Introduction

J’ai décidé de m’engager dans le Bureau des Étudiants de ma faculté en avril 2021. Au
début, ce n’était qu’une idée que nous avions avec des amis. Puis c’est devenu de plus en plus
réel, avec la première réunion que nous avons eue entre nous pour être sûr de qui était partant
et de commencer à attribuer les rôles (pôles). C’était ensuite le début de notre campagne. Je
n’étais pas du tout sûr de m’investir, je ne savais pas réellement si j’en était capable et si
c’était une bonne idée d’être dans une association parallèlement à ma deuxième année de
licence. Puis, avec l’encouragement de mes amis et l’idée de pouvoir voir ce qu’était de
l’intérieur un BDE, je me suis lancé. C’était une évidence pour moi d’être trésorier, j’ai
toujours eu un attrait pour les chiffres, et l’économie en général. Les autres membres du BDE
me connaissant m’ont tout de suite soutenu, pour eux c’était logique que je sois trésorier. Je
pense que la trésorerie d’une association rebute un grand nombre de gens, c’est pourquoi ils
avaient confiance en moi pour gérer cette partie administrative.
Notre campagne à débuter en avril et c’était au début difficile d’intégrer des étudiants
de sciences sociales au sein de notre nouveau BDE, nous n’en connaissions pas vraiment,
mais en cherchant un peu, on est tombé sur un groupe de filles qui étaient intéressées, et c’est
comme ça que ça à commencer. La campagne Sweet Home Seventies sur le thème des années
70 était lancée. On s’est réparti en pôle assez rapidement et les premières idées pour la
campagne ont émergées. Aucune liste concurrente donc nous n’étions pas très stressés, mais
le compte Instagram a été ouvert, on s’est présenté aux promotions et une session photo dans
le parc du lac de Maine a été organisé, ce qui nous a d’ailleurs pas mal rapproché. Le 19 mai,
le BDE est élu pour l’année d’après

Présentation de l’association :

Le BDE (Bureau des Étudiants) SHS est une association à but non lucratif dédiée à
l'épanouissement des étudiants en Sciences Humaines et Sociales à L’UCO d’Angers. Notre
mission principale est de créer un environnement dynamique et convivial pour les étudiants,
en leur offrant diverses activités et services qui enrichissent leur vie universitaire.
L'une des missions essentielles du BDE SHS est d'organiser des soirées et des événements
festifs. Le BDE cherche à créer des moments de détente et de divertissement les étudiants de
la faculté. Ces soirées sont l'occasion pour les étudiants de se rencontrer, de tisser des liens
d'amitié pour toute leurs études. L’objectif est de faciliter l’intégration des étudiants.
Chaque BDE est composé d’un groupe d’étudiants d’environ 10 à 15 membres, parfois plus
comme nous où nous étions 16. Et des pôles obligatoires, au moins 1 président, un trésorier et
un secrétaire dans le « bureau », et ensuite les pôles communication, scolarité, partenariat,
santé, environnement et évènementiel. Chaque BDE peut décider d’ajouter un autre pôle
comme le BDE LEO (licences de langues) qui a un pôle uniquement dédié au voyage qu’ils
organisent chaque année.
En plus des soirées, le BDE SHS s'engage à fournir des informations culturelles
pertinentes aux étudiants. Ainsi, nous avons lancé cette année les « points culture », une
recommandation culturelle un dimanche sur deux sur un film, livre, festival ou autre en
fonction de ce que le pôle culture a déniché. On peut également donner des bons plans
culturels sur Instagram, de cette manière nous veillons à ce que les étudiants aient accès à un
large éventail d'activités culturelles, favorisant ainsi leur ouverture d'esprit et leur
épanouissement à l’université.
Les BDE proposent également un système de parrainage/marrainage. Ce système vise
à faciliter l'intégration des nouveaux étudiants en leur attribuant un parrain ou une marraine,
un étudiant plus expérimenté dans le cursus. Les parrains/marraines sont là pour répondre aux
questions des nouveaux arrivants, les aider à s'orienter dans l'université, les informer sur les
ressources disponibles et les accompagner tout au long de leur parcours universitaire. Cette
relation de parrainage/marrainage favorise l'entraide, l'échange et la solidarité entre les
étudiants, créant ainsi une atmosphère bienveillante au sein de la communauté universitaire.
Finalement, le BDE SHS s'engage à créer un environnement stimulant et agréable pour les
étudiants de la faculté des Sciences Humaines et Sociales. Nous nous efforçons d'offrir des
soirées mémorables, des informations culturelles pertinentes et des conseils sur l’université
aux étudiants.

