PR.PM1.01.

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Date : 01/12/2018
PROCEDURE DE MAITRISE DES
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Rédacteur Vérificateur Approbation

NOM BOUTERFAS Yahya BOUTERFAS Yahya MAACHOU Djilali

Fonction RMQ RMQ Gérant

Date 04 janvier 2019 04 janvier 2019 02 février 2020

Visa

Historique des modifications :

Version Date Nature des modifications Pages

A 01/12/2018 Création Toutes
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SOMMAIRE

1. OBJET
2. DOMAINE D’APPLICATION
3. REFERENCES
4. DEFINITIONS – ABREVIATIONS
5. RESPONSABILITES
6. CONTENU
7. ENREGISTREMENTS
8. DIFFUSION
9. DOCUMENTS EXTERNES
10. EVOLUTION
11. CLASSEMENT – ARCHIVAGE
12. ELIMINATION
13. REVUES DES DOCUMENTS
14. ANNEXES

1- OBJET
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La présente procédure à pour objet de définir les règles de gestion des informations
documentées de la société qui permettent :
 La création : identification, description, format et support ;
 La mise à jour : approbation et revue documentaire ;
 La disponibilité et la protection ;
 La distribution, l’accès, la récupération et l’utilisation;
 Le stockage, la protection et la préservation de la lisibilité;
 La conservation et l’élimination.
 La maîtrise des modifications
 La maitrise des documents d’origine externe

2- DOMAINE D’APPLICATION

La présente procédure s’applique à toutes les informations documentées du système

management qualité de la société: (fiche d’identification des processus, procédures et
enregistrements) exception faite du manuel qualité qui dispose de son propre mode
de gestion.

3- REFERENCES
 ISO 9000-2015: Principes essentiels et vocabulaire
 ISO 9001-2015:Système de management de la qualité - Exigences

4- DEFINITIONS - ABREVIATIONS
PDG : Président Directeur Général
DG : Directeur Général
RMQ : Responsable management de la qualité
SMQ : système de management de la qualité
PROCESSUS: ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des
éléments d’entrée en éléments de sortie.
INFORMATION DOCUMENTEE : information qui nécessite d’être contrôlée et
tenue à jour par un organisme et le format sur lequel elle est contenue
PROCEDURE : Manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus
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MODE OPERATOIRE : suite d’opérations simples pour réaliser une tâche

particulière.
ENREGISTREMENT : document faisant état de résultats obtenus ou apportant la
preuve de la réalisation d’une activité.
REGISTRE : registre réglementaire
VERIFICATION (d'un document): examen, généralement réalisée par le RMQ,
dont le but est d'assurer que le document décrit bien les dispositions pour lequel il
a été créé ou modifié, est pertinent.
APPROBATION (d'un document): examen, généralement réalisé par le PDG de
la société, dont le but est d'assurer que :

- le document a bien fait l'objet d'une réelle vérification

- les dispositions sont conformes aux exigences de la norme ISO 9001

- les dispositions sont applicables immédiatement (après diffusion)

5- RESPONSABILITES
Le RMQ est responsable de la rédaction, de l’application et de la mise à
jour de la présente procédure.

6- CONTENU
6.1 Règles de rédaction
Les informations documentées relatifs au SMQ sont rédigés par les personnes
ayant à les appliquer ou les faire appliquer.
Le contenu doit être rédigé de manière simple et claire autant que possible afin
d’en faciliter l’application.
6.2 Structure des documents qualité
La structure des informations documentées (procédures, mode opératoires….), est
définie en sept points au minimum :
1. Titre du document : Définit le sujet du document, il doit être précis de façon à
indiquer l’objet de l’information documentée.
2. Objet : Définit les objectifs à atteindre des informations documentées.
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3. Domaine d’application : Définit les limites d’application des informations

documentées. (Où et quand).
4. Documents de référence : Cite les normes et les documents internes qui
régissent les informations documentées.
5. Définitions et abréviations : Définissent précisément les termes spécifiques
utilisés dans les informations documentées ainsi que les abréviations employées.
6. Responsabilités : définit les responsabilités en matière d'application des
informations documentées relatifs au SMQ, ainsi qu'à leur mise à jour.
7. Contenu : Le contenu d’une information documentée peut être : un texte, un
texte accompagné d’un logigramme, ou d’un logigramme uniquement.

