SMQ.PRO.

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PROCEDURE DE MAÎTRISE Version A
DES INFORMATIONS DOCUMENTÉES
Date : 19/09/2022
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Procédure De Maîtrise
des Informations Documentées

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REDIGEE PAR
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MISE A JOUR DU DOCUMENT

Indice de révision Date Objet
A 15/09/2022 Création
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Sommaire

I. Objet De La Procédure

Ii. Domaine D’application

Iii. Documents De Reference

Iv. Définitions Et Abréviations

V. Responsabilités
Vi. Contenu :
1. Règles de Rédaction et de Gestion
2. Structure des documents qualité
3. Identification
4. Rédaction
5. Vérification
6. Approbation
7. Enregistrement
8. Diffusion
9. Modification & Evolution
10. Classement & Archivage
11. Destruction & Elimination
12. Règle de maîtrise des données
13. Gestion des documents d’origine externe
14. Revue des documents
15. Logigramme
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I. Objet De La Procédure :
La présente procédure à pour objet de définir les règles de gestion des informations
documentées de la société PRODERMA DERMOCOSMETIQUE qui permettent :
➢ La création : identification, description, format et support ;
➢ La mise à jour : approbation et revue documentaire ;
➢ La disponibilité et la protection ;
➢ La distribution, l’accès, la récupération et l’utilisation ;
➢ Le stockage, la protection et la préservation de la lisibilité ;
➢ La conservation et l’élimination.
➢ La maîtrise des modifications
➢ La maitrise des documents d’origine externe

II. Domaine D’application :

La présente procédure s’applique à toutes les informations documentées du système
management qualité de la société PRODERMA DERMOCOSMETIQUE, exception faite du manuel
qualité qui dispose de son propre mode de gestion ainsi que certains documents réglementaires
(registres légaux, documents commerciaux...).

III. Documents De Reference :

- Norme ISO 9001 : 2015.
- Norme ISO 9000 : 2015.
- Manuel Qualité : Chapitre 7.5- Informations documentées.

IV. Définitions Et Abréviations :

- Manuel Qualité : Document spécifiant le Système Management de la Qualité d’un
organisme.
- Processus : ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments
d’entrée en éléments de sortie.
- Information Documentée : information qui nécessite d’être contrôlée et tenue à jour par
un organisme et le format sur lequel elle est contenue
- Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus.
- Instruction de travail : Manière détaillée décrivant les tâches assurant le bon
fonctionnement d’une ou de plusieurs activités d'un processus.
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- Mode opératoire : Suite d’opérations simples pour réaliser une tâche particulière.
- Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d’une activité.
- Vérification : Examen pour s’assurer que l’information documentée décrit bien les
dispositions pour lesquelles elle a été créée ou modifiée, qu’elle est pertinente et conforme
aux exigences normatives
- Validation : confirmation par des preuves objectives que les exigences pour une utilisation
spécifique ou une application prévue ont été satisfaites
- Approbation : Action visant à valider le contenu d’un document par rapport à l’ensemble
du système.
- Document périmé : Document qui n’est plus en vigueur dans le système de l’entreprise
- Revue : détermination de la pertinence, de l’adéquation ou de l’efficacité d’un objet à
atteindre des objectifs définis.
- SMQ : Système de Management de la Qualité
- GR : Gérant
- RMQ : Responsable Management Qualité.

V. Responsabilités :
- Le RMQ est responsable de la rédaction et de la mise à jour de la présente procédure.
- Le Gérant est responsable de la vérification de cette procédure.
- Le Gérant est responsable de la validation de la présente procédure
- L’ensemble des Pilotes Processus sont responsables de l’application de la présente
procédure.

