PR-01-SME-Procédure Maîtrise Des Informations Documentées

PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
Maîtrise des Informations Documentées
Entité Green Industrial
Development Page 1 sur 15
SUIVI DES MODIFICATIONS DU DOCUMENT
Version Description Date d’application
1 Création du Document. 21/10/2021
LISTE DE DIFFUSION
Destinataire Date de diffusion
Tout le monde S&GID

13/09/22
MATRICE DE RESPONSABILITE DU DOCUMENT
Nom et Prénom Fonction Visa
Responsable
Environnement ,
Rédacteur (s) Sana AFIFI
Safety &
Wellbeing S&GID
Head Safety &

Vérification Mohammed AIT FARES Wellbeing S&GID,
p.i.
Senior Manager
Emission & Waste
Validation ZAD Mohamed
Valorization,
S&GID
Directrice
Sustainability &
Approbation Hanane MOURCHID
Green Industrial
Development
PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
SOMMAIRE
1. Objectifs du document : .................................................................................................... 3
2. Domaine d’application : ..................................................................................................... 3
3. Références : ..................................................................................................................... 3
4. Définitions et abréviations : ............................................................................................... 3
4.1. Définitions : ............................................................................................................... 3
4.2. Abréviations :............................................................................................................. 4
5. Description de la procédure : ............................................................................................. 4
5.1. Maitrise des Informations documentées internes : ......................................................... 4
5.1.1. Rédaction et modification d’une information documentée : ...................................... 4
5.1.2. Codification de l’information documentée :............................................................. 7
5.1.3. Vérification et approbation de l’information documentée : ....................................... 8
5.1.4. Diffusion et retrait de l’information documentée : ................................................... 9
5.1.5. Classement, Archivage et Destruction : .................................................................. 9
5.2. Maitrise des informations documentées externes : .......................................................10
5.2.1. Document externe physique : ..............................................................................10
5.2.2. Document externe Electronique : .........................................................................11
5.3. Maitrise des enregistrements au format physique et électronique : ................................12
5.3.1. Enregistrement physique : ...................................................................................12
5.3.2. Enregistrement électronique : ..............................................................................13
5.4. Revue des Informations documentées et contrôle de la maitrise des enregistrements : ...14
6. Documents associés :.......................................................................................................15
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PROCEDURE
Version : 01
1. OBJECTIFS DU DOCUMENT :
Cette procédure décrit la méthodologie de maîtrise des informations documentées du Système de
Management Environnementale de l’entité Green Industrial Development du groupe OCP, tout au
long de leur cycle de vie (Depuis leur création jusqu’à leur archivage et élimination).
2. DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure s’applique à toutes les informations documentées liées au système de management
environnemental de l’entité Green Industrial Development du Groupe OCP.
Dans le cadre de cette procédure, les informations documentées exigées par la norme ISO 14001 V
2015 et celles jugées nécessaires pour la planification, le fonctionnement et la gestion efficace du
SME, sont maîtrisées.
3. REFERENCES :
 Norme ISO 14001 version 2015 (§ 7.5).
 Manuel Environnement de l’entité Green Industrial Development.
4. DEFINITIONS ET ABREVIATIONS :
4.1. DEFINITIONS :
Information documentée (ID) : Information devant être maitrisée et tenue à jour, ainsi que le support
sur lequel elle figure. Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format,
sur tout support et provenir de toute source. Les informations documentées peuvent se rapporter :
au système de management environnemental, y compris les processus connexes, aux informations
créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation) et aux preuves des résultats
obtenus (enregistrements).
Système de management environnemental : composante du système de management d’un
organisme utilisée pour développer et mettre en œuvre sa politique environnementale et gérer ses
aspects environnementaux.
Manuel Environnement (ME) : document spécifiant le système de management Environnement.
Procédure (PR) : Manière spécifiée de réaliser une activité ou un processus. Les procédures peuvent
ou non faire l'objet d’une information documentée (Cas de procédure digitalisée)
Instruction de travail (IT) : façon détaillée et ordonnée d’effectuer des étapes pour l’exécution d’une
activité ou d’une procédure.
Fiche (FI) : document de référence regroupant des données homogènes nécessaires lors de
l’exécution d’une activité donnée.
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PROCEDURE
Version : 01
Formulaire (FR) : document destiné au recueil des données nécessaires pour accomplir correctement
une activité donnée.
Consigne (CON) : document qui complète la prévention affichée par les signaux, elle permet de
donner des indications par rapport à des impacts spécifiques liés à l’activité.
Documents externes : documents d’origine extérieure.
4.2. ABREVIATIONS :
EGID : Entité Green Industrial Development

SME : Système de Management de l’Environnement
CE : Correspondant Environnement
RSME : Responsable Système de Management Environnementale
ID : Information documentée
SMEAO : Système de Management Environnemental Assisté par Ordinateur
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :
5.1. MAITRISE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES INTERNES :
5.1.1. Rédaction et modification d’une information documentée :
Cette étape consiste à :
Quoi ? - Identifier le besoin de créer ou de modifier une information documentée.

