SOMMAIRE

Table des matières

I. Introduction .............................................................................................................. 2
II. Cadrage du projet ...................................................................................................... 3
III. Structuration -Planification du projet ......................................................................... 6
IV. Réalisation du projet................................................................................................ 11
V. Les risques et difficultés rencontrés .......................................................................... 13
VI. Analyse des résultats du projet et retour d’expérience .............................................. 14
VII. Annexes ................................................................................................................... 15
Annexe 1- Déclaration d’intention ........................................................................................... 15
Annexe 2- Chartre de fonctionnement de l’équipe ................................................................... 16
Annexe 3- Flyers pour la collecte ............................................................................................. 17

GEA1 Rapport de projet tutoré 1

I. Introduction

À l’issue de notre deuxième année en BUT GEA, nous devions réaliser un projet tutoré, c’est
un projet qui doit contribuer au développement ou à la création d’une organisation.

Pour trouver notre projet, nous nous sommes intéressés à NOUS, plus précisément à notre statut
d’étudiant.
En effet, la situation des jeunes étudiants en France est de plus en plus préoccupante et encore plus
maintenant, avec l'inflation des prix.

En prenant conscience de cette situation, nous avons collectivement décidé d’organiser une collecte
de denrées alimentaires et de produits d’hygiène qui pourrait bénéficier directement aux étudiants.
Cela permettra d’aider les jeunes étudiants en situation de précarité, sur les campus Paris Saclay, de
retrouver dans leur quotidien, un certain confort.

Notre objectif est donc d'organiser une collecte pour notre commanditaire, AGORAé, qui est une
association qui vient en aide aux étudiants en situation de précarité. Cette association possède
plusieurs épiceries et lieux solidaires, nous travaillons avec l’épicerie se situant sur le campus d’Orsay.

L’association à pour objectif de permettre aux étudiants en situation de précarité, une diminution de
leurs dépenses quotidiennes. Pour cela, les différents produits alimentaires, d’hygiène ou d’entretien
qui sont proposés dans les épiceries sont revendus à hauteur de 10% à 20% de leurs valeurs en grande
surface.

Our tutorial project consists of organising a collection of foodstuffs and hygiene products for
students in precarious situations.

Today, almost 20% of students live below the poverty line and this percentage is increasing.
This is why we decided to act !

For this project, all the donations collected will be given to the association AGORAé, which is a
solidarity grocery shop, we work with the one located on the Orsay campus.

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II. Cadrage du projet

Notre projet à pour nom :

« Collecte pour l’épicerie solidaire AGORAé ».

Concernant maintenant les acteurs du projet, il en existent plusieurs, on retrouve tout d’abord
le commanditaire :
Le commanditaire de ce projet est l’association AGORAé Paris-Saclay, c’est une épicerie solidaire et un
lieu de vie étudiant proposant une aide aux étudiants en difficulté.

L’association a pour objectif de permettre aux étudiant.e.s en situation de précarité financière, une
diminution de leurs dépenses quotidiennes. Pour cela, les différents produits alimentaires, d’hygiène
ou d’entretien qui sont proposés dans l’épicière sont revendus à hauteur de 10% à 20% de leur valeur
en grande surface.

Pour mener à bien notre projet nous communiquons principalement, par mail, avec Mathilde Poteaux,
la secrétaire de l’association.

Coordonnée de l’association AGORAé : Bâtiment 308, campus universitaire d'Orsay, 91400 Orsay,
France 01.69.15.31.48 contact@agorae-paris-saclay.fr https://agorae-paris-saclay.fr

Coordonnée de Mathilde Poteaux : mathilde.poteaux@agorae-paris-saclay.fr

Ensuite, il y a l’équipe projet :

Dans l’équipe projet, on retrouve, pour finir, un chef de projet :

La cheffe de notre projet est Fremiot Lou, ce choix c’est fait d’un commun accord, car nous estimons
que c’est la personne la plus à même de diriger le groupe, de part son esprit d’équipe, ses capacités
de gestion du groupe ainsi que sa motivation et son investissement.

