I.

Définition de la transformation digitale

Qu'est-ce que la transformation digitale ? - MOOC Culture Digitale

Le Covid, accélérateur de transformation digitale

“La digitalisation des entreprises consiste à prendre un virage numérique dans la

stratégie et l’organisation interne de votre société.”

Cette dernière, grâce aux outils du digital, fait en sorte de connecter les employés
entre eux, à l’entreprise et au monde extérieur. Dans la dimension de digitalisation
des entreprises, on inclut aussi l’utilisation systématique du numérique à tous les
usages professionnels.

Cette transformation digitale est une véritable révolution, quel que soit votre secteur
d’activité.
Les avantages de la digitalisation d’une entreprise sont nombreux. On doit citer,
entre autres, la possibilité pour une entreprise d’élargir sa frontière en supprimant
toute notion de distance. Cela revient à dire que la dématérialisation des contenus
permet d’atteindre un public plus vaste.

La transmission de l’information se fait en outre de manière instantanée. Le

partage de contenus, la possibilité de les modifier à tout moment favorisent la
collaboration entre les membres du personnel, les collaborateurs et les partenaires.

On peut également citer parmi les bénéfices de la digitalisation de l’entreprise, le

gain de temps qu’elle permet en rendant certaines opérations automatiques. Enfin,
le risque d’erreurs est réduit, car les anomalies sont plus simples à détecter et à
réparer quand on passe au digital.

Utiliser des outils performants et novateurs offre de nombreux avantages :

● gain de temps;
● rendement supérieur;
● meilleure communication en interne et en externe;
● centralisation de l’information;
 ● amélioration de l’expérience utilisateur.

II. Organiser l’entreprise à l’heure du digital

Le digital est en évolution constante et nécessite une adaptation permanente. Les

entreprises qui ont compris cette notion l’ont intégrée à leur stratégie et sont
parvenues à pérenniser leur activité.

Dans un premier temps, les collaborateurs sont la meilleure ressource. Plus vous
parviendrez à les impliquer dans cet ambitieux projet, plus il vous sera facile de la
mettre en place. Commencez par sensibiliser vos collaborateurs sur les enjeux du
numérique. Ils doivent pouvoir découvrir rapidement leurs avantages (nouvelles
compétences, nouveaux projets, nouvelles missions, etc.) tout en faisant tomber les
résistances aux changements.
L’outil le plus indispensable pour la digitalisation d’une entreprise c’est un site
internet. Il vous faudra un site qui soit très facile d’accès, fluide, agréable à utiliser,
avec un design attrayant et surtout visible sur le web, c’est-à-dire, bien référencé
sur les moteurs de recherche et sur les réseaux sociaux.

Outre le site internet, il faut aussi penser au mobile, un instrument très utilisé de nos
jours pour surfer. Votre entreprise a le choix entre développer un site internet adapté
aux mobiles ou créer une application mobile destinée aux mobinautes, ou encore
développer des web apps qui sont une parfaite combinaison des deux.

Les logiciels métiers sont aussi incontournables dans le cadre de la digitalisation

d’une entreprise. Personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des
entreprises, ces logiciels sont conçus pour faciliter le quotidien des collaborateurs.
Quand on passe à la digitalisation, on ne peut pas non plus négliger l’importance
des newsletters.

La dématérialisation RH répond à 4 enjeux majeurs :

1 – Valeur ajoutée sur les fonctions RH

De nombreuses tâches administratives chronophages sont automatisées, ce qui
permet de se concentrer sur son cœur métier : gestion des talents, GPEC,
formation, fidélisation, campagne de recrutement, motivation et engagement, qualité
de vie au travail, gestion des risques psycho-sociaux. L’image de la DRH évolue, est
valorisée, est force de proposition pour répondre aux attentes des salariés. Elle
devient un véritable partenaire des métiers. Elle est impliquée sur de nombreux
projets transverses et crée de la valeur durable.

