STAGE – Intégration dans la structure et analyse des missions

Julie ANDRE

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA1)

Stage de 1ère année

Intégration dans la structure et analyse des missions

Air France
Paray vieille Poste

Juin 2022
A l’attention de Mme Baisnée

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Je remercie Mme BOE mon maître de stage, ainsi que toute l'équipe du service des ressources
humaines de l’informatique d’air France pour l'accueil, la confiance qu’ils m’ont accordé, leurs
disponibilités, et les connaissances qu’ils ont su partager avec moi.

Je remercie également l'équipe pédagogique de l’IUT de Sceaux pour la qualité de l’enseignement,

qui m’a permis d'appréhender au mieux ce stage.

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Sommaire

Table des matières

Outils informatiques .......................................................................................................................................... 1
Missions ............................................................................................................................................................. 1
Recrutement .................................................................................................................................................. 2
Formation ...................................................................................................................................................... 3
Données salariées .......................................................................................................................................... 3
Tableau de bord et extraction des données.................................................................................................. 4
Réunions ........................................................................................................................................................ 4
Connaissances théoriques en pratique ............................................................................................................. 5
Difficultés rencontrées ...................................................................................................................................... 5
Environnement et relations de travail............................................................................................................... 5
Poste .................................................................................................................................................................. 6
Conclusion ......................................................................................................................................................... 6

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Outils informatiques
Le service dans lequel j’ai été intégré utilise de nombreux logiciels et progiciels développés en particulier pour
leur entreprise et leur usage spécifique. En voici une présentation succincte.
Je commence par vous présenter ces outils informatiques que j'ai utilisé durant mon stage car ils sont
systématiquement intégrés dans le travail que j’ai eu à réaliser afin que vous puissiez avoir une meilleure
compréhension des missions réalisées.

Nom A quoi il sert

Intraligne (cf. Site internet qui regroupe la majorité des outils des ressource humaine
Annexe VI)

Artemis Pour créer et gérer les offre d’emplois

CSP Site sur lequel on fait les demandes (embauche, paie, augmentation…)

Easy rh Lien entre les Assistantes Ressources Humaines et le CSP

Eservice rh Demandes rh que le salarié peut faire lui même (comme demande de
télétravail certains jours qui sont ensuite validés par le manager)

My learning (cf. Pour créer et gérer les formations

Annexe III)

One bording Pour faire des demandes de recrutement

SAP (cf. Annexe Logiciel ou il y a toutes les informations salariés (matricule, historique des
II) affectations, nom, ID Poste, US…)

Pack Office Nombreux tableaux pour les données ou la traçabilité.

Tims Pour communiquer entre collègues et permet d’avoir les documents partagés.

Missions
Avant de décrire mes missions, je vais rapidement expliquer comment fonctionne le service dans lequel j’ai
été affectée. A Air France, les services sont assez indépendants les uns des autres. C'est-à-dire que les assistants
de ressources humaines (ARH) du service informatique (aussi appelé IT) ne peuvent s’occuper que des salariés
de l’IT. Ainsi chaque grande fonction possède son propre service RH. Dans le service dans lequel j’ai été
intégré sont gérés 1480 salariés en 2020.
Les missions que j’ai pu réaliser durant mon stage aux côtés les ARH de la Direction des Ressources Humaines
de la Direction Informatique d'Air France ont été assez variées. J’ai en effet participé à la gestion de carrières,
au recrutement, à la formation, la gestion administrative des données salariés, à l'analyse et la mise à jour du
tableau de bord. Enfin j'aborderais les réunions auxquelles j’ai pu assister.