6.3 Identification :
L’identification des informations documentées (Manuel qualité, processus,
procédures …….) est effectuée comme celle de la présente procédure par :
 Une page de garde avec
1. Un cartouche supérieur (haut de page) comportant:
- Le logo et le nom de la société
- Le titre de la procédure, du processus ou du mode opératoire.
- Le numéro d’identification (ou de codification)
- L’indice de version
- La référence du document
- La date d’application
- La pagination
2. Un cartouche moyen :
- Le nom et la fonction du rédacteur, la date et le visa
- Le nom et la fonction du vérificateur, la date et le visa
- Le nom et la fonction de l’approbateur, la date et le visa.
3. Un cartouche inférieur : concernant l’évolution du document et
comportant:
- Version
- Date
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- Nature des modifications

- Pages concernées par les modifications
 La codification des informations documentées est faite selon le modèle
suivant : WW.XXX.YY.Z , où :
 Les deux lettres (WW) définissent le type du document :
1. MQ: Manuel Qualité
2. PS: Processus
3. PR: Procédures
4. MO : Mode opératoire
5. IT : Instruction de travail
6. FE: Formulaire d’enregistrement …. etc.
 Les trois lettres (XXX) définissent la référence du processus concerné :
1. PM1 : processus Management et Amélioration
2. PO1 : processus Approvisionnements
3. PO2 : processus Bureau des marchés
4. PO3 : processus Technique
5. PO4 : processus Commercial
6. PS1 : processus Ressources Humaines
7. PS2 : processus Moyens généraux ….etc.
 Les deux lettres (YY) définissent le numéro d’ordre du document concerné.
 La dernière lettre (Z) définit la version en application.
 Chaque modification apportée au document fait varier l’indice de révision
selon l’ordre des lettres alphabétiques (de A à Z). L’indice A signifie l’indice de
création.
 Le formulaire une fois renseigné devient une information documentée à
conserver (enregistrement).
 Registres réglementaires : Les registres réglementaires liés à l’activité interne
tels que registre courriers départ/arrivée ainsi que les autres registres
réglementaires ne sont pas soumis au dispositif d’identification de la présente
procédure.
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7.4 Rédaction :
Les informations documentées relatifs au SMQ sont élaborés à l’initiative du
service utilisateur, qui désigne un rédacteur compétent représenté de façon
générale par le RMQ.
6.5 Vérification et approbation:
Le contenu et la validité technique et/ou organisationnelle des informations
documentées sont vérifiés par le RMQ qui doit apposer la date et sa signature.
L’approbation formelle est du ressort du PDG de la société.
Une fois que le document est approuvé, le PDG appose la date et sa signature.
La date d’approbation d’un document vaut date de sa mise en application
figurant au cartouche supérieur du document en question.
Les enregistrements liés à des processus ou à des procédures sont déclarés
approuvés dès approbation des documents auxquels ils sont rattachés.
Les originaux des informations documentées sont conservés dans un classeur

par le RMQ avec la mention « ORIGINALE »

Toute photocopie (reproduction) est strictement interdite sans l’autorisation

préalable du RMQ.

7. ENREGISTREMENTS
Toutes les informations documentées, dès leur approbation par le PDG, sont
enregistrés par le RMQ sur la liste des informations documentées applicables
(FE.PM1.15.A). Cette liste contient tous les informations documentées du SMQ en
vigueur à la société (Manuel qualité, Processus, Procédures et enregistrements etc.).

8- DIFFUSION
8.1 Procédures et manuel :
Les procédures sont attribuées nominativement par le RMQ aux personnes et aux

services concernés pour application avec la mention « COPIE » montrant qu’il

s’agit d’un exemplaire maîtrisé.
Toute reproduction (photocopie) d’un document tamponné est strictement interdite.
Si nécessaire, demander une diffusion contrôlée au RMQ en précisant la nécessité.
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8.2 Diffusion interne:
Les informations documentées relatifs au SMQ sont diffusés selon la fiche de
diffusion FE.PM1.17.A. Toute demande interne de procédures et instructions
associées est soumise à l’accord du RMQ.

8.3 Diffusion externe

La diffusion externe des informations documentées du SMQ n’est pas autorisée, sauf
cas particulier soumis à l’accord du gérant.
Tout document diffusé à l’extérieur de la société est considéré comme non maîtrisé.

