Management de la transformation digitale et système d’information

CHAPITRE III : De l’e-management au Management de la transformation digitale

Introduction :

L’E-MANAGEMENT, C’EST QUOI EXACTEMENT L’e-management est aussi connu sous le terme « e-
business ». Le concept repose sur le fait d’intégrer les divers outils des NTIC au sein de l’entreprise, afin
d’optimiser son fonctionnement. L’e-management consiste surtout en l’utilisation d’Internet et de logiciels de
gestion.

LES OUTILS DE BASE : Ils sont purement électroniques. Les différents réseaux occupent la première
place. Il s’agit notamment d’Internet, intranet et extranet. La première est un réseau mondial bien connu par
tous. L’intranet est un réseau local permettant la circulation d’informations, uniquement au sein des
différents postes de travail d’une entreprise. Quant à l’extranet, c’est un réseau spécifique qui permet à
l’entreprise de communiquer avec les organismes de l’extérieur (partenaires, fournisseurs¸ clients, etc.). Outre
les réseaux, une entreprise dispose également du « groupware » pour effectuer de l’e-management. Le
groupware est l’ensemble des logiciels et des applications installés dans les appareils de l’entreprise, pour
permettre l’échange de données et la circulation d’information. Le groupware inclut les outils de messagerie,
les agendas, le répertoire partagé, etc.

UN CONCEPT AUX DIVERSES FACES : L’e-management revêt différentes facettes. Parmi, il y a la Gestion
Electronique de Documents (GED), qui consiste à stocker, classer et gérer les documents, grâce à des logiciels
de gestion de documents. C’est une méthode qui permet de faire des recherches rapides. L’e-commerce ou
commerce électronique est aussi une des facettes principales de l’e-management. Il permet de réaliser les
différentes transactions commerciales en ligne. Entre autres, il y a également la gestion relationnelle du client
(GRC), le marché électronique et le « business intelligence »…

Section 1- Impacts organisationnels de la transformation digitale

La modification numérique d’une entreprise engage l’implication des dirigeants et de tous les collaborateurs
des différents services. Ce travail exige une modélisation de la gestion de l’entreprise qu’il convient d’adapter
aux réels besoins de tous les domaines d’activité (achat, vente, administration, marketing, ressources
humaines, etc.). Afin d’optimiser l’adhérence au changement, il est primordial d’argumenter la digitalisation
en termes de bénéfices et d’opportunités d’évolution pour tous les partenaires. Les principales étapes de la
transition numérique reposent sur l’identification et la planification des objectifs, le développement d’une
nouvelle culture organisationnel ainsi que l’innovation et la valorisation du procédé digital.

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 - L’identification et la planification des objectifs :

Le processus de digitalisation est relativement long, il s’effectue en plusieurs étapes. Il est nécessaire de
clarifier les objectifs à court, moyen et long terme. Cette opération permet de définir les investissements
prioritaires à effectuer, en se focalisant sur les bénéfices en termes de productivité.

- Le développement d’une nouvelle culture organisationnelle :

Afin d’augmenter l’efficacité de la transformation numérique sur le long terme, il est nécessaire de changer la
dynamique de groupe de la société commerciale. Celle-ci va se modifier petit à petit, au fur et à mesure que
les méthodes, les rôles et les savoir-faire des professionnels impliqués se mettent en place.

- Le changement et la valorisation du dispositif digital :

La transformation progressive des nouvelles méthodes digitales d’une société commerciale offre de nouvelles
opportunités vers des expériences digitales plus efficaces et plus réactives, centrées sur l’expérience et les
relations avec les clients. Le but est d’attirer l’attention de la clientèle pour lui apporter des solutions
personnalisées qui se différencient de la concurrence.