Fonctionnement de l’association :

Les tâches sont attribuées par pôle. De base, certaines missions sont toujours attribuées
aux mêmes personnes. Par exemple tout l’administratif est géré par le bureau. Les contrats et
l’administratif bancaire est géré par moi-même en tant que trésorier, l’administratif par
rapport à la faculté et la mairie, ce sont les présidents, et gérer les réunions, les créneaux de
disponibilité de chacun, c’est Léonie notre secrétaire. De la même manière le compte
Instagram, notre principale source de communication, c’est le pôle communication qui s’en
occupe. Chaque pôle possède ses missions personnelles, où ils sont les seuls à s’en occuper et
chaque pôle décide de son organisation interne. Cependant, en réunion, certaines choses à
faire ne sont pas réellement assignées à un pôle en particulier. Dans ce cas, quelqu’un peut se
proposer, c’est alors au pôle de s’organiser ou alors les présidents dirigent vers un pôle, en
fonction de leur charge de travail ou de leurs compétences au préalable.
L’organisation est assez légère au sein de l’association. C’est parfois une chance, ça
permet plus de liberté et de bien-être au sein du BDE. Mais cela peut parfois poser problème
car la communication entre les membres, n’est pas toujours très efficace et les informations
peuvent se perdre.
Il est compliqué de parler de points d’amélioration. En effet, un BDE dure 1 an, et
ensuite un nouveau vient prendre sa place. C’est pourquoi il est parfois préférable, de laisser
chaque BDE s’organiser de la manière qui fonctionne pour ses membres. Pour donner un
exemple, l’année précédente, les comptes étaient strictement gardés privés entre le trésorier et
les présidents. Nous avons essayé de faire la même chose mais on a vite vu que ça posait
problème. Les pôles partenariat et évènementiel, avaient besoin d’idées globale du budget
pour pouvoir trier les devis intéressants à garder ou même à envisager et les autres à évincer.
C’est pourquoi nous avons rendus les comptes publics a tout. Même si nous étions avec
Nathalène (l’autre trésorière) les seuls à avoir accès au compte, nous donnions tous les
chiffres aux membres. Cela a permis de développer le lien de confiance entre eux et nous.