- Rédiger le contenu de l’information documentée en suivant des modèles prédéfinis et
homogènes décrits au niveau de cette procédure.
- A chaque fois qu’il est nécessaire de créer ou de modifier une information documentée.
Quand ? - Après une revue du système documentaire.
- À la suite des recommandations d’audit.
Toute personne de l’entité GID peut exprimer le besoin de créer ou de modifier une information
documentée au correspondant environnement concerné, qui à son tour juge de la pertinence de
Qui ? la demande.
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PROCEDURE
Version : 01
La rédaction d'une information documentée est assurée par le correspondant environnement

concerné ou le responsable entité ou (son(ses) délégataire(s)), assistés par le RSME en cas de
besoin.
Pour créer, modifier ou annuler une information documentée, une demande doit être faite auprès
du RSME, en utilisant le formulaire « Demande de Création, Modification, et Suppression
d’une ID » FR-01-SME.
Les informations documentées rédigées sont vérifiées et approuvées quant à leur adéquation avant
diffusion. Ces informations documentées sont élaborées selon un modèle homogène dont la page
de garde est ordonnée de la manière suivante :
Manuel Environnement et Procédures :
Entête de page :
Code : XX-YY-ZZZ
Version : XX
Intitulé de l’information documentée
Page X sur Y
LOGOS
Direction Groupe OCP
Exécutive
Au milieu de page :
Développement Industriel
Comment ? Version Description Date d’application
Tableau de suivi des modification (historique des révisions avec les dates et les versions
correspondantes)
Destinataire (Nom et Fonction) Date de diffusion
La liste de diffusion pour les destinataires.
En bas de page :
Nom et Prénom Fonction Visa
Rédacteur (s)
Vérification
Validation
Approbation
La Matrice des responsabilités pour définir le (s) rédacteur (s), le (s) vérificateur (s) et l'(es)
approbateur (s).
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PROCEDURE
Version : 01
Instructions de travail :
Entête de page :
Code : XX-YY-ZZZ
Version : XX
Intitulé de l’information documentée Date d’application :
JJ-MM-AAAA
Page X sur Y
LOGOS Groupe OCP

Au milieu
Direction de
Exécutive page :
Version Industriel
Développement Description Date d’application
Tableau de suivi des modification (historique des révisions avec les dates et les versions
correspondantes)
En bas de page :
Approuvé par :
Date :
Visa :
Données d’approbation de l’information documentée.
Fiches et consignes :
Entête de page :
Code : XX-YY-ZZZ
Version : XX
JJ-MM-AAAA
Page X sur Y
LOGOS Groupe OCP
Date de révision
Direction : JJ-MM-AAAA
Exécutive
Développement
En bas deIndustriel
page :
Approuvé par :
Date :
Visa :
Données d’approbation de l’information documentée.
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Version : 01
Formulaire :
Entête de page :
Code : XX-YY-ZZZ
Version : XX
JJ-MM-AAAA
Page X sur Y
LOGOS Groupe OCP
DateDirection
de révision : JJ-MM-AAAA.
Exécutive
Développement Industriel
Les documents modifiés sont vérifiés et approuvés de nouveau. Ils sont réédités avec une nouvelle
version.
Les modifications portées sur le Manuel Environnement, les procédures et les instructions figurent
en page de garde sur chaque document ; pour les formulaires, fiches, et les consignes elles sont
définies au niveau de la fiche « Historique de Modification des Formulaires et Fiches » FR-
02-SME.
Toutes les Fiches, consignes et formulaires portent une date de révision, en cas de modification
du contenu, cela donne lieu à un changement de la date de la révision, alors que la modification
du canevas ou du modèle donne lieu à une évolution de la version.
5.1.2. Codification de l’information documentée :
Cette étape consiste à définir les modalités de codification des informations documentés du SME
Quoi ?
de l’entité GID afin d’assurer leurs maitrises.
Quand ? A la création d’une nouvelle information documentée.
Après la validation du contenu et l’envoie de l’ID par le correspondant environnement au RSME,