- La sélection des outils de digitalisation :

Afin d’adapter la modification digitale à la taille, au type d’activité exercée et aux besoins spécifiques de
l’entreprise, il convient de choisir les outils adéquats. Voici un aperçu de quelques éléments à prendre en
compte pour optimiser les investissements financiers et personnels :

 le choix des méthodes de gestion des stocks, des données financières et des ressources humaines pour
améliorer la productivité ;
 le recours à des solutions dans le Cloud, qui sont évolutives, flexibles et sécurisées, favorisant le travail
à distance et compatibles avec de nombreux logiciels (Google, Microsoft 360°) ;
 la mise en place d’outils collaboratifs (Trello, Asana, Slack) pour optimiser les transactions entre les
collaborateurs des équipes ;
 le choix d’outils performants pour instaurer une meilleure communication avec la clientèle (site
internet avec optimisation pour le référencement naturel, blogs, réseaux sociaux, plateforme emailing,
etc.) ;
 l’optimisation du marketing avec une solution de génération de leads, un dispositif CMR de gestion de
la relation client pour simplifier la prospection et les interactions ;
 la fluidification des transactions par la mise en place d’une plateforme de gestion des factures et des
devis, la signature des documents en ligne

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Section 2- Transformation numérique et fonction managériale

A) Le rôle du management à l’ère de la révolution numérique

La révolution numérique bouleverse profondément le fonctionnement des entreprises et, avec elle,
l’arrivée de nouvelles technologies, de nouvelles compétences et d’une nouvelle culture d’entreprise
nécessite une adaptation rapide des dirigeants. Cependant, selon un rapport de l’institut d’étude
McKinsey, seulement moins d’un tiers des entreprises réussissent leur transformation digitale.

Ce défi est particulièrement difficile à relever pour les entreprises qui so nt restées attachées à leur
management traditionnel. En effet, les études montrent que les entreprises qui ont su réinventer
leur management pour s’adapter à la révolution digitale récoltent les fruits de leurs investissements,
alors que les autres passent à côté de leur transformation numérique: le rôle du management est
donc plus que jamais au cœur de la réussite d’une entreprise.

La transformation du management est devenue une discipline à proprement parler en matière de

digitalisation. Avec l’émergence des nouvelles technologies, il est aujourd’hui essentiel d’intégrer
l’humain et de connecter son impact à celui de la digitalisation, et vice -versa.

Découvrons à travers cet article quel est le rôle des dirigeants d’aujourd’hui à l’ère de la révolution
numérique en détaillant les bonnes pratiques à adopter et les pièges à éviter pour réussir.

B) Les compétences managériales à développer à l’ère du digital :

Le management traditionnel a toujours mis en avant l’importance pour les dirigeants d’avoir des
compétences techniques, ou “hard skills”. Si à l’heure du digital, celles -ci sont toujours requises, des
compétences comportementales, ou “soft skills”, se sont ajoutées aux techniques de management
d’aujourd’hui. Essentielles au rôle de manager pour la réussite de la transformation digitale, voyons
quelles sont ces “soft skills” et pourquoi elles sont aujourd’hui importantes :

1. Être proactif et flexible :

Si ces qualités étaient déjà essentielles avant la révolution numérique, elles le sont d’autant plus à
l’ère du digital. Avec l’arrivée constante de nouvelles technologies, de nouveaux compétiteurs et de
nouvelles tendances sur le marché, les dirigeants doivent se tenir prêts à réagir et vite. Pouvoir
anticiper et s’adapter est devenu primordial pour garder son entreprise dans la course.

Selon un rapport publié par Right Management, la capacité à conduire le changement est un facteur
décisionnel pour 91% des responsables des ressources humaines dans le recrutement d’un dirigeant
aujourd’hui.

2. Posséder une culture digitale

Avoir des connaissances en matière de nouvelles technologies est aujourd’hui essentiel pour les
dirigeants. Connaître et comprendre les différents canaux disponibles ainsi que les nouvelles
techniques de collecte ou d’analyse des données est un prérequis indispensable de la fonction de
leader. Ceci pour bien appréhender le nouveau marché digital et conduire l’évolution de
l’organisation vers le digital.

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Selon un rapport du MIT et de la Harvard Business Review réalisé à partir de 1000 PDG inter rogés, 90
% pensent que le digital a profondément modifié leur entreprise, mais seuls 30 % d’entre eux
estiment posséder les bonnes compétences pour évoluer dans le monde numérique. Cela s’explique
par une majorité de dirigeants issus de l’ancienne générat ion et donc non habitués au digital. Dans un
monde qui évolue vite, il est possible pour ces leaders de se former et de rattraper leur retard.

