Helixane BOBIN

Institut Universitaire d Technologie de Sceaux

Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA1)

Stage de 1ère année

LIVRABLE 2 : Intégration au sein de l’agence et analyse des missions

Assadia

Paris 11

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 Remerciements

Je tiens tout d'abord à remercier M. PAJAK et les différents enseignants de lut de Sceaux qui
ont su nous accompagner durant notre recherche de stage afin de finaliser notre première
année de Bachelor Universitaire de Technologie en Gestion des Entreprises et des
Administrations (BUT GEA).

Je tiens également à remercier Mme. JACQ qui m’a chaleureusement accueilli au sein de son
entreprise et surtout Madame SEDDOUD, ma tutrice ainsi que Madame MAGASSA qui m’ont
accueillie, conseillée et aidée à développer mes compétences professionnelles

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 Table des matières
Remerciements........................................................................................................................... 2

I. INTRODUCTION ................................................................................................................... 4

II. L’entreprise .......................................................................................................................... 5

A. Son image extérieure ................................................................................................... 5

B. L’environnement de travail .............................................................................................. 5

III. Les relations humaines .................................................................................................... 7

IV. Analyse des missions du stage......................................................................................... 8

A. Les missions demandées ............................................................................................. 8

B. Missions réalisées ............................................................................................................ 9

C. Les outils utilisés ............................................................................................................ 11

V. MISE EN PRATIQUE DES CONNAISSANCES THEORIQUES .................................................. 13

VI. DIFFICULTES RENCONTREES .......................................................................................... 14

VII. CONCLUSION ................................................................................................................. 15

VIII. ANNEXES ........................................................................................................................ 16

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 I. INTRODUCTION
Dans le cadre de ma première année au sein de l’IUT de Sceaux en Gestion des Entreprises et
des Administrations j’ai eu l’opportunité d’effectuer un stage de fin d’année pour un mois et
demi dans un milieu professionnel qui est l’entreprise Assadia. J’effectue mon stage dans
l’agence Assadia de Paris 11 qui est une agence spécialisée dans le service de garde d’enfant
intelligente à domicile

L’objectif premier de ce stage est la découverte du monde professionnel dans un secteur qui
est en lien avec notre avenir professionnel. Pour ce fait, j’ai effectué des recherches
principalement sur des sites proposant des annonces d’emploi et recherchant spécifiquement
des offres de stage en ressources humaines car j’avais une forte envie de découvrir ce secteur
qui est généralement considéré comme « ennuyant » ou encore « pas stimulant ». Après avoir
envoyé un nombre conséquent de candidatures, je suis rentrée en contact avec l’entreprise
Assadia qui était à la recherche de deux stagiaires en ressources humaine. Cette entreprise
ayant comme principale activité la recherche d’intervenant(e)s correspondant à des demandes
spécifiques, la responsable de l’agence souhaitait recruter deux stagiaires qui auraient la
charge du processus de recrutement dans son ensemble, allant de la diffusion d’offres à la
conduite des entretiens en agence. C’est en ce sens que j’ai donc passé un entretien avec
l’alternante Rh et qui m’a envoyé une réponse satisfaisante sous une semaine.

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 II. L’entreprise
A. Son image extérieure
L’entreprise Assadia est une jeune entreprise dédiée aux services à la personne orientée vers
l’enfance, plus explicitement la garde d’enfant composé de plusieurs agences qui sont réparties
dans plusieurs villes de l’ile de France. Etant une entreprise assez petite de taille, je n’ai pas eu
l’occasion d’en entendre parler autour de moi mais me fiant aux avis google et des retours des
familles qu’on a pu avoir durant le stage l’entreprise a une très bonne renommée et satisfait
de mieux en mieux les clients c’est-à-dire les familles qui font appel à eux. De plus j’ai pu
observer que certaines intervenantes avaient des contrats de plus de 5 à 10 ans avec Assadia
ce qui montre également le sérieux de cette entreprise. Enfin, durant mon stage j’ai pu être
témoin de certaines familles qui disaient avoir connu Assadia grâce à des amis qui étaient plus
que satisfaites de l’entreprise. Je peux donc dire que Assadia a une très bonne image à
l’extérieure de l’entreprise

