PR-04-SME

PROCEDURE
Version : 1
Audit Interne
Entité Green Industrial
Development
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SUIVI DES MODIFICATIONS DU DOCUMENT

Version Description Date d’application

1 Création du Document. 21/10/2021

LISTE DE DIFFUSION

Destinataire Date de diffusion

Tout le Monde S&GID
13/09/22

MATRICE DE RESPONSABILITE DU DOCUMENT

Nom et Prénom Fonction Visa

Responsable
Environnement ,
Rédacteur(s) Sana AFIFI Safety &
Wellbeing
S&GID

Head Safety &

Vérification Mohammed AIT FARES Wellbeing
S&GID, p.i.

Senior Manager
Emission &
Validation ZAD Mohamed Waste
Valorization,
S&GID
Directrice
Sustainability &
Approbation Hanane MOURCHID
Green Industrial
Development
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SOMMAIRE

1 OBJECTIFS DU DOCUMENT : ....................................................................................................................... 3

2 DOMAINE D’APPLICATION : ....................................................................................................................... 3
3 REFERENCES : ............................................................................................................................................. 3
4 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS : ............................................................................................................... 3
4.1 DEFINITIONS : ............................................................................................................................................ 3
4.2 ABREVIATIONS : ......................................................................................................................................... 4
5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE : ............................................................................................................. 5
5.1 ACTEURS, ROLES ET RESPONSABILITES :............................................................................................................. 5
5.2 REGLES DE GESTION, PRESCRIPTIONS ET PRECONISATIONS : .................................................................................... 6
5.2.1 Planification des audits : ............................................................................................................... 6
5.2.2 Choix des auditeurs : ..................................................................................................................... 6
5.2.3 Notification de l’audit :.................................................................................................................. 6
5.2.4 Préparation et déroulement de l’audit : ......................................................................................... 6
5.2.5 Rapport d’audit : ........................................................................................................................... 7
5.2.6 Classification des écarts : .............................................................................................................. 8
5.2.7 Vérification et suivi des Actions : ................................................................................................... 8
5.2.8 Recyclage des auditeurs internes : ................................................................................................. 8
6 DOCUMENTS ASSOCIES : ............................................................................................................................ 8
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1 Objectifs du document :

Cette procédure définit l’organisation, la planification, la réalisation et le suivi des audits internes
environnement couvrant l’ensemble des activités, produits et services du Système de
Management de l’Environnement de l’entité GID.

2 Domaine d’application :

Les dispositions contenues dans cette procédure s'appliquent à tous les audits réalisés dans le
cadre du Système de Management de l’Environnement de l’entité Green Industrial Development
du Groupe OCP.

3 Références :

 Norme ISO 14001 : 2015 (§ 9.2).

 ISO 19011 : 2018 : Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management
 Standards OCP.
 Manuel Environnement.

4 Définitions et abréviations :
4.1 Définitions :

Audit : processus méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves

objectives et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les
critères d’audit sont satisfaits.
Preuves d’audit : Enregistrements, énoncés de faits ou autres informations, qui se rapportent
aux critères d’audit et sont vérifiables.
Critères d’audit : ensemble d’exigences utilisées comme référence vis-à-vis de laquelle les
preuves objectives sont comparées.
Constats d’audit : Résultats de l’évaluation des preuves recueillies, par rapport aux critères
d’audit.
Programme d’audit : Ensemble d’un ou plusieurs audits planifiés dans un laps de temps et dans
un but déterminé.
Plan d’audit : Description des activités et des dispositions nécessaires pour réaliser un audit.
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4.2 Abréviations :

RA : Responsable d’Audit
REA : Responsable de l’entité Auditée
DSW : Directeur Safety & Wellbeing
RSME : Responsable Système de Management de l’Environnement
SME : Système de Management de l’Environnement
CE : Correspondant Environnement
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5 Description de la procédure :
5.1 Acteurs, rôles et responsabilités :

Les responsabilités et autorités relatives à la planification et à la réalisation des audits

internes sont détaillées dans le tableau ci-dessous :

Responsabili Décide, Réalise, Participe,

Activités Est informé
tés approuve Exécute Vérifie

Planification du
Responsable
Planning annuel DSW - CE Auditeurs
SME
d’Audit

Auditeur,
Préparation Plan Resp. Resp. DSW,
Resp Audit Responsable
Audit Audit Audit Audités
SME

Identification et Resp.
présentation des Entité
Resp Responsable
écarts sur le rapport Resp. Audit Auditeurs auditée, CE
Audit SME
de synthèse des concerné,
audits Audité

Identification et mise
en œuvre des
propositions
CE concerné,
d’amélioration sur le Resp. Entité RSME -
Resp. Entité Audité
rapport de auditée Resp. Audit
auditée
synthèse des
audits

Vérification et suivi
des actions
d’amélioration sur le Direction Direction
- Resp -
rapport de Safety & Safety &
Audit
synthèse des Wellbeing Wellbeing
audits
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5.2 Règles de gestion, prescriptions et préconisations :

5.2.1 Planification des audits :

Les audits sont planifiés annuellement par le RSME en concertation avec les CE et les auditeurs
internes. Cette planification est établie au début de chaque année, est éventuellement mise à
jour sur la fiche « Planning annuel d’Audit Interne » FI-07-SME et approuvée par le DSW.
Cette planification tient compte de toutes les clauses de la norme ISO 14001 V 2015, de l’état
et de l’importance des activités à auditer, des changements ayant une incidence sur le SME, des
résultats des audits précédents, des autres plannings d’audit HSE, etc….
Ce planning annuel définit le périmètre à auditer, la date et la durée des audits et l’affectation
des auditeurs internes de manière à assurer leur impartialité.
Le programme des audits doit être diffusé à l’ensemble des acteurs impliqués.
Cependant d’autres audits peuvent être planifiés, ce qui entraîne la révision du planning.

