Intégrer les nouvelles recrues

Synthèse: Se préparer a l'intégration

Se préparer a l'intégration
Aborder l'intégration individuelle

Une fois l’embauche conclue, on a souvent tendance à pousser un soupir de soulagement comme si
le travail était fini. Mais il ne l’est pas. Le recrutement est terminé, mais l’intégration ne fait que
commencer. Pour certains, l’intégration est un processus accessoire et souvent négligé pour
diverses raisons. Par exemple, on ne voit pas le lien étroit qui existe entre la qualité du processus
d’intégration et le futur succès de l’employé au sein de l’entreprise. Certains pensent que
l’intégration est simple, que le nouveau n’a qu’à aller chercher lui-même les informations dont il a
besoin. Selon eux, ce que le nouveau doit faire est évident, donc il n’a pas besoin qu’on lui tienne la
main. En plus, il n’a même pas commencé le travail encore. Pourquoi s’en préoccuper alors qu’il ne
sera pas là avant des semaines ? Bref, pour certains managers, l’intégration n’est pas prioritaire
parce qu’ils ont déjà beaucoup de choses à faire. N’adhérez pas à cette façon de voir les choses.
Accordez plutôt une grande priorité à l’intégration. Voyez le processus d’intégration comme une
police d’assurance qui vous protègera contre le risque d’avoir un nouvel employé perdu, désorienté
et incapable d’obtenir de bons résultats. Pour être plus précis, l’intégration a plusieurs objectifs :
notamment aider le nouveau à en savoir plus sur l’entreprise rapidement et facilement afin d’éviter
toute confusion inutile. Faire en sorte qu’il se sente le bienvenu. Un vrai membre de l’équipe. Veiller
à ce qu’il comprenne bien ce qu’on attend de lui dans son nouveau rôle. L’objectif est d’atteindre
ces résultats avec tous les nouveaux employés, de leur offrir à tous une expérience très similaire.
Des études montrent que cela génère plusieurs avantages pour l’entreprise : par exemple, une
réduction du temps passé pour que le nouveau engrange tout ce qu’il faut savoir et soit productif,
une plus grande implication de l’employé, et une meilleure fidélisation de l’employé. Mais pour que
ces avantages se concrétisent, chacun doit jouer son rôle. Vous êtes peut-être le chef du nouveau,
un de ses collègues. Le nouveau est peut-être votre chef, ou vous vous occupez des avantages
sociaux ou d’un autre aspect des ressources humaines. Peu importe le rôle que vous avez dans le
processus. Chaque employé entrant en contact avec un nouveau doit lui tendre la main et voir
comment il peut l’aider. Cela ne vous prendra pas longtemps. Et vous éviterez peut-être au nouveau
un sérieux mal de tête. Soyez proactif. Globalement, après une bonne intégration, les employés se
sentiront plus en phase et plus sûrs de leur capacité à ajouter de la valeur à l’équipe. En deux mots,
soigner l’intégration permet d’avoir des employés plus forts. Quel que soit votre rôle, pensez à
chercher des moyens d’aider. Ne pensez pas que le nouveau a toutes les réponses. Pensez à vos
débuts. À l’époque, quelqu’un avait oublié quelque chose qui vous aurait simplifié la vie ? Alors
faites en sorte que cela n’arrive pas à votre nouveau collègue. Les nouveaux employés sont
littéralement votre avenir. Les intégrer, c’est investir dans cet avenir. En passant du temps en
amont à vous assurer que tout est clair, vous augmentez vos chances de les voir un jour s’investir à
fond.

