Pierre-Alexandre KERAVAL

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA1)

Stage de 1ère année

Livrable 2 : intégration et analyses des missions

Les Ménages Prévoyants

Versailles

Juin, 2023

A l’attention de Mme De Figueiredo

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 Tout d’abord je voudrais remercier l’ensemble de l’équipe dirigeante qui m’ont accueilli et permis
d’effectuer mon stage au sein de la mutuelle Les Ménages Prévoyants.

Je tiens à remercier également Mme Joëlle Decanton pour le temps qu’elle m’a accordé tout au long
du stage.

Je remercie également Mme De Figueiredo pour le suivi personnalisé lors de la période de recherche
de stage.

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Dans ce second livrable, je vais me consacrer à mon intégration et mon vécu au sein du milieu
professionnel pendant le stage. Comme expliqué dans le premier livrable, j’ai réalisé mon stage dans
une mutuelle localisée à Versailles. Pendant un mois, j’ai fait partie du secteur des ressources
humaines mais j’ai aussi été amené à travailler en collaboration avec d’autres secteurs, comme nous
le verrons plus tard.

Mon stage ayant commencé le 22 mai, il ne finira que le 19 juin : par conséquent, il n’est pas fini au
moment de la rédaction de ce livrable. Cependant, la plupart des éléments concernant mon
intégration et l’analyse de la structure ne seront pas impactés car j’estime que trois semaines sont
largement suffisantes pour les évaluer. En revanche, la partie concernant les missions données par
mon employeur ne sera pas aussi complète que demandé.

Ce livrable sera divisé en trois parties. Dans la première, je donnerai mon ressenti sur la mutuelle et
la manière dont j’ai tenté de l’analyser. Ensuite, je détaillerai les missions que j’ai menées et les
activités réalisées pendant mon stage. Enfin, je ferai un retour d’expérience sur le poste et j’y
ajouterai mes observations.

1. Ressenti personnel au sein de l’entreprise

Je pense qu’il est primordial de commencer par les premières impressions. Dès le premier
jour, j’étais très surpris par l’entreprise et notamment par ses activités : j’ai découvert l’utilité des
mutuelles et la différence avec les assurances. J’ai aussi été surpris par les locaux de la mutuelle : je
m’attendais à me retrouver dans les bureaux d’un grand immeuble (cliché véhiculé par les films). Or
la réalité est très différente puisque les bureaux se trouvent dans deux anciennes maisons
réaménagées en bureaux. Cela leur donne un ton plus chaleureux et accueillant. La localisation est de
plus excellente car l’entreprise est située dans un quartier calme de Versailles, facilement accessible
en transports en commun. Pour être tout à fait honnête, je ne m’attendais pas du tout à ce cadre de
vie en entreprise, et cela m’a rapidement rassuré sur le stage.

L’environnement de travail pour cette entreprise me paraît très correct. La plupart des cadres
possèdent leur propre bureau ou le partagent avec une autre personne au maximum. Les quelques
open spaces sont limités à quatre personnes : on y retrouve les salariés réalisant des taches similaires
(service téléphonique, service adhésion des prospects). Le fait de regrouper les salariés en petit
nombre dans des open spaces est une mesure récente qui a été mise en place afin de maximiser la
concentration des salariés tout en laissant une partie de communication directe. Ce côté de la
communication directe est également observable grâce à l’agencement des bureaux, chaque service
étant regroupé sur un étage ou un open space. D’après ce que j’ai pu voir et entendre, les salariés
apprécient énormément cette organisation car ils peuvent exercer leurs activités au calme et

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bénéficier d’une plus grande autonomie. L’entreprise fournit de plus du matériel. Par exemple, des
casques anti-bruit sont disponibles dans les open spaces pour favoriser la concentration et des
chaises adaptées sont mises à disposition pour les personnes souffrant de mal de dos. Les relations
avec les supérieurs hiérarchiques sont bonnes. La communication est ouverte et les supérieurs sont à
l’écoute de leurs employés. Du fait de la taille de l’entreprise (62 salariés), les effectifs à gérer ne sont
pas conséquent ce qui facilite le management.

Du fait de son activité économique, le travail d’équipe est primordial. En effet, la plupart des tâches à
réaliser passent par plusieurs services. Prenons l’exemple d’un prospect : le service téléphonique
réceptionne l’appel, puis l’envoie aux commerciaux. Une fois l’adhésion validée, le service des
prestations finalise l’arrivée du prospect. Tout ce travail d’équipe permet d’apporter une meilleure
qualité de service proposé. Chaque partie d’une mission est attribuée à une personne spécialisée, ce
qui apporte une expertise non négligeable pour le client. En revanche, cela contribue aussi à ralentir
la vitesse de traitement des missions : des services peuvent être débordés et bloquer logiquement le
processus.

