2023 - 2024

RAPPORT BACHELOR 2

EVENEMENTIEL

Par Helio
DIONIZIO, Melie
SOULAGNET,
Agathe PONS &
Emma ALCARAZ
 SOMMAIRE

Introduction ........................................................................................................................ 1

Présentation de l’équipe .................................................................................................. 2

Présentation du pôle administratif ................................................................................ 3

Nos missions et nos actions ................................................................................................ 4

Pourquoi notre projet n’a pas eu lieu ? ........................................................................... 5

Goûter de noël ....................................................................................................................... 6

Conclusion ............................................................................................................................... 7
 INTRODUCTION

Dans le cadre de notre module évènementiel de ce premier semestre, nous avons eu pour
objectif de créer un évènement de toute pièce. Nous sommes passé alors par plusieurs étapes : de
l’identification du projet, à la conception jusqu'à la réalisation.

Dans ce contexte, la classe dans son ensemble s’est mise à réfléchir sur le projet qui nous plairait le
plus afin que nous soyons tous motivé.
Nous avons aussi, en parallèle, séparer la classe en plusieurs groupes afin de mieux se répartir les
tâches que nous allions avoir à réaliser. Les groupes étaient les suivants : le groupe administration, le
groupe prestataire, le groupe terrain et enfin le groupe communication.

Durant le premier mois, nous avions pour objectif la création d’un marché de noël ouvert au public
que nous aurions installé dans une salle autour de Labège. Il y aurait eu différents stands, proposant
une grande gamme de prestations.
Suite à différents contretemps, nous avons été amener à changer de projet, c’est alors que nous est
venue l’idée d’un buffet prévu pour toute l’école Tunon.
Nous l’avons appelé “ Le buffet aux saveurs enchantées”. L’objectif de ce projet ci, était de réunir les
élèves, intervenants et les membres de l’administration afin de passer un beau moment avant les fêtes.

Dans ce dossier, nous allons voir dans un premier temps comment est composé notre groupe, de quel
pôle nous sommes, une présentation de l’association pour laquelle nous voulions réunir des fonds
avec le marché de noël, la description des tâches, les missions de notre groupe.
Nous verrons également, notre analyse sur la raison pour laquelle le premier projet n’a pas pu être
mené jusqu'au bout avant de finir par la description du projet final et la conclusion.
 PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE

Notre groupe est composé de quatre personnes : Hélio, Emma, Mélie et Agathe.

Tous les quatre, nous avons choisi de former le groupe administratif, mais pourquoi nous ?

Notre sens de l’organisation et de la rigueur en sont les raisons car nous avions un temps limité pour
faire en sorte que toutes les missions (de notre groupe mais aussi des autres) soient faites et en temps
voulu.
Notre détermination et notre communication nous a permis de nous entendre et nous comprendre.
Ainsi nous avons pu effectuer les différentes tâches tous ensemble.

En effet, nous avons fait le choix de ne pas attribuer une tâche à une personne spécifique mais bien
de tout faire ensemble car selon nous, cela permettait à chacun d’être totalement impliqué mais aussi
de savoir tout faire et de pas être perdu dans le cas où l’un de nous venait à être absent et donc de
perde du temps.

Nous avons toujours été à l’écoute des uns et des autres, nous nous sommes très bien entendu et c’est
ça qui a fait la réussite de notre pôle.
 PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION

L’association “Petit Cœur de Beurre ” est une association qui vient en aide aux enfants
atteints de malformation cardiaque.

Pour sa petite histoire, l’association a vu le jour grâce à des parents soucieux de faire plus pour leur
enfant et de prendre la cause de la cardiopathie à cœur. Ils souhaitaient aussi partager leur expérience
avec les autres.

La cardiopathie est une maladie qui touchent tout le monde et sans raison, d’ailleurs, 1 enfant sur 100
né avec une cardiopathie congénitale.
C’est pourquoi, Petit Cœur de Beurre a été fondée en 2014 par Gaëlle et Jean-Charles qui sont parents
de 5 enfants dont Balthazar, né avec une cardiopathie congénitale.