B. L’environnement de travail
L’environnement de travail de l’agence est très open-space, les bureaux sont assez limités et
nous travaillons tous ensemble dans un grand espace ouvert. La communication est donc très
fluide ce qui nous permet d’être en contact permanent les uns avec les autres et donc être
plus efficace. Nous travaillons à proximité les uns des autres, ce qui facilite les échanges
d'informations et la coopération mais également un esprit d'équipe et une culture d'entreprise
forte.

La communication fluide est essentielle dans un tel environnement de travail. Nous pouvons
facilement échanger des idées, collaborer sur des projets et résoudre des problèmes en
équipe. Les réunions peuvent être informelles et ont souvent lieu en face à face. Les outils de
communication virtuelle tels que les messageries instantanées et les plateformes de
collaboration sont également largement utilisés pour faciliter la communication.

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Ce type d'environnement de travail nous encourage nous les stagiaires car il y a une
communication ascendante et descendante ouverte. En tant que stagiaire je peux facilement
partager mes idées car il n’y a aucune hiérarchie au niveau de la place et donc tout le monde
se sent important et utile dans l’entreprise. Cependant dû à la taille de l’agence, il est plus
difficile d’avoir son temps de solitude lors des pauses mais cela ne me dérangeait pas plus que
ça car mes supérieures étaient très agréables mais également professionnelles afin que chacun
soit concentré quand il faut.

En somme, un environnement de travail très open space avec une communication fluide
favorise la créativité, la collaboration, l'esprit d'équipe et une culture d'entreprise forte. Les
employés y travaillent dans un environnement propice à un travail efficace et productif, tout
en se sentant valorisés et impliqués dans la vie de l'entreprise.

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 III. Les relations humaines
Actuellement au sein de l’entreprise Assadia Paris 11, il est possible de compter trois types de
postes différents. En effet on retrouve Madame Jacq qui est responsable de l’agence Paris 11
mais également l’agence de Paris 8 qui a pour fonction de coordonner le développement
commercial de l’agence. Ensuite, on a Madame SEDDOUD Nibel qui est la gestionnaire de
l’agence, son rôle est de trouver la solution spécifique et personnalisée à chaque demande de
garde d’enfants et assurer la gestion des dossiers administratifs de chaque prestation. Enfin,
on a Madame MAGASSA, une alternante en Ressources Humaines qui se charge de la paie des
intervenantes c’est-à-dire les nounous mais également de choisir avec talent, trier et passer
des entretiens avec les différentes intervenantes qui souhaitent être salariés à Assadia.

En ce qui concerne nos relations dans l’agence entre mes responsables hiérarchiques, et moi-
même, celles-ci se passent très bien. En effet, il y a une forte ouverture d’esprit parmi l’équipe
Assadia. Lorsque je suis arrivée dans l’entreprise le 15 mai dernier, mes responsables m’ont
expliqué le fonctionnement de l’agence de façon simple et bienveillante, et elles ont insisté sur
l’importance de correctement communiquer sur les problèmes qu’ils peuvent avoir au
quotidien. Ma relation avec ma responsable de stage se passe à merveille, elle est
énormément à l’écoute et s’assure que tout se passe bien pour moi et cela vaut pour
l’alternante au sein de l’agence avec qui je me suis entendue dès les premiers jours. Etant dans
un environnement Open-space la communication se fait de manières assez rapides. Tous les
matins avant d’entamer le travail nous faisons un point des urgences de la journée et les
différentes missions à faire. Pour ma part, je suis en équipe avec une deuxième stagiaire avec
qui le courant passe super bien, nous nous départageons les taches afin d’être efficace et de
pouvoir rendre le travail demandé à temps. Ma tutrice est un véritable atout, elle s’assure que
j’ai véritablement compris la tache avant de me laisser en autonomie.