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 Parlons maintenant des délimitations du projet, en commençant par les enjeux. Les enjeux de
notre projet était que l’épicerie soit fournie sans faire supporter quelconque frais à notre
commanditaire.

La solution que nous avons apportée est donc d’organiser une collecte de denrées alimentaires et de
produits d’hygiène. Cela permettrait à l’association d’avoir de nouveaux produits à proposer aux
étudiants sans le moindre coût.

L’objectif du projet est de récolter des produits pour l’association, nous aimerions collecter au moins
2 cadis. L’enjeu est donc de permettre à l’association de se fournir de nouveaux produits sans coût
pour celle-ci.

Les cibles de notre projet sont les consommateurs de la grande surface ou nous organisons la collecte,
Carrefour de Morangis.

L’épicerie solidaire AGORAé bénéficiera directement des résultats de notre collecte. Les étudiants, qui
achètent à l’épicerie, seront les bénéficiaires indirects de cette collecte.

A propos des délais, nous avons eu plusieurs problèmes que nous évoquerons plus tard. La
date de la collecte devait être le samedi 18 février 2023, seulement suite à un problème, la collecte ne
s’effectuera que le 11 et 18 mars 2023, soit un retard de presque 1 mois.

Voyons les ressources qui sont nécessaires à la réalisation de ce projet :

HUMAINES MATÉRIELLES FINANCIÈRES

Nous aurons besoin, le jour du
projet, d’une équipe de 3
bénévoles en plus de nous,
nous formerons donc un
groupe de 6. Cela nous
permettras de communiquer
sur le projet tout en étant
capable de recueillir les dons
de produits.
Concernant les ressources
matérielles, nous avons déjà
contacté la grande surface
Carrefour de Morangis afin de
pouvoir nous installer devant la
sortie des caisses. Il nous
restera à amener une table qui
est déjà en notre possession.
Puis nous emprunterons des
cadis.
Pour les ressources financière,
nous n’aurons que le plein
d’essence, qui nous permettras
de nous déplacer de la grande
surface à l’épicerie, à payer.
Pour cela, nous diviserons le
coût de ce plein par 3 et
payerons chacun la même
somme avec notre propre
argent.

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 Concernant les indicateurs de suivi et de résultat, nous considérons notre projet comme un
succès si :

• Coût : 50-100 € (l’essence pour le déplacement)

• Qualité/performance : quantité de produits recueillis que nous évaluerons par la quantité de

cadis remplis, nous espérons en remplir au minimum 2.

• Délais : 1er Octobre (rédaction de la déclaration d’intention) – 25 Mars (rendu de notre retour
d'expérience et de l’analyse des résultats)

Pour ce qui est de l’analyse des risques, nous avions envisagé le fait que nous ne recevions
pas de dons. Pour pallier ce potentiel problème nous avons prévu deux jours de collecte, afin de
maximiser nos chances de collecter. Un autre risque que nous avions envisagé était que des
bénévoles, les autres élèves qui vont nous accompagner le jour de la collecte ainsi que nous-mêmes,
ne soient pas présents le jour de la collecte, pour répondre à ce risque, nous avions prévu des
bénévoles en plus afin de faire face aux éventuelles absences.

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III. Structuration -Planification du projet

Voici donc les livrables avec les jalons ainsi que la répartition des ressources que nous avions
réalisés en début de projet.

Seulement à partir de la tâche J, nous n’avons pas réussi à respecter les dates que nous nous étions
imposées, car une de nos tâches antérieures, la tâche G, qui était le fait d’avoir trouvé le lieu, à été
annulé.