Aujourd’hui, Petit Cœur de Beurre c’est plus de 500 adhérents et plus de 60 bénévoles partout en
France, qui travaillent main dans la main.

Le but est de soutenir les patients et leurs familles, améliorer la qualité de vie des patients, soutenir
les structures hospitalières et la recherche médicale.
Finalement, ils créent du lien, informent, soutiennent et viennent en aide.

Lors de notre première année nous avons réalisé une mission évènementielle avec cette association.
C’était un gala de charité organisé par la cheffe de projet de cette organisation, et nous étions hôtes et
hôtesses lors de l’évènement.
Cette cause nous a vraiment touché à tous, c’est ainsi que nous avons décidé, à l’unanimité, de donner
les fonds récoltés lors de notre évènement à l’association Petit Cœur de Beurre.
 LE PÔLE ADMINISTRATION ET NOS MISSIONS

Au sein de notre groupe aucun d’entre nous n’étais chargé d’une tâche ou d'une autre, nous
avons tous travaillé main dans la main.
Ce pôle a des missions diverses et variées, notre groupe permet aux autres pôles de pouvoir avancer
et de connaître leurs tâches à réaliser. Aussi, de connaître si le budget est nécessaire, combien de fonds
nous avons ... les informations importantes partent de nous.

Nos missions générales étaient :

• Organisation générale des groupes

• Identification des objectifs et enjeux des événements
• Mise en place la stratégie de financement et création des différents budgets
• Suivi des groupes et de leur progression dans chacune des tâches
• Organisation des briefings pour l’ensemble des groupes
• Création des plannings pour chaque groupe

Ces missions ont été réalisées à l’aide de différents outils :

- Trello : organisation et communication entre les groupes (toutes les informations nécessaires
étaient présente dessus)
- WhatsApp et Instagram : communication générale et rapide
- Excel : création et rédaction des budgets
- Espaces communs de l’école : ventes de gâteaux et communication sur les évènements
- Teams : réunions de groupe pour faire le point
 NOS MISSIONS ET ACTIONS

Tout au long de la conception et réalisation de l’événement notre pôle a réalisé plusieurs

missions et diverses entre elles, tout pour atteindre notre but, un événement duquel on peut être fiers.

Une des missions laquelle on a fait tous les jours jusqu’à la fin de l’événement est l’organisation
générale des groupes. Cela consiste à accompagner les pôles au long de leurs missions, les diriger et
les mettre en contact entre eux.

Par la suite, on a dû identifier nos objectifs et les enjeux de notre événement, ce qui se traduit à se
demander : quel est l’objectif de notre événement ? Qu’est que l’on souhaite faire ? Qu’est qu’on veut
que les personnes qui participent ai comme expérience ?
Identifier les réponses à ses questions était la clé pour le bon déroulé de l’événement.

Lors de la conception, une des questions qui nous revenait le plus souvent concernée le financement,
donc après avoir créé différents budgets nous avons mis en place une stratégie pour collecter des
fonds, la vente des gâteaux. Une fois une partie du budget atteint, notre groupe s’est mobilisé pour
acheter les ingrédients nécessaires à la préparation des gâteaux et les vendredis sur notre jour de repos,
on effectuait les ventes.
Les ingrédients des gâteaux n’étaient pas seulement la seule chose nécessaire à acheter, mais aussi
certaines fournitures comme quelques éléments pour la décoration et le prix des gagnants des quiz.

Par ailleurs, du début jusqu’à la fin, on s’est impliqué dans tous les groupes pour faire un suivi
exhaustif de leur progrès dans chacune de leur tâche et à la fin de chaque séance, communiqué à tous
les groupes le progrès de chacun.