La communication interne officieuse passe par plusieurs canaux. Tout d’abord, la communication
directe : les locaux de l’entreprise ne sont pas très grands, donc il est assez facile de se déplacer pour
aller demander quelque chose. La communication directe est très utilisée entre les employés d’un
même service. Les informations peuvent aussi circuler au moment des pauses café ou du déjeuner.
Ensuite, les outils technologiques sont massivement utilisés (messagerie Teams, boîte mail Outlook).
Enfin, la communication officielle se retrouve lors des contacts avec les services extérieurs. Les
moyens de communication sont alors légèrement différents : des salles de réunions sont à disposition
dans le cadre d’interventions de prestataires extérieurs et les réunions en ligne se font à l’aide du
logiciel Zoom.

2. Missions réalisées au sein de l’entreprise

Différentes missions m’ont été confiées durant les trois premières semaines de stage.

2.1 Présentation du compte personnel de formation

J’ai tout d’abord dû préparer une présentation sur le Compte personnel de formation (CPF). C’est la
dirigeante opérationnelle qui m’a donné cette mission lors d’une réunion avec tout le personnel de la
mutuelle, appelé le Comité Social et Economique (CSE). Elle s’inscrit dans une volonté d’informer les
salariés des ressources humaines car pour l'entreprise, il est essentiel que ses salariés puissent
bénéficier des aides de formation de l'Etat. Cette tâche est en lien direct avec ce que l'on a vu durant
l'année en cours de ressources humaines. Cela m’a permis d'approfondir ma connaissance du compte

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personnel de formation et notamment des règles et des nouveautés qui vont entrer en vigueur au
cours de l'année 2023. Ma présentation, prévue pour le 6 juin, s’est bien passée. Grâce à cette
intervention j'ai pu aider les salariés à mieux comprendre le CPF. J'ai également réussi à répondre à
l’ensemble de leurs questions sur le reste à charge qui va bientôt entrer en vigueur.

2.2 Appui à la présentation d’un questionnaire de satisfaction

J’ai ensuite créé un support Power Point pour appuyer la présentation d’un questionnaire de
satisfaction pour les employés. Ce questionnaire de satisfaction a été créé par le responsable des
ressources humaines et la personne en charge de la conformité. Il a pour objectif de connaître
l'opinion des salariés sur la mutuelle et, dans une perspective plus lointaine, d'obtenir le label Great
place to work. Ce label permet d'affirmer le respect et les bonnes conditions de travail au sein de la
mutuelle et de donner une meilleure image d’une entreprise, ce qui constitue un attrait pour de
futurs salariés. Dans cette présentation j'ai dû réexpliquer certains concepts propres aux ressources
humaines comme ceux de marque employeur et de droit à la déconnexion : ils étaient essentiels à la
bonne compréhension du questionnaire. Comme cela fait partie des notions abordées en cours de
ressources humaines, mon travail a été facilité, même si j’admets avoir eu certaines difficultés à
répondre aux questions sur la marque employeur. T

outes ces informations étaient à destination des salariés afin qu'ils puissent comprendre de quels
droits ils disposent et qu'ils comprennent l'action des ressources humaines pour garantir leurs droits
et leurs libertés.

2.3 Collaboration avec le service de communication de l’entreprise

Dans le cadre de la communication interne, j’ai dû faire un retour et proposer différentes pistes
concernant certains postes publiés sur le réseau interne de la mutuelle. Ces postes étaient des postes
de prévention compte certains sujets. Par exemple, le 30 mai qui était la journée mondiale de la lutte
contre le tabac

2.4 Recrutement d’un alternant pour le service informatique de l’entreprise

Cette mission est la plus grosse que l’on m’ait confiée, et elle n’est toujours pas finie. On m'a chargé
de recruter un alternant en informatique système et réseau pour le service informatique. Pour cela,
j'ai dû établir une fiche de poste (voir annexe) en collaboration avec le futur responsable hiérarchique
de l’alternant. Ensuite, j'ai commencé à chercher des écoles et des formations qui proposaient ce
type d'alternance : j’ai établit une liste d’école et notamment d’IUT que j’ai démarchés par mail afin
obtenir de plus amples informations sur leurs étudiants. Certaines écoles m'ont rapidement répondu
et m'ont envoyé des CV ; pour d'autres, avec l'accord de mon responsable RH, j'ai appelé directement

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pour obtenir des informations. Mon responsable et moi avons examiné les CV et sélectionné ceux qui
étaient le plus intéressant. J’ai contacté les étudiants en question afin de leur proposer l’offre
d'alternance et de convenir d’un entretien aux locaux de la mutuelle. J'ai déjà réalisé deux entretiens
en compagnie de la responsable RH ; d'autres auront lieu la semaine prochaine.