Jalons Livrables Code tâches Libellés tâches Antériorité Ressources

1er Octobre Trouver une A Trouver une association qui vient / Tiffany
association en aide au étudiants en situation de
Omar Mael
précarité

Lou
4 Octobre Déclaration B Avoir rédiger et rendue la A Lou
d’intention déclaration d’intention

7 Octobre Échange avec C Communiquer avec le A Lou

le commanditaire pour connaître plus
commanditaire précisément les attentes et les
potentiels contraintes
10 Octobre Début des D Début des recherches afin de C Tiffany
recherches du déterminer ou faire la collecte
Omar Mael
lieu

Lou
21 Octobre Début des E Début de la conception des flyers C Tiffany
créations des pour la collecte
Lou
flyers
14 Novembre Cahier des F Avoir rédiger et rendue le cahier C Omar Mael
charges des charges
Lou

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 30 Décembre Lieu trouvé G Avoir trouvé le lieu de la collecte et D Tiffany
obtenue l’accord de ce lieu
Omar Mael

Lou
6 Janvier Flyers terminés H Avoir fini la création des flyers et E Tiffany
les avoir fait valider par
Lou
l’association
6 Janvier Début I Début des recherches des G Tiffany
recherche bénévoles présent le jour de la
Omar Mael
bénévoles collecte
20 Janvier Bénévoles J Fin des recherches des bénévoles, I Tiffany
trouvés nous avons trouvé 3 bénévoles
Omar Mael
disponibles le jour de la collecte
11 Février Publicité du K Se rendre sur le lieu du projet pour G Tiffany
projet faire la publicité
Omar Mael

Lou
18 Février Collecte L Jour de la collecte des produits G,H,J,K Tiffany
alimentaires et d’hygiène
Omar Mael

Lou

+ bénévoles
18 Février Dépôt à M Dépôt des produits collectés à L Tiffany
l’association l’épicerie
Omar Mae
Loul

Donc voici les livrables en cours du projet, en reprenant de la tâche G, car les livrables
précédents ont bien été effectués aux dates prévues.

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 16 Février Lieu trouvé G Avoir trouvé le lieu de la collecte et D Tiffany
obtenue l’accord de ce lieu
Omar Mael

Lou
20 Février Flyers terminés H Avoir fini la création des flyers et E Tiffany
les avoir fait valider par
Lou
l’association (VOIR EN
ANNEXE 3)
20 Février Début I Début des recherches des G Tiffany
recherche bénévoles présent le jour de la
Omar Mael
bénévoles collecte
4 Mars Bénévoles J Fin des recherches des bénévoles, I Tiffany
trouvés nous avons trouvé 3 bénévoles
Omar Mael
disponibles le jour de la collecte
11 Mars Collecte K Jour de la collecte des produits G,H,J Tiffany
18 Mars alimentaires et d’hygiène
Omar Mael

Lou

+ bénévoles
18 Mars Dépôt à L Dépôt des produits collectés à K Tiffany
l’association l’épicerie
Omar Mae
Loul

Voici maintenant le diagramme de Gantt prévisionnel qui n’a donc pas pu être respecté comme dis
plus haut.

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Et voilà le diagramme de Gantt réalisé ou du moins en cours de réalisation.

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IV. Réalisation du projet

Afin de mener à bien notre collecte nous avons dû nous organiser :

Dans un premier temps nous avons commencé par réfléchir aux missions que nous avions à faire
pour que ce projet voit le jour.
Avoir l’idée de notre projet était une chose mais le mener à bien en était une tout autre.

Pour commencer, nous savions que nous voulions faire bénéficier les étudiants de nos résultats mais
nous avions aussi conscience que nous ne pouvions pas aider tous les étudiants dans le besoin et
surtout que nous n’étions pas en capacité de nous-mêmes juger de qui était réellement dans le
besoin et qui ne l’était pas.
Nous nous sommes donc naturellement mis à la recherche d’une association avec qui coopérer pour
ce projet.
Plusieurs ont retenu notre attention : les secours populaires de Paris, l’AGORAé ainsi que Linkee
Paris.
En nous renseignant un peu plus, nous avons découvert que l’AGORAé travaille avec Paris-Saclay, le
choix est donc devenu évident.
Nous les avons contactés, et avons reçu une réponse assez rapidement, ils acceptaient notre projet !