3. Savoir communiquer

Autrefois, le leadership était souvent déconnecté des équipes et la communication restait cloisonnée.
Néanmoins, cette barrière hiérarchique n’est plus possible à l’heure de la révolution numérique.

Les outils de communication existants comme les réseaux sociaux, les vidéos, les newsletters offrent
aux dirigeants la possibilité de construire un réseau fort au sein de l’entreprise et d’impliquer chaque
employé dans les changements vers le digital. Communiquer clairement la stratégie de l’entreprise, le
développement de nouveaux produits, les nouveaux business model, les objectifs permettra
d’impliquer toute l’entreprise dans la transformation digitale qu’elle est en train de vivre. Les équipes
sont ainsi plus efficaces dans leur travail et développent les compétences digitales requises pour
mener à bien les projets.

4. Être visionnaire

La révolution numérique crée de nombreuses opportunités et les dirigeants qui se démarquent sont
ceux qui réussissent à être visionnaires. Certes, chaque dirigeant ne peut pas être aussi visionnaire
que Steve Jobs, mais savoir innover et convaincre que sa vision est la bonne auprès des ses équipes et
de ses clients est un atout de choix. Inspirer ses équipes, son marché permet clairement à un
dirigeant de se démarquer à l’ère numérique.

Pour intégrer sa vision au sein de l’entreprise, le dirigeant doit savoir déplo yer une stratégie claire et
précise en y mettant les moyens et en appliquant les changements nécessaires. Parmi ces
changements, l’un des plus importants est le changement de culture de l’entreprise.

Le rôle du management à l’ère de la révolution digitale est de faire émerger au sein de ses équipes
une véritable culture du digital. Selon une étude du Boston Consulting Group, près de 80 % des
entreprises qui privilégient un changement de culture vers le digital ont des performances
supérieures. Le titre cette étude est d’ailleurs parlant : « Il n’y a pas de transformation digitale sans
changement de culture ». Un leitmotiv des plus pertinents pour les dirigeants à l’ère du numérique.

5. Être empathique

Selon une étude de la Harvard Business Review, 80 % d es dirigeants interrogés reconnaissent

l’empathie comme un facteur de succès pour réussir dans un monde en proie au changement.

Un management basé sur l'agressivité, l’individualisme et la compétition sera ainsi profondément

contre-productif pour les équipes. En effet, pour que les équipes puissent s’adapter aux
changements, la résilience est de mise de la part du leadership pour garder les équipes motivées.
Gagner la confiance de ses employés à l’ère numérique est primordial pour mener sa transformation
digitale avec succès.

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6. Être agile

L'agilité conviendra parfaitement aux entreprises traditionnelles qui entament leur transformation
digitale, afin de se montrer flexibles et réactives aux bouleversements du marché. En effet, ce qui a
fait leur succès autrefois, n’est pas ce qui le fera demain, selon Jeanne Ross, chercheuse au MIT.

Ainsi l’agilité regroupe toutes les soft skills vues au -dessus. D’après les propos du Dr Brigit Koening,
PDG d’Allianz Santé, pour le magazine Forbes : « Ce n’est jamais fini. Il y a toujours des changements
et toujours plus à faire ». Avoir un leadership agile est donc une nécessité pour mener une entreprise
vers le succès à l’ère du numérique.

C) Être un bon leader à l'ère de la révolution digitale : les pièges à éviter

Souvent habitué aux techniques managériales anciennes, le leadership d’aujourd’hui a tendance à les
appliquer dans un contexte qui n’est plus le bon. Même si l’expérience des anciennes générations est
un atout, le passage au digital force à l’adaptabilité et à la flexibilité. Ainsi, le rôle du leadership est
primordial et à l'opposé, certaines erreurs managériales peuvent coûter cher à toute l’entreprise.

Voyons quels sont les pièges à éviter.

1) Miser sur la quantité plutôt que la qualité

Les dirigeants ne doivent plus être en quête du nombre d’heures travaillées, mais plutôt en quête de
résultats. La culture de la qualité et de la flexibilité plutôt que de la quantité est une source de
motivation que les dirigeants doivent mettre en avant. Pour cela, le rôle du dirigeant est de mesurer
la productivité d’un projet et son avancement plutôt que le temps passé dessus pour en définir la
véritable valeur apportée à l’entreprise.

