DEFINITION PROCESSUS

Le processus RH est l'élément principal et essentiel mené par les ressources humaines de
toute l'entreprise. Le processus RH désigne l'ensemble des actions et stratégies définies et
menées par les équipes RH pour accompagner le développement et le business de l'entreprise.
Ces processus RH participent activement à l'épanouissement des collaborateurs afin d'accroître
la compétitivité globale de l'entreprise. 

D'une manière générale, le processus RH peut se traduire en différentes actions. L'ensemble de

la vie professionnelle du salarié peut être découpée par des processus RH (recrutement,
onboarding, formation, évaluation, promotion, ...)
Lister les activités
La première étape pour définir les processus RH est de lister toutes les activités qui
relèvent du département des ressources humaines de l’entreprise, de les regrouper et de
les ordonner. L’objectif étant d’identifier l’ensemble des activités des RH. Par exemple :

Gérer le recrutement

 Identifier les besoins en recrutement

 Créer des offres d’emploi
 Diffuser les offres d’emploi
 Recevoir les candidatures et les traiter
 Accompagner les entretiens avec la ligne managériale
 Gérer les échanges avec les candidats
 …

Gérer l’administratif

 Gérer les entrées, sorties, mutations

 Traiter les changements des informations personnelles et professionnelles des
collaborateurs
 …

Gérer les absences

 Gérer les droits et soldes de congé des collaborateurs

 Disposer de plannings à jour et les mettre à disposition des managers
 …

Quel objectif pour le référentiel de compétences ?

La deuxième étape consiste à définir les processus RH. Elle est suivie par l’attribution des
responsabilités aux acteurs du processus RH. Voici par exemple les premières étapes d’un
processus de gestion de la formation décrit dans un cahier des charges (avant qu’il ne soit
digitalisé !) :

 Demandes de formations : les demandes de formations sont issues des entretiens annuels.
Elles sont scannées et enregistrées sous tableur Excel. Si un salarié souhaite suivre une
formation dont il n’a pas fait mention dans son entretien, il en fait la demande par email à son
N+1 qui nous la transmet.
 Élaboration du plan de formation : entre octobre et décembre, les RH élaborent la maquette
du plan de formation. Celui-ci est modifié jusqu’à sa validation par la direction générale. Les
formations proposées sur l’année sont visibles dans l’intranet, en information aux salariés.
 Élaboration du parcours de formation : lorsqu’une formation fait l’objet de plusieurs
demandes validées par les N+1, elle est inscrite sur le plan de formation. Elle est ensuite
 proposée au salarié via un email d’information sur la date de la session, le programme et les
modalités d’organisation. Le salarié valide par email et son inscription lui est transmise via
Outlook ainsi que sa convocation (émise soit par l’organisme de formation soit pas la
responsable formation si la formation est organisée en interne)…

La répartition des tâches dépend de la culture de chaque entreprise, notamment en ce qui

concerne l’encadrement et le développement des collaborateurs. Dans les entreprises qui
favorisent l’implication des collaborateurs, le supérieur direct prend une fonction de « coach » et
le département RH est en support. Au contraire, les entreprises qui sont focalisées sur le
rendement auront tendance à décharger les managers des actions de développement des
collaborateurs.

Une fois les activités, les acteurs, les compétences et les flux identifiés, il est intéressant de
cartographie le processus RH avant de l’implémenter.
Utiliser les méthodes du Design Thinking
Appliquer le Design Thinking à la transformation des ressources humaines est une réponse
intéressante. Le Design Thinking est une méthode agile et itérative qui permet de résoudre des
problèmes en se concentrant sur les besoins des clients afin de créer des solutions qui sont
intuitives et qui ont de la valeur.

La méthode implique pour les RH de comprendre les besoins physiques, cognitifs et émotionnels
des employés pour créer des personas (un manager, une nouvelle recrue, un senior…), qui
serviront de références lors de la création des processus. Elle s’appuie sur la créativité et
l’innovation pour générer des idées et pour aller le plus rapidement possible sur le terrain avec
des prototypes afin d’obtenir des idées, des outils et des solutions encore plus pertinentes. Le
Design Thinking ayant fait ses preuves dans les entreprises, il est pertinent de le considérer
sérieusement pour les RH.

