J’ai volontairement ajouté la période d’intégration du nouveau collaborateur dans le processus de

recrutement, car je considère que la qualité de l’intégration influence le succès de chaque

recrutement.

Bien accueillir un atout stratégique

Selon une étude Deloitte de 2014, 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première
journée désastreuse, et 22 % d’entre eux partent dans les 45 premiers jours.

Alors comment faire pour optimiser la réussite d’un recrutement ?

À l’instar de toutes les phases du recrutement, il faut s’intéresser sincèrement à l’autre pour lui
conférer les meilleures dispositions pour convertir ce nouveau recrutement en succès.

Le 1er contact du nouveau salarié avec l’entreprise démarre au moment de l’accueil RH.

La mission du rh sera de présenter l’entreprise, la politique RH mais aussi de remplir les différentes
formalités administratives.

L’intégration a deux buts

 Mettre a l’aise le salarié dans son métier, c’est pourquoi il faudra prévoir un planning de
formation avec une validation des acquis de chaque étapes.
Ce planning se fait avec la fiche de poste et en listant les connaissances et savoir-faire
obligatoire pour le poste. Il est important d’organiser des rendez-vous de suivi régulièrement
afin de mesurer sa progression, d’évaluer ses nouvelles compétences et rectifier le tir le plus
rapidement possible
 Présenter et expliquer la culture d’entreprise, ce qui permettra de mieux le faire adhérer à
ses valeurs, donc de le fidéliser et donc éviter le turn over

La réussite de cette phase repose sur organisation bien ficelée. C’est pourquoi dans les bonnes
pratiques à appliquer il vous faudra créer une check list rh qui vous permettra de vérifier et suivre les
éléments de l’intégration

Construction de l’intégration

Première étape : préparer l’arrivée du salarié

La préparation de l’arrivée d’un salarié débute avec la décision de recruter. Elle consiste à réfléchir
aux conditions et aux informations à réunir pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. De
cette étape essentielle dépend la réussite de l’intégration du salarié.

Questions à se poser avant son arrivée

 Ai-je prévu un espace pour accueillir le salarié ? (local, bureau, armoire…)
Trop souvent encore, des salariés nouvellement embauchés se retrouvent sans espace
réservé.
  Le matériel et l’équipement dont il a besoin pour travailler sont-ils prêts ?
Lister l’ensemble du matériel nécessaire pour commander les fournitures manquantes et prévoir les
engins ou matériels, l’ordinateur, l’équipement de protection individuelle indispensables à son
travail.
 Ai-je suffisamment communiqué auprès du personnel sur son arrivée ?
Il est indispensable d’informer les autres salariés de sa date d’arrivée, de l’emploi confié, de
son positionnement dans l’entreprise et de son profil (formation, expérience...). Solliciter la
collaboration de l’ensemble de l’équipe pour faciliter son intégration.
 Que doit-il impérativement savoir pour commencer à travailler ?
Lister les éléments importants à lui communiquer sur son emploi, son environnement de
travail (horaires, restauration, transports…), le fonctionnement de l’entreprise et du secteur
d’activité…
 Quels sont les documents à lui remettre à son arrivée ?
Au-delà des documents juridiques obligatoires liés à l’embauche (contrat de travail,
convention collective, règlement intérieur, règles de sécurité, mutuelle…), plusieurs
documents sont fortement recommandés : fiche de poste (voir le guide du FAFSEA « Rédiger
une fiche de poste »), organigramme, présentation écrite succincte de la société, annuaire du
personnel, liste d’adresses professionnelles, sites Internet, intranet…
 Qui est le mieux placé pour assurer son suivi dans l’entreprise ?
Désigner un référent professionnel ou tuteur pour l’accompagner les premiers temps (voir
deuxième étape).
 Qui sera chargé de l’accueillir ?
Il est essentiel de lui réserver un bon accueil (voir troisième étape).
 Quelles vont être ses premières activités ?
Définir précisément les activités à lui confier à son arrivée (voir quatrième étape).
 Dans quel domaine est-il a priori nécessaire de le former ? Qui s’en chargera ?
(voir quatrième étape).
 Pendant combien de temps faut-il prévoir un suivi ?
Il est souhaitable de définir la période d’adaptation nécessaire.