Voir annexe 1 : Organigramme du BDE

Présentation des activités de l’étudiant dans l’association

Tout d’abord, nous sommes 2 trésoriers. Cela nous apporte énormément, puisqu’on
peut discuter à 2 pour prendre des décisions, être plus productifs et se diviser les tâches quand
c’est nécessaire. Une grande partie de mon travail est aussi de communiquer avec elle. Assez
naturellement, on s’est divisé le travail à faire. Je prendrais l’exemple des billetteries en ligne
pour nos événements. Nous utilisons HelloAsso, un site français de paiement sur Internet pour
les associations. Ce site nous permet de diffuser et financer nos activités associatives. Je suis
le seul à m’occuper de ces ventes. Je travaille énormément avec le pôle Communication, étant
donné que c’est eux qui relayent les informations, et donc les prix et le fonctionnement des
billetteries. Pour un peu mieux expliquer les étapes de création d’une vente HelloAsso, je
prendrais l’exemple de notre vente de pull/Tote Bag réalisée mi-janvier.
Lors de cette vente, plusieurs tâches ont été attribuées au pôle trésorerie, comme
négocier le prix d’achat des produits avec le vendeur et établir à un prix de vente rentable
pour le BDE pour financer une bonne partie du Gala. Donc des discussions Ensuite une
évaluation des bénéfices potentiels par rapport au nombre de pulls achetés les années
précédents, avec d’autres variables. Une fois ceci fait, nous avons dû commencer la vente
HelloAsso où nous devons remplir quelques informations sur la vente, en l’occurrence
différente de ce que nous avions fait auparavant. Nous avions l’habitude d’organiser des
soirées, et une micro boutique en ligne. Puis chaque article a été ajouté à la vente, avec un
large choix de taille, et d’informations que l’acheteur devait remplir. Une fois en ligne, il
fallait s’occuper des erreurs de certains acheteurs et puis à la fin de la vente, trier la liste
d’acheteurs par ordre alphabétique puis supprimer les informations inutiles et l’imprimer pour
que les étudiants puissent venir chercher leur pull/tote bag. Sachant que tout au long de la
vente, il a fallu communiquer avec le vendeur.
Je dois bien évidement effectuer des budgets prévisionnels pour chaque évènement
organisé par le BDE, en particulier le week-end d’intégration et le gala, deux évènements qui
nécessitent de s’adapter et de refaire des budgets régulièrement pour s’assurer de ne pas
mettre à mal l’association financièrement. Maintenir un budget équilibré est une tâche
essentielle pour nous. On se doit d’établir un plan financier détaillé, en tenant compte des
revenus et des dépenses prévues. Cela implique d'anticiper les différentes dépenses liées aux
événements, aux projets et aux activités du BDE, tout en veillant à respecter les contraintes
budgétaires qu’on se fixe.
Ce qui est le plus difficile en tant que gérant des comptes d’une association, c’est de
prévoir plusieurs mois en avance. En effet, même si on a les archives des précédents BDE, ça
reste assez difficile de juger des futurs dépenses importantes. Par exemple une assurance de
450€ qu’on a dû payer 1 mois avant le Gala, alors qu’elle n’était absolument pas prévue dans
le budget de base. On s’en sort toujours mais c’est parfois un petit stress de devoir gérer ça.
D’où l’importance et l’aide précieuse d’être deux trésoriers et de communiquer
systématiquement avec les présidents. On fonctionne vraiment à 4 (2 trésoriers et 2
présidents), c’est super agréable de pouvoir discuter et prendre des décisions à plusieurs, c’est
une vraie chance.
La gestion des finances du BDE comprend également la tenue de registres précis des
transactions, l'établissement de rapports financiers transparents et le suivi des dépenses. On
doit être en mesure de justifier chaque dépense et de rendre compte de l'utilisation des fonds
de l'association. Une gestion financière responsable et transparente est essentielle pour
maintenir la confiance des membres de l’association.
Plus généralement, le BDE organise la journée/semaine d’intégration, des soirées en
bar, des ventes de nourriture, de pull mais aussi le Gala, un évènement assez difficile à
organiser par rapport à la charge de travail tombant à la même période que les partiels de
second semestre. Le BDE peut aussi organiser un Week-end d’intégration s’il le souhaite, ce
qui donne une grosse charge de travail pendant les vacances d’été mais ça peut se faire.
Globalement à part le gala et la semaine d’intégration, le BDE peut faire les évènements qu’il
souhaite organiser.

Les apports de cette expérience

C’était la première fois que je m’engageais de cette manière dans une association et je
sens que j’ai plus confiance en mes capacités. Disons que ça me permet de légitimer certaines
compétences déjà acquises. La fonction de trésorier au sein d'un BDE représente une
responsabilité cruciale et exigeante, nous jouons un rôle essentiel dans la gestion des finances
de l'association, et leur implication est déterminante pour assurer le bon fonctionnement des
activités et des événements organisés.
En effet, les trésoriers portent une lourde responsabilité. En cas de problème financier,
cette responsabilité retombe non seulement sur les présidents, mais également sur les
trésoriers. La bonne santé financière du BDE dépend en grande partie de notre vigilance,
rigueur et de notre capacité à évaluer efficacement les ressources financières de l'association.
Un déséquilibre financier peut compromettre la capacité du BDE à organiser des activités,
voire à assurer son fonctionnement de base. En somme, la fonction de trésorier au sein d'un
BDE représente une grande responsabilité. Cette année m’a montrée que j’en avais la
capacité, de gérer des responsabilités aussi importantes que celles-ci.
J’ai aussi appris à travailler en équipe à une plus grande échelle que simplement des
travaux de groupes dans le cadre de ma formation. Il a fallu travailler à 16, en réunion, alors
que nous avons chacun nos compétences, prédispositions et façons de pensées. Même si on a
tous de le même âge, on n’a pas tous les mêmes orientations de pensées, les mêmes choses
qu’on considèrent importantes pour l’image du BDE.