Source : Deloitte Consulting LLP

Travailler en « bottom-up » pour élaborer les processus RH
Il faut éviter d’imposer un processus établi par la direction, sans consulter les employés sur le
terrain. Après tout, ce sont les employés et les managers qui sont souvent impliqués, et les RH
n’ont pas forcément connaissance de toutes les subtilités – même si cela concerne des
processus RH. Les processus sont plus efficaces lorsqu’ils sont créés de manière collaborative.
Cela rejoint également la méthode du Design Thinking vu précédemment : voyez ce qui
fonctionne, et adaptez ce qui doit l’être en confrontant le processus au terrain dès le début.
Travailler en « bottom-up » pour élaborer les processus RH
Plusieurs personnes peuvent avoir une compréhension différente d’un processus RH et des
manières de l’améliorer. Schématiser un processus permet de faciliter son évolution :

 Tout le monde travaille sur une référence commune,

 Les externes le comprennent facilement,
 La comparaison avant/après est plus facile,
 Les étapes qui doivent être améliorées sont plus rapidement identifiées,
 Les équipes ont une vision globale.

Afin d’être efficace dans la schématisation, 6 étapes peuvent être considérées :

1. Définir des limites claires : le début et la fin de la carte doivent être clairs pour tout le
monde. Le niveau de détail doit aussi être explicité.
2. Identifier toutes les étapes du processus, en incluant les entrées et les sorties.
3. Positionner les étapes telles qu’elles doivent réellement l’être et dans le bon ordre.
4. Utiliser les symboles intelligemment : les symboles doivent avoir une signification unique,
que tout le monde comprend. Par exemple :
1. un rectangle peut indiquer une action à faire,
2. un ovale illustre les entrées (action, information…) et les sorties (l’objectif final produit),
3. les flèches connectent d’autres symboles pour montrer une avancée dans le processus,
4. les diamants montrent des étapes qui nécessitent des décisions dans le processus.
5. Relire la cartographie : cela peut paraître évident, mais certaines étapes ont pu être
oubliées. Il peut être pertinent à cette étape de faire relire la carte par une personne externe
à l’équipe qui la réalisée. 
6. Mettre le processus en œuvre, et l’analyser pour l’améliorer.

Il existe donc des méthodes simples et reconnues pour élaborer des processus, de manière
générale. Il est conseillé de les créer en prenant en compte les avis et remarques des acteurs,
notamment en mettant en œuvre les méthodes de Design Thinking.

Il est aussi primordial de communiquer sur ces derniers, notamment en utilisant la cartographie.
Enfin, il faut garder en tête l’objectif des processus mis en place. Pour les RH, il doit en ressortir
plus de clarté, d’efficacité et de rapidité. Pour les collaborateur, l’expérience employé doit être
améliorée. N’hésitez pas à découvrir comment digitaliser les processus RH pour améliorer
l’expérience employé en lisant notre article dédié.
Automatiser les processus RH
Avec le temps, les missions de la fonction RH sont devenues de plus en plus administratives et
de moins en moins centrées vers l'humain, qui est pourtant leur cœur de métier. Chaque mois,
voir chaque jour les mêmes actions sont répétées par les équipes RH comme la réponse aux
demandes des salariés, le traitement des absences, le suivi des arrêts de travail ou encore le
pilotage des évaluations. L'automatisation des processus RH permet de digitaliser afin de donner
la possibilité aux RH de se concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée comme. 

Un processus automatisé est une série de règles, d'actions ou de tâches à exécuter de façon
automatique pour obtenir un résultat. Une fois lancé, le processus se déroule seul est suit un
workflow défini en amont via le logiciel RH. 

L'automatisation permet principalement un gain de temps pour les équipes RH. Le gain de
productivité est également important grâce aux workflows définis. En automatisant les tâches RH,
les gestionnaires Ressources Humaines ont également la possibilité de créer des indicateurs
pour monitorer leur activité.
Quels sont les processus RH les plus critiques ?
De nombreux processus RH existent au sein des entreprises. Si tous ont une importance,
certains sont plus critiques que d’autres. Voici une sélection de processus considérés comme
critiques par les DRH.

 La gestion des talents qui regroupe les processus liés au capital humain de l’entreprise.
Evaluation de la performance, rémunération, recrutement et carrière sont autant de
processus RH primordiaux pour l’entreprise. Une gestion optimale de ces processus et des
données qui sont liées permettent d’identifier les meilleurs potentiels de l’entreprise. Une fois
les profils identifiés, il est possible de les faire évoluer, de les retenir, voir d’en attirer de
nouveaux
 Le recrutement des nouveaux talents. Les processus RH liés au recrutement ont une
importance capitale pour améliorer le sourcing. Face aux difficultés pour trouver les meilleurs
candidats, le recrutement doit être optimisé afin qu’il soit fluide, efficace et rapide.
 Le pilotage des carrières et les successions permet de diminuer le risque de fuite de
compétences dans le cadre du départ d’un salarié. En identifiant clairement les compétences
clés grâce au processus de pilotage des compétences, l’entreprise peut devancer les
besoins en formation.
 Le processus de révision salariale et de simulation de la masse salariale. Les rémunérations
sont généralement le principal coût dans l’entreprise. Le processus RH de pilotage des
révisions salariale permet de suivre les évolutions de salaires et les primes.