Choisir un cap

Toute entreprise doit décider comment gérer concrètement l’arrivée des nouveaux employés. Il y a
ici deux extrêmes : d’un côté, l’intégration, l’approche la plus courante, qui est l’objet de cette
formation ; de l’autre, le choix de ne rien faire. Il y a beaucoup de gens à qui l’on dit juste de se
mettre au travail, quel que soit leur poste. C’est ce qu’on appelle l’approche « marche ou crève »,
ou la « formation sur le tas ». Tout d’abord, il n’y a pas d’approche parfaite. On est tous différents et
on apprend tous différemment. La façon d’engranger, de retenir et de comprendre des informations
varie d’une personne à l’autre. Dans le domaine de l’intégration, on dit souvent qu’il faut procurer
une première expérience identique à tous les nouveaux. Je suis plutôt d’accord, mais il faut aussi
s’efforcer de comprendre les besoins de chacun. Cela dit, parmi ces deux approches générales, on
préfère généralement le processus d’intégration formel. Les avantages sont énormes : des
employés plus informés et en phase, une hausse de la productivité et de la fidélisation, etc. Mais
tout processus formel aura un coût, que ce soit en termes d’argent ou de temps investi. Ce coût
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inclut aussi l’inévitable baisse de productivité temporaire pendant le processus d’intégration,
jusqu’à ce que le nouveau se mette effectivement au travail. Penchons-nous brièvement sur l’option
« marche ou crève ». La formation sur le tas est utilisée depuis bien longtemps pour les nouvelles
recrues. C’est logique. Que fait-on du nouveau ? On le met au travail et on le laisse apprendre. Cela
semble évident, non ? Peut-être. Ou peut-être pas. Il y a du pour et du contre. Examinons le pour.
Premièrement, le nouveau contribue tout de suite à la productivité de l’équipe. Ensuite, les acquis
sont intégralement mis en pratique et utilisés. Donc pas de perte des acquis entre la salle de classe
et le lieu de travail. Enfin, il n’y a pas de coûts de formation puisqu’il se met directement au travail.
Bien sûr, la formation sur le tas a plusieurs inconvénients. Par exemple, les employés sont souvent
plus stressés et moins sûrs d’eux. Ils ne se sentent pas soutenus et préparés à réussir. Alors quelle
est la solution ? J’ai trois idées pour vous aider. Premièrement, en restant dans un budget
raisonnable, esquissez un processus d’intégration judicieux en suivant les lignes directrices
présentées dans cette formation. L’investissement sera payant. Ensuite, n’oubliez pas que ceux qui
suivent le processus sont tous différents. Certains auront besoin que vous y passiez plus de temps,
d’autres nécessiteront moins d’accompagnement. Faites connaissance avec les nouveaux employés
pour pouvoir adapter un peu vos efforts à leurs besoins spécifiques. Enfin, vous pouvez profiter de
certains avantages de la formation sur le tas à moindres frais. Par exemple, faites en sorte qu’ils se
jettent à l’eau quelques heures par jour au début des activités d’intégration. Ils profitent ainsi du
confort et du soutien associés à un processus d’intégration structuré tout en bénéficiant d’un avant-
goût de la pression, de l’euphorie et du stress associés à leurs nouvelles fonctions. Cela peut vous
prendre du temps en amont, mais le temps passé à planifier et à exécuter le processus d’intégration
vous permettra d’en gagner plus tard. Les employés seront plus impliqués et productifs, et il y a
donc plus de chances qu’ils restent longtemps et vous aident à développer l’équipe.

