajouter une nouvelle clause. Clause – Détaillée : Les informations entrées dans ce champ seront inscrites sur le contrat lors de l’impression. – Commentaire : Les informations de ce champ ne seront pas inscrites sur le contrat. Type / clauses contrat (suite)         Date signature / essai Étape Navigation : Recherche 050 (Numéro d’affichage) : Indiquer le titre de l’affichage dans le champ «détaillée». 044 (Desc. tâches d’enseignement) : Inscrire la description des tâches d’enseignement dans le champ « détaillée ». Au besoin, ajouter d’autres clauses 044 pour inscrire des descriptions supplémentaires. 030 (Période d’essai) : Indiquer la durée de la période d’essai dans le champ « détaillée ». 048 (Conditions d’exercice) : Indiquer les conditions d’exercice, si nécessaire, dans le champ « détaillée ». 080 (Remplacement absence autorisée) : Ne pas supprimer ni modifier cette clause. 034 (Commentaire) : inscrire ‘renouvelable automatiquement’ dans le champ «détaillée», si applicable 034 (Commentaire) : inscrire la description des activités de développement pédagogique, dans le champ «détaillée» 034 (Commentaire): inscrire la description des activités d’administration pédagogique dans le champ «détaillée»  Pour inscrire d’autres éléments sur le contrat, ajouter une clause 034 et compléter le champ « détaillée ». – Date signature : le système inscrira la date d'impression du contrat original lorsque celui-ci sera imprimé. – Responsable : nom de la personne qui doit signer le contrat en tant qu’employeur (inscrire le numéro d'employé du directeur du département ou sélectionner son nom dans la liste). – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Consulter le budget services (combinaison comptable) du poste Gestion effectif > Données emploi > Budgets services (CAN) – Poste : entrer le numéro du poste banquette qui a été entré dans les données d'emploi. – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Important : Le niveau budget « Poste » est réservé uniquement aux Ressources humaines. Vous pouvez le consulter, mais il ne faut jamais le modifier. Une modification de la combinaison comptable du poste aurait pour effet que le salaire de tous les employés qui occupent ce poste serait dorénavant payé et engagé sur cette combinaison comptable. Revenus – – – – Cliquer l'hyperlien « Détails champs structure » pour ouvrir la page d'affichage de la combinaison comptable. Vérifier la combinaison comptable. Ne pas modifier la combinaison, ni cliquer sur « OK », ni cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Cliquer sur le bouton « Retour à la recherche » pour revenir à la page de recherche. Important : Si le salaire de l'employé que vous embauchez doit être dépensé en partie ou en totalité sur une autre combinaison comptable que celle inscrite dans le poste, il doit y avoir un budget services par affectation pour l'employé. Si la combinaison comptable du poste doit être changée, la direction de l’unité doit en faire la demande à la personne responsable de la mise à jour des postes aux Ressources humaines. màj 2014/01/22 Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 4 de 6 Aide-mémoire Étape Navigation : Recherche valeur Créer ou modifier un budget services par affectation Gestion effectif > Données emploi > Budgets services (CAN) Pour modifier le budget par affectation de l’employé (s’il existe déjà) : – Clé table : PARTG – Service : numéro de votre unité (service) – Exercice : année de l'exercice budgétaire en cours (ex. : 2013 pour l'exercice du 1er mai 2012 au 30 avril 2013) – Niveau budget : Affectation Important : La mise à jour du niveau budget « Poste » est réservée uniquement aux Ressources humaines. – Employé : numéro de l'employé – No dossier : numéro du dossier d'emploi – Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Note : Si le résultat de la recherche est « Aucune valeur trouvée », aucun budget n’est créé pour l’employé et vous devez en créer un, si nécessaire. Pour créer un budget par affectation pour l’employé : – Cliquer sur l’onglet « Ajout valeur ». – Compléter les champs tel qu’indiqué plus haut. – Cliquer sur le bouton « Ajouter». Revenus encadré Niveau – Date effet : date d'embauche Note : Si le budget services existait déjà, ajouter une rangée pour le nouveau contrat à l’aide du bouton « Ajout (+) ». encadré Répartition revenus / onglet « Code de combinaison » – Séq. : 1 – % répart. : le % au total doit être de 100% :  Si le salaire doit être payé à partir d'une seule combinaison comptable, inscrire 100%.  Si le salaire doit être payé à partir de plus d'une combinaison comptable :  Inscrire le % qui doit être payé pour une des combinaisons dans la première rangée.  Cliquer sur le bouton « Ajout (+) », à droite de l'onglet « Code de combinaison », pour ajouter la ou les rangées pour les autres combinaisons comptables.  Séq. : inscrire 1 pour chacune des rangées. Revenus (suite) Répéter les étapes suivantes pour chacune des rangées : – Cliquer sur l'onglet « Description du code de combinaison ». – Cliquer sur l'hyperlien « Détails champs structure ». – Entrer la combinaison comptable :  Compte salaire : 041100 – Cliquer sur le bouton « OK ». – Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Revenus (suite) màj 2014/01/22 Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 5 de 6 Aide-mémoire À retenir : Il est possible de modifier la combinaison comptable tant que la rémunération de l'employé n'a pas commencé à être versée. Par la suite, pour modifier la combinaison comptable, il faut créer dans la page « Revenus » une nouvelle rangée dont la date d'effet est égale ou plus grande que la date de début de la période de paie en cours et sélectionner la nouvelle combinaison comptable puis enregistrer. Pour la partie antérieure à cette date, il faut compléter un formulaire de redistribution rétroactive pour le Service des finances. Fin de la procédure Note : N'oubliez pas de valider que les données personnelles de l'employé ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour en suivant les procédures « Modifications aux données personnelles » et « Création ou modification aux données personnelles sur la citoyenneté ». Pour imprimer une copie de travail du contrat, suivre la procédure suivante : http://www.rh.ulaval.ca/webdav/site/rh/shared/projet_msighr/documents_msigrh/procedures_formation_contrats/Impression_contrat.pdf màj 2014/01/22 Embauche décentralisée / Embauche_charge_enseignement  page 6 de 6