2 - Processus optimisés

La digitalisation contribue à une meilleure fiabilité des processus internes et permet

d’améliorer les délais et la fluidité de communication entre les différents acteurs
impliqués ce qui s’apprécie à tout niveau de l’entreprise. Aussi, elle limite les erreurs
de saisie, les oublis, les pertes de documents. L’automatisation des process se
répand de plus en plus et parmi les cas d’application les plus courants, nous
pouvons citer : gestion des demandes salariés (congés, changement d’adresse,
RIB), gestion des temps, création et sortie des collaborateurs, inscription aux
formations, parcours d’intégration, gestion des mobilités.

3 - E-réputation et RSE

Le premier effet visible est la diminution des impressions de papier et des échanges
administratifs concernant par exemple la production des fiches de paie, les réponses
aux demandes et acceptations de congés, le suivi du recrutement, les mises à jour
des dossiers du personnel. Aussi, de nombreuses entreprises redoublent d’efforts et
sensibilisent par des e-learning tous les collaborateurs aux bonnes pratiques
numériques, proposent des challenges autour des sujets environnementaux et
sociétaux, permettent l’accès à des plateformes d’engagement solidaires.
Également, l’obtention de labels et la marque employeur sont de nouveaux atouts à
ne pas négliger.
4 – Amélioration de la qualité de vie au travail

L’enjeu est de diminuer le stress au travail, l’absentéisme et le turn-over en accédant

à plus d’équilibre vie professionnelle/vie personnelle et d’épanouissement. Le
bien-être au travail est devenu clé et le collaborateur est attentif à la facilité d’accès
aux informations, à la communication entre les services, aux formations liées au
management et au développement personnel, aux délais de traitements et de
réponses de leurs demandes. Également, la prise en compte des nouveaux
fonctionnements tel que le télétravail et le respect du droit à la déconnexion sont des
critères aujourd’hui que l’on ne peut négliger

La digitalisation présente donc de nombreux avantages parmi lesquels :

● Meilleure productivité pour le personnel RH et les salariés,

● Meilleure communication et distribution de l’information,
● Responsabilisation et autonomie d’accès à l’information (paie, congés, …),
● Moins d’erreurs de saisie et d’oublis d’origine humaine,
● Optimisation du recrutement en ligne et de la fidélisation des salariés,
● Meilleure offre de formations en ligne,

III. Assurer l’adaptation des processus RH à la digitalisation

RH 3.0 / L'impact du digital sur la fonction RH

Digitalisation des RH : enjeux et opportunités

L’époque où la fonction RH se limitait aux tâches administratives, telles que la

gestion de la paie et des congés, est bien révolue ! Aujourd’hui, les RH revêtent une
véritable fonction stratégique, et détiennent, à ce titre, de nombreuses cordes à leur
arc.

Développement de la marque employeur de leur entreprise pour attirer des talents

pénuriques (développeurs, data scientists, experts en UX/UI…), renforcement des
démarches d’inclusion et de diversité au sein des processus de recrutement,
rétention et fidélisation des talents…

Les équipes RH viennent aujourd’hui accompagner les entreprises dans une

véritable réflexion autour de leur recrutement, de leur image de marque, voire
même de leur RSE (pour Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les RH sont
également nombreux à devoir suivre de près les évolutions réglementaires pour
s’assurer de la conformité juridique des décisions et des écrits de leur entreprise.

Plus important encore, les responsables RH doivent cerner les préoccupations des
salariés français, pour mieux répondre à leurs attentes et exigences. Une entreprise
attentive au marché et aux tendances qui agitent sa société saura proposer des
conditions de travail attractives à ses potentiels salariés.

C’est d’autant plus essentiel dans le contexte actuel, caractérisé par une “guerre des
talents”, au sein de laquelle de nombreuses entreprises se disputent les mêmes
compétences, aussi rares que prisées. En 2019, une entreprise sur quatre avait
l’intention d’embaucher de nouvelles personnes dans l’année. Pourtant, la moitié
d’entre elles a avoué avoir du mal à recruter, à cause d’un manque de candidats sur
les postes proposés.

