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Excel (GSE)
Version 1.5.2
Frédéric KULAS
www.xlExe.com
Manuel d’utilisation du Logiciel GSE Version 1.5.2 - Rev.1.0
A Propos
GSE ou Gestion de Stock sous Excel est un logiciel de gestion de stock compatible avec le tableur
Microsoft Excel*. Ecrit en VBA, il vous permet de gérer un stock d’articles ou de marchandises.
Une bonne gestion des stocks s’appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande et la
quantité commandée.
Il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité commandée
peut être fixe ou variable.
En s’appuyant sur ces deux constantes, plusieurs combinaisons sont envisageables. Elles correspondent à
autant de méthodes de gestion possibles.
GSE se base sur la gestion de limite de commande, encore appelée méthode de gestion à point de
commande.
Il adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est l’atteinte
d’un niveau donné du stock (appelé : limite de commande) qui déclenche la commande de
réapprovisionnement.
GSE est un logiciel gratuit. Il est disponible en téléchargement libre sur le site www.xlExe.com.
Une version dite "professionnelle" vous permet en plus de gérer la facturation de vos ventes et de
disposer de la fonction « Inventaire Intégral » de votre stock.
*Le Logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser GSE.
Un "Pack tout en 1" est disponible sur le site www.xlExe.com pour vous permettre de commencer la
gestion de votre stock en toute simplicité !
Ce pack comprend :
Toutes les copies d’écran de ce manuel sont issues du logiciel GSE, à partir de la
version 1.5.2
Voici la liste des références nécessaires par défaut lors de l’ouverture d’un fichier Excel :
C:\PROGRA~1\COMMON~1\MICROS~1\VBA\VBA7.1\ VBE7.DLL
C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ EXCEL.EXE
C:\Windows\System32\ stdole2.tlb
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE14\ MSO.DLL
Note : l’emplacement de ces fichiers varie en fonction de votre système d’exploitation et de votre
version de Microsoft Excel.
4. Spécifier son rôle dans la colonne « Statut ». (Statut simplement indicatif dans la fenêtre
principale de GSE)
Supprimer un utilisateur
Supprimer toutes les informations de l’utilisateur existant sur la page de Gestion des utilisateurs.
(cf . Ajouter un nouvel utilisateur)
Effacer les données dans les colonnes « Nom », « Grade », « Mot de passe » et « Statut ».
NB : Effacer simplement les données de chaque cellules sur la même ligne, vous ne devez
surtout pas supprimer la ligne entière de la feuille !
NB : Important : chaque produit importé sur une feuille doit Obligatoirement être importé
sur l’autre feuille, sur la même ligne, sans quoi GSE ne fonctionnera pas correctement !
Vous avez 2 possibilités pour importer une base de données d’un autre fichier Excel par exemple.
1) Méthode Manuelle :
- Vous vous connectez en Mode Super-Administrateur, et vous affichez toutes les feuilles du
classeur :
Faites un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
- Vous pouvez copier manuellement chaque colonne à importer sur les Feuilles STOCK et
PRODUITS.
2) Méthode Semi-Automatique :
- Vous pouvez utiliser le Module d’importation intégré à GSE.
Pour importer un Produit dans GSE il faut au minimum la Référence et le nom du Produit (sur la même
ligne des Feuilles PRODUITS et STOCKS).
Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous
pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans la section n°7 des paramètres de GSE.
1- Référence du Produit
(Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)
(Cette référence ne doit pas contenir les mots « -REF » et «-DP- », elles sont réservées à GSE)
2- Nom du Produit
3- Catégorie du Produit
4- Description du Produit
5- Nombre limite de commande
(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette limite sera
atteinte lors de la sortie du Produit)
(Cette limite peut-être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)
6- Emplacement physique de votre produit dans votre lieu de stockage
7- TVA*
8- Numéro du Code-Barres du Produit*
(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à
plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de
péremption différentes par exemple.)
9- Code-Barres du Produit
10- Messages signalétiques*
(Vous averti si le scan de votre produit a été pris en compte)
(Vous averti si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données)
11- Impression du Code-Barres du produit en plusieurs exemplaires
12- Fonction de Prêt*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)
(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.)
13- Date de Péremption*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l’ajout
d’un produit dans le stock.)
14- Eviter la fermeture de la fenêtre
(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des
caractéristiques similaires.)
15- Uploader une image*
(Cliquez sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.)
(cf. Import Images Web)
16- Agrandir ou réduire la fenêtre*
(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du
produit.)
*Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.
1- Recherche GSE
(GSE va se connecter à Internet sur le site désigné en et va rechercher avec le code-barres de
l’article les illustrations disponibles sur le site web) (cf. Comment importer l’image d’un article ?)
(NB : GSE ne pourra télécharger que les images au format .jpg ou .bmp, le format .png n’étant pas
pris en charge par VBA.)
Vous pouvez désigner un site particulier en cochant l’option « Autre site »
2- Import Manuel
(Vous pouvez rechercher une illustration pour votre article directement sur votre ordinateur.)
Modification Produit
20- Défilement article par article pour visualiser rapidement ceux qui n’ont pas de codes-barres.*
(cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock)
*Cette fonction sera visible uniquement si elle est activée dans les paramètres de GSE.
*Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.
Retrait
19- TVA*
(Taux de TVA appliqué au Produit sélectionné. Ce taux est renseigné lors de la création d’un Nouveau
Produit et il est modifiable dans la fenêtre Modification Produit.)
20- Prix total
Prix du Produit sélectionné * Nombre de produits sortis.
