Système et Gestion

documentaire
Mme LEFEVRE
Consultante QHSCT
 Confiance (à priori) d’un client ou donneur d’ordre !

Comment vous faites ?

Montrez – moi !

Pour chaque thème ou exigence d’une norme

imposée par le client

Nécessité de mise en œuvre d’une démarche formelle (écrite) pour décrire son
système qualité: Système documentaire
 Système documentaire

Arborescence d’un système documentaire

Manuel de management Cartographie des

processus

Instructions,
Fiche processus modes
opératoires
et consignes

Supports
d’enregistrement
Système documentaire
 Système documentaire

Cartographie
Manuel Qualité des
processus

Procédure A Procédure B Procédure N

ou ou ou
Fiche Processus Fiche Processus ……. Fiche Processus
(processus X1) (processus X2) (processus Xn)

Instruction A1

Instruction A2

Instruction An

Document de travail et/ou d’enregistrement

 Système documentaire
Manuel qualité :
Document spécifiant le système de management de la qualité d'un organisme.
Modification notable sur la version 2015 visant à alléger les systèmes (ISO
9000)
 Gestion du manuel
 Présentation de la société/historique Document synthétique
 Engagement de la direction à usage interne et
externe:
 Politique qualité
• Vendre les services
 Responsabilité et autorité de l’entreprise
 Documentation du système qualité • Connaissance de
l’entreprise pour les
 Cartographie des processus
nouveaux arrivants
 Interactions entre les processus
 Principes retenus pour chaque exigence des référentiels
(expl. ISO 9001)
 Applicabilité des exigences (expliquer)
 Le périmètre concerné
www. Mot clé : Manuel qualité !
 Système documentaire – Exemple de sommaire d’un MMQ

Sommaire
1/ Objet et gestion du manuel de management
2/ Présentation de l’entreprise et ses activités
3/ Contexte de l’entreprise
      Enjeux et contexte
      Compréhension des besoins et des attentes des parties intéressées.
      Domaine d’application du système de management de la qualité
      Système de management de la qualité et approche processus

4/ Leadership
      Politique qualité - Communication
      Rôles, responsabilités et autorités

5/ Planification du système de management de la qualité

      Planification de la qualité et modifications
      Risques et opportunités
      Tableau de bord et objectifs qualité
      Modification du SMQ

6/ Évaluation des performances §  Annexe 1 : Déclaration de politique

      Surveillance, mesure, analyse et évaluation Qualité
      Satisfaction du client §  Annexe 2 : Schéma d’organisation
      Audit interne des processus
      Revue de direction §  Annexe 3 : Organigramme
fonctionnel
7/ Amélioration
      Non-conformité et action corrective
      Amélioration continue

8/ Processus Support
      Système documentaire
      Gestion des connaissances
 
9/ Réalisation des activités opérationnelles
 
 Système documentaire

La procédure

Définition : Manière spécifiée d'accomplir une activité

Document à usage interne

Système documentaire
 Système documentaire

Les procédures suivent généralement le plan suivant :

Objet : c’est dans cette partie que vous décrivez en quelques lignes le pourquoi de la procédure : « cette
opération décrit l’ensemble des dispositions prises par notre société X pour apporter à notre personnel
l’ensemble des formations nécessaires au maintien des compétences que requiert notre métier ».
Domaine d’application : vous répondez ici, à la question « où et quand utilise-t-ton cette procédure ? ».
Par exemple : « cette procédure s’applique à l’ensemble du personnel de la société X ».
Définitions : expliquez les mots, abréviations, symbole que vous avez utilisés dans cette procédure
pouvant prêter à l’interprétation ou confusion. Cette partie « définition » n’est pas obligatoire au sein de
la procédure. Vous pouvez regrouper dans un glossaire général, l’ensemble des mots délicats utilisés
dans vos documents.
Synoptique : un petit dessin valant toujours mieux qu’un long discours, représentez votre processus
sous forme de synoptique (encore appelé ordinogramme ou logigramme). Pour une meilleure efficacité
de votre représentation, découpez l’axe des abscisses (horizontal) selon les différentes fonctions de
votre entreprise avec à l’extrême gauche vos fournisseurs extérieurs et à droite vos clients, ce qui
permet de formaliser les relations clients – fournisseurs externes et internes.
Description des étapes : votre processus étant maintenant découpé en étapes successives, vous pouvez
expliciter chaque case de votre synoptique en précisant :
Qui est responsable et comment se fait la transformation ?
Les données de sortie
 Système documentaire

La procédure
Définition : Manière spécifiée d'accomplir une activité

 Objet
 Domaine d’application
Description de l’activité

Quoi ? Comment ? Sur quoi ? Qui ?