2) Faire passer la technologie avant l’humain

Vouloir imposer de nouvelles technologies à ses équipes sans considérer leur appétence au
changement, leurs connaissances et sans les former est une erreur managériale qui peut coûter cher.
Si beaucoup d’entreprises n’ont pas le temps et les moyens de passer des mois à changer la culture de
l’entreprise avant de passer à la transformation digitale, le rôle du dirigeant sera d’implanter au fur et
à mesure des projets, des formations, ateliers ou notes d’information afin de diriger les équipes
naturellement vers les nouvelles technologies.

3) Travailler en silo

Les organisations qui fonctionnent en silo ne sont plus compatibles avec l’ère numérique. À l’heure
des changements profonds, il est essentiel que les dirigeants pensent à l’entreprise comme un
ensemble. Le cloisonnement des départements appartient au passé. Par exemple, si le service
marketing et le service IT opèrent des changements, il est impératif que les deux communiquent et
collaborent. Ainsi, le dirigeant doit piloter cette collaboration afi n que la transformation digitale de
son entreprise soit un succès.

4) Ne pas déléguer

Supporter tout le poids de la transformation digitale est quasi impossible pour un dirigeant. Ainsi,
savoir déléguer est essentiel pour pouvoir se concentrer sur les tâches qui incombent au dirigeant
seulement et donner de l’importance à ses équipes.

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Section 3- Management des RH à l’ère du digital

La transformation digitale a profondément modifié les comportements des salariés dans leur vie privée :
partage du savoir, simplification de la communication et des déplacements, prise de parole publique banalisée
via les réseaux sociaux... Aujourd’hui, les DRH doivent faire face à un double défi :
- digitaliser leurs outils afin d’automatiser et de dématérialiser les processus RH : SIRH, réseau
social d’entreprise, e-learning, MOOC, serious game…
- accompagner les collaborateurs dans ces changements culturels, managériaux et
organisationnels induits par la digitalisation des entreprises.

La mission des professionnels RH est de travailler avec les managers sur l’évolution de leur rôle pour repenser
avec eux l’organisation et améliorer la Qualité de Vie au Travail. Des solutions de sondage en ligne et de
partage d’idées permettent d’échanger avec les salariés pour explorer le climat social, resserrer le lien social
et développer le bien-être ainsi que l’engagement des salariés. Ceci implique d’utiliser le numérique comme
une opportunité, et non comme une finalité ou une contrainte.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?

Lorsque l’on pense à la digitalisation des ressources humaines, généralement, notre première pensée va vers
la dématérialisation des fiches de paie. Mais les enjeux de la digitalisation des RH vont bien au-delà de la
simple diminution des volumes de papiers distribués et stockés au sein des entreprises. En réalité, la
digitalisation des ressources humaines repose sur 4 enjeux majeurs pour les entreprises.

Le développement et l’amélioration de son e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE.

En effet, le premier effet d’une digitalisation des ressources humaines sera de diminuer de façon significative
les impressions de papier et les divers échanges administratifs de grande ampleur. Dématérialisation des
fiches de paie, des demandes et acceptations de congés, numérisation des dossiers du personnel, …. Tous ces
points sont autant d’actions qui peuvent être mises en avant, et communiquer de la part de l’entreprise, dans
le cadre d’une démarche RSE. Ainsi, les entreprises amélioreront de façon indirecte leur marque employeur,
mais aussi leur e-réputation. Ce qui peut leur permettre d’attirer de nouveaux talents. De même, une
digitalisation des ressources humaines en matière de recrutement contribuera également à l’accroissement
de l’e-réputation de l’entreprise.

Une amélioration de ses processus.

Avec la digitalisation des ressources humaines et la dématérialisation des informations et des données, les
entreprises vont grandement améliorer la gestion et la fiabilité de leurs processus interne. Plus de risques de
pertes de documents, d’oublis d’envois dans les délais, pas d’erreurs de destinataires, …. Et que cela soit pour
les processus et procédures en rapport avec le recrutement, la formation, la gestion des temps et des congés
et la paie.