(NB : Si vous éditez une facture, ce label vous affichera également le prix total de la facture.)
21- Editer une Facture*
Si vous cochez cette option, la fenêtre de sortie restera affichée après validation pour que vous puissiez
ajouter d’autres Produits pour le même Client (= Facture unique).
Les produits ajoutés seront visibles sur une liste récapitulative à la place du Nom de
l’Approvisionneur et de la Note du Personnel :
La Facture sera générée après avoir cliqué sur le bouton « Sortie » de la fenêtre.
Le numéro de lot affiché est le numéro du dernier lot connu qui est rentré dans le stock pour
ce Produit.
Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs lots.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du lot pour ce
Produit.)
Le numéro du Bon de Livraison affiché est le numéro du dernier Bon de Livraison connu qui
est rentré dans le stock pour ce Produit.
Une même Date de Péremption peut-être associée à plusieurs Bon de Livraison différents.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du Bon de
Livraison pour ce Produit.)
32-Désignation aléatoire du n° de lot et du n° du BL*
- Si coché : le numéro de lot et du BL correspondent aux derniers numéros entré dans le stock
pour ce Produit.
- Si décoché : vous confirmez vous-même en décochant que le numéro de lot et du BL
correspondent réellement à ce Produit.
(NB : si vous avez effectué un double clic sur le numéro de lot ou du BL, cette option sera cochée et
activée pour confirmer vos modifications.)
34-Produits Périmés*
Renseigner ici si vous sortez un Produit de votre stock parce qu’il ne peut plus être consommé ou
vendu.
35-Causalité*
Indiquer ici pourquoi ce Produit doit-être sortis du stock.
*Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.
Sur cette fenêtre vous avez accès à tout l’inventaire de votre Stock.
Sur cette fenêtre vous pouvez gérer l’accès de tous les utilisateurs de GSE.
Réseaux
RAZ
Sur cette fenêtre vous pouvez supprimer, optimiser, importer votre Base de données et
effacer, modifier votre modèle de Facturation.
Sur cette fenêtre vous pouvez visualiser toutes les actions effectuées dans GSE.
(NB : Cette fonction doit tout d’abord être activée dans les paramètres de GSE.)
Statistiques
Sur le prolongement de la fenêtre d’accueil, vous avez accès aux statistiques de base de votre stock
et à l’historique des dernières actions effectuées dans GSE.
Information : Par cette procédure vous ajoutez un nouveau produit dans votre stock (donc dans
votre Base de données).
Par défaut, la quantité de ce produit est à 0, il est juste référencé.
Vous devez maintenant ajouter une quantité à ce produit nouvellement créé. (cf. Ajout)
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code-
barres #.
2- Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le Stock (suivant l’Unité : Unité, Kg, L etc…)
3- Renseigner la Date de péremption le cas échéant.
4- Renseigner le Fournisseur
5- Renseigner l’Unité
6- Renseigner le Prix
7- Renseigner une Note si besoin
8- Renseigner l’Approvisionneur
9- Cliquer sur Valider
10- Confirmer la validation de la saisie
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code-
barres #.
2- Vous pouvez modifier tous les champs accessibles dans la fenêtre de Modification.
Vous ne pouvez pas modifier la Référence d’un produit ! Si vous voulez modifier la Référence d’un
produit, vous devez supprimer le produit à modifier et le recréer !
Lors de la modification d’un produit, comme son nom, son prix, sa description… les modifications
ne seront pas prises en compte dans l’historique des entrées et sorties effectuées avant la
modification, mais seront bien prises en compte pour les entrées et sorties à venir.
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code-
barres #.
2- Cliquer sur le bouton de suppression
3- Confirmer la suppression
NB : Si votre article est renseigné dans votre stock avec une ou plusieurs Dates de péremption,
vous devrez préalablement supprimer chaque article selon sa Date de péremption, puis vous
pourrez supprimer l’article principal.
L’historique des entrées et sorties de cet article ne seront pas supprimées dans GSE, sauf si vous
supprimer l’historique complet des entrées et sorties de tous les produits du stock.
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code-
barres #.
2- Renseigner la Quantité à sortir du stock
3- Renseigner le Client (Facultatif)
4- Renseigner l’état de Facturation
(Il s’agit uniquement d’une information gardée dans l’historique de sortie de GSE. Il n’y a aucun
traitement sur cette information. Il convient, après acquittement de la Facture, au Super-
Administrateur de GSE de modifier cette information dans l’historique. Cette information sera
disponible dans l’inventaire des sorties.)
5- Renseigner la Durée du prêt le cas échéant
(GSE calculera automatiquement la Date de retour.)
6- Renseigner le nom de l’Approvisionneur
7- Rédiger un Commentaire si besoin
8- Cocher l’option « Editer une Facture » en cas de besoin
9- Renseigner les Frais de Port le cas échéant.
(Les Frais de ports sont ceux qui sont renseignés sur la Fiche du Client que vous venez de
sélectionner pour la sortie.)
10- Cliquer sur Valider
Plusieurs modes de confirmation s’offrent à vous selon les Produits à sortir du stock :
2) La méthode Automatique
Une fois que vous, ou GSE avez sorti le nombre de produits voulus, il arrive que des Références
avec une Date de péremption peuvent être vides. Il peut être inutile de les conserver si leur Date de
péremption approche ou si vous n’aurez plus d’articles avec cette date de votre Fournisseur. Dans
ce cas vous pouvez demander à GSE de supprimer ces Références du stock.