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Recrutement
Je vais commencer en abordant la participation au recrutement. Durant la période de mon stage j’ai pu
découvrir le circuit de recrutement complet : Réception de la demande de recrutement des managers, la création
d’offre d’emploi, la création d’US (Unité Structurelle) qui correspond à une équipe de plusieurs postes qui ont
le même manager, la création d’ID Poste qui est la fiche qui va définir le poste (nom, niveau, US, site …), et
enfin l’embauche qui est l’affectation d’une personne à un ID Poste.
La réception de la demande de création de poste se fait par mail dans lequel le manager détaille sa demande :
niveau du poste, activité, temps de travail, site d’affectation… A la suite de la réception du mail, je crée une
annonce qui sera publiée sur le site d’Air France. Pour ce faire, je vais dans intraligne (cf. Annexe VI) et
j’utilise l’outil “artemis” dans lequel je renseigne toutes les informations, puis je publie l’annonce en faisant
attention à ce que celle-ci soit un recrutement interne ou externe (à l’entreprise) selon la demande. Ensuite il
faut associer le poste à l'US et créer l’ID poste si celui-ci n'existe pas. Pour cela je vais dans SAP (cf. Annexe
II) puis dans l’onglet RRH et crée un nouveau formulaire dans lequel je saisis à nouveau toutes les informations
dont on dispose : activité, nom du poste, adresse, niveau, temps de travail, manager… Lorsque le candidat est
sélectionné, qu’il est validé par le service des ressources humaines et qu'il a envoyé toutes les pièces
justificatives, je dois faire une demande d’embauche sur OneBording (qui se trouve sur intraligne) où j’ai
utilisé les informations transmises par le manager et par le candidat pour remplir le formulaire.
Enfin et même si cela ne fait pas partie du cycle habituel de recrutement, j’ai pu réactiver une ancienne offre.
En effet, le candidat sélectionné par le manager pour une alternance sur l’année 2022-2023 ne correspondait
pas aux critères obligatoires, ici que l'école soit certifiée kaliopi et qu’il n’y ait aucun reste à charge pour
l’entreprise. Pour republier l’annonce, j’ai à nouveau utilisé les outils informatiques que j’ ai détaillé dans un
premier temps. je suis allée sur intraligne, dans mes outils rh puis dans les offres et je suis retournée sur l’offre
qui avait été clôturée. je l’ai ensuite republiée.
Voici une présentation schématique de la démarche d’embauche dans le service :
Gestion des carrières
La gestion des carrières correspond aux actes de carrières comme les promotions, les changements
d’affectations ou les affectations exceptionnelles. Ces actes sont faits, comme toujours dans les ressources
humaines, pour les salariés. Nous avons procédé durant mon stage à de nombreuses affectations
exceptionnelles. En effet, je suis arrivée à un moment où le service doit déménager sur un nouveau site (Charles
de Gaulle) en octobre. Les postes vont donc être modifiés pour que le site d’affectation devienne CDG de
façon groupée, en même temps que le déménagement. Or, certains salariés souhaitent changer de site avant la
date commune. Cette volonté nécessite que nous créions un poste par exception car il s’agit d’un poste
temporaire (qui sera muté ensuite de façon définitive lors de déménagement global des salariés et donc des
postes). Ces postes s'appelaient des postes par exception. Pour les créer je me rends dans SAP (cf. Annexe II)
pour récupérer les informations dont j’ai besoin, je modifie un fichier excel (cf. Annexe IV) qui correspond à
la demande (ici poste par exception) ensuite il faut envoyer un mail à "SI RH" en leurs demandant de réaliser
la modification en y joignant le document excel (cf. Annexe IV) qui donne toutes les informations.

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Certains salariés ont également été mutés sur d’autres sites, comme Charles de Gaulle ou Toulouse ou ont
changé de service. Dans ces cas, j’ai effectué un changement d’affectation. Si le salarié fait partie d’un autre
service je dois demander au service RH de celui-ci de faire la modification car comme dit ci-dessus je n’ai pas
la main sur les autres services. Si je peux effectuer les modifications directement je me rends dans intraligne,
mes outils RH et je fais une demande pour un changement d’affectation.
Enfin le dernier acte de carrière que j’ai pu réaliser durant ce mois a été la participation à la motivation et la
valorisation des salariés par l’attribution de primes ou de promotions. Air France, en effet, permet et encourage
les évolutions internes. En ce qui concerne les primes, je fais une demande sur easy RH de prime en remplissant
le formulaire qui sera ensuite validé par le CSP (qui est un service qui s’occupe de réaliser les demandes de
service des ressources humaines et de la paie). La demande de promotion passe par le même outil. Dans l’onglet
"j'initie un acte de carrière" puis je remplis un formulaire en indiquant entre autres le matricule, le nouveau
poste occupé, le nouveau niveau, s' il y a un passage au statut de cadre ou non … Puis je soumets ma demande
au CSP.

Formation
Une des fonctions qu’occupe ma tutrice est responsable formation de la Direction Informatique d'Air France.
Par conséquent j’ai pu créer une session de formation, inscrire les salariés puis après coup saisir dans le logiciel
les participants présents ou absents lors d’une précédente formation.
Pour créer la cession je me suis rendue sur “My Learning” (cf. Annexe III), puis dans gérer événements et
sessions. Une fois sur la bonne page, je crée la formation avec le nom préalablement indiqué par le manager,
puis je renseigne la date, la description, le site et l'horaire. Sur la même page j’ajoute les participants grâce à
leurs adresses mails Air France.
Pour noter les présences d’une précédente session je recherche cette formation grâce à son nom, je me rends
ensuite sur la liste des participants et je sélectionne ceux qui n’y ont pas assisté. Puisque chaque salarié doit
suivre des formations obligatoires.