En cas d’embauches régulières, élaborez un livret d’accueil pour présenter l’entreprise,

les droits et les devoirs du salarié et intégrez des informations pratiques sur la vie de
l’entreprise.

Deuxième étape : désigner un tuteur

Le tuteur sera le référent professionnel du nouveau collaborateur salarié tout au long de sa période
d’intégration.
Le tuteur accompagne la démarche d’intégration. Il participe activement à l’accueil et à l’intégration
de la personne qui peut s’appuyer sur lui pour prendre ses marques et résoudre ses difficultés (voir le
guide du FAFSEA : « Assurer la fonction tuteur »).

Les trois grandes missions d’un tuteur

1 Faciliter l’adaptation du nouveau collaborateur/salarié dans l’entreprise : veiller à la qualité

de l’accueil, transmettre toutes les informations utiles sur le fonctionnement de l’entreprise,
favoriser sa mise en relation avec les autres salariés, répondre à ses questions…
 2 Former le salarié à son poste de travail : expliquer les procédures de travail, montrer les
bons gestes techniques, transmettre son savoir-faire, faire part de son expérience, réfléchir
aux meilleures situations d’apprentissage…
3 Suivre le salarié pendant les premiers mois : observer et évaluer son travail, identifier les
difficultés rencontrées, l’encourager et le soutenir...

Le choix du tuteur
La relation qui va s’établir entre le tuteur et le nouveau salarié est déterminante dans la mise en
œuvre de ses compétences.

Le choix du tuteur n’est pas anodin. Il convient de désigner une personne :

- volontaire pour assurer cette fonction ;

- ayant l’expérience de la fonction occupée par le nouveau salarié ;
- connaissant bien le fonctionnement général de l’entreprise et de l’équipe ;
- pédagogue et prêt à partager ses connaissances et son expérience ;
- suffisamment disponible et présente dans l’entreprise pour lui consacrer du temps ;
- organisée et structurée pour assurer un suivi régulier ;
- capable de prendre en compte les différences d’âge, de formation, de culture...

Troisième étape : accueillir le salarié

Au cours de la période d’intégration, l’objectif est de mettre en confiance le salarié et de lui
communiquer au fil des jours toutes les informations et les connaissances utiles à sa prise de
fonction.
Conseils pour réussir l’accueil du salarié
 Le jour de son arrivée, veiller à ce qu’une personne se charge de l’accueillir de
manière conviviale (autour d’une tasse de café par exemple).
 L’accompagner tout au long de la première journée.
 Prévoir une rencontre avec le chef d’entreprise.
 Organiser une visite du site ou des locaux.
 Le présenter individuellement aux autres salariés.
 Lui remettre les documents préparés avant son arrivée.
 Lui montrer concrètement les produits ou les services proposés par l’entreprise.
 Lui expliquer le fonctionnement de l’entreprise (historique, organisation, services,
projets…).
 Détailler les missions et les activités de son poste, les consignes et les procédures à
respecter, son environnement de travail (travail seul ou en équipe...).
 Être disponible pour répondre à ses questions.
 L’aider à régler tous les problèmes administratifs liés à son embauche.
 Lui présenter et lui expliquer son programme d’intégration

Quatrième étape : accompagner le salarié

L’intégration du salarié ne se limite pas à la phase d’accueil. Un accompagnement s’avère

indispensable pour qu’il devienne opérationnel dans les meilleurs délais. Il repose sur la formation du
salarié au poste de travail et la mise en place d’un suivi. Ce suivi pourra être assuré par le tuteur sous
la responsabilité du supérieur hiérarchique du nouveau salarié.

Fiche : Parcours de formation et d’adaptation au poste de travail

Le parcours de formation est à élaborer à partir des principales activités du poste. Il revient au tuteur
et au responsable hiérarchique du nouveau collaborateur de le définir.

Repartez du descriptif de l’emploi pour construire le parcours de formation du salarié

(voir le guide Fafsea «Rédiger une fiche de poste»).