Qui ? ce dernier est responsable de la codification et du suivi de l’indice de la révision de l’information
documentée en suivant la présente procédure.
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Les informations documentées sont codifiées comme suite :
XX - YY -ZZZ
Type Suite Abréviation du Système

séquentielle « SME »
Comment ? Type d’information

Sigle Exemple Codification
documentée
Manuel Environnement ME ME-01-SME
Procédure PR PR-01-SME
Instruction de travail IT IT-01-SME
Consigne CO CO-01-SME
Fiche FI FI-01-SME
Formulaire FR FR-01-SME
5.1.3. Vérification et approbation de l’information documentée :
Cette étape consiste à expliquer les modalités de vérification et d’approbation des informations
Quoi ?
documentées du SME de l’entité Green Industrial Development .
Quand ? Après la rédaction et la codification de l’information documentées.
- Le rédacteur est la personne désignée par le correspondant environnement concerné ou

le responsable entité et qui a les compétences requises pour éditer l’information
documentée.
- Le vérificateur est généralement le Responsable SME et/ou le responsable hiérarchique
Qui ?
ou le correspondant environnement. Son (ou leur) rôle est de vérifier la pertinence de
l’information documentée et son adéquation par rapport au besoin.
- L'approbateur est la personne qui s'assure que l'information documentée est
parfaitement conforme aux objectifs fixés et autorise son application.
- Les informations documentées du SME sont ratifiées respectivement par le rédacteur, le

vérificateur et l’approbateur.
- Toute information documentée n'est mise en application qu'à partir de la date de son
Comment ? approbation.
- Le Responsable SME conserve l'original de toute information documentée du SME et ce
à partir de sa mise en application.
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Version : 01
5.1.4. Diffusion et retrait de l’information documentée :
Cette étape consiste à maitriser la diffusion et l’utilisation des informations documentées, quand
Quoi ?
et là où elles sont nécessaires.
Quand ? Après la mise en application de l’information documentées.
- Le Responsable SME assure la diffusion des informations documentées pertinentes aux

correspondants environnement et responsables entités concernées.
Qui ? - Les Correspondants environnement et/ ou responsables entités s'assurent de la mise en
application et de la bonne compréhension de la nouvelle information documentée par
leurs collaborateurs et l'ensemble des acteurs de leurs entité.
La diffusion de l'ensemble des informations documentées est assurée par le Responsable SME.
Les points de diffusion de chaque ID environnemental sont définis par l’approbateur de l’ID en
question, en concertation avec le RSME. Ces points de diffusion sont détaillés dans le « Registre
des documents internes » FI-04-SME.
La diffusion des informations documentées peut se faire dans les deux formats (physique ou
électronique). Les informations documentées en format électronique sont diffusées par
messagerie du groupe OCP, tandis que la diffusion des informations documentées en format
physique nécessite le recueil des accusés de réception sur le formulaire « Liste de diffusion
des informations documentés » FR-03-SME.
Comment ? Lors de la diffusion, Le Responsable SME fait signer la Liste de diffusion en page de garde pour
le manuel Environnement, les procédures et les instructions et sur le formulaire « Liste de
diffusion des informations documentés » FR-03-SME pour les Formulaires, Fiches et les
consignes par les destinataires. La liste signée est classée avec l’original du document.
En cas de modification, Le responsable SME retire toutes les copies de l’information documentée
diffusée auparavant, pour les détruire et conserve l'originale des versions périmées dûment
identifiées « périmé ».
Les informations documentées qui conviennent à l’utilisation et dont la diffusion est maîtrisée,
sont identifiées par la notion « Information documentée maîtrisée ». Les destinataires sont
identifiés sur la liste de diffusion gérée par le Responsable SME.
5.1.5. Classement, Archivage et Destruction :
Cette étape consiste à décrire les modalités de classement, d’archivage des informations
Quoi ?
documentées du SME et d’élimination des versions obsolètes.
- Le classement de chaque information documentée du SME est Systématique, après

Quand ? chaque modification et mise à jour.
- Les informations documentées périmées sont conservées pour des fins d'historiques
dûment identifiés par la mention « périmé » pendant une durée de trois ans (cycle
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d’audit). Une fois la durée de conservation achevée, les informations documentées sont
éliminées par destruction.
Le responsable SME assure le classement, l’archivage et l’élimination des informations