Données salariées
La mission gestion et administration des données salariés consiste à faire des de l’archivage et des courriers
de services. Ceux-ci permettant le transfert des justificatifs de formation aux nouveaux services des différents
salariés lorsqu’ils en ont changé. Cette tâche n'était pas complexe mais nécessitait une rigueur, il fallait noter
sur l’enveloppe le nouveau service et y glisser les justificatifs des différents salariés de ce service. Je les ai
ensuite emmenés dans un service de postage.
L’archivage en vue du déménagement imminent consistait à remplir un fichier excel (cf. Annexe V) et
renseigner quelques informations trouvées dans les dossiers d’anciens et de salariés actuels. Il fallait renseigner
nom, prénom, date de naissance et matricule (numéro d’identification qu’un salarié possède). Ces dossiers
seront ensuite mis dans des boîtes d’archivages et envoyés à CDG.

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Tableau de bord et extraction des données

L’extraction des donnés est importante dans la fonction, c’est une des actions sur laquelle il faut être très
prudent car nous manipulons des données confidentielles. Lorsqu' il faut faire une extraction de données pour
une personne ou un service, il faut être prudent et ne fournir que les données dont ils ont besoin. Je n’ai pas pu
moi-même manipuler les données mais j’ai pu voir ma tutrice le faire et m’expliquer à plusieurs reprises en
mettant en garde sur la protection des données.
J’ai également pu assister à la commission d'égalité qui fait partie du bilan social réalisé chaque année, il
montre notamment les évolutions de la répartition homme/femme. J’ai pu lors de cette réunion échanger avec
la responsable des relations sociales et la responsable des stagiaires-alternants et de la diversité. Cela a été très
enrichissant de voir comment la politique de parité était mise en place au sein de l’entreprise et particulièrement
de l’IT. Ce bilan social était présenté au comité d’entreprise la semaine suivante, et chaque année.

Réunions
Durant mon stage j’ai pu assister à diverses réunions dont je vais vous présenter les grands axes.
La première à laquelle j’ai pu assister a été une réunion entre les Rh et le CSP (Service qui traite les demandes
et fait les paies). Il s’agissait d’une réunion où les RH indiquaient les problèmes qu’ils avaient rencontré avec
la plateforme informatique, et le CSP de son côté présentait les nouvelles fonctionnalités.
La seconde, qui est récurrente, a lieu toutes les semaines et se déroule entre le Directeur des ressources
humaines de la direction informatique (Luc BLANCHARD) et les Assistantes des ressources humaines de la
direction informatique (Louise HIMMER, Catherine BOE et Marie-Hélène qui se trouve à Toulouse). Cette
réunion a pour but de faire le point sur les événements de la semaine et le travail de chacune en mettant de
nouveaux objectifs pour la semaine à venir.

Au-delà des missions que j’ai pu effectuer, j’ai également été formée à la notion de traçabilité. Si je ne le
précise pas dans la description de mes missions ilest important de savoir qu’à chaque cas traité, il faut remplir
un document excel (cf. Annexe IV) qui est partagé afin que nos collègues sachent les dossiers traités ou ceux
en cours et que s’il y a une modification à apporter sur un dossier, on sache qui est la ARH qui s’en est occupé,
le numéro de dossier, le matricule de la personne concerné, le manager et d’autres informations essentielles.

Enfin même si cela ne fait pas partie des mes attributions ou de mon secteur, j’ai eu la chance de faire une
simulation. Cela correspond à une formation que les steward et hôtesse de l’air font chaque années pour
d'entraîner. Je l’ai fait bien sûr moins approfondie et en accéléré, mais cela a tout de même été enrichissant. Et
j’ai pu beaucoup apprendre sur le monde aérien. Je pense que la connaissance plus large de l’activité de
l’entreprise et des missions des autres salariés fait partie de la gestion du personnel. En effet, cela permet, dans
un si grand groupe notamment, de créer un esprit de corps et participe à la cohésion.

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Connaissances théoriques en pratique

Durant ce stage j’ai utilisé de nombreuses connaissances que j’ai pu appliquer au monde du travail. Lors de la
commission d'égalité, j’ai pu observer comment une notion qui a été étudiée, la parité homme/femme, était
abordé et mise en place.
J’ai également vu comment le droit à la déconnexion était mis en place. Après une certaine heure lorsque l’on
envoie un mail un message d’erreur s’affiche pour protéger le temps libre du salarié en particulier en ces temps
de télétravail.
J’ai également pu observer des rapports d’évaluation annuels dans les archives.
Je me suis servie des outils informatiques et particulièrement Excel (cf. Annexe IV) que j’ai appris à utiliser
cette année.
Enfin, j’aimerais aborder les notions que j’ai vu sous un autre angle. La paie par exemple que j’ai appris à faire
cette année a été observée sous un nouveau prisme, celui de la demande et de la relation avec les salariés et
non avec celui de la confection et de la relation avec les tiers (URSSAF).

