Réf : PR-MAC-01

Procédure Maitrise Des Informations

Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Procédure de Maitrise Des Informations

Documentées

Date Version Nature de la modification

2021 00 Création

08/08/2022 01 Mise à jour du format et du contenu

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom et prénom Rawand Hawari Hichem Mathlouthi Hichem Mathlouthi

Fonction RMI Directeur Directeur

Signature

Page 1 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

1) OBJET :

-Décrire la méthodologie adoptée pour élaborer, vérifier, approuver, diffuser,

modifier et archiver, protéger les documents et informations documentées du
SMI au sein de la société SAMCO.
-Assurer que seuls les documents pertinents sont en circulation.
-Maitrise et gestion des enregistrements
2) DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure est applicable à :

-Tous les documents propres à SAMCO (fiche processus, procédures,
instructions, plan de contrôle, formulaires, …) et les documents
d’origine externe à l’entreprise ayant une incidence sur la qualité du
produit (normes, plans, cahier de charge, facture, courrier, catalogues,
etc.)
-Ayant une incidence sur la sécurité des personnels (Fiche technique,
Fiche de sécurités)
-Ayant un impact sur l’environnement (Fiche de Sécurités)
-L’ensemble des personnes utilisant le système documentaire SAMCO.
3) DEFINITION ET ABREVIATION :

Page 2 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Un enregistrement : est un document qui se présente sur un support

d’information quelconque (papier, informatique ou autre) et qui retrace les
activités effectuées, les résultats obtenus lors de l'application des dispositions
du système de Management de la Qualité.

Le Classement : est l’opération qui permet de ranger les enregistrements

pendant le temps ou ils sont renseignés ou analysés (documents actifs).

L'Archivage : permet de conserver les enregistrements une fois utilisés afin

d'en assurer la conservation historique (documents inactifs).

RMI: Responsable Management intégrée

SMI : système de management intégrée « Qualité, Sécurité, Environnement »

4) DOCUMENTS DE REFERENCE / DOCUMENT UTULISEES :

FR-MAC-01 : Etat des informations Documentées : « Informations

documentées – Gestion Archivage-Documents externes-Etat de modification »

5) LOGIGRAMME ET DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :

5.1 Les rôles dans le cycle de vie d’une information Documentée

Création d’un
nouveau document

Page 3 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Vérificati
Demande de on
modification
d’undocument Rédaction/
Cycle de vie d’une
Approbat
Modification information ion
documentée

Applicati
Archivage
Mise à jour du
Base de donnée
on relatives au SMI

N° Tache Responsabilité
01 Rédaction / Pilote de processus / Personne concernée par l’utilisation du
Modification document
02 Vérification RMI
03 Approbation Direction
04 Application Pilote de processus / toute personnes concernées par
Initiateur l’enregistrements des informations traitées et application du
Exécuteur document
05 Archivage Pilote de processus relatif

Ces responsabilités sont applicables aussi pour les modifications.

5.2 Logigramme
1. Proposition d’un document SMQ / Modification

2. Discussion,
Modification éventuelle
Page 4 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Non 3. Document
applicable
Proposition
classée
Oui

4. Vérification et finalisation du document

5. Approbation

6. Formation

7. Diffusion

5.3 Description 8. Mise en application

N° Description Responsable Document associée

Page 5 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Chaque pilote de processus peut présenter à

chaque moment des propositions de
RMI ou Pilote de
1 nouveaux documents du SMI ou des Mail
Processus
documents modifiés accompagnés d’appui
éventuel.

Discuter la proposition présentée et

apporter les modifications éventuelles
jugées nécessaires.
2 RMI + Rédacteur Mail
Toute modification doit être indiquée pour
différenciée de l’existant en cas de
modification.

-Si le document est jugé approprié et

applicable le rédacteur apporte les
modifications éventuelles jugées
3-4 RMI + Rédacteur Document original
nécessaires. Le document sera vérifié et
validé par le supérieur hiérarchique ou le
RMI

Une fois le document est vérifié il sera Document original

5 soumis par le RMI à l’approbateur. Approbateur
Etat des informations
Le RMI met à jour la liste des informations documentées Mis à jour
documentées du SMI.

Le pilote de processus procède à

6 l’information et à la formation sur le Pilote de Processus
nouveau document ou le document modifié.

La diffusion est assurée par le RMI Etat des informations

documentées
Via le serveur de l’entreprise/mail/Sur
7 papier RMI Fiche de diffusion d’un
document
Mail
La mise en application est obligatoire à
8 Utilisateur du document Document diffusé
partir de la date de la diffusion.