Une fois l’intégration réussie, il convient de fidéliser le salarié. L’entretien annuel d’évaluation
constitue un moment idéal pour connaître les motivations et les aspirations du salarié, afin d’évoquer
son évolution dans l’entreprise. Reportez-vous au guide Fafsea «Conduire les entretiens annuels
d’évaluation”.

Il s’agit de :

- identifier les activités ou les tâches essentielles de l’emploi ;

- évaluer le temps nécessaire à la maîtrise de l’activité ;

- répertorier pour chaque activité, les informations et les savoir-faire mobilisés ;

- transmettre les consignes ou assurer la formation pour la sécurité au poste de travail / site
de l’entreprise ;

- réfléchir aux meilleurs moyens pour développer les compétences : travail en binôme,
observation par le salarié des gestes à réaliser, sessions de formation hors poste de travail…

Fiche : Suivi du nouveau salarié

Il est essentiel d’instituer un suivi grâce à la planification de rencontres régulières (hebdomadaire par
exemple) et à la réalisation d’un support de travail permettant de conserver une trace. Le suivi est
assuré par le tuteur sous la responsabilité du supérieur hiérarchique. Un bilan avec ce dernier doit
intervenir avant la fin de la période d’essai, pour confirmer l’embauche.

Ce suivi a pour but de :

- mesurer sa progression et évaluer les activités maîtrisées par le salarié ;

- identifier les difficultés qu’il rencontre et mettre en place des actions correctives
(formations complémentaires…) ;

- connaître son intérêt pour l’emploi et l’entreprise ;

- recueillir ses remarques et ses suggestions concernant les améliorations possibles du poste.

Pour certaines activités ou métiers, le FAFSEA propose des grilles « Repérer les besoins individuels de
formation » qui peuvent vous aider à formaliser cette démarche d’entretien.

Une fois l’intégration réussie, il convient de fidéliser le salarié. L’entretien annuel d’évaluation
constitue un moment idéal pour connaître les motivations et les aspirations du salarié, afin
d’évoquer son évolution dans l’entreprise. Reportez-vous au guide Fafsea «Conduire les entretiens
annuels d’évaluation”.
Planning

Avant l’arrivée du collaborateur

 Informer, de la venue du futur collaborateur, l’ensemble de l’entreprise et bien sûr la future

équipe qui accueillera le salarié
 Anticiper les aspects logistiques ( le salarié se sentira attendu et cela le mettra en confiance)

Avant le jour J

• Après que le n+1 ait annoncé la bonne nouvelle au candidat, il convient de doper son enthousiasme
et de lui démontrer que tout va bien se passer.

Avant l’arrivée du collaborateur

 Informer, de la venue du futur collaborateur, l’ensemble de l’entreprise et bien sûr la future

équipe qui accueillera le salarié
 Anticiper les aspects logistiques ( le salarié se sentira attendu et cela le mettra en confiance)
 Lui annoncer le déroulé des prochaines étapes jusqu’à son arrivée
 Lui adresser rapidement la promesse d’embauche
 Lui envoyer un e-mail de bienvenue quelques jours avant son premier jour
 L’inciter à se connecter sur les différents réseaux sociaux de l’entreprise
 Faire une check-list des tâches pour réussir son arrivée :

- Les personnes à prévenir (en interne et prestataires)

- Ce qu’il faut demander (téléphone, ordinateur, création de l’email…)

- Ce qu’il faut faire (préparer son poste de travail, visite de l’entreprise, goodies, viennoiseries, livret
d’accueil…)

L’idée est d’anticiper tous les outils, documentations et éléments utiles dont il a besoin pour réaliser
ses missions au sein de l’entreprise et s’y épanouir.

Le jour J

Il faut être présent avant son arrivée et veiller à ce que tout soit prêt pour l’accueillir. Lui annoncer le
programme de sa journée et prévoir du temps pour l’accompagner tout au long de ce premier jour.
Ce jour-là, il convient d’éviter les rendez-vous à l’extérieur.

Le manager doit le présenter à tous ses collègues de la société. C’est également le moment de mettre
en exergue la complicité développée avec certains d'entre eux. Enfin, lui remettre son livret d’accueil
qui l’aidera à se repérer dans son nouvel environnement professionnel.