Les processus RH sont très variés tout comme les missions des responsables RH. Il est donc
logique que les DRH fassent le choix du logiciel SIRH pour simplifier et automatiser le pilotage de
ces processus RH.

L’importance des processus RH

pour une bonne communication
avec les collaborateurs
L’expérience employé est de plus en plus au cœur des préoccupation RH, car elle est une
réponse directe à la guerre des talents. Pour qu’elle soit excellente, la communication est
essentielle. En quoi les processus RH y participent-ils ?

Le rôle des RH
Le service des ressources humaines peut être considéré de deux manières différentes :

 Un centre de services et de conseils, qui soutient la ligne et accompagne l’entreprise

dans l’élaboration de sa stratégie. Les RH participent à l’élaboration des profils de
recrutement, interviennent dans la phase d’évaluation et sont consultés en matière de
développement des collaborateurs. Ils diffusent la culture de l’entreprise et peuvent
s’opposer et exprimer un veto si une décision de la ligne est à l’encontre de cette culture.
 Un centre de support logistique de la ligne : les RH sont considérés comme un backoffice
du management. Bon nombre de tâches sont réalisées par ces derniers, qui prennent les
commandes de toute la gestion du personnel. C’est souvent le cas dans les petites
 structures où le dirigeant revêt tous les rôles, ou bien dans les organisations très
centralisées.

La première vision des RH est la plus moderne et la plus exigeante. Dans ce cas, les RH sont à
la fois un centre de production (contrats, paie…), un centre de support de la ligne (culture de
l’entreprise, formulaires d’évaluation, profils de recrutement…) et un centre de conseil
(accompagnement des managers, développement des collaborateurs).   L’expression
« ressources humaines » ne dit pas vraiment tout ce que font réellement les RH. La vision des
RH comme un centre de gestion administrative, et le traitement des employés comme des
ressources est dépassée. Aujourd’hui, les RH se focalisent sur la satisfaction des employés, leur
motivation, leur bonheur au travail et leur engagement. Des études comme celles de Globoforce
en 2016 montrent que lorsque les employés se sentent appréciés et reconnus, ils sont plus
engagés dans leur travail (82%), et se sentent plus productifs (78%). Alors, que les RH trouvent
de nouvelles manières d’apprendre, qu’ils collectent le feedback des employés avec des
sondages, ou qu’ils développent des programmes de reconnaissance et de primes, ils sont
toujours à la recherche des meilleures stratégies pour répondre aux besoins de développement
des employés et à l’affirmation de la culture de l’entreprise. Ainsi les RH accompagnent les
managers pour diffuser les bonnes pratiques sur le terrain, mais leur porte est aussi ouverte pour
recevoir les collaborateurs directement. C’est cette valeur ajoutée humaine qui rend les RH
indispensables au succès des entreprises. Mais tout cela demande plus de travail aux RH… et
surtout plus de temps. Les RH doivent donc autant que possible se débarrasser des tâches
chronophages sans réelle valeur ajoutée de leur part. C’est une des raisons pour lesquelles les
processus RH sont indispensables.  

Des processus RH pour

dégager du temps
Bien sûr, les processus et procédures sont importants pour le respect des conformités, pour
répondre aux besoins opérationnels efficacement, pour appréhender le risque, pour limiter les
risques d’interruptions (en cas de maladie ou de turnover) et pour favoriser l’amélioration
continue et l’adaptabilité aux évolutions du marché. La manière avec laquelle les processus sont
conçus décrivent aussi la culture de l’entreprise et la façonnent. Mais plus directement les
processus sont importants car ils décrivent la manière de fonctionner, ce qui est indispensable
pour automatiser les tâches. Et lorsque nous automatisons des tâches que nous faisons de
manière répétitive, même les plus petites, nous pouvons gagner beaucoup de temps. Tous les
processus ne sont pas importants, mais ceux qui présentent les caractéristiques suivantes le
sont :

 Ceux qui sont effectués régulièrement

 Ceux qui impactent directement les coûts ou la satisfaction des clients ou des employés
 Ceux qui soutiennent particulièrement la croissance de l’entreprise

Quels processus RH digitaliser en priorité ?