Communiquer les informations et activités avant le premier jour

Quand vous et l’équipe avez choisi la personne à embaucher et qu’elle a accepté le poste, il y a une
foule d’informations à donner à ce nouveau collègue. Cette vidéo vise en premier lieu à vous
montrer toutes les choses qu’il faudra sûrement lui communiquer. Mais n’oubliez pas que le
nouveau sera vite surchargé. Vous trouverez beaucoup d’informations à lui donner, mais il y a deux
choses vitales à retenir. Premièrement, félicitez-le sincèrement et souhaitez-lui la bienvenue.
Proposez un rendez-vous téléphonique ou une vidéoconférence pour lui dire qu’il a le poste. Évitez
l’e-mail, trop impersonnel. S’il appelle et accepte, montrez votre enthousiasme. Le contrat n’est pas
encore signé, mais vous avez une confirmation verbale. C’est donc sa première interaction en tant
qu’employé, et non comme candidat, alors elle doit être sincère et positive. Ensuite, soyez conscient
que vous allez faire passer une tonne d’informations. Dans vos entretiens avec lui et dans les
documents que vous lui enverrez, donnez-lui le nom et les coordonnées des personnes qui
répondront aux questions qu’il est susceptible d’avoir. Au téléphone, dites-lui qu’un colis de
bienvenue contenant beaucoup d’informations lui est envoyé après réception de son acceptation
formelle. Voici dans le désordre, une liste de documents à envisager. Une lettre de bienvenue
confirmant son acceptation et sa date d’embauche. Une carte de stationnement temporaire et la
marche à suivre pour obtenir une carte permanente. Des instructions pour se rendre au travail, y
compris un plan avec les principaux parkings et bâtiments, les principaux services et l’emplacement
de son poste de travail. Des informations sur l’histoire de l’entreprise, ses principaux produits et
services actuels, sa position sur le marché et ses derniers résultats. Des coupures de presse
positives sur les activités commerciales et sociales de l’entreprise. Des informations sur les règles
de l’entreprise, le manuel de l’employé, et des liens vers des versions numériques plus complètes
disponibles sur le réseau de l’entreprise. Des informations sur l’approche de l’entreprise pour
évaluer les employés et sur les dates d’évaluation afin qu’il sache exactement quand elles
interviendront et comment les nouveaux sont gérés dans ce processus. Toutes les informations
concernant l’aide au déménagement, le cas échéant. Les avantages sociaux, y compris les options
d’assurance maladie, les vacances et les congés maladie. Et bien sûr des informations sur le
lancement du processus de rémunération. J’ai encore trois choses pour compléter votre liste. Tout
d’abord, une FAQ, c’est-à-dire une foire aux questions. Il peut s’agir d’une page simple avec les
liens et les contacts utiles. J’ai déjà mentionné les contacts, mais le mieux est de les intégrer à cette
liste de questions fréquentes. Être proactif avec une FAQ permettra au nouveau de s’y retrouver.
Ensuite, le nom et les coordonnées de son nouveau parrain au travail. Nous reviendrons sur
l’opposition parrain/mentor, mais parlons ici du parrain. Plus ou moins au même niveau que le
nouveau, le parrain se mettra à disposition pour informer, conseiller et répondre à la moindre
question, comme « où est la cafétéria ? », « où sont les fournitures de bureau ? », etc. Enfin, donnez

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au nouveau un planning concis du processus d’intégration. Dites-lui comment vous allez organiser
son temps au début. Avec par exemple l’accueil initial de l’employé, la rencontre du mentor, ou les
discussions de suivi avec le superviseur. Être nouveau est déjà stressant, donc ne l’obligez pas à
deviner comment il emploiera son temps au début. C’est beaucoup, mais nécessaire. Soyez clair et
concis, et donnez-lui bien tous les contacts ou ressources en ligne utiles pour qu’il ne soit jamais
perdu. Voilà ce que signifie préparer un nouveau au succès avant même qu’il ne se mette au travail.

Accomplir les tâches en interne

Une fois que toutes les informations utiles ont été envoyées au nouveau, vous pouvez vous pencher
sur les tâches à accomplir en interne avant son premier jour. Toutes ces tâches entrent dans deux
catégories : les tâches liées à son poste de travail et ses ressources, et les tâches liées à ses
collègues. Commençons par le poste de travail et les ressources. Voici une liste d’activités standard
à effectuer avant que le nouveau arrive. Faites nettoyer son poste de travail et si nécessaire, faites
remplacer le vieux mobilier par du plus moderne. Dotez son poste de travail de fournitures de
bureau comme du papier, des stylos, une agrafeuse, etc. Si nécessaire, trouvez-lui un casier et
faites-le nettoyer. Si c’est possible, faites faire des clés et des badges avant son arrivée.
Documentez et soyez prêt à lui fournir les éventuels codes pour les portes verrouillées, ou les mots
de passe à utiliser en ligne. Installez son téléphone et son répondeur, et laissez-lui des instructions
pour changer son message d’accueil. Travaillez avec le service informatique pour configurer son
ordinateur, son accès au réseau et son compte e-mail professionnel. Munissez son poste de travail
d’une plaque avec son nom. Enfin, vous pouvez ajouter un cadeau de bienvenue qui l’attendra sur
son bureau. Pas forcément cher, il peut s’agir tout simplement d’un livre sur l’entreprise, d’un t-shirt
d’entreprise ou d’une carte pour déjeuner à la cafétéria la première semaine. Croyez-moi, cette liste
de choses est cruciale. Elle montre au nouveau qu’il compte et que vous êtes préparé. Elle réduit
aussi le stress de ses débuts, ce qui favorise sa productivité. Les autres grandes catégories
d’activités concernent la préparation des futurs collègues du nouveau. Le mieux est de réunir
l’équipe pour leur parler du nouveau. Dites-lui son nom, son parcours professionnel, ses grandes
réalisations et sa date d’arrivée. Je vous conseille de dire au moins ces choses, mais certaines
personnes trouvent utile et approprié d’aller un peu plus loin. Par exemple, parlez de l’école où il est
allé, de ses loisirs ou de choses personnelles dont il vous a parlé à l’entretien. Vous pouvez même
dire à l’équipe qu’elle peut contacter le nouveau via les médias sociaux. Mais surtout, terminez
cette réunion informelle par exprimer vos attentes. Quand le nouveau sera là, vous attendez de
chacun qu’il passe le saluer, qu’il cherche comment l’aider, et s’efforce de faire en sorte que le
nouveau se sente le bienvenu. Quand vous vous demandez si vous vous êtes correctement préparé
à son arrivée, demandez à l’équipe, à un ami des RH ou à votre chef s’ils ont des idées pour que le
processus se passe aussi bien que possible. Tout ceci vous prendra quelques heures, mais vous ne
le regretterez pas. Le nouveau saura ainsi que sa contribution à l’équipe est très importante pour
vous, qu’il a les ressources pour faire son travail, et que ses nouveaux collègues veulent qu’il
réussisse.

