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Table des matières

Présentation du projet ........................................................................................................... 3
Répartition des tâches .......................................................................................................... 4
Contraintes rencontrées ........................................................................................................ 4
Communication interne / externe .......................................................................................... 5
Budget prévisionnel .............................................................................................................. 7
Gestion du temps .................................................................................................................. 7
ANNEXE ............................................................................................................................... 8

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Présentation du projet

Notre projet cette année est de réaliser une récolte de denrées alimentaires au sein
de l’IUT de Sceaux pour les personnes dans le besoin. Après l’action conduite, nous donnerons
les denrées aux Restos du Cœur. Nous allons donc créer une passerelle entre l’IUT et
l’association. L'antenne avec laquelle nous collaborons est située à Fontenay-aux-Roses et
couvre les villes de Fontenay, Bourg-la-Reine et Sceaux. Le but est de leur fournir une aide
supplémentaire qui est précieuse du fait de l’augmentation des prix de la nourriture et de la
demande toujours en hausse. De plus, nous allons également participer à la grande collecte
nationale réalisée par les Restos du Cœur. L’objectif est trouver des bénévoles pour le
premier week-end de mars qui pourront aider à la récolte dans un des six magasin du réseau.
Pour cela nous allons informer les étudiants de cette possibilité d’action. Ceux qui seront
intéressés pourront nous indiquer leur mail et informations personnelles afin que notre
contacte au resto du cœur puisse leur envoyer le document d’inscription (à peu près trois
semaines avant la récolte). La grande collecte dure trois jours et couvre plusieurs magasins.
Notre projet a pour but de faire participer les étudiants qui le peuvent à des œuvres bénévoles
et de les sensibiliser.
Nous avons construit une liste de denrées avec l’aide de notre contact afin d’essayer de
mettre en avant les produits les plus recherchés par l’association afin d’être plus efficace et
répondre à un besoin réel et pratique. Nous voulons essayer de récolter des produits que les
Restos du Cœur souhaitent mais obtiennent rarement. Nous allons donc mettre en avant les
gâteaux secs (biscuits, compotes, chocolat), du riz, des boîtes de légumes comme des petits
pois, du maïs (sauf haricot). Nous mettrons également des bonbons, des sauces comme du
ketchup, des céréales, du thé et du cacao en poudre.

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Répartition des tâches
Taches Répartition
Elaboration des tâches Tous
Planning diagramme de gant Erwin
Réflexion sur les actions possibles Tous
Repérer les associations susceptibles Tous
d’être intéressées
Contacter les différentes structures Tous
(mail)
Téléphoner pour prise de rdv Julie
Premier contact pour définir les besoins Tous
de chacun
Mise à jour du diagramme Erwin
Plan de communication Tous
Demande validation affiches IUT et Nina et Julie
association
Contacte administration IUT pour la Erwin
récolte dans le haul
Compte rendu à mi-parcours à Nina
l’association
Demande d’intervention en amphi Ndioro
auprès des professeurs
Installation du stand Ndioro, Nina, Julie
Diffusion des flyer Ndioro
Création des flyer / affiches Nina et Julie
Transport et récupération denrées Tous

Contraintes rencontrées
Nous avons rencontré de nombreuses contraintes.
Au départ, nous avions de nombreuses idées et avions tendance à changer souvent de
projets. Nous avons été trop ambitieux, en pensant à de gros projets, sans réfléchir aux
difficultés de temps, d’argent, de contrainte techniques. En effet nous avons envisagé de
créer une entreprise puis nous nous sommes rendus compte qu’il y avait beaucoup de
contraintes et que cela allait être compliqué et long à mettre en place.

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 Puis, nous avons pensé à créer une association qui chaque année ferait des récoltes
et qui mettrait en place des lots avec les premières nécessités pour les étudiants dans le
besoin. Nous pensions le faire sans l’aide d'associations mais nous nous sommes vite rendus
compte que ce projet n'était pas très efficace, mais elle nous a permis de murir le principe de
venir en aide à des personnes dans le besoin. Par ailleurs, d’autres étudiants y de l’IUT avaient
déjà réalisé une collecte de vêtements et de produits hygiéniques. Nous avons donc considéré
qu’après cet événement, notre projet n’était plus assez intéressant puisque que réaliser 2
collectes de vêtements au sein de l’IUT ne serait pas pertinent. Par conséquent, nous avons
dû changer notre projet et cela nous a donc énormément retardé.
Nous nous sommes finalement orientés vers le principe de trouver une association
porteuse de notre projet. Nous pouvions bénéficier ainsi de son image et de la confiance
qu’elle pouvait dégager. Nous pouvions aussi être soutenus dans les démarches et avoir
d’éventuels conseils (par exemple sur les produits vraiment utiles) Nous avons donc contacté
diverses associations mais les réponses ont toutes été négatives (deux structures de
restaurant du cœur) ou tardivement (la croix rouge).. Finalement, nous nous sommes dirigés
vers le projet précis de réaliser une collecte au profit d’une association et avons contacté une
troisième structure des restaurants du cœur, qui a été favorable à notre collaboration.

