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Procédure « Gestion documentaire » Référence ST-DIRPR09

Version Date d’application Historique

1.0 08/04/2019 Création

Rédaction Vérification Validation

Daouda SAMAKE, Sékou Djibril SEMEGA, Bandiougou DIAWARA
Responsable Qualité Directeur de Performance et Qualité Directeur Général Adjoint

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Procédure « Gestion documentaire » Référence

Sommaire Page

1. Objet de procédure 3
2. Domaine d’application 3
3. Responsabilités 3
4. Documents de référence / définitions spécifiques/ abréviations 4
4.1 Document de référence 4
4.2 Définitions spécifiques 4
5. Codification d’un document 5
5.1 Codification des processus 5
5.2. Codification des sites 5
5.3 Codification des documents 5
6. Indice de révision 6
7. Charte documentaire 6
8. Création ou révision d’un document 6
9. Rédaction, Vérification Adéquation et Approbation 7
9.1 Rédaction 8
9.2 Vérification 8
9.3 Approbation 8
10 Diffusion et classement des documents 8
10.1 Diffusion interne 9
10.2 Diffusion externe 9
10.3 Archivage 9
11. Protection des documents 9
12. La gestion des documents d’origine extérieure 9
13. Les enregistrements 10
13.1 Élaboration et/ou Modification d’un enregistrement 10
13.2 Diffusion et Revue des enregistrements 10
13.3 Les enregistrements sur support numérique 10
14. Conservation, Archivage et Destruction 10
15. Schéma descriptif de la procédure «Création ou révision d’un document» 12
16. Schéma descriptif de la procédure «Gestion des enregistrements» 13
17. Classement des enregistrements en application de cette procédure 13

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1. Objet de procédure
Cette procédure décrit le mode de gestion des documents (Manuels, procédures, instructions de
travail, modes opératoires, etc.) et enregistrements du Système de Management Qualité de Stones.

Elle précise les rôles et responsabilités dans la création, modification, diffusion, archivage et
destruction de tous les documents (internes et externes) et les enregistrements de façon à ce qu’ils
soient :
Facilement identifiables ;
Toujours en vigueur sur les lieux d’utilisation ;
Disponibles aux lieux appropriés ;
Mis à jour, conservés, archivés et détruits de manière adéquate.

NB : Les documents générés par SIRI seront répertoriés comme documents du système
management qualité et ne seront pas codifiés.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents applicables dans le Système de
Management Qualité de Stones.

Elle concerne tout document nécessaire à la planification, la réalisation, le contrôle ou l’amélioration

des activités de Stones :

- Les documents du système de Management Qualité définissant sa façon de fonctionner :

Manuel Qualité, Procédures, Documents Qualité, Mode Opératoire et instruction de Travail, …
- Les documents d’origine extérieure définissant la prestation, les contrats de maintenance et
les Appels d’offre, Normes, …
3. Responsabilités
- Le Responsable Qualité est le garant de la mise en œuvre effective de la procédure.
- Les Auditeurs Qualité Internes vérifient la mise en œuvre effective de la procédure pendant
les Audits Qualité internes.
- L’ensemble du personnel est tenu de respecter les dispositions de cette procédure.
4. Documents de référence / définitions spécifiques/ abréviations

4.1. Document de référence

- La norme ISO 9001 :2015
- La norme ISO 9000 :2015
4.2. Définitions spécifiques

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Document : Support d’information et l’information qu’il contient, le support peut être papier, disque
informatique magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une
combinaison de ceux-ci.
Manuel Qualité : Document spécifiant le système de management de la qualité d'un organisme.
Plan qualité : document spécifiant quelles procédures et ressources associées doivent être
appliquées par qui et quand, pour un projet, un produit, un processus ou un contrat particulier.
Procédure : manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus. Les procédures peuvent ou
non faire l'objet de documents.
Vérification : Confirmation par des preuves tangibles que les exigences spécifiées ont été satisfaites.
Revue : examen entrepris pour déterminer la pertinence, l'adéquation et l'efficacité de ce qui est
examiné à atteindre des objectifs définis.
Enregistrements : document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d'une activité.
Information : données porteuses de sens.
Information documentée : information devant être maitrisée et tenue à jour par un organisme ainsi
que le support sur lequel elle figure.
Instruction de travail/ Mode Opératoire : Document qui décrit la manière dont les tâches sont
exécutées.
Cas particuliers :
Dans quelques cas particuliers, il peut être demandé que le document ait une vérification et ou
approbation (Validation) supplémentaire.