Des processus RH pour une

communication bien orchestrée
Formaliser les processus RH permet également de mettre en avant les acteurs et les actions
qu’ils doivent réaliser à chaque étape. À partir de cela, il est facile d’établir des éléments de
communication vers les acteurs concernés :
 Liste de tâches
 Alertes
 Mini-CV
 Annonces de postes à pourvoir
 Informations sur des validations en attente : accusé réception de documents, validation
d’entretiens, validation de demandes d’absences…

Un certain nombre d’éléments de communication pourront alors être automatisés, et

constitueront à nouveau un gain de temps pour l’équipe RH afin qu’elle se consacre à ses
missions de conseil. Établir des processus efficaces est une question d’équilibre : trop peu de
processus conduisent à un manque de direction et de cohérence, mais trop de processus
contraignent la créativité et l’action. Pour que les RH puissent se concentrer sur leur mission de
conseil et d’accompagnement des managers et collaborateurs, il leur faut se dégager des tâches
à faible valeur ajoutée. Or, pour les automatiser il faut les décrire et les standardiser, soit définir
des processus. Au-delà de dégager du temps pour les RH, les processus permettent d’identifier
les acteurs et leurs actions afin de les informer intelligemment. Face à la masse d’information que
chacun reçoit chaque jour, une information ciblée est toujours appréciée et améliore l’expérience
employé, Et finalement, c’est bien l’expérience employé qui est de plus en plus au centre des
attentions !
 1. Definitions de politique et procédure
Une politique c’est l’énoncé officiel d’un principe ou d’une règle que les membres d’une société
doivent observer. Chaque politique concerne un élément important de la mission ou du
fonctionnement d’une société.

Une procédure c’est un document qui indique aux membres d’une société comment mettre en
œuvre une politique. La politique, c’est le quoi et la procédure le comment.

Les politique se présentent sous la forme d’un énoncé ou dun’ règle. Les procédures, elles, sont des
directives ecrites revetant la forme d’étapes numerotees classées dans un ordre logique .

2. Comment créer sa politique

La politique RH représente la stratégie définie par l’entreprise en matière de gestion des ressources
humaines : recrutement, mobilité interne, formation, rémunération, marque employeur, relations
sociales, etc. Les femmes et les hommes qui la font vivre représentant sa principale richesse et son
principal levier de différenciation.

Avec pour but premier d’accompagner le développement de l’entreprise tout en favorisant celui de
chacun de ses membres, comment réussir la mise en pratique concrète d’une politique RH ? 

Dans cet article, retour sur la définition d’une politique RH et sur ses différentes applications
opérationnelles. 

Qu’est-ce qu’une politique des ressources humaines

? 

La gestion des ressources humaines a pour but d’aligner la stratégie de l’entreprise avec la politique
RH. Il est nécessaire de distinguer la politique RH des pratiques qui en découlent. 

La politique RH va regrouper les grandes orientations de l’entreprise en matière de gestion des

ressources humaines. Ces grandes tendances sont en phase avec la stratégie de l’entreprise dont
elles découlent directement. La mise en place de la politique RH doit donc  participer à la réussite de
la stratégie générale de l’entreprise. Aujourd’hui, il n’est pas rare d’observer des cycles de politiques
RH à court et moyen terme. En effet, dans un contexte d’incertitude économique, les entreprises
peinent à envisager leurs politiques RH à très long terme, aussi les objectifs sont généralement fixés
année après année pour répondre à l’exigence d’agilité induite par l’instabilité de l’environnement
économique. 

Par ailleurs, la politique RH doit tenir compte des valeurs et de la culture d’entreprise pour avoir un
écho opérationnel. Ainsi, selon un article extrait du site du cabinet de recrutement Michael Page “la
politique puise ses fondements dans une stratégie RH à moyen et long terme, préalablement définie
au sein de l’entreprise, qui doit être claire et calquée sur son identité, ses valeurs et sa culture, afin
d’être correctement déployée”. 