Avant de fermer la fenêtre de sélection des Produits à sortir, il suffit de cocher les Références à
supprimer de votre stock, puis de cocher l’option « Supprimer définitivement les références
vides et cochées de la Base de donnée, à la sortie de cette fenêtre. ».
Vous pouvez ensuite cliquer sur « Quitter » pour fermer la fenêtre et GSE supprimera les
Références sélectionnées.
Si vous confirmez la suppression des Références vides, il n’y aura que ces références, avec leur Date de
péremption qui seront supprimées du stock. Le produit, lui, sera toujours visible dans le stock et sera
toujours disponible pour y ajouter d’autres quantités et d’autres Dates de péremption.
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GSE triera tous vos Produits selon leur Nom si vous cliquez sur le bouton « Tris par Produits ».
GSE triera tous vos Produits selon leur Date de péremption si vous cliquez sur le bouton « Tris par Date ».
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(Ce sont tous les produits qui ne doivent pas être gardés dans le stock : produit abimé, à date de
péremption dépassée, interdit à la vente etc…)
Vous avez la possibilité de visualiser de différente façons la répartition des lots dans votre stock..
- Cliquer sur le bouton « Durée Théorique de présence des Lots par Produits »
Pour visualiser le temps de présence théorique des lots pour un Produit, procéder de cette façon :
Renseigner le nom du Produit désiré
Cliquer sur le Bouton « Rechercher »
Flèches gauche/droite : permet d’ajouter d’autres lots ou de revenir aux lots de départ.
Visualiser rapidement le temps de présence de chaque lot pour un Produit dans votre stock
Principe de base :
Soit vous ne savez pas quand les lots sont sortis de votre stock : votre lot est margé.
Soit vous savez précisément quand un lot n’est plus présent dans votre stock (suite à un
inventaire ou une rupture de Produit) : votre lot est certifié.
Cette fenêtre vous permet de sélectionner quelles Indications vous désirez voir apparaître
dans le classeur Excel généré par GSE après validation.
Cocher le bouton du haut d’une colonne pour sélectionner toutes les informations disponibles.
Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs configurations de colonnes pour les rappeler
ultérieurement.
NB : GSE vous permet de gérer le prêt d’article. GSE gère uniquement 1 prêt par article. Vous
devrez donc ajouter 1 produit par prêt possible.
+ Accéder à la fenêtre Inventaire (cf. Nouveau Produit)
Renseigner l’emprunteur
Si l’emprunteur n’est pas dans la liste de GSE, il suffit d’ajouter son nom et son prénom
dans le carré de saisie.
Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l’emprunteur, la Date de retour pour chaque Produit
sorti et le nombre de jours de retard le cas échéant.
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(Voir la procédure identique à celle ci-dessus : Visualiser les produits empruntés ou en retard)
X – Gérer un stock avec des produits ayant une Date de péremption (Ddp)
Ajouter un nouveau produit avec une Ddp
Si le code-barres existe déjà dans votre stock, GSE vous préviendra par ce message :
GSE vous permet de gérer le suivi des Dates de péremption de vos Produits. Pour cela, il faut tout
d’abord que l’option soit activée dans les paramètres de GSE.
Pour que GSE gère le suivi de vos Dates de péremption, il faut également activer l’option de suivi.
GSE vérifiera la validité des Dates de péremption à chaque ouverture du programme et vous
affichera une alerte en cas de Produits périmés ou proche de l’être.
Vous pouvez définir une marge de vérification pour la validité de vos Dates de péremption.
Exemple : Vous définissez une marge de 3 semaines.
Votre produit sera périmé le 1er janvier 2016
GSE vous mettra une alerte 3 semaines avant le 1er janvier 2016, à partir du 11 décembre 2015.
Si vous avez activé la gestion des Dates de péremption dans les paramètres de GSE , vous
pouvez demander à GSE de sortir automatiquement un Produit périmé de votre stock à chaque
ouverture.
Le code EAN (European Article Numbering) est un code-barres utilisé par le commerce et
l'industrie conformément aux spécifications d’EAN International, organisme aujourd'hui remplacé
par GS11. Il est connu en France sous le nom de GENCODE, à tort, puisque GENCOD était le
nom de l'organisme français chargé de sa régulation nationale.
L'EAN est composé de 8, 10 ou 13 chiffres représentés sous forme de séquences de barres noires et
blanches formant un code à barres. À noter que le lecteur lit les lignes blanches et non les noires.
Ce type de code à barres se trouve sur la presque totalité de produits courants (alimentation,
vêtements, pharmacie, papeterie, électroménager, etc.). Le code est lu lors du passage aux caisses
des commerces.
Il existe des codes EAN 8 et des codes EAN 13, composés respectivement de 8 ou 13 chiffres :
Les codes EAN 8 sont réservés à l'usage sur des produits de petite taille (paquets de cigarettes par
exemple).
Les codes EAN 10 ont été remplacés par les codes EAN 13 et sont utilisés sur tous les autres
produits.
Les codes à barres sont destinés à être lus à des distances différentes, et donc les lecteurs ne
mesurent pas la largeur réelle des barres, mais leurs largeurs relatives, en détectant uniquement les
zones de transition selon leur propre référence de mesure.
Cela induit des contraintes élevées sur le codage, car ces lecteurs n’ont au départ aucune
information sur la largeur élémentaire utilisée dans le codage. Ils doivent donc la déduire de ce
qu’ils captent, et être en mesure de déterminer si ce qu’ils ont détecté correspond à la réalité du
codage initial. Par conséquent, le codage intègre plusieurs points de contrôle permettant de régler
automatiquement le lecteur aux particularités du support où ces codes à barres sont imprimés, et de
vérifier la qualité de cette lecture dans les conditions variables où le lecteur sera utilisé.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Code-barres_EAN
Source Wikipédia
GSE gère les codes EAN 13, la norme la plus répandue actuellement.