Qui ?
documentées originales (dument signées par le rédacteur, vérificateur(s) et approbateur(s)).
Le classement des ID(s) originales (sous format physique) se fait au niveau du RSME.
Lorsqu’une ID est modifiée et qu’une nouvelle version entre en vigueur, les Correspondants
environnement concernés récupèrent toutes les versions obsolètes des ID(s) en question et les
remettent au RSME pour destruction. Le RSME garde cependant l’ID originale périmée et la classe
dans le classeur des documents périmés.
Le partage des informations documentées, vérifiées et approuvées se fait à travers une base de
données « SMEAO » accessible et utilisée par l’ensemble des acteurs de l’entité Green Industrial
Development .
Le SMEAO est une plateforme pour créer, partager, transmettre et conserver toute les IDs du
SME EGID. Cette base se trouve au niveau du site sharepoint de la direction Safety & Wellbeing
Comment ? S&GID.
Le Responsable SME de l’entité GID assure le classement et l’archivage des ID(s) (sous format
électronique) dans la base de données documentaire « SMEAO » au niveau des répertoires dont
il décide des droits d’accès en collaboration avec IT.
Le RSME met à jour le « Registre des Informations documentées internes » selon la
fiche FI-04-SME.
Les anciennes versions des documents sont archivées par le responsable SME de l’EGID au niveau
des répertoires dédiés dans la base de données.
La sauvegarde électronique systématique des ID concerne uniquement les documents SME
originaux.
5.2. MAITRISE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES EXTERNES :
5.2.1. Document externe physique :
Cette étape consiste à décrire les modalités de gestion et de maitrise des informations
Quoi ?
documentées d’origine externe physique.
A la réception d’une information documentée externe physique ayant un impact sur le SME de
Quand ?
l’entité Green Industrial Development.
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Version : 01
Chaque correspondant environnement doit tenir à jour les informations documentées d’origine
externe existant au niveau de son entité.
Les correspondants environnement sont tenues d’envoyer la liste des ID(s) externes relative à
leurs entités au RSME pour consolidation au niveau du « Registre des informations
Qui ?
documentées d’origine externe » FI-05-SME
La diffusion des ID d’origine externe est assurée par le correspondant environnement concerné
et le RSME. Les points de diffusion des documents externes sont définis au niveau du « Registre
des informations documentées d’origine externe » FI-05-SME.
Les informations documentées externes ayant un impact sur le SME de l’entité GID peuvent
être :
- Normes systèmes et référentiels : ISO 14001
- Normes Produits : (Normes marocaines, AFNOR . . .)
- Notices et recommandations Fournisseurs.
- …
Ces IDs externes sont listées au niveau du « Registre des informations documentées
externes « FI-05- SME », qui indique l’intitulé des différents ID d’origine externe (en format
physique ou électronique), leurs versions, leurs emplacements et les responsables qui les gèrent
Comment ? et les mettent à disposition des utilisateurs. Ce registre est consolidé et tenu à jour par le RSME.
Les points de diffusion des ID(s) externes sont définis au niveau du « Registre des
informations documentées externes « FI-05- SME »
NB : Les correspondants environnement doivent :
- S’assurer que la version gardée est la même utilisée dans tout le périmètre d’application
du SME GID.
- Suivre les changements des versions des normes.
- Assurer la disponibilité des informations documentées à l'utilisation.
5.2.2. Document externe Electronique :
Cette étape consiste à décrire les modalités de gestion et de maitrise des informations
Quoi ?
documentées d’origine externe Electronique.
A la réception d’une information documentée externe sur support électronique, ayant un impact
Quand ?
sur le SME de l’entité GID.
Les correspondants environnement sont tenues d’envoyer la liste des ID(s) externes électronique
Qui ? identifiée au niveau de leurs entités au RSME pour consolidation au niveau du « Registre des
informations documentées d’origine externe » FI-05-SME
PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
La diffusion des ID d’origine externe est assurée par le correspondant environnement concerné
et le RSME.
Identification :
A leur réception, les documents externes sur support électronique sont identifiés par le
destinataire concerné dans le dossier de l’entité en question au niveau de la base SMEAO.
Les types de documents électroniques réceptionnés sont des normes techniques ou des
Comment ? Informations documentées législatives et réglementaires : Bulletins officiels.
Diffusion :
Les informations documentées externes sont diffusées par messagerie du groupe OCP. Les points
de diffusion des documents externes sont définis au niveau du « Registre des informations
documentées d’origine externe » FI-05-SME.
5.3. MAITRISE DES ENREGISTREMENTS AU FORMAT PHYSIQUE ET ELECTRONIQUE :
5.3.1. Enregistrement physique :
Cette étape consiste à décrire les modalités de maitrise des enregistrements physiques, et ce
Quoi ?
pour leurs identification, classement, accessibilité, archivage et destruction.
Quand ? Dès le renseignement de l’enregistrement physique.
- L’identification et l’indexage des enregistrements se fait par l’émetteur de