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 IV. Analyse des missions du stage

A. Les missions demandées

Pour effectuer ce stage, j’ai postulé à une offre de l’agence publié sur Indeed. L’offre contenait
déjà au préalable toutes les missions à effectuer durant le stage. De plus, lors de mon entretien
avec la responsable de l’agence, on a pu faire le point sur les tâches que j’allais réaliser.
Premièrement, la mission principale était le recrutement avec la sélection des CV et également
la pré-validation des candidats. Publier des offres d’emploi attractives sur les différents canaux
adaptés. Il y avait également le coté administratif tel que l’archivage, le classement des dossiers
et le suivi de dossier des candidats. La prospection était également évoquée. Enfin, j’ai pu
échanger avec ma responsable lors de l’entretien sur le fait qu’ils veulent se développer sur les
réseaux sociaux et ainsi développer leur stratégie de communication. Pour le moment toute
les missions que j’ai pu effectuer lors du stage sont mention bel et bien présente dans la fiche
de poste. Aucune mission qui m’a été donné posait un problème, cependant, mon stage se
terminant le 30 juin, il y a encore certaines missions que je n’ai pas encore pu réaliser comme
l’archivage ou encore la prospection.

En ce qui concerne l’idée que je m’étais faite du poste, celle-ci s’est avérée être fausse. Je
pensais que j’allais effectuer des tâches administratives assez simple et ennuyeuses dû aux
manques de confiance de mes supérieures envers moi mais ce qui se passe pendant le stage
est tout autre. En effet mes supérieurs me font agréablement confiance et diversifie mes
taches. J’ai eu la possibilité de faire énormément de recruter ce qui m’a énormément plu. J’ai
été également très surprise de l’autonomie et des responsabilités qu’on me laissait. Etant une
personne de nature autonome, ça m’a plutôt mis en confiance et je me suis très vite senti à
l’aise avec les missions demandées.

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 B. Missions réalisées

Durant ce stage, j’ai été amené à effectuer plusieurs missions :

- Recrutement

Ma mission principale était le recrutement où je devais suivre tout un processus bien défini.
Premièrement, je devais analyser et sélectionner les CV des candidats pertinents. Dans le cas
où le CV correspond à nos attentes je passais à la seconde étape qui était la préqualification
téléphonique. J’avais une trame à suivre qui m’a énormément aidé à développer ma
communication lors de ces appels téléphoniques avec les candidats. Les questions étaient
plutôt simples, je leur demandais s’ils étaient toujours intéressés par la poste, s’ils pouvaient
me décrire leurs expériences en lien avec de la garde d’enfants et je devais également essayer
de percevoir leur motivation. Si j’estimais que le candidat avait un profil sérieux, je lui
proposais un entretien physique au sein de l’agence par rapport à au disponibilité de l’agence
et également leurs disponibilités. Par ailleurs, si les candidats ne répondent pas, je leur laisse
un message qui m’a été transmis par l’entreprise, afin qu’ils puissent nous recontacter. Une
fois l’échange téléphonique terminé, j’envoyais un mail de confirmation d’entretien leur
demandant d’apporter des documents bien précis tel que leur carte d’identité, leur carte
vitale, leurs diplômes, leur casier judiciaire et enfin leur CV. Il nous suffisait juste de modifier
les dates et les heures de rendez-vous. Enfin, l’entretien devait être placé dans l’agenda de
l’agence avec le nom du candidat et la ville d’habitation afin de pouvoir se repérer

En général, les entretiens se déroulaient deux à trois jours après l’appel téléphonique. A
l’arrivée du candidat, je devais lui demander les documents demandés dans le mail afin de les
photocopier et pendant que je les photocopie, le candidat devait remplir une fiche candidature
avec ses coordonnés, ses disponibilités et ses diplômes. Ces pièces sont très importantes pour
la création du dossier candidat. Ensuite, je procède donc à l’entretien avec un questionnaire
bien établi (Cf. Annexe 1. Fiche Candidature, page 16) où je lui pose une série de question et
de mise en situation pour l’évaluer. Je leur demande de se présenter brièvement afin d’avoir
une idée plus précise de sa personnalité et de ses expériences.

