Aurélie Gillus IUT de Sceaux – GEA 1

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA 1)

Stage de 1ère année

LIVRABLE 2 : Intégration au sein de l’agence et analyse des

missions

ASSADIA

Paris 11

Juin, 2023
A l’attention de M. Sawadogo

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REMERCIEMENTS

Je tiens tout d’abord à remercier M. PAJAK et les différents enseignants de l’IUT de

Sceaux qui ont su nous accompagner durant notre recherche de stage afin de finaliser notre
première année de Bachelor Universitaire de Technologie en Gestion des Entreprises et des
Administrations (BUT GEA).

Je tiens également à remercier Mme. JACQ qui m’a permis d’intégrer l’agence ASSADIA durant
ces 7 semaines afin de découvrir le domaine des Ressources Humaines.

Je remercie également Mme. SEDDOUD, ma tutrice, ainsi que Mme. MAGASSA qui ont
su m’accompagner durant toute ma période de stage et qui ont su m’accueillir et m’aider à
développer mes compétences professionnelles.

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SOMMAIRE

Table des matières

REMERCIEMENTS..................................................................................................................................... 2
I. INTRODUCTION ............................................................................................................................... 4
II. MISSIONS ET TACHES EFFECTUEES .................................................................................................. 5
1) Les missions réalisées .................................................................................................................. 5
2) Les outils utilisés .......................................................................................................................... 7
III. MISE EN PRATIQUE DES CONNAISSANCES THEORIQUES............................................................. 9
IV. DIFFICULTES RENCONTREES ............................................................................................................ 9
V. L’ENTREPRISE ................................................................................................................................. 10
1) Son image .................................................................................................................................. 10
2) L’environnement de travail ........................................................................................................ 10
3) Les relations humaines .............................................................................................................. 10
4) Les missions demandées ........................................................................................................... 11
VI. CONCLUSION ............................................................................................................................. 12
VII. ANNEXES .................................................................................................................................... 13
ANNEXE I : Le processus de recrutement .......................................................................................... 13
a) Préqualification téléphonique ............................................................................................... 13
b) Fiche candidature .................................................................................................................. 15
c) Fiche entretien....................................................................................................................... 16
d) Questionnaires entretien....................................................................................................... 17
ANNEXE II : Les outils utilisé .............................................................................................................. 19
a) INDEED – Traitement des candidatures ................................................................................. 19
b) DRIVE – Traitement des candidatures ................................................................................... 19
c) EXCEL – TTE DISPO ................................................................................................................. 20
d) Modèle d’envoi MAIL ............................................................................................................. 20
ANNEXE III : Fiche d’appréciation général du stage ........................................................................... 21

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I. INTRODUCTION

Dans le cadre de ma première année en Bachelor Universitaire de Technologie en

Gestion des Entreprises et des Administrations à l’IUT de Sceaux, j’ai effectué un stage de 7
semaines dans le domaine des Ressources Humaines du 15 mai au 30 juin 2023 au sein de
l’agence Assadia situé dans le 11ème arrondissement de Paris. Il s’agit d’une agence spécialisée
dans la garde d’enfants intelligente à domicile.

Après avoir postuler au sein de plusieurs organisations sur Indeed, j’ai eu la chance d’avoir eu
un retour téléphonique de la part de l’agence qui a par la suite découlé vers un entretien
physique. J’ai finalement été acceptée.

En effet, l’agence Assadia était à la recherche de 2 stagiaires en Ressources Humaines qui

auraient la charge du processus de recrutement et la diffusion de différentes offres attractives
sur différents canaux. Elle voulait également animer sa présence sur les réseaux sociaux.

Les objectifs pédagogiques de ce stage sont de mettre en pratique mes connaissances en

milieu professionnel et ainsi me faciliter le passage du monde de l’enseignement supérieur à
celui de l’entreprise.

Ainsi, il est intéressant d’évoquer mon intégration au sein de l’agence et d’analyser les missions
qui m’ont été confiés au cours de ce stage.