L’objectif est de le rassurer sur le fait que tout est fait pour le mettre dans les meilleures conditions
pour s’épanouir professionnellement et personnellement dans son nouvel environnement de travail,
tant au niveau matériel qu’humain.
Les documents RH à remettre :

 Le livret d’accueil
 L’organigramme
 Son contrat de travail
 Les consignes de sécurité
 Les documents de mutuelle et prévoyance
 Planning d‘intégration et formation au poste
 Visite des locaux et présentation des services

Le premier mois

Le nouveau collaborateur doit être accompagné dans la découverte de l’organisation, des outils, des
moyens, des usages et de la culture de l’entreprise. Il faut organiser des réunions informelles pour
sonder la moindre faille, hésitation, interrogation et savoir si tout va bien pour lui en termes
d’intégration et d’assimilation. Ce qui est naturel pour une équipe formée et en place ne l’est pas
pour un nouveau collègue. Il faut là aussi faire preuve d’empathie.

Au cours du point d’intégration du premier mois, il est d’usage d’établir une liste d’objectifs,
quantitatifs et qualitatifs, à évaluer au cours de la réunion des trois mois. Ainsi, ce sera plus facile de
le situer dans sa courbe de progression et de déterminer les actions les plus appropriées à déployer
pour l’aider à réussir le cas échéant.

Le premier trimestre

Les trois premiers mois sont une période critique et intéressante pour le succès de l’intégration. C’est
la période probante où le manager et son nouveau collaborateur apprennent à se connaître, à
travailler ensemble. Ils construisent leur propre mode de fonctionnement et leur relation de
confiance. Ils s’observent tellement que les différences peuvent prendre une importance
surdimensionnée par rapport à une relation établie. C’est pourquoi il convient d’être vigilant sans
complexifier les choses. Il faut aussi se laisser du temps pour mieux se coordonner.

L’influence du manager au cours de ce premier trimestre est essentielle.

C’est le vecteur de réussite. C’est à 90 % le déclencheur du départ d’un collaborateur in fine.

Au bout d’un an

Faire le point avec le salarié sur son année passée dans sa nouvelle entreprise, sur son intégration, sa
vision de sa nouvelle entreprise, son étonnement et s’il avait une baguette magique qu est ce qu il
améliorerait dans l’entreprise

J’invite à faire remplir au nouveau collaborateur un questionnaire sur sa perception de l’efficacité de

son intégration au sein de votre équipe. Il doit aider à améliorer le processus d’onboarding.

Afin de développer dans le détail le champ des possibles pour orchestrer au mieux l’intégration des
nouveaux collaborateurs, je recommande de s’inspirer du kit d’intégration construit par LinkedIn que
je trouve complet et pertinent.
Que cela soit en présentiel ou en distanciel, l’onboarding RH est le prérequis indispensable à la mise
en œuvre de la fidélisation des collaborateurs.

onboarding RH est une étape du processus de recrutement qui est tout aussi importante que
la rédaction d’une fiche de poste, l’écriture d’une annonce de recrutement, sa diffusion ou encore
la préparation à l’entretien d’embauche.
Mais qu’est-ce que l’onboarding dans le sens RH du terme ? Quels sont les enjeux de
l’onboarding pour les entreprises ? Quelles sont les étapes clés dans l’intégration d’un nouveau
salarié ? Quelle est la checklist d’actions à réaliser ?
Faisons un point complet sur l’onboarding, un sujet majeur pour les entreprises.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding, c’est quoi ? Définition RH !

L’onboarding, traduit en français par “embarquement”, est un processus utilisé par les entreprises
pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs.
L’objectif de l’onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau
salarié au sein de l’entreprise.
Ces actions ont pour but de créer rapidement des liens avec les membres de l’ équipe, de se
familiariser au nouvel environnement de travail et donc d’entreprendre son nouveau poste

Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?

L’onboarding est une étape cruciale dans l’intégration d’un nouveau collaborateur.

En effet, un salarié accueilli avec attention, trouvera rapidement et aisément sa place au sein du
service. Ainsi il aura davantage de motivation et se montrera engagé et investi.

Ce schéma est bénéfique pour l’entreprise, car il favorise la productivité et l’efficacité du salarié sur sa
prise de poste.

