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La procdure de matrise documentaire rpondant aux exigences ISO

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Comment dfinir la procdure de matrise des documents?

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Comment dfinir la procdure de matrise des documents qui est une des procdures obligatoires de tout systme de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ). Que signifie la revue documentaire?

Pourquoi une procdure de matrise des documents?

Dans tout systme de management (qualit, environnement, scurit, ) il est important de matriser non seulement les documents cres en interne (procdure, instruction, par exemple), mais galement ceux qui proviennent de lextrieur (normes lies aux produits, rglementations, informations clients, par exemple).

Quels mcanismes faut-il matriser?

Toute information utilise dans le cadre des activits dun organisme doit tre exacte afin dviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de matriser les mcanismes suivants : Pour les documents internes Approuver les documents avant diffusion : Linformation doit tre exacte. Identifier les modifications apportes aux documents ayant t modifis : Linformation modifie doit tre facilement identifiable pour le lecteur. Assurer la disponibilit des documents applicables : Linformation doit tre accessible pour le lecteur. Aucune ambigut ne doit exister quant la version du document. Le document est dans sa bonne version. Identifier les documents prims seulement sils cohabitent avec les documents applicables : Linformation doit tre exacte. Pour les documents externes Identifier les documents dorigine externe utiles lentreprise : interaction avec les clients, les fournisseurs, les parties intresses en gnral.

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Diffuser les documents aux personnes concernes : Linformation doit tre exacte.

Que faut-il comprendre du mot revue ?

Lexigence des rfrentiels de management (ISO 9001, ISO 14001, ) voque le terme de revue : Revoir, mettre jour si ncessaire selon lISO 9001 : 2008. Le terme de revue documentaire est un mcanisme permettant de sassurer que le document est toujours valable en terme de contenu. Dans labsolu, et vous avez raison, on ne devrait pas effectuer de revue documentaire. Si une activit volue ou si une information externe volue, nous devons toujours nous poser la question suivante : Cet vnement a t-il un impact sur la documentation applicable? Cest vrai, mais dans la ralit on saperoit que les documents drivent dans le temps. Le mcanisme de revue permet ainsi de sassurer que la documentation applicable est toujours exacte. Il faut donc dfinir la responsabilit de la revue documentaire dans votre procdure. Dans la pratique, cest le rle du pilote de processus. Remarque : Ce nest pas le rle de laudit interne de faire la revue documentaire dun processus. Il ne faut pas se tromper de finalit de loutil daudit :
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Russir les audits internes en 4 tapes (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-interne/)

Comment simplifier la matrise des documents?

La meilleure faon de simplifier la matrise documentaire est de dmatrialiser la documentation, en utilisant un espace disque sur le rseau informatique de lentreprise. Cela va vous garantir un lieu unique pour trouver linformation pertinente. En dclarant cette zone , en lecture seule (gestion des droits des rpertoires), vous allez pouvoir garantir que les documents applicables sont matriss. Donnez les droits quelques personnes. Pourquoi pas les pilotes de processus? Il existe galement des applications logicielles permettant de grer les documents (version, workflow dapprobation, ). Dans tous les cas, allez-au plus simple dans la solution mise en uvre pour la gestion de votre documentation. Vous pouvez vous affranchir des signatures des documents, dans la mesure o vous dfinissez clairement les responsabilits lies la matrise documentaire. Donnez un titre un document, mettre en place une pagination par lot ( page x/xx) et une version (numro et/ou date du document) sont les lments ncessaires et suffisants pour garantir une matrise documentaire.

Comment formaliser votre procdure?

Tlcharger un modle de procdure de matrise des documents rpondant entirement aux exigences de matrise documentaire.

Procdure de matrise des documents (http://www.ameliorationcontinue.fr/wp-content/uploads/2011/12/Proceduremaitrise-des-documents.doc)

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Voir aussi : 1. 2. 3. 4. 5. Comment rpondre une non conformit suite laudit? (http://www.ameliorationcontinue.fr/reponse-non-conformite/) La documentation obligatoire ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/) Comment auditer un projet? (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-projet/) Les projets damlioration avec la gestion de projets (http://www.ameliorationcontinue.fr/les-projets-damelioration/) Comment dynamiser votre communication ? (http://www.ameliorationcontinue.fr/dynamiser-communication/)

Mots-cls: documentation (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/documentation-2/), ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/iso9001/), matrise des documents (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/maitrise-des-documents/), matrise documentaire (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/maitrise-documentaire/), tlchargement (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/telechargement/), tlcharger (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/telecharger/) Partager cet article :

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12 commentaires pour Comment dfinir la procdure de matrise des documents?

1. Ines dit : 16 dcembre 2011 9 h 18 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page1/#comment-1686)

Bonjour Je voulais savoir quelle est la diffrence entre la politique Qualit de lentreprise et les objectifs de lentreprise. Autrement dit, est ce quon doit distinguer les deux notions? Objectifs qualit de lentreprise Autres objectifs de lentreprise Merci davance

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2.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 16 dcembre 2011 16 h 15 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page1/#comment-1689)

Bonjour Ines, La politique qualit est le moteur de votre systme de management de la qualit. En remplaant le mot qualit par satisfaction des clients , cela devient plus clair : La politique de satisfaction de vos clients est le moteur de votre systme de management de la satisfaction

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client.