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II. MISSIONS ET TACHES EFFECTUEES

1) Les missions réalisées

Durant ce stage, j’ai été amené à effectuer plusieurs missions :

• Recrutement
Ma mission principale était le recrutement. Etant une mission que je n’avais
jamais effectuée auparavant, je devais suivre tout un processus. Premièrement, je
devais sélectionner les CV des candidats et les traiter. Lorsqu’un candidat retenait
mon attention, je passais à la seconde étape qui était la préqualification
téléphonique. J’avais une trame à suivre qui m’a beaucoup aidé à trouver les bons
mots lors de l’échange téléphonique avec les candidats. Les questions étaient plutôt
simples, je leur demandais s’ils étaient toujours intéressés par le poste, s’ils
pouvaient me décrire leurs expériences en lien avec de la garde d’enfants et je
devais également essayer de percevoir leur motivation. Si j’estimais que le candidat
avait un profil sérieux, je lui proposais un entretien physique au sein de l’agence par
rapport à ses disponibilités. Par ailleurs, si les candidats ne répondaient pas, je leur
laissais un message qui m’a été transmis par l’entreprise, afin qu’ils puissent nous
recontacter. Apres l’échange téléphonique, j’envoyais un mail de confirmation
d’entretien au candidat avec des modèles déjà préparer par l’entreprise. Il nous
suffisait juste de modifier les dates et les heures de rendez-vous. Enfin, l’entretien
devait être placé dans l’agenda de l’agence avec le nom du candidat.

Ensuite, viens le jour de l’entretien physique. Le candidat se présente à l’agence et

je l’installe. Premièrement, je lui fais remplir une fiche candidat qui est un élément
très important dans le dossier candidat. La personne devra remplir ses coordonnés,
ses disponibilités pour le poste ainsi que ses compétences et ses diplômes. Pendant
que le candidat remplissait cette fiche, je m’occupais d’imprimer ses pièces
d’identités, son CV, ses diplômes ainsi que son casier judiciaire qui lui avait été
demander d’apporter dans le mail de confirmation d’entretien. Ces pièces sont
également très importantes pour la création du dossier candidat. Ensuite, je
procède donc à l’entretien où je possède une série de question et de mise en

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situation pour évaluer le candidat. Je leur demande de se présenter brièvement

afin d’avoir une idée plus précise de la personnalité et de l’expérience du candidat
et je note tout simplement leurs réponses aux questions. L’entretien terminé, la
dernière étape était de donner aux candidats un ou deux questionnaires notés sur
15 ou sur 20 qui nous permettra d’évaluer leurs connaissances et leurs capacités à
garder des enfants. Ensuite, l’entretien était terminé. A l’issu de l’entretien, je
devais corriger les questionnaires notés à l’aide d’une correction que l’on pouvait
retrouver dans un fichier Drive créer par l’entreprise.

A la suite de toute ces étapes, je fais le point avec les membres de l’agence afin de
voir si le candidat est validé ou non. Ensuite, je m’occupe de donner une réponse
favorable ou défavorable au candidat par mail avec un modèle également préparer
par l’agence. (Cf. Annexe I. Processus de recrutement, Page 13)

• Archivage
Cette mission était plutôt simple, je devais aller sur un fichier Excel qui se
nomme « TTE DISPO » où il y avait le nom de tous les candidats recrutés et leurs
disponibilités pour des missions de garde d’enfants. Je devais tout simplement
contacter par téléphone les candidats qui ne donnait plus de leurs nouvelles et qui
n’avait plus de nouvelles disponibilités. A l’issu de l’échange téléphonique avec ces
candidats, je devais modifier leur statut dans le fichier. S’ils n’étaient plus
disponibles, leur statut était « Archiver » et je plaçais leur dossier papier dans un
carton « Archivage ». S’ils étaient à nouveau disponibles, je notais leur nouvelle
disponibilité et leur statut était « Disponible ». Leur dossier papier était donc
conservé.

• Suivi des dossiers salariés

Durant cette mission, je devais traiter les dossiers des salariés et suivre leur
avancement. On m’avait confié une liste de document à retrouver dans le dossier.
Lorsqu’il manquait un dossier important, je devais contacter le candidat afin qu’il
nous l’envoie par mail. Lorsqu’un dossier est complet, je le range dans une pochette
avec le nom du candidat inscrit dessus. Il faut savoir que les dossiers salariés

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devaient être en format papier ET en format numérique sur le Drive de l’entreprise.

Lorsqu’il manquait des documents dans le Drive du candidat mais que je l’avais en
papier, je devais tout simplement numériser le document.

• Développement des réseaux sociaux

Comme je l’ai indiqué, l’agence cherche également à se développer sur les
réseaux sociaux comme Instagram ou encore TikTok. Sur Instagram, j’étais amener
à créer des post qui permettrait à l’agence d’élargir leur communauté. Par exemple,
j’ai créé une affiche de présentation sur le logiciel Canva. Je devais suivre un code
de couleur spécifique imposé par l’entreprise. J’étais plutôt libre sur le choix de
création de post et devait laisser parler ma créativité.