  
 

L
a formalisation de plusieurs scénarios RH permet de mettre en place les orientations RH : formation,
recrutement et management – Source : abaka.fr

L’administration du personnel fait partie de la

stratégie RH 
La réussite d’une stratégie RH dépend également de la performance de l’administration du
personnel. Généralement dissociée de la stratégie RH, l’administration du personnel gagnerait à être
davantage considérée comme un levier stratégique de la réussite d’une politique RH dans son
ensemble. En effet, sans gestion efficace des effectifs, aucune possibilité d’anticiper correctement les
futurs recrutements et les besoins en compétences à venir. 

Rappelons que l’administration du personnel est une mission assurée par les équipes RH : respect
des dispositions légales (RGPD recrutement, droit du travail, droit à la formation), réglementaires
(conventions collectives, chartes), mais aussi contractuelles (contrats de travail, gestion des
absences, des arrêts maladies), etc. 

Ces missions “administratives” sont d’une importance clé dans la réussite de la mise en place d’une
stratégie RH efficace. 

Suivi individuel du salarié, mise à jour de toutes les informations le concernant (état civil, poste
occupé, statut), mais aussi établissement des fiches de paie, suivi des demandes de congés, recueil et
suivi des demandes de formations, etc., toutes ces activités “administratives” revêtent en réalité une
réelle place dans la stratégie globale RH. En effet, dans l’exemple de la mobilité interne, sans vision
réelle à jour des effectifs et de la nature de chaque poste occupé, impossible d’anticiper les
évolutions internes, les nouveaux besoins en termes de compétences et donc d’accompagner
efficacement l’activité économique. 

Aujourd’hui, les missions à caractère administratif tendent de plus en plus à s’informatiser et leur
bonne application conditionnera la bonne marche de l’entreprise. Pour assurer la réussite de la
politique RH, la gestion de l’administration du personnel doit présenter des fondations solides sur
lesquelles les autres actions RH viendront se greffer . 

  

Les pratiques RH : une application concrète des

politiques RH 
Les pratiques RH sont la mise en oeuvre opérationnelle des politiques RH. Elles regroupent
l’ensemble des actions quotidiennes relatives à la gestion des ressources humaines. Les pratiques RH
viennent répondre à des questions concrètes qui permettent d’orchestrer les actions quotidiennes
incombant aux RH. 

Parmi les principales pratiques RH, on retrouve : 

1. Le recrutement : quels sont les futurs besoins en recrutement ? Comment développer une
marque employeur attractive pour attirer et garder les talents ? 
2. La mobilité interne et la gestion des carrières : quelles sont les compétences transposables
des salariés en poste ? Comment accompagner leur évolution professionnelle ? Comment
détecter et favoriser le développement des hauts potentiels ? 

3. La formation et la GPEC : comment accompagner les salariés dans le développement de

leur employabilité ? Quelles sont les compétences internes dont dispose l’entreprise ? Celles
qui manquent à son développement ? Quels axes de formation privilégier en fonction de la
stratégie d’entreprise ? Comment identifier les salariés à accompagner ? 

4. La rémunération : quelle grille de rémunération proposer ? quelle articulation entre salaire

fixe et salaire variable ? Faut-il privilégier les primes individuelles ou les dispositifs de
rémunération variable collectifs ? Comment évaluer la performance des différentes fonctions
?

5. Les relations sociales : comment mettre en place les différentes instances de représentation
sociale ? Comment associer les différents partenaires sociaux à la stratégie de l’entreprise ? 

6. Santé, bien-être, conditions de travail : comment mettre en place les conditions de sécurité
optimale pour les salariés ? Comment offrir aux salariés un environnement de travail
favorisant leur productivité ? 
Alors que la politique RH est une vision à long terme de la gestion des ressources humaines et découle
directement de la stratégie RH, les pratiques RH, quant à elles, représentent la mise en oeuvre
opérationnelle de mesures concrètes. 
Vous devez rédiger une procédure, mais vous ne savez
pas comment faire pour décrire les opérations à
réaliser ? Ce dossier est fait pour vous.

Les procédures ont mauvaise presse. Les premières normes qualité exigeaient une surproduction de
"paperasse" chronophage et inutile. Et pourtant de nombreuses situations requièrent un guide
simple et efficace pour faciliter le travail d'un collaborateur. Ainsi outillé, il peut exécuter ses tâches
vite et bien.

Les responsables qualité apportent une différence entre ce document et le mode opératoire, qui lui,
décrit très précisément les tâches à accomplir. Pour être accessible à tous, ce dossier méthode
s'inscrit dans le sens plus commun de la procédure sans entrer dans la précision sémantique des
systèmes qualités . 

A quoi servent les procédures ? 