Des gains de productivité.

Avec la digitalisation des ressources humaines de nombreuses tâches administratives chronophages seront
automatisées. Ce qui, immanquablement, permettra aux gestionnaires des ressources humaines de se
dégager du temps pour se concentrer sur d’autres éléments en rapport avec leur cœur de métier : les
ressources humaines. Ainsi, le service des ressources humaines peut se focaliser sur des questions comme la
gestion des talents, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (la GPEC), le recrutement et la
fidélisation des employés, ….

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Une amélioration de la qualité de vie au travail.
La digitalisation des ressources humaines est également un enjeu et un outil de choix pour les entreprises
dans le domaine de l’amélioration de la QVT via le bien-être au travail. En facilitant l’accès aux informations,
en amélioration la communication entre les services, en diminuant les temps de transmissions, de traitements
et de réponses des demandes, en favorisant de nouvelles organisations de travail (comme le télétravail), les
salariés se sentiront plus heureux et plus épanouis dans leurs missions. Diminuant ainsi le stress au travail, le
taux de turn-over, etc.

La digitalisation des ressources humaines s’applique-t-elle à toutes les fonctions RH ?

Il ne faut pas oublier que dans la gestion des ressources humaines, il y a le mot humain. Le service des
ressources humaines fait face à des individus uniques et si l’automatisation et la dématérialisation seront une
aide, la digitalisation ne sera pas en mesure d’individualiser les prises de décision. Ainsi, la digitalisation des
ressources humaines a toute sa place dans les domaines suivants :

 La gestion et l’envoi des fiches de paye.

 La gestion des dossiers du personnel (échéance des formations obligatoires, …)
 Automatisation et génération des KPI RH.
 Campagnes de recrutement et envoi des contrats de travail.

Dans d’autres domaines, la digitalisation sera certes la norme, mais une intervention humaine sera toujours
requise, dans des cas particuliers, afin de s’assurer que le salarié ne soit pas confronté à une difficulté
personnelle ou professionnelle. On peut citer entre autres :

 La gestion des temps de travail et des congés. Face à une difficulté personnelle, un salarié peut avoir
besoin de s’absenter une heure ou deux ou poser exceptionnellement un jour de congé du jour au
lendemain ; dans le cadre de la digitalisation et de l’automatisation cela n’est pas toujours possible. Dans
ce cas, c’est au RH et au manager du salarié d’intervenir et de trouver ensemble une solution pour le
salarié et l’entreprise.
 La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) et les entretiens professionnels. Là
encore, la digitalisation RH sera un outil précieux de collecte de données et de planification qui fera
gagner du temps au service RH, mais l’expertise, l’écoute et l’analyse des responsables RH seront
toujours nécessaires et importantes.
Pour d’autres fonctions RH, la digitalisation est envisageable, mais la question est de savoir si elle est
souhaitable. Cela est notamment le cas pour la gestion disciplinaire et la gestion de fins de contrats …

Quels sont les avantages et les inconvénients de la digitalisation des ressources humaines ?

La digitalisation des ressources humaines présente de nombreux avantages pour les entreprises comme pour
les salariés. Parmi ces avantages, nous pouvons citer :

 Une augmentation de la productivité de l’ensemble du personnel. Pour le personnel RH, qui se verra
déchargé des tâches administratives répétitives et pour les salariés, qui passeront moins de temps à
formuler leurs demandes.

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  Une amélioration de la communication et de la distribution de l’information. Avec la digitalisation des
fiches de paie, de la gestion des congés et des temps, etc. les salariés pourront en un clic obtenir toutes
les informations dont ils auront besoin et visualiser l’état de leurs demandes.
 La diminution des erreurs de saisie et des oublis. En automatisant un certain nombre de tâches, l’erreur
humaine est retirée de l’équation.
 Une optimisation des procédures de recrutement en ligne et des méthodes de fidélisation des salariés.
 La possibilité pour les salariés de suivre des formations en ligne auxquelles ils n’auraient pas eu accès
autrement.
Le principal inconvénient de la digitalisation RH est en fait : le risque de déshumanisation qu’entraîne un
mode de gestion où tout est automatisé et où tout est généré par une machine qui ne fait pas de sentiment ni
de distinction entre les individus et leurs situations.