l’enregistrement.
- Le classement et l’archivage des enregistrements physiques est assuré par le
Qui ?
correspondant environnement de chaque entité de l’EGID.
- Le RSME est responsable de la consolidation des enregistrements au niveau du
« Registre des enregistrements » FI-06-SME
Identification et Indexage :
Les enregistrements sont identifiés par leurs codes relatifs aux formulaires originaux. Ils sont
indexés selon trois types :
- Par série : Les enregistrements sont classés selon le numéro de série, code projet, … ;
Comment ?
- Par chronologie : Les enregistrements sont classés par dates ;
- Par famille : Exemple par contractant, par sous-traitant, Par fournisseur, … ;
L’indexage peut être fait selon un ou plusieurs types à la fois.

Classement :
PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
Le classement des enregistrements physiques est effectué selon leurs types.
Tous les enregistrements sont listés dans le « Registre des enregistrements » FI-06-SME,
qui définit le lieu et la durée de classement des enregistrements et qui est tenu par le RSME.
Accessibilité :
On distingue trois niveaux d’accès :
- Accès général : les enregistrements sont consultés à tout moment par l’ensemble du
personnel (y compris stagiaires).
- Accès limité : seules les entités désignées au sein de l’entité GID peuvent consulter les
enregistrements.
- Accès confidentiel : seules les personnes désignées sont autorisées à consulter les
enregistrements.
Les différents accès aux enregistrements sont définis dans le « Registre des
enregistrements » FI-06-SME.
Archivage et Destruction :
Le « Registre des enregistrements » FI-06-SME définit les lieux, et la durée du classement
et d’archivage de tous les enregistrements.
Afin de s’assurer de la conservation des enregistrements et de tous les ID(s) archivées, l’archivage
est organisé de manière à faciliter l’identification des documents et des enregistrements dans les
bureaux des CE(s) concernés (protégé contre l’humidité, la lumière,).
La durée de l’archivage et le responsable de la destruction des enregistrements sont identifiés au
niveau du « Registre des enregistrements » FI-06-SME.
La sauvegarde des enregistrements électroniques se fait au niveau de la rubrique appropriée aux

enregistrements de chaque entité dans la base SMEAO. Les droits d’accès de chaque
enregistrement électronique sont définis, par le RSME et ils sont définis au niveau du « Registre
des enregistrements » FI-06-SME.
5.3.2. Enregistrement électronique :
Quoi ? Cette étape consiste à décrire les modalités de maitrise des enregistrements électroniques.
Quand ? Dès la production de l’enregistrement électronique.
- L’identification et l’indexage des enregistrements se fait par l’émetteur de

l’enregistrement.
Qui ?
- Le classement et l’archivage des enregistrements physiques est assuré par le
correspondant environnement de chaque entité de l’EGID.
PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
Accessibilité :
Les droits d’accès de chaque enregistrement électronique sont définis, par le correspondant
environnement ou le responsable de l’entité émettrice avec l’aide du RSME, et ils sont définis au
niveau du registre des enregistrements « Registre des enregistrements » FI-06-SME de
chaque Entité.
Sauvegarde
La sauvegarde des enregistrements électroniques se fait au niveau de la rubrique appropriée aux

enregistrements de chaque entité dans la base SMEAO gérée par le RSME.
Comment ?
Protection des données informatiques
Afin de s’assurer d’une bonne maîtrise des enregistrements électroniques et éviter leur
déperdition, certains nombres d’actions ont été décidées à savoir :
- Un antivirus est installé dans l’ensemble des postes, actualisé périodiquement et lancé
automatiquement.
- Les postes sont reliés au domaine, et les services informatiques assurent leur
maintenance périodique.
- La Maintenance systématique des systèmes informatique est assurée via une
maintenance corrective informatique, et une maintenance préventive assurées par les
Services informatiques.
5.4. REVUE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES ET CONTROLE DE LA MAITRISE DES

