A quoi peut servir un formulaire Google ?

Dans la famille Google Documents, je demande le formulaire ! Tout utilisateur disposant d’ un compte
Google peut donc en créer. Mais pour quelles utilisations ?

Un formulaire Google est une page web contenant une succession de questions.

11 types de questions sont possibles :

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1. Enquête de satisfaction. Un sondage sur un produit, une prestation, une formation ? Cet usage
est le plus courant. La vue “afficher le résumé des réponses” permet en deux clics d’ obtenir des
graphiques très pertinents, facilement exportables.

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2. Un formulaire de demande de devis. Par exemple, chez RIDE ON LILLE, les directeurs de centres
de loisirs, collectivités, mairies remplissent un petit formulaire sur cette page web pour
demander un devis pour une animation roller. Le service commercial de ROL reçoit ensuite une
alerte instantanée dans la boîte Gmail et le devis est ensuite généré en quelques clics à l’ aide du
CRM en mode Saas : INES. Toutes les données restent aussi consignées dans le tableur de
collectes ce qui permet aussi d’ avoir une base intéressante à exploiter par la suite.

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3. Gérer des réservations. Toujours chez RIDE ON LILLE, il a été mis en place un deal avec Groupon.
Plusieurs dizaines d’ internautes ont pu acheter des cours de roller particulier. Pour gérer
efficacement ce flux important de réservation, l' équipe a mis simplement en place un formulaire
d’ inscripti on comportant les champs nécessaires et codes de réservation. A l’ aide des filtres du
tableur et des agendas superposés de tous les moniteurs de roller ainsi qu’ un répondeur sur la
messagerie, ils ont pu rapidement organiser les sessions de cours et accueillir plus d’ une
centaine de participants en un minimum d’ eff ort. Ils ont divisé par 10 le temps de travail
administratif avec cet outil.

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4. Organiser un événement. Dans une asso de roller, ils organisent régulièrement des sorties, des
soirées, des repas, des barbecues. Le système précédent n’ était pas efficace : des feuilles de
papier qui circulaient et se perdaient… Aujourd’ hui, pour chaque événement, il y a un formulaire
Google. Les données sont automatiquement collectées dans le tableur et le champ email permet
d’ un clic de relancer les inscrits quelques jours avant. Le temps gagné avec cet outil est
considérable ! Dans les entreprises, l’ organisati on de réunions de lancement de produits ou
d’ événements est chose courante. Pensez au Google formulaire pour organiser votre prochain
arbre de Noël, par exemple.

5. De la collecte de données. Besoin de collecter rapidement des données, l’ outi l répond également
à ce besoin courant. Encore un petit exemple dans l’ associati on de roller : les staffeurs qui
encadrent les randonnées usent considérablement leurs roues et les animateurs de l’ école de
roller portent une tenue vestimentaire. Pour récupérer sans le moindre effort les tailles et dureté
des roues et tailles des bénévoles, la création et diffusion d’ un formulaire prend juste 5 minutes
pour une centaine de bénévoles.

6. Gérer le support. Besoin d’ une assistance ? Un service hotline peut très bien utiliser les
formulaires pour permettre aux usagers de recenser les pannes, bugs et demande d’ interventi on.
L’ uti lisateur remplit le formulaire en ligne ou sur un site internet/intranet et le support peut
visualiser les questions ou réponses aux champs à remplir. Le tableur de collecte des résultats
peut aussi se compléter de quelques colonnes pour assurer le suivi.

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7. Demande de matériel. Besoin de réserver du matos auprès d’ un service ? La demande peut
également s’ eff ectuer par le biais de ce formulaire.

8. Recruter du personnel. Toujours chez ROL, pas moins de 200 candidats postulent chaque année
sur des postes d’ éducateur sportif, secrétariat, communication, etc. Afin de gagner
considérablement du temps, nous avons mis en place un formulaire avec une trentaine de
questions ce qui permet ensuite avec des filtres et des fonctions de trier rapidement et de faire
ressortir extrêmement vite les bons candidats dans un tableau comportant plusieurs dizaines de
candidatures.

Autre exemple : une usine de fabrication de produits en conserves embauchent un millier

d’ intervenants pour une campagne de plusieurs mois. Plutôt que de remplir des formulaires papier
qui vont prendre un temps considérable au service RH a être analysé, traité, saisi, quoi de plus simple
que de mettre sur un site dédié au recrutement ce formulaire pour que les saisonniers puissent
injecter toutes les données les concernant pour postuler. Ce tableau pourra ensuite servir de base de
données par les services concernés. Les personnes n’ ayant pas internet continuent à remplir le
formulaire papier qui comprend les mêmes questions que le formulaire web et le service RH s’ occupe
ensuite de la saisie sur l’ interface web.

9. Réserver un taxi. Les assistantes de département des multinationales sollicitent souvent l’ accueil
pour gérer les taxis. L’ idée est simple : l’ assistante remplit le formulaire et l’ accueil reçoit
automatiquement une alerte, complète quelques champs supplémentaires et confirme la
réservation auprès de l’ assistante par email. Un gain de temps et une traçabilité de toutes les
demandes qui permettra ensuite de sortir des statistiques.

10. Un quizz. Très pratique dans le monde de l’ éducati on, de la formation. Les internautes
remplissent un formulaire avec une succession de questions à choix multiples : le fameux QCM !
Génial non, même plus besoin de corriger les copies et d’ att endre les résultats…

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