C’est à ce moment que le projet à réellement pris de l’importance pour nous. Car nous ne faisions
plus seulement ça pour une note à la fin de l’année, à partir de ce moment-là des gens attendaient
réellement des résultats de notre part.

Nous avons donc dû nous lancer dans l’organisation. Il fallait que l'on respecte certaines étapes pour
y arriver.

Les questions que nous nous sommes posées ont d'abord été : quand et où ?

Pour la date nous avons beaucoup hésité, dans un premier temps nous voulions organiser notre
collecte en décembre, pour profiter de l’argument de la générosité en cette période de fêtes de fin
d’années. Seulement nous avons dû revoir ce point en raison de la quantité de travail à côté du
projet et de nos emplois du temps respectifs, nous avons été un peu trop enthousiastes.

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Dès que nous nous en sommes rendus compte nous n’avons pas perdu de temps et avons pensé à
une nouvelle date. Nous avons donc finalement décidé d’organiser la collecte en février, cela nous
laissait le temps de réaliser toutes les autres tâches. Seulement, nous le verrons dans la prochaine
partie mais un inconvénient nous a empêché de réaliser cet objectif, nous avons donc dû repousser
la date à Mars.

Maintenant parlons du lieu, où allions-nous organiser cette collecte ? Nous avons réfléchi à un lieu
où il y a beaucoup de passage et où l'accès à des denrées serait facile. L’idée de se placer devant un
supermarché est donc venue très rapidement.

Après ces deux points éclaircis, nous avions d’autres missions :

• la création de flyers pour l’événement (VOIR ANNEXE 3)
• Le recrutement des bénévoles, ayant participé à la collecte d’un autre groupe, nous nous
sommes mis d’accord pour qu’ils viennent nous aider lors de notre collecte.

Ressources/Compétences Missions/ Activités Etudiant responsable

Méthodologie de gestion de Organiser et gérer le projet. Diop Omar Mael
projet Utilisation du graphe potentiel tâche Fremiot Lou
ou logiciel Gant.
Expression et Communication et publicité de Diop Omar Mael
communication l’événement. Fremiot Lou
Marketing Négociation avec un restaurant pour Diop Omar Mael
obtenir des promotions afin de les Fremiot Lou
donner aux étudiants qui
participeraient à l’événement.
Méthodes d’enquêtes Créer et analyser les réponses d’un Diop Omar Mael
questionnaire à la fin de la journée Fremiot Lou
afin de recueillir les avis des étudiants
sur le projet.
Outil numérique de gestion Création de flyers pour l’événement. Diop Omar Mael
Utilisation de Excel. Fremiot Lou

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V. Les risques et difficultés rencontrés

Ce projet étant une première expérience pour nous tous, nous ne savions pas exactement à quoi nous
attendre et n’avions donc pas envisagé certaines difficultés.

L’organisation du projet d’un point de vue théorique n’a pas été très problématique, mais c’est lors de
la deuxième phase, c’est-à-dire, la pratique et la réalisation qui a été plus compliquée.

En effet, l’annulation de Carrefour de Belle Epine, de Thiais, seulement deux semaines avant la collecte,
par téléphone était extrêmement inattendue et pénalisante.

Cette nouvelle a aussi été démoralisante car nous souhaitions avoir terminé notre projet avant la
semaine du 13, afin d’avoir tout fini pour notre présentation orale. De plus, nous avions déjà prévenu
et prévu les bénévoles, ainsi que commencé l’impression des flyers.

Compliqué d’autre part car le délai pour trouver une autre grande surface pour accueillir notre collecte
fût une course contre le temps.

Énormément des grande surface que nous avons contacté par la suite on refusé notre demande car
les délais était trop court et que les dates étaient déjà prises. Nous avons dû redoubler d’effort et nous
mobiliser, en appelant tous les jours et en nous rendant sur places pour essayer de trouver un lieu
pour nous accueillir.