Nature précise de l’action Document de travail et/ou

d ’enregistrement à produire

Méthode de travail Responsabilité associée

préconisée
 wwwwwwwwwwwwww FICHE PROCESSUS : Identification : FP 02

Traitement des commandes Indice :a

Rédigé par: Date : Approuvé par: Date mise à jour :

Finalité du processus et domaine d’application:

La présente fiche a pour objet de définir les modalités internes d’organisation et de planification des actions
du processus de traitement des commandes.

Donnée(s) d’entrée : Produit(s) de sortie :

Réception d’une commande Transmission dossier affaire

complet au responsable atelier

Instructions associées : Documents de travail et/ou d’enregistrement :

Néant
- Document ENR 33 : dossier Affaire (formalisation de la revue
de contrat
- Document ENR 34 : AR (Accusé réception de commande)
Documents d’origine externe :
- Commande client

Moyens matériels : Pilotage: Mesure d’efficacité :

ADM Indicateur taux de service (respect des délais)
ERP CLIPPER

Processus en interaction Objet(s) de l’interaction

Production Donnée de sortie processus = donnée d’entrée de la production
Système documentaire
Système documentaire
 Système documentaire

Modes de gestion documentaire

Papier

INTRANET
Précautions à prendre
- Maîtrise des processus de création
et de modification des documents
Papier + - Retrait du service des documents
INTRANET obsolètes
- Maîtrise des droits d’accès
- etc….
 Système documentaire

Quand doit-on spécifier sur des procédures ou instructions ?

- Ce qui est imposé par le(s) référentiel(s) ou le(s)

client(s)
- Ce que l’entreprise s’impose (Approche par les risques)

Approche à adapter à l’activité

 Organisation documentaire « Qualité »

Organisation générale – Leadership

Politique Qualité – Management de la Qualité
Manuel de Management

Organisation de la maitrise du processus : Fiche

- Finalités Fiche Processus 1 Processus N
- Données d’entrée et de sortie
- Instructions applicables
- Documents de travail et
d’enregistrement
- Pilotage et mesure de performance
- Synoptique actions & responsabilités
- Moyens…...

Maitrise des risques

Méthode particulière à un processus ou une Instruction Instruction
partie du processus ou à un procédé

Maitrise des risques

Méthode fabrication et contrôle produit ou Modes opératoires
famille de produits

Documents de preuve et de traçabilité Documents d’enregistrement

 Intégration des systèmes de management
ou
SMI (système de management intégré)

Objectif : Mettre en œuvre de façon cohérente et complémentaire des

politiques
Qualité, Hygiène & Sécurité, Environnement… conformes aux exigences
des référentiels (par expl. ISO 9001 + OHSAS 18001 + ISO 14001….).

> Choix du niveau d’intégration le mieux adapté à l’organisation.

> Gain de temps et de productivité.
> Optimisation des ressources.
> Recherche de cohérence et réduction du risque de contradiction.

Le développement durable implique une vision globale que seul le SMI peut permettre.
 Construire le référentiel des référentiels

Les clients
Sécurité
OHSAS 18001
Social
SA 9000
Le personnel
Qualité
ISO 9001

Environnement
ISO 14001

Préservation de l’environnement
Le contexte normatif
• Contexte Français :
– AC X50-200 Systèmes de management intégré - Bonnes
pratiques et retours d’expérience

– FD X50-189 Systèmes de management – Lignes directrices pour

leur intégration

• Contexte international :
– Des normes nationales étrangères telle l’AS/NZS 4581 : 1999
 Harmonisation des systèmes documentaires à l’intégration globale
Politique
Politique et stratégie environnementale Politique d ’hygiène
qualité et sécurité

Manuel qualité
Document
Procédures ou unique
fiches processus
qualité
Procédures
Instructions Manuel sécurité
qualité management
environnement
Consignes de
Documents de
Procédures sécurité
travail
environnement
Documents Documents de
d’enregistrement Documents de travail
travail

Documents Documents
d’enregistrement d’enregistrement
Harmonisation des systèmes documentaires

Manuel de
management

Fiche
Procédures
processus

Instructions ou consignes

Documents de travail et d ’enregistrement