Exemple outils digitaux RH :

- SIRH (système d’info RH) : gestion des paies, demandes de congés,

absences, etc. Ex : Lucca

- Plateforme pour suivre l’évolution du droit : Développé par les Éditions Tissot,
Lumio permet de suivre facilement les évolutions du droit du travail.
Véritable gage de sécurité et de fiabilité, cet outil interactif vous permet
d’effectuer des recrutements et de gérer la carrière de vos salariés en toute
connaissance de cause, en éditant des documents légaux, comme des
contrats de travail, en toute sécurité.

- des outils collaboratifs : partage d’information entre les équipes, des espaces
où échanger : Cet outil vous permet de réunir toutes vos équipes sur une
même plateforme, à travers différents canaux (organisés par équipe,
thèmes…). Très utile pour communiquer (par écrit ou par téléphone/vidéo) ou
envoyer des fichiers, la plateforme est très intuitive et permet de
communiquer en temps réel avec n’importe quel collaborateur.
 - Signatures électroniques : Cet outil spécialisé dans la signature électronique
fluidifie vos échanges avec vos collaborateurs, et vous permet d’envoyer, de
signer et de conclure vos contrats en quelques minutes. L’outil vous permet
également d’automatiser la gestion de vos contrats, de simplifier leur révision,
et même de les analyser via l’IA.

Exercice : Vous réaliserez par groupe de 2, des recherches sur les évolutions des
solutions digitales en RH. Votre sujet pourra traiter de :

- D’une ou plusieurs entreprise(s) qui ont intégré le digital à leurs ressources

humaines

- D’une ou plusieurs entreprise(s) proposant des solutions digitale pour les RH

- D’un ou plusieurs outil(s) digital permettant l’amélioration des fonctions RH

Cet exercice sera présenté sous forme d’oral (10 minutes minimum), il sera noté
(note de groupe). Vous réaliserez votre diaporama sur la plateforme PREZI et vous
devrez vous répartir le temps de parole.

N’hésitez pas à utiliser tout support pouvant justifier/prouver/démontrer/expliquer les

points évoqués durant votre exposé (photos, vidéos, tuto, démonstration, etc) et de
détailler au maximum les informations données.

IV. Définition Big Data et Big Data RH

Qu'est-ce que le Big Data ?

What Happens Every 60 Seconds On The Internet 2019 | One Internet Minute …

1) Big Data

Volume, Vitesse et Variété : la définition du Big Data

Pour mieux comprendre ce qu’est le Big Data voici les 3 V qui le définissent :
Volume, Vitesse et Variété.

Volume de données considérables à traiter

La quantité de données astronomiques générées par les entreprises et les
personnes est en constante augmentation. Seul le Big Data est capable de traiter un
nombre aussi conséquent de données et d’informations.

Vitesse de création, collecte et partage des données

La vitesse est la rapidité à laquelle les données affluent. C’est-à-dire la fréquence à
laquelle elles sont générées, capturées et partagées.

Avec les nouvelles technologies les données sont générées toujours plus
rapidement et dans des temps beaucoup plus courts. Les entreprises sont obligées
de les collecter et de les partager en temps réel mais le cycle de génération de
nouvelles données se renouvelle très vite, rendant rapidement les informations
obsolètes.

Variété d’informations
Les types de données et leurs sources sont de plus en plus diversifiées, supprimant
ainsi les structures nettes et faciles à consommer des données classiques. Ces
nouveaux types de données incluent un grand nombre de contenus très diversifié :
géolocalisation, connexion, mesures, processus, flux, réseaux sociaux, texte, web,
images, vidéos, mails, livres, tweets, enregistrements audio…

De par cette diversité qui supprime la structure, l’intégration des données à des
feuilles de calcul ou application de base de données est de plus en plus complexe
voire impossible.

