Référence 

: PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 1/7
enregistrements
1. OBJET 
Cette procédure décrit la méthodologie de xyz adoptée pour la création, vérification,
modification, diffusion, approbation et archivage des documents du système du management
de la qualité afin de disposer d’une documentation cohérente, efficace, accessible et
maîtrisable. Par ailleurs, il s’agit de s’assurer que seuls les documents pertinents et valides
sont en circulation durant toutes les phases d’exécution.

2. DOMAINE D’APPLICATION 
Cette procédure est applicable à tous les documents et les données relatifs au système de
management de la qualité de xyz: documents d’organisation, processus, procédures
d’exécution et documents associés (Formulaire, Instruction de travail).

3. DOCUMENTS DE REFERENCE 
ISO 9001 :2015 : Système de management qualité-Exigences

4. SUIVI DES MODIFICATIONS

Version Date d’application Nature de la modification

Rédigé Par : Approuvé Par : Validé Par :

 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 2/7
enregistrements
5. DEROULEMENT
5.1 MAITRISE DES DOCUMENTS
 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 3/7
enregistrements
 IDENTIFICATION ET CODIFICATION DES DOCUMENTS
Tous les documents comportent la même en-tête figurant en haut de la page de garde du
document :
Référence : XXX/YYY/NNN
Date d’application : …………
Désignation du document Version : AA
Page: ./.

Référence :
Chaque document interne est identifié par 9 caractères ayant une signification bien déterminée
soit : XXX-YYY-NNN
XXX : Désigne les initiales du type du document
YYY : Désigne les initiales du processus concerné
NNN : Désigne le numéro d’ordre du document

CODIFICATION
TYPE DU DOCUMENT
XXX YYY NNN
SMQ : Management Qualité
GRH : Ressources humaines
QUA : Contrôle Qualité
DEV : Développement
PROCESSUS PRS FAB : Fabrication 001
MAI : Maintenance
ACH : Achat
LOG : Logistique
COM : Commercial
N° d’ordre de la
Les initiales du processus au quel sont
PROCEDURE PRO procédure dans le
rattachées les procédures
processus
N° d’ordre de
Les initiales du processus au quel sont
INSTRUCTION DE TRAVAIL INS l’instruction dans le
rattachées les instructions.
processus
N° d’ordre du
FORMULAIRES Référence du processus auquel est
FOR formulaire dans le
D’ENREGISTREMENTS rattaché le formulaire
processus

Date d’application :
C’est la date à partir de laquelle le document doit être
Version :
Indice d’évolution, à la création prend l’indice 00 et évolue suite à chaque modification
appliquée.
Page : Pagination du document a/b, où «a» désigne le N° de la page et «b» le total des pages.

 SIGNATURE DES DOCUMENTS 

REDACTION : Les documents du système de management qualité sont rédigés par RMQ en
respectant les formats préétablis et les exigences de la norme ISO9001 :2015.
Dans sa démarche de formalisation du document, le RMQ peut faire appel aux compétences
qu’il juge nécessaires.
 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 4/7
enregistrements
VERIFICATION : La vérification de ces documents est assurée par les responsables
désignés par la direction.
Cette vérification concerne le contenu technique du document.

APPROBATION : L’approbation des documents est assurée par la direction générale.

Rédigé Par : Approuvé Par : Validé Par :

Date : ……………………. Date : …………………………. Date : ………………………

Remarque : Exception faite pour les formulaires :

La rédaction est assurée par RMQ et la vérification est assurée par le responsable concerné.
Le rédacteur et le vérificateur du formulaire apposent leurs visas sur le document original
classé chez le RMQ.

 DIFFUSION DES DOCUMENTS

Le RMQ est chargé de la diffusion et explication du contenu des documents du système

qualité aux pilotes des processus concernés qui effectuent de leur part la diffusion et
l’explication des documents aux membres de leurs équipes.

Un classeur des documents est livré au pilote de chaque processus qui garantit de sa part
l’accessibilité pour son équipe.