La procdure de matrise documentaire rpondant aux exigences ISO

La politique qualit sinscrit donc compltement dans la politique gnrale de lentreprise. Elle comprend des axes orients clients . Ces axes vont se dcliner ensuite en objectifs et en plans dactions. Dans le cadre dune revue de direction, il vous sera alors possible dvaluer votre politique qualit travers sa capacit atteindre les objectifs associs. Faut-il distinguer les objectifs qualit des autres objectifs de lentreprise? Surtout pas. Il est important que dans le tableau de bord de lentreprise, on trouve des objectifs conomiques (Chiffre daffaires, productivit, ) associs des objectifs qualitatifs (cots de non qualit, taux de service client). Les deux aspects sont indissociables, de mon point de vue. Je vous invite de lire mon article traitant de comment faire de la politique qualit un outil de management (http://www.ameliorationcontinue.fr/la-politique-qualite/). Au plaisir de vous lire. Je vous invite

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3.

Nad dit : 4 janvier 2012 14 h 59 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1772)

Bonjour Mr.Weber, Pour votre fiche de procdure de la documentation, jai remarqu que la grande responsabilit de la documentation revient au pilote du processus. Prenant compte de mon poste de responsable de qualit -bureau des normes- je vois que ma tche -selon votre procdure- se limite la diffusion de la documentation. Ma question est: Est-ce que la mise jour de la documentation interne et externe de notre produit fait partie des tches du pilote? Lexigence 4.2.3 de la norme ISO 9001:2008 fait elle partie de la tache du pilote de processus? Merci, et bonne continuation.

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4.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 7 janvier 2012 16 h 29 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1778)

Bonjour, Votre question est en effet trs intressante. Dans labsolu, le systme de management de la qualit est pris en compte par le management, dont les pilotes de processus, puisque ces derniers sont en charge de la matrise des processus. Il faut absolument responsabiliser les pilotes de processus aux responsabilits suivantes : Matrise documentaire Matrise des enregistrements Matrise du produit non conforme Mise en oeuvre daudits internes Mise en oeuvre dactions correctives et prventives Remarque : Vous constatez que les diffrents points voqus concernent les procdures obligatoires dun SMQ. Qui Qui Qui Qui Qui est le mieux plac pour pour dfinir ses besoins en documentation, puis de les grer? gnre les enregistrements? doit contribuer (dtection, partie du traitement) dun produit/service non conforme? doit prendre en compte les rsultats dun audit interne? doit amliorer son processus travers les actions correctives et prventives?

Rponses : Le pilote de processus, les activits du processus et les acteurs du processus. En tant que responsable Qualit, en fonction de la taille de lentreprise, il se peut que vous preniez en charge des activits oprationnelles dans les diffrents sujets voqus : Vrifier que la documentation est conforme aux rgles donnes par la procdure de matrise des documents Vrifier que les enregistrements obligatoires (exigences ISO 9001 et autres exigences) aient bien des rgles de matrise Participer une tape du traitement du produit non conforme Raliser les audits internes

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Participer la rsolution dun problme

La procdure de matrise documentaire rpondant aux exigences ISO

En conclusion, lensemble des exigences transversales li aux procdures obligatoires sont pour moi de la responsabilit dun pilote de processus : Cest la situation idale. Dans la pratique, il existe videmment des variantes dorganisation dans les entreprises. Toutefois, si vous souhaitez que les acteurs de lentreprise sapproprient vraiment le SMQ, il faut imprativement viter le phnomne de centralisation au service qualit. Transfrer les responsabilits aux oprationnels, dans le cadre de leurs activits oprationnelles. Gardez toutefois la fonction de contrle : le respect des rgles dfinies. Au plaisir de vous lire Pascal Weber

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Nad dit : 9 janvier 2012 7 h 55 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1786)

Bonjour Mr.Weber, Ce que jai compris, cest le pilote de processus qui a la grande responsabilit de la matrise des documents. Selon votre procdure le responsable de qualit est responsable de la diffusion. Mes questions sont: Que voulez vous dire du responsable de qualit? Est-ce que le directeur de qualit ou bien un des responsables de ses bureaux? Si oui, lequel des responsables de qualit est charg de la diffusion de la documentation (bureau de non conformit,bureau des normesetc)? Et en terme de documentation, jaimerai que vous prciseriez plus le genre de la documentation (quelle soit externe ou interne) en nous donnant des exemples si possible! Merci. Mes salutations.