Choisir des outils d'intégration

Avec l’intégration, il y a tellement d’informations et d’activités que vous vous demandez sûrement
comment organiser au mieux tout ce travail. Il y a généralement trois approches. Vous baserez vos
décisions sur la taille de votre entreprise et de votre budget. L’approche utilisée peut être manuelle,
assistée par la technologie ou complètement numérique. Une minorité d’entreprises utilise encore
l’approche manuelle. Une grande majorité utilise un processus assisté par la technologie et une
autre minorité d’entreprises progressistes utilise une approche totalement numérique. L’approche
manuelle a été utile pendant longtemps, mais peut donner beaucoup de travail. Réfléchissez bien. Il
faudra collecter beaucoup d’informations sur l’entreprise, les avantages sociaux, la rémunération, le
règlement du personnel, etc. Vous passerez beaucoup de temps à rassembler tous ces documents
et vous devrez attendre que le nouveau vous fournisse les données demandées par téléphone ou
par e-mail. C’est long. Avec le processus assisté par la technologie, les entreprises n’utilisent qu’un
peu de papier au début pour fournir une confirmation d’embauche avec la date de début, une lettre
de bienvenue et quelques pages dirigeant le nouveau vers divers sites en ligne à utiliser pour
fournir des informations utiles aux démarches d’embauche. Il y aura un ou parfois plusieurs sites ou
portails dédiés aux nouveaux employés, avec une interface facile à utiliser qui dispatchera les
informations dans l’entreprise. Ainsi, il suffira de quelques clics pour mettre en place les avantages
sociaux, la rémunération, etc. L’approche complètement numérique ne vise pas juste à économiser
le papier, mais surtout à simplifier et à intégrer le nouveau dans le système informatique de
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l’entreprise. Avec ce niveau de sophistication, on n’a plus une multitude de systèmes informatiques
qui gèrent différents domaines de l’entreprise, mais un système à l’échelle de l’entreprise qui
couvre tout. Le nouvel employé a donc un seul site en ligne à visiter, ce qui lui fait gagner du temps
et augmente l’efficacité pour l’entreprise, car les systèmes de RH, le logiciel de gestion, la paie, etc.
sont tous reliés. À vous de choisir ! L’approche manuelle est la plus abordable et lente, l’approche
complètement numérique, la plus chère et rapide. Quel que soit votre choix, il y a deux autres types
d’outils à utiliser parce que la main-d’œuvre d’aujourd’hui ne fait plus sans les médias sociaux et les
webinaires. Les médias sociaux explosent littéralement dans le domaine privé et professionnel. Par
exemple Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, et bien d’autres plateformes émergentes.
Désormais, les entreprises ne cherchent plus à censurer ou à bloquer l’utilisation de ces outils, mais
à les exploiter pour servir leurs objectifs. L’intégration en est un bon exemple. Beaucoup
d’employés utilisent chaque jour les médias sociaux. Profitez-en, par exemple en créant des
groupes de nouveaux employés sur Facebook ou sur un système interne similaire réservé à votre
entreprise. Il s’agit de créer une communauté pour que les nouveaux, qui se sentent parfois isolés,
puissent se mettre en relation avec ceux qui rencontrent les mêmes défis. De plus, pour la plupart
des difficultés auxquelles les nouveaux sont confrontés, ou pour une vue d’ensemble du processus
d’intégration, les webinaires sont devenus courants et remplacent à maints égards la formation en
classe. Il y a différentes variations : les hangouts, les visioconférences, etc. En fait, les versions live
et enregistrées de personnes parlant à d’autres personnes peuvent être plus efficaces que
quelqu’un qui interagit par ordinateur avec des mots. Le webinaire offre de nombreux avantages du
face-à-face, pour une fraction du coût et avec bien plus de souplesse. N’oubliez pas que cette forme
de communication fait de plus en plus partie des attentes du personnel et qu’elle n’est pas chère.
Voilà. Choisissez l’approche d’intégration la plus évoluée en fonction de vos moyens, puis trouvez
une façon appropriée d’utiliser les médias sociaux et les webinaires pour renforcer et faciliter le
processus. Ainsi, les nouveaux employés pourront s’intégrer à l’entreprise aussi vite que possible,
puis se mettre au travail.