De plus, il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clefs pour faciliter son
adaptation à ce nouvel environnement afin qu’il puisse évoluer dans de bonnes conditions.

Un nouveau collaborateur qui arrive au sein d’une entreprise où il n’existe pas de programme
d’onboarding, se retrouve livré à lui-même le premier jour. L’image qu’il se fera de l’entreprise ne
sera pas valorisante et son envie de rester et de s’investir pourra être impactée.

Il est donc essentiel d’ancrer une dynamique d’intégration pour chaque nouveau collaborateur afin
d’éviter tout départ précipité.

De plus, les coûts qu’engendre une campagne de recrutement ne sont pas des moindres, une raison de
plus pour apporter une attention particulière au processus d’intégration.
L’onboarding permet, par ailleurs, de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer
une image sérieuse.

Quels sont les enjeux ?

De nos jours, l’enjeu stratégique des entreprises est de réussir à recruter les bons candidats, ceux qui
apporteront une plus-value et dont l’efficacité est une qualité première. Mais il existe une réelle
concurrence sur le marché du travail ce qui rend le recrutement plus délicat.

Par conséquent, l’enjeu ne s’arrête pas là. Au-delà de la réussite d’un bon recrutement, il faut réussir à
garder ce candidat au sein de l’entreprise.

L’onboarding détient un rôle majeur dans tout ce processus.

En effet, une entreprise qui se concentre sur les processus de recrutement, valorise l’intégration et
soigne sa marque employeur a plus de chance d’attirer les candidats et de susciter leur désir de
s’investir sur le long terme.
Un salarié qui vient d’arriver a besoin d’un temps d’adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, se
familiariser avec son nouvel environnement et créer du lien avec les membres de son équipe.

C’est un paramètre important à prendre en considération pour un Onboarding réussit.

De plus, c’est lors de sa première journée que le nouveau collaborateur émet un premier ressenti. Cette
première impression peut être fatale si l’onboarding est mis de côté.

Faîtes attention à votre marque employeur !

L’onboarding est un pilier de la marque employeur en développant le sentiment d’appartenance ainsi
que l’engagement du nouveau collaborateur.
En effet, que ce soit lors d’un recrutement ou d’une intégration, la marque employeur joue un rôle
important dans le sens où c’est grâce à la culture, à la dynamique que véhicule l’entreprise qu’un
candidat et un nouveau salarié vont adhérer.

Lors d’un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur sa réputation, ses
valeurs, l’ambiance et postuleront seulement s’ils peuvent s’y projeter.

Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l’envie de rester au sein du groupe
pour y évoluer.

Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi,
engagé et performant.

La mise en place d’un programme d’onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de
l’entreprise, de séduire le nouveau collaborateur, mais surtout de le fidéliser.
Pour booster la marque employeur lors d’un programme d’onboarding, il existe différentes manières
de procéder.
Les employeurs peuvent par exemple :

 Fournir à l’arrivée du nouveau salarié des goodies propres à l’entreprise.

 Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d’équipe) pour créer une
dynamique avec le nouveau salarié.
Des attentions qui, par ailleurs, permettent au salarié de développer le sentiment d’appartenance à un
groupe d’entreprise, une équipe et donc de se sentir intégré dès son arrivé.

Checklist onboarding : le processus d’intégration idéal d’un nouveau collaborateur

Les outils qui facilitent le parcours d’onboarding

Aujourd’hui une grande partie des informations au sein d’une entreprise circulent via des outils
intranet. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit
accessible à tous. La dématérialisation permet aux salariés d’être autonomes et de se concentrer sur les
tâches importantes.

Ces outils ont un avantage car ils permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en
contact aisément avec une personne de l’entreprise, d’organiser son temps de travail, de prévoir des
réunions et bien d’autres encore.

Un nouveau collaborateur doit rapidement prendre connaissance de ces outils existants.

En effet, lorsqu’un nouvel employé arrive, beaucoup de questions peuvent subvenir de manière
générale sur l’environnement et le fonctionnement dans lesquels il se retrouve.

Grâce aux portails personnels de l’entreprise, le nouveau collaborateur peut :

 Accéder à ses informations personnelles administratives, comme le contrat de travail.