 Document d’origine externe

Liste des documents externes :

Page 6 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Catalogue, offre de prix, demande de prix, bon de commande, facture, bon de livraison,
spécification technique, plan client, cahier de charge, normes, télégramme, extrait du banque,
extrait CNSS, certificat médical, revue, magazine, veille normative, veille des offres, Fiche
technique, Fiche de sécurités, Instructions des constructeurs machine, Etude technique…,
5.4 ATTRIBUTS DES DOCUMENTS :
Documents de référence :
Document auquel on doit se conformer car il définit ou spécifie un produit, des données
Exemple : Fiche processus, Procédure, instruction du contrôle, Plan, Cahier des charges, fiche de
fonction,
Documents d’enregistrement :
Document destiné à apporter la preuve de la réalisation d’une action.
Ces documents conservent la traçabilité des actions/décisions
Exemple : PV de vérification des instruments de mesure, CR revue de la direction, demande
d’achat, Rapport mensuel, Planning de production, Rapport de contrôle Retours Client, Demande
d’étude préliminaire, plan d’intégration,
Ces enregistrements se présentent généralement sous forme de documents
papier/Numérique/ Logiciel, mais peuvent se trouver sur supports informatiques
Type d’information documentée Code
Manuel MMQ
Fiche processus FP
Politique PT
Procédure PR
Instruction IN
Formulaire (enregistrement / Logiciel / Liste …) FR
Fiche Fonction FF
Processus Code Gestionnaire
Direction DIR
Management et amélioration continue de la qualité, la
MAC
SST et de l’environnement
Commercial COM
Méthodes MET
Achat et logistique ALG
Coupe COP
Production PRO
Contrôle qualité CTQ
Maintenance MT
Gestion des ressources humaines GRH

Page 7 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

Réf :
FR GRH 01

N° Chronologique du l’information documentée

Code du processus

Code du type de l’information Documentée

Version : N° de référence de la version

Date : Date d’application de la version validée

Chaque information documentée est Caractérisée par le numéro de Version et la date d’application

Le nombre des pages et informations pertinentes relatives à la documentation et informations

documentées sont maitrisées aux registres des Informations documentées

Exemple : Réf : PR-MAC-01

Version : 00 (La version est modifiée suite à un besoin de Mise à jour en forme ou format ou une
information pertinente à renseigner sur le formulaire)

Date : 01/03/2022 (La date d’application est la date du démarrage d’application ou utilisation de
l’information documentée)

6) ARCHIVAGE, SAUVEGARDE, ACCEES ET PROTECTION DES DOCUMENTS SMI

INFORMATISES :
6.1 Archivage, sauvegarde
Le RMI est responsable du classement des documents originaux en vigueur et un exemplaire des
documents périmés. La destruction des documents Périmés est sous la responsabilité du
Responsable management intégrée

Les méthodes d’identification, de stockage, de protection et d’archivage des différents

enregistrements utilisés par la société sont renseignées sur la liste définie au formulaire FR-MAC-01
« Etat des informations documentées » page 2 « Information documentée ».

Les informations relatives à l’archivage sont :

• Processus relatif

• La référence du document/Information documentée

• La désignation du document

• Validation «Elaboration, Vérification et Approbation »

• La version du document

• La date d’application

Page 8 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

• La nature d’information

• Contenue« Nombre des pages / feuilles relatives »

• Mode de classement « Numérique / Papier/Base de données »

• Lieu de classement « Boite d’archive/ Disque dur/ Serveur »

•Droit de modification /Ecriture

• Droit de lecture

• Durée de classement

6.2 Gestion des accès et des mots de passe :

L’accès aux bases de données de chaque service se fait par mot de passe.

La liste des mots de passe est détenue par la direction générale

6.3 Protection antivirus :

SAMCO utilise sécurité Windows come antivirus.

Les mises à jour se font automatiquement lors de la connexion internet

L’historique des backups est enregistré d’une façon systématique au logiciel dédiée
7) REGLES GENERALES :
1) Les versions pertinentes des documents applicables doivent être disponibles sur les lieux
d’utilisation.

2) Les documents du SMI doivent être lisibles et facilement identifiables.

3) Toute personnes ayant reçu un document SMI doit le classer, le conserver de manière à éviter les
détériorations, l’endommagement, la perte et l’accès par des personnes non autorisées.

4) Les documents d’origine externe sont identifiés et diffusés par le RMI en utilisant une liste

Relative à la définition des documents d’origine externes.

5) La preuve de rédaction, vérification et approbation des formulaires est illustrée au verso de

chaque original du formulaire conservé par le RMI au cas où les docs sont recto verso une feuille
accompagnant l’original du document.

6) Une fois par an, et préalablement à la revue de direction, chaque pilote de processus doit revoir
l’adéquation des documents applicables à son processus afin de procéder aux modifications
nécessaires éventuelles.

8) Risques liées à la procédure de Maitrise des informations documentées

 Non Maitrise de l’application des documents et de la codification relative
 Non maitrise de l’application de l’archivage et classement

Page 9 sur 10
 Réf : PR-MAC-01
Procédure Maitrise Des Informations
Version : 01
Documentées
Date : 04/08/2022

 Non maitrise des droits d’accès

Page 4 sur 4

Page 10 sur 10