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L’échange terminé, la dernière étape est de donner aux candidats un questionnaire de -3 ans
noté sur 20 si ses diplômes ou expériences lui permettent ou/et un questionnaire de + 3ans
noté sur 15 qui nous permettra d’évaluer leurs connaissances et leurs capacités à garder des
enfants. Le candidat ayant fini de répondre aux questions l’entretien est donc terminé, la
dernière étape est donc de corriger les questionnaires et les noter à l’aide d’une correction
que l’on pouvait retrouver dans un fichier Drive créer par l’entreprise. A l’issue de toute ces
étapes, je fais le point avec les membres de l’agence afin de voir si le candidat est validé ou
non. Je m’occupe par la suite de donner une réponse favorable ou défavorable au candidat par
mail avec un modèle également préparer par l’agence. (Cf. Annexe 2. Processus de
recrutement, Page 17)

- Suivi de dossiers salariés

Durant cette mission, je devais traiter les dossiers des salariés et suivre leur avancement. On
m’avait confié une liste de document à retrouver dans le dossier. Lorsqu’il manquait un
document important tel que son contrat ou sa ses diplômes, je devais contacter le candidat
afin qu’il nous l’envoie par mail. Lorsqu’un dossier est complet, je le range dans une pochette
avec le nom du candidat inscrit dessus et sa ville de résidence. Il faut savoir que les dossiers
salariés devaient être en format papier ET en format numérique sur le Drive de l’entreprise.
Lorsqu’il manquait des documents dans le Drive du candidat mais que je l’avais en papier, je
devais tout simplement numériser le document et dans le cas contraire je devais l’imprimer.

- Le classement des dossiers

Cette mission était plutôt simple, je devais aller sur un fichier Excel qui se nomme « TTE
DISPO » où il y avait le nom de tous les candidats recrutés et leurs disponibilités pour des
missions de garde d’enfants. Je devais tout simplement contacter par téléphone les candidats
qui ne donnait plus de leurs nouvelles et qui avait nouvelles disponibilités afin de les classer
dans le fichier Excel. A l’issu de l’échange téléphonique avec ces candidats, je devais modifier
leur statut dans leur fichier. S’ils ne sont plus disponibles, leur statut était « Archiver ». S’ils
étaient à nouveau disponibles, je notais leur nouvelle disponibilité et leur statut était
« Disponible ».

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 - Développement des réseaux sociaux

Comme je l’ai indiqué, l’agence cherche également à se développer sur les réseaux sociaux
comme Instagram ou encore TikTok. Sur Instagram, j’étais amener à créer des postes qui
permettrait à l’agence d’élargir leur communauté. Par exemple, j’ai créé une affiche de
présentation sur le logiciel Canvas. Je devais suivre un code de couleur spécifique imposé par
l’entreprise. J’étais plutôt libre sur le choix de création de post et devait laisser parler ma
créativité.

- Publication des offres

Cette tâche était une des plus simple, pour le moment j’ai posté des offres que sur le canal
INDEED. Ma mission était donc de choisir parmi les modèles d’offre crée par l’entreprise et la
poster sur le compte de l’entreprise en modifiant la ville, l’âge des enfants et la date en fonction
des différentes familles qui font appel à nous

C. Les outils utilisés

- INDEED

J’ai souvent été amené à utiliser le site INDEED où l’agence avait publié plusieurs offres
d’emplois. Je devais traiter les candidatures et contacter les candidats qui retenaient mon
attention. Je leur envoyais également des messages de demandes d’informations lorsqu’ils
n’étaient pas joignables par téléphone. Je devais également passer par INDEED pour envoyer
le mail de confirmation d’entretien. Le site ajoutait automatiquement l’entretien dans l’agenda
DRIVE de l’agence