2) Big Data RH

Big Data et Fonction RH. Le Mooc d'Innov'RH

Le Big Data dans la RH ! Jean-Christophe Roche, fondateur d'xLearn, échang…
Recrutement, gestion des salariés, formations, ... sont les premiers champs
d’application du Big Data en RH. L’utilisation de l’analyse de données permet
d’affiner les analyses personnelles, de les justifier et d’ouvrir le champ des possibles.

A l’ère du numérique, le type et le nombre de données collectées sur les usagers

revêt une importance capitale dans tous les domaines de l’entreprise. Si c’est au
niveau financier et commercial que leur analyse a été utilisée en premier lieu, les RH
sont en passe de révolutionner leur fonctionnement avec le Big Data.

Les trois prérequis à la pratique du Big Data RH

Dès son contrat signé, et jusqu’à son départ de l’entreprise, un salarié va générer un
flux constant de données : congés, absences, heures supplémentaires, formations...
Leur collecte et leur traitement permettent le bon fonctionnement de l’entreprise
d’une part, l’efficacité et la performance d’autre part et, dans une certaine mesure,
contribuent à la production de la paie.
L’analyse de ces données répond également à des enjeux stratégiques comme le
pilotage RH ou l’anticipation de besoins futurs. Pour que la donnée RH soit
exploitable, il est toutefois nécessaire de valider 3 prérequis :
● avoir identifié la donnée que l’on souhaite monitorer : le coût d’un
turnover, le taux d’absentéisme, le taux de satisfaction des salariés quant à
leurs missions, la performance des équipes...
● avoir dématérialisé ses processus et automatiser la collecte de la
donnée : via la mise en place d’un SIRH en mode SaaS par exemple.
● s’assurer de l’intégrité de la donnée : en encadrant la saisie, en mettant en
place des processus fluides, en utilisant des outils qui s’intègrent
correctement dans son système d’information.

V. Les enjeux des données au coeur de la politique RH

2 MIN POUR COMPRENDRE LE RGPD : GALÈRE OU OPPORTUNITÉ ? | An…

Cash Investigation a enquêté sur le traçage de nos données personnelles

1) Définition
La notion de « données personnelles » est à comprendre de façon très large.
Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne
physique identifiée ou identifiable ». Une personne peut être identifiée directement
(exemple : nom, prénom) ou indirectement (exemple : par un identifiant (n° client),
un numéro (de téléphone). Une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques
propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique,
culturelle ou sociale, mais aussi la voix ou l’image.

L’identification d’une personne physique peut être réalisée à partir d’une seule
donnée (exemple : numéro de sécurité sociale, ADN) à partir du croisement d’un
ensemble de données (exemple : une femme vivant à telle adresse, née tel jour,
abonnée à tel magazine et militant dans telle association)

Un « traitement de données personnelles » est une opération, ou un ensemble

d'opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé
(collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification,
extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou
toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
Exemple : tenue d’un fichier de ses clients, collecte de coordonnées de prospects
via un questionnaire, mise à jour d’un fichier de fournisseurs, etc.

Un fichier ne contenant que des coordonnées d’entreprises (par exemple, entreprise

« Compagnie A » avec son adresse postale, le numéro de téléphone de son
standard et un email de contact générique « compagnieA@email.fr ») n’est pas un
traitement de données personnelles.
Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les
fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes
conditions.

Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité, c’est-à-dire que vous
ne pouvez pas collecter ou traiter des données personnelles simplement au cas où
cela vous serait utile un jour. Chaque traitement de données doit être assigné un but,
qui doit bien évidemment être légal et légitime au regard de votre activité
professionnelle.
Exemple : vous collectez sur vos clients de nombreuses informations, lorsque vous
effectuez une livraison, éditez une facture ou, proposez une carte de fidélité. Toutes
ces opérations sur ces données constituent votre traitement de données
personnelles ayant pour objectif la gestion de votre clientèle.