D'une manière générale, elles sont utiles lorsque les compétences d'une personne ne lui permettent
pas de réaliser une tâche en toute autonomie.

Elles ont également comme fonction de s'assurer d'une exécution identique à la précédente, pour un
résultat constant. Un point important dans les services où les femmes et les hommes sont les
producteurs des services.
Les procédures sont pertinentes lorsque :
 les enjeux sont conséquents (l'erreur n'est pas permise pour des questions de coût ou de sécurité),

 un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement (les procédures servent de

document de formation)

 une tâche précise est exécutée rarement (par exemple 1 fois par an ou en cas d'incident)

 une action est complexe

 l'entreprise souhaite standardiser une pratique (pouvant être conduite de différentes façons)

 les mêmes questions reviennent régulièrement

Conseils de rédaction
Le premier est le plus évident : la simplicité et l'efficacité. Le document doit répondre à sa raison
d'être qui est de conduire une opération de manière efficace pour obtenir le résultat attendu.

Il est impératif de donner suffisamment de détails, mais pas trop pour ne pas rendre le document
complexe et... décourageant. Une procédure bien construite est une source de motivation pour
celui qui va l'utiliser.  

Sur la forme, opter pour une mise en page aérée et ne pas hésiter à utiliser des dessins, schémas.
Ceux qui fonctionnent sous un mode essentiellement visuel vous remercieront.

Impliquer les utilisateurs du document

Comme nous l'avons dit, un document agréable à lire est un bon point pour celui qui en fera usage.

Une solution pour impliquer les utilisateurs est de les aider à s'approprier les procédures en les
faisant vivre, en apportant des améliorations pour les rendre encore plus opérationnelles, plus
efficace.

Dans cette partie du dossier nous vous proposons un modèle de procédure que vous pouvez
utiliser pour répondre à vos besoins.
 Mais avant de passer à la phase concrète de rédaction,
vous devez réaliser un travail préparatoire pour collecter toutes les informations nécessaires pour la
rédaction de votre document.

Cette étape facilite la rédaction à venir et fait gagner du temps grâce à une meilleure organisation.

Une fois ce travail réalisé, vous pourrez rédiger votre procédure en vous aidant du modèle proposé.

Préparation : lister les activités à mener 

 Utiliser des verbes d'action

pour décrire les tâches

Par exemple : créer un compte client, créer un devis, etc.

Ensuite pour chaque activité, faire l'inventaire des tâches principales. Prenons l'exemple de la
création d'un compte client : choisir un modèle type, sélectionner le statut "nouveau", etc.

Fort de ces informations il est plus aisé de passer à la phase de rédaction à proprement parler. Il ne
reste plus qu'à ordonner les actions à réaliser.

Modèle de procédure

Activité   Version       

Date de création / auteur      Date de dernière mise à jour / modificateur  

Acteurs concernés (Services, fonction...)    

Tâches  Description Points de vigilance  Moyens

       

       

       
        

Illustration par un exemple

Activité Créer un nouveau client dans le Version 1.1

système informatique

Date de création /  25-06-2015 par j.Sebastien Date de dernière mise à 12-09-2015 par
auteur jour / modificateur A.Berthelet

Acteurs concernés Administration des ventes    

Tâches  Description Points de vigilance Moyens

1-  Choisir le type - Choisir "Particulier" ou "professionnel" En cas d'erreur il  

de client n'est pas possible de
- Sélectionner le statut Nouveau
revenir en arrière. 

2 - Renseigner les Contacter le client si des données sont    

données manquantes. Alternative pour les
descriptives professionnels : se rendre sur
www.societe.com

3 - Associer un - Cliquer sur l'icône du haut   Document

commercial d'affectation des
- Sélectionner le commercial dans la boite
nouveaux comptes
de choix

- ...

 ...      

Les procédures peuvent aussi contenir...

 Les résultats attendus : pour valider le bon respect des actions menées.

 Une colonne "quand ?" : lorsque des éléments temporels entrent en ligne de compte.

 Des définitions : lorsque le sujet est plus complexe, il est salutaire de définir précisément les termes
employés.

 Des règles : cette colonne est utile lorsque des règles précises sont associées à des opérations.
 Des logigrammes : pour une compréhension plus aisée. Les diagrammes facilitent la lecture de
l'enchainement des tâches.

 Les responsables par tâche : lorsque des responsabilités particulières sont affectées à certaines
opérations ou bien pour des étapes de validation.

 Des annexes : ajouter des documents utiles pour l’exécution des tâches.