VI. Contenu :

1. Règles de Rédaction et de Gestion :

- Les informations documentées relatifs au SMQ sont rédigés par les personnes ayant à les
appliquer ou à les faire appliquer. En cas de besoin, un groupe de travail peut être créé à cet
effet au niveau de la structure concernée.
- Le contenu est rédigé de la manière la plus claire et le plus simple possible de façon à être
assimilé facilement par le lecteur.
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1. Structure des documents qualité :

La structure des informations documentées (procédures, instructions de travail ou modes
opératoires…) est définie en sept points au minimum :
a. Titre du document : Définit le sujet du document, il doit être précis de façon à
indiquer l’objet de l'information documentée.
b. Objet : Définit les objectifs à atteindre des informations documentées.
c. Domaine d’application : Définit les limites d’application des informations
documentées. (Où et quand ?)
d. Documents de référence : Citent les documents qui servent de sources à la rédaction
des informations documentées.
e. Définitions et abréviations : Définissent précisément les termes spécifiques et les
abréviations utilisés dans les informations documentées.
f. Responsabilités : Cite les responsables qui veillent à l'application des informations
documentées relatifs au SMQ ainsi qu'à leur mise à jour.
g. Contenu : Peut être un texte, un texte accompagné d’un logigramme ou un
logigramme uniquement.
NB : Cette présentation ne concerne pas les informations documentées à conserver comme
preuve de conformité (enregistrements).

3. Identification :
L’identification des informations documentées (Processus, Manuel qualité, procédures,
instructions de travail et modes opératoires) se fait selon l'instruction de travail "Règles
d'identification des informations documentés".
4. Rédaction : Les informations documentées relatifs au système de management de la qualité
sont élaborées à l’initiative du service utilisateur, par le pilote de processus.
5. Vérification : La vérification des informations documentées est du ressort du RMQ qui doit
apposer la date et sa signature.
6. Approbation : L’approbation des informations documentées est de la responsabilité du
Gérant. Une fois que le document est approuvé, le gérant appose la date et sa signature.
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La date d’approbation d’une information documentée vaut date de sa mise en application

figurant au cartouche moyen du document en question.
Les informations documentées à conserver (enregistrements) liés à des processus ou à des
procédures sont déclarés approuvés dès approbation des informations documentées
auxquels ils sont rattachés.
Les originaux des informations documentées sont conservés dans un classeur par le RMQ
avec la mention « ORIGINALE »
7. Enregistrement : Toutes les informations documentées, dès leur approbation, sont
enregistrés par le RMQ sur la liste des informations documentées applicables. Cette liste
contient toutes les informations documentées du SMQ en vigueur à PRODERMA
DERMOCOSMETIQUE. L’application d’une information documentée ne devient effective qu’à
compter de sa date d’approbation.
Toute création, modification ou suppression d’un formulaire d’enregistrement relatif à la
qualité est effectuée selon les dispositions de la procédure maîtrise des informations
documentées.
La liste des enregistrements relatifs à la qualité est gérée par le RMQ.
Le contenu des informations documentées à conserver (enregistrements) relève des
différents responsables concernés.
Le classement, la gestion et le versement aux archives des enregistrements est du ressort des
pilotes de processus et de leurs collaborateurs.
La liste des enregistrements relatifs à la qualité est composée de six (07) colonnes :
- Intitulé de l’enregistrement : Permet de définir le titre du document.
- Identification : Permet d’identifier l’enregistrement par un numéro et/ou une date.
- Rattachement : définit le processus auquel appartiens le document.
- Gestionnaire : permet de savoir quel pilote gère le document
- Lieu et durée : Définit le lieu ou on peut accéder et ou est préservé l’enregistrement
ainsi que la duré de classement (ex : bureau)
- Lieu et durée d’archivage : Définit le lieu où l enregistrement est archivé ainsi que la
durée d archivage.
- Elimination : défini le moyen par le quel le document devra être détruit.
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8. Diffusion : Les informations documentées relatifs au SMQ sont diffusés comme suit :
• Diffusion contrôlée : Cette diffusion signifie que les destinataires sont identifiés et
reçoivent systématiquement les différentes révisions ultérieures du document diffusé
avec la mention « Diffusion contrôlée ».
• Diffusion non contrôlée : Ce type de diffusion signifie que les destinataires ne reçoivent
pas systématiquement les révisions ultérieures.
La diffusion des informations documentées est assurée par le RMQ. Les documents diffusés sont
consignés sur un formulaire de diffusion géré par le RMQ.
L’utilisation de toute photocopie d’une information documentée qui ne contient pas sur la page
de garde la mention : « Valable pour diffusion » apposée avec un cachet humide rouge est
strictement interdite.
9. Modification et Evolution :
Tout employé de PRODERMA DERMOCOSMETIQUE peut demander la modification (ou la
création, ou la suppression) d’une information documentée. Pour ce faire, il remplit une
demande de modification qu’il soumet à sa hiérarchie.
En cas d'accord, elle est transmise au RMQ pour vérification de sa pertinence ainsi que de sa
conformité aux exigences de la norme et aux règles définies par la présente procédure.
En cas d'avis favorable, les dispositions à prendre sont les mêmes que celles relatives à la
première rédaction. Un indice de version est attribué au document par le RMQ.