Nous n’avions pas intégré une contrainte de temps suffisamment importante. En effet,
nous avons passé plusieurs semaines à définir notre projet et par la suite avons eu beaucoup
de mal à trouver une association. Nous avons douté de pouvoir trouver une association avec
les deux changements de projet, réponses négatives et les réponses sans suite. Avec tous ces
éléments nous étions dans la crainte de ne pas concrétiser le projet dans les délais impartis.

Communication interne / externe

La communication est un point essentiel de notre projet puisqu’il est nécessaire que les
étudiants sachent quand a lieu notre récolte et en quoi elle consiste, afin de pouvoir y
participer.

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 Concernant la communication interne, nous allons mettre des affiches, pour décrire
notre projet mais aussi ce que les étudiants peuvent amener. De plus, on souhaiterions
travailler sur la communication au sein de l’IUT. Nous allons distribuer des flyers qui
contiendront les principales informations comme les dates des collectes, les denrées les plus
importantes pour les Resto du cœur (citées précédemment). Nous allons créer des affiches
avec également les informations primordiales. Ces deux visuels seront au préalable validés
par l’association et par la responsable de communication de l’IUT. En outre, on envisage aussi,
créer un slogan assez humoristique pour attirer les étudiants et les sensibiliser. Nous avons
conscience que tous les étudiants n’ont pas les moyens de participer à la collecte, on va donc
faire un slogan pour qu'il puisse participer autrement, par exemple en étant bénévoles lors
de la grande récolte.
Nous avons prévu d’utiliser la communication digitale : diffusion des flyers sur les réseaux
sociaux du bureau des élèves et le bureau du sport. Ainsi, nous toucherons une très grand
part des étudiants du site. De plus, via la secrétaire, nous allons pouvoir envoyer des mails à
tous les étudiants et professeurs pour les informer de cette journée de collecte.
Nous avons aussi prévu de passer dans les amphithéâtres pour rappeler l’information auprès
des étudiants. Ceci sera notre dernière communication de rappel au sein de l’IUT. Les
étudiants pourront à ce moment là identifier les organisateurs ce qui peut permettre aussi
une reconnaissance le jour J et créer un lien.
Concernant la communication externe nous avons axé essentiellement sur la
communication orale au départ. Nous avons contacté des associations et des fondations par
téléphone et par mail. Pour expliquer notre projet nous avons rédigé un argumentaire souple
afin d’être clair dans notre présentation mais aussi de garder une qualité d’échange ouvert.
Nous avons rédigé une présentation de notre projet puis listé les avantages qu’ils pourraient
trouver à nous faire confiance. Nous avons aussi listé nos qualités, et les valeurs qui nous
animaient pour mettre en place cette action. qu’ils puissent nous dire si cela était dans leur
attribution et s' ils souhaitent nous aider à le réaliser.

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 Ensuite, lorsque l'antenne des restaurants du cœur nous a répondu favorablement,
nous avons utilisé aussi de la communication écrite. Nous avons donc eu des échanges de
mails, téléphoniques avant d’organiser un rendez-vous dans leurs locaux afin de mieux
comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Pour le jour de la collecte, nous avons pu récupérer auprès de l’association des Gilets à leurs
couleurs, ils vont nous permettre d'être reconnaissables pour les autres étudiants. Ils nous ont
également prêté une de leurs affiches que nous pourrons mettre derrière nous afin d'être
encore une fois reconnus.

Budget prévisionnel
Pour le côté budget, nous n'avons rien à dépenser personnellement. En effet, étant en
collaboration avec l’association Restos du Cœur, ils nous ont proposé de nous fournir
plusieurs affaires c'est-à-dire une affiche, des chasubles au nom de l’association, les cartons
ont été fournis par l’association. De plus, ils nous ont proposé de venir chercher les denrées
que nous avons récoltées directement à l’IUT par un camion.

Gestion du temps
La gestion du temps est capitale lors de la réalisation d’un projet. Si nous voulons terminer
dans les temps impartis, être prets pour le jour J, il est incontournable de réaliser un planning
prévisionnel et surtout de suivre la réalisation des tâches au fur et à mesure. Sans cela, nous
risquons de perdre du temps et décaler le projet au point où il ne serait plus réalisable.
Nous allons donc utiliser des outils de gestion du temps afin que notre projet se passe comme
prévu.
Au-delà de la répartition des tâches ( Cf page 2 ) qui permet une division du travail et une
organisation rigoureuse, nous allons allouer un temps défini pour chacune des actions.
L’outil que nous avons retenu est le diagramme de Gantt. Nous avons choisi cet outil car il
permet de lister et planifier les actions mais aussi et surtout de suivre la réalisation de chacune
des actions. Il est à la fois planning prévisionnel et document de suivi.

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ANNEXE