Quelques conseils pour rédiger une

procédure efficace
Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les
entreprises : Comment rédiger des procédures ?

Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un
processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions
d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :

 Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant.

 La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la
mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure
(identification, élaboration, diffusion, révision…).

Les qualités d’une procédure

1. UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents
référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme.
2. EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
3. COMPLÈTE en respectant la condition « nécessaire et suffisant ».
4. COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures,
consignes…) et les autres systèmes de management..
5. CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés.
6. CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre.

Le contenu d’une procédure (Qui, Quoi, Quand,

Comment)
Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins et
d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure.

Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et faire référence à COMMENT le faire (instruction
spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en
définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND).
Pour décrire ces aspects, le logigramme semble être la forme la plus adaptée et plus universellement
compréhensible.

L’utilisation du logigramme pour documenter les

procédures
Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement
simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en
explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines «  règles » pour les
logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document.

Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se
compliquer la tâche avec les représentations « officielles ») :

 Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;

 Rectangle symbolise une action;
 Losange une question, une décision.

L’avantage du logigramme par rapport à d’autres formes telle que la Modélisation RAD (Role Activity
Diagram) (Figure 2.) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi chacun doit
observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient.

A l’inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n’observer que la colonne qui le concerne et
enlève ainsi tout l’intérêt de l’approche systémique induite par un système de management de la
qualité et permettant de renforcer l’implication des acteurs du système .

EXEMPLE DE PROCÉDURE
 Les étapes :
1. Désigner un pilote
2. Cartographie : Qui ? Quoi ? Pourquoi ?
Où ? Quand ? Comment ?
3. Prioriser les actions à mener au regard
des risques
4. Gérer les risques
5. Organiser les processus interne en
prenant en compte les évènements
possibles (rectification…)
6. Documenter
1 DPAE
2 RUP
3 Déclaration des mouvements de main-
d’œuvre
4 Surveillance médicale renforcée

PAGE 1
PROCÉDURE D’EMBAUCHE

 Déclaration préalable à l’embauche1

 Inscription sur le registre du personnel

 Affiliation au prés de institutions de retraire obligatoire

 Déclaration des mouvements de main-d’œuvre

 Visite médicale

 Info et formation à la sécurité

SIRH
Un SIRH, ou Système d’Information Ressources Humaines, est un système intégrant plusieurs
logiciels permettant de gérer – et parfois d’automatiser – un certain nombre de fonctions des
ressources humaines. Selon la solution mise en place par l’entreprise, le SIRH pourra couvrir la
gestion de la paie, l’évolution des carrières ou encore la formation et le recrutement.

Le métier Rh évolue, une récente étude de la MDRH sur les perspectives des métiers des ressources
humaines et sur les orientations futures, a montré que le métier sera de moins en moins
administratif et de plus en plus orienté sur l’accompagnement aux changements et à garder les
salariés motivés.

De plus le business s’accélère, tout devient urgent, vous êtes contributeur de valeur pour
l’entreprise, vous représentez l’entreprise donc vous devez être humain et réactif (donc besoin de
temps, donc besoin de moins passer du temps sur des sujets adm), la nouvelle génération a des
nouvelles attentes et nouvelles pratiques avec un gros besoin d’accès aux informations rapidement y
compris dans les domaines des RH (vous les avez doté d’outils informatique et de communication, a
vous de les « nourrir »

Pourquoi mettre en place un sirh

Tout d’abord, cela vous permettra de répondre a vos obligations légales, vous êtes le garant du
respect des règlementations. le code du travail est lourd, il évolue rapidement (loi travail,
ordonnance Macron). Un système SIRH vous permettra d’avoir une vieille et des alertes pour
répondre a ce besoin

Le sirh vous permettra de structurer et organiser vos process rh. L’objectif est de balayer tous les
process et de simplifier, fluidifier et sécuriser les remontés d’informations. Le rh est souvent en bout
de chaine, pour récupérer par exemples les données d’absences des collaborateurs. Si les process
sont complexes, longs vous multipliez les pertes de temps voir mauvaise remonté d’informations se
qui peut entrainer des erreurs dans vos calculs de paie ou congés par exemple. Donc l’objectif ici sera
de simplifier, structuré et fiabiliser vos process.

Le gain de temps, beaucoup de tache administrative en RH prennent du temps, voir trop de temps
par rapport d’autres. Des nouvelles priorités sont apparues et il est important de se dégager du
temps pour traiter ces nouvelles demandes ( Par exemple validation des congés, validation de feuilles
de temps de notes de frais

Quelles sont les fonctions d’un SIRH ?