Pour créer un nouveau code-barres que vous utiliserez sur un des produits de votre stock :
GSE génère alors automatiquement un code-barres qui sera reconnu par n’importe quel lecteur de
codes-barres capable de lire un code EAN.
Pour imprimer un code-barres créé dans GSE, il suffit de cliquer sur l’icône de l’imprimante .
GSE vous permet d’imprimer plusieurs codes-barres que vous pourrez imprimer sur une feuille
simple ou sur des feuilles autocollantes.
Veillez à imprimer avec une qualité d’impression élevée pour que les codes-barres soient
facilement lisibles par les lecteurs.
Si vous possédez une Base de donnée déjà existante et que vous désirez ajouter des codes-barres à
chaque produits dans votre Base de donnée, procéder comme suit :
GSE enregistre alors automatiquement le code-barres de l’article dans la Base de données, sans
vous demander de confirmer !
Une fois le code-barres scanné, GSE passe au produit suivant en descendant automatiquement
d’une ligne dans votre Base de données.
L’option vous permet de descendre de lignes en lignes dans votre Base de données, ce qui
vous permet d’accéder rapidement et plus facilement à vos Produits pour ajouter un code-barres
(vous pouvez visualiser directement grâce à la fenêtre si le Produit contient ou non un code-
barres).
Pour utiliser un smartphone comme un lecteur de code-barres en Wifi, il faut que votre smartphone
puisse communiquer avec votre PC. Pour cela il faut installer, puis configurer un serveur VNC sur
votre PC.
Virtual Network Computing (VNC, signifiant en anglais Informatique virtuelle en réseau), est un
système de visualisation et de contrôle de l'environnement de bureau d'un ordinateur distant. Il permet
au logiciel client VNC de transmettre les informations de saisie du clavier, de la souris ou d’un lecteur
de code-barres à un ordinateur distant, possédant un logiciel serveur VNC à travers un réseau
informatique.
Après l’installation d’un serveur VNC, il vous faudra installer et configurer un lecteur de code-
barres Wifi sur votre smartphone.
L’application utilisera l’appareil photo de votre smartphone pour lire le code-barres de votre
Produit et l’enverra sur votre PC en Wifi comme si le code-barres était directement tapé sur votre
clavier.
(Utilisez de préférence un smartphone avec un flash intégré. Il est souvent nécessaire d’allumer la
lampe du flash pour que l’appareil photo du smartphone détecte bien le code-barres.)
Vous trouverez Gratuitement sur le site www.xlExe.com une procédure complète pour installer et
configurer le logiciel UltraVNC sur un pc, ainsi qu’une procédure complète pour installer un
programme de lecture de code-barres (ScanPet) sur un téléphone équipé du système Androïd.
Il est possible d’utiliser des smartphones avec des systèmes d’exploitation différents comme ios
pour iphone ou Windows Mobile pour Windows Phone à condition que vous y installiez un
programme de lecteur de code-barres en Wifi.
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB s’il est compatible et reconnu sur
votre système d’exploitation où est installé GSE (Système d’exploitation Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB sont capables de lire les codes-barres utilisés par GSE.
Brancher votre lecteur de codes-barres USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Si des lettres minuscules apparaissent dans la fenêtre, verrouiller votre clavier en Majuscule et refaite un
scan.
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB avec un module Wifi s’il est
compatible et reconnu sur votre système d’exploitation où est installé GSE (Système d’exploitation
Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB Wifi sont capables de lire les codes-barres utilisés par
GSE.
Brancher le module Wifi USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Un module ressemble bien souvent à une simple clé USB, mais qui est en fait le récepteur de
lecteur de codes-barres.
NB : La majorité des lecteurs de codes-barres wifi sont livrés avec un câble USB.
Ce câble peut être utilisé en cas de défaillance de votre récepteur Wifi ou en cas de mauvaise
réception.
Le câble vous permet aussi de recharger votre lecteur de codes-barres. (Vérifiez bien que le voyant
de charge reste allumé si vous éteignez ou mettez votre PC en veille.)
Il peut s’agir, soit d’emplacements spécifiques destinés uniquement aux numéros des codes-barres,
Pour utiliser les Codes-Barres dans GSE il faut activer l’option dans les paramètres de GSE .
Sur de nombreux lecteurs de codes-barres du commerce il faut verrouiller la touche Majuscule du clavier
pour que le scan soit correct. GSE effectue cette opération automatiquement .
Cette option est utile si vous stockez par exemple des Produits avec des Dates de péremption, car
vous devez référencer dans GSE des produits avec un même code-barres, mais avec des dates et des
références différentes.
Cette option vous permet notamment d’entendre le nom et la quantité des articles scannés lors d’un
inventaire intégral.
Si votre lecteur de code-barres et bien branché sur votre port USB, cette option permet de vérifier si GSE
le détecte correctement .
NB : il se peut que GSE vous détecte un lecteur de code-barres alors que vous n’en avez pas de branché !
Un lecteur de code barre est simplement assimilé par Windows comme un clavier USB ou un autre
appareil générique.
Une fonction très demandée vient d’être intégrée à GSE, il s’agit de l’Inventaire Intégral.
L’Inventaire Intégral est la comparaison de votre stock réel avec celui de votre Base de données.
Il s’agit simplement d’un Inventaire Global qu’une entreprise ou un commerce peut réaliser une ou
deux fois par an pour connaître l’état de son stock.