2) Les outils utilisés

• INDEED
J’ai souvent été amené à utiliser le site INDEED où l’agence avait publié plusieurs
offres d’emplois. Je devais traiter les candidatures et contacter les candidats qui
retenaient mon attention. Je leur envoyais également des messages de demandes
d’informations lorsqu’ils n’étaient pas joignables par téléphone. Je devais
également passer par INDEED pour envoyer le mail de confirmation d’entretien. Le
site ajoutait automatique l’entretien dans l’agenda DRIVE de l’agence

• GOOGLE DRIVE
Le service Google Drive est également un outil très utilisé par l’entreprise. On y
retrouve également des candidatures dans un dossier nommé « INDEED ». Il s’agit
des candidats ayant postulé directement via le mail de l’entreprise. Je devais
également les contacter et déplacer leur CV dans le fichier « Traité » si j’ai pu avoir
un échange téléphonique avec eux ou alors dans le fichier « En communication –
Relance 1 » s’ils n’étaient pas joignables. Contrairement au site INDEED, avec

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Google Drive je devais envoyer un mail via GMAIL aux candidats pour des
demandes d’informations ou des confirmations d’entretiens.
C’est également sur Google Drive qu’on retrouvait tous les documents appartenant
à l’entreprise.

• EXCEL
Comme dans la plupart des entreprises, le logiciel Excel est également utilisé.
Personnellement je l’utilisais uniquement pour le suivi des salariés sur le fichier
« TTE DISPO ». Quand je recrutais une nouvelle candidate, je devais l’ajouter dans
la liste des salariés du fichier avec ses coordonnées et ses disponibilités.

• CANVA
Pour le développement de l’agence sur les réseaux sociaux, j’ai également utilisé
le logiciel CANVA afin de créer des affiches à poster sur leur compte Instagram.

(Cf. Annexe II. Les outils utilisés, Page 19)

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III. MISE EN PRATIQUE DES CONNAISSANCES THEORIQUES

Durant ce stage, quelques-unes de mes connaissances théoriques ont pu être mis en

pratique. Premièrement, étant stagiaire en Ressources Humaines j’ai pu mettre en pratique
mes connaissances que j’ai pu acquérir lors de mes cours de Ressources Humaines notamment
sur le recrutement avec les principes de non-discriminations et la discrimination positive à
l’embauche.

Ensuite, pour l’utilisation des différents logiciels, j’ai pu mettre en pratique les
connaissances que j’ai acquis lors de mes cours d’outils numériques.

IV. DIFFICULTES RENCONTREES

Durant ce stage, je n’ai pas rencontré énormément de difficulté. Cependant, ma mission

principale étant le recrutement, je devais apprendre à suivre correctement le processus. Au
départ, j’avais du mal à trouver les bons mots, savoir quoi dire et surtout répondre aux
questions des candidats. Tout était encore un peu flou. Cependant, grâce à l’aide de ma
responsable qui a su m’aider et surtout m’encourager, j’ai vite pris l’habitude et aujourd’hui je
suis très à l’aise avec cette mission. A force de réaliser des entretiens tous les jours, j’ai vite pris
l’habitude.

Pour effectuer ce genre de missions il faut savoir être autonome et avoir une certaine aisance
orale. Grâce à ce stage et à mes expériences antérieures, j’ai pu développer ces 2 compétences.

J’ai également rencontré des difficultés lorsque je devais créer une affiche à l’aide du logiciel
Canva pour les réseaux sociaux de l’agence. En effet, je devais faire parler ma créativité, chose
que je n’ai pas spécialement. Aussi, j’ai eu du mal à utiliser le logiciel qui dispose de beaucoup
de fonctionnalité et je m’y perdais un peu. Cependant, j’ai finalement réussi à réaliser une
affiche assez simple à l’aide de ma responsable qui m’a rassuré et aidé. Elle connaissait la
difficulté de la tâche et m’a donc demandé de ne pas réaliser quelque chose de trop complexe.

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V. L’ENTREPRISE

1) Son image
Pour ce qui en est de l’image que l’on se fait de l’entreprise, je dirais qu’elle est
généralement très positive. En lisant quelques avis sur Google, j’ai pu constater que c’était une
entreprise qui avait l’air très agréable et sérieuse. Elle a d’ailleurs récolté 5 étoiles dans ses avis
Google. Sa clientèle me semblait très satisfaite. De plus, après avoir eu un entretien avec la
responsable de l’agence, je me suis vite rendu compte que les avis s’avéraient être vrai et que
j’allais vite m’y plaire.