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 9 janvier 2012 19 h 54 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1788)

Bonsoir, Dans larticle Comment dfinir la procdure de matrise des documents (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrisedocuments/) jvoque en effet la responsabilit des pilotes de processus dfinir la documentation ncessaire et suffisante la matrise de leurs processus. Qui fait quoi dans lapprobation et la diffusion des documents peut diffrer dune entreprise lautre. Dans le cadre de votre organisation, il me semble que le bureau des normes serait le plus appropri, dans la mesure o il gre lensemble des standards applicables dans lentreprise. Il pourrait valider que la documentation rpond bien aux exigences de la procdure de gestion des documents (exigences 4.2.3 de la norme ISO 9001 : 2008). Il pourrait tre le garant de la documentation applicable, voire diffuser les documents en accord avec les pilotes de processus. Encore une fois, cela reste votre choix dorganisation. La documentation interne est large. On y trouve pas seulement le manuel qualit, les procdures obligatoires (norme ISO 9001 : 2008), des instruction, des formulaires. On y trouve galement des procdures dorganisation, des modes opratoires de contrle en fabrication ou par prlvement, de production (montage), vrification dun instrument de mesure (pied coulisse, micromtre, ), La documentation externe concerne, par exemple, des normes lies la conception de produit, aux normes systmes (ISO 9001, ISO 14001, ), aux documents fournis par les clients (plans, protocole de contrle, .). Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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7.

COTARD dit : 22 fvrier 2012 19 h 59 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1977)

Bonsoir, votre article est trs intressant et pertinent. Ceci tant, je souhaiterai avoir un exemple de procdure documentaire titre dexemple. Cordialement. Marie-Anne

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 22 fvrier 2012 20 h 06 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1978)

Bonsoir Marie-Anne, Un exemple de procdure de matrise documentaire est disponible en tlchargement la fin de larticle Comment dfinir la procdure de matrise des documents? Jai modifi la police et la couleur afin que le lien apparaisse mieux. Je vais dailleurs prvoir prochainement un menu Tlchargement afin de faciliter laccs aux diffrentes ressources. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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9.

Sebastien dit : 27 mars 2012 15 h 02 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment2078)

Bonjour Pascal, Jai parfois limpression dtre trop radical dans mes actions dallgement mais avec votre procdure je vois que je ne suis pas si radical que a ! Je suis arriv dans une entreprise o notre systme documentaire tait trs (trop) lourd (manuel qualit sur le modle norme renverse ; procdures tellement dtailles que lon prcisait la page, lencadr voire mme la case cocher dun document pour louverture dune fiche de non-conformit client ; une diffusion papier individuelle avec margement ; etc). Jai donc entam un allgement en masse de tout ce qui rend le systme documentaire trop lourd et donc non consult par les utilisateurs. La dcouverte de votre site mencourage poursuivre mes efforts et je vous en remercie.

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10.

Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 27 mars 2012 18 h 04 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment2082)

Bonjour Sbastien, Merci de votre retour dexprience concernant la matrise documentaire. Le BSP (Bon Sens Pratique) peut tre utilis sans modration. Bravo! Avez-vous dj commenc revoir votre manuel qualit? Quels sont les clients de ce document obligatoire? Clients et/ou personnel de lentreprise? Je vous invite lire larticle consacr la mise en place dun manuel qualit valeur ajoute : Comment faire du manuel qualit un outil valeur ajoute? (http://www.ameliorationcontinue.fr/le-manuel-qualite/) Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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11.

benomar dit : 5 janvier 2013 21 h 30 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment3321)

Bonjour, merci de mexpliquer la diffrence entre laudit interne selo ISO9001 et celui selon ISO22000

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12. Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 19 janvier 2013 9 h 10 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment-3326)

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Bonjour,

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Je nai pas la norme ISO 22000 sous la main, sachant que je ne travaille pas dans le domaine de lagroalimentaire. La norme ISO 22000:2005 est aligne sur lISO 9001. Dans cas, il ny a pas de diffrence a priori dans la manire daborder les audits internes. Un systme de management ISO 22000 sattache garantir la matrise des risques travers la mthodologie HACCP. Un systme de management ISO 14001 sattache matriser les impacts environnementaux travers une approche des risques. Un systme de management ISO 27001 sattache matriser le systme dinformation travers une approche des risques (disponibilit, intgrit, confidentialit) lis aux actifs de lentreprise. Un systme de management ISO 9001 attache satisfaire les clients de lentreprise. Tous les thmes sont ncessairement adresss par les mmes hommes (organisation de lentreprise). Il est normal que les audits internes se passent de la mme manire. Il sagit tout dabord de valider la conformit du systme de management aux exigences du ou des rfrentiels retenus, ainsi quaux exigences rglementaires & lgales, ainsi qu vos propres exigences de lentreprise. Le deuxime aspect concerne la capacit du systme de management atteindre ses objectifs (efficacit) en sappuyant sur ses politiques. Le domaine dapplication de la norme ISO 19011:2012 qui se limitait dans la version prcdente laudit des systmes de management de la qualit et de management environnemental, concerne cette fois laudit de tous les systmes de management quels quils soient. Tout cela est parfaitement logique dans la mesure o les entreprises ont le besoin de grer des systmes de management intgrs. Nhsitez-pas menvoyer lextrait consacr aux audits internes, si vous pensez que cest ncessaire. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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