5.2.2 Choix des auditeurs :

Pour la réalisation des audits, le Responsable SME choisit parmi les auditeurs qualifiés des
auditeurs indépendants du secteur à auditer.
Pour chaque audit un responsable d’audit est désigné, il participe lui-même au choix des autres
auditeurs qui vont constituer l’équipe de l’audit.
La liste des auditeurs internes est définie selon la fiche FI-08-SME « Liste des auditeurs
interne ».

5.2.3 Notification de l’audit :

Le RSME notifie de façon formelle le RA, au moins une semaine avant la date prévue. Il transmet
aussi une copie de cette notification au REA et aux acteurs concernés (REA, CP…). La notification
d’audit interne rappelle la date, le lieu de l’audit, l’objet et le champ d’action de l’audit.

5.2.4 Préparation et déroulement de l’audit :

Une semaine avant la date de l’audit, le responsable de l’audit récupère du Responsable SME
tous les documents et les données qui constituent les critères de l’audit.
Le RA établit et transmet le plan d’audit FR-07-SME au RSME pour validation. Ce plan d’audit
doit faire l’objet d’un accord avec le REA qui peut être représenté par le CE concerné. Une copie
est transmise au DSW.
Toute autre modification et/ou ajustement du plan de la mission d’audit peuvent se faire lors
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de la réunion d’ouverture.
L’équipe d’audit réalise l’audit interne conformément aux principes de la norme ISO 19011, en
présence de l’équipe à auditer désignée par le REA.
L'audit interne du SME se déroule sur la base du plan d’audit préétabli, en fonction de l'activité
ou du chapitre à auditer.
Le RA anime et exécute l’audit selon les étapes suivantes :
 Réunion d’ouverture : présentations mutuelles (auditeurs, audités), rappel de l’objectif et
du champ de l’audit, rappel et revalidation du plan d’audit ainsi que de l’heure de la
réunion de clôture. Une présentation de l’entité peut également être faite, suivie
éventuellement d’une visite.
 Entretien d’audit : l’équipe d’audit s’entretient avec les audités et recueille les informations
nécessaires à la suite de l’observation, l’identification et la comparaison aux référentiels
utilisés lors de l’audit. Par la suite, le RA met les écarts en évidence auprès de l’audité afin
de les valider séance tenante.
 Synthèse d’audit : durant cette étape le RA effectue la synthèse des points forts et des
points sensibles ou écarts. Le libellé des constats doit contenir le contexte avec le risque
encouru, et être compréhensible, clair, concis et accompagné de preuves.
 Réunion de clôture : elle est animée par le RA. L’objectif de cette réunion est de préciser
les constats et conclusions de l’équipe d’audit (points forts, points à améliorer, etc…) et
de s’assurer qu’ils sont compris et acceptés.
La participation de tous les membres de l’équipe d’audit reste un atout primordial pour la
réussite de la mission d’audit.

5.2.5 Rapport d’audit :

Les constats d’audits sont synthétisés sur le rapport de synthèse d’audit et Pour chaque écart
retenu, le Responsable De l’entité Auditée doit engager les actions d’amélioration nécessaires
ou déclencher une action corrective si besoin.
Le RA établit dans un délai d’une semaine un rapport d’audit interne FR-08-SME qui est
remis au REA pour le traitement des non-conformités et /ou des recommandations
d’amélioration identifiées.
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5.2.6 Classification des écarts :

Les écarts relevés par les auditeurs doivent être classés en :

 Non-conformité majeure si une exigence du SME n’est pas définie ou elle est définie
mais n’est pas mise en œuvre.
 Non-conformité mineure si une exigence du SME est définie, le niveau de sa mise en
œuvre est acceptable, mais des écarts mineurs sont constatés.
 Remarques si les écarts relevés n’ont que de légères incidences sur le SME. Le RA valide
ensuite la pertinence des actions correctives proposées, qui sont alors mises en œuvre
par le REA et les responsables concernés.

5.2.7 Vérification et suivi des Actions :

Le Responsable SME tient à jour le Registre de Suivi des résultats de l'audit interne FR-13-SME,
afin de suivre l’état d’élimination des non conformités.
Dans le cas où l’écart n’est pas levé, le CE du service audité, forme un groupe de travail pour
déterminer les actions correctives et décider de leur délai de mise en place.

5.2.8 Recyclage des auditeurs internes :

La qualification des auditeurs internes est suivie par le RSME.

Un recyclage est effectué dans les cas suivants :
 Apparition d’une nouvelle version de la norme ISO14001 ;
 Apparition d’une nouvelle version de la norme ISO 19011 ;
 Cas où un auditeur n’a pas réalisé d’audit pendant une période minimum de 2 ans.

6 DOCUMENTS ASSOCIES :

Titre Codification

Planning annuel d’Audit Interne FI-07-SME

Liste des Auditeurs Internes FI-08-SME

Plan d’Audit Interne FR-07-SME

Rapport d’audit Interne FR-08-SME

Registre de Suivi des résultats de l'audit interne FR-13-SME