2) Impact RGPD sur les données RH

10 ÉTAPES POUR TE METTRE EN CONFORMITÉ RGPD

Le service RH fonctionne exclusivement à partir de données personnelles. Dès
le début du recrutement, il collecte les noms et prénoms des candidats, il prend
ensuite contact avec eux, puis une fois intégrés dans l’entreprise, enregistre leur
numéro de sécurité sociale. Plus tard, il est informé des demandes de congés, des
arrêts de travail, etc.

Tous les services RH sont donc impactés par le RGPD et compte tenu du
montant de la sanction en cas de non-respect du règlement, à savoir, jusqu’à 20
millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires.

Le RGPD garantit à chaque candidat et collaborateur le droit de consulter ses

données personnelles, de les rectifier ou de les supprimer. Il garantit également
un délai en matière de durée de conservation des données, ainsi à partir du moment
où les données ne sont plus utilisées depuis un certain temps ou selon le cadre légal
appliqué, elles doivent être automatiquement détruites.

Le service RH doit faire en sorte que « toutes » les données soient facilement
accessibles pour répondre rapidement aux demandes de consultation des
collaborateurs. Avec l’aide du DPO (délégué à la protection des données) il doit
assurer la traçabilité de tous les traitements (quelles données sont détenus, où
sont-elles stockées, quelle est la finalité), et mettre en place des processus pour
garantir la suppression automatique des données personnelles, mais aussi être en
capacité de garantir le respect du droit à l’oubli lorsque celui-ci est exercé. Par
ailleurs, le DPO doit également savoir où sont stockées les données et quels
membres du personnel y ont accès et rédiger une liste de traitements exacte de ces
données.

Les candidats doivent pouvoir accéder facilement à l’intégralité des informations

stockées à leur sujet : coordonnées personnelles, outils de candidature tels que CV
ou encore lettre de motivation. De plus, ils doivent pouvoir les modifier ou les
supprimer facilement, soit directement depuis un compte candidat via un site
carrières soit en formulant une demande auprès de vous. Ainsi, le droit à l’oubli est
l’une des mesures phares apportées par le RGPD.

Lorsque vous collectez des informations sur des candidats, vous devez au préalable
vous assurer de leur consentement au recueil et au traitement de ces données.
Notamment, lorsqu’il est sujet de constitution de viviers de CVs. Encore une fois,
lorsque vous gérez simultanément de nombreux recrutements, se faire aider d’un
logiciel capable de générer des mails automatiques et d’en garder une trace
officielle, vous permettra de vous mettre en conformité avec la loi.

Les entreprises ont l’obligation légale de sécuriser le stockage des données

RH et recrutement

Le RGPD impose également aux entreprises de stocker les données des utilisateurs
sur des serveurs sécurisés, en privilégiant des serveurs basés dans l’Union
Européenne. Le but est d’apporter la meilleure protection possible aux données
personnelles des candidats et de conserver leur confidentialité.

Sur cet aspect particulier, le logiciel de recrutement DigitalRecruiters vous

accompagne dans la sécurisation et la sauvegarde des données candidats. Ainsi,
les serveurs DigitalRecruiters sont basés en France, chez OVH, et disposent d’un
système sécurisé de cryptage de données.

VI. La fonction RH, coach organisationnel

La fonction RH : tendances, évolutions, enjeux

Dans un monde du travail en pleine mutation depuis plusieurs années, suivi d’une

crise sanitaire, le rôle du RH a été impacté. Épanouissement, équilibre entre vie

professionnelle et vie personnelle, valeurs sociétales, hybridation des contrats, des

modes de travail … On ne peut plus ignorer les nouvelles attentes des

collaborateurs, notamment des jeunes, qui vont petit à petit devenir majoritaires

dans les sphères professionnelles. Face à cette tendance de fond de ne plus

vouloir subir mais choisir son travail et les conditions de celui-ci, les RH vont

devoir, une fois de plus, s’adapter, se réinventer.