ENREGISTREMENTS :
Cette étape consiste à revoir les informations documentées quant à leurs adéquations et à la
Quoi ?
pertinence des versions diffusées et utilisées.
Quand ? Systématiquement à fréquence annuelle.
La revue des informations documentées est assurée par ou le RSME en concertation avec les
Qui ?
correspondants environnement.
La revue documentaire est réalisée annuellement par le RSME qui s’assure avec les CE(s) de la
pertinence des versions diffusées et utilisées et de l’adaptabilité des documents SME.
Comment ?
Des contrôles de maîtrise des enregistrements sont effectués afin de vérifier l’application des
règles de maîtrise préétablies.
PR-01-SME
PROCEDURE
Version : 01
Lors des audits internes, les auditeurs vérifient et constatent la conformité documentaire en
référence aux dispositions préétablies.
6. DOCUMENTS ASSOCIES :
Titre Codification
Registre des informations documentées internes. FI-04-SME
Registre des informations documentées externes. FI-05-SME
Registre des enregistrements. FI-06-SME
Demande de Création, Modification, et Suppression d’une Information

FR-01-SME
Documentées.
Historique de Modification des Formulaires et Fiches. FR-02-SME
Liste de diffusion des informations documentés. FR-03-SME

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Version Description Date d’application

1 Création du Document. 21/10/2021

Destinataire Date de diffusion

Tout le monde S&GID

MATRICE DE RESPONSABILITE DU DOCUMENT

Nom et Prénom Fonction Visa

Head Safety &

EGID : Entité Green Industrial Development

RSME : Responsable Système de Management Environnementale

5.1. MAITRISE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES INTERNES :

5.1.1. Rédaction et modification d’une information documentée :

Cette étape consiste à :

Quoi ? - Identifier le besoin de créer ou de modifier une information documentée.

La rédaction d'une information documentée est assurée par le correspondant environnement

Comment ? Version Description Date d’application

Destinataire (Nom et Fonction) Date de diffusion

La liste de diffusion pour les destinataires.

LOGOS Groupe OCP

Données d’approbation de l’information documentée.

LOGOS Groupe OCP

LOGOS Groupe OCP

5.1.2. Codification de l’information documentée :

Quand ? A la création d’une nouvelle information documentée.

Après la validation du contenu et l’envoie de l’ID par le correspondant environnement au RSME,

Les informations documentées sont codifiées comme suite :

Type Suite Abréviation du Système

Comment ? Type d’information

Manuel Environnement ME ME-01-SME

Instruction de travail IT IT-01-SME

5.1.3. Vérification et approbation de l’information documentée :

Quand ? Après la rédaction et la codification de l’information documentées.

- Le rédacteur est la personne désignée par le correspondant environnement concerné ou

- Les informations documentées du SME sont ratifiées respectivement par le rédacteur, le

5.1.4. Diffusion et retrait de l’information documentée :

Quand ? Après la mise en application de l’information documentées.

- Le Responsable SME assure la diffusion des informations documentées pertinentes aux

5.1.5. Classement, Archivage et Destruction :

- Le classement de chaque information documentée du SME est Systématique, après

Le responsable SME assure le classement, l’archivage et l’élimination des informations

5.2. MAITRISE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES EXTERNES :

5.2.1. Document externe physique :

5.2.2. Document externe Electronique :

5.3. MAITRISE DES ENREGISTREMENTS AU FORMAT PHYSIQUE ET ELECTRONIQUE :

5.3.1. Enregistrement physique :

Quand ? Dès le renseignement de l’enregistrement physique.

- L’identification et l’indexage des enregistrements se fait par l’émetteur de

L’indexage peut être fait selon un ou plusieurs types à la fois.

Le classement des enregistrements physiques est effectué selon leurs types.

La sauvegarde des enregistrements électroniques se fait au niveau de la rubrique appropriée aux

5.3.2. Enregistrement électronique :

Quand ? Dès la production de l’enregistrement électronique.

- L’identification et l’indexage des enregistrements se fait par l’émetteur de

La sauvegarde des enregistrements électroniques se fait au niveau de la rubrique appropriée aux

5.4. REVUE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES ET CONTROLE DE LA MAITRISE DES

Quand ? Systématiquement à fréquence annuelle.

Registre des informations documentées internes. FI-04-SME

Registre des informations documentées externes. FI-05-SME

Registre des enregistrements. FI-06-SME

Demande de Création, Modification, et Suppression d’une Information

Historique de Modification des Formulaires et Fiches. FR-02-SME

Liste de diffusion des informations documentés. FR-03-SME