10. Classement et Archivage :

Les originaux des informations documentées sont classés dans des classeurs par le RMQ.
Les versions originales périmées sont identifiées par la mention : document périmé et sont
classées dans un classeur des éditions périmées à des fins d’historique.
Le RMQ classe l’original des éditions périmées pour une durée de trois (03) années en exclusion
des documents gérés par la réglementation Algérienne en vigueur.

11. Destruction et Elimination :

Les informations documentées non originaux périmés sont détruits par le RMQ. Les originaux
des éditions périmées sont également détruits par le RMQ dès la fin des trois années de
classement.
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12. Règle de maîtrise des données :

En ce qui concerne les données informatiques, chaque utilisateur de l’outil informatique procède
aux sauvegardes nécessaires et ce conformément aux spécificités de son travail et des
équipements utilisés (serveur, disque dur...).

13. Gestion des informations documentées d’origine externe :

Tous les information documentées (documents) d’origine externe sont répertoriés sur la liste
des documents externes applicable. Sur cette liste est désigné la structure ainsi que la personne
chargée de réceptionner chaque document, l’endroit ou ce dernier doit être archivé et les
structures avec qui il devra être partagé, ainsi que la date de mise a jour.
Le RMQ est tenu de mettre à jour cette liste autant de fois qu'il est nécessaire et cela pour les
points suivants :
• Identification d’un nouveau document.
• Changement de personne ou structure chargée de la réception du document.
• Changement dans la structure devant être en copie.
• Identification d’autres structures devant être en copie.
Les pilots et les personnes concernées sont tenus d’informer le RMQ par un mail de tous
nouveau document identifié qui ne figure pas sur la liste afin de pouvoir le rajouter et mettre à
jour la liste.
Le RMQ devra partager par mail la nouvelle version a chaque fois qu’un changement est apporté
au document (liste) avec la date de la mise a jour.
14. Revue des informations documentées :
Les informations documentées font l’objet d’une revue par le RMQ et les pilotes de processus
durant leur utilisation et chaque fois que nécessaire mais sont revus systématiquement durant
les audits.
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15. Logigramme :
Responsable Actions Documents
Responsable de Fiche de
Expression du besoin Création /
Structure création/modification
Modification

Responsable de Analyse du besoin Fiche de

Structure, GR/RMQ création/modification
non
Abandon OK ?

oui
Personne habilitée Rédaction du document Projet de document

RMQ Vérification du document Projet de document

non
OK ?

oui
Liste des
Approbation
GR informations
documentées
non Liste de diffusion
OK ?

oui
Enregistrement /diffusion
RMQ
Revue des des
Responsable de Revue des documents informations
Structure, le RMQ documentées

Procédure de
A Modifier A Maintenir A Supprimer maitrise des ID

Destruction
RMQ Archiver des éditions
périmées

16. Annexes : Voir liste des informations documentées applicables