Les copies des documents sont authentifiées par un cachet «Document Maitrisé» de couleur
bleu.
Chaque destinataire accuse réception des documents qu’il reçoit en apposant sa signature sur
«La fiche de diffusion» FOR/SMQ/002.

Le destinataire du document :
 Le conserve sur le lieu de travail 
 L’applique et/ou le fait appliquer
 Ne le reproduit pas et ne le diffuse pas (exception faite pour les formulaires).

 MODIFICATION DES DOCUMENTS

Lors d’une modification des documents gérés par le système Qualité, la vérification et
l’approbation sont réalisées par les mêmes fonctions initiales.

La modification peut également avoir pour origine un audit Qualité, une non-conformité ou
une proposition d’amélioration.

La décision de modification revient au RMQ.

Le RMQ se charge de classer l’édition périmée portant la mention en couleur rouge

«Document Périmé».
 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 5/7
enregistrements
Toute modification des documents entraîne la mise à jour de la liste des documents en vigueur
et du document lui- même.
La nature des modifications est portée sur la page de garde du document (Processus,
Procédure, Instruction).

 CLASSEMENT DES DOCUMENTS PERIMES

Le RMQ classe les originaux des documents en cours d’application et archive l’original de
tout document périmé.

Le RMQ se charge du retrait de tous documents de l’ancienne version pour les détruire en se
référant aux fiches de diffusion. Egalement, il appose sur tout document périmé le tampon
rouge «Document Périmé» (sur le document original).

Le lieu d’archivage est un endroit sur qui ne présente aucun risque d’endommagement.

 REVUE DES DOCUMENTS 

Tous les pilotes des processus sont encouragés à identifier les besoins de création de
nouveaux documents et à évaluer les documents existant en vue de leur révision pour corriger
des erreurs ou des inconsistances éventuelles ou pour amélioration.
La revue documentaire est déclenchée suite à :
- Résultats des audits
- Actions entreprises suite à des non conformités
- Un texte réglementaire
- Une initiative d’amélioration
- Mise à jour du Système
- Risques et opportunités

Le système qualité est revu systématiquement au moins une fois tous les 2 ans.

 GESTION DES DONNEES INFORMATISEES

Les données informatiques sont maitrisées selon la procédure PRO/SMQ/006 «Sécurité

informatique ».

5.2 MAITRISE DES ENREGISTREMENTS

 ELABORATION D’UN ENREGISTREMENT 

Chaque enregistrement doit être rempli par les personnes concernées comme l’indique
l’ensemble des procédures et des instructions qui gèrent l’activité.

 DIFFUSION DES ENREGISTREMENTS

Chaque enregistrement est diffusé par la personne responsable de son établissement auprès
des personnes concernées que ce soit pour information ou pour compléter une tâche comme
l’indique l’ensemble des procédures et des instructions qui gèrent l’activité.
 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 6/7
enregistrements

 CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES ENREGISTREMENTS

Chaque responsable ou service concerné est appelé à archiver pendant une période bien
déterminée les enregistrements dont il a la responsabilité comme l’indiquent l’ensemble des
procédures et des instructions qui gèrent l’activité.

Chaque responsable est appelé à classer les enregistrements dont il dispose par type
d’application (rapport, fiche de contrôle,…)

 DESTRUCTION DES ENREGISTREMENTS

A la fin de la période d’archivage de chaque enregistrement, le responsable concerné est

appelé à récupérer les enregistrements en question et à les détruire.

Le tableau ci-dessous identifie les différents enregistrements qualité, la manière de classement

et d’archivage ainsi que les responsables de ses tâches.

Lors du classement et de l’archivage de ces enregistrements, ceux-ci sont conservés dans des
endroits prévus à cet effet, offrant un environnement approprié qui évite leur détérioration
et/ou leur perte.

A la fin de la durée d’archivage, le responsable concerné détruit les enregistrements.

 Référence : PRO/SMQ/003
Procédure Date d’application :
Maitrise des documents et Version : 00
Page: 7/7
enregistrements
Responsable Durée Lieu Responsable
Référence Enregistrement Lieu de classement
classement d’archivage d’archivage d’élimination
Processus :