Pour effectuer un Inventaire Intégral dans GSE il faut Obligatoirement « le Tableau de Référence
de Code-Barres. » Ce tableau contient tous les codes-barres de commande que reconnaîtra GSE
pour effectuer l’Inventaire.
Si vous utilisez un scanner de code-barres Wifi vous pouvez utiliser l’aide vocale de GSE (cf. Comment
activer l’utilisation des Codes-Barres dans GSE ? ) pour vous déplacer dans votre entrepôt, votre
magasin, et scanner vos Produits sans avoir à regarder l’écran de votre ordinateur.
Pour cela il faut que le volume sonore de votre écran ou des haut-parleurs de votre ordinateur soit
suffisant. Les icônes suivantes vous indiquent si l’aide vocale est activée et vous permet de tester le
volume sonore de l’aide vocale.
DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE :
Après avoir scanné le code de démarrage, GSE prépare la feuille où vous allez effectuer les scans
de votre inventaire. Si vous avez activé la fonction vocale, GSE vous informe de sa mise en place.
GSE se met en mode plein écran, et si elle est activée, l’option vocale
vous invite à commencer le 1er scan.
Vous pouvez scanner tous les articles de votre stock avec un code-barres.
2 sons différents se font entendre à chaque scan, le bip de lecture sur le lecteur même, et le bip de
prise en compte par GSE du scan. C’est pour cela qu’il est préférable de disposer de haut-parleurs
avec un volume adéquat pour effectuer l’inventaire.
EN COURS D’INVENTAIRE :
A chaque nouveau code-barres scanné, GSE intégré le code-barres dans une nouvelle ligne, ajoute
la quantité 1 pour le produit scanné et renseigne le Nom du Produit et la quantité du Produit s’il le
code-barres correspond à un Produit présent dans la Base de données de GSE.
Si le code-barres n’est pas enregistré dans la Base de données de GSE, GSE ajoutera la quantité 1
et mettra PRODUIT NON DANS LA BASE.
FIN DE L’INVENTAIRE :
Lorsque tous les produits de votre stock ont été scannés, il vous faut scanner le code-barres
« Arrêter l’Inventaire Intégral » sur le « Tableau de Référence des Codes-Barres ».
GSE se charge de récupérer tous les articles présents dans votre stock et qui n’ont pas été scannés.
Un Bip de fin et l’assistant vocal, s’il est activé, vous avertissent de la fin de l’inventaire.
Une boîte de dialogue vous confirme la fin de l’inventaire et vous informe qu’un nouveau classeur
vient d’être généré par GSE et qui contient le détail de l’inventaire effectué.
Cette feuille récapitule la quantité pour chaque article scanné et compare ce nombre avec le
nombre d’article référencé dans la Base de GSE.
S’il y a plus d’articles référencés dans la Base de GSE que dans le stock réel, l’écart calculé
s’affiche sur un fond ROUGE.
S’il y a plus d’articles dans le stock réel que dans la Base de GSE, l’écart calculé s’affiche
sur un fond ORANGE.
Le « Tableau de Référence des Codes-Barres » est livré avec « le Pack de Gestion Premium »
ou avec, en cas d’achat de ce Manuel, sur le site d’xlExe.com.
Le Tableau de Référence est livré en format PDF sur une clé USB fournie dans le Pack ainsi qu’un
exemplaire plastifié pour être utilisé rapidement avec le lecteur de codes-barres en Wifi.
Ce Tableau vous permet de piloter GSE à l’aide de codes-barres que vous scannez avec votre
lecteur.
Ce Tableau vous permet surtout de désigner à distance la quantité d’articles présents dans votre
stock.
GSE a d’abord effectué le cumul des codes-barres scannés sur le Tableau, qu’il reconnait comme
des quantités préenregistrées dans sa mémoire, puis enregistre le code-barres de votre produit.
NB : peu importe l’ordre des codes-barres scannés, GSE effectue automatiquement l’addition.
Vous auriez fait un scan des codes-barres suivant :
Le code-barres qui représente 3
Le code-barres qui représente 500
Le code-barres qui représente 250
Le code-barres qui représente 500
Le code-barres qui représente 3
Le code-barres qui représente 100
Tant que le total des scans correspond à votre quantité désirée (ici 1356), le résultat est bon !
Si vous vous êtes trompé dans le cumul des scans, il vous suffit de scanner le code-barres
« Annuler le dernier Scan » sur le Tableau. Mais par sécurité, GSE va alors afficher une demande
de confirmation qu’il faudra venir valider sur votre ordinateur.
Si vous avez scanné un article et que vous désirez le supprimer. Vous pourrez uniquement
supprimer l’article présent sur la dernière ligne de l’inventaire.
Si votre article se trouve au milieu de la liste, vous ne pourrez plus le supprimer avec le lecteur, il
faudra le supprimer manuellement.
Il y a une règle importante à respecter pour que votre Inventaire reste juste :
Après une modification manuelle, il faut IMPERATIVEMENT vérifier que pour le prochain
article scanné, la cellule active sur la feuille d’Excel soit située juste en dessous de la dernière
ligne de la liste de l’Inventaire et en colonne A !
Vous pouvez, à tout moment pendant l’inventaire, activer ou désactiver l’aide vocale d’Excel en
scannant le code-barres « Activer ou désactiver l’aide vocale ».
Par défaut GSE énumère le nom du Produit scanné s’il est enregistré dans sa base de données.