Difficultés rencontrées
J’ai au départ eu quelques difficultés avec les termes employés car il y a un vocabulaire particulier et des
abréviations anglaises auxquelles je n'étais pas habituée. J’ai pu demander lorsque j’avais des trous de mémoire
et noter dans mon carnet les mots importants avec leurs définitions. J’ai pu mesurer l’importance de la prise
de note.
J’ai également rencontré quelques difficultés pour l’utilisation des outils informatiques spécialisés mais encore
une fois ma tutrice a été présente, m'a expliqué et a répondu à toutes mes questions.

Environnement et relations de travail

J’ai pu participer et assister à des actions de communes formelles et informelles.
Nous étions dans un bureau à quatre : Les deux ARH (tutrices), une stagiaire et moi-même. Ce bureau facilite
la communication pour toutes questions car il y a plusieurs cas où avoir un second éclairage est bénéfique pour
répondre au mieux.
De plus, au sein de toute l’entreprise plus largement, il y a de nombreuses interactions au cours de la journée
par mails , appels , messages ou même simplement en se déplaçant d’un bureau à l'autre. Il n'était en effet pas
rare de voir des collègues dans notre bureau. Par ailleurs sont organisées de très nombreuses réunions qui
permettent d’échanger sur des projets et planification d’activités
Dans un contexte moins officiel, j'ai souvent mangé avec des collègues lorsque leur emploi du temps le
permettait. Nous avons fait plusieurs poses en commun. Ce qui aide à la cohésion et à la bonne entente.
Enfin les relations avec le supérieur hiérarchique (DRH) sont bonnes puisque il y a des réunions, mais lors de
pauses comme le repas il était présent lorsqu’il le pouvait. Le contexte professionnel est très favorable au
travail et j’ai remarqué de bonnes relations et une entraide dans l'équipe.

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Poste
Une fiche poste existe pour ce métier, et les missions correspondent à ce que j’ai pu faire. Néanmoins, Le poste
était ici plus large car ma tutrice n'était pas seulement assistante Ressources Humaines mais aussi responsable
Formation. Ses horaires étaient assez flexibles car étant au badgeage elle pouvait arriver entre 7 et 10 heures
le matin et partir entre 15 et 18 heures le soir.
Le parcours de ma tutrice est assez atypique car elle n’a pas fait les études pour être ARH. Elle est rentrée à
Air France sans diplômes et a ensuite occupé plusieurs postes : technicienne polyvalente (travail sur les pistes
(elle a d’ailleurs été la première technicienne polyvalente femme)), manageur d’équipe de techniciens
polyvalents ou au CSP pour finir sa carrière en tant qu'assistante des ressources humaines.
La seconde tutrice est rentrée en tant que secrétaire avec un BTS d’assistante trilingue et a évolué. Elle a
récemment passé une licence pro pour valoriser les compétences qu’elle a pu acquérir durant ses années de
travail.
Elles ont donc toutes deux des parcours très différents et atypiques. On peut également noter qu’elles ont toutes
deux beaucoup évolué en interne depuis leurs débuts.

Conclusion
Ce stage m’a permis de faire un premier vrai pas dans le monde du travail. Je ne connaissais pas du tout le
monde de l’entreprise et c’est avec enthousiasme que je le découvre. Ce stage m’a permis d'acquérir de
nouvelles compétences, d’en apprendre davantage sur le milieu professionnel et sur moi. J’ai pu tester mes
compétences et en acquérir de nouvelles dans le domaine des ressources humaines. Je pense que les avoir
pourra m’aider quel que soit mon futur emploi et m'aider à m’orienter.

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Sommaire - ANNEXES

Annexe I - Glossaire ........................................................................................................................ 8

Annexe II - SAP .............................................................................................................................. 9
Annexe III - My Learning ............................................................................................................... 10
Annexe IV - excel collaboratif ........................................................................................................ 10
Annexe V - Excel D’archivage ........................................................................................................ 11
Annexe VI - Intraligne et dossiers d’archivage ............................................................................... 11
Annexe VII - Appréciation générale du stage ................................................................................. 13

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Annexe I - Glossaire

ARH = Assistante des ressources humaine

IT = Service informatique d’Air France
US = Unité Structurelle, équipe de plusieurs postes qui ont le même manager
ID Poste = Définit le poste (nom, niveau, US, site …)
CDG = Charles de Gaulle
PVP = Paray vieille Poste
CSP = Service qui traite les demandes et fait les paies
Matricule = 8 chiffres qui identifient une personne

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Annexe II – SAP

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Annexe III - My Learning

Annexe IV - excel collaboratif

NB : Je ne peux pas montrer d’autres informations car comme dit plus haut elles sont confidentielles.

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Annexe V - Excel D’archivage

Annexe VI - Intraligne et dossiers d’archivage

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Annexe VII - Appréciation générale du stage

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