2) L’environnement de travail
L’environnement de travail de l’agence est très open-space, la communication est très
fluide entre les membres de l’équipe. On ne sent aucune hiérarchie et tout le monde se sent à
sa place. Le seul point négatif que je pourrais relever est le fait que nous nous trouvons dans
une toute petite agence et qu’il est donc difficile d’avoir son petit coin de tranquillité afin d’être
bien concentrer. Cependant, cela ne nous dérangeait pas plus que ça puisque chacune arrivait
malgré tout à se concentrer et à être le plus calme possible.

3) Les relations humaines

Concernant les relations humaines au sein de l’agence, il y a un énorme travail d’équipe
entre nous. Nous avons aucun problème de communication et dès qu’il y a un souci, tout le
monde s’en fait part. Je dirais que c’était le point fort de ce stage car cela m’a permis de me
sentir rapidement à l’aise et surtout écoutée.

La relation avec ma responsable se passe très bien. De nature sociable et ouverte d’esprit, j’ai
rapidement sympathisé avec les membres de l’agence. Personnellement, je ne ressens pas de
hiérarchie au sein de l’agence et je sens que tout le monde est à sa place.

Pour ce qui en est de la communication interne, étant dans une petite agence très open-space,
il n’y a pas spécialement besoin d’organiser des réunions. La communication se fait
instantanément et librement.

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4) Les missions demandées

Pour effectuer ce stage, j’ai postulé à une offre de l’agence publié sur Indeed. L’offre
contenait déjà au préalable toutes les missions à effectuer durant le stage. De plus, lors de
mon entretien avec la responsable de l’agence, on a pu faire le point sur les tâches que j’allais
réaliser. Premièrement, la mission principale était le recrutement avec la sélection des CV et
la pré-validation des candidats. Publier des offres d’emplois sur les canaux adaptés faisait
également parti des missions demandées. Il y avait également de l’archivage, du classement
et le suivi des dossiers salariés. La prospection était également évoquée. Enfin, j’ai pu échanger
avec ma responsable lors de l’entretien sur le fait qu’ils veulent se développer sur les réseaux
sociaux et ainsi développer leur stratégie de communication. Jusqu’à présent, la plupart des
missions décrites dans la fiche de poste m’ont belle et bien été confié durant le stage.
Cependant, mon stage se terminant le 30 juin, il y a encore certaines missions que je n’ai pas
encore pu réaliser comme la publication d’offres d’emplois ou encore la prospection.

En ce qui concerne l’image que j’avais de ce poste avant d’avoir commencer le stage, celle-ci
s’est avérée être fausse. Je pensais que j’allais effectuer beaucoup d’archivage et de traitement
de dossier et donc m’ennuyer. Je ne m’attendais pas à faire autant de recrutement et surtout
je ne m’attendais pas à aimer autant cette tâche. J’ai été également très surprise de
l’autonomie et des responsabilités qu’on me laissait. Etant une personne de nature autonome,
ça m’a plutôt mis en confiance et je me suis très vite senti à l’aise avec les missions demandées.

Pour la plupart des missions, l’expérience de ma tutrice a été un plus. Elle m’expliquait les
missions clairement et je n’avais pas spécialement de mal à comprendre. Au niveau du
recrutement, avant de me lancer dans cette tâche, ma tutrice m’a d’abord montré un exemple
avec une candidate afin de voir comment je devrais m’y prendre lorsque je serais seul face à
un candidat.

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VI. CONCLUSION

Pour conclure, ce stage a été très bénéfique pour moi. Il m’a permis d’acquérir de nombreuses
compétences et d’explorer le monde du travail. J’ai pu développer mon autonomie et me sentir
beaucoup plus à l’aise à l’oral.

Etant ma première expérience dans les ressources humaines, il a pu conforter mon choix
d’orientation : c’est un domaine très intéressant, cependant, étant une personne qui aime les
chiffres, je ne me verrais pas travailler dans ce domaine plus tard.

Ce stage m’a donc permis de découvrir le domaine des ressources humaines et de m’éclairer
sur mon choix d’orientation.

J’ai d’ailleurs beaucoup appris sur les métiers des ressources humaines et j’en ai aujourd’hui
une nouvelle vision qui est plus positive.

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VII. ANNEXES

ANNEXE I : Le processus de recrutement

a) Préqualification téléphonique

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b) Fiche candidature

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c) Fiche entretien

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d) Questionnaires entretien

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ANNEXE II : Les outils utilisés

a) INDEED – Traitement des candidatures

b) DRIVE – Traitement des candidatures

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c) EXCEL – TTE DISPO

d) Modèle d’envoi MAIL

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ANNEXE III : Fiche d’appréciation générale du stage

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