Explorer votre rôle de manager

Beaucoup de gens participent au succès de l’intégration, mais personne n’est aussi important que
vous parce que vous êtes le chef du nouveau. Une fois les préparatifs effectués et le nouveau au
travail, voyons comment vous pouvez l’aider à réussir encore mieux. Commençons par les premiers
jours. À ce stade, il n’est pas tellement question de travail, mais plutôt que le nouveau fasse
connaissance avec vous, son environnement et ses collègues. L’objectif est de montrer son soutien,
tisser des liens et faire en sorte qu’il se sente le bienvenu. Pour ce faire, pensez aux comportements
suivants. Premièrement, ses premiers jours sont jalonnés de différentes réunions d’accueil et de
présentation. Chaque activité prévue peut soulever des questions, donc gardez un œil sur le
planning et passez le voir de temps en temps pour vérifier qu’il sait ce qui se passe ensuite et où
cela aura lieu. Certaines entreprises vont même plus loin et demandent au parrain du nouveau de
l’escorter toute la journée de sorte que, à la fin d’une réunion, le parrain soit là pour l’emmener à la
réunion suivante. Vous pouvez aussi l’emmener faire un tour au déjeuner ou en fin de journée, en
dehors du programme d’accueil normal. Cela vous permet d’approfondir la relation tout en
informant le nouveau sur vos opérations. Vous pouvez aussi envoyer un e-mail à toute l’équipe la
veille de l’arrivée du nouveau, pour lui rappeler qu’il commence le lendemain. Demandez-lui de le
noter dans son planning afin que chacun trouve une minute pour passer le saluer. Le mieux pour les
salutations est peut-être de réunir brièvement l’équipe. Annoncez-le par voie électronique dix
minutes avant d’être là avec le nouveau. Soyez bref et concis. Présentez le nouveau et l’équipe.
Cela ne prend que quelques minutes, mais rien ne remplace une vraie interaction de groupe quand
l’objectif est de nouer des liens. Pour la suite de la journée, organisez un déjeuner ou un dîner
d’équipe pour fêter l’arrivée du nouveau. Passons maintenant au grand objectif après les premiers
jours. Une fois passés l’accueil et les célébrations, il faut se mettre au travail. Vous avez deux
grandes missions. La première, vous asseoir avec lui pour parler des premiers objectifs que vous
avez pour lui. Il sait pour quel travail il a été embauché, mais il doit maintenant se pencher sur le
calendrier et les différents objectifs. Au début, vous en fournirez une grande partie. Ensuite, il
s’agira de plus en plus d’un processus collaboratif. Cette discussion avec le nouveau est le moment
idéal pour parler du processus d’évaluation de l’employé. Dites-lui comment votre équipe et votre
entreprise approchent ce processus, donnez-lui les échéances, etc. Il doit savoir précisément
comment votre entreprise évalue les nouveaux qui n’ont pas encore fait un cycle de performance
complet quand l’évaluation intervient. Il ne doit pas être pris par surprise. L’autre mission est de
penser à une petite victoire que vous pouvez l’aider à remporter à court terme. Trouvez une tâche