Après de nombreux refus, nous avons enfin eu une réponse positive du Carrefour Market de Morangis.
Nous avons pu discuter avec la directrice qui nous a répondu à notre demande avec beaucoup
d’enthousiasme.

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VI. Analyse des résultats du projet et retour d’expérience

Le projet n’ayant pas encore eu lieu, nous vous les communiquerons une fois la collecte effectuée.

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VII. Annexes

Annexe 1- Déclaration d’intention

Septembre 2022

SAE 3.01 & 4.01 - DÉCLARATION D’INTENTION

EQUIPE N°11
1. Composition de l’équipe
Nom Prénom Groupe TD
Fremiot Lou CF1
Diop Omar Mael CF2
Obam Mendo Tiffany RH2

Nom du chef de projet : Fremiot Lou

2. Commanditaire
L’AGORAé Paris-Saclay est une épicerie solidaire et un lieu de vie étudiant proposant une aide aux étudiants en difficulté. Elle se
situe sur le campus universitaire d’Orsay, 91400.
3. Quel est l’enjeu, le problème, le besoin, la demande du commanditaire ?
L’enjeu est de recueillir des dons alimentaires pour les étudiants. Le problème que nous rencontrons avec le commanditaire,
pour le moment, c’est que nous n’avons pas encore obtenu d’avis favorable à la création du projet, de ce fait le commanditaire ne
nous a encore rien imposé.

4. Quelles sont les solutions envisagées par l’équipe projet ?

Nous souhaitons organiser une collecte de denrées alimentaires à l’entrée d’une grande surface (Carrefour de Thiais).

5. Quelles sont les motivations de l’équipe pour le choix de ce projet (entre 5 et 10 lignes)
Nous avons choisis ce projet car en tant qu’étudiants, le fait que certains de nos camarades puissent être en situation de
précarité nous touchent réellement. Nous voulions créer un projet qui ai du sens. Nous souhaiterions donc agir et trouvons que
l’opportunité que le projet tutoré nous donne, est à saisir. C’est pour nous, une réelle fierté de pouvoir organiser cette collecte
de denrées alimentaires ainsi que de représenter le groupe Paris Saclay en dehors de l’IUT.

6. Quelles sont les principales missions/ activités qui structurent le projet ?

- Obtenir l’accord de l’association
- Créer le cahier des charges
- Obtenir l’accord de la grande surface
- Créer les flyers pour la collecte
- Distribuer les flyers avant l’événement (environ 1 semaine à l’avance)
- Trouver des bénévoles pour la collecte
- Installer notre point de collecte

7. Quelles ressources, quelles compétences développées au cours de votre formation allez-vous

mobiliser ?
Ressources/Compétences Missions/ Activités Etudiant responsable
Méthodologie de gestion de Organiser et gérer le projet. Diop Omar Mael
projet Utilisation du graphe potentiel tâche ou logiciel Gant. Fremiot Lou
Obam Mendo Tiffany
Expression et communication Communication et publicité de la collecte. Diop Omar Mael
Échange avec l’association et la grande surface. Fremiot Lou
Obam Mendo Tiffany
Marketing Négociation avec une grande surface afin de pouvoir Diop Omar Mael
organiser la collecte devant celle-ci. Fremiot Lou
Obam Mendo Tiffany
Droit Les démarches d’autorisation pour s’installer devant la Diop Omar Mael
grande surface. Fremiot Lou
Obam Mendo Tiffany
Outil numérique de gestion Création de flyers pour l’événement. Diop Omar Mael
Fremiot Lou
Obam Mendo Tiffany

GEA1 - Projet tutoré –S3_S4 Déclaration d’intention 1

GEA1 Rapport de projet tutoré 15

 Annexe 2- Chartre de fonctionnement de l’équipe

GEA1 Rapport de projet tutoré 16

 Annexe 3- Flyers pour la collecte

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