Et pour mettre de l’ordre dans la communication et organisation interne, on a mis en place des
plannings et tableaux (Trello et Excel) de façon à ce que chaque groupe puisse communiquer et la
progression de chaque groupe. Dans ces tableaux se trouvaient aussi les fichiers communs par
exemple le corps pour les mails ou encore le portfolio crée par le pôle communication.
 POURQUOI NOTRE PROJET N’A PAS PU ALLER
JUSQU’AU BOUT

Initialement nous avions choisi avec l’ensemble de la classe de créer un marché de Noel pour
le 9 décembre 2023. L’objectif était de réunir les gens à l’approche des festivités. L'idée était de créer
un environnement chaleureux et festif, où on pouvait se rassembler, partager des moments agréables
et participer à des activités.
Le marché de Noël aurait été l'occasion idéale pour les familles, les amis et les voisins de se retrouver,
créant ainsi un esprit de convivialité propre à la période des fêtes.
Le cœur de cette initiative reposé sur la collaboration des artisans locaux qui auraient contribué à
l’ambiance magique. Avec des stands divers et variés (bijoux, bois, nourriture...)

Étant dans une situation géopolitique compliqué nous avions envie de mettre en valeur le talent des
artisans mais aussi offrir aux visiteurs une expérience unique pour leurs achats de fin d’année.
Il était aussi important pour notre classe de mettre en avant une dimension caritative à ce projet en
soutenant l’association “Petit Cœur de Beurre”. En effet, les recettes que nous aurions récoltées leurs
auront été redistribuer. Le marché de Noel était l’occasion parfaite pour faire preuve de générosité
envers une cause.

Pour débuter ce projet nous avons décidé de faire un sondage auprès des différents groupe pour trouver
la date parfaite pour faire ce marché en prenant en compte les dates de marché de Noel déjà existants,
les disponibilités des salles, des prestataires et des nôtres.
La date choisit été le 9 décembre 2023.

Cependant, malgré cette vision prometteuse de l’organisation de ce marché de Noel, le projet a été
confronté à divers défis, entravant finalement sa réalisation complète. Parmi ces différents défis, il y
a eu premièrement les contraintes de temps. En effet, nous n'avions pas beaucoup de temps pour
réaliser le projet. Ensuite, un autre défi a été de mobiliser la participation des artisans car ils avaient
pour la plupart déjà des marchés de Noel de prévu ou un manque de stock pour leurs ventes.
Enfin, un des plus gros défis a été le financement de la salle puisque nous avions récolté un peu
d’argent grâce à des sponsors mais ces frais ne couvraient pas l’entièreté de la location même si nous
avions un peu d’argent de nos ventes de bonbons et gâteaux.

Bien que notre projet de marché de Noël n’ait pas pu aboutir nous avons maintenu notre
détermination.
 GOÛTER DE NOËL

Malgré le fait que le projet d’organiser le marché de noël n’ait pas aboutit, notre classe a su se
remobiliser en transformant la situation en une opportunité de créer un nouveau projet tout aussi
passionnant.

C’est alors que c’est mis en place un brainstorming pour développer ce nouveau projet, de nombreuses
idées ont jaillit telles qu’un secret santa, un diner, un gouter, un atelier jeux de sociétés ...
Celui qui a été finalement choisit fut de faire un buffet de noël, sucré et salé.

Une date s’est alors directement imposée à nous celle du 15 décembre 2023. Il nous restait donc deux
semaines pour tout organiser et faire un évènement qualitatif qui ferait plaisir à toute l’école.

Un nom devait être choisit afin de commencer la communication, plusieurs propositions ont été
exposé à la classe et s’en est suivi un vote à main levé. Le nom qui a été choisi était le “buffet aux
saveurs enchantées”.

Ensuite, nous avons dû étudier le budget dont nous aurions besoin pour réaliser cet évènement.
Du marché de noël, il nous restait le budget des ventes mises en place qui étaient celles des intercours
et celles des vendredis, soit 252,59 euros.
Notre groupe a donc choisi d’organiser les tâches de chacun et de faire le suivi en temps réel, en classe
et durant chaque pause de notre emploi du temps.
Nous avons d'abord identifié lors de différents briefs, les prestations alimentaires que nous voulions
retrouver lors du buffet aux saveurs enchantées, les activités, les décorations, les heures d’ouvertures,
jusqu’aux moindre détails... pour ça nous avons fait un Brain storming dans notre groupe avec toutes
nos questions (chocolatière ? Café ? copain de Cyril ? Crêpes ? ... )

Avant toutes choses nous avons fait les plannings de chaque groupe et le rétroplanning en générale.