Tout le piège de la digitalisation RH est là ; le service des ressources humaines doit s’appuyer sur la
digitalisation RH et ne doit surtout pas en dépendre. La digitalisation RH est et doit rester un outil qui permet
au service RH de consacrer du temps à l’humain et aux salariés en les écoutant et en étant attentif à leurs
comportements.

L’autre inconvénient de la digitalisation RH est qu’il peut y avoir une perte de connaissances et de
compétences en matière RH. Comment ? Eh bien, c’est simple : si la machine le fait, je n’ai pas besoin de
savoir le faire. Mais dans ce cas, comment faire lorsque l’outil tombe en panne ?

Quels sont les outils de la digitalisation des ressources humaines ?

L’outil indispensable pour réaliser la digitalisation des ressources humaines est l’acquisition d’un logiciel de
SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Ce logiciel va permettre une centralisation
de toutes les informations et données nécessaires pour que la digitalisation des RH se passe au mieux.

Les entreprises ont la possibilité de n’activer qu’un ou deux modules sur la multitude d’options que le SIRH
propose. Mais avec une utilisation globale, le SIRH permettra de gérer : la paie, la gestion des temps et des
congés, les dossiers administratifs des salariés (maladies, mutuelles, …), la GPEC, les tableaux de bords RH,
etc.

Les SIRH sont nombreux sur le marché, et il est indispensable de réaliser une étude et une comparaison des
différents logiciels et services qu’ils proposent avant de l’acquérir.

Les autres outils de la digitalisation des RH seront :

 Les plates-formes de travail collaboratif qui permettent de mettre à disposition et en partage des
documents de travail, ainsi que les agendas de chacun.
 Des plates-formes de formation en ligne.
 Les applications réseaux et internet.
 …

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Section 4- Communication digitale et collaboration
Introduction :
La transformation technologique que traverse le monde actuellement est aussi importante, voire plus
importante, que la révolution industrielle. L’ère numérique apporte son lot de changements et oblige les
entreprises à repenser leurs méthodes de management et d’organisation pour générer et distribuer de la
valeur.

La réussite de la transition numérique dépend grandement du rôle des managers. L’entreprise se doit d’être à
la pointe de l’innovation en s’axant fortement autour des compétences et des talents, avec l’appui du top
management. Ces derniers sont appelés à privilégier le « connect and collaborate » au lieu du traditionnel
« command and control » et à accepter que l’équipe puisse innover et concevoir ses propres méthodes de
travail.

Article: Comment développer le travail collaboratif avec le digital (Florian Rapp Expert Web Marketing)
Aujourd’hui, le travail collaboratif est indispensable pour une entreprise. Il permet d’améliorer la
collaboration interne et ainsi favoriser les échanges entre salariés. Mais, à l’heure de la transformation digitale
des entreprises, quelles solutions mettre en place pour réinventer la relation client et mieux collaborer avec
vos partenaires commerciaux ? En outre, quels gains de productivité attendre de cette collaboration
modernisée ?

Le travail collaboratif : pourquoi est-ce indispensable ?

Le travail collaboratif désigne la coopération entre plusieurs personnes, dans un but commun et autour de
tâches partagées. Cette notion implique que vos collaborateurs, employés, se tournent vers l’écoute et
l’entraide. C’est l’un des enjeux majeurs de la gestion de projet. Si vous pensez perdre trop de temps en
réunion, échanger trop d’emails et que, pour autant, vos projets collaboratifs n’avancent pas, la clé se trouve
surement dans la collaboration au sein de vos équipes.

Selon une étude Ipsos/OpenMind Kfé dévoilée en janvier 2018, 58% des salariés (et 73% des cadres) jugent la
culture de la collaboration en progrès dans leur entreprise. Autre enseignement : 3 salariés sur 4 travaillent
déjà en mode collaboratif – 28% « au quotidien » et 47% « de temps en temps ».

Que ce soit pour partager des documents ou encore pour organiser une réunion par visio‐conférence avec
plusieurs collaborateurs répartis dans différentes villes, les outils digitaux apparaissent comme une nécessite
dans l’amélioration des processus d’échange et de travail en groupe.