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ou un projet à lui confier immédiatement, qui devrait prendre quelques jours ou semaines, et non
des mois. L’idée est de garantir son succès quand il va se jeter à l’eau et se mettre à nager. Donc
adaptez un peu son travail en amont pour qu’il ait des chances de réussir vite. Le nouveau applique
de nouvelles compétences, et vous orchestrez le processus qui consiste à tirer parti de ces
compétences. Souvenez-vous de cette approche et vous lui permettrez de trouver rapidement sa
place dans l’équipe et de se sentir prêt à faire du bon travail.

Assigner un parrain et un mentor

L’idéal pour que le nouveau prenne un bon départ est de lui donner le soutien nécessaire dès le
début. Hormis vous et ses coéquipiers, vous pouvez l’aider un peu plus en lui assignant un parrain
et un mentor. Si possible, fournissez-lui les deux. Voyons brièvement chaque rôle. Premièrement, le
parrain. C’est un membre de l’équipe ou au moins une personne avec qui il interagira souvent. C’est
une relation informelle axée sur les besoins opérationnels quotidiens comme trouver les fournitures
ou le bureau de quelqu’un, ou poser des questions sur la marche à suivre pour faire les choses au
bureau. Le parrain engagera une interaction fréquente au bureau les premiers mois. Mais cela ne
s’arrête pas forcément au bureau. Selon les personnes concernées, leurs plannings et leurs
obligations familiales, il est souvent utile de passer un peu de temps ensemble en dehors du travail.
On pourra faire différentes choses comme un dîner ou même un tour dans les environs pour lui faire
découvrir le coin. Le bon parrain est un collègue qui se trouve à son niveau. L’idéal est qu’ils aient
des choses en commun : la même université, la même association ou la même passion pour le golf.
Si vous parvenez à mettre le nouveau avec une personne qui a les mêmes centres d’intérêt, la
relation a plus de chances de se développer et d’être productive. Avec un mentor, la relation a
tendance à être moins fréquente, plus formelle, et axée sur des questions à plus long terme. Par
exemple, sur des questions de carrière comme les objectifs à long terme, les associations
professionnelles à rejoindre et les autres activités de réseautage à envisager. Concernant la
fréquence, il n’y a pas de règle, mais le mentorat repose généralement sur une rencontre par mois
pendant trois ou quatre mois, dès la première semaine de travail du nouvel employé. Ce qu’il
advient ensuite dépend des personnes concernées. Concernant le choix d’un mentor, les avis sont
partagés. Certains pensent qu’il faut un processus formel qui affecte chaque manager d’un niveau
particulier au rôle de mentor d’un certain nombre de poulains, y compris les nouvelles recrues.
Ainsi, tous les managers participent au mentorat et le processus est exécuté en temps utile parce
que la participation est obligatoire. D’un autre côté, la relation peut marcher ou non, vu la nature
aléatoire des tandems. Certaines entreprises encouragent le mentorat sans participation obligatoire,
ce qui permet aux managers de chercher des poulains ayant des centres d’intérêt et des valeurs
similaires. Selon moi, cette approche est idéale, bien qu’il soit alors plus difficile de maximiser la
participation. Il est crucial que chaque parrain ou chaque mentor comprenne l’importance de ce
rôle. Remplir l’un de ces rôles n’est pas juste une chose sympathique, mais une importante
responsabilité. L’objectif est d’aider le nouveau à réussir. Bien sûr, on est tous responsables de
notre propre succès. Mais aider les autres est important car en ajoutant un bon groupe de soutien à
quelqu’un qui a le sens des responsabilités, on peut obtenir une performance exceptionnelle.
N’oubliez pas que les premiers jours du nouveau affecteront significativement son regard sur la
suite des événements, donc soyez prêts, vous et votre équipe, à bien faire les choses. Montrez-lui
l’importance qu’il a pour l’entreprise en sélectionnant le bon groupe de soutien, et il vous
récompensera en travaillant dur et en restant fidèle.
Pour voir la fiche complète et les documents attachés, rendez-vous sur
https://elearning.26academy.com/course/play/5e2830fab298f659caabad25

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