Le SIRH est composé de plusieurs modules ou « briques logicielles », chacun assurant une fonction
propre. Les services assurés par un tel système peuvent être classés en quatre grandes familles.
  La gestion de la paie :
ce module va automatiser la gestion de la paie en rassemblant toutes les informations
relatives à cette fonction (nombre d’heures travaillées, congés, absences, cotisations
sociales, déductions, etc.), avant de générer les fiches de salaire.
 La gestion des prestations de travail :
en lien avec le module paie, cette brique permet de gérer le planning de présence des
salariés et d’automatiser le processus de gestion des congés et des absences. Les logiciels les
plus élaborés peuvent également faire des propositions de planning afin d’optimiser la
répartition du travail.
 La gestion des prestations sociales :
cette fonction vise à simplifier la gestion des différentes prestations sociales, qu’elles soient
obligatoires ou non, notamment celles liées à l’Assurance Maladie, aux pensions
complémentaires ou à l’assurance accidents de travail.
 La gestion de l’humain :
ce module regroupe tous les services liés aux ressources humaines à proprement parler. Cela
va du recrutement à la gestion de l’évolution de carrière, en passant par la formation et la
pension. Sont regroupées ici toutes les informations relatives au salarié, comme son identité
(âge, adresse, etc.), ses diplômes, son salaire ou encore ses compétences.

Quels sont les avantages d’un SIRH ?

Le principal intérêt d’un SIRH est de simplifier et d’optimiser les missions de la fonction ressources
humaines. Pour y parvenir, les modules mis en place vont généralement offrir 4 avantages majeurs.

 L’automatisation des process :

un SIRH permet d’automatiser un certain nombre de fonctions basiques, comme l’édition des
fiches de paie et la gestion du planning, permettant au service RH d’avoir davantage de
temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
 L’optimisation des RH :
en regroupant de nombreuses informations relatives aux ressources humaines, le SIRH va
permettre de limiter le risque d’erreur ou d’oubli. Il est également en mesure d’être « force
de proposition » en faisant des recommandations quant à l’organisation RH (répartition du
temps de travail, formation, etc.).
 L’amélioration du suivi :
les modules SIRH vont également générer des tableaux de bord et autres outils de reporting.
Ces différents indicateurs permettent au service RH d’avoir un suivi optimal de la gestion
globale de l’entreprise, facilitant ainsi la prise de décision.
 La responsabilisation des salariés :
certains modules – comme ceux consacrés à l’évolution de carrière – sont consultables et
éditables par les salariés. En effectuant des demandes de formation ou en actualisant leur
profil, les collaborateurs deviennent acteurs de la gestion administrative.

Comment mettre en place une solution SIRH dans l’entreprise ?

À l’heure actuelle, les SIRH prennent principalement deux visages différents :

 les solutions progicielles :

il s’agit d’une suite de logiciels dont l’entreprise achète une licence, permettant leur
utilisation sur un parc informatique plus ou moins étendu ;
 les solutions SaaS :
le logiciel en tant que service, ou software as a service, est installé sur le Cloud de
l’entreprise, plutôt que sur un ou plusieurs ordinateurs du service RH. La société n’achète pas
les différents logiciels mis à disposition, mais, plus généralement, paye un abonnement.
L’avantage d’une telle solution est que les modules sont accessibles partout et depuis
n’importe quel support.
Consigne:

1) Formez des groupes de 3 ou 4 personnes puis répondez aux questions suivantes, après avoir vu ces
trois vidéos:

 L’employeur est-il libre d’imposer une tenue au travail et dans quelles conditions? Justifiez
votre réponse.

 Que faut il prévoir lors de la mise en place d’une tenue imposée au travail?

 Sous quelle forme peut on rédiger une procédure sur ce thème?

 En 2017, quel système de procédure , note de service, interne… pensez vous le plus adapté?
Argumentez et illustrez si possible vos réponses.

2) Ensuite, proposez une ébauche de procédure sur la tenue obligatoire en entreprise dans le
domaine du commerce de détail à destination des conseillers clientèle et indiquez si des outils
supplémentaires seraient nécessaires,

et si oui lesquels??

3) En regroupement nous partagerons sous forme d’échange vos réponses.

◗ https://www.youtube.com/watch?v=RCpe_56zHy4

◗ https://www.youtube.com/watch?v=MEZSIa4TzF8

◗ https://www.youtube.com/watch?v=b70UeIGFSco