5. Codification d’un document

ST-SSE-PRO-FO01

Ordre chronologique des documents

Type de document (5.3) Formulaire N°01 (5.1)

Processus de rattachement (5.1)

Code du Site (5.2)
Stones

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5.1. Codification des processus

Processus Codification
Diriger Stones PS DIR
Production Sala PS PRO SSA
Production Sélinkegny PS PRO SSE
Commercialisation-Vente PS VEN
Gérer les Ressources Humaines PS GRH
Achat PS ACH
Gérer les Finances et la Comptabilité PS FIC
Gérer le Système d'information PS INF

5.2. Codification des sites

Portée géographique Codification
Siège SI
Sélinkegny SSE
Sala SSA

5.3 Codification des documents

Type de document Codification
Plan Qualité PQ
Formulaire FO
Manuel Qualité MQ
Processus PS
Procédure PR
Mode opératoire MO
Fiche d'identité du processus FID
Référence technique RT

6. Indice de révision
L’indice de révision adopte le schéma itératif suivant X.Y

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Une version comporte systématiquement un zéro après le point. Ainsi 1.0 est la première version
d’un document. Les versions suivantes sont : 2.0 – 3.0 – 4.0 etc.…

En phase brouillon l’indice du document comporte un chiffre différent de zéro après le point : 0.1 est
le premier bouillon d’un document.

7. Charte documentaire
Les procédures, modes opératoire et enregistrements respectent la charte graphique dans les
formulaires rattachés. :

Support de rédaction d’une procédure1

Support de rédaction d’un mode opératoire.2
Le modèle de formulaire est libre pour être adapté à l’usage. Sont néanmoins obligatoire :

le logo, l’entête et pied de page ;

le titre et la référence du document ;
la pagination en cas de formulaire de plus d’une page.
Rédaction :
Police « Century Gothic, ou calibri », taille de caractère conseillée pour le texte 11-12-14.

8. Création ou révision d’un document

Un document est créé pour répondre à un besoin :

décrire une activité, une organisation en place, une tâche complexe,

minimiser les risques de non qualité et stabiliser une nouvelle organisation,

répondre à une exigence de législation, d’un client, d’un référentiel (norme,…),

Garantir la transmission d’une information, d’un savoir-faire.

Un document peut être modifié ou mis à jour suite à :

La demande d’un utilisateur, rédacteur, vérificateur ou approbateur,

Un audit ou une revue de direction,

Une action préventive et/ou corrective,

Une évolution législative ou réglementaire ou de la norme.

Lorsque la création ou la révision d’un document du système de management est demandée, sa

pertinence est analysée et validée par le pilote du processus ou le responsable de l’activité. Ce

1 ST-DIR/FO18 : Template pour la rédaction d’une procédure

2 ST-DIR/FO19 : Template pour la rédaction d’un mode opératoire

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dernier transmet le contenu du document à créer ou à modifier au Responsable Qualité pour la mise
en forme et la codification.