Le nouveau paradigme de cette relation au travail va nécessiter de recourir de

manière plus fréquente au coaching pour accompagner les salariés tout au long de

leur parcours et en faire un atout stratégique. L’objectif est que le développement de

carrière revienne au cœur du métier des fonctions RH, de manière aussi récurrente

et stratégique que le recrutement par exemple.

Les entreprises ont longtemps sollicité des coach externes pour intervenir de

manière très ciblée (top management, promotion de talents, outplacement) avec une

vision élitiste de l’accompagnement, ce qui les a éloignées culturellement du

développement RH au profit d’autres actions plus urgentes, fréquentes et

administratives. Face à ce constat des outils de coaching digitaux sont créés afin

que toutes les entreprises puissent valoriser leurs compétences. Comme lors d’un

coaching classique, les collaborateurs auront l’occasion de découvrir leurs

ressources les plus profondes pour pouvoir les exploiter entièrement et faire évoluer

leur carrière au sein de la structure. Un bon coaching digital se devra d’être animé,

intéressant pour son utilisateur.

Les plateformes proposent des solutions de coaching digital faciles d’accès, ludiques

et apportant une expérience unique à son utilisateur. L’outil aidera à établir un suivi,

apportera des conseils et s’occupera de l’évaluation de la progression des

personnes coachées.

Le coaching digital est une méthode augmentée d’accompagnement des

managers dans le contexte actuel.
La conjoncture actuelle demande aux entreprises de s’adapter à de nouveaux
enjeux à plus ou moins long terme. La crise sanitaire a amené des changements en
termes d’organisation du travail et des ressources humaines.

De nouveaux enjeux sont à prendre en compte, comme de nouvelles consignes

sanitaires (prévention, protection, identification de nouveaux risques COVID-19…),
des enjeux RH et sociaux (nouvelles organisations et éventuels plans sociaux,
licenciements…) ou encore des enjeux économiques (pérennité de l’entreprise,
optimisation du recours aux aides…).

Les entreprises doivent s’interroger sur leurs enjeux à plus long terme : une
dimension RSE plus prégnante (construction d’un nouveau pacte social avec
l’ensemble des parties prenantes internes et externes) ; la démultiplication du «
recours » au digital (nouveaux modes de travail, télétravail, nouveaux usages et
outils…) ou encore de nouvelles opportunités business (automatisation, services à
distance, mobilités et nouveaux modes de transport).

Dans le contexte actuel les collaborateurs sont éloignés de leur environnement de

travail. Pour initier ce changement les entreprises doivent s’appuyer sur des outils
digitaux. La technologie de coaching digitale peut être une réponse à ce nouveau
défi. Elle s’articule autour de trois piliers :
● Le parcours digital (simple et ludique)

● Un support individuel avec coach, mentor, parrains et peer coach

● Des ateliers à distance

Cette méthodologie permet d’ancrer le changement à chaque étape de carrière et ce

dès l’intégration et la prise de poste. Ce coaching développe les compétences des
collaborateurs, pour qu’ils soient acteurs de leur gestion de carrière et donc de leur
mobilité.
On remarque que 92% des participants aux coachings digitaux se sentent proactifs
et engagés dans le changement de leur entreprise.

Exercice : vous allez devoir réaliser un travail de rédaction, avec un plan

(introduction, I, II, III, conclusion) sur le sujet suivant :

Selon vous, est-ce que la digitalisation des RH est-elle un bénéfice ou est-ce qu’elle
affaiblit les liens sociaux entre les êtres humains?
Cet exercice est noté, il doit se réaliser seul, à l’écrit et être envoyé avant la fin de la
journée (20h). Un travail de rédaction est attendu. L’utilisation de Chat GPT
est FORMELLEMENT interdite !