Cette option est pratique pour vérifier la validité des produits scannés, mais ralentit le déroulement
de l’inventaire. Vous pouvez désactiver cette fonction, tout en gardant l’aide vocale, en scannant le
code-barres « Enumérer ou pas le nom des Produits ».
Si vous avez installé Office Excel avec l’installation par défaut, l’assistant vocal est alors présent
sur votre version d’Excel. GSE utilise automatiquement l’assistant vocale à l’aide de VBA, vous
n’avez donc pas de manipulation particulière à effectuer.
Il se peut que l’assistant vocal soit en Anglais si vous possédez une version d’Office avec un
« patch de langue ».
Vous pouvez néanmoins régler la langue utilisée par les applications Offices en cliquant sur
« Préférences linguistiques d’Office 20.. » dans le menu démarrer de Windows.
NB : Pour le moment, à la version 1.4.0 de GSE, l’aide vocale pour l’Inventaire Intégral est
uniquement configurée pour la langue Française. Aucune traduction n’est pour le moment
possible.
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image vide .
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel » , GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de Windows
qui va vous permettre de rechercher une image de votre Produit que vous aurez sélectionnée sur
votre disque dur.
NB : seuls les formats .gif, .bmp et .jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en
charge nativement le .png !
Import Automatique :
Si vous gérez une bibliothèque, GSE va utiliser L’ISBN du livre qui lui est transmis par le code-
barres.
L’ISBN est un numéro international normalisé permettant l’identification d’un livre dans une édition
donnée. Selon le décret n° 81-1068, du 3 décembre 1981, pris pour l’application de la loi relative au prix
du livre, ce numéro doit figurer sur tous les exemplaires d’une même œuvre dans une même édition.
Il a été conçu pour simplifier le traitement des livres en ordinateur : les libraires peuvent passer des
commandes standardisées, les distributeurs ont le même code pour traiter les commandes, et les
retours. Les différentes opérations de gestion dans les bibliothèques et centres de documentation sont
facilitées. Par ailleurs, le caractère international de cette numérotation constitue, à l’étranger également,
une référence unique pour tous les professionnels du livre.
Le numéro ISBN comporte 13 chiffres à ce jour répartis en 5 segments : le premier étant un préfixe
appliqué au produit livre (978 ou 979), le deuxième identifiant la zone linguistique (2 pour les pays
francophones), le troisième l’éditeur, le quatrième un livre précis dans la production de l’éditeur, le
cinquième est un chiffre de contrôle.
En France, l’Agence francophone pour la numérotation internationale du livre vous attribuera un indicatif
ISBN. Une fois attribué, un ISBN ne doit jamais être utilisé de nouveau, même si le titre auquel il a été
initialement attribué est épuisé depuis longtemps.
Source : http://www.afnil.org/default.asp?Info=2
Si vous avez renseigné un code-barres GSE fera apparaître l’option « Recherche d’images
d’articles sur : », avec une liste de sites Internet connus.
En sélectionnant un site , puis en cliquant sur « Recherche GSE » , GSE va alors se
connecter par Internet sur le site sélectionné, ″en demandant″ au site les informations
correspondantes à l’ISBN du livre.
Après avoir importé toutes les images que lui propose le site interrogé, GSE importe les images
dont VBA supporte le format, et vous affiche le résultat dans cette fenêtre dans laquelle il vous
suffit de cliquer sur l’image désirée pour l’associer à votre Produit :
Toutes les images importées manuellement ou automatiquement par GSE ne sont pas intégrées
dans le fichier Excel de GSE.
Toutes les images des Produits, des Clients ou des Fournisseurs sont stockées dans un dossier
externe à GSE appelé « GSE-Pictures ».
Lors de l’importation de votre 1ère image, si GSE ne trouve pas le dossier « GSE-Pictures », GSE
vous prévient qu’il va le créer au même endroit où se trouve le fichier Excel de GSE.
NB : Si vous déplacez le fichier Excel de GSE sur votre disque, vous devrez déplacer
également le fichier « GSE-Pictures » au même endroit, sinon vous n’aurez plus accès à vos
images !
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image vide .
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel » , GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de Windows
qui va vous permettre de rechercher une image pour la Fiche de votre Client ou la Fiche de votre
Fournisseur que vous aurez sélectionnée sur votre disque dur.
NB : seuls les formats .gif, .bmp et .jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en
charge nativement le .png !
Import Automatique :
Si vous cliquez sur le Bouton « Recherche GSE » , GSE va alors se connecter à Internet à
l’adresse indiquée sur la Fiche du Client ou la Fiche du Fournisseur renseignée et va récupérer
les images disponibles et compatibles sur le site indiqué.
Cliquez ensuite sur le Bouton « Modifier la Fiche » pour enregistrer les modifications
effectuées.
Pour utiliser et personnaliser une Facture dans GSE, activer l’option dans les Paramètres de GSE
Ensuite, pour accéder au Modèle de Facture de GSE, cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre
principale de GSE :
INFORMATION IMPORTANTE :
Point N° :
GSE incrémente automatiquement le numéro de la facture à chaque Facture éditée à l’aide de la fenêtre
« Retrait » sur la fenêtre principale.
GSE indique la Date d’édition de la Facture, le jour de l’édition de la Facture.
Point N° :
Le N° de client, son Nom, Adresse, Téléphone etc… sont récupérés par GSE lors du choix du client lors
du Retrait des Produits.
Point N° :
Renseigner à cet endroit vos coordonnées personnelles.
Point N° :
Laisser cet emplacement libre pour GSE !
GSE insérera automatiquement vos articles vendus et vos sorties de stock avec leur quantité respective
ainsi que leurs prix. (En cas de besoin, et après l’édition de la Facture, vous pourrez ajouter ou supprimer
des informations.)