8.4- Formulaires :
Ils sont fournis aux utilisateurs selon le besoin.
Leur duplication est autorisée dans le cadre de l’application du système management
de la qualité. Leur gestion par le RMQ obéit au même principe que les procédures.

9- INFORMATIONS DOCUMENTEES D’ORIGINE EXTERNE :

Document externe : tout document non établi par la société et nécessaire aux
activités de la société tels que : codes, normes, règlements, documents clients,
documents fournisseurs, correspondances officielles……
Ces documents sont réceptionnés par le secrétariat de la direction,. Le gérant décide
de leur diffusion, utilisation et conservation.
Les documents d’origine externe sont consignés dans un registre « courrier arrivé »
Les documents d’origine externe doivent demeurer dans l’état où ils ont été reçus.

10- EVOLUTION

Toute demande interne de modification (FE.PM1.18.A) dans le contenu d’une

information documentée doit être examinée dans les plus brefs délais par le RMQ et
le service concerné, pour avis.
La décision prise est communiquée au demandeur, qui est associé de plein droit à la
rédaction d’un nouveau projet de document par le service concerné.
Le projet est à nouveau soumis à la procédure de vérification et d’approbation,
comme décrit au § 6 ci-dessus.
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Toute modification d’une information documentée entraîne une évolution de l’indice

de révision du document ainsi que la mise à jour du cartouche supérieur de la page
de garde de la procédure (nouveaux visas et dates de rédaction, de vérification et
d’approbation) ainsi que les éléments de mise à jour (dates, nature des modifications
et indices) indiqués sur le cartouche moyen de la page de garde.
Le RMQ lance une nouvelle diffusion de la procédure modifiée auprès de tous les
destinataires figurant sur la liste de diffusion et procède au retrait des anciennes
procédures et les détruit.
Le RMQ met à jour la liste des informations documentées applicables ; cette liste

assure la maîtrise des informations documentées et identifie la révision en vigueur.

Toute évolution des documents est reportée sur le formulaire (FE.PM1.19.A).

11- CLASSEMENT – ARCHIVAGE :

11.1-procédures et enregistrements (formulaires)

Tout nouveau document est classé au niveau du RMQ avec la mention

« ORIGINALE ».

Les responsables des processus sont chargés de la collecte régulière de

leurs documents et à l’archivage dans des boites classées dans des armoires
au niveau de l’administration.
Les versions originales périmées sont identifiées par la mention

« EDITION PÉRIMÉE » et sont conservées dans une boîte

d’archives à des fins d’historique.
La sauvegarde informatique des formulaires est réalisée éventuellement au
niveau d’un serveur.
Toute sauvegarde électronique est soumise à la protection d’un anti-virus mis
à jour d’une manière régulière.
La maîtrise des enregistrements est assurée par le formulaire (FE.PM1.15.A)

12 -ELIMINATION :
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Passé la période d’archivage, les enregistrements sont proposés à l’élimination par

déchiquetage manuelle ou mécanique.

13 -REVUE DES DOCUMENTS

Avant chaque audit, les informations documentées font l’objet d’une revue
documentaire par le RMQ et les pilotes de processus.(FE.PM1.20.A)

14- ANNEXES

- Liste des informations documentées applicables (FE.PM1.15.A)

- Liste des enregistrements (FE.PM1.16.A)
- Liste de diffusion/ retrait (FE.PM1.17.A)
- Demande de modification (FE.PM1.18.A)
- Evolution des documents (FE.PM1.19.A)
- Revue documentaire (FE.PM1.20.A)
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LOGIGRAMME

Responsable Actions Documents

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Demande de
Expression du besoin Création / Modification création/modification
Toute personne concernée
FE.PM1.18.A.
.
Responsable de Structure, Analyse du besoin
le RMQ, Gérant Demande de
non création/modification
FE.PM1.18.A.
Abandon OK ?

oui

Personne habilitée/RMQ Rédaction du document

Projet de document

RMQ Vérification du document

Projet de document
non

OK ?

oui

Gérant Approbation
Projet de document
non

OK ?

oui
RMQ Liste des informations
Enregistrement /diffusion documentées
FE.PM1.15.A et
Responsable de Structure, enregistrement.
le RMQ Revue des documents FE.PM1.16.A
Fiche de diffusion
FE.PM1.17.A

Revue documentaire
A Modifier A Maintenir A Exclure FE.PM1.20.A

RMQ Destruction Evolution de

Archiver des éditions documents
périmées FE.PM1.19.A