La constitution des groupes pour effectuer les plats salés et les gâteaux ont été fait comme pour le
choix du nom à main levées.

Pour l’évènement nous avons établi un budget de 50 euros pour le sucré et 50 pour le salé.
Pour le groupe sucré nous avons établi une liste des denrées à acheter puis nous les avons distribués
à chacun. Nous sommes également partis chercher les confiseries pour faire des petits cadeaux avec
des douceurs et un petit mot (sucre d’orge, papillotes et nounours guimauve). Enfin nous avons acheté
trois lots différents pour pouvoir les offrir aux gagnants des quizz de noël (Lot de 3 verres de noël, un
mug avec des chocolats et une construction d’une maison en pain d’épice)

Enfin la veille de l’évènement toute la classe s’est mobilisée les uns chez les autres afin de réaliser
tous les plats sucrés et salés pour le lendemain et certains l’ont fait le matin même.
Chaque pôle s’est concerté pour savoir qui allait faire quoi afin d’être le plus efficace possible.

Le jour J, et donc l’aboutissement de notre buffet aux saveurs enchantées a débuté avec une
mobilisation complète de la classe pour effectuer la décoration, dans le but de créer une ambiance
festive de noël.
Nous avions convenu de faire différentes équipes à différentes heures afin de ne pas se marcher dessus.
Ceux qui n’était pas à l’école finissait les touches finales en cuisine et inversement. Le groupe terrain
a commencé la décoration, suivi du groupe prestataire, puis le groupe communication et
administration sont arrivés avec les denrées alimentaires. S’en ai suivi de l’organisation du buffet où
tout a été mis à disposition. Nous avons fait en sorte de ne pas tout mettre d’un seul coup afin que
tout le monde ait à manger.

Il a fallu rester concentrer et veiller à ne manquer aucuns détails malgré l’excitation qui nous gagnait
de voir enfin ce projet aboutir avant l’arrivée des premières classes.

Une fois l’évènement lancé, chaque classe a été accueilli chaleureusement par deux hôtesses avec un
petits cadeaux de bienvenue.
Un quizz animé par des élèves de notre classe a ajouté une cohésion entre les participants, offrant à
ceux qui le souhaitaient une opportunité de tester leurs connaissances sur les fêtes de noël.
Dans la salle 19, le Père Noël attendait nos convives pour prendre des photos, créant ainsi des
souvenirs festifs et joyeux.
Enfin, au niveau du buffet un service de gaufres sur place a été mis à leur disposition, il a d’ailleurs
bien plu aux convives.

Pour finir, nous nous sommes tous entraidé afin de ranger tout l’espace et le remettre dans son état
initial.

Nous étions tous très content que le projet est eu lieu et qu’il se soit bien organisé, fier de nous.
 CONCLUSION

Pour conclure, ce projet nous a servis non seulement à découvrir un peu plus le monde
de l’univers de l’événementiel, mais aussi comment être professionnels.

Grâce à ce projet, certains d’entre nous ont pu découvrir que l’évent est leur passion, et d’autres
ont pu le confirmer.
Il est très important que le jour J tout se déroule comme prévu et comme on le souhaite, mais
encore plus important, sont toutes les heures que l’on a passé ensemble pour travailler,
réfléchir, se parler et mieux se connaître les uns sur autres et agir comme une équipe.

Tout au long il y a eu du bon et du mauvais, certains nous ont même abandonné, des difficultés
se sont présentés du début jusqu’à la fin, et même notre premier projet n’a pas vu le jour. Mais
au fond de nous, on sait que sans difficulté il n’y a pas de récompense, car tout cela nous a
servis à apprendre que de tout ce qui nous arrive, on peut en tirer une leçon.

Pour notre deuxième projet, la chose s’est passée différemment, puisque que l’événement s’est
déroulé mieux de ce que l’on pensait et on a pu en reparler avec orgueil.

Voir les sourires apparaître dans les visages des personnes qui sont venues nous ont donné une
grande satisfaction, car tous nos efforts avaient abouti pour bon.

Chaque personne de notre groupe est ravie d’avoir pu participer et organiser ce projet et on en
gardera un très beau souvenir.