En dehors du Total de la Facture, vous pouvez modifier le pied de page de votre Facture selon votre
convenance.
NB : N’hésitez pas à faire plusieurs essais avant de valider le format de votre Facture.
Astuce : enregistrer plusieurs fichiers du fichier Excel de GSE pour faire vos essais, et garder ainsi votre
fichier d’origine sans modifications aléatoires.
Vous pouvez modifier votre facture selon la charte graphique de votre entreprise.
Pour modifier le logo sur le modèle de votre Facture et sur la fenêtre principale de GSE, allez dans
les paramètres de GSE et cliquez sur l’image pour désigner l’image de votre logo.
NB : seuls les formats .gif, .bmp et .jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant pas en
charge nativement le .png !
Pour que votre logo soit affiché sur votre facture vous devez activer l’option dans les paramètres de
GSE .
Pour l’utilisation de la TVA et des Frais de port dans GSE, il faut activer individuellement chacune
de ces options dans les paramètres de GSE.
Activer la TVA
La TVA sera utilisée pour le calcul des produits durant l’édition de votre Facture.
Vous pouvez attribuer une TVA différente pour chaque Produit lors de sa création dans GSE dans
la fenêtre « AJOUT » et la modifier à tout moment dans la fenêtre « MODIFICATION ».
Activer les Frais de port
Les Frais de port sont renseignés par clients dans GSE.
Sur chaque Fiche client vous pouvez renseigner jusqu’à 3 frais de port différents.
La sélection des Frais de port s’effectue sur la fenêtre de sortie des Produits si l’option « Editer une
facture est cochée ».
NB : En cas de besoin de TVA différentes pour un même Produit, vous pouvez recréer un Nouveau
Produit dans GSE, avec une nouvelle Référence, et lui appliquer le nouveau taux de TVA.
Note : Vous pouvez modifier la TVA ou les Frais de port avant l’impression de votre Facture.
En cas de bugs et d’erreurs dans le logiciel, GSE affichera un message par défaut et bloquera le
programme.
Lors d’une erreur rencontrée par l’utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser le message
d’erreur (pour vos employés par exemple).
Vous pouvez afficher le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas
d’erreur.
Il est conseillé de forcer GSE à s’arrêter si une erreur critique se présente . Si cette option est
désactivée dans GSE, en cas d’erreur GSE continuera de fonctionner à vos risques et périls !
Il est conseillé de laisser GSE enregistrer tous les messages d’erreurs rencontrés afin de
faciliter la recherche d’une solution dans le code source de GSE.
Si vous voulez enregistrer toutes les actions effectuées dans GSE, les accès, les modifications, les
ajouts, les retraits effectués par les utilisateurs, vous devez activer l’option « Enregistrer un
historique de toutes les actions » dans les paramètres de GSE.
GSE enregistrera alors toutes les actions effectuées sur une feuille spécifique.
Pour accéder à cette feuille, il faut se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le
bouton « Historique » sur la fenêtre principale de GSE :
NB : Après un certain nombre d’utilisations de GSE, les données enregistrées sur la feuille Historique
peuvent-être conséquentes, et augmenter la taille de votre fichier Excel. Il est préférable de sauvegarder
votre historique sur un autre classeur ou d’effacer les données inutiles pour optimiser de GSE.
XVIII – Comment modifier, importer ou supprimer une langue dans le logiciel ? (SA)
Importer une langue
GSE peut contenir les données de 15 langues différentes.
Pour corriger ou modifier une langue existante, ou pour ajouter une nouvelle langue, il faut accéder
à la feuille nommée « Traduction » dans GSE.
Connectez-vous en Mode Super-Administrateur, et affichez toutes les feuilles du classeur :
Faîtes un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
Vous pouvez modifier ou corriger les traductions actuelles de GSE en changeant les cellules dans
les colonnes correspondantes.
Pour ajouter une langue, renseigner le nom de la langue en haut de la feuille, à la place d’une
cellule d’entête « Libre » , puis ajouter la traduction dans la colonne correspondante .
NB : Tous les mots traduits de GSE, quelle que soit la langue, doivent être traduits sur la même
ligne, sans quoi, vous n’aurez aucune correspondance cohérente !
Copier l’ensemble de la colonne d’une traduction actuelle (le Français de préférence) et coller la
colonne, (ou moitié par moitié) dans la case gauche de Google Traduction , choisissez la langue
désirée , puis cliquer sur Traduire .
Pour activer une langue enregistrée dans GSE, rendez-vous dans les paramètres de GSE :
Sélectionner l’une des langues configurées dans GSE dans la liste déroulante
1ère option :
Dans l’onglet n°5 des Paramètres de GSE, activer la vérification des mises à jours à l’ouverture de
GSE (cf. capture écran ci-dessus dans Modifier la langue de GSE).
NB : GSE se connectera alors sur le site www.xlExe.com pour vérifier si une nouvelle version est
disponible. GSE se connectera à sa 1ère ouverture de la journée en cours, puis une seule fois par
jour les jours suivants.
2ème option :
Vous pouvez vérifier manuellement si une mise à jour de GSE est disponible en vous rendant dans
l’onglet n°7 des paramètres de GSE :
Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette fonctionnalité !
(cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
7
Vous pouvez paramétrer GSE pour effectuer une sauvegarde automatique de la Base de données.
Bouton de sauvegarde
Cette option vous permet de vérifier que votre Base de données est correctement
enregistrée, sans erreurs. (NB : Le temps de sauvegarde sera allongé.)