De plus, avec la crise sanitaire, les équipes sont de plus en plus en télétravail et donc à distance, comme les
projets. Les outils collaboratifs sont donc devenus essentiels pour que vos employés continuent de se
coordonner depuis chez eux. Pour favoriser le travail collaboratif à distance, vous pouvez utiliser par exemple
une messagerie instantanée, des planificateurs et calendriers en ligne et des espaces de stockages mutualisés
sur le Cloud ou sur un serveur interne.

Les avantages rattachés à la plateforme collaborative

 Centralisation des outils de travail
L’un des plus grands avantages de la mise en place d’une plateforme collaborative est la centralisation des
outils de travail. En effet, différents collaborateurs peuvent utiliser tous les outils digitaux dont ils ont besoin
au sein d’une même structure, ordonnée et hiérarchisée. Éviter l’éparpillement est essentiel pour gagner en
productivité.

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  Communication et interactions constructives
Cette centralisation, en plus d’avoir l’avantage de regrouper les outils de travail nécessaire au bon
déroulement d’un projet, facilite le dialogue et l’expression de commentaires entre les membres des équipes.
Les projets avancent plus facilement, avec la possibilité d’interagir sans pour autant modifier le contenu
produit par quelqu’un d’autre. Le travail collaboratif peut également nécessiter de réorganiser vos espaces de
travail pour faciliter la communication et ainsi créer des « opens spaces ». Avec de grands espaces, les équipes
sont amenées à communiquer entre elles et intégrer plus facilement les outils collaboratifs.

 Mise en commun des compétences

En plus de simplifier le partage des documents, la mise en place d’outils digitaux collaboratifs donne la
possibilité à tous les membres d’une équipe travaillant autour d’un projet commun de partager leurs
connaissances et leur expertise.

 Adaptabilité & Accessibilité

L’utilisation d’une plateforme collaborative permet aux personnes impliquées dans un projet de s’adapter
plus rapidement aux changements qui ne manquent jamais de survenir (nouvelles tâches, nouveaux membres
dans l’équipe, modification de planning…). Accessibles dans le cloud, l’utilisateur d’un outil de gestion de
projet bénéficie des atouts que lui confère sa mobilité (ordinateur, tablette, téléphone).

 Efficacité des réunions de projets

Les réunions visant à faire le suivi sur l’état d’avancement d’un projet sont souvent chronophages et
inefficaces. Les espaces communs digitaux contribuent à amoindrir les pertes de temps en donnant aux
membres de l’équipe un accès direct et instantané aux données relatives au projet en cours. Les réunions sont
ainsi abrégées et deviennent principalement des espaces de décision.

 Créativité et innovation enrichies

Le caractère inclusif de cet espace commun digital conduit à l’éclosion d’idées de solutions inédites. Lorsqu’on
entremêle créativité et innovation, cela mène souvent à des découvertes inusitées susceptibles de
métamorphoser de manière positive le cours des projets. Et dans un monde en changement perpétuel, où les
innovations sont de plus en plus rapides, quoi de mieux que de rester à la pointe en matière de créativité ?

Comment mettre en place des outils de travail collaboratif ?

Voici 4 principes clés à prendre en compte dans la mise en place d’outils de travail collaboratif :

1. Convaincre
Il importe pour une entreprise de démontrer les bénéfices dont pourront profiter ses collaborateurs en
utilisant de nouveaux outils.

2. Former
Pour que les équipes apprennent à maîtriser correctement les nouveaux outils, des formations doivent être
dispensées. Un employé pourrait par exemple être attitré par la coordination des activités entourant la mise
en place de la plateforme collaborative.

3. S’impliquer
Les gestionnaires doivent ouvrir la voie concernant l’utilisation des nouvelles méthodes de travail qu’ils
mettent en œuvre pour donner l’exemple et motiver leurs équipes.

4. Patienter
L’intégration de nouveaux outils et procédures en milieu de travail ne s’effectue pas du jour au lendemain. Il
faut laisser du temps aux travailleurs de se les approprier et pour que l’espace collaboratif soit utilisé à sa
pleine capacité.

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