• Faire valider par commission (DPQ/RQ/RP/DGA/AI/CG/FI)

Toute modification lors d’une révision d’un document est repérée par :
- Un nouvel indice dans l’en-tête,
- L’objet et l’historique des modifications sont notés sur la première page du document.
- Les modifications apparaissent en caractères italiques de manière à pouvoir identifier
rapidement la nature de la dernière évolution.
9. Rédaction, Vérification Adéquation et Approbation

Le rédacteur, le vérificateur, doivent être des personnes distinctes

Document Rédaction Vérification Validation

Manuel Qualité Responsable Qualité DPQ/COMMISSION DGA/DPQ
Fiche de description de Pilote du Processus ou DPQ/COMMISSION DGA/DPQ
processus personne compétente
Pilote du Processus ou DPQ/COMMISSION
Procédures personne compétente DGA/DPQ
Plan Qualité Pilote du Processus ou DPQ/COMMISSION DGA/DPQ
personne compétente
Documents Opérationnel Pilote du processus ou DPQ/COMMISSION DGA/DPQ
(mode Opératoire, personne compétente
Instruction de Travail, …)

9.1. Rédaction
Sur la base du contenu fourni par le pilote du processus, les documents sont mis en forme et codifiés
par le Responsable Qualité.
Ce contenu est élaboré par le pilote du processus ou une personne jugée compétente sur le sujet.
Une personne est jugée compétente par son expérience, sa connaissance et par rapport à sa
fonction.
9.2. Vérification
Le vérificateur doit avoir une fonction et/ou une expérience qui le rende capable de juger du contenu
du document. Il est chargé de s’assurer que le document est conforme dans le fond aux exigences
spécifiées.

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9.3. Approbation
L’approbateur est chargé de garantir que le document et son contenu sont conformes aux règles
générales établies et d’accepter formellement le document comme applicable dès qu’il signe le
document. L’approbation minimum est définie dans le tableau de la nature des documents (9).
10. Diffusion et classement des documents
10.1. Diffusion interne
Le Responsable Qualité assure la diffusion des documents et la mise à jour du répertoire des
documents applicables.
Il s’assure également que :

tous les documents publiés sont en vigueur,

les utilisateurs concernés sont informés des mises à jour,

les documents sont diffusés sous une forme appropriée

(papier/informatique) aux utilisateurs concernés,

la version précédente est récupérée.

10.2. Diffusion externe
Les documents du système de management de Stones ne sont diffusés à l’extérieur de l’entreprise
qu’avec l’accord de la Direction. Ces documents sont communiqués pour information, Stones ne
s’engage pas à communiquer les versions ultérieures.

10.3. Archivage
Tous les documents de management périmés, conservés à des fins légales ou de conservation de
connaissances sont identifiés par la mention « Périmé ». Il pourra également être précisé sur le
document périmé, sa date de péremption et la durée de son archivage.
Lors de la diffusion ou du retrait d’un document, la version précédente est archivée pendant 3 ans
minimum (durée fixée en fonction de la durée de certification ISO 9001).

11. Protection des documents

Les documents diffusés sont sous la responsabilité des pilotes de processus. Ils doivent veiller à leur
intégrité.
La sauvegarde informatique des documents est sous la responsabilité du Responsable système
d’information.

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12. La gestion des documents d’origine extérieure

Les documents d’origine extérieure à considérer dans le cadre du Système de Management de la
Qualité sont :

• les documents ayant une incidence sur la qualité des produits (exigences du client,
informations fournisseurs,…)
• les documents relatifs à la satisfaction du client, y compris les réclamations,
• les documents techniques (normes, spécifications, notices d’utilisation, …),
• les documents d’origine extérieure (CR d’audits, certificats, correspondances organismes de
certification ou de qualification, …).
Chaque type de document est réceptionné et sauvegardé au niveau du processus utilisateur. Les
processus et les personnes ressources concernées sont informés des informations relatives aux
documents externes reçus.

13. Les enregistrements

13.1 Élaboration et/ou Modification d’un enregistrement
Chaque chef de service ou pilote de processus ayant besoin d’élaboration et/ou de modification d’un
enregistrement exprime son besoin au Responsable Qualité. Ce dernier élabore l’enregistrement en
concertation avec le pilote ou le chef de service en question puis attribue un code et une date de
mise en application à l’enregistrement en question.

13.2 Diffusion et Revue des enregistrements

Diffusion
Les enregistrements nécessitant une utilisation extérieure au service élaborateur seront diffusés sous
le contrôle du RQ.