Ces entretiens ont vraiment spéciaux pour moi car la responsable RH a souhaité que je les prépare
seul et que je les mène l'entretien en autonomie (elle était quand même présente pour s'assurer que
tout se passe bien car c'était une première pour moi). Malgré le stress, je pense avoir plutôt bien
réussi. Un second entretien avec le responsable informatique est prévu pour juger les compétences
informatiques de l’alternant.

Cette mission est celle que j’ai préférée. Même si la décision finale ne m’appartiendra pas, je pourrai
donner mon avis sur le meilleur alternant à sélectionner.

2.5 Réalisation d’un calendrier

Enfin, la dernière mission que l’on m’a confié est en rapport avec des élections futures du CSE.
L'entreprise ayant dépassé les 50 salariés depuis peu, le CSE doit être renouvelé. Par conséquent, j'ai
donc dû réaliser le calendrier des élections, avec les dates d'ouverture d'inscription des syndicats et
le jour des élections. Dans le même temps, j'ai réalisé un tableau Excel de tous les salariés pour
déterminer si, selon la réglementation en vigueur, ils ont le droit de voter ou de se présenter. Ces
documents étant confidentiels, je ne peux pas les joindre dans ce rapport.

La notion de CSE était nouvelle pour moi et j’ai eu du mal à comprendre le rôle des syndicats. Afin de
surmonter ces difficultés, je me suis beaucoup renseigné, notamment sur les sites que propose l'État
français. C'est ainsi que j'ai compris que le CSE était un élément essentiel dans la vie d'une entreprise.

3. Retour d’expérience sur ma position de stagiaire au sein de l’entreprise

Les missions que l’on m’a confiées correspondaient plus ou moins à celles renseignées sur une fiche
de poste classique. En parallèle de ces missions, j'ai beaucoup assisté à des réunions mêlant
ressources humaines et autres services (finance, conformité, communication). Par exemple, j'étais
présent à un comité d'audit et à des réunions avec le prestataire qui s'occupe de la paie. J’ai
également pu observer des rencontres entre le responsable RH et d'autres employés qui venaient
demander des informations ou faire des réclamations. Je trouve que le poste correspond beaucoup à
l'image que l’on s’en fait au premier abord. Travailler dans les ressources humaines nécessite
obligatoirement une bonne communication avec n'importe quel autre employé de l’entreprise, que

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ce soit un supérieur ou un salarié. Les horaires ne sont pas fixes et dépendent surtout de la quantité
de travail à réaliser. Dans la mutuelle, la personne s'occupant des ressources humaines est seule mais
délègue aussi à des prestataires. Par conséquent, le secteur RH possède de très nombreuses libertés
et un champ d’actions très large. Le poste nécessite aussi de nombreuses qualités comme le franc-
parler, du sérieux, de la rigueur et une concentration perpétuelle. La formation de ma tutrice a été
essentielle pendant ce mois de stage. Pour surmonter les difficultés que j'ai rencontrées, je me suis
aidé de l'expérience des employés qui m'ont aidé tout au long de ce stage ; les services proposés sur
Internet et les documents de la mutuelle eux-mêmes m’ont aussi été précieux.

Conclusion

Pour conclure, j’ai énormément apprécié cette première expérience de stage. Le cadre de l’entreprise
est très agréable et le personnel de l’entreprise très accueillant, ce qui m’a permis de m’intégrer
rapidement. Les missions réalisées m’ont permis d’approfondir mes connaissances en ressources
humaines. Malgré les quelques difficultés rencontrées, ce stage m’a appris beaucoup de choses pour
la suite de mes études, notamment dans le domaine des RH.

J’aimerais une nouvelle fois remercier l’ensemble des personnes qui m’ont entouré pendant ce stage,
qui m’ont appris et aidé : sans eux rien n’aurait était possible.

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Annexe I : Fiche de poste recherche alternant