Vous pouvez supprimer uniquement les Entrées et les sorties de GSE en une fois.
Cette option peut être utile si votre fichier Excel devient imposant en taille et commence à souffrir
de lenteur d’exécution.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre principale
de GSE :
Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette fonctionnalité !
(cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
Vous pouvez importer des données (sorties de produits d’une caisse enregistreuse par exemple)
dans GSE de façon automatique.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la fenêtre
principale de GSE :
Avec le temps, et si vous modifier manuellement les feuilles du classeur de GSE, il peut arriver
que le fichier Excel de GSE augmente de taille de façon conséquente.
Lorsque vous supprimez des données d’une cellule, même si visuellement votre cellule est vide,
Excel garde en mémoire les mises en forme ou les formats personnalisés et augmente la taille de
sauvegarde de votre fichier.
Si vous êtes détenteur d’un Pack de gestion de GSE, vous bénéficiez du code d’accès aux codes
source de GSE.
Si vous connaissez le langage de programmation VBA, vous pouvez librement modifier le code de
GSE pour votre utilisation personnelle.
NB : Attention, si vous modifiez le code VBA de GSE, n’oubliez pas de prendre en compte le
fait que vos modifications ne seront probablement plus compatibles avec les futurs mises à
jour de GSE !
Pensez à créer des « Modules complémentaires » plutôt qu’une modification directe dans le
code VBA.
De nombreux sites Internet, Forums et livres spécialisés vous permettront de vous familiariser avec
le langage VBA.
VBA (Visual Basic for Application) est un langage universel et relativement facile à appréhender.
Ce qui fait la force principale du logiciel GSE et que vous pouvez le modifier et le rendre
entièrement compatible avec votre infrastructure existante !
En cas de problème ou de besoin spécifique dans votre programmation de GSE, vous pouvez
demander de l’aide sur le Forum d’entraide des utilisateurs de GSE à cette adresse :
http://www.xlexe.com/forum/viewforum.php?f=9
GSE est disponible GRATUITEMENT, et vous êtes libres d’utiliser notre logiciel pour un usage
personnel ou dans le cadre de votre entreprise !
Vous n’êtes pas autorisé à copier et diffuser le code VBA de GSE sans
notre accord explicite !
XXVI - Définitions
VBA :
Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui est intégrée
dans toutes les applications de Microsoft Office, dans quelques autres applications Microsoft comme
Visio et au moins partiellement dans quelques autres applications comme AutoCAD, WordPerfect,
MicroStation, Solidworks ou encore ArcGIS. Il remplace et étend les capacités des langages macro
spécifiques aux plus anciennes applications comme le langage WordBasic intégré à une ancienne
version du logiciel Word, et peut être utilisé pour contrôler la quasi-totalité de l'IHM des applications
hôtes, ce qui inclut la possibilité de manipuler les fonctionnalités de l'interface utilisateur comme les
menus, les barres d'outils et le fait de pouvoir personnaliser les boîtes de dialogue et les formulaires
utilisateurs.
Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux langages
se ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code dans une application hôte Microsoft
Office (et non pas d'une application autonome, il requiert donc une licence de la suite bureautique
Microsoft). Il peut cependant être utilisé pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple,
créer automatiquement un document Word à partir de données Excel).
Le code ainsi exécuté est stocké dans des instances de documents, on l'appelle également macros.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_for_Applications
DATES DE PEREMPTION :
Dans GSE le terme Date de péremption correspond, soit à la date limite de consommation (DLC), soit à
la date limite d'utilisation optimale (DLUO).
DLC :
La date limite de consommation (DLC), ou date de péremption, est une date figurant sur les denrées
alimentaires microbiologiquement périssables susceptibles, après une courte période, de présenter un
danger immédiat pour la santé humaine. Elle est déterminée par le producteur, sauf pour quelques
produits pour lesquels elle est fixée par la réglementation. Elle n'est valable que si les denrées ont été
conservées à une température inférieure ou égale à celle indiquée sur l'emballage. Elle est obligatoire
pour les denrées rapidement périssables, lait frais, yaourts, viande en barquette, charcuterie fraîche,
plats cuisinés frais, ...
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_de_consommation
DLUO :
La date limite d'utilisation optimale (DLUO) est une date indiquée sur l'emballage de certaines
denrées au-delà de laquelle leurs qualités organoleptiques et nutritionnelles ne sont plus garanties : elles
risquent d'avoir moins de goût, moins de vitamines, une consistance différente, sans pour autant
constituer un danger pour la santé. Les denrées concernées sont les produits d'épicerie, le café, les
conserves, les produits surgelés, les biscuits secs, les boissons, etc. Leur vente au-delà de la date limite
d'utilisation optimale n'est pas interdite.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_d%27utilisation_optimale
NUMERO DE LOT :
D'après le projet de règlement sur les critères microbiologiques applicables aux denrées alimentaires, un
Lot s’entend comme un groupe ou une série de produits identifiables obtenus par un processus donné
dans des conditions pratiquement identiques et produits dans un endroit donné et au cours d'une période
de production déterminée"
BON DE LIVRAISON :
Le Bon de Livraison est un document, établi par le fournisseur à la préparation de la livraison, qui
accompagne la marchandise et est remis à l'acheteur, par le livreur, à la délivrance de la marchandise.
Il comporte les informations essentielles sur l'envoi : date de livraison, nom du client, adresse de livraison
et détail des marchandises livrées (nature, référence, quantité).
Il est généralement établi en deux exemplaires, l'un conservé par le client, l'autre servant de bon de
réception.