Revue des enregistrements

La revue se fera au cours des audits qualités internes.
13.3 Les enregistrements sur support numérique
Tous les enregistrements sur support numérique sont stockés sur un serveur local qui fait
des enregistrements quotidiens sur un serveur externe. Le système est protégé par un
antivirus et un code d’accès administrateur et les ordinateurs par des mots de passe
individuels.
14. Conservation, Archivage et Destruction

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Le pilote de processus ou chef de service a la responsabilité d’assurer la protection, l’accessibilité, la

conservation et la destruction des enregistrements à sa charge.

Les critères de maîtrise des enregistrements sont définis dans la liste de maitrise des
enregistrements).
Remarque

1. Le stockage
Le stockage des enregistrements se fait :

Sous la responsabilité du chef de service / pilote de processus avec

accès maîtrisé.

Dans des classeurs par ordre chronologique avec des identifiants

nécessaires pour faciliter l’accès.
2. Archivage
A la fin de la durée de stockage, les enregistrements sont transmis par le chef de service /pilote
processus à la personne chargée de l’archivage. Le local d’archivage est protégé et son accès est
maîtrisé. Les enregistrements sont archivés et identifiés par nature.

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15. Schéma descriptif de la procédure « Création ou révision d’un document »

Responsable Méthodologie Enrégistrement
Chef de Création ou révision
Service/Pilote de Créer ou réviser un
document d’un document» de la
l’activité présente procédure

Non
Pilote de l’activité Pas de création ni
Besoin de modification

Oui

Rédacteur Rédiger/modifier le Rédaction de la

document
présente procédure

Vérification de la
Vérificateur/ Vérifier le document présente procédure
Approbateur
Rédaction, Vérification et
Non Approbation de la
Responsable présente procédure
Qualité Document

Oui

Approbation de la
PDG/DGA/VPF Valider le document présente procédure

Diffusion et
Pilote de l’activité
Diffuser le document Archiver l’original classement des
/ Responsable
documents
Qualité

Archiver l’original
Acteurs Appliquer le document selon la procédure
concernés « Maîtrise des
enregistrements »

Pilote de l’activité
/ Responsable Retirer l’ancienne version Fin
Qualité

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16. Schéma descriptif de la procédure « Gestion documentaire »

Responsable Méthodologie Enregistrement

Début
Constat de la
nécessité
Tout le Identification du d’enregistrer le
personnel/pilote de besoin en résultat d’une activité
processus enregistrement Rédaction,
Trame de
codification de
l’enregistrement
l’enregistrement
Pilote de Elaboration de Trame de
processus/Responsa Test d’aptitude au
l’enregistrement l’enregistrement
ble Qualité besoin prévu et
Et Liste de maîtrise des
enregistrement sur la
enregistrements
Chef de liste de maîtrise des
service/pilote de Validation de l’EN enregistrements
processus Enregistrement des
informations Trame de
Rangement au sein l’enregistrement
Tout le personnel Utilisation de l’EN
de service concerné
pendant une durée
Responsable de préalablement
Stockage de l’EN Enregistrement / la liste
l’enregistrement et définie
Pilote du processus de maîtrise des
Rangement dans un enregistrements
Responsable de local sécurisé avec
l’archivage et pilote Archivage de l’EN
les identifications
de processus nécessaires pendant
la durée d’archivage Enregistrement / la liste
Responsable de préalablement de maîtrise des
l’enregistrement/pilo définie enregistrements
te de processus et
Elimination de l’EN
Responsable Qualité Déchiquetage/
incinération à la fin
de la durée Enregistrement
Fin
d’archivage prévue

17. Classement des enregistrements en application de cette procédure

Enregistrement Support Classement / Responsable Durée
Archivage
Documents PS, PR, PS Responsable Version à jour
MO, EN, RT ST-DIRFO18 Classeur Qualité /DPQ
ST-DIRFO19

ST-DIR/PR09 ST-DIR/PR09