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 - GOOGLE DRIVE

Le service Google Drive est également un outil très utilisé par l’entreprise. On y retrouve
également des candidatures dans un dossier nommé « INDEED ». Il s’agit des candidats ayant
postulé directement via le mail de l’entreprise. Je devais également les contacter et déplacer
leur CV dans le fichier « Traité » si j’ai pu avoir un échange téléphonique avec eux ou alors dans
le fichier « En communication – Relance 1 » s’ils n’étaient pas joignables. Contrairement au
site INDEED, avec Google Drive je devais envoyer un mail via GMAIL aux candidats pour des
demandes d’informations ou des confirmations d’entretiens. C’est également sur Google Drive
qu’on retrouvait tous les documents appartenant à l’entreprise.

- EXCEL

Comme dans la plupart des entreprises, le logiciel Excel est également utilisé. Personnellement
je l’utilisais uniquement pour le suivi des salariés sur le fichier « TTE DISPO ». Quand je
recrutais une nouvelle candidate, je devais l’ajouter dans la liste des salariés du fichier avec ses
coordonnées et ses disponibilités.

- Canva

Pour le développement de l’agence sur les réseaux sociaux, j’ai également utilisé le logiciel
CANVA afin de créer des affiches à poster sur leur compte Instagram. (Cf. Annexe 3. Les outils
utilisés, page 18 & 19)

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 V. MISE EN PRATIQUE DES CONNAISSANCES
THEORIQUES
Durant ce stage, quelques-unes de mes connaissances théoriques ont pu être mis en pratique.
Premièrement, étant stagiaire en Ressources Humaines j’ai pu mettre en pratiquées
connaissances que j’ai pu acquérir lors de mes cours de Ressources Humaines notamment sur
le recrutement avec les principes de non-discriminations et la discrimination positive à
l’embauche. Ensuite, pour l’utilisation des différents logiciels, j’ai pu mettre en pratique les
connaissances que j’ai acquis lors de mes cours d’outils numériques en Excel.

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 VI. DIFFICULTES RENCONTREES
Durant ce stage, je n’ai pas rencontré énormément de difficulté. Cependant, ma mission
principale étant le recrutement, je devais apprendre à parler de manière audible et également
articuler afin que le candidat puisse me saisir. Etant une personne qui parle assez vite, j’ai eu
quelquefois du mal à me faire comprendre mais au fur et à mesure ma communication s’est
améliorée. A force de réaliser des entretiens tous les jours, j’ai vite pris l’habitude. De plus,
une difficulté du monde professionnel est la gestion du sommeil. En effet j’ai eu certaines fois
du mal à dormir assez tot afin d’etre en pleine dorme durant la journée.

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 VII. CONCLUSION
Pour conclure, mon stage est encore en cours et j’en apprend chaque jour au sein de cette
entreprise avec des taches autant diversifies l’une que l’autre. Ce stage m’a permis de
compléter mon parcours scolaire, j’ai acquis de nouvelles compétences et renforcer celles que
j’avais apprises durant cette première année d’IUT. Cette insertion dans le
monde professionnel m’a appris à être encore plus communicante envers les autres et à
m’adapter à un nouvel environnement. J’apprécie fortement ce stage, tantôt l’ambiance de
travail est très agréable mais aussi les journées ne sont jamais les mêmes et cela est très
stimulant. Néanmoins, je ne me vois pas travailler dans les ressources humaines plus tard car
tout d’abord je trouve que les débouchés sont assez restreintes comparés à d’autre domaines
mais également étant une personne qui aime les chiffres, je trouve qu’il n’y a pas assez de
chiffre.

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 VIII. ANNEXES
ANNEXE 1 : Fiche candidature

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ANNEXE 2 : Le processus de recrutement

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Page 18 sur 19 mai, 2023
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ANNEXE 3 : Les outils utilisés

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