 Suivre l’actualité de l’entreprise.
 Poser ses questions directement de son bureau aux interlocuteurs concernés grâce à un outil de
communication, comme Slack.
 Suivre des formations.
Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l’entreprise et d’améliorer l’intégration
d’un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d’accéder à un grand nombre d’informations
essentielles à sa prise de poste.

Intégrer les nouveaux collaborateurs est indispensable !

L’onboarding est au cœur des priorités pour les Ressources Humaines qui ont une visibilité globale sur
les processus de recrutement, mais aussi sur les différents départs des salariés ainsi que les coûts que
cela peut engendrer.

Les Ressources Humaines détiennent le rôle de pilote du changement au sein des entreprises. Mettre
en place une dynamique d’intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l’expérience
collaborateur au sein d’une entreprise est un aspect important de ce rôle.

OBLIGATION DE L’EMPLOYEUR SUITE A RECRUTEMENT

Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit
respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Dans quels délais doit être effectué la DPAE ? Quelles sont les règles à respecter ? Comment déclarer
le salarié ? Quelles sont les sanctions prévues pour un employeur qui ne déclare pas son salarié ?
Quelles informations donner au salarié lors de l'embauche ?

Nous faisons un point sur la réglementation.

La démarche par étapes

1 Rédiger une offre d'emploi, si nécessaire

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf
exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de
poursuites.

Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :

 Rédaction d'une offre d'emploi

 Publication d'une offre d'emploi en ligne
 Préparation et conduite des entretiens d'embauche
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de
recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux
professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou
forums.

2 Prendre en compte la nationalité du salarié recruté

L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui
permettant d'exercer une activité salarié.

3 Déclarer l'embauche du salarié

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen
de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAE: DPAE : Déclaration préalable à l'embauche est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un
des dispositifs suivants :

 Titre emploi service entreprise (TESE)

 Chèque emploi associatif (CEA)
 Titre emploi simplifié agricole (TESA)
Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur
agricole.

Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au

guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

Salarié du régime général

Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE, le TESE ou le CEA.

 Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

 TESE
 CEA

À savoir
L'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander
ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM: CPAM : Caisse primaire
d'assurance maladie (ou la MSA: MSA : Mutualité sociale agricole pour un salarié agricole) de son
lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR: NIR : Numéro d'Inscription au
Répertoire).

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE: DPAE : Déclaration préalable à l'embauche, l'employeur doit faire une
déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du
travail :

 Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel
pendant 6 mois au moins
 Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou
de commerce, ou transfert géographique)
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection
du travail à la 1re visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié pour attester de la déclaration

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant
l'organisme destinataire de la déclaration.

Sanctions en cas de non déclaration

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose aux sanctions suivantes :

 Régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence
de déclaration (sanction civile)
 Pénalité de 1 245 € par salarié concerné (sanction administrative)
 Sanctions pénales (l'absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par
dissimulation d'emploi salarié)

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel.
Dans ce cas, la peine cumulative est de :

 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique

 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale:
titleContent

4 Informer le salarié sur la relation de travail

L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui
remettre un livret d'épargne salariale.

L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime
de prévoyance est en place dans l'entreprise.

L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.

L'employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations
principales concernant la relation de travail.

Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire:, varie suivant les informations.
Informations remis au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

 Identité des parties à la relation de travail

 Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur
 Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
 Date d'embauche
 Pour un CDD: CDD : Contrat à durée déterminée, date de fin du contrat ou durée prévue de
celui-ci
 Durée et conditions de la période d'essai si elle existe
 Eléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures
supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération
 Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps
de travail lorsqu’il existe
 Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires
ou complémentaires
Informations remis au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

 Pour un intérimaire, identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle
l'est
 Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation
 Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée
 Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail
 Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise
 Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié
 Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient
collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats

5 Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

6 S'affilier auprès des organismes de retraite complémentaire

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de
l'Agirc-Arrco: Agirc-Arrco : Association générale des institutions de retraite des cadres - Association
pour le régime de retraite complémentaire des salariés.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale

nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.
7 Organiser les examens médicaux d'embauche
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude
à l'